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76 Panel 4 | Proceedings 54 th BetonTage The “emergency toolkit” – when the boss suddenly becomes incapacitated Der „Notfallkoff er“ – Wenn der Chef plötzlich ausfällt Autor André M. Kaliebe, Abos-Conworks Unternehmerverbund a.kaliebe@abos-conworks.de Geb. 1963; Studium der Sozialtherapeutik; Studium an der Bankakademie; 1995–2007 Jahrelange Führungspositionen im Bankensektor; seit 2003 AMKa-Seminare – Die Businesstrainer (freiberufl ich selbständig); seit 2007 Abos-Conworks Unternehmerverbund (freiberufl ich selbständig); Mitglied im Unternehmerverband Berlin; Mitglied bei GABAL; Senior Partner im Abos-Conworks Unternehmerverbund. This situation usually results in a crisis within the business. This crisis also aff ects the family of the entrepreneur and often leads to the following: job loss, loss of the source of income (which is often the only one), and severe loss of assets/property. This may even go as far as to destroy the family. Confl icts, separation and divorce proceedings may arise. On the other hand, such a situation threatening the family may also result in positive eff ects: a joint eff ort to tackle the challenge. This mutual support strengthens the family – a process of growing-together can be observed. The question in the headline should thus be worded as follows: “What to do before the entrepreneur becomes incapacitated?” For this purpose, a sequence of three steps with corresponding questions should be adhered to: Step 1: Preparations Who should be appointed emergency representative? Does he/she have the necessary skills and qualifi cations, if appropriate? Is this person willing to take over in the event of an emergency? Do you wish to implement controls? Who should be your guardian if you do not fi nd any emergency representative? In this respect, consider the following point: The trustworthiness of the emergency representative is more important than his/her professional qualifi cations. He/she must also have the required organizational skills and assertiveness. Step 2: What to arrange for the worst-case scenario Which authorizations and powers of attorney do you intend to grant to whom? How should the authorized representative be allowed to use his/her power of attorney? Which arrangements do you want to make to cope with a case of major illness? Enter the authorizations or powers of attorney in the central register provided for this purpose! Step 3: Provide your emergency representative with an overview Make a distinction between data to be transferred directly to the “emergency toolkit” and information pointing to such data that are stored in another secure place. Regularly check your “emergency toolkit” for its up-to-dateness and adjust it to changed circumstances if necessary. The company fi le … regarding “powers of attorney” General question: Am I indeed incapacitated and/or incompetent? If so, issue a durable power of attorney or power of attorney for the representative acting on your behalf. Controls to prevent power of attorney abuse: Deposit with lawyer. Issue control power of attorney to another individual. In the case of a power of attorney remaining valid beyond death: appoint an executor. Requirements as to form and validity: Written form is recommended. As a matter of caution, obtain confi rmation of legal capacity/capacity to act from the notary. Issue several original powers of attorney. Facilitate the activity of the emergency representative: He/she may issue substitute powers of attorney. Es stellt sich im Regelfalle eine Unternehmenskrise ein. Zusätzlich wirkt sich diese Krise auf die Unternehmerfamilie aus; bedeutet es häufi g: Arbeitsplatzverlust, Verlust der Einkommensquelle (meist die Einzige) und starker Vermögensverlust. Es reicht bis hin zur Zerstörung der Familie. Konfl ikte, Zerwürfnisse und Scheidungen sind die Folgen. Auf der anderen Seite zeigen auch positive Eff ekte solch einer Familien bedrohenden Situation: Gemeinsam gegen die Herausforderung. Diese wechselseitige Unterstützung stärkt die Familie – ein Zusammenwachsen ist zu beobachten. Die Frage in der Überschrift sollte demzufolge lauten: „Was tun, bevor der Unternehmer ausfällt?“ Ein Ablaufplan in drei Schritten mit entsprechenden Fragestellungen: Schritt 1: Die Vorbereitung Wer soll Notfallbeauftragter werden? Verfügt er/sie über die erforderlichen Eigenschaften und ggf. Qualifi kation? Ist diese Person auch gewillt, im Ernstfall einzuspringen? Wollen Sie Kontrollmaßnahmen ergreifen? Wer soll Ihr Betreuer sein, wenn Sie keinen Notfallbeauftragten fi nden? Stellen Sie in diesem Zusammenhang folgende Überlegung an: Wichtiger als die berufl iche Qualifi kation des Notfallbeauftragten ist seine Vertrauenswürdigkeit und dass er über Organisationsfähigkeit und Durchsetzungskraft verfügt. Schritt 2: Was Sie für den Ernstfall regeln sollten Wen wollen Sie mit welchen Vollmachten ausstatten? Wie soll der Bevollmächtigte die