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OFFICE

Kompaktwissen

PRESSEKONFERENZ (2).

Wenn die Veranstaltung ein voller Erfolg werden soll, gehört schriftliches und grafisches Material

unbedingt dazu: Was Journalisten von einer Pressemappe erwarten und wie man so eine Mappe

professionell zusammenstellt.

Die Medien

richtig

informiert

Eine Pressekonferenz ist in erster Linie

ein Forum zum Meinungsaustausch

zwischen Unternehmensvertretern

und Journalisten. Sie sollte grundsätzlich

nur veranstaltet werden, wenn ihr Inhalt

das tatsächlich rechtfertigt (siehe auch

„Die Medien zu Gast“, working@office

Nr. 12/2005). Wer zu diesem sensiblen

Instrument greift, sollte unbedingt dafür

sorgen, dass alles perfekt ist – dazu gehört

eine ordentlich zusammengestellte Pressemappe.

Für die redaktionelle Arbeit am

Schreibtisch brauchen die Journalisten alles

noch einmal schwarz auf weiß. Sie müssen

außerdem während der Konferenz nicht

allzu viel mitschreiben,

weil sie wichtige Daten und Inhalte in dem

Pressematerial vorfinden. Und die Veranstalter

können sicher gehen, dass sie den

Medienvertretern wichtige Inhalte komplett

und sachlich richtig vermittelt haben. Eine

gründliche und gut gemachte Pressemappe

trägt also auch dazu bei, Missverständnisse

zu vermeiden. Hier eine Übersicht, was eine

Pressemappe enthalten sollte:

Ein Deckblatt mit Inhaltsverzeichnis,

den Ablaufplan der Pressekonferenz,

ein Firmenprofil mit den wichtigsten

Unternehmensdaten,

eine Liste der anwesenden Personen des

Veranstalters mit Funktion und Titel,

gut gemachtes Fotomaterial (auf separatem

Papierausdruck),

eine Rednerliste,

die Redemanuskripte

in Kurzform,

die eigentliche

Pressemitteilung.

Einmal kurz, einmal lang

Die Pressemitteilung auf einer Pressekonferenz

nennt man auch „Waschzettel“. Sorgen

Sie bei Ihrem „Waschzettel“ für ein

einheitliches Erscheinungsbild gemäß der

Corporate Identity Ihres Unternehmens

oder Ihrer Institution.

Schreiben Sie zunächst eine Kurzfassung

mit den wichtigsten Informationen. Ein

zweiter, längerer Text darf dann ausführlicher

auf das Thema eingehen. Formulieren

Sie die Unterzeile Ihrer Überschrift so,

dass sofort klar wird, worum es in dem

Text geht. Formulieren Sie anhand von

„W-Fragen“: Wer, was, wann, wo – und

warum? Vermitteln Sie vor allem sachliche

Information, in einem durchaus lebendigen

Stil, und vermeiden Sie zu viel Eigenwerbung.

Achten Sie auf einen breiten Rand

rechts und links, für Notizen. Jede Spalte

sollte nicht mehr als 25 bis 40 Zeichen enthalten.

Gestalten Sie den Zeilenabstand

1 1/2- oder sogar 2-zeilig und vermerken

Sie am Ende die Anzahl der Zeichen (mit

und ohne Leerzeichen), damit die Redaktion

mit einem Blick entscheiden kann, ob

die Meldung noch in die aktuelle Ausgabe

passt. Ideal ist es, wenn Sie die Anzahl der

Zeichen für die Kurz- und für die Langfassung

auflisten.

Lassen Sie Pressetexte immer gründlich

Korrektur lesen, damit Rechtschreibfehler

oder Ähnliches keinen schlechten Eindruck

vermitteln. Falls Sie möchten, dass

die Informationen erst ab einem bestimmten

Zeitpunkt veröffentlicht werden, versehen

Sie die Presseinformation mit einem

Sperrvermerk, beispielsweise so: „Freigegeben

ab 1. Februar 2006“. Wenn Sie ein

Pressegeschenk beifügen möchten, bedenken

Sie, dass das durchaus heikel sein kann:

Es sollte nie mehr als ein kleines Dankeschön

dafür sein, dass die Journalisten sich

die Zeit für einen Besuch der Pressekonferenz

genommen haben. Allzu wertvolle

12 working@office 01/2006


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Geschenke könnten missverstanden werden.

