Lastenheft ITB 2011

Lastenheft
bezüglich des Standbaus an der ITB in Berlin – Rumänien, in der
Zeitspanne 9-13.03.2011, wie auch zur Durchführung des
Rumänischen Abends
I – Allgemeine Daten
• Zeitspanne: Internationale Tourismusbörse, Berlin, Deutschland, 9-13
März, 2011
• Fach- und Publikumsmesse
• Dimensionen: 611 qm, Halle 11.1, Stand Nr. 105 (Hallenplan beigefügt)
• Anzahl Infotheken: 1 Zentralinfotheke für das Rumänische Ministerium
für Regionale Entwicklung und Tourismus + 44 Infotheken für
Unterausteller
• Externer Veranstalter: Messe Berlin
Gemäß der Regelungen der Messe Berlin ist die zugelassenen Bauhöhe 3,60 m.
Der Standbau für die Halle 11.1 kann am 05.03.2011, 6,00 Uhr beginnen.
Gemäß der Regelung der Messe Berlin, ist es Pflicht durch den Rumänienstand
ein Durchgangsweg freigehalten, der eine Breite vom 3 m haben muss.
II – Dokumente des Anbietrers
(1) Das technische Angebot wird ein technisches Memo erhalten und eine
Skizze des Standes, axonometrisch, tridimensionell, farbig. Es wird
folgendes aufgelistet: die Art der modularen Struktur, Art der
Personalisierung des Standes (Logo, Bildmaterial), alle verwendeten
Materialien, Grafik, andere Elemente wie: Szene, Regale, Bartheke,
Tische auf metalischer Struktur, Stühle aus Metall mit Textilmaterial
bedeckt, Hostessen, etc.
(2) Das Angebot wird folgende Dokumente enthalten:
Zulassunhsbescheinigung, Firmeneintrag beim Handelsregister, Name
der Versicherungsfirma des Anbieters, Kundenportofolio und
Dokumente die die finanzielle Lage des Anbieters bestätigen.
(3) Finanzielles Angebot:
a. Das finanzielle Angebot wird in Euro ausgedrückt.
b. Das finanzielle Angebot wird auch folgende Kosten enthalten:

• Realisierung von Werbemittel
o 2.000 St. Papiertragetaschen, schwarz, bedruckt
zweiseitig mit Logo „ Rumänien – entdecke den Garten
der Karpaten“ und mit Webseite www.rumaenientourismus.de.
Dimensionen: 38 x 13 x 31 cm, ca. 120
g/m schweres Papier
o 200 grüne Äpfel, bedruckt mit Logo Rumänien
o 1.000 Kaffetassen, schwarz, bedruckt mit Logo
Rumänien und Webseite in grün, Dimensionen:
Durchmesser 8 cm, Höhe ca. 10 cm
o 500 St. USB Stiks, bedruckt mit Logo Rumänien und
Webseite in grün, aus Plastik, schwarz. USB Stiks:
Version 2.0, min. 2 GB Kapazität, aus Plastik mit
Deckel, 4,2 x 1 cm. Die USB Stiks werden Fotos wie
auch Infos zu Natur, Kultur und Authentizität in
Rumänien enthalten.
o 500 Regenschirme, schwarz – weiß, aus Polyester, ca.
430 gr. schwer, bedruckt mit Logo Rumänien

o 500 T-Shirts, schwarz, aus Baumwolle, Größen S, M, L
bedruckt mit Logo Rumänien.
Alle Werbemittel werden mit den visuellen Elementen des
Brands bedruckt, gemäß des Brandmanuals und des
Manuals für visuelle Identität des Regional Operationellen
Programms.
• Andere Dienstleistungen wie folgt:
o 100 Flyer, Format A4, mattes Papier, 120 gr, mit allen
Ausstellern aus Rumänien, mit Kontaktdaten

