Digitale Postbearbeitung - Oev-symposium.de
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Mo<strong>de</strong>llversuch<br />
„Vernetzte Verwaltung“<br />
Teilprojekt „<strong>Digitale</strong> <strong>Postbearbeitung</strong>“<br />
9. ÖV-Symposium Nordrhein-Westfalen<br />
Ruhrfestspielhaus Recklinghausen<br />
21. August 2008
Mo<strong>de</strong>llversuch <strong>de</strong>s Lan<strong>de</strong>s NRW<br />
„Vernetzte Verwaltung“<br />
„Öffentliche Leistungserbringung in kommunaler<br />
Zusammenarbeit durch vernetzte Verwaltung mit<br />
Hilfe von IT (E-Government)“<br />
Projektstart Juni 2008<br />
Teilprojekt „<strong>Digitale</strong> <strong>Postbearbeitung</strong>“<br />
Gemeinschaftsprojekt mit<br />
Stadt Lippstadt<br />
Stadt Soest<br />
Märkischer Kreis<br />
Kreis Soest<br />
Jürgen Platte - Kreis Soest<br />
21.08.2008<br />
Seite: 2
Vorprojekte<br />
KGSt-Multiklientenstudie „Effizientes E-Government“<br />
Untersuchung <strong>de</strong>r E-Government-Potentiale<br />
Prozessanalysen<br />
Projekt „<strong>Digitale</strong>s Schriftgutmanagement (DSM)“<br />
Untersuchung <strong>de</strong>s gesamten Geschäftsganges<br />
Jürgen Platte - Kreis Soest<br />
21.08.2008<br />
Seite: 3
Erkenntnisse aus <strong>de</strong>r KGSt-Studie „Effizientes E-<br />
Government“ und aus <strong>de</strong>m Erweiterungsprojekt<br />
„<strong>Digitale</strong>s Schriftgutmanagement (DSM)“<br />
Die Aufgabenstruktur und die Leistungs- und Prozessebene von<br />
Kommunen ist in hohem Maße vergleichbar, ein gemeinsames<br />
Vorgehen ist sinnvoll<br />
Die ca. 200 Kernprozesse (hohe Fallzahl, hohe Ressourcenbindung,<br />
hohe Prozessstruktur) <strong>de</strong>r Verwaltungen stimmen in hohem Maße<br />
überein und sind auch in hohem Maße e-government-fähig, sie<br />
bin<strong>de</strong>n 80% <strong>de</strong>r Personalressourcen<br />
E-Government beschleunigt die Prozesse und erhöht <strong>de</strong>n<br />
Kun<strong>de</strong>nnutzen; Einsparungen im internen Prozessbereich von 20 %<br />
und mehr erscheinen durchaus möglich<br />
Jürgen Platte - Kreis Soest<br />
21.08.2008<br />
Seite: 4
Postein- und –ausgang als Rahmenbedingungen<br />
für effizientes E-Government<br />
Die <strong>Postbearbeitung</strong>sprozesse können erheblich verschlankt<br />
wer<strong>de</strong>n<br />
Neben <strong>de</strong>r Kostenreduktion sind auch erhebliche<br />
Qualitätsverbesserungen für Kun<strong>de</strong>n und Mitarbeiter möglich<br />
oft nur geringe Vorgangsunterstützung durch Fachverfahren<br />
vorhan<strong>de</strong>n, zahlreiche Medienbrüche<br />
Erfolg versprechen<strong>de</strong> E-Government-Optionen sind insbeson<strong>de</strong>re<br />
die elektronische Vorgangsbearbeitung und die elektronische<br />
Aktenführung<br />
Zur Realisierung <strong>de</strong>r Potentiale muss langfristig <strong>de</strong>r gesamte interne<br />
Geschäftsgang durchgängig elektronisch abgebil<strong>de</strong>t wer<strong>de</strong>n<br />
Jürgen Platte - Kreis Soest<br />
21.08.2008<br />
Seite: 5
Projektziele<br />
Entwicklung einer organisatorischen und<br />
technischen Lösung für die gemeinsame<br />
Abwicklung <strong>de</strong>s Postein- und –ausganges <strong>de</strong>r<br />
beteiligten Kommunen in digitaler Form.<br />
Die Lösung muss wirtschaftlich und auf an<strong>de</strong>re<br />
Kommunen übertragbar bzw. erweiterbar sein.<br />
Die Lösung muss Grundlage für eine elektronische<br />
Prozessabwicklung gfls. auch in interkommunaler<br />
Zusammenarbeit sein.<br />
Das Projekt soll Meilenstein auf <strong>de</strong>m Weg zum<br />
durchgängigen elektronischen Geschäftsgang sein.<br />
Jürgen Platte - Kreis Soest<br />
