Sonnenstraße 12 - Jobboerse.de

jobboerse.de

Sonnenstraße 12 - Jobboerse.de

Mitglied im

Verband der Immobilienverwalter

Bayern e.V.

KURZPROFIL

Die Warkotsch Immobilien-Management GmbH mit Sitz in München hat sich auf die umfassende

Betreuung von Grundstückseigentümern spezialisiert. Wir verwalten Wohn- und Geschäftshäuser

im süddeutschen Raum. Aus historischen Gründen liegen die von uns verwalteten Immobilien primär

in bayerischen Innenstadtlagen. Wir verwalten Immobilien für Privatpersonen, Firmen,

Wohnungseigentümergemeinschaften und Erbengemeinschaften.

Unser Leistungsspektrum deckt folgende Bereiche ab:

Allgemeine Miethausverwaltung;

Miethausverwaltung für Erbengemeinschaften;

Gewerbeflächen-Management;

Gemeinschaftseigentumsverwaltung (nach WEG);

Sondereigentumsverwaltung (bei vermieteten Eigentumswohnungen).

Wir sind höchste Ansprüche unserer Kunden gewohnt und bieten deshalb proaktives Handeln,

schnelle Reaktionszeiten sowie auf Wunsch spezielle EDV-Auswertungen.

Herr Alexander Warkotsch ist geschäftsführender Gesellschafter der Firma. Er arbeitete mehrere

Jahre als Prüfungsleiter bei einer großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und später als kaufmännischer

Prokurist in einem Software-Unternehmen. Herr Warkotsch ist Diplom-Kaufmann und

Wirtschaftsprüfer amerikanischen Rechts (Certified Public Accountant).

Wir führen mit Ihnen gerne ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Kontakt:

Warkotsch Immobilien-Management GmbH

Herr Alexander Warkotsch

Sonnenstraße 12 ▪ 80331 München

Telefon (089) 555 241

Telefax (089) 550 3564

info@warkotsch.de

www.warkotsch.de


INHALTSVERZEICHNIS

I. Unsere Leistungen im Überblick.................................................................................................................................................... 3

A. Miethausverwaltung _________________________________________________________________________________3

B. Miethausverwaltung für Erbengemeinschaften ___________________________________________________________3

C. Gewerbeflächen-Management _________________________________________________________________________3

D. WEG-Verwaltung ____________________________________________________________________________________4

E. Sondereigentumsverwaltung __________________________________________________________________________4

II. Miethausverwaltung ........................................................................................................................................................................ 4

A. Technische Verwaltung_______________________________________________________________________________5

B. Kaufmännische Verwaltung ___________________________________________________________________________5

C. Vermietungsservice__________________________________________________________________________________6

III. Miethausverwaltung für Erbengemeinschaften............................................................................................................................ 6

IV. Gewerbeflächen-Management........................................................................................................................................................ 7

V. WEG-Verwaltung.............................................................................................................................................................................. 7

A. Grundleistungen ____________________________________________________________________________________7

1. Wirtschaftsplan ....................................................................................................................................................................... 7

2. Jahresabrechnung .................................................................................................................................................................. 8

a) Jahresabrechnung .................................................................................................................................................................. 8

b) Status...................................................................................................................................................................................... 8

c) Einsicht in Unterlagen der Abrechnung .................................................................................................................................. 8

3. Eigentümerversammlung und Niederschrift............................................................................................................................ 8

a) Eigentümerversammlung........................................................................................................................................................ 8

b) Vorsitz und Niederschrift......................................................................................................................................................... 8

4. Hausordnung .......................................................................................................................................................................... 8

5. Überwachen der Verträge der Gemeinschaft ......................................................................................................................... 8

6. Geldverwaltung....................................................................................................................................................................... 8

7. Rechnungskontrolle und -anweisung...................................................................................................................................... 8

8. Buchführung............................................................................................................................................................................ 9

9. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum .............................................................................................................. 9

a) Anwesenheit vor Ort ............................................................................................................................................................... 9

b) Sonderfachleute...................................................................................................................................................................... 9