o 500 Flyer, Format A4, farbig, mit dem Titel:
Naturtourismus in Rumänien (mit Infos, Fotos, Logo,
Webseite, Kontaktdaten)
o 500 Flyer, Format A4, farbig, mit dem Titel:
Kulturtourismus in Rumänien (mit Infos, Fotos, Logo,
Webseite, Kontaktdaten)
o 500 Flyer, Format A4, farbig, mit dem Titel: Rumänien
ganz authentisch (mit Infos, Fotos, Logo, Webseite,
Kontaktdaten)
o 7 Hostessen die Deutsch sprechen
o Tabletts, Löffeln, Servietten, Handtücher
o 2 professionelle Kaffeemaschinen, Kaffee für die ganze
Zeitspanne, Kaffeetassen mit Untertassen aus Keramik,
Zucker und Milch
o 2 Wasserspender mit Wasser (ca. 100 l) mit
Plastikbecher
o Orangensaft 50 l
o 500 Weingläser aus Glas
o 1 Geschirrspülmaschine
Alle Werbemittel werden mit den visuellen Elementen des
Brands bedruckt, gemäß des Brandmanuals und des
Manuals für visuelle Identität des Regional Operationellen
Programms.
• Andere Dienstleistungen:
- Wasseranschluss und Konsum
- Elektroanschluss und Konsum
- Tägliche Standreinigung
- Abdeckungen und Abhängungen (gemäß der
Messe Berlin) inklusive Kosten
- Transport von Broschüren und Inventar vom
Münchener Büro zur Messe und Transport der
übriggebliebenen Materialien (ca. 1000 Kg)
nach München
- Realisierung von 5 Fotos, Format A4 mit dem
Rumänienstand
- Einkauf der Parkscheine für das Rumänische
Touristenamt, die das Parken vor der Halle
erlauben
• Als Austeller auf der größten Tourismusmesse, wird auch in
diesem Jahr das schon traditionelle „Rumänienabend“
organisiert. Im Rahmen dieses Events werden Journalisten,

Reiseveranstalter, Persönlichkeiten, Partner der rumänischen
Reiseveranstalter aus anderen Länder, etc. teilnehmen. In
diesem Jahr wird der Event gemeinsam mit allen Ländern die
in der Halle 11.1 ausstellen organisiert (Tschechien, Serbien,
Slowenien, Ungarn und Rumänien). Dafür werden benötigt:
o 10 hohe Tische (bedeckt mit Tischdecke und
Blumendeko)
o Organisierung einer mobilen Garderobe
o Buffet für ungefähr 300 Personen mit traditionellen
rumänischen Speisen
o Notwendige Geschirr und Besteck
o Das Menü wird aus folgendem bestehen: traditionelle
rumänische Speisen wie: kalte und warme Vorspeisen
(Grieben, Auberginensalat, gefüllte Eier, Pate mit
Fleisch und Pilzen, Bohnenpasta, verschiedene Arten
Wurst, Käse, Speck, Krautwickel mit Polenta,
verschieden Arten Saft, 900 Flaschen rumänischer
Wein, weiß und rot, trocken und halbtrocken,
rumänischer Schnaps, Süßspeisen und Strizel)
o Das notwendige Geschirr für ca. 300 Personen
(Weingläser, Teller, Besteck, Servietten, etc.)
o Gestaltung, Realisierung und Versand der Einladungen
zum Rumänischen Abend, wie auch Erstellung einer
Datei mit den Bestätigungen.
III – Technisch - organisatorisches Konzept
(1) Die Projektion und Durchführung des Standes, wie auch der Bau, haben
als Grundlage die Realisierung einer modernen Ambiente und wie auch
die Erschaffung einer modernen Präsentation als Werbung für
Rumänien.
(2) Es werden ganz genau die Regelungen aus dem Brandmanual
eingehalten. Folgende Elemente: Natur, Kultur, Authentizität werden
hervorgehoben. Die predominante Farbe wird grün sein, in
verschiedenen Tönen, gemäß dem Brandmanual.
(3) Die Standstruktur wird eine optimale Funktionalität darbieten,
ebenfalls sollte sie elegant und anziehend sein. Es werden keine
kaputten, gekratzten oder exfolierten Plakate verwendet. Es werden
transparente Bauelemente bevorzugt (aus Plexik oder Glas) um ein so
hell wie mögliches Bild zu erreichen.
Folgendes wird beachtet:

