WISO Mein Geld 2008 WISO Mein Büro 2009 - Buhl Replication ...

WISO Mein Büro Geld 2008 2009
Alles Ich freu’ klar: mich Geld auf - Vermögen „Mein Büro“ - Absicherung & Ablage
Bammel vorm Business?
Trotz Ich-AG, Gründungszuschuss
und Feierabend-
Unternehmern sind hierzulande
zurzeit gerade einmal
zehn Prozent der Menschen
selbstständig! Dabei bietet
die Selbstständigkeit
unbestrittene Vorteile. Wer auf eigene Rechnung
Geschäfte macht,
A ist nicht an Entscheidungen von Chefs und
Vorständen gebunden,
A bestimmt selbst, wann und wo er oder sie
arbeitet,
A braucht sich von unmotivierten Kollegen nicht
ausbremsen oder gar ausnutzen zu lassen,
A kann der eigenen Kreativität freien Lauf lassen,
A erzielt ein höheres (Neben-)Einkommen,
A lernt seine wahre Leistungsfähigkeit besser
kennen und
A wird selbstbewusster und unabhängiger.
Doch so verlockend die Vorstellung von mehr
Unabhängigkeit, Selbstverwirklichung und zusätzlichen
Einnahmequellen sein mag: Die Angst vor
der Selbstständigkeit ist meist größer. Zwar hat
sich mittlerweile herumgesprochen, dass die Gründungshürden
niedriger geworden sind und der
Staat vielen Freiberuflern und Kleinunternehmern
sogar finanziell und mit Rat und Tat zur Seite steht.
Der Gedanke an den bürokratischen Aufwand der
Selbstständigkeit hält viele qualifizierte Menschen
jedoch immer noch davon ab, ihrem Unternehmergeist
freien Lauf zu lassen. Sie trauen sich durchaus
zu, nützliche Produkte und sinnvolle Dienstleistungen
anzubieten und pünktlich zu liefern. Doch der
kaufmännische Verwaltungskram schreckt sie ab –
angefangen bei der rechtlich einwandfreien Geschäftskorrespondenz
und der laufenden Auftragsüberwachung
über die gefürchtete Buchführung
bis hin zu den zusätzlichen Steuererklärungen.
Zugegeben: Das alles klingt recht bedrohlich – ist
in Wirklichkeit aber halb so wild. Lassen Sie sich
bloß nicht ins Bockshorn jagen: Um eine Geheimwissenschaft
handelt es sich bei den behördlichen
Auflagen für Selbstständige und kleine Unternehmer
wahrhaftig nicht. Außerdem verlangt niemand
von Ihnen, alles selbst zu machen und das Rad
neu zu erfinden! Mit einem pfiffigen Computerprogramm
wie WISO Mein Büro erledigen Sie die
4_Spezial
meisten Aufgaben sogar quasi im Vorbeigehen. Auf
den folgenden Seiten zeigen wir Ihnen, wie einfach
und bequem sich die wichtigsten Verwaltungs- und
Buchführungsarbeiten abhaken lassen. Damit Sie
ganz schnell den Kopf frei haben für Ihre Kunden
und Projekte: Denn nur die bringen den gewünschten
Erfolg – in Form von Geld, Selbstvertrauen und
Lebenszufriedenheit. Ein Versuch lohnt sich!
Sämtliche Schritte des folgenden Workshops
können Sie bei Bedarf eigenhändig am Bildschirm
nachvollziehen! Unter folgendem Link finden Sie
eine Vollversion von WISO Mein Büro. Diese können
Sie 30 Tage lang auf Herz und Nieren prüfen!
Probieren Sie‘s aus! Download :
http://update.buhl-finance.com/ESD/MeinBuero/
WISOMeinBuero2009TRIAL_SPMag2.exe)
Markus Neuroth
Buhl Data Service GmbH
PS: Den Abschluss des Workshops bildet ein Ausblick
auf die Computerprogramme von morgen:
„Software-Zukunft: Anwender setzen Maßstäbe.
SparbuchMagazin

WISO
Mein Büro 2009:
Ich freu‘ mich auf „Mein Büro“
Spezial Wiso Mein Büro
A 1. WISO Mein Büro: Das Office für Unternehmer 1
A 2. Komplett & komfortabel: Mein Büro 2009 2
Mein Büro: Eines für (fast) alles 2
Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche 3
Fünfköpfige Mein-Büro-Familie: Eine passt bestimmt! 4
A 3. Professionelle Korrespondenz: Damit Sie auf Anhieb einen guten Eindruck machen! 5
Blitzbrief am Beispiel der Demo-Datenbank 5
Briefpapier anpassen 5
Papierpost mit E-Mail-Feeling 6
Allgegenwärtige Poststelle 6
A 4. Intelligente Infozentrale: Kunden-, Lieferanten- und Artikel-Verwaltung 7
Geschäftsfreunde-Kartei 7
Die elektronische Kundenkarte 7
Vielfältige Funktions-Verknüpfungen 8
Gepflegtes Sortiment 8
A 5. Finanzamtstaugliche Rechnungen - per Post, E-Mail und Internet 9
Die erste Rechnung 9
Treffendes Text-Tuning 9
Elektronische Rechnungen digital signiert 10
A 6. Nahtloser Workflow: Auftragsverwaltung von A bis Z 11
1. Angebot erstellen 11
2. Auftragsbestätigung schreiben 12
3. Rechnung schreiben 12
4. Lieferschein erstellen 12
5. Zahlungserinnerungen 12
A 7. So behalten Sie Ihre Finanzen im Griff 13
Konsequente Kontoüberwachung 13
So behalten Sie offene Posten im Blick 14
Multifunktionale Mahnvorschläge 14
Mahnungen mit Fingerspitzengefühl 15
A 8. Buchführung per Mausklick: „Das ist ja einfach ...“ 16
So buchen Sie laufende Ausgaben 16
Abschreibungsautomatik: So buchen Sie Anschaffungen 17
Drei Fliegen mit einer Klappe 17
Auch keine Hürde: GWG und Sammelposten 18
A 9. Mit Sicherheit: Schritt für Schritt zur korrekten Steuererklärung 19
1. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung 19
Die Tastatur macht Pause 19
2. Die Umsatzsteuererklärung 20
3. Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) 20
EÜR-Formular ausdrucken und abschicken 20
Kongeniale Steuer-Software 20
A 10. FiBu & more: Profi-Werkzeuge aus der WISO-Reihe 21
WISO Buchhaltung: Große Freiheit für FiBu-Freunde 21
WISO Kaufmann – rundum sorglos 21
A 11. Software-Zukunft: Anwender setzen Maßstäbe 22
Hands on! 22
Coole Software-Comics 22

1. WISO Mein Büro: Das Office für Unternehmer
Ja, es gibt sie, die Eier legende Wollmilchsau für Kleinbetriebe: WISO Mein Büro enthält alle wichtigen
kaufmännischen Funktionen und ist dabei so einfach zu bedienen wie ein ganz normales Office-Programm.
Und wenn die Ansprüche mit wachsendem geschäftlichem Erfolg steigen, ist ein nahtloser Übergang zur
preiswerten Pro- oder Mittelstandsversion möglich.
Viele Selbstständige und Kleinunternehmer erledi-
gen die ebenso ungeliebten wie unvermeidlichen
betrieblichen Verwaltungsarbeiten mit gängigen
Office-Programmen. Das ist naheliegend – und im
Prinzip auch gar keine schlechte Idee:
A Angebote, Rechnungen und Mahnungen kann
man durchaus mit einem ganz normalen Textprogramm
schreiben.
A Kalkulationen, Forderungen, Verbindlichkeiten
und Inventarlisten lassen sich per Tabellenkalkulation
überwachen.
A Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterkontakte
können in einer Adressverwaltung gespeichert
werden und
A an Termine und Aufgaben kann man sich von
einem Kalender- oder Zeitplan-Tool erinnern lassen.
Nimmt man dann aber noch die speziellen Program-
me für die laufende Buchhaltung, das Erstellen von
Steuererklärungen, fürs Onlinebanking, die eine
oder andere Branchen-Anwendung, das E-Mail-
Programm und den Browser hinzu, dann entsteht
im Handumdrehen ein Programm-Patchwork aus
zehn und mehr verschiedenen Computer-Anwendungen!
Und das bei Licht betrachtet für einen
einzigen Zweck: um Waren oder Dienstleistungen
zuverlässig an zufriedene und zahlungsfähige Kunden
zu verkaufen!
So naheliegend das „Business mit Bordmitteln“ auf
den ersten Blick also erscheinen mag: Es bringt eine
Menge Produktivitätsnachteile mit sich, ist fehleranfällig
und bindet viel zu viele Ressourcen:
A Immer wieder muss ein gerade benötigtes Werkzeug
(nach-)geladen werden.
A Daten werden an unterschiedlichen Stellen mehrfach
erfasst und gepflegt. Unterbleibt die Pflege,
kommt es zu widersprüchlichen Datenbeständen.
A Viele Inhalte werden von Hand erstellt oder aus
zweifelhaften Quellen zusammengetragen – von
rechtssicheren Briefbögen, finanzamtstauglichen
Rechnungen oder professionellen Zahlungs- und
Lieferbedingungen kann dann oft keine Rede sein.
A Es gibt kaum Verbindungen zwischen inhaltlich
zusammengehörigen Vorgängen.
A Auswertungen müssen mühsam von Hand
oder von einem teuren Spezialisten (Steuer- oder
Unternehmensberater) erzeugt werden. Gefährliche
Schieflagen werden nicht oder viel zu spät
erkannt.
Wie praktisch und bequem es ist, alle wichtigen
kaufmännischen Aufgaben unter einem Software-
Dach zu erledigen, demonstriert der folgende Magazin-Workshop.
Sie können darin Schritt für Schritt
nachvollziehen, wie Sie mithilfe von WISO Mein
Büro die von kaufmännisch weniger erfahrenen
Selbstständigen am meisten gefürchteten Hürden
des Geschäftslebens problemlos überwinden. Wir
zeigen zum Beispiel, wie Sie ...
Mein Büro „Heute“: die Schaltzentrale im Unternehmer-Office
A mit wenigen Mausklicks professionelle Geschäftsbriefe
schreiben,
A rechtssichere Angebote, Mahnungen und Rechnungen
erstellen,
A Ihre Aufträge von A wie „Angebot“ bis Z wie „Zahlungserinnerung“
verfolgen,
A Ihre Finanzen überwachen,
A Kunden- und Lieferantenkontakte und Dokumente
verwalten und
A mit minimalem Aufwand Ihre Steuer- und Buchführungspflichten
erfüllen – selbst dann, wenn
Begriffe wie „Umsatzsteuer-Voranmeldung“, „Abschreibung“
oder „EÜR-Formular“ für Sie bislang
im Buch mit den sprichwörtlichen sieben Siegeln
stehen.
Ob Sie WISO Mein Büro zunächst einmal nur zum
Schreiben von Geschäftsbriefen und Rechnungen
einsetzen oder gleich den kompletten Funktionsumfang
nutzen wollen, bleibt Ihnen überlassen.
Wer klein anfängt, nimmt die übrigen Module
später einfach nach und nach hinzu. So oder so:
Sie können sofort loslegen, ohne dass langwierige
Datenerfassungen oder gar Software-Schulungen
erforderlich sind: Das Programm lässt sich ebenso
einfach bedienen wie ein normales Office-
Produkt.
SparbuchMagazin 1

2. Komplett & komfortabel: Mein Büro 2009
Mit WISO Mein Büro bleibt Ihnen das ewige Hin und Her zwischen Steuer- und Buchführungssoftware,
Textprogramm, Tabellenkalkulation, Terminkalender, Adressverwaltung, Aufgabenplaner und anderen
Datenbanken künftig erspart. Und nicht nur das: Alle wichtigen Module sind eng miteinander verzahnt.
„Figaro hier – Figaro da ...“: Das Faszinierende,
zugleich aber auch Anstrengende an der Selbstständigkeit
sind die vielseitigen Herausforderungen
im Alltag: Während die meisten Angestellten einen
mehr oder weniger fest umrissenen Aufgabenbereich
haben, müssen sich Kleinunternehmer
und Freiberufler um fast alles selbst kümmern.
Angefangen bei der Büro-, Werkstatt- oder Ladenorganisation,
über die Werbung, den Vertrieb,
den Einkauf und die Auswahl von Dienstleistern
oder Mitarbeitern bis hin zur Computer-Wartung,
Buchführung und Steuererklärung. Von der eigentlichen
Auftragsabwicklung, der dazugehörigen
Korrespondenz und Terminüberwachung ganz zu
schweigen.
Ausgezeichnet: Vielseitigkeit
und Anwendernähe brachten
WISO Mein Büro den Innovationspreis
Vor allem in der Anfangsphase sind Selbstständige
also nicht selten Vorstandsvorsitzender, Marktforscher,
Sachbearbeiter, Sekretärin, Webmaster und
Hausmeister in einer Person. Und selbst wenn sie
sich zu bestimmten Punkten Unterstützung von externen
Experten holen oder qualifizierte Mitarbeiter
beschäftigen, müssen sie doch in allen betrieblichen
Funktionsbereichen den Überblick behalten.
Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die
benötigten Werkzeuge.
Die beste Voraussetzung, um den eigenen Betrieb
im Griff zu behalten, ist ein durchdachtes Computerprogramm.
Eines, das ganz gezielt auf die
betrieblichen Belange von Kleinunternehmen und
Freiberuflern abgestimmt ist und für das Sie weder
spezielle Buchführungskenntnisse noch jahrelange
Erfahrungen mit der Selbstständigkeit benötigen.
Mit anderen Worten: ein Programm wie WISO
Mein Büro.
A Mein Büro: Eines für (fast) alles
Sie werden staunen, wofür Sie das „Schweizermesser
für Selbstständige“ im Alltag alles einsetzen
können:
2 Spezial Wiso Mein Büro
HINTERGRUND
Immer auf dem neuesten Stand
Damit Sie stets auf Basis geltender Gesetze und
Rechtsprechung arbeiten und von den technischen
Weiterentwicklungen profitieren, können Sie die
„Aktualitäts-Garantie“ nutzen: Sie kommen damit automatisch
in den Genuss neuer Jahresversionen und
haben zugleich Anspruch auf laufende Anpassungen
an rechtliche und technische Änderungen.
Mehr noch: Mit Abschluss der Aktualitäts-Garantie
gehören Sie zum Kreis unserer Premium-Kunden und
profitieren ohne zusätzliche Kosten von exklusiven
Produkt- und Serviceleistungen:
A Nutzung der telefonischen Hotline,
A Aktualisierung der Jahres-Steuerformulare, der
Elster-Schnittstelle für die Abgabe von Steuermeldungen
ans Finanzamt und der Verbindungen
zu über 2.800 Kreditinstituten,
A aktuelle Business-Informationen per Newsletter.
Zusätzlich erhalten Sie:
A das prämierte Sparbuch Magazin mit praktischen
Tipps und nützlichen Informationen zu aktuellen
Verbraucherthemen rund um die Bereiche Geld,
Recht, Steuern und Beruf – jetzt auch online!
Der komfortable Garantievertrag verlängert sich von
Jahr zu Jahr, kann aber jederzeit ohne Angabe von
Gründen zum Ende der Laufzeit gekündigt werden.
A Sie schreiben aus dem Stand optisch ansprechende
und inhaltlich perfekte Geschäftsbriefe – vor
allem Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften,
Mahnungen und Bestellungen.
A Weil Sie dabei auf fertig vorbereitete Vorlagen
zurückgreifen können, erledigen Sie Ihre Korrespondenz
viel schneller als mit einem normalen
Textprogramm.
A Die clevere Online-Poststelle bietet Ihnen die
Möglichkeit, Ihre Briefe, Bestellungen, Angebote
und Rechnungen via Internet zu versenden. Ohne
dass Sie sich um das Drucken, Falzen, Kuvertieren
und die Einlieferung bei der Post kümmern müssen,
landet Ihre Ausgangspost in Papierform bei Ihren
Aktualitäts-Garantie: Rundum-Sorglospaket
ohne jedes Risiko
Tipp: Nach Ablauf des Testzeitraums haben Sie
die Möglichkeit WISO Mein Büro im Rahmen der
„Aktualitäts-Garantie“ für nur 89,95 Euro zu erwerben
(Einzelverkaufspreis: 99,95 Euro). Dabei bleiben alle
während des Tests erfassten Daten erhalten.
Für das Freischalten ist eine Online-Verbindung erfor-
derlich. Wenn gerade keine Verbindung zum Internet
besteht, stellt die Software mit Ihrem Einverständnis
den Kontakt zum WISO-Server her. Voraussetzung
für das Freischalten ist die Eingabe Ihrer persönlichen
Kundendaten. Falls Sie bereits Kunde der Buhl Data
Service GmbH sind, genügt die Angabe von Kundennummer
und Postleitzahl oder Passwort. Damit
ersparen Sie sich unnötigen Erfassungsaufwand und
vermeiden Fehleingaben.
Geschäftspartnern! Auch der bequeme SMS- und
Fax-Versand ist direkt aus dem Programm heraus
möglich.
A Besonders praktisch: Wenn Sie Ihre Rechnungen
elektronisch versenden wollen, können Sie sie in
der Online-Poststelle sogar amtlich anerkannt digital
signieren lassen!
A Oft benötigte Artikel-, Kunden- und Lieferanten-
Daten verwalten Sie mithilfe einer eingebauten
Datenbank, die sich ohne separaten Erfassungsaufwand
nach und nach wie von selbst füllt.
A Sie haben jederzeit den Überblick über Ihre Umsätze,
Kosten und offenen Posten, über Ihre Zahlungsfähigkeit
und Gewinnentwicklung.

