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Fallbeispiel: mecca neue medien GmbH & Co KG Der Jahreswechsel 1995/96 wurde für drei Personen, die sich bereits mit der neuesten Technologie der Medien- Branche beschäftigten, die entscheidende Weichenstellung ihrer beruflichen Laufbahn. Sie erwogen, die unterschiedlichen Schwerpunkte ihrer bisherigen Tätigkeit in einem Unternehmen zusammenzuführen, um eine optimale Symbiose zu erzeugen: ❏ Person A repräsentierte den Visionär und Charismatiker, ❏ Person B symbolisierte den Techniker und Pragmatiker, ❏ Person C verkörperte den Graphiker und Künstler. Anstoß zu diesem Zusammenschluss bildete die Aussicht auf einen Auftrag aus der Biotechnologie: Es galt schwer erklärbare Prozesse multimedial zu visualisieren. Das Triumvirat wollte sich auf dem Feld der Projektdienstleistung betätigen. 1. Zieldefinition Das gemeinsame Ziel wurde folgendermaßen formuliert: Gründung einer selbstständigen Firma mit dem Namen „mecca neue medien“ unter drei gleichberechtigten Partnern mit dem Ziel, Projektdienstleistung anzubieten. Die Projekte sollen die Entwicklung und Produktion von visuellen Medien mit dem Anspruch an Funktionalität, Marktgängigkeit und Ästhetik umfassen. Die anschließend angestrebte Unternehmensfortführung Durch diesen ersten entscheidenden Schritt, ein gemein- wurde zwar bereits zu diesem Zeitpunkt als Wachstumssames Ziel zu formulieren, war die solide Basis für alle phase (Phase 3) und Bestandssicherungsphase (Phase 4) weiteren notwendigen Aktivitäten geschaffen. Die Vi- erkannt, aber zunächst einmal ganz klar vom Projekt sion einer Existenzgründung beginnt meist als nebu- Existenzgründung abgegrenzt. Dennoch konnte das künflöses Etwas. Die Formulierung der Geschäftsidee und tige Unternehmen mecca neue medien in seiner Komple- die konkrete Ein- und Abgrenzung bilden für manchen xität von Anfang an global berücksichtigt werden. Fantasten bereits die erste Hürde, die nicht jeder mit Für jede Phase wurden ganz konkret spezifische Teil- Bravour nimmt. Wenn jedoch das Ziel nicht klar ist, ziele formuliert. Für die Firmengründung musste zu- sind alle anderen Aktivitäten sinnlos. nächst ein Unternehmenskonzept ausgearbeitet werden. Die mecca-Gründer haben aus ihrer noch recht allge- Dabei wurden bereits Berater (Steuerberater, Rechtsanmein gefassten Formulierung eine Zielpyramide (Abb. 1) walt, Notar etc.) hinzugezogen, die helfen konnten, die abgeleitet, die auch bereits ein Phasenkonzept (Abb. 2) gesetzlichen Grundlagen für das Unternehmen zu schaf- erkennen ließ. Der gesamte Komplex mecca neue mefen. Unabhängig davon lief die Akquisition von Kundien wurde in zwei Bereiche gegliedert: denaufträgen, um nach Eintrag ins Handelsregister so- Bereich 1: die Existenzgründung; fort mit der Auftragsabwicklung beginnen zu können. Bereich 2: die Unternehmensfortführung. Zunächst einmal wurde die Existenzgründung als Projekt in die Realität umgesetzt. Darunter wurde jedoch mehr als nur die reine Firmengründung (Phase 1) verstanden. Durch die Eintragung ins Handelsregister ist zwar ein entscheidender Meilenstein erreicht, aber erst anschließend kann eine Geschäftstätigkeit aufgenommen werden. Deshalb wurden die ersten drei Geschäftsjahre mit in das Projekt Existenzgründung einbezogen. Damit hatte man die besonders kritische Startphase in ihrer Bedeutung für die Existenz des Unternehmens entsprechend beachtet, gewürdigt und eingeordnet. Abb. 2: Phasenkonzept Abb. 1: Zielpyramide PROJEKTMANAGEMENT 2/2001 19