o Fachpublikum (Reiseveranstalter,
Reisebüroexpedienten, Multiplikatoren, Presse,
Investoren)
o Publikum (Naturliebhaber, Aktivtourismus,
Kulturtourismus)
(4) Die entstandenen Räumlichkeiten werden so gut wie möglich
verwendet: Präsentationen, Gesprächstische, Lager, Wege, etc. und
deren Proportionen, so dass die ganze Fläche so gut wie möglich
verwendet wird.
(5) Die Ausstellungsfläche und die Gesprächstische werden mit der Anzahl
der Aussteller korreliert. Infotheken mit integriertem Gesprächstisch
werden bevorzugt.
(6) Die Regelungen der Messe Berlin bezüglich der Distanz zum Boden, wie
auch jede andere Regelung werden strikt eingehalten.
(7) Der Stand wird folgende feste Elemente enthalten:
o Lagern (mit Garderobe, Kleiderbügel, Regale, Spiegel 160
x 50 cm), für ca. 100 Personen während der Messe -
täglich
o 1 Küche ausgestattet mit Kühlschrank für Flaschen,
Müllschlucker (groß), Waschbecken
o 1 VIP Raum (geschlossen) für offizielle Gespräche mit 6
Sesseln, 2 kleine Tische, geschlossene Garderobe. Der
Raum wird Fotos und Blumen dekoriert und wird Türe
haben die absperrbar sein wird (Türe).
o 1 Barthecke für Weinverkostung
o 1 Schild: beinhaltet eine Liste aller Aussteller und deren
Position im Stand, in der Nähe der Infotheke des
Ministeriums postiert
o 1 Hauptinfotheke des Rumänischen Ministeriums für
Regionale Entwicklung und Tourismus, mit 3 Barhocker,
gut signalisiert
o 7 Präsentationsflächen ausgestattet mit Infotheken, min.
1,5 m lang ausgestattet mit Türe, Schloss und Schlüssel,
mit Stromanschluss Innen, mit jeweils 2 Barhocker. Diese
Theken werden mit Bilder/Deko entsprechend der Gegend
ausgestattet.
o 4 distinkte Zonen für Artisten (1 x Musiker, 2 x
Handwerker, 1 x Maler). Es werden 2 mobile Wände zur
Verfügung gestellt, so dass die Handwerker ihre Produkte
drauf vorstellen können. Es werden 3 Tische und 3 Stühle
für die Handwerker und für den Maler zur Verfügung
gestellt, wie auch 4 Stühle für das Quartett. Es wird ein
Podium hergestellt, wo das Quartett täglich performen
kann.