A Der Terminkalender ermöglicht eine bequeme
Wiedervorlage und sorgt dafür, dass Sie nichts
Wichtiges vergessen.
A Mithilfe eines Onlinebanking-Moduls holen Sie
sich mühelos den tagesaktuellen Kontoauszug von
Ihrer Bank oder Sparkasse ab.
A Die einzelnen Geschäftsvorgänge ordnen Sie
anschließend im Handumdrehen den steuerlichen
Einnahme- und Ausgabekategorien zu. Alles andere
übernimmt WISO Mein Büro für Sie.
A Umsatz- und EÜR-Formulare schließlich werden
vom Programm automatisch mit den Zahlen
Ihrer laufenden Geschäftsaktivitäten gefüttert und
müssen nur noch ausgedruckt oder direkt über
die eingebaute Elster-Schnittstelle ans Finanzamt
übermittelt werden.
Und das Beste: Sämtliche Programmbereiche sind
ganz eng miteinander verzahnt! Das erspart Ihnen
umständliche und fehleranfällige Mehrfacheingaben.
So machen Sie zum Beispiel aus einem Angebot
blitzschnell eine Auftragsbestätigung, eine
Rechnung und/oder einen Lieferschein. Praktisch
ist auch die Verknüpfung von Auftragsverwaltung,
Onlinebanking und Buchführung: Taucht eine
Kundenüberweisung auf dem elektronischen Kontoauszug
auf, erkennt das Programm automatisch,
um welchen Vorgang es sich handelt. Sie brauchen
die Zuordnung bloß zu bestätigen: Das Programm
kümmert sich dann selbst darum, dass die Rechnung
als erledigt markiert und die Einnahme sowohl
bei der Umsatzsteuer als auch bei der Gewinnermittlung
korrekt berücksichtigt wird. Mit anderen
Worten: Buchführung per Mausklick!
A Oberflächlich betrachtet:
Die Programmbereiche
Die gute Nachricht: Um WISO Mein Büro nutzen zu
können, brauchen Sie kein Seminar zu belegen. Der
Einarbeitungsaufwand ist gering. Die Handhabung
unterscheidet sich kaum von der moderner Office-
Programme.
Die wichtigsten Elemente der Bedieneroberfläche:
(1) Ganz oben im Programmfenster finden Sie eine
Menüleiste, über die Sie sämtliche Programmfunktionen
starten.
SPARBUCH-TIPP
Von null auf hundert dank Demo-Datenbank
Beim ersten Start von WISO Mein Büro steht
Ihnen eine prall gefüllte „Demo-Datenbank“ zur
Verfügung: Sie enthält zahlreiche Geschäftsvorgänge
des fiktiven Unternehmens Automobiltuning
GbR:
Praktisch: Rundum-Versorgung mit eingebauter
Testumgebung
(2) Die fünf wichtigsten Handlungsfelder Ihres
Betriebs können Sie aber auch über die Navigationsleiste
aufrufen, die sich am linken Fensterrand
befindet:
A Unter „Stammdaten“ tragen Sie Ihre grundlegenden
Firmendaten ein und verwalten die immer wie-
Bevor Sie WISO Mein Büro mit Ihren eigenen
Daten füttern, können Sie anhand des Beispielbetriebs
sämtliche Funktionen ausprobieren und sich
mit der Handhabung vertraut machen. Und nicht
nur das: Die Demodaten bleiben auch dann erhalten,
wenn Sie später in den Echtbetrieb wechseln.
Falls Sie bei einer bestimmten Funktion nicht ganz
sicher sind, welche Wirkung sie hat und wie sie
mit anderen Programmbestandteilen verzahnt ist,
können Sie über den Menüpunkt „Mein Büro – Demodaten“
jederzeit die Test-Datenbank aufrufen
und nach Herzenslust damit experimentieren.
der genutzten Artikel-, Kunden- und Lieferanten-
Informationen sowie Ihr Inventar.
A Im „Office“-Bereich überwachen Sie Ihre Termine,
schreiben und verschicken Ihre Ausgangspost, versenden
SMS und Fax-Mitteilungen und signieren
elektronische Rechnungen.
Übersichtlich und intuitiv nutzbar: die wichtigsten Navigations- und Eingabebereiche von WISO Mein Büro
SparbuchMagazin 3

A Im Auftrags-Modul „Vorgänge“ erstellen und
überwachen Sie Angebote, Rechnungen und Bestellungen.
A Im Bereich „Finanzen“ kontrollieren Sie Ihre
Kontoauszüge und Kassenbestände, erledigen
Überweisungen, Mahnungen oder Steuer-Angelegenheiten
und überwachen Ihre Rechnungs- und
Buchhaltungslisten.
A Unter „Auswertungen“ schließlich lassen Sie sich
bei Bedarf differenzierte Berichte zur Umsatz-, Kosten-
und Gewinnentwicklung zeigen.
(3) Per Mausklick auf aussagekräftige Symbole
rufen Sie das gerade benötigte Modul auf.
(4) Damit öffnen Sie den zentralen Eingabebereich:
Je nach Arbeitsumgebung finden Sie hier
Tabellenansichten (z. B. bei der Kunden- und Lieferantendatenbank)
oder weitere Funktionssymbole
(z. B. bei den Steuer-Auswertungen im Bereich
„Finanzen“).
(5) Unterhalb der Mein-Büro-Tabellen gibt es eine
Leiste mit kontextabhängigen Schaltflächen.
Wer sich den Umweg über die Maus sparen will,
kann die gewünschten Funktionen auch mithilfe
von Funktionstasten aufrufen. Auswendiglernen
müssen Sie die Tastenbelegung nicht: Die passende
Funktionstaste wird immer mit angezeigt (z. B.
„ Neu“).
(6) Im unteren Teil des Eingabebereichs können Sie
an vielen Stellen einen „Detail“-Bereich einblenden:
Dort erkennen Sie auf Anhieb, welche weiterführenden
Informationen und Dokumente sich hinter
einem Tabelleneintrag verbergen. Auf diese Weise
ersparen Sie sich das Öffnen des Datensatzes.
Um ein Gefühl für den Zusammenhang der verschiedenen
Programmbereiche zu bekommen,
folgen Sie anfangs am besten folgendem Muster:
Wählen Sie zunächst eines der fünf Handlungsfelder
und dann den gewünschten Funktionsbereich
aus, in dem Sie gerade arbeiten wollen. Wenn
Sie zum Beispiel einen Brief schreiben möchten,
klicken Sie auf „Office“ und dann auf das Symbol
„Briefe“. Zusätzlich zu dieser Hauptverkehrsstraße
gibt es zahlreiche Abkürzungen und Schleichwege,
um zum gleichen Ergebnis zu kommen. Einige
davon werden wir Ihnen auf den nächsten Seiten
vorstellen.
4 Spezial Wiso Mein Büro
A Fünfköpfige Mein-Büro-Familie:
Eine passt bestimmt!
Die Beschreibungen auf den folgenden Seiten
basieren auf der Standardversion von WISO
Mein Büro (Preis: 99,95 Euro pro Jahr). Um den
Leistungsumfang möglichst genau auf den Bedarf
der Anwender abzustimmen, gibt es das Programm
in vier weiteren Versionen. Die wichtigsten
Unterschiede der kleinen und großen Mein-Büro-
Geschwister auf einen Blick:
A Wenn Sie auf die Finanzkonten,
das Bestellmodul
und die Steuerfunktionen
verzichten können (zum
Beispiel weil Sie alle Aufgaben
rund um Buchführung
und Steuern Ihrem
Steuerberater überlassen),
genügt Ihnen die Einsteigerversion
WISO Selbstständig. Kostenpunkt:
49,95 Euro pro Jahr.
A Wer zur doppelten kaufmännischen
Buchführung
verpflichtet ist (z. B., weil
ein Handelsregistereintrag
stattgefunden hat oder
der Gewinn eines Gewerbes
auf mehr als 50.000
Euro im Jahr oder der
Umsatz auf 500.000 Euro
gestiegen ist), benötigt mindestens Mein Büro
Professional.
Die Pro-Version ist darüber hinaus mandantenfähig,
ermöglicht Teil- und Sammelrechnungen, kundenbezogene
Rabatte und viele weitere Vereinfachungen
bei der Auftragsverwaltung. Das Programm
erlaubt die Überwachung mehrerer Online-Konten,
die Verarbeitung von Lastschriften und verfügt über
eine konfigurierbare Datev-Schnittstelle. Ein praktisches
Planungsmodul erleichtert die Überwachung
zeitkritischer Projekte. Abgerundet wird der erweiterte
Funktionsumfang durch noch mehr Flexibilität
bei der Vorlagengestaltung. Die Pro-Version von
Mein Büro schlägt mit 249 Euro pro Jahr zu Buche.
A Mein Büro Mittelstand
ist darüber hinaus
netzwerkfähig, kann also
gleichzeitig von verschiedenen
Arbeitsplätzen aus
genutzt werden (z. B. im
Vertrieb, im Lager und in
der Buchhaltung).
Obendrein steht Ihnen
eine komplette Lagerverwaltung
zur Verfügung – inklusive Inventur- und
Bewertungs-Modul. Die Mittelstandsversion kostet
599 Euro pro Jahr.
A Speziell für Internethändler schließlich gibt es die
Mein Büro Afterbuy-Edition: Sie baut auf der
Standardversion von Mein Büro auf und ermöglicht
den Zugriff auf ein Afterbuy-Konto. Damit lassen
sich An- und Verkäufe via
Ebay und Onlineshops
mit minimalem Aufwand
managen – vom eigenen
Wareneinkauf über den
Verkauf und die Bezahlung
bis hin zum Versand.
Kostenpunkt: 149 Euro
pro Jahr.
SPARBUCH-TIPP
Ausführlicher Versionsvergleich im Internet
Den detaillierten Leistungsumfang der einzelnen
Produktversionen finden Sie auf der Internetseite
www-wiso-meinbuero.de unter der
Überschrift „Was kann WISO Mein Büro?“ Falls
Sie nicht sicher sind, ob Sie den erweiterten
Funktionsumfang tatsächlich benötigen, fangen
Sie einfach klein an: Der nahtlose Umstieg
auf eine höhere Version ist jederzeit problemlos
möglich. Nachteile entstehen Ihnen nicht:
Der ursprüngliche Kaufpreis wird bei einem
späteren Versionswechsel in voller Höhe angerechnet.

