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E-Mail-Management in der Praxis ELO Digital Office GmbH

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<strong>ELO</strong> <strong>Digital</strong> <strong>Office</strong> <strong>GmbH</strong><br />

E-<strong>Mail</strong>-<strong>Management</strong><br />

<strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Praxis</strong><br />

Erfüllung rechtlicher und organisatorischer<br />

Anfor<strong>der</strong>ungen<br />

Daniel Mikeleit<br />

<strong>ELO</strong> <strong>Digital</strong> <strong>Office</strong> <strong>GmbH</strong><br />

Produktmanager<br />

d.mikeleit@elo.com<br />

26. Januar 2011<br />

Stuttgart, Schwabenlandhalle


Motivation<br />

zur E-<strong>Mail</strong> Archivierung<br />

• Gesetzliche Vorgaben<br />

• Absicherung <strong>in</strong> juristischen Ause<strong>in</strong>an<strong>der</strong>setzungen<br />

• Technische Notwendigkeit wegen zu großen<br />

<strong>Mail</strong>datenbanken auf den Servern<br />

• Optimierung des Informationsflusses<br />

2


Anfor<strong>der</strong>ungsprofile<br />

• Rechtliche – wozu s<strong>in</strong>d wir verpflichtet<br />

• Organisatorische – welche Prozesse<br />

• Technische – wie umsetzen<br />

• Wirtschaftliche – was haben wir davon<br />

3


Betrachtungen zur Umsetzung<br />

• Anfor<strong>der</strong>ungsprofile<br />

• Arbeitsweise <strong>der</strong> Anwen<strong>der</strong><br />

• Archivierungsmethoden<br />

• Zugriffsarten auf das <strong>Mail</strong>archiv<br />

• Ablagestrukturen & -formate<br />

4


Strategische Herausfor<strong>der</strong>ungen<br />

• Unstrukturierte Arbeitsweisen neu zu organisieren.<br />

• Benutzern dadurch die Arbeit zu erleichtern.<br />

• E<strong>in</strong>haltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben plus<br />

Erfüllung betrieblicher und technischer Belange.<br />

• Auswahl des „richtigen“ Systems<br />

• Genügend Zeit für Analyse und Tests e<strong>in</strong>planen.<br />

5


Szenario 1:<br />

Clientbasierte Postbox-Archivierung<br />

E-<strong>Mail</strong> Client<br />

ArchivClient<br />

<strong>Mail</strong>box<br />

Public Fol<strong>der</strong>s<br />

Repository<br />

• Ke<strong>in</strong>e festen Regeln<br />

• meistens unvollständig<br />

• <strong>in</strong>dividuelle Zuordnung möglich<br />

6


Szenario 2:<br />

Serverbasierte Postbox-Archivierung<br />

<strong>Mail</strong>server<br />

<strong>Mail</strong>box<br />

Public Fol<strong>der</strong>s<br />

ArchivService<br />

Repository<br />

• standardisiertes Regelwerk<br />

• Entlastung des <strong>Mail</strong>servers gewährleistet<br />

• be<strong>in</strong>ahe vollständig – be<strong>in</strong>ahe revisionssicher<br />

• <strong>in</strong>dividuelle Zuordnung nur begrenzt möglich<br />

• Ereignis- und Zeitgesteuerte Archivierung<br />

7


Szenario 3:<br />

Journal-Archivierung<br />

Exchange<br />

<strong>Mail</strong>box<br />

Public<br />

Fol<strong>der</strong>s<br />

Journal<strong>in</strong>g<br />

Service<br />

Journalmailbox<br />

ArchivService<br />

Repository<br />

• Abgriff am <strong>Mail</strong>server, asynchrone Archivierung<br />

• externe und <strong>in</strong>terne E-<strong>Mail</strong>s<br />

• standardisiertes Regelwerk<br />

• nur bed<strong>in</strong>gte Entlastung des <strong>Mail</strong>servers<br />

• absolut vollständig und revisionssicher<br />

• ke<strong>in</strong>e Zuordnung zu Vorgängen<br />

8


E-<strong>Mail</strong> <strong>Management</strong><br />

Lösung Teil 1: Der Weg <strong>in</strong>s Archiv<br />

Mögliche Szenarien:<br />

Clientseitig (<strong>Mail</strong>box)<br />

Serverseitig (<strong>Mail</strong>box)<br />

Journal<strong>in</strong>g<br />

<strong>Mail</strong>box<br />

<strong>Mail</strong>boxen<br />

Gateway<br />

Archiv<br />

<strong>Mail</strong>server<br />

9


E-<strong>Mail</strong> <strong>Management</strong><br />

Lösung Teil 2: Prozess<strong>in</strong>tegration<br />

Geschäftsprozess<br />

Archiv<br />

<strong>ELO</strong><br />

Automation<br />

Services<br />

Datenbankabfrage<br />

10


Systemauswahl –<br />

ECM o<strong>der</strong> Blackbox<br />

• Welche Motivation steht im Vor<strong>der</strong>grund<br />

• Wie ist die generelle IT-Strategie<br />

• Was ist bereits vorhanden<br />

• Langfristige Betrachtung!<br />

12


<strong>ELO</strong>XC<br />

Live<br />

Demo<br />

13


Technische Projektierung<br />

• Aufwandsschätzung<br />

• Ablösen von PST-Files<br />

• Weitere Objekte aus dem Postfach<br />

• Öffentliche Ordner<br />

• Löschen o<strong>der</strong> verl<strong>in</strong>ken<br />

• Was ist mit sogenannten Dubletten<br />

• Langzeitarchivierung, Datensicherungskonzept<br />

14


Projektphasen<br />

1. Workshop / Kickoff<br />

2. Installation Testsystem & Adm<strong>in</strong>schulung<br />

3. Anfor<strong>der</strong>ungsanalyse Fachabteilungen<br />

4. Erarbeitung Archivierungs- & Zugriffskonzept<br />

5. Implementierung<br />

6. Rollout<br />

15


Warum <strong>ELO</strong> XC<br />

• Erfüllung aller Anfor<strong>der</strong>ungen<br />

• LifeCycle <strong>Management</strong><br />

• Effiziente und schnelle Suche nach Inhalten<br />

• Verknüpfung von Informationen<br />

• Universelles Repository statt Insellösung<br />

• Investitionssicherheit<br />

• Prozessbezogener Informationsfluss<br />

16


Ihre Pause<br />

Genießen Sie<br />

Kaffee und Ausstellung<br />

15:05 – 15:35<br />

17


Vielen Dank<br />

für Ihre<br />

Aufmerksamkeit!<br />

…und haben Sie noch Fragen<br />

26. Januar 2011<br />

Stuttgart, Schwabenlandhalle

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