21.08.2008<br />
Seite: 6
Geschäftsgang in <strong>de</strong>r „Multi-Kanal-Verwaltung“<br />
Doc<br />
Scann<br />
Scann<br />
Print<br />
FAX<br />
FAX<br />
Kun<strong>de</strong><br />
@<br />
Vertrieb Produktion Distribution<br />
@<br />
Kun<strong>de</strong><br />
E-Doc<br />
Vorgangsbearbeitungssystem<br />
Fachanwendungen<br />
Office-Anwendungen<br />
DMS<br />
Quelle: b.i.t.consult GmbH, Projekt <strong>Digitale</strong>s Schriftgutmanagement<br />
Jürgen Platte - Kreis Soest<br />
21.08.2008<br />
Seite: 7
Kosten–Szenarien für digitale <strong>Postbearbeitung</strong><br />
Berücksichtigt sind nur Kosten für Postein- und –ausgang und Postverteilung, keine Fachprozesskosten<br />
Kosten<br />
Post-<br />
Eingang<br />
Vorgangs-<br />
Bearbeitung<br />
Post-<br />
Ausgang<br />
IST-Prozess<br />
100 %<br />
Post-<br />
Eingang<br />
Vorgangs-<br />
Bearbeitung<br />
Post-<br />
Ausgang<br />
Szenario 4:<br />
<strong>Digitale</strong>r PEingang<br />
105 %<br />
Post-<br />
Eingang<br />
Vorgangs-<br />
Bearbeitung<br />
Post-<br />
Ausgang<br />
Szenario 3:<br />
<strong>Digitale</strong>r PAusgang<br />
72 %<br />
Post-<br />
Eingang<br />
Vorgangs-<br />
Bearbeitung<br />
Post-<br />
Ausgang<br />
Szenario 2:<br />
<strong>Digitale</strong>r PE/PA<br />
77 %<br />
Post-<br />
Eingang<br />
Vorgangs-<br />
Bearbeitung<br />
Post-<br />
Ausgang<br />
Quelle: b.i.t.consult GmbH, Projekt <strong>Digitale</strong>s Schriftgutmanagement<br />
Szenario 1:<br />
DSM<br />
<strong>Digitale</strong>r Postein- und -ausgang im Verbund<br />
Kommune A<br />
Geschäftsprozess A<br />
Geschäftsprozess B<br />
Geschäftsprozess …<br />
<strong>Digitale</strong>r<br />
Post-<br />
Eingang<br />
Kommune B<br />
Geschäftsprozess A<br />
Geschäftsprozess B<br />
Geschäftsprozess …<br />
<strong>Digitale</strong>r<br />
Post-<br />
Ausgang<br />
Kommune …<br />
Geschäftsprozess A<br />
Geschäftsprozess B<br />
Geschäftsprozess …<br />
Jürgen Platte - Kreis Soest<br />
21.08.2008<br />
Seite: 9
<strong>Digitale</strong>r Postein- und -ausgang im Verbund<br />
O<strong>de</strong>r später auch so ?<br />
Kommune A<br />
Geschäftsprozess A von Kommune A<br />
Geschäftsprozess A von Kommune B<br />
Geschäftsprozess A von Kommune …<br />
<strong>Digitale</strong>r<br />
Post-<br />
Eingang<br />
Kommune B<br />
Geschäftsprozess B von Kommune A<br />
Geschäftsprozess B von Kommune B<br />
Geschäftsprozess B von Kommune …<br />
<strong>Digitale</strong>r<br />
Post-<br />
Ausgang<br />
Kommune …<br />
Geschäftsprozess C von Kommune A<br />
Geschäftsprozess C von Kommune B<br />
Geschäftsprozess C von Kommune…<br />
Jürgen Platte - Kreis Soest<br />
21.08.2008<br />
Seite: 10
Projektinhalte / -phasen<br />
genormte Infrastruktur durch Entwicklung von<br />
Regelungen für digitale Postverteilung, z. B.<br />
Aktenplan,<br />
Postverteilungspläne, Verfahrensanweisungen<br />
Berechtigungskonzept,<br />
Standards bei <strong>de</strong>r Zusammenarbeit mit an<strong>de</strong>ren<br />
Verwaltungen<br />
Ausbau Formularservice<br />
Technisches Postein- und –ausgangskonzept<br />
Jürgen Platte - Kreis Soest<br />
21.08.2008<br />
Seite: 11
Projektinhalte / -phasen<br />
Integration <strong>de</strong>r DSM-Prozesse in elektr.<br />
Vorgangsbearbeitung<br />
Integration von Fachprozessen<br />
Konzeption <strong>de</strong>s Digitalisierungsprozesses<br />
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen<br />
Einführungskonzept<br />
Jürgen Platte - Kreis Soest<br />
21.08.2008<br />
Seite: 12
Vielen Dank<br />
für Ihre<br />
Aufmerksamkeit!<br />
Jürgen Platte - Kreis Soest<br />
21.08.2008<br />
Seite: 13
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