3. Professionelle Korrespondenz:
Damit Sie auf Anhieb einen guten Eindruck machen!
Der erste Eindruck entscheidet: Aus dem Erscheinungsbild Ihrer Geschäftsbriefe ziehen Ihre Ansprechpartner
Rückschlüsse auf die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Mit WISO Mein Büro lässt Ihre
Schriftform optisch und inhaltlich nichts mehr zu wünschen übrig. Sie schreiben in fertige Vorlagen, die
Sie bei Bedarf im Handumdrehen an Ihre betrieblichen Besonderheiten anpassen.
Die gute Nachricht vorweg: Mit WISO Mein Büro
können Sie sich langwierige Design-Prozeduren
in den meisten Fällen ganz sparen. Das Programm
lässt Ihnen die Wahl, ob Sie Ihre Briefe, Angebote,
Rechnungen, Mahnungen und alle anderen Arten
der Geschäftskorrespondenz auf vorgedruckten
Briefbögen zu Papier bringen oder sämtliche
Absenderabgaben und Ihr Firmenlogo aus dem
Briefmodul heraus auf leeres Papier drucken. Beide
Verfahren sind auch miteinander kombinierbar.
Falls erforderlich übernimmt die Software die Adress-
und Kontaktdaten Ihres Unternehmens aus Ihren
„Firmendaten“, die Sie beim ersten Programmstart
mithilfe des „Ersteinrichtungs-Assistenten“
oder später unter „Stammdaten – Meine Firma“
gemacht haben.
A Blitzbrief am Beispiel der Demo-Datenbank
Wenn Sie sich die Datenerfassung sparen wollen,
nutzen Sie zu Testzwecken die eingebaute Demo-
Datenbank, die Sie über den Menüpunkt „Mein
Büro – Demodaten“ aktivieren. Angenommen, Sie
wollen einen Werbebrief verfassen, dann ...
(1) klicken Sie in der Navigationsleiste im Bereich
„Office“
(2) auf das Symbol „Briefe“ und dort wiederum
(3) auf die Schaltfläche „ Neu“.
(4) Daraufhin öffnet sich das Briefmodul in der intel-
ligenten „Druckansicht“.
(5) Dort sind sämtliche Felder, in denen sich verän-
derbare Daten befinden, blau hervorgehoben. Ein
Mausklick auf eine Hervorhebung sorgt dafür, dass
sich die passende Eingabemaske öffnet: Auf diese
Weise geben Sie nach und nach die Anschrift Ihres
Geschäftspartners, das Datum, den Betreff und den
eigentlichen Brieftext ein. Den erfassen Sie mithilfe
eines komfortablen Editors.
Besonders praktisch: Häufiger benötigte Informationen
rufen Sie aus der Kunden-, Lieferanten- oder
Artikel-Datenbank ab („aus den Stammdaten wählen“).
Umgekehrt können Sie erstmalig verwendete
Daten für eine erneute Nutzung in den Stammdaten
speichern.
(6) Aus der Drop-down-Liste „Textvorlage“ rufen Sie
bei Bedarf bereits vorformulierte Schreiben aus.
(7) Tipp: Über den Link „Definieren“ ändern Sie vorhandene
Textbausteine oder legen eigene an.
(8) Per Mausklick auf die Schaltfläche „mit Briefpapier“
sorgen Sie dafür, dass das Logo und die
Absenderangaben im Briefkopf, im Adressfeld und
in der Fußzeile ein- oder ausgeblendet werden.
Sind alle erforderlichen Eingaben gemacht, brau-
chen Sie nur noch auf das Druckersymbol am
rechten Seitenrand zu klicken – und schon halten
Sie den ersten selbst erstellten Brief in Händen! Mit
„ OK“ schließen Sie den Vorgang ab. Sie sehen:
Das Erstellen professioneller Geschäftsbriefe
ist kinderleicht und im Handumdrehen erledigt.
Bequemer Briefbaukasten: So klicken Sie sich Ihre Geschäftspost zusammen.
A Briefpapier anpassen
Wenn Sie das Standardaussehen Ihrer Schreiben
ändern möchten, rufen Sie über den Menüpunkt
„Extras – Briefpapier gestalten“ das komfortable
Design-Modul von WISO Mein Büro auf. Dort stehen
Ihnen sieben vorbereitete Seitenaufteilungen
(„Layouts“) zur Verfügung. Layout 1 („ohne Briefkopf“)
verwenden Sie, wenn Sie eigene Briefbögen
haben, auf denen bereits Ihr Logo, Ihre Namensund
Adressangaben etc. eingedruckt sind. Bei
den Layouts 2 bis 6 übernimmt das Programm die
Gestaltung des Briefkopfs und der Fußzeile.
Sie haben völlig freie Hand, ob Sie ein separates
Firmenlogo verwenden wollen und welche Seitenelemente
wo positioniert werden sollen. Ganz
besonders anspruchsvolle Anwender, die Wert auf
millimetergenaue Positionierung zusätzlicher Seitenelemente
legen, verwenden das Extra-„Layout
für erweiterte Bearbeitung“.
SparbuchMagazin 5

Maßanfertigung: So bauen Sie sich Ihren Briefkopf
zusammen.
A Papierpost mit E-Mail-Feeling
WISO Mein Büro erleichtert Ihnen nicht nur das
Erstellen von Geschäftsbriefen: Auch beim Versand
erspart Ihnen das Programm viel Arbeit. Dass Sie
Werbebriefe, Angebote, Rechnungen und Mahnungen
per E-Mail und Fax verschicken können, haben
Sie ja bereits in der Druckansicht gesehen. Mit
der „Online-Poststelle“ steht Ihnen darüber hinaus
eine ganz besonders pfiffige Kombination aus klassischer
Papier-Korrespondenz und elektronischem
Versand zur Verfügung. Sie schicken Ihre fertigen
Briefe einfach via Internet an einen Dienstleister, der
Ihnen das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren
und die Einlieferung bei der Post abnimmt – sofern
gewünscht sogar inklusive Einschreiben! Neben
dem ein- oder beidseitigen Schwarz-Weiß-Druck
sind farbige Ausdrucke möglich. Postkarten, SMSund
Fax-Sendungen können Sie über die pfiffige
Hybridpost-Schnittstelle ebenfalls ganz bequem
verschicken:
Zusätzlich zum Porto fallen für diesen neuartigen
Service zwar Gebühren an: So kostet zum Beispiel
der Versand eines einseitigen Geschäftsbriefs zwischen
0,23 und 0,15 Euro (plus Mehrwertsteuer).
Die geringen Mehrkosten werden durch die Einsparung
von Materialkosten (Papier, Kuvert, Toner oder
Tinte) sowie Arbeitszeit aber mehr als ausgeglichen.
Bitte beachten Sie: Vor der ersten Nutzung der
Poststelle ist eine einmalige Registrierung beim
6 Spezial Wiso Mein Büro
E-Mail mal anders: Vom PC per Mausklick in den gelben Briefkasten!
Online-Service iofactory/myebilling.de erforderlich.
Die Einstellungen nehmen Sie im Arbeitsbereich
„Office – Online-Poststelle“ vor, indem Sie auf den
blau hinterlegten Link „Jetzt registrieren, kostenlos
und unverbindlich“ klicken: Der führt Sie zu einer
Internetseite, auf der Sie sich mit Name und E-Mail-
Adresse anmelden und ein Passwort vereinbaren.
Übrigens: Damit Sie den Dienst gebührenfrei ausprobieren
können, bekommen Sie bei der Anmeldung
ein Guthaben von 0,99 Euro geschenkt.
A Allgegenwärtige Poststelle
Anschließend lassen sich die vielseitigen Funktionen
des innovativen Nachrichtenversands auf drei
verschiedenen Wegen nutzen:
A Direkt aus Ihrer Online-Poststelle im „Office“-
Bereich heraus verschicken Sie beliebige MS-
Word-, OpenOffice- und PDF-Dokumente als
Briefe und Faxsendungen.
A In der Druckansicht aller Briefe, Bestellungen,
Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen
finden Sie auf der rechten Seite das zusätzliche
Symbol „Versand Online-Post“: Per Mausklick
öffnen Sie ein übersichtliches Dialogfenster, in dem
Sie die Druck- und Versandoptionen festlegen und
das betreffende Dokument an die Online-Poststelle
übermitteln.
A SMS-Mitteilungen verschicken Sie am einfachsten
über Ihre Kunden- und Lieferantenverwaltung
(„Stammdaten – Kunden“ beziehungsweise
„Stammdaten – Lieferanten“).
SPARBUCH-TIPP
Finanzamtssichere elektronische Signatur
Hinter der Online-Poststelle verbirgt sich noch
ein ganz besonderes Highlight: Bei Bedarf
können Sie Ihre elektronischen Rechnungen in
einem Aufwasch digital signieren lassen! Vorteil:
Bei Geschäftskunden ist dadurch der Vorsteuerabzug
gesichert und es gibt später keine
Probleme mit dem Finanzamt. Teure Lesegeräte
und Signatur-Zertifikate sind überflüssig! Weitere
Informationen finden Sie auf Seite 67 unter
der Überschrift „Finanzamtstaugliche Rechnungen
– per Post, E-Mail und Internet“.

4. Intelligente Infozentrale:
Kunden-, Lieferanten- und Artikel-Verwaltung
Damit Sie jederzeit und überall blitzschnell auf die Kontakt- und Adressdaten Ihrer Geschäftspartner
zugreifen können, enthält WISO Mein Büro eine leistungsfähige Datenbank. Mit der verwalten Sie
auch externe Dokumente und die Angebotsdetails Ihrer Waren- und Dienstleistungen. Wir stellen
die innovative Informations- und Aktionszentrale vor.
Ganz gleich, ob beim Kalkulieren von Angeboten,
beim Schreiben von Werbebriefen und Rechnun-
gen oder bei der Vorbereitung von Akquise-Telefonaten
und Vertragsverhandlungen: Schnell verfügbare
und vor allem richtige Informationen sind das
A und O des Geschäftslebens. Zum Glück ändern
sich viele Daten nicht andauernd: Die sogenannten
Stammdaten Ihrer Kunden, Lieferanten und der
verschiedenen Artikel Ihres Sortiments bilden das
Informationsrückgrat Ihres Unternehmens.
A Geschäftsfreunde-Kartei
Die Kontakt- und Adressdaten Ihrer Geschäftspartner
speichern Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten“.
Die unterscheidet in Bezug auf Personen
der Einfachheit halber nur zwischen „Kunden“ und
„Lieferanten“. Diesen beiden Datenbanken können
Sie aber alle anderen Kontakte sinnvoll zuordnen:
„Interessenten“ passen zum Beispiel gut zu den
„Kunden“, Dienstleister, Netzwerk-Kollegen und
andere Geschäftspartner zu den „Lieferanten“.
Auf welche Weise Sie Ihre Info-Pools füllen, bleibt
Ihnen überlassen:
A Entweder Sie ergänzen die Datenbank nach und
nach während der Dateneingabe in laufenden Aufträgen.
Wie das geht, haben Sie beim Schreiben
des ersten Briefs im vorigen Abschnitts ja bereits
gesehen.
A Oder Sie erfassen die Daten im Arbeitsbereich
„Stammdaten“ direkt in der Kunden-, Lieferantenoder
Artikeldatenbank.
A Außerdem steht Ihnen im Menü „Stammdaten –
Dateiimport“ eine komfortable Import-Schnittstelle
zur Verfügung, mit der Sie vorhandene Datenbestände
aus anderen Computerprogrammen in
einem Rutsch in WISO Mein Büro übernehmen.
A Die elektronische Kundenakte
Welche Angaben Sie speichern und wie Sie später
darauf zugreifen, soll anhand der Kundendatenbank
kurz gezeigt werden: Unter „Stammdaten – Kunden“
klicken Sie auf den Button „ Neu“. Dort
Komplette Kundenkartei: So gehen keine Informationen mehr verloren.
stehen Ihnen unter fünf Reitern folgende Eingabemöglichkeiten
zur Verfügung, die für Kunden und
Lieferanten identisch sind:
A Adresse: Hier speichern Sie die allgemeinen
Unternehmensinformationen – vom Firmennamen
über die Anschrift bis hin zu den elektronischen
Kommunikationsdaten. Außerdem finden Sie an
dieser Stelle das Freitext-Feld „Anmerkungen“.
A Ansprechpartner: Darunter tragen Sie die Personendaten
ein (Name, Durchwahl, E-Mail-Adresse
etc.). Auf diese Weise können Sie z. B. mehrere
unterschiedliche Kontakte in einer Firma verwalten.
A Statistik: An dieser Stelle informiert Sie das
Programm automatisch über die Anzahl und den
Gesamtwert von Aufträgen und Bestellungen. Ihre
Kunden können Sie an dieser Stelle außerdem in
unterschiedliche Kategorien einteilen.
A Individuelle Felder: Diese Felder ermöglichen es
Ihnen, Informationen systematisch zu erfassen, die
das Programm standardmäßig nicht abfragt. Ihre
individuellen Felder richten Sie ganz komfortabel im
Bereich „Stammdaten“ – Meine Firma“ und in dem
sich dann öffnenden Fenster unter „Individuelle
Felder“ ein.
A Dokumente: Mit WISO Mein Büro verwalten Sie
elektronische Dokumente aller Art, die Sie bestimmten
Kunden oder Geschäftspartnern zuordnen.
Mithilfe der eingebauten Scanner-Schnittstelle
können Sie sogar Papierunterlagen digitalisieren
und im Dokumentenbereich ablegen. So haben
Sie an einer zentralen Stelle Zugriff auf sämtliche
Unterlagen. Wenn Sie viele Dokumente speichern,
können Sie Ordner anlegen, Dateien kopieren,
verschieben und umbenennen – ganz so, wie Sie
das von der Windows-Dateiverwaltung her gewöhnt
sind.
Per Mausklick auf „ OK“ schließen Sie die
Eingabe ab.
SparbuchMagazin 7

SPARBUCH-TIPP
Dokumente per „Drag & Drop“ zuordnen
Dokumente, die Sie auf Ihrem Windows-
Arbeitsplatz oder an beliebigen Stellen Ihrer
Festplatte abgelegt haben oder die Sie als
E-Mail-Anhang bekommen, können Sie per
Drag & Drop (= Ziehen und Ablegen) in die
Dokumenten-Ablage von WISO Mein Büro
übernehmen: Dazu zeigen Sie am Ursprungsort
mit der Maus auf das Datei-Symbol, drücken
und halten die linke Maustaste fest, ziehen das
Symbol in das Dokumenten-Fenster und lassen
die Maustaste wieder los. Einfacher geht’s
kaum! Probieren Sie das praktische Importverfahren
einfach einmal aus:
So legen Sie externe Dokumente in der elektronischen
Kundenakte ab.
Und gleich noch ein Tipp: Sobald Sie einem
Kunden ein Dokument zugeordnet haben, können
Sie externe Dateien auch direkt aus anderen
Programmen heraus in der Dokumentenverwaltung
von WISO Mein Büro speichern: Den
Ordner für Kundendokumente finden Sie im
Mein-Büro-Programmverzeichnis zum Beispiel
unter „\Programme\Buhl\Mein Büro 2009\
Dokumente\1\Kunden“.
Um sich die elektronische Akte später auf den Bild-
schirm zu holen, brauchen Sie nur mit der linken
Maustaste doppelt auf den betreffenden Kunden
zu klicken (oder auf die Schaltfläche „ Bearbeiten“).
Bei größeren Datenbeständen werden Sie
die eingebaute Suchfunktion zu schätzen wissen:
Falls das Suchfeld oberhalb der Kundenliste nicht
angezeigt wird, blenden Sie es per Mausklick auf
den Abwärtspfeil neben dem Lupensymbol (am
oberen rechten Fensterrand) ein.
A Vielfältige Funktions-Verknüpfungen
Die Informationen aus der Kunden- und Lieferantendatenbank
sind direkt verknüpft mit vielen
Programmfunktionen. Die wichtigsten rufen Sie
blitzschnell über „ Weitere Funktionen“ auf.
8 Spezial Wiso Mein Büro
Alternativ können Sie auch das praktische Kontextmenü
nutzen (rechter Mausklick auf den gewünschten
Listeneintrag):
Cooles Kontextmenü: „... uuuund: Action!“
Auf diese Weise haben Sie unter anderem ...
A immer auf Anhieb die richtige Telefonnummer
zur Hand,
A verschicken blitzschnell E-Mails und SMS-Kurz-
nachrichten,
A legen Briefe mit fertigen Textbausteinen an,
A schreiben Angebote und Rechnungen und
A lassen sich die Adresse in einem Online-Routen-
planer Ihrer Wahl anzeigen.
Sie sehen: Die Kunden- und Lieferantendaten-
bank ist mehr als nur eine schlichte Informationszentrale:
Im Laufe der Zeit wird sie zum Dreh- und
Angelpunkt der alltäglichen Büroarbeit.
A Gepflegtes Sortiment
Wer mehr als eine Handvoll Waren und Dienstleistungen
im Angebot hat, wird die Artikeldatenbank
zu schätzen wissen: Damit Sie immer
wiederkehrende Artikeldetails auf Angeboten oder
Rechnungen nicht ständig neu von Hand eingeben
müssen, finden Sie im Stammdaten-Bereich eine
eigene Artikeldatenbank. Neue Artikel legen Sie
unter „Stammdaten – Artikel“ an – per Mausklick
auf „ Neu“:
Alle Artikel-Informationen – in Text und Bild!
Neben der Artikelnummer, der Artikelbeschrei-
bung, dem Steuersatz und der (Mengen-)Einheit
hinterlegen Sie in der Hauptmaske bei Bedarf ein
Bild sowie interne Anmerkungen. Auf weiteren
Karteikarten ...
A geben Sie Ihren Listenpreis vor, den Sie je nach
Kunde und Bestellmenge genau differenzieren
können,
A tragen den Einkaufspreis des Artikels ein, auf
dessen Grundlage das Programm später Ihren Rohgewinn
berechnen kann,
A lassen Sie sich die Verkaufs-„Statistik“ des betreffenden
Artikels zeigen und ordnen den betreffenden
Artikel bestehenden Artikelkategorien zu.
Auf diese Weise beschleunigen Sie bei größeren
Sortimenten das Eingeben von Artikeln in Angebots-
oder Rechnungspositionen.
A erweitern Ihre Artikeldatenbank um individuelle
Felder („Sonstiges“).
A Wie bei den Kunden- und Lieferantendatenbanken
verwalten Sie außerdem externe „Dokumente“,
die zum jeweiligen Artikel gehören (z. B. Datenblätter,
Produktbeschreibungen oder Informationen
über Bezugsquellen).
Wenn Sie viele ähnliche Artikel in Ihrem Sortiment
haben, minimieren Sie den Erfassungsaufwand
über den Kontextmenü-Befehl „Artikel kopieren u.
bearbeiten“: Auf diese Weise erstellen Sie einen
identischen „Klon“ des ursprünglichen Artikels. In
dem Fall brauchen Sie nur noch die neue Artikelnummer
und die abweichenden Merkmale einzugeben.
So wächst Ihr Artikelstamm in kurzer Zeit
und ohne große Mühe.
SPARBUCH-TIPP
Erfassen im Vorbeigehen
Wenn Sie bestimmte Artikel sehr häufig ein-
setzen, lohnt sich der einmalige Erfassungsauf-
wand auf jeden Fall. Sie können Ihre Artikeldatenbank
aber auch im Vorbeigehen erweitern:
Wenn Sie beim Anlegen eines Angebots oder
einer Rechnung feststellen, dass ein bestimmter
Artikel noch fehlt, wechseln Sie über die
Schaltfläche „Stapel aus Artikelstamm holen“
in die erweiterte „Artikelauswahl“, von wo aus
Sie über die Schaltfläche „“ einen „Neuen
Artikel anlegen“.

