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PERSONALASSISTENZ (2).

Eine Stellenanzeige ist ein sensibles Instrument: Je nachdem wie

sie formuliert ist und wo sie platziert wird, spricht sie eine ganz

bestimmte Zielgruppe an – hoffentlich die, die Sie für Ihre

Firma im Auge haben. Darüber hinaus verrät sie einiges über das

suchende Unternehmen. Worauf Sie achten sollten, wenn diese

klassische Aufgabe in der Personalassistenz auf Sie zukommt.

von Office-Personal spezialisiert haben.

Nach einem ausführlichen Informationsgespräch

erhalten Sie von der Agentur Vorschläge

für die Besetzung aus dem vorhandenen

BewerberInnenpool. Das suchende

Unternehmen zahlt (meistens nach Ende

der Probezeit) eine Vermittlungsprovision

an die Agentur. Wenn es hier klappt, können

Sie sich das zeitaufwändige Auswahlverfahren,

das einer Stellenanzeige (oder

mehreren) zumeist folgt, sparen.

Viele Unternehmen schalten auch im

Zeitalter der Internet-Jobbörsen

Stellengesuche bevorzugt in der Tagespresse,

weil sie ihre Anzeige auch als

PR-Tool für die Imagewirkung nach außen

nutzen. So können sie zeigen, dass sie auf

Wachstumskurs sind und erhöhen durch

ihre Präsenz in den Tagesmedien ihren Bekanntheitsgrad

in der Region und in der jeweiligen

Branche. Stellenanzeigen gelten

eben auch als wichtiger Indikator für die

Unternehmenssituation.

Viele Unternehmen fahren zweigleisig und

schalten sowohl im Internet als auch in der

Tagespresse. Für die Schaltung Ihrer Anzeige

haben Sie die Wahl zwischen

regionalen Tageszeitungen

überregionalen Zeitungen

Fachzeitschriften

Newsletter

Internet-Jobbörse

Eine gute Idee ist es, bei der Personalsuche

auch Berufsverbände anzusprechen, die

häufig über eine Datenbank qualifizierter,

potenzieller Kandidaten und Kandidatinnen

verfügen. Eine gute Adresse sind

au0erdem Personalberatungen und Stellenvermittlungen,

die sich auf die Vermittlung

Wer liest welche Zeitung?

Bevor Sie eine Anzeige bei einer regionalen

oder überregionalen Zeitung schalten, sollten

Sie zunächst ein wenig Recherche betreiben.

Die Printmedien verfügen über eine

sehr genaue Analyse ihrer Leserschaft,

die regelmäßig in den so genannten Mediadaten

veröffentlicht wird. Sie vermitteln

nicht nur eine Übersicht über die Anzahl

der Leser, sondern schlüsseln die Leserstruktur

nach Altersgruppe, Bildungsstand,

Einkommen etc. auf. Zudem erhalten Sie

darin Informationen über die technischen

Daten, die Sie für eine Anzeigenschaltung

14 working@office 9/2005


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brauchen, sowie Anzeigenschluss und Preise.

Mediadaten und ein Ansichtsexemplar

gibt es zumeist kostenlos in der Anzeigenabteilung

des jeweiligen Blattes.

Eine vernünftige Stellenanzeige kostet eine

gute Summe Geld, doch hier sollte man

nicht unnötig sparen. Denn den Ausgaben

für Stellenanzeigen folgt eine weit größere

Investition: Die in die neue Mitarbeiterin

oder den neuen Mitarbeiter. Eine gründliche

und sorgfältige Bewerberauswahl beginnt

mit einer ebenso gründlichen und

sorgfältigen Stellenanzeige; hier Zeit und

Geld zu investieren lohnt sich. Planen Sie

rechtzeitiges Timing: Schon die Gestaltung

der Anzeige braucht Zeit, vom Auswahlverfahren

für die anschließenden Bewerber

ganz zu schweigen. Beachten Sie bei der

Planung auch Ferienzeiten, gängige Kündigungsfristen

oder lange Wochenenden, an

denen viele potenzielle Kandidaten im Urlaub

sind.

Was alles rein muss

Heben Sie optisch den „Job Title“ hervor

und setzen Sie ihn deutlich vom Fließtext

ab. Der folgende Fließtext benötigt eine

sinnvolle Struktur:

Wer sind wir: Das Unternehmen stellt

sich vor.

Wen suchen wir: Die zu besetzende Position

wird beschrieben.

Rahmenbedingungen: Handelt es sich

um eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle, ist

sie womöglich befristet, für wann wird

gesucht etc.

Was bieten wir: Das Unternehmen informiert

über seine Vorzüge.

In der Vorstellung des Unternehmens sollten

enthalten sein:

die Größe des Unternehmens (Mitarbeiter,

Umsatz),

der Standort,

die Branche mit Produktportfolio oder

Beschreibung der entsprechenden

Dienstleistungen,

die Unternehmensphilosophie.