o 44 Infotheken, die auch als Gesprächstisch verwendet
werden können, mit jeweils 2 Barhockern. Jede Theke
wird personalisiert, mit Name und Logo oder Foto des
Ausstellers. Die Infotheken werden modern, beleuchtet
sein, mit neuem modernem Design.
o 20 Tische mit jeweils 3 oder 4 Stühlen
o Für das Wochenende wird ein spezieller Raum vorgesehen
zur Visualisierung von Filmen und ein Atelier für max. 10
Personen.
o Individuelle Grafik (Logo + Name + Foto für jeden
Aussteller auf den Infotheken)
o Logo Rumänien: gut und von weitem sichtbar, gemäß des
Standes und der Halle
o Plasmascreens, DVDs, Fotos, Spots, Audiosystem mit CD
Player mit Boxen, 1 Mikrophon
o Grosse und gut beleuchtete Bilder (Grafik wird zur
Verfügung gestellt)
o Blumendekorationen: elegante Blumendeko für die
Hauptinfotheke, für den VIP Raum, und Blumen für den
Stand
o 2 Glasschüssel für die Äpfel
o Die Einteilung der Infotheken geschieht thematisch. Es
werden 7 Präsentationsebenen gestaltet (außer
Hauptinfotheke die am Eingang positioniert wird):
§� Agrotourismus
§� Naturtourismus
§� Gesundheit und Wellness
§� Aktiv und Abenteuertourismus
§� Rundreisen
§� Städtereisen
§� Badeurlaub
o Diese 7 Regionen werden thematisch dargestellt und
hervorgehoben durch das Erschaffen von ruraler und
naturnaher Atmosphäre, von Gesundheit und Wellness,
mittelalterlicher Städte und Klöster. Es wird
gewünscht: einrichten einer Landschaft aus dem
Donaudelta, mit Schilf, Boot und Fischernetz;
Erstellung eines Miniturms, wie in den mittelalterlichen
Städten, mit Bänken und Straßenlaternen, ein Raum
für Massage und Gesichtsbehandlungen und eine Kirche
mit außen bemalter Malerei
o 2 Handwerker: ein Puppenhersteller und ein Töpfer
werden täglich am Stand Demonstrationen durchführen

o 1 Maler wird für Besucher Portraits herstellen. Für den
Maler wird ein Tisch und Stuhl zur Verfügung gestellt.
o 1 Quartett, das klassische Musik in moderner Form
spielen wird (elektronische Geigen)
(8) Es werden nur neue Bauelemente akzeptiert, modulare Strukturen
(ohne Flecken, ohne Risse, etc.)
(9) Die Theke des Ministeriums wird speziell dargestellt.
(10) Der Name des Landes wird in deutscher Sprache so hoch wie
möglich, gemäß den Regelungen der Messe Berlin.
(11) Es wird eine Person ernannt, die die ganze Zeit für technische
Fragen zur Verfügung stehen wird, wie auch 2 Personen die für
eventuelle Defektionen die ganze Messe zur Verfügung stehen.
(12) Die elektrischen Installationen werden eine perfekte
Funktionalität verweisen, es wir dafür gesorgt, dass genug Licht sein
wird, Fotos werden gut beleuchtet, wie auch der gesamte Stand.
Wasser und Entsorgungsinstallationen werden gemäß den
internationalen Standards sein.
(13) Die Nichteinhaltung des Lastenheftes wird in einem Protokoll
während der Messe eingetragen und kann dazu führen, dass der Preis
nicht ganz bezahlt wird.
(14) Alle Werbemittel werden gemäß dem Brandmanual gemacht, wie
auch abhängig von dem Operationellen Regionalen Programm.
IV – Finanzielle Bedingungen
Das finanzielle Angebot wird auf allen Elementen aus dem Lastenheft
aufgelistet, andere Dienstleistungen, Produkte, jeweils mit dem Wert in Euro.
Das finanzielle Angebot wird den Wert in Euro enthalten, wie auch den Wert
der MWSt. .
V – Wählbarkeit
Der Anbieter ist verpflichtet neben dem Angebot auch folgende Dokumente zu
senden und zwar: Dokumente aus denen folgen soll, dass sein Umsatz im
letzten Jahr mindestens 100.000 Euro war. Ebenfalls, wird ein Anbieter
Dokumente senden die beweisen, dass er mindestens drei ähnliche Stände
(sowohl technisch, als auch finanziell) gebaut hat (Schreiben von Kunden oder
Kopien von Verträgen).

Die Anbieter werden als Beweis einen ähnlichen Vertrag mitbringen, dessen
Wert 64.000 Euro ist, oder drei Verträge mit dem Gesamtwert von 96.500
Euro.
Falls diese Dokumente nicht präsentiert werden, wird der Anbieter
desqualifiziert.