5. Finanzamtstaugliche Rechnungen –
per Post, E-Mail und Internet
Mit der Rechnung holen Sie sich bei Ihren Kunden den verdienten Lohn für ihre Arbeit ab. Trotzdem
schreiben viele Unternehmen ihre Rechnungen erst Wochen nach Erledigung ihrer Aufträge.
Mit WISO Mein Büro erzeugen Sie im Handumdrehen formal einwandfreie Rechnungen. So wird
das Rechnungsschreiben zum schönsten Nebenjob der Welt.
Kaum zu glauben, aber wahr: Die Konzentration auf
das Abarbeiten laufender Projekte und das Einholen
neuer Aufträge führt in vielen Betrieben dazu, dass
das „Fakturieren“ hinten runterfällt. Und zwar sogar
dann, wenn es dem Betrieb finanziell schlecht geht!
Viele Unternehmer denken an alles und jeden – nur
an sich selbst zuletzt: Weil im hektischen Alltag
so wenig Zeit ist, werden die ungeliebten Verwaltungsarbeiten
regelmäßig ans Wochen- oder
gar Monatsende verschoben. Entsprechend spät
gehen Rechnungen raus. Schlimmer noch: Aufgrund
der langen Verzögerungen geraten manche
Geschäftsvorfälle sogar ganz in Vergessenheit!
WISO Mein Büro setzt der Aufschieberitis ein Ende:
Mit wenigen Mausklicks erzeugen Sie professionelle
Abrechnungen, die sämtliche Anforderungen des
Finanzamts erfüllen.
A Die erste Rechnung
WISO Mein Büro bietet viele verschiedene Wege,
Rechnungen zu erstellen – fangen wir wieder mit
der Hauptverkehrsstraße an. In der Demo-Datenbank
sieht die so aus:
(1) Sie klicken in der Navigationsleiste auf „Vorgänge“
und
(2) dort wiederum auf das Symbol „Rechnungen“.
(3) Daraufhin öffnet sich die Liste der bislang geschriebenen
Rechnungen.
(4) Indem Sie dort auf „ Neu“ klicken,
(5) öffnet sich das Eingabefenster „Rechnungen
erfassen/bearbeiten“ in der intelligenten „Druckansicht“,
die Sie ja bereits vom Briefmodul kennen.
(6) Dort sind wieder alle Bereiche, in denen Sie
Eingaben machen müssen, blau markiert: Per
Mausklick ...
(7) ... öffnen Sie die dazugehörigen Eingabedialoge.
(8) Mit „ OK“ schließen Sie die einzelnen
Eingabedialoge ab:
Um die meisten Rechnungselemente brauchen Sie
sich nicht zu kümmern: Die Rechnungsnummer
Bausatz: per Mausklick zur perfekten Rechnung
und das Rechnungsdatum vergibt die Software
automatisch, Name, Anschrift und Steuernummer
Ihres Unternehmens und die voreingestellten
Liefer- und Zahlungsbedingungen entnimmt das
Programm den Stammdaten. Sie brauchen nur die
Angaben zum Empfänger und zu den Waren oder
Dienstleistungen einzutragen. Wenn Sie die bereits
in Ihre Kunden- und Artikeldatenbank eingetragen
haben, erledigen Sie auch das einfach per Mausklick.
Falls erforderlich können Sie alle automatisch
eingetragenen Informationen selbstverständlich
jederzeit von Hand ergänzen oder korrigieren.
A Treffendes Text-Tuning
Falls Sie auf Ihren Rechnungen andere Formulierungen
nutzen wollen als die von WISO Mein Büro
standardmäßig verwendeten, gehen Sie so vor:
A Einzelanpassung: Die Einleitungs- und Schlusstexte
einer einzelnen Rechnung ändern Sie, indem
Sie in der „Druckansicht“ auf den blau hinterlegten
Eingabebereich klicken (z. B. auf „wir erlauben uns,
wie folgt in Rechnung zu stellen“). Sie können aber
auch zum Register „Erweitert“ wechseln: Dort lassen
sich die Einleitungs- und Schlusstexte in einem
Aufwasch ändern.
Bitte beachten Sie: Bei den in spitze Klammern
gesetzten Textteilen handelt es sich um Platzhalter
(„Variablen“), die das Programm automatisch durch
passende Datenbankinhalte ersetzt (so wird aus der
Variablen zum Beispiel
die Anrede „Sehr geehrte Frau Mustermann,“). Ob
Sie den Platzhalter stehen lassen oder von Hand
durch eine geeignetere Anrede („Liebe Hannelore,“)
ersetzen, entscheiden Sie bei Bedarf von Fall
zu Fall.
A Dauerlösung: Wenn Sie die angebotenen Standardtexte
dauerhaft durch eigene Formulierungen
ersetzen möchten, nehmen Sie die erforderlichen
Anpassungen im Menü „Stammdaten“ unter „Text-
SparbuchMagazin 9

Flexibler Floskelspeicher: die Textbaustein-Verwaltung
von WISO Mein Büro
bausteine und Vorlagen“ vor. Im Register „Rech-
nungen“ ändern Sie die vorhandene Standardvorlage
oder ersetzen sie mit einem Klick auf „ Neu“
durch eine zusätzliche Textvorlage.
Sie können dabei nicht nur Formulierungen eigener
Wahl eingeben, sondern sie auch mit geeigneten
Platzhaltern verknüpfen: Sobald Sie den Cursor in
das Feld „Einleitungstext“ oder „Schlusstext“ stellen,
aktiviert das Programm die Schaltflächen „Variablen
einfügen“ sowie „Bedingungen einfügen“.
Mit deren Hilfe übernehmen Sie die benötigten
Platzhalter und Anweisungen mit wenigen Mausklicks.
Ähnlich wie bei Serienbriefen lassen sich auf
diese Weise Brief-Bausätze erzeugen, aus denen
das Programm dann automatisch auf den Einzelfall
passende Anschreiben erzeugt.
Ganz gleich, auf welche Weise eine Rechnung
zustande gekommen ist: Im Reiter „Druckansicht“
erkennen Sie immer, wie das fertige Dokument aussehen
wird. Sind alle Eingaben gemacht, genügt ein
Mausklick auf das Druckersymbol am rechten Fensterrand,
um Ihre Rechnungen zu Papier zu bringen.
A Elektronische Rechnungen digital signiert
Sie können Ihre Rechnungen aber ebenso gut per
E-Mail an Ihre Kunden schicken – und das sogar inklusive
elektronischer Signatur: Die ist aus Sicht des
Finanzamts unverzichtbar, wenn Sie Ihre Rechnungen
an Geschäftskunden schicken. Anderenfalls ist
10 Spezial Wiso Mein Büro
deren Vorsteuerabzug gefährdet.
Sie erledigen das elektronische Signieren mithilfe
der Online-Poststelle:
A Sobald Sie Ihre Rechnungseingaben abgeschlossen
haben und auf das E-Mail-Symbol klicken, fragt
Sie das Programm pflichtgemäß, ob die Rechnung
elektronisch signiert werden soll.
A Wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantworten,
werden die Daten zum „Signaturdienst“ übertragen.
Dafür ist allerdings eine Internetverbindung
erforderlich.
A Wenige Augenblicke später öffnet sich ein neues
E-Mail-Fenster, in dessen Anhang sich nicht nur
die Rechnung im PDF-Format befindet, sondern
auch das dazugehörige Prüfprotokoll. Mit dessen
Hilfe kann der Empfänger bei einer eventuellen
Betriebsprüfung hieb- und stichfest nachweisen,
dass die Rechnung tatsächlich von Ihnen stammt
und unterwegs nicht verändert worden ist.
SPARBUCH-TIPP
Druckfertige Rechnung per Kopiervorlage
Falls Sie bei nächster Gelegenheit eine Folge-
Rechnung an einen bestimmten Kunden oder dieselben
Waren und Dienstleistungen an einen anderen
Kunden schicken wollen, erzeugen Sie das
Abrechnungsdokument sogar noch schneller:
A Sie rufen über „Vorgänge – Rechnungen“ wieder
die Liste Ihrer fertigen Ausgangsrechnungen auf,
A klicken mit der rechten Maustaste auf die gewünschte
Kopiervorlage und
A wählen im anschließenden Kontextmenü den
Befehl „ Kopieren und bearbeiten“. Wer den
Weg über das Kontextmenü scheut, kann den
Befehl auch direkt über die Funktionstaste „“
oder die Schaltfläche „ Weitere Funktionen“
aufrufen.
A Daraufhin erstellt das Programm ein inhaltsgleiches
Angebot – nur eben versehen mit dem
aktuellen Datum und einer neuen Rechnungsnummer.
Perfektes Prüfprotokoll: damit das Finanzamt
zufrieden ist ...
Komfortable Kopiervorlage: So erstellen Sie
einen Rechnungs-„Klon“.
Falls Sie das Angebot an einen anderen als den
ursprünglichen Kunden richten oder einzelne
Angebotspositionen ändern, hinzufügen oder löschen
wollen, können Sie das im neu angelegten
Vorgang problemlos tun. Genauso schnell wie auf
Basis einer Rechnung aus der Vergangenheit erzeugen
Sie neue Rechnungen auf Basis eines vorliegenden
Angebots. Einzelheiten entnehmen Sie
dem Workflow-Kapitel „Auftragsverwaltung von
A bis Z“ auf Seite 69 dieses Sparbuch-Spezial.

6. Nahtloser Workflow: Auftragsverwaltung von A bis Z
Mit WISO Mein Büro erledigen Sie im Handumdrehen alle wichtigen kaufmännischen
Aufgaben. Mehr noch: Sämtliche Vorgänge sind ganz eng miteinander verzahnt. Wir zeigen,
wie der Büro-Workflow von „A“ wie Angebot bis „Z“ wie Zahlungserinnerung funktioniert.
Läuft bei der Auftragsakquise alles glatt, ergeben
sich aufseiten des Dienstleisters oder Lieferanten
üblicherweise folgende Bearbeitungsschritte:
A Angebot schreiben und versenden,
A Auftragsbestätigung erstellen und verschicken,
A Lieferschein erzeugen sowie
A Rechnung erstellen und versenden.
Versäumt es der Kunde, die Forderung rechtzeitig zu
begleichen, kommen noch die Zahlungserinnerung
und eventuell weitere Mahnungen hinzu. Für
jede dieser kaufmännischen Kernaufgaben bietet
WISO Mein Büro spezielle Programm-Module, die
ganz eng miteinander verzahnt sind. Das minimiert
Ihren Erfassungsaufwand und verringert die Gefahr
von Fehleingaben beträchtlich. Dreh- und Angelpunkte
der Auftragsverwaltung ist der Arbeitsbereich
„Vorgänge“. Das Mahnwesen ist im Bereich
„Finanzen“ angesiedelt. Doch der Reihe nach:
A 1. Angebot erstellen
Fangen wir bei der Auftragsakquise an: Sie haben
Kontakt zu einem Kunden oder Interessenten
aufgenommen, der sich für Ihre Dienstleistungen
oder Produkte interessiert. Um das gewünschte
Angebot zu erstellen, klicken Sie im Arbeitsbereich
„Vorgänge“ auf das Symbol „Angebot“ und legen
mit einem Mausklick auf die Schaltfläche „
Neu“ ein neues Angebot an. Falls Sie in der Vergangenheit
schon einmal ein gleichartiges oder
ähnliches Angebot gemacht haben, können Sie
es mithilfe des Kontextmenü-Befehles „ Kopieren
und bearbeiten“ zur Grundlage einer neuen
Offerte machen.
In beiden Fällen öffnet sich daraufhin das neue
Angebot in der Druckansicht. Dort sind wie üblich
alle Eingabebereiche blau eingefärbt: Indem Sie
nach und nach auf die Links klicken, tragen Sie die
fehlenden Angaben ein. Sofern Sie Ihre Eingaben
statt in der interaktiven Druckansicht lieber in einer
klassischen Tabellenansicht machen möchten,
aktivieren Sie einfach das Register „Eingabemaske“
am oberen linken Fensterrand.
Die folgenden Angebotsb-Bestandteile geben Sie
wahlweise von Hand ein oder greifen auf die Daten
der eingebauten Artikel- und/oder Kundendatenbank
zu:
A Empfänger: Hat der Kunde schon einmal bei Ihnen
bestellt, übernehmen Sie Name, Anschrift und
Anrede aus den Kunden-Stammdaten, indem Sie
auf den Link „aus den Stammdaten wählen“ klicken.
Anderenfalls geben Sie die Kontaktdaten von Hand
ein und speichern sie für eine erneute Verwendung
in der Zukunft. Dazu aktivieren Sie die Option „in den
Stammdaten speichern“.
A Einleitungs- und Schlusstext: Hier machen
Sie nur dann Eingaben, wenn Sie andere als die
vom Programm vorgeschlagenen Formulierungen
verwenden möchten.
A Weitere Daten (insbesondere Angebotsnummer
und -datum, Liefer- und Zahlungsbedingungen,
Auftragsart und ggf. zuständiger Sachbearbeiter)
sowie
A Artikel (= Lieferung oder Leistung): Falls Sie
das betreffende Produkt oder die gewünschte
Dienstleistung in der Vergangenheit schon einmal
angeboten und die Details in der Artikeldatenbank
1, 2, 3 – und fehlerfrei: Datenübernahme aus der Artikelverwaltung
gespeichert haben, übernehmen Sie Artikelnummer,
Bezeichnung und Preis im Handumdrehen aus
Ihrem „Artikelstamm“: Dazu klicken Sie einfach in
das Feld „Artikel-Nr.“ und wählen den gewünschten
Artikel anschließend per Doppelklick aus der Liste.
Besteht das Angebot aus mehreren Positionen,
aktivieren Sie Ihre Artikeldatenbank am besten mit
einem Mausklick auf die Schaltfläche „Stapel aus
Artikelstamm holen“: Daraufhin setzen Sie bei den
gewünschten Artikeln ein Häkchen und fügen mit
„ Übernehmen“ gleich mehrere Angebotspositionen
in Ihr Angebot ein. Mit „ Schließen“
beenden Sie die Artikelauswahl.
Findet sich hingegen die anzubietende Leistung
noch nicht in der Artikelliste, folgen Sie in der Angebots-Druckansicht
der Anweisung „Hier klicken,
um Artikel einzugeben“ und tragen die Details in
der Positionstabelle manuell ein: Wenn Sie genau
diese Leistung in Zukunft häufiger erbringen wollen,
sollten Sie Ihre Eingabe gleich vor Ort in Ihrer
Artikeldatenbank speichern: Dazu klicken Sie auf
SparbuchMagazin 11