Wecken Sie keine zu hohen Erwartungen

mit der Aufgabenbeschreibung. Melden sich

zu viele überqualifizierte Bewerber, hilft Ihnen

das bei der Suche wenig. Beschreiben

Sie das Aufgabengebiet so ehrlich wie möglich,

vermeiden Sie aber auch Untertreibungen.

Achten Sie darauf, dass neben den fachlichen

Kompetenzen auch auf die Persönlichkeitsmerkmale

eingegangen wird.

Formulieren Sie zielgruppenorientiert: Suchen

Sie Personal für ein aufstrebendes

kleines IT-Unternehmen, heben Sie hervor,

dass es darum geht, etwas mit dem jungen

Team aufzubauen. Sind Sie ein mittelständisches

und bodenständiges Familienunternehmen,

betonen Sie eher die Sicherheit

und die langfristigen Perspektiven.

Wie beim klassischen AIDA-Prinzip aus

der Korrespondenz (Attention, Interest,

Desire, Action) sollten Sie wie in einem

Werbe-Mailing den Leser zu einer Aktion

auffordern, nämlich sich zu bewerben. Geben

Sie genau vor, was er senden soll: Eine

Kurzbewerbung oder eine vollständige Bewerbungsmappe.

Machen Sie so viele Angaben

wie möglich, erwähnen Sie beispielsweise

auch, ob Sie die Kündigungsfrist

und/oder den Gehaltswunsch wissen

möchten.

Geben Sie den Namen eines Ansprechpartners

an. Das gibt interessierten Bewerbern

die Möglichkeit, sich vorab an der

richtigen Stelle zu informieren. Allerdings

kann die angegebene Kontaktmöglichkeit

auch missbraucht werden, beispielsweise

von Personaldienstleistern, die dann irgendwann

Akquiseanrufe starten oder von

Versendern von Werbematerial.

Keine Wortungetüme

Wenn Sie in einem Großunternehmen arbeiten,

wird das Texten und Gestalten der

Anzeige wahrscheinlich von einer Marketingabteilung

oder von einer Werbeagentur

übernommen. Sind Sie in einem kleinen

Unternehmen als Assistentin im Bereich

Personal für diese Aufgabe zuständig,

müssen Sie womöglich selbst kreativ werden.

Hier einige Tipps, was Sie bei der

– PR-Anzeige –

Haftet auch draußen

Wer kennt das nicht: Auf die Schnelle muss ein

Schild für den Außenbereich haltbar beschriftet

werden – mit „normalen" Etiketten ist das nicht

möglich. Schon nach dem ersten

kurzen Regenschauer ist die

Schrift verlaufen und das Etikett

haftet nicht mehr. Eine Lösung

für solch schwierige Fälle bietet

die HERMA Outdoor Klebefolie.

Sie hält Spritzwasser, Wind,

Wetter und UV-Licht zuverlässig

Stand – auch bei Temperaturen

bis zu minus 40 und plus 150

Grad. Und sie haftet selbst auf

„schwierigen“, weil rauen, verschmutzten,

welligen und sogar

öligen Oberflächen. Das Etikettenmaterial

selbst besteht aus

einer matt-weißen Polyethylenfolie,

die äußerst flexibel, anschmiegsam und

darüber hinaus sehr alterungsbeständig ist. Beschriften

lässt sie sich einfach mit jedem Laserdrucker,

Farblaserdrucker, Kopierer und Farbkopierer.

Damit man ihr Einsatzspektrum optimal

Tipp des Monats

nutzen kann, ist die HERMA

Outdoor Klebefolie in den Formaten

A4 und A3 erhältlich.

Unser Tipp: Hervorragend ist

die wetterfeste Folie für alle

Veranstaltungen im Freien geeignet,

bei denen etwas beschriftet

werden soll – vom

Parkplatz bis zur Mülltonne.

Auch Koffer, Paletten und Kisten

mit Messematerialien, die bis

zum Aufbau in der Halle

draußen gelagert werden müssen,

sind so für das schnelle

Finden deutlich sicht- und haltbar

gekennzeichnet.

Weitere Informationen unter

www.herma.de


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Berufs- oder Branchenverbände:

Der Bundesverband Sekretariat und

Büromanagement (www.bsb-office.de), der

europäische Berufsverband der European

Management Assistants (www.eumagermany.de/www.euma.org)

und der Berufsverband

Assistenz im Management

(www.aim-bundesverband.de) sind gute

Adressen für die Personalsuche im Assistenz-

und Sekretariatsbereich.

Internetstellenbörsen:

Für den Bereich Office-Management

beispielsweise www.secretarymarket.de

und www.sekretaerin.de.

Suchen Sie Praktikanten, sind folgende

Adressen interessant: www.prabo.de,

www.praktikum.de, www.wiwo.de

(im linken Menü auf „Unternehmen“

klicken), www.unicum.de.