Vollmacht nutzen dürfen? Welche Regelungen wollen Sie für den Fall einer schweren Krankheit treff en? Tragen Sie die Vollmachten in das Zentrale Vorsorgeregister ein! Schritt 3: Geben Sie Ihrem Notfallbeauftragten einen Überblick Unterscheiden Sie zwischen Daten, die Sie direkt in den Notfallkoff er geben, und solchen, auf die Sie darin verweisen, die aber an einem anderen sicheren Ort hinterlegt werden. Prüfen Sie Ihren Notfallkoff er regelmäßig auf Aktualität und passen ihn an geänderte Gegebenheiten an. Die Betriebsakte … Thema „Vollmachten“ Generelle Frage: Bin ich überhaupt handlungs- und/oder geschäftsunfähig? Wenn ja, Vorsorgevollmacht bzw. Vorsorgevollmacht für den Ersatzbevollmächtigten ausstellen. Kontrollinstrumente gegen Vollmachtsmissbrauch: Hinterlegung beim Anwalt. Vorsorgekontrollvollmacht für eine weitere Person. Bei transmortaler Vollmacht: Testamentsvollstrecker. Form- und Wirksamkeitserfordernisse: Schriftlichkeit wird empfohlen. Vorsichtshalber vom Notar die Handlungs-/Geschäftsfähigkeit bestätigen lassen. Mehrere Originalvollmachten ausstellen! Erleichterung für den Notfallbeauftragten: Er darf Untervollmachten ausstellen! <strong>BFT</strong> 02/2010
54. BetonTage Kongressunterlagen | The internal and external relationship of a durable power of attorney: Issue the durable power of attorney as comprehensively and unconditionally as possible – enable fast action on the external side. Recommendation regarding the internal arrangement: Provide for restrictive arrangements in separate orders/agreements. Established by the Federal Chamber of Notaries: the “Central Register for Powers of Attorney”, P. O. Box 08 01 51, 10001 Berlin, also accessible at www.vorsorgeregister.de or www.zvr-online.de. Entries in this register show that related dispositions have been made and name the individuals who have been appointed as representatives or guardians. Entries may also state where these powers of attorney are kept/stored. The company fi le … regarding “dispositions” Disposition to appoint a guardian: If you haven’t found the perfect emergency representative, appoint a guardian. If the need arises, the guardianship court would normally appoint a guardian of its own accord. If you decide at an earlier point, your decision prevails. You may also determine who to exclude as your possible guardian. Other items to be included in the “emergency toolkit” Organization chart/tasks/responsibilities, meeting minutes, information regarding freelancers/employees (loans, company cars etc.), fi nancial position of the company, dates and deadlines to be adhered to, memberships, list of keys for company premises and related authorizations, all insurance policies taken out for the business, long-term contracts, supplier/buyer arrangements, IDs/ passwords, safe deposit boxes. KKM-Mischer <strong>BFT</strong> 02/2010 Gegenstrom-Mischer ZE-Mischer Doppelwellenmischer Podium 4 Das Innen- und das Außenverhältnis einer Vorsorgevollmacht: Die Vorsorgevollmacht möglichst umfassend und bedingungslos ausstellen – schnelles Handeln nach außen möglich! Empfehlung für das Innenverhältnis: Einschränkende Regelungen in separaten Aufträgen/Verträgen erfassen. Von der Bundesnotarkammer errichtet: Das „Zentrale Vorsorgeregister“, Postfach 08 01 51, 10001 Berlin, www.vorsorgeregister.de oder www.zvr-online.de. beinhaltet, dass überhaupt Verfügungen getroff en wurden und welche Personen bevollmächtigt/Betreuer sind und ggf. wo diese Vollmachten aufbewahrt werden. Die Betriebsakte…Thema „Verfügungen“ Die Betreuungsverfügung: Sagt Ihnen niemand 100%ig als Notfallbeauftragter zu, dann bestimmen Sie einen Betreuer. Im Falle eines Falles würde normalerweise das Vormundschaftsgericht von sich aus einen Betreuer bestellen. Wenn Sie dem zuvor kommen, dann gilt Ihre Entscheidung. Sie können auch bestimmen, wer auf gar keinen Fall Ihr Betreuer sein soll. Weitere Themen, die in den Notfallkoff er „hinein“ gehören Organisationsplan/Zuständigkeiten/Kompetenzen, Gesprächsprotokolle, Infos über (freie) Mitarbeiter (Darlehen, Auto, etc.), betriebliche Vermögenslage, einzuhaltende Termine und Fristen, Mitgliedschaften, Schlüsselordnung, alle betrieblichen Versicherungen, dauerhafte Vertragswerke, Lieferanten-/Abnehmervereinbarungen, Kennzahlen/Passwörter, Schließfächer. Unser Programm • Konusmischer KKM • Intensivmischer mit 1 oder 2 mech. Wirblern • Doppelwellenmischer Zement umschlagwerk • Gegenstrommischer • Mischer für Fließestrich • stationäre und mobile Mischanlagen • Waagen für Zement, Wasser, Zuschlagstoffe und Zusatzmittel • Aufzüge (Kippkübel oder Bodenentleerung) • Silos für Zement und Zuschlagstoffe • Förder- und Beschickungsanlagen • Zubehör KNIELE Mischtechnik Besuchen Sie uns! Halle C1, Stand 404 NEUE MESSE MÜNCHEN 19. – 25. APRIL mobile Mischanlage Gemeindebeunden 6 · D-88422 Bad Buchau Tel: +49(0)7582-93030 · Fax: +49(0)7582-930330 info@kniele.de · www.kniele.de 77
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