die Schaltfläche „Stapel aus dem Artikelstamm ho-
len“ und wechseln dort über „ Neuen Artikel
anlegen“ in die Artikel-Eingabemaske.
SPARBUCH-TIPP
Freistil: So bearbeiten Sie Ihre
Angebotspositionen
So praktisch die blitzschnelle Übernahme von
Artikeldetails in das Angebot sein mag: Manchmal
ist es unvermeidbar, die Vorgaben an den
Einzelfall anzupassen. WISO Mein Büro lässt
Ihnen dabei völlig freie Hand: Sie können zum
Beispiel Ihre Listenpreise und Rabatte manuell
nach Belieben anpassen. Auch die Reihenfolge
der Positionen lässt sich problemlos beeinflussen:
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Positionen
bearbeiten“ klicken, stehen Ihnen alle erforderlichen
Änderungsoptionen zur Verfügung: So
können Sie ...
A leere Positionen einfügen,
A entbehrliche Positionen löschen,
A vorhandene Positionen kopieren und an anderer
Stelle einfügen und
A Positionen beliebig nach oben und unten
verschieben.
Nachdem Sie Ihr erstes Angebot ausgedruckt oder
auf elektronischem Weg verschickt haben, finden
Sie es in der Überwachungsliste unter „Vorgänge –
Angebote“ wieder.
A 2. Auftragsbestätigung schreiben
Von dort aus können Sie Ihr fertiges Angebot jederzeit
per Doppelklick öffnen und editieren, falls die
anschließenden Verhandlungen zu Änderungen
am ursprünglichen Angebot führen. Sobald die
endgültige Einigung erzielt ist, wandeln Sie die letzte
Fassung Ihres Angebots im Handumdrehen in eine
Auftragsbestätigung um. Dazu klicken Sie in der
Angebotsliste mit der rechten Maustaste auf den
betreffenden Vorgang und wählen im Kontextmenü
den Befehl „Auftragsbestätigung anzeigen“:
Vom Angebot zur Auftragsbestätigung:
gut versteckt – aber leicht zu erreichen
12 Spezial Wiso Mein Büro
Eine Auftragsbestätigung ist zwar nicht unbedingt
nötig: Indem Sie Ihrem Geschäftspartner eine Zusammenfassung
der getroffenen Vereinbarungen
schriftlich zukommen lassen, sorgen Sie jedoch
im Interesse aller Beteiligten für mehr Transparenz.
Eventuelle Missverständnisse können auf diese
Weise frühzeitig ausgeräumt werden.
Bitte beachten Sie: Das automatisch erzeugte
Bestätigungsschreiben ist bis auf die geänderte
Überschrift („Auftragsbestätigung“) identisch mit
der letzten Fassung Ihres Angebots. Bei Bedarf
öffnen Sie das Angebot vor dem Umwandeln in
eine Auftragsbestätigung noch einmal und passen
auch den Einleitungs- und Schlusstext inhaltlich an
(z. B. „... wir danken Ihnen für Ihren Auftrag, den wir
hiermit gern bestätigen: ...“). Sie können für diesen
Zweck im Menü „Stammdaten – Textbausteine
u. Vorlagen“ sogar einen separaten Textbaustein
anlegen.
A 3. Rechnung schreiben
Nachdem Sie den Auftrag erledigt bzw. die Lieferung
zusammengestellt haben, wandeln Sie Ihr Angebot
im Handumdrehen in eine Rechnung um: Zu
diesem Zweck markieren Sie den in der Angebotsliste
als „offen“ gekennzeichneten Vorgang und
rufen über das Kontextmenü oder die Schaltfläche
„Weitere Funktionen“ den Befehl „ Rechnung
erstellen“ auf:
Mit zwei Mausklicks vom Angebot zur Rechnung
Daraufhin wird das Angebot mit der Kennzeichnung
„Auftrag generiert“ versehen und zugleich die fertige
Rechnung angezeigt. Inhaltlich ist sie identisch
mit dem Angebot und der Auftragsbestätigung. Sie
brauchen die Rechnung nur noch auszudrucken
und per Post, E-Mail oder Fax zu verschicken. Anschließend
finden Sie die automatisch generierte
Rechnung in der Übersichtsliste unter „Vorgänge
– Rechnungen“.
A 4. Lieferschein erstellen
Auf Grundlage der Rechnung wiederum erzeugen
Sie bei Bedarf per Mausklick den dazugehörigen
Lieferschein. Zwar ist der Versand von Lieferscheinen
bei Dienstleistungen meistens entbehrlich.
Wer jedoch Waren verschickt oder zum Kunden
mitnimmt, wird die mühelose Lieferschein-Produktion
mithilfe von WISO Mein Büro zu schätzen
wissen: Unter „Vorgänge – Rechnungen“ klicken
Sie in der Rechnungstabelle mit der rechten Maustaste
auf den betreffenden Vorgang und rufen im
anschließenden Kontextmenü den Befehl „Lieferschein
Seitenvorschau“ auf. Alternativ können Sie
das Dokument mithilfe der Funktion „Lieferschein
drucken“ ohne Umwege direkt zu Papier bringen:
So erstellen Sie einen Lieferschein auf Rechnungsbasis.
Inhaltlich ist der Lieferschein mit der Rechnung
weitgehend identisch. Selbst die Nummerierung ist
gleich. Lediglich die auf dem Warenbegleitschein
entbehrlichen kaufmännischen Angaben wie
Preise, Mehrwertsteuer sowie die Zahlungs- und
Lieferbedingungen fehlen.
A 5. Zahlungserinnerungen
Das letzte Glied in der klassischen Kette kaufmännischer
Korrespondenz sind die manchmal leider
unvermeidlichen Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Auf Grundlage Ihrer individuellen Zahlungsbedingungen
überwacht WISO Mein Büro im Hintergrund
ständig, ob eine Zahlung zwischenzeitlich
überfällig geworden ist. Eine Woche später legt das
Programm automatisch eine Zahlungserinnerung
an. Ist daraufhin kein Zahlungseingang zu verzeichnen,
folgen im Wochentakt bis zu drei weitere
Mahnungen.
Sie finden die fertigen Mahnschreiben im Arbeitsbereich
„Finanzen“. Die Funktionsweise des Mahnmoduls
wird auf den folgenden Seiten genauer
beleuchtet.

7. So behalten Sie Ihre Finanzen im Griff
Was nützen die beste Auftragslage und die komfortabelste Auftragsverwaltung, wenn letztlich
die Kundenzahlungen ausbleiben? Damit Sie rechtzeitig zu Ihrem Geld kommen, gleicht
WISO Mein Büro die Zahlungseingänge auf Ihren Konten ständig mit Ihren offenen Ausgangsrechnungen
ab und weist sie rechtzeitig auf überfällige Forderungen hin. Außerdem erstellt das
Programm auf Mausklick Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
WISO Mein Büro denkt mit: Sämtliche Zahlungen,
die auf Ihrem Online-Bankkonto eintreffen, werden
automatisch mit Ihren offenen Forderungen abgeglichen:
A Sobald Sie unter „Finanzen – Zahlungen Bank/
Kasse“ Ihr Girokonto ausgewählt,
A auf die Schaltfläche „ Umsätze abrufen“
geklickt und Ihre PIN eingegeben haben,
A stellt das Programm die Verbindung zum Bank-
Server her,
A holt Ihren aktuellen Online-Kontoauszug ab und
A startet anschließend den Zuordnungsassistenten.
Findet das Programm Gutschriften mit namentlichen
oder betragsmäßigen Übereinstimmungen
zu fälligen Rechnungen, wählt es die Kategorie
„Zahlung von Kunden“ und macht einen Zuordnungsvorschlag:
Passt: WISO Mein Büro verknüpft Einzahlungen mit
offenen Forderungen.
A Konsequente Kontoüberwachung
Um die Zuordnung zu akzeptieren, brauchen Sie
nur auf „ OK“ zu klicken. Trifft der Vorschlag
ausnahmsweise einmal nicht zu, genügt ein Mausklick
auf die Schaltfläche „Rechnung/Kundenkonto
suchen“, um den richtigen Vorgang aus der Liste
offener Rechnungen auszuwählen.
Stimmen Rechnungsbetrag und Überweisungs-
gutschrift im Einzelfall einmal nicht überein, nimmt
das Programm blitzschnell einen Abgleich vor und
macht Vorschläge, wie Sie mit der Differenz umge-
hen können. Zum einen besteht die Möglichkeit,
die Rechnung als „teilweise bezahlt“ einzustufen:
Der Vorgang wird dann weiterhin als offener Posten
geführt und bei nächster Gelegenheit angemahnt.
Sie können die Forderung aber auch als erledigt
einstufen: In dem Fall wird die Differenz wahlweise
als Skonto oder Bankgebühr behandelt.
Ganz gleich, auf welche Weise Sie die Verknüpfung
zwischen Zahlungen und offenen Forderungen
SPARBUCH-TIPP
Alternative: Halbautomatischer
Forderungsabgleich
Auch wenn Sie auf das Onlinebanking und die
dort eingebaute Buchungsautomatik verzichten,
ermöglicht Ihnen WISO Mein Büro einen bequemen
Abgleich zwischen Zahlungseingängen und
Auftragsverwaltung. Auf welche Weise Sie die
Zuordnung vornehmen, überlässt die Software
Ihnen. Am einfachsten ist es, bezahlte Rechnungen
im Arbeitsbereich „Vorgänge – Rechnungen“
zu erfassen:
A Mit einem Rechtsklick auf den bezahlten Vorgang
rufen Sie in der Rechnungsliste das Kontextmenü
auf,
Erledigt: So markieren Sie Forderungen als „bezahlt“.
herstellen: Sie bauen damit nicht bloß eine Brücke
zwischen der Auftragsverwaltung und Ihren
Finanzkonten. Vielmehr erledigt das Programm im
Hintergrund für Sie zugleich die ordnungsgemäße
steuerliche Buchführung – und zwar sowohl für die
Gewinnermittlung (Einnahmenüberschussrechnung
= EÜR) als auch für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen
und Umsatzsteuererklärung: Schließlich
haben Sie ja bereits in der Artikeldatenbank
A klicken auf den Befehl „Rechnung auf vollständig
bezahlt setzen“,
A bestätigen die folgende Kontrollfrage des Programms
mit „Ja“ und
A geben an, auf welchem Konto oder in welcher
Kasse die Zahlung eingegangen ist.
A Mit „ OK“ schließen Sie die Eingabe ab.
Wenn Sie daraufhin in den Arbeitsbereich
„Finanzen – Zahlungen Bank/Kasse“ wechseln
und das betreffende Konto aufrufen, finden Sie
dort eine automatisch angelegte Buchung vor:
Bis auf die Belegnummer sind darin bereits alle
wichtigen Angaben gemacht.
Zusatztipp: Handelt es sich nur um eine Teil-
zahlung, können Sie den Vorgang auch manuell
im Arbeitsbereich „Finanzen – Zahlungen Bank/
Kasse“ vornehmen: Dort ...
A aktivieren Sie die Bargeldkasse oder das Girokonto,
auf dem die Einzahlung eingegangen ist,
A klicken auf „ Neu Einnahme“,
A geben den Auftraggeber, den Buchungstext und
den Betrag ein und
A wählen die Kategorie „Zahlung vom Kunden“.
A Daraufhin blendet das Programm die zusätzliche
Schaltfläche „Rechnung/Kundenkonto suchen“
ein, sodass Sie die Zuordnung mit wenigen Mausklicks
vornehmen können.
SparbuchMagazin 13