Üblich ist es beispielsweise, einen

Schreibblock und einen Stift beizulegen,

nach Möglichkeit ansprechend gestaltet im

Corporate Identity des Unternehmens.

Das kann von den Journalisten sogleich

zum Mitschreiben verwendet werden und

reicht als „Geschenk“ in aller Regel aus.

Geben Sie die Pressemappen wirklich erst

im Rahmen der Pressekonferenz aus. Journalisten,

die alle wichtigen Informationen

schon vor der Veranstaltung haben, kommen

sonst womöglich gar nicht erst.

Außerdem wäre es unfair und in Sachen

Kontaktpflege sehr unklug, einige Medienvertreter

bevorzugt zu behandeln. Eine

Pressemappe dient ausschließlich der Information

und hat keinen Werbezweck:

Legen Sie deshalb kein werbliches Prospektmaterial

bei. Eine CD-ROM mit allen

Inhalten und Bildmaterial in hoher Auflösung

ist sehr beliebt bei den Journalisten.

Nicht vergessen:

Grafiken und Bilder

Nutzen Sie die Gelegenheit einer Pressemappe,

Ihr Unternehmen den Medienvertretern

mit einigen aussagekräftigen Daten

und Fakten nahe zu bringen. Die sollten

natürlich unbedingt aktuell sein und vor allem

richtig – checken Sie die Daten und

Fakten deshalb gründlich mit den entsprechenden

Verantwortlichen in Ihrem Haus

ab. Sehr beliebt in den Redaktionen sind

Grafiken, die Sachverhalte anschaulich darstellen:

Damit erhöhen Sie die Chance, mit

Ihrem Thema tatsächlich auf die Seiten der

Printmedien zu gelangen. Gut gemachte

Fotos von den wichtigsten Unternehmensvertretern

oder denjenigen, die während

der Pressekonferenz befragt werden können

– beispielsweise der Ingenieur, der eine

neue Entwicklung erläutert –, sind ebenfalls

sehr sinnvoll, weil Redaktionen ihre

Beiträge gern illustrieren und durchaus

froh sind, wenn sie dazu kostenloses Material

erhalten. Vergessen Sie in diesem Falle

aber keinesfalls den Bildnachweis, und

auch bei Grafiken sollte stets die Quelle genannt

sein.

Eine Pressemappe ist auch ideal, um alle jene

Medienvertreter zu informieren, die

zwar eingeladen waren, aber nicht kamen.

Schon auf der Einladung zur Konferenz

sollten sie die Möglichkeit haben, für den

Fall einer Absage eine Pressemappe zu bestellen.

Schicken Sie die Unterlagen gleich

nach der Veranstaltung an alle, die eine bestellt

haben.

Die Medienresonanz erfassen

Erstellen Sie nach der Konferenz einen

Pressespiegel, indem Sie die relevanten Medien

nach Veröffentlichungen durchforsten.

Das kann Ihre eigene Pressestelle übernehmen,

Sie können aber auch einen „Aus-

schnittsdienst“ beauftragen. Es gibt viele

Agenturen, die so etwas anbieten; viele

durchsuchen mittlerweile auch Onlinequellen.

Für Ihre eigene Arbeit erstellen

Sie eine Auswertung nach folgenden Kriterien:

Wer hat teilgenommen?

Was war der Grund für Absagen (vielleicht

zu kurzfristige Einladung)?

Wie umfangreich waren die Berichte?

Wer hat nicht berichtet und woran liegt

es?

Ist die Berichterstattung neutral, positiv

oder auch negativ ausgefallen?

Wenn negativ, warum – und wie können

Sie das in Zukunft vermeiden?

Geben Sie die Resonanz auch an die Mitarbeiter

in Ihrem Unternehmen weiter. Berichten

Sie am schwarzen Brett, oder veröffentlichen

Sie „Presseschnipsel“ und Bilder

im Intranet. Gehen Sie bei der Auswertung

der Medienresonanz sehr gewissenhaft vor.

Nur so erkennen Sie, was Sie bei der nächsten

Pressekonferenz optimieren können.

Halten Sie Ihre Beobachtungen schriftlich

fest, beispielsweise in einem Protokoll der

Nachbesprechung mit allen Beteiligten. ■

Irmtraud Schmitt

Fachautorin und Trainerin

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