20 WISSEN Abb. 3: Risiko systemstruktur PROJEKTMANAGEMENT 2/2001 Alle drei Gründer formulierten schon jetzt gemeinsam die Teilziele der Startphase (Phase 2). Man wollte nicht blauäugig die Dinge auf sich zukommen lassen: ❏ Garantieauslastung: Die Mitarbeiter müssen auf Dauer beschäftigt werden können; ❏ Annahme aller realisierbar erscheinenden Aufträge: Wir wollen mittels der Aufträge wachsen. Kapazität darf keine Restriktion darstellen; ❏ Anwendung der neuesten etablierten Technologien: Die Mitarbeiter agieren immer an der Spitze der technologischen Entwicklung; ❏ Qualitätssicherung und -management als Funktion: Wir wollen von Anfang an ein gelebtes Qualitätsbewusstsein; ❏ Beschränkung auf den deutschen Markt. Durch das für mecca neue medien gewählte Geschäftsfeld der Projektdienstleistung bildet jeder Kundenauftrag für sich ein eigenes Projekt. Es ergab sich demnach die Situation, dass die Existenzgründung zwar als Projekt behandelt wurde, aber innerhalb dessen wiederum einzelne Projekte akquiriert und durchgeführt wurden. Die Methodik des <strong>Projektmanagement</strong>s half mecca neue medien sich zu formieren, andererseits wollte das Unternehmen <strong>Projektmanagement</strong> als Geschäftsfeld nutzen. 2. Organisation Die bevorstehenden Aufgaben galt es nun auf die Beteiligten zu verteilen. Während der Phase 1 (Firmengründung) wurden sehr viele Aktivitäten gemeinsam durchgeführt, so dass noch nicht von einer systematischen Aufgabenverteilung gesprochen werden konnte. Lediglich Teilaufgaben wie Raumbeschaffung oder Entwicklung einer Marketingstrategie lagen schwerpunktmäßig in einer Hand; in welcher, wurde situativ entschieden. Für die Phase 2 (Existenzgründung) wurde folgende organisatorische Aufteilung vorgenommen: ❏ Person A: Personal und Organisation Einkauf und Unterauftragnehmer-Steuerung Öffentlichkeitsarbeit Vertrieb (Internet/Terminalprojekte) ❏ Person B: Finanz- und Rechnungswesen Marketing Hardware Vertrieb (Multimedia/ Computer Based Training) ❏ Person C: Produktion Projektplanung und -controlling Die Leitung der einzelnen Kundenprojekte lag beim Akquisiteur. Für den Kunden gab es nur einen Ansprechpartner: vom Angebot bis zum Projektabschluss. Während der Phase 1 war kein zusätzliches Personal geplant. Man wollte und konnte Unterkapazitäten mit studentischen Hilfskräften abfangen. Ab Phase 2 wurde die Möglichkeit des Personalaufbaus eingeräumt. Dies wurde jedoch bedarfsorientiert und auftragsabhängig entschieden. 3. Risikoanalyse Die Begeisterung und die Euphorie, die bei den Gründern herrschte, konnte sie nicht dazu verführen, alles nur im Sonnenschein zu sehen. Ihnen war bewusst, dass ein steiniger Weg vor ihnen lag, den sie durch eine Risikoanalyse entschärfen wollten. In einem Brainstorming wurden Horrorszenarien kreiert, um die Einflussfaktoren auf das Existenzgründungsprojekt definieren zu können. In der Risikosystemstruktur (Abb. 3) wurden die Erkenntnisse festgehalten. Innerhalb ihres Teams sahen die Gründer keine fachlich-sachlichen Risiken oder Schnittstellenprobleme. Dafür war ihnen bewusst, dass der menschliche Aspekt wegen ihrer unterschiedlichen Charaktere und Mentalitäten ein Risiko darstellte. Genauso wie sich ein Unwetter nicht erst mit Blitz und Donner ankündigt, sondern durch atmosphärische Spannungen, so signalisieren Spannungen im Team Diskrepanzen. Man achtete ganz bewusst auf solche Anzeichen. Während der 2. Phase sollte den vorhandenen und neuen Mitarbeitern besondere Aufmerksamkeit zukommen, damit deren Identifikation mit und Integration in die Unternehmenskultur gewährleistet werden konnten. Man erkannte eine Reihe von Faktoren, die imstande waren, das Existenzgründungsprojekt von außen zu beeinflussen. Diese stellten zwar noch keine Probleme dar, konnten sich aber jederzeit zu solchen entwickeln. Während der Phase 1 wurden folgende Risiken erkannt: ❏ Finanzierungslücken ❏ Infrastruktur ❏ Kunden(des)interesse ❏ Marktentwicklung ❏ Eintragungszeitpunkt ins Handelsregister Für Phase 2 galt in Bezug auf Risiken folgende Aufstellung: ❏ technologische Entwicklung ❏ Know-how-„Klau“ ❏ persönliche Lebenssituation
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