oder spätestens bei Rechnungstellung den pas-
senden Umsatzsteuersatz ausgewählt. Einzelheiten
entnehmen Sie dem Abschnitt „Buchführung per
Mausklick“ auf Seite 74 dieses Workshops.
A So behalten Sie offene Posten im Blick
Leider gibt es in der betrieblichen Praxis nicht nur
vollständig und fristgerecht bezahlte Rechnungen.
Deshalb überwacht WISO Mein Büro den Zahlungsstatus
jedes einzelnen Vorgangs automatisch
anhand des Rechnungsdatums, des aktuellen Datums
sowie der Zahlungseingänge auf Ihrem Bankkonto
oder in der Kasse. Mithilfe dieser Angaben
behält das Programm Ihre Außenstände im Blick,
erinnert Sie rechtzeitig an fällige Mahnungen und
bereitet versandfertige Mahnschreiben vor.
Sie erkennen den aktuellen Zahlungsstatus Ihrer
Ausgangsrechnungen anhand farbiger Symbole
am linken Tabellenrand der Rechnungsliste im
Arbeitsbereich „Vorgänge – Rechnungen“. Die
Symbole haben folgende Bedeutungen:
A Ein blauer Pfeil vor
einer Zeile besagt, dass
die Rechnung zwar schon
erfasst, aber noch „nicht
ausgedruckt“ und per
Post oder auf andere
Weise an den Kunden
geschickt worden ist.
A Bei einem gelben Punkt
Statussymbole
wird die „Zahlung erwar-
im Sixpack
tet“: Die Rechnung ist
auf dem Weg zum Kunden und die eingeräumte
Zahlungsfrist ist noch nicht abgelaufen.
A Ein roter Punkt weist Sie darauf hin, dass die
„Zahlung überfällig“ und der Kunde in Verzug ist.
A Ein rotes Ausrufezeichen besagt, dass nun auch
die (standardmäßig einwöchige) Anstandsfrist abgelaufen
und somit eine Zahlungserinnerung bzw.
die erste „Mahnung fällig“ ist.
A Sobald der Rechnungsbetrag in voller Höhe eingetroffen
ist, bekommt der Vorgang einen grünen
Punkt: „Zahlung erfolgt“.
A Erweist sich ein Kunde am Ende des Mahnverfah-
14 Spezial Wiso Mein Büro
rens als zahlungsunfähig, können Sie dem Vorgang
den Zahlungsstatus „uneinbringbar“ zuordnen.
Die Rechnung bekommt dann einen schwarzen
Punkt. Dazu öffnen Sie die fragliche Rechnung
per Doppelklick und wechseln zum Register „Eingabemaske“:
Dort finden Sie das Auswahlfeld
„Zahlungsstatus“.
Mit einem Mausklick auf den Spaltenkopf in der
Symbolspalte sortieren Sie Ihre Rechnungsliste
blitzschnell nach dem aktuellen Zahlungsstatus.
Praxistipp: Falls Sie eine druckreif aufbereitete
Liste Ihrer fälligen Forderungen benötigen (zum
Beispiel in Vorbereitung eines Bankgesprächs),
werden Sie die „Offene-Posten-Listen“ im Menü
„Finanzen“ zu schätzen wissen. Sie können diese
Berichte nach unterschiedlichen Kriterien sortieren
und aufbereiten lassen.
A Multifunktionale Mahnvorschläge
Die vorbereiteten Zahlungserinnerungen finden Sie
im Arbeitsbereich „Finanzen – Mahnungen“:
HINTERGRUND
Die Mahnung – das unbekannte Wesen
In welcher zeitlichen Abfolge Sie wie viele Mah-
nungen schreiben, entscheiden Sie selbst. Und ob
Sie Ihre Erinnerungsschreiben als Mahnungen oder
Zahlungserinnerungen bezeichnen, macht rechtlich
keinen Unterschied und bleibt ebenfalls Ihnen
überlassen.
WISO Mein Büro unterstützt von Hause aus das
klassische vierstufige Mahnwesen, weil es in vielen
Branchen immer noch zum guten Ton gehört. Zwingend
erforderlich ist es nicht: Denn der Schuldner
einer Geldforderung gerät sofort in Verzug, wenn
Sie den Zahlungstermin von vornherein nach dem
Kalender bestimmen (z. B. „Zahlbar bis spätestens
15. Juni 2009“). Fehlt diese Angabe, tritt der Verzug
spätestens 30 Tage nach Fälligkeit ein. Fällig ist
eine Rechnung grundsätzlich sofort. Geschäftsleute
müssen auf die Verzugsautomatik noch nicht einmal
A Über das Kontextmenü (rechter Mausklick auf die
gewünschte Mahnung) oder per Mausklick auf die
Schaltfläche „ Weitere Funktionen“ können
Sie die entweder gleich aus der Listenansicht heraus
„Drucken“ oder sich das Dokument zuvor am
Bildschirm anzeigen lassen („Seitenvorschau“):
A In der „Seitenansicht Mahnung“ kontrollieren Sie
den Inhalt der vorbereiteten Zahlungserinnerung
und wählen den passenden Versandweg (Druck,
Fax, E-Mail, PDF-Export):
Adlerauge: Dem Mahnmodul von WISO Mein Büro
entgeht nichts.
hingewiesen werden. Befindet sich ein Kunde in
Zahlungsverzug, dürfen Sie Mahngebühren und
Verzugszinsen berechnen. Außerdem können Sie
jederzeit das gerichtliche Mahnverfahren und die
Zwangsvollstreckung einleiten.
Tipp: Falls Sie Ihr Mahnwesen straffen wollen, wei-
sen Sie Ihre Kunden unmissverständlich darauf hin,
dass Sie grundsätzlich nicht mehr als eine Mahnung
mit einem genauen letzten Zahlungstermin verschicken.
Am besten verwenden Sie dabei die schlichte
Bezeichnung „Mahnung“ ohne jede Nummerierung.
Aus der Überschrift „Zahlungserinnerung“ oder „1.
Mahnung“ könnte der Empfänger anderenfalls den
unzutreffenden Schluss ziehen, dass noch weitere
Mahnungen folgen. Fragen Sie im Zweifel persönlich
nach, woran die Zahlungsverzögerung liegt
und vereinbaren Sie notfalls angemessen verzinste
Teilzahlungen.

Anruf, Brief oder E-Mail: Das Programm bietet jede
Menge Mahn-Alternativen.
A Mahnungen mit Fingerspitzengefühl
Keine Sorge: Bei den vorbereiteten Zahlungserinne-
rungen und Mahnungen handelt es sich zunächst
einmal um reine Erinnerungsposten. Sie brauchen
also keine Angst zu haben, dass das Programm
Ihrem besten Kunden ungewollt und unbemerkt
eine förmliche Zahlungserinnerung schickt! Ob Sie
fällige Mahnungen tatsächlich drucken, per Fax
oder E-Mail verschicken oder aber den automatisch
erzeugten Eintrag nur zum Anlass nehmen, den
säumigen Kunden telefonisch, mit einer informellen
E-Mail oder einem persönlichen Brief an die Zahlung
zu erinnern, bleibt ganz Ihnen überlassen.
Über das Kontextmenü (rechter Mausklick auf eine
Mahnung) sowie die Schaltfläche „ Weitere
Funktionen ...“ stehen Ihnen in der Mahnliste
jedenfalls sämtliche Kommunikationskanäle auf
Mausklick zur Verfügung:
SPARBUCH-TIPP
Mahnen à la carte
Die vom Programm vorgegebenen Zahlungsbedingungen,
Mahnfristen und Textbausteine
können Sie bei jedem einzelnen Rechnungs- bzw.
Mahnvorgang manuell beeinflussen. Falls Sie die
Voreinstellungen dauerhaft verändern wollen,
Langmut oder kurzer Prozess: Sie haben die Wahl!
Einstellungssache: So passen Sie die Mahngebühren an.
erledigen Sie das im Menü „Stammdaten – Zahlungsbedingungen“:
Sie können von dort aus auch direkt die stan-
dardmäßig verwendeten Textbausteine der
einzelnen Mahnstufen bearbeiten. Die Höhe
der Mahngebühren ändern Sie bei Bedarf unter
„Stammdaten – Meine Firma – Einstellungen –
Grundeinstellungen“:
Übrigens: Falls Sie keine Erinnerungen an fällige
Mahnungen benötigen, setzen Sie einfach ein
Häkchen vor die Option „Mahnwesen deaktivieren“.
Das Programm verschont Sie dann in
Zukunft mit Hinweisen auf offene Posten.
SparbuchMagazin 15

8. Buchführung per Mausklick: „Das ist ja einfach ...“
Zugegeben: Die vorschriftsmäßige Buchführung ist kein wirkliches Vergnügen. Um eine Geheimwissenschaft
handelt es sich aber auch wieder nicht. Das gilt vor allem dann, wenn Sie nicht bilanzieren müssen, sondern
sich mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) begnügen können. Selbst die gefürchteten Abschreibungen
verlieren mit WISO Mein Büro ihren Schrecken.
Die gute Nachricht vorweg: WISO Mein Büro hat
die Einnahmenüberschussrechnung noch weiter
vereinfacht. Je nach buchhalterischen Vorkenntnissen
und Art der Zusammenarbeit mit Ihrem
Steuerberater stellt Ihnen die Software drei unterschiedlich
differenzierte Buchungsverfahren zur
Verfügung:
A Bei „Variante 1“ verzichten Sie ganz auf eine
Kategorisierung Ihrer Geschäftsvorgänge: Sie übergeben
Ihre Buchungen ohne sachliche Ordnung
einfach in chronologischer Reihenfolge an Ihren
Steuerberater. Der sorgt für die „Kontierung“ der
Belege, erledigt die Steuererklärungen und Voranmeldungen
für Sie und stellt Ihnen zusammenfassende
betriebliche Auswertungen zur Verfügung.
A „Variante 2“ orientiert sich am amtlichen Formular
für die Einnahmenüberschussrechnung: In
dem Fall kommen Sie mit rund 20 Buchungskategorien
aus und sparen sich den Umweg über einen
komplizierten „Standardkontenrahmen“. Dieses
Verfahren eignet sich besonders für Freiberufler
und Unternehmer, die ihre Buchführung und Steuererklärungen
ganz alleine oder nur mit punktueller
Unterstützung eines Beraters erledigen wollen.
A „Variante 3“ basiert auf dem umfangreichen Datev-Kontenrahmen
„SKR03“: Bei annähernd 500
Konten schöpfen Sie damit buchhalterisch aus dem
Vollen. Wenn Sie sich für diese Variante entscheiden,
sollten Sie über Buchführungsgrundkenntnisse
verfügen und notfalls auf die Unterstützung eines
Steuerberaters zurückgreifen können.
Die Auswahl der Buchführungs-Variante treffen Sie
unter „Stammdaten – Meine Firma – Einstellungen“
im Abschnitt „Steuereinstellungen“:
Wenn Sie unsicher sind, welche Variante für Sie op-
timal ist, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder
lassen Sie sich von einem kaufmännisch erfahrenen
Kollegen unterstützen.
16 Spezial Wiso Mein Büro
Die Art der steuerlichen Verbuchung legen Sie in
den Firmen-Stammdaten fest.
A So buchen Sie laufende Ausgaben
Mit WISO Mein Büro erledigen Sie den größten
Teil der gefürchteten Buchführung mit wenigen
Mausklicks. Besonders schnell und einfach ist die
Zuordnung von Ausgaben zu den passenden steuerlichen
Kategorien, wenn Sie das Onlinebanking
nutzen: Dazu wählen Sie unter „Finanzen – Zahlungen
Bank/Kasse“ Ihr Girokonto aus und klicken
auf die Schaltfläche „ Umsätze abrufen“.
Daraufhin stellt das Programm eine Verbindung zu
Ihrem Bankserver her. Nachdem Sie Ihre PIN eingegeben
haben, werden sämtliche aktuellen Zahlungsvorgänge
auf Ihren Computer übertragen und
als elektronischer Kontoauszug in WISO Mein Büro
angezeigt. Alle neuen Einnahmen und Ausgaben
sind dort standardmäßig mit einem roten Punkt als
noch „nicht zugeordnet“ gekennzeichnet.
Die meisten anderen Angaben sind bereits erfasst:
Angefangen beim Buchungsdatum, über den
Geldbetrag bis hin zu den Namen von Empfängern
und Auftraggebern. Oft ist sogar der Verwendungszweck
bereits im Klartext angegeben. Im günstigsten
Fall brauchen Sie also nur noch die passende
Steuerkategorie und den richtigen Umsatzsteuersatz
einzutragen. Angenommen, Ihre Telefongesellschaft
hat die Gebühren für Telefon und Internet
abgebucht, dann sieht das zum Beispiel so aus:
A Per Doppelklick auf die Telefonrechnungs-Zeile
öffnen Sie das Dialogfenster „Zahlung“,
A suchen aus der Liste der „Kategorien“ die Ausgabeart
„Porto, Telefon und Büromaterial“ heraus (falls
Sie die passende Steuerkategorie nicht auf Anhieb
sehen, blättern Sie über den Rollbalken einfach
etwas weiter nach unten) und
A wählen aus der Liste der „Steuerschlüssel“ den
richtigen Steuersatz: In diesem Fall ist das „Vorsteuer
19 %“.
Falls Sie Ihre Belege durchnummerieren, füllen Sie
außerdem das Feld „Beleg-Nummer“ aus. Diese
Eintragung ist zwar nicht Pflicht, hat aber viele
Vorteile.
Buchführung im Vorbeigehen dank Zuordnungsassistent.
Bitte beachten Sie: Bei Kategorien, zu denen
Ausgaben mit unterschiedlichen Umsatzsteu-
ersätzen gehören, ist sicherheitshalber der
Steuerschlüssel „Umsatzsteuerfrei (Einkauf)“ voreingestellt.
Zur gemischten Ausgabekategorie
„Porto, Telefon und Büromaterial“ gehören neben
den umsatzsteuerpflichtigen Telefonkosten zum
Beispiel umsatzsteuerfreie Portokosten. Um
keinen Vorsteuerabzug zu verschenken, sollten
Sie also bei jeder Zuordnung überprüfen, ob
der richtige Umsatzsteuersatz ausgewählt ist.
Sofern Sie auf das Onlinebanking verzichten, sind
zwar mehr manuelle Eingaben erforderlich - die
Zuordnungstechnik ist aber die gleiche: Im Arbeitsbereich
„Finanzen – Zahlungen Bank/Kasse“
wählen Sie die Kasse oder das Konto, über das der

