Öffentliches Verfahrensverzeichnis

Öffentliches Öffentliches Verfahrensverzeichnis Verfahrensverzeichnis nach nach § § 4 4 e e Bundesdatenschutzgesetz Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
(BDSG)
I. I. I. Angaben Angaben Angaben zur zur zur verantwortlichen verantwortlichen verantwortlichen Stelle Stelle Stelle (§ (§ (§ 4 4 4 e e e Satz Satz Satz 1 1 1 Nr. Nr. Nr. 11-3
1 3 3 BDSG) BDSG)
1. 1. Name der verantwortlichen Stelle Stellen Stelle
HIS Investmentconsulting Service GmbH
HIS Insurance Service GmbH
HIS Immobilien Service GmbH
2. 2. Leiter der verantwortlichen Stelle und der der Datenverarbeitung
Harald Breinlinger Geschäftsführer
Dipl.-Ing. Klaus W. Posner EDV Leiter
Mark Banholzer Datenschutzbeauftragter
3. 3. Gemeinsame Anschrift Anschrift der der verantwortlichen verantwortlichen Ste Stelle Ste Stelle
llen lle
Bahnhofstrasse 71
78532 Tuttlingen
Phone: +49 7461 9335 0
Fax: +49 7461 9335 44
Web: www.hisgroup.de
II. Angaben zu den Verfahren Verfahren automatisierter automatisierter Verarbeitung Verarbeitung ( ( 4 4 e e S. S. S. 1 1 Nr. Nr. 11-8
1 8 BDSG)
4. 4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung verarbeitung oder oder -nutzung utzung
Analyse und Vermittlung von Finanzierungen, Darlehen und Investments jeglicher Art.
Vermittlung von Produkten und Dienstleistungen der Verbundpartner sowie die Beratung und Betreuung
von Kunden und Nichtkunden in Allfinanzfragen und die Bewerbung von Produkten und Dienstleistungen.
Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen wie im Wesentlichen die
Personal-, Vermittler-, Makler-, Lieferanten- und Dienstleisterverwaltung.
Analyse und Vermittlung von Versicherungsgeschäften im Rahmen von Komposit-, Rechtsschutz-, Unfall,
Kranken- und Lebensversicherungen und aller damit verbundenen Nebengeschäfte.
Durchführung der Speicherung und Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten für eigene Zwecke
sowie im Auftrag und Namen der Gruppengesellschaften gemäß den Dienstleistungsvereinbarungen
innerhalb der Gruppe.
5. 5. Beschreibung der betroffenen Personengruppe un und un
d der diesbezüglichen Daten
Es werden zu folgenden Gruppen, soweit es sich um natürliche Personen handelt, zur Erfüllung der unter
4. genannten Zwecke im wesentlichen die im folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw.
Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:
• Kunden / Versicherungsnehmer / versicherte Kunden / versicherte Personen / Begünstigte / Darlehensnehmer
/ Bürgen (Adressdaten, Kontaktkoordinaten (einschl. Telefon-, Fax- und E-Mail-
Daten), Geburtsdatum, Versicherungsvertragsdaten, Vorversicherungen und -schäden, Auskünfte,
Daten zu Versicherungsleistungen und -risiken, Bankverbindungen, Gutachtern, Gesundheitsdaten,
Betreuungsinformationen einschließlich Kundenentwicklung, Daten zu übernommenen Bürgschaften,
Hypotheken- und Darlehensdaten, Schadendaten, Abrechnungs- und Leistungsdaten)
• Interessenten / Nichtkunden (Adressdaten, Interessengebiete, Angebotsdaten)
• Mitarbeiter, Außendienstmitarbeiter, Bewerber, Auszubildende, Praktikanten, Ruheständler, frühere
Mitarbeiter und Unterhaltsberechtigte (im Wesentlichen Bewerbungsdaten, Angaben zum beruflichen
Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikationen, evtl. Vorstrafen); Vertrags-, Stamm- und
Abrechnungsdaten (Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen,
Name und Alter von Angehörigen soweit für Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Bankverbindungsdaten,
dem Mitarbeiter anvertrauten Vermögensgegenstände); Kontaktinformationen;
Mitarbeiterstatus; Qualifikationen; Mitarbeiterbeurteilungen; Daten zur Personalverwaltung und
-steuerung; Terminverwaltungsdaten; Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle
von Transaktionen sowie der technischen Systeme

• Handelsvertreter / Vermittler / Makler / Agenturen (Adress-, Geschäfts- und Vertragsdaten; Kontaktinformationen;
Auskünfte)
• Lieferanten / Dienstleister / Gutachter / Sachverständige (Adressdaten; Kontaktkoordinaten; Bankverbindungen,
Vertragsdaten; Terminverwaltungsdaten; Abrechnungs- und Leistungsdaten)
• Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen
Zu allen o.g. Personengruppen können Handelsbriefe und Aufzeichnung von Handelsgesprächen zu
Dokumentations- und Beweiszwecken sowie aufgrund handelsrechtlicher Vorschriften digitalisiert
gespeichert werden.
6. 6. Empfänger Empfänger oder oder Kategorien Kategorien von von von Empfängern, Empfängern, denen denen die die Daten mitgeteilt werden
• Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger,
Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden).
• Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (im
Wesentlichen: Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Analysenabteilung, Einkauf,
Marketing, Vertrieb, Telekommunikation und EDV).
• Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen, Kreditinstitute, Versicherungen) entsprechend
§ 11 BDSG.
• Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen), Makler und Versicherungsagenturen
im Rahmen der Vermittlertätigkeit, Verbund-/ gruppenzugehörige Unternehmen soweit
der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem
berechtigten Interesse zulässig ist, sowie zentrale Hinweisstellen der Versicherungsverbände.
7. 7. Regelfristen für die Löschung der Daten
Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen
werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung
erforderlich sind, soweit gesetzlich Aufbewahrungspflichten und -fristen dem nicht entgegenstehen.
Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 4. genannten Zwecke
wegfallen.
8. 8. Geplante Datenübermittlung
Datenübermittlung Datenübermittlung in in in Drittstaaten.
Wir übermitteln Daten nur im Inland.
9. 9. Allgemeine Allgemeine Beschreibung, Beschreibung, die die es es ermöglicht, ermöglicht, vorläufig vorläufig zu zu beurteilen, beurteilen, ob ob die die Maßnahmen Maßnahmen nach nach § § 9
9
zur zur Gewährleistung Gewährleistung der der Sicherheit Sicherheit der der Verarbeitung Verarbeitung angemessen angemessen sind
sind
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um durch uns verwalteten
Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff
unberechtigter Personen zu schützen.
Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend
verbessert.
Im Detail bedeutet dies, dass wir datenschutzrelevante Angaben auf gesicherten Systemen in
Deutschland speichern. Der Zugriff darauf ist nur wenigen befugten Personen möglich, die mit der
technischen oder redaktionellen Betreuung der Systeme befasst sind.