Formulierung einer Stellenanzeige beachten

sollten:

Meiden Sie Wortungetüme wie „Leistungsbeurteilungsgespräch“

und auch

Fremdwörter; verwenden Sie Fachbegriffe

nur, wenn sie in Ihrer Zielgruppe

allgemein gebräuchlich sind.

Vermeiden Sie Schachtelsätze und zu

viele Substantive, vor allem jene, die auf

-ung, -heit und -keit enden.

Klassische Aufgaben in der

Personalassistenz

Administration und Beratung von Mitarbeitern,

die ins Ausland entsendet werden

Personalentwicklung und Training: Trainersuche

und -betreuung; Analyse des

Weiterbildungsbedarfs; Auswahl der richtigen

Veranstalter

Pflege des eigenen Stellenmarktes auf

der Firmen-Homepage

Auswertung der Personalfragebogen

Überwachung der Probezeiten

Unterstützung bei der Personalvorauswahl,

qualitative Prüfung der Unterlagen

Auswertungen der Beurteilungsstatistik

Telefonische Betreuung der Bewerber

Betreuung der außertariflichen Mitarbeiter

inkl. Versicherungsfragen

Organisation und verantwortliche Pflege

von Stellenbeschreibungen

Einarbeitungschecklisten erstellen und

aktualisieren

Startbegleiterin/Patin für neue Mitarbeiter

Reden schreiben für Jubiläen und Verabschiedungen

Praktikantensuche und -betreuung

Management des Aushilfspersonals

Zeugniserstellung

Formulieren Sie möglichst im Verbal-

Stil (zum Beispiel statt „Ihre Einarbeitung

übernimmt ...“ „Einarbeiten wird

Sie ...“

Unternehmensinterner Sprachgebrauch

gehört nicht in eine Stellenanzeige.

Vermeiden Sie Füllwörter wie geradezu,

eigentlich, selbstverständlich, natürlich,

und unnötige Vorsilben wie übersenden

(senden), zukünftig (künftig), vorprogrammiert

(programmiert).

Die richtige Platzierung

Der Zeitungsleser erfasst eine Anzeige auf

ganz bestimmte Art und Weise: Eine große

Signalwirkung haben Bilder, Grafiken und

Abbildungen von Menschen. Innerhalb des

Textes fallen Fettdruck, kurze Einzeiler,

große Schriften und ungewöhnliche

Schriftarten besonders auf. Wenn Sie einen

guten Draht zur Anzeigenredaktion haben,

versuchen Sie Wünsche zur Platzierung zu

äußern: Besonders beachtet werden Anzeigen

in der linken oberen Ecke oder rechts

unten in der Ecke. Die erste und letzte Seite

eines Zeitungsbogens werden ebenfalls

öfter in die Hand genommen. Wenn Sie Ihre

Anzeige noch einmal Korrektur lesen,

gehen Sie nach folgender Checkliste vor:

Im Mittelpunkt steht der Mensch: Denken

Sie sich in die Rolle des Bewerbers

hinein. Welche Vorteile hat er, wenn er

sich bei Ihrem Unternehmen bewirbt?

Stellen Sie diesen Nutzen klar und deutlich

gleich zu Beginn der Anzeige dar,

zum Beispiel durch einen prägnanten

Slogan.

Formulieren Sie immer zielorientiert:

Wenn Sie eine Teilzeitkraft suchen, werden

Aspekte wie verkehrsgünstige Lage

und flexible Arbeitszeiten wichtig sein.

Für einen Berufsanfänger sind die eventuell

vorhandenen Aufstiegsmöglichkeiten

wichtiger.

Beschreiben Sie das Arbeitsgebiet möglichst

ehrlich und genau und zeigen Sie

Entwicklungsmöglichkeiten auf. Zum

Beispiel so: „Das Aufgabenfeld liegt klar

im administrativen Bereich, doch auch

der Kontakt zu internen Mitarbeitern

sowie externen Geschäftspartnern

kommt nicht zu kurz.“

Erwähnen Sie auch, wenn Vertretungen

anderer Mitarbeiter angedacht sind und

beschreiben Sie das jeweilige Aufgabengebiet.

Bewerbersuche im Internet

Bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter,

einer neuen Mitarbeiterin können Sie

natürlich auch den umgekehrten Weg gehen:

Im Internet finden Sie in vielen Datenbanken

mehr oder weniger detaillierte

Profile Jobsuchender. Hier könnten Sie als

Personalassistentin bereits eine Vorauswahl

geeigneter Kandidaten treffen und sie an

entsprechender Stelle vorlegen.

Irmtraud Schmitt

Fachautorin und Trainerin

www.top-office-training.de

Buchtipp:

Antworten auf viele Fragen rund um das

Thema Presse gibt der Kroll Verlag

(www.kroll-verlag.de) in seinen diversen

Presse-Taschenbüchern: Wissenswertes

über die jeweiligen Printmedien, Ansprechpartner

etc.

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