SPARBUCH-TIPP
Turbo-Buchführung:
Es geht sogar noch schneller!
Falls Sie auf Belegnummern verzichten und der
voreingestellte Umsatzsteuersatz einer Kategorie
passt (zum Beispiel beim Briefmarkeneinkauf),
können Sie sich den Aufruf des „Zahlung“-Dialogs
sogar ganz sparen: Denn Betriebsausgaben
lassen sich auch direkt über das Kontextmenü
Buchen ohne Eingabemaske: Einfacher geht’s nicht.
HINTERGRUND
Drei-Klassen-Abschreibung
Derzeit gibt es drei verschiedene Abschreibungs-
kategorien:
A Klassische Abschreibung: Wirtschaftsgüter
des Anlagevermögens mit einem Nettoanschaf-
fungspreis von mehr als 1.000 Euro müssen über
die Nutzungsdauer hinweg abgeschrieben werden.
Seit 2009 haben Sie wieder die Wahl zwischen der
linearen Abschreibung (gleichmäßige Verteilung
des Anschaffungspreises auf die Nutzungsdauer)
und der degressiven Abschreibung (Absetzung in
fallenden Jahresbeträgen).
A GWG-Sammelposten: Alle Anschaffungen
der richtigen Steuerkategorie zuordnen: Dazu
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den
betreffenden Zahlungsvorgang, zeigen dann auf
die Menüpunkte „Zuordnen – EÜR-Kategorien
(Ausgaben)“ und klicken schließlich auf die gewünschte
Kategorie: fertig! Das ist Buchführung
mit gerade einmal zwei Mausklicks:
mit einem Nettokaufpreis zwischen 150 Euro und
1.000 Euro müssen jahresweise zu einem einheitlichen
Sammelposten zusammengefasst werden.
Unabhängig von der Nutzungsdauer der einzelnen
Pool-Bestandteile wird der Gesamtwert des Sammelpostens
pauschal über fünf Jahre abgeschrieben
werden – pro Jahr also mit 20 Prozent der Anschaffungskosten.
A Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)/
Verbrauchsgüter (bis 150 Euro): Alle selbstständig
nutzbaren Anschaffungen mit einem Nettokaufpreis
von bis zu 150 Euro dürfen Sie sofort und in voller
Höhe als Betriebsausgabe buchen.
Einkauf bezahlt worden ist, klicken dann auf die
Schaltfläche „ Neu Ausgabe“ und machen
anschließend alle erforderlichen Angaben von
Hand. Die Eingabefelder sind dieselben wie oben
beschrieben.
A Abschreibungsautomatik:
So buchen Sie Anschaffungen
Anschaffungskosten von Wirtschaftsgütern, die
teurer als netto 150 Euro sind, dürfen Sie im Jahr des
Kaufs nicht in voller Höhe als Betriebsausgabe von
Ihren Einnahmen abziehen. Vielmehr müssen die
Anschaffungskosten auf die Nutzungsdauer verteilt
werden. Außerdem müssen Sie ein Anlagenverzeichnis
führen, in dem alle dauerhaft genutzten
Maschinen, Werkzeuge und Einrichtungsgegenstände
aufgeführt sind. Da der Verbleib im Betrieb
je nach Branche und Art der Anlage unterschiedlich
ist, haben die Finanzämter die „betriebsgewöhnliche
Nutzungsdauer“ in sogenannten AfA-Tabellen
festgeschrieben: Demnach wird zum Beispiel ein
Computer normalerweise über drei Jahre abgeschrieben,
ein Pkw über sechs Jahre.
A Drei Fliegen mit einer Klappe
Den Dreikampf von der Bezahlung einer Neuanschaffung
über deren Aufnahme ins Anlagenverzeichnis
bis hin zur Buchung der Abschreibung erledigen
Sie mit WISO Mein Büro in einem Aufwasch.
Angenommen, Sie haben einen neuen Geschäftswagen
gekauft, dann gehen Sie wie folgt vor:
8 Mausklicks: vom Kontoauszug ins Anlagenverzeichnis
(1) Unter „Finanzen –
(2) Zahlungen Bank/Kasse“ wählen Sie das
(3) Konto, über das das Fahrzeug bezahlt worden ist,
(4) öffnen per Doppelklick auf die Überweisung ans
Autohaus den „Zahlung“-Dialog und
SparbuchMagazin 17

(5) wählen dort die Kategorie „Einkauf von Anlage-
vermögen“ aus.
(6) Daraufhin blendet das Programm die zusätzliche
Schaltfläche „Anlagengut zuordnen“ ein.
(7) Ein Mausklick darauf öffnet ein weiteres Dialogfenster,
(8) über das Sie Ihren Geschäftswagen per Mausklick
auf die Schaltfläche „Neues Anlagengut definieren“
ins Anlagenverzeichnis aufnehmen.
Das Anschaffungsdatum und die Nettoanschaf-
fungskosten werden dann automatisch aus dem
Zahlungsvorgang übernommen. Sie brauchen nur
noch die folgenden Angaben zu machen:
A „Nr.“ und eindeutige „Beschreibung“ des neuen
Anlagenguts,
A betriebsgewöhnliche „Nutzungsdauer (Jahre)“ –
bei einem Pkw sind das standardmäßig sechs Jahre
(falls Sie die Nutzungsdauer einer Anschaffung
nicht kennen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit
den drei Punkten, um die AfA-Tabelle aufzurufen),
A „Art des Anlagenguts“ (in diesem Fall „320 Pkw“)
sowie
A „Kategorie der Abschreibung“ (in diesem Fall „Abschreibungen
auf Kfz“).
A „ OK“ schließen Sie die Aufnahme der
Neuanschaffung ins Betriebsvermögen ab und
landen wieder im Dialogfenster „Zahlung“, in dem
Sie den Gesamtvorgang ebenfalls mit „ OK“
beenden.
Übersichtlich: die Stammdatenliste zum Anlagevermögen
Wenn Sie anschließend im Arbeitsbereich „Stammdaten“
Ihr „Anlagenverzeichnis“ aufrufen, finden Sie
Ihren neuen Geschäftswagen in der Liste wieder.
Eine druckreif aufbereitete Version des Anlagenverzeichnisses
können Sie unter „Stammdaten –
Stammdaten Listen“ abrufen. Alles Weitere nimmt
Ihnen die Abschreibungsautomatik von WISO
18 Spezial Wiso Mein Büro
Mein Büro ab: Auf Grundlage des Anschaffungsda-
tums und Ihrer Angaben zur Nutzungsdauer sorgt
das Programm am Jahresende für die korrekten
Aufwandsbuchungen in den Zeilen 24 bis 26 auf
Seite 1 des amtlichen EÜR-Formulars. Außerdem
kümmert sich das Programm darum, dass Ihre Anschaffungen
in das amtliche „Anlageverzeichnis“
aufgenommen werden, das Sie beim Finanzamt
einreichen müssen: Das Programm erzeugt diese
Aufstellung automatisch als Seite 4 der „Einnahmenüberschussrechnung“,
die Sie am Jahresende
über „Finanzen – Steuer-Auswertungen“ erstellen.
Wie Sie Schritt für Schritt Ihre betrieblichen Steuererklärungen
fertig machen und beim Finanzamt
einreichen, können Sie ab Seite 77 dieses Workshops
nachlesen.
A Auch keine Hürde:
GWG und Sammelposten
Geringwertige Wirtschaftsgüter (Nettowert bis 150
Euro) und Sammelposten (Nettowert zwischen 150
Euro und 1.000 Euro) buchen Sie mithilfe von WISO
Mein Büro ebenfalls im Handumdrehen:
A Unter „Finanzen – Zahlungen Bank/Kasse“ wählen
Sie das Konto, über das Sie die Anschaffung
bezahlt haben,
A öffnen per Doppelklick auf die betreffende Überweisung
oder Lastschrift den „Zahlung“-Dialog,
A wählen dort die Kategorie „Einkauf von Anlagevermögen“
aus,
A klicken auf die Schaltfläche „Anlagengut zuordnen“
und dann
A auf die Schaltfläche „ Neues Anlagengut
definieren“.
A Neben der laufenden „Nr.“ tragen Sie eine
aussagekräftige „Bezeichnung“ ein (z. B. „GWG:
Schreibtischstuhl“ oder „Sammelposten 2009:
MM Netbook“).
A Bei GWG beträgt die „Nutzungsdauer“ generell
Mühelos: Sammelposten-Abschreibung mit
WISO Mein Büro
ein Jahr, Sammelposten werden über 5 Jahre ab-
geschrieben.
A Anschließend wählen Sie aus der Auswahlliste
„Art des Anlagenguts“ den Eintrag „Geringwertige
Wirtschaftsgüter bis 150 Euro ...“ bzw. „Geringwertige
Wirtschaftsgüter 150 € bis 1.000 € (Pool)“
A und dann als „Kategorie der Abschreibung“ den
Eintrag „Abschreibungen auf aktivierte, geringwertige
Wirtschaftsgüter“.
A Mit „ OK“ kehren Sie zum „Zahlung“-Dialog
zurück, den Sie mit einem weiteren Mausklick auf
„ OK“ abschließen.
Um die zusammenfassende Buchung der GWGund
Sammelposten-Abschreibungen brauchen
Sie sich nicht zu kümmern: Das erledigt WISO
Mein Büro am Jahresende für Sie. Sie finden die
betreffenden Eintragungen auf Seite 2 des EÜR-
Formulars in den Zeilen 32 („Aufwendungen für
geringwertige Wirtschaftsgüter“) sowie Zeile 33
(„Auflösung Sammelposten“).

9. Mit Sicherheit: Schritt für Schritt zur
korrekten Steuererklärung
Freiberufler und Kleinunternehmer sind verpflichtet, ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben
in Form einer Einnahmenüberschussrechnung offenzulegen. Ab einem Jahresumsatz von 17.500 Euro
kommen außerdem Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Umsatzsteuererklärung hinzu.
Mit WISO Mein Büro erledigen Sie all das in ein paar Minuten. Wir zeigen, wie’s geht.
Beginnen wir mit der Umsatzsteuer-Voranmel-
dung: Gründer müssen dem Finanzamt in den
beiden ersten Jahren einmal im Monat unaufgefordert
mitteilen, wie hoch die Differenz zwischen
eingenommener Umsatzsteuer und selbst gezahlter
Umsatzsteuer (= „Vorsteuer“) im abgelaufenen
Monat war. Der errechnete Betrag (= „Zahllast“)
muss anschließend unaufgefordert ans Finanzamt
überwiesen werden. Wer im Einzelfall mehr Vorsteuer
gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen hat,
bekommt umgekehrt eine Erstattung vom Fiskus.
Ab dem dritten Jahr ist der Wechsel zur viertel-
jährlichen Voranmeldung möglich, sofern die
jährliche Umsatzsteuer-Zahllast nicht höher als
7.500 Euro ist. Meldezeitpunkt ist jeweils der 10.
Tag des Folgemonats. Quartalszahler geben Ihre
Voranmeldungen im April, Juli, Oktober und Januar
ab. Fristüberschreitungen werden mit happigen
Säumnisgebühren bestraft. Praxistipp: Mithilfe
von WISO Mein Büro stellen Sie unter „Finanzen
– Steuer-Auswertungen“ bei Bedarf einen Antrag
auf „Dauerfristverlängerung“. Dem wird vom Finanzamt
normalerweise problemlos stattgegeben.
Dadurch können Sie sich einen Monat länger mit
der Voranmeldung Zeit lassen.
Ganz gleich, ob monatlich oder quartalsweise, mit
oder ohne Fristverlängerung: Für viele Selbstständige
stellt der Gedanke an die nächste Umsatzsteuer-Voranmeldung
eine echte Belastung dar,
manchmal sogar eine Bedrohung. Vielfach muss
sie auf den letzten Drücker am Wochenende erledigt
werden.
A 1. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die gute Nachricht: Sofern Sie die laufenden Zahlungsbewegungen
auf Ihren Bankkonten und in der
Kasse regelmäßig mit WISO Mein Büro kontrolliert
und den passenden Kategorien zugeordnet haben,
ist eine Umsatzsteuer-Voranmeldung binnen weniger
Minuten erledigt! Denn indem Sie Ihre Einnahmen
und Ausgaben den Buchungs-„Kategorien“
zuweisen, legen Sie ganz nebenbei auch den rich-
tigen Umsatzsteuersatz fest. Das geschieht normalerweise
automatisch. Sie brauchen beim Zuordnen
nur darauf zu achten, dass der vorgeschlagene
„Steuerschlüssel“ im Einzelfall auch genauso auf
der Rechnung ausgewiesen ist:
Doppeltes Steuer-Lottchen: Mit einer Buchung
erledigen Sie zwei Steuerpflichten.
Durch die praktische Buchungsautomatik weiß das
Programm jederzeit, wie hoch Ihre Umsatzsteuereinnahmen
während der zurückliegenden Monate
waren und wie viel Umsatzsteuer Sie in diesem
Zeitraum selbst bezahlt haben (= „Vorsteuer“).
Die Differenz stellt die Umsatzsteuer-Zahllast dar,
die Sie dem Finanzamt in Form der Umsatzsteuer-
Voranmeldung unaufgefordert via Internet mitteilen
müssen.
SPARBUCH-TIPP
Probelauf per Elster-Testversand
Sie haben noch keine Erfahrungen mit elektroni-
schen Voranmeldungen? Oder wollen aus technischen
Gründen lieber erst einmal einen Probelauf
durchführen? Kein Problem: Dann setzen Sie
einfach ein Häkchen vor die Option „Extras – Elsterversand
– Testversand“:
Auf diese Weise absolvieren Sie die Meldeprozedur
als Trockenübung: Daten werden nicht übermittelt.
Sie bekommen aber ein Gefühl für die einzelnen
Schritte und gleichzeitig prüft WISO Mein Büro, ob
es eine Verbindung zum Finanzamtsserver herstellen
kann. Während des Testlaufs werden Sie vom
A Die Tastatur macht Pause
In Bezug auf die Bedienung unterscheiden sich
Testlauf und Ernstfall grundsätzlich nicht. Im Normalfall
ist die Sache in höchstens fünf Minuten vom
Tisch: Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung lässt sich
vielfach ganz ohne Tastatureingaben erledigen –
Übermittlung ans Finanzamt inklusive! Nach und
nach klicken Sie ...
(1) auf den Menüpunkt „Finanzen“,
(2) auf „Steuer-Auswertungen“,
(3) auf das Vordruck-Symbol „Umsatzsteuer-Voranmeldung“,
(4) auf „Neue Voranmeldung“,
(5) auf den betreffenden Monat bzw. das Quartal,
(6) auf „OK“,
(7) auf „Ausführen“,
(8) auf „Weiter“ (damit bestätigen Sie die Standard-
Auswahl „Aus Buchungen ermitteln“),
(9) auf das Symbol „Elsterversand“,
(10) auf „Versenden der Daten“,
(11) auf „Weiter“,
(12) auf „Drucken“ (oder „Abbrechen“ wenn Sie keinen
Papierausdruck für Ihre Unterlagen benötigen),
(13) auf „Fertigstellen“ und schließlich
(14) auf „OK“.
Programm wiederholt darauf hingewiesen, dass
keine Daten ans Finanzamt übertragen werden.
Sobald Sie bereit sind, Ihre tatsächliche Umsatzsteuer-Voranmeldung
zu versenden, entfernen Sie
das Test-Häkchen einfach wieder.
Test-Modus: „Ich will doch nur spielen!“
SparbuchMagazin 19

„Und tschüß ...“: Per Elster-Schnittstelle schicken
Sie Ihre Voranmeldung ans Finanzamt.
Probieren Sie es aus: Sofern Sie WISO Mein Büro
Ihre Voranmeldung aus den Buchungen ermitteln
lassen, ist tatsächlich keine einzige manuelle Tastatureingabe
erforderlich!
A 2. Die Umsatzsteuererklärung
Zusätzlich zu den monatlichen oder vierteljährlichen
Voranmeldungen ist nach Abschluss des Geschäftsjahres
eine Jahres-Umsatzsteuererklärung
vorgeschrieben. Die reichen Sie normalerweise zusammen
mit der Einkommensteuererklärung beim
Finanzamt ein. Die Umsatzsteuererklärung erstellen
Sie mithilfe von WISO Mein Büro noch schneller
als die laufenden Voranmeldungen. Sie kommen
mit gerade einmal zehn Mausklicks ans Ziel: Beim
dritten Mausklick wählen Sie „Umsatzsteuererklärung“,
die folgenden vier Schritte entfallen dann.
A 3. Die Einnahmenüberschussrechnung
(EÜR)
Als Selbstständiger müssen Sie Ihren Gewinn eigenhändig
ermitteln und dem Finanzamt einmal im
Jahr im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung
mitteilen: Schließlich will der Staat ja auch seinen
Teil vom Kuchen abhaben. Nicht ins Handelsregister
eingetragene Unternehmen mit einem Umsatz
von bis zu 500.000 Euro und einem Gewinn von bis
zu 50.000 Euro dürfen ihren Gewinn in Form einer
einfachen EÜR ermitteln. Freiberufler kommen
sogar unabhängig von Gewinn- und Umsatzgrenzen
in den Genuss dieser Erleichterung. Vorteile:
Sie müssen keine Bilanz erstellen, können sich die
Bewertung des Anlage- und Umlaufvermögens
sparen und bei der Einkommen- und Umsatzsteuererklärung
kommt es nicht auf den Zeitpunkt der
Rechnungsstellung an, sondern darauf, wann das
Geld tatsächlich auf Ihrem Konto landet.
Sofern Sie Ihre einzelnen Einnahmen und Ausgaben
regelmäßig mithilfe der praktischen Zuordnungs-
20 Spezial Wiso Mein Büro
funktion von WISO Mein Büro den passenden
Buchungskategorien zugewiesen haben, ist der
eigentliche Jahresabschluss schnell erledigt. Über
den Menüpunkt „Finanzen – Steuer-Auswertungen“
rufen Sie das Formular „Einnahmenüberschussrechnung“
auf und lassen die Daten dann
automatisch „Aus Buchungen ermitteln“:
Alles andere als eine Geheimwissenschaft:
die Instant-EÜR
Bitte beachten Sie: Die Steuerformulare von WISO
Mein Büro sind interaktiv: Wenn Sie auf eine Zeile
klicken, wird die Schaltfläche „Details“ eingeblendet.
Mit einem weiteren Mausklick öffnen Sie ein
separates Fenster mit einer Liste aller Buchungen,
aus denen das Programm den endgültigen Betrag
errechnet hat. Falls Sie also einmal unsicher sind,
wie sich die einzelnen Positionen zusammensetzen,
schauen Sie einfach nach, wie das Programm zu
dem angezeigten Wert gekommen ist. Und gleich
noch ein Tipp: Wenn Sie zwischendurch für interne
Zwecke eine EÜR benötigen, können Sie sich den
Umweg über das amtliche Formular sparen: Unter
„Finanzen - Rechnungs- u. Buchhaltungslisten“
SPARBUCH-TIPP
Alternativen: Handarbeit und Outsourcing
Wenn Sie an den von WISO Mein Büro automatisch
ermittelten Werten nachträglich manuelle
Änderungen vornehmen möchten, stellt auch das
kein Problem dar: Jedes einzelne Feld des EÜR-
Formulars ist editierbar: Sie klicken einfach in die
zu ändernde Tabellenzelle und geben den neuen
Betrag per Tastatur ein.
Bitte beachten Sie: Falls Sie das EÜR-Formular
schließen, nachdem Sie eigenhändige Änderungen
oder Ergänzungen vorgenommen haben,
müssen Sie beim nächsten Aufruf des Formulars
die Option „Nicht aus Buchungen ermitteln“ wählen!
Anderenfalls überschreibt das Programm Ihre
vorherigen Eingaben wieder!
können Sie sich eine EÜR in schlichter Listenform
anzeigen lassen.
A EÜR-Formular ausdrucken und
abschicken
Nachdem das Programm das amtliche EÜR-
Formular mit den passenden Daten gefüllt hat
und eventuelle Nacharbeiten abgeschlossen sind,
drucken Sie den Vordruck aus und reichen ihn zusammen
mit Ihren übrigen Unterlagen im Rahmen
der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt
ein. Die mit WISO Mein Büro erzeugten Ausdrucke
werden vom Fiskus anstandslos akzeptiert. Falls
Sie trotzdem die Originalvordrucke verwenden
wollen, können Sie den Formularhintergrund aber
auch ausblenden und die Werte auf die Originalformulare
des Finanzamts drucken. Dafür gibt es
am oberen Rand der EÜR-„Vordruckausgabe“ ein
spezielles Drop-down-Menü („mit Hintergrund“/
„ohne Hintergrund“/„nur Werte“).
A Kongeniale Steuer-Software
Wie Sie gesehen haben, erledigen Sie Ihre betrieblichen
Steuerpflichten mit WISO Mein Büro ohne
großen Aufwand. Ihre private Einkommensteuererklärung
nimmt Ihnen das Programm allerdings
nicht ab: Mit dem WISO Sparbuch gibt es jedoch
eine bewährte Steuersoftware, die den Leistungsumfang
von WISO Mein Büro
optimal ergänzt. Ausführliche
Informationen zum vielfachen
Testsieger WISO Sparbuch
finden Sie in der vorigen
Ausgabe des „SparbuchMagazin“
– und auf der Website
http://www.sparbuch.de/.
Sie möchten Ihre Steuererklärungen doch lieber
einem Profi überlassen? Auch kein Problem:
WISO Mein Büro stellt Ihnen unter „Finanzen
– Steuer-Auswertungen“ eine einfache Steuerberater-Schnittstelle
zur Verfügung. Sie können
den elektronischen „Pendelordner“ wahlweise
im Excel-Format auf einem beliebigen Datenträger
speichern oder direkt per E-Mail an Ihren
Steuerberater schicken. Der findet darin alle
erforderlichen Informationen, die Sie mithilfe des
Programms bereits erfasst haben – angefangen
bei den Ausgangsrechnungen über die Geldbewegungen
auf Ihrem Bankkonto und in der Kasse
bis hin zu den Abschreibungsbuchungen. Der
Steuerberater kann auf diese Weise gleich seines
Amtes walten.

10. FiBu & more: Profi-Werkzeuge aus der WISO-Reihe
Buchhalter, die bei WISO Mein Büro Expertenfunktionen für bilanzierungspflichtige Betriebe
vermissen, finden in der WISO Buchhaltung eine vollwertige und preiswerte FiBu. Die ist zugleich
das Herzstück der betriebswirtschaftlichen Gesamtlösung WISO Kaufmann: Die bewährten
Profi-Werkzeuge lassen keine Wünsche offen.
A WISO Buchhaltung:
Große Freiheit für FiBu-Freunde
WISO Mein Büro ist ganz gezielt auf die Bedürfnisse
von Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden zugeschnitten,
die ihre Auftragsverwaltung und ihre
Buchführungspflichten ohne betriebswirtschaftliche
Spezialkenntnisse erfüllen wollen. Falls Sie
selbst eine kaufmännische Ausbildung oder einen
Mitarbeiter haben, der die Buchführung und den
Jahresabschluss Ihres bilanzierungspflichtigen Unternehmens
erledigt, sind Sie mit der WISO Buch-
WISO Buchhaltung: große Freiheit für FiBu-Freunde
haltung unter Umständen noch besser bedient.
Das Programm ist bereits in der Basisausstattung
auf die doppelte kaufmännische Buchführung
ausgerichtet: Personen- und Kapitalgesellschaften
sowie eingetragene Kaufleute erledigen damit die
laufende Buchführung, ihre Gewinn-und-Verlust-
Rechnung und Bilanz. Freiberufler und nicht
buchführungspflichtige Gewerbebetriebe können
selbstverständlich auch eine einfache Einnahmenüberschussrechnung
erstellen. Die wichtigsten
Highlights der WISO Buchhaltung auf einen Blick:
A Die FiBu erfüllt die Grundsätze ordnungsmäßiger
Buchführung („GoB-geprüft“),
A bietet eine große Auswahl vordefinierter Kontenpläne
(unter anderem SKR03 / SKR04), die nach
Belieben ergänzt oder verändert werden können,
A lässt Ihnen die Wahl zwischen der Soll- und Ist-
Versteuerung,
A enthält ein Kassenbuch zur Verwaltung von Barzahlungen,
A ermöglicht sicheres Onlinebanking inklusive Lastschriften,
A sorgt für die automatische Übernahme aller relevanten
Kontobewegungen in die Offene-Posten-
Verwaltung,
A stellt Ihnen komfortable Assistenten und Buchführungshelfer
zur Seite, die ähnliche oder wiederkehrende
Geschäftsvorfälle blitzschnell erkennen und
fertige Buchungsvorschläge machen,
A ermöglicht elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen,
A erstellt alle handels- und steuerrechtlich erforderlichen
Jahresabschlüsse – einschließlich Bilanz nach
§266 HGB, Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie
Anlagenspiegel,
A erzeugt betriebswirtschaftliche Auswertungen
(BWA) für das interne Controlling und für erfolgreiche
Kreditgespräche bei der Bank und
A sorgt für die optimale Vorbereitung sowie Übergabe
aller steuerrelevanten Daten an den Steuerberater
via Datev-Schnittstelle.
Besonders praktisch: Die Felder der zentralen
Buchungsmaske lassen sich frei definieren. Auf
diese Weise kann jeder Anwender seine Arbeitsumgebung
an die persönlichen Eingabegewohnheiten
anpassen. Außerdem ermöglichen die
Eingabemasken von WISO Buchhalter extrem
schnelle Tastatureingaben: Oft können Sie Buchungen
bereits nach der zweiten oder dritten Eingabe
abschließen – das Programm füllt die restlichen
Felder mit den passenden Standardwerten.
Effektiv, interaktiv und informativ: die Buchungsmaske
des Buchhalter-Hauptbuchs
A WISO Kaufmann – rundum sorglos
Das mächtige Komplettpaket WISO Kaufmann
(149,95 Euro inkl. MwSt.) unterstützt Sie darüber
hinaus in allen wichtigen betrieblichen Funktionsbereichen:
A Das komfortable Verkaufs-Modul ermöglicht
die Pflege von Kunden- und Artikeldaten. Hier erfassen
Sie Ihre Angebote, Aufträge, Rechnungen,
Mahnungen und Gutschriften. Durch Saisonpreise,
Rabattstaffeln und Sonderangebote unterstützt das
Programm Ihre Verkaufsförderung.
A Im Bereich Einkauf pflegen Sie Ihre Lieferanten-
und Artikeldaten. Hier verfügen Sie über eine
Lager-, Bestands- und Inventurverwaltung inklusive
automatischer Bestellvorschläge. Außerdem
behalten Sie Ihre Bestellungen und eingehende
Lieferscheine im Blick.
A Zahlungsverkehr & Controlling: Per Onlinebanking
bezahlen Sie Ihre Lieferantenrechnungen
und überprüfen Ihre Zahlungseingänge. Alle relevanten
Kontobewegungen werden automatisch
in die Buchführung übernommen und mit den
offenen Posten abgeglichen.
A Im Bereich Personal rechnen Sie die Löhne und
Gehälter von bis zu 15 Mitarbeitern ab – inklusive
Onlineübermittlung der Sozialversicherungsmeldungen
und Beitragsnachweise sowie Ausdruck
der Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter.
A Der Leistungsumfang der Finanzbuchhaltung
ist mit der Standardversion von WISO Buchhaltung
identisch.
SparbuchMagazin 21

Software-Zukunft: Anwender setzen Maßstäbe
Experten für noch bessere Computerprogramme sind nicht Software-Architekten, Programmierer,
Designer oder Produktmanager – sondern die Endanwender: Ihnen soll die Software schließlich das
Leben und Arbeiten erleichtern. Bei der Neu- und Weiterentwicklung seiner Büro- und Finanzsoftware
bezieht Hersteller Buhl Data seine Kundschaft deshalb frühzeitig in den Produktionsprozess ein.
Dass Softwarehersteller ihre Produkte gründlichen
Tests unterziehen und die Meinung von Anwendern
einholen, versteht sich von selbst. Immerhin sollen
die Programme ja den Vorstellungen der Benutzer
entsprechen, einfach bedienbar sein und so funktionieren,
wie die Anwender es erwarten. Doch was
genau erwarten sie? Und wie sehen die konkreten
Arbeitsabläufe aus, bei denen Menschen in der
Praxis Computer-Unterstützung benötigen? Um
das herauszufinden, hat Softwarehersteller Buhl
Data ein eigenes Kundenlabor eingerichtet: Dort
kommen die Anwender zu Wort – und zwar nicht
erst als Beta-Tester kurz vor Veröffentlichung neuer
Programmversionen, sondern bereits vor und während
der eigentlichen Entwicklungsphase.
A Hands on!
Probanden finden die Forscher des Kundenlabors
per Zeitungs- oder Newsletter-Anzeige. Das Interesse
ist groß: Schließlich gestalten die Teilnehmer
nicht nur die Software-Zukunft mit. Ganz nebenbei
lernen sie ihre eigene Arbeitsweise besser kennen
und finden sinnvolle Ansatzpunkte, um sie zu optimieren.
Neben Interviews besteht ein Großteil der Arbeit
in der Zielgruppenbeobachtung. Der Hersteller
hört und sieht seinen Kunden bei der Arbeit aufmerksam
zu: Die findet zum einen vor Ort statt, zu
Hause, in Büros, Läden und Werkstätten – an den
Schreibtischen der Anwender. Zusätzlich steht in
der Buhl-Data-Zentrale im Siegerland ein modernes
Usability-Labor zur Verfügung. Dort werden die Ge-
22 Spezial Wiso Mein Büro
Praxiseinsatz: Im Zweifel für den Anwender!
brauchstauglichkeit und die Benutzerfreundlichkeit
innovativer Software-Module standardisierten wissenschaftlichen
Tests unterzogen. Ziel der Gespräche,
Beobachtungen und Versuche ist es, gemeinsam
mit Benutzern, Produktmanagern, Entwicklern
und Designern Anwendungshürden zu erkennen
und sinnvolle Lösungen zu erarbeiten.
Betreut wird das Buhl-Data-„Customer Lab“ von
einem Expertenteam aus dem Bereich Forschung
und Softwareentwicklung. Im Mittelpunkt der Arbeit
steht die unvoreingenommene Befragung und die
genaue Beobachtung von Menschen: „Ob sich ein
klassisches Verfahren angeblich bewährt hat oder
eine neue Idee auf den ersten Blick absurd erscheint,
spielt für uns überhaupt keine Rolle. Entscheidend
sind die Ergebnisse aus dem Kunden-Feedback und
unseren Beobachtungen.“
A Coole Software-Comics
Ganz gleich, ob am Arbeitsplatz oder im Labor: Die
Forscher lassen ihre „Versuchskaninchen“ keinen
Moment aus den Augen. Fotos und Beobachtungsprotokolle
werden anschließend verdichtet und an
Stellwänden visualisiert. Auf Basis dieser Ergebnisse
entwickeln die Experten einen Leistungskatalog,
den sie dann ausgehend von ersten Lösungsskizzen
und Attrappen („Mock-ups“, z. B. von Software-
Dialogen) Schritt für Schritt in immer ausgefeiltere
Modelle umsetzen.
Beispiel Immobilien-Software: Wie sich die zahlrei-
chen Arbeitsschritte einer Nebenkostenabrechnung
schnell und bequem erledigen lassen, zeigt die
folgende Dialog-Attrappe:
Mock-up statt Meckern: „Besser so?“
Aus solchen Attrappen entstehen anschließend
Modelle. Die wiederum werden mit den Anwendern
besprochen, bis ein funktionierender Prototyp fertig
ist. Mit funktionalen Versuchsmodellen wie diesem
können dann bereits intensive Usability-Tests durchgeführt
werden:
Prototyp: auf dem Weg zur intuitiv bedienbaren
Software