10. Auftragsvergabe...................................................................................................................................................................... 9

a) Empfehlung............................................................................................................................................................................. 9

b) Klärung.................................................................................................................................................................................... 9

c) Schadensminderung............................................................................................................................................................... 9

d) Laufende Instandhaltung ........................................................................................................................................................ 9

e) Instandhaltungsmaßnahmen aufgrund Beschlussfassung ................................................................................................... 10

11. Überwachung........................................................................................................................................................................ 10

12. Sofortmaßnahmen ................................................................................................................................................................ 10

13. Schlüssel-Bestellungen ........................................................................................................................................................ 10

14. Sicherheitseinrichtungen ...................................................................................................................................................... 10

15. Allgemeine Verwaltung ......................................................................................................................................................... 10

B. Besondere Leistungen ______________________________________________________________________________11

1. Zusatzleistungen................................................................................................................................................................... 11

a) Umfangreiche Baumaßnahmen............................................................................................................................................ 11

b) Beitreibung von Hausgeldforderungen ................................................................................................................................. 11

c) Gerichtliche Auseinandersetzungen ..................................................................................................................................... 11

d) Außerordentliche Eigentümerversammlungen ..................................................................................................................... 11

e) Eigentumsübergänge............................................................................................................................................................ 11

f) Sonstige Leistungen ............................................................................................................................................................. 11

2. Übernahme der Verwaltung.................................................................................................................................................. 11

VI. Sondereigentumsverwaltung ....................................................................................................................................................... 12

VII. Referenzen................................................................................................................................................................................ 13

VIII. Anlagen ..................................................................................................................................................................................... 14

A. Anlage 1: Muster Jahres-Abrechnung (Eigentümer) ______________________________________________________14

B. Anlage 2: Muster Wirtschaftsplan (Eigentümer)__________________________________________________________14

C. Anlage 3: Muster Betriebskostenabrechnung (Mieter) ____________________________________________________14

Seite 2 von 14


I. UNSERE LEISTUNGEN IM ÜBERBLICK

Wir sind auf folgenden Gebieten tätig:

A. MIETHAUSVERWALTUNG

Wir verwalten für Privatpersonen, Firmen und Erbengemeinschaften sowohl Wohnhäuser als

auch Geschäftshäuser als auch gemischt-genutzte Gebäude.

Wir erbringen u.a. folgende kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen

Verwaltungsleistungen:

Kündigung und Neuabschluss von Mietverträgen;

Überprüfung von Mieterhöhungsmöglichkeiten;

Anlage von Mietkautionen;

Zahlungsverkehr mit Mietern und Handwerkern;

Abrechnung der Betriebskosten;

Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der technischen Anlagen;

Vergabe laufender Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und Reparaturarbeiten;

Überwachung der Hausmeister, Reinigungs- und Handwerkerfirmen.

Auf Anfrage erstellen wir kundenspezifische EDV-Auswertungen.

B. MIETHAUSVERWALTUNG FÜR ERBENGEMEINSCHAFTEN

Die Verwaltung von Miethäusern für Erbengemeinschaften erfordert besondere

Fachkenntnisse und außergewöhnliches Fingerspitzengefühl. Der Verwalter muss fähig sein,

die verwaltete Immobilie aus der Sicht der einzelnen Gemeinschaftsmitglieder wahrzunehmen

und für einen fairen Interessenausgleich zu sorgen. Erbengemeinschaften sind unter

rechtlichen Gesichtspunkten nicht auf Dauer ausgelegt, existieren in der Praxis aber zum Teil

über mehrere Jahrzehnte oder gar Generationen hinweg.

Der Verwalter kann in Zusammenarbeit mit anderen Experten (Rechtsanwälte, Steuerberater,

etc.) die Handlungsfähigkeit der Eigentümer optimieren. Langjährige

Entscheidungsprozesse, z.B. über die zukünftige Nutzung einer Immobilie, können zu

erheblichen Einkommensverlusten führen und sollten deshalb durch die Hinzuziehung eines

fachkundigen externen Verwalters vermieden werden.

C. GEWERBEFLÄCHEN-MANAGEMENT

Die Verwaltung von Gewerbeflächen erfordert spezielles Know-how, das man nur durch

langjährige Praxiserfahrung erwerben kann. Der Betreuungsaufwand - v.a. in der Krise - ist bei

gewerblichen Mietern um ein Vielfaches höher als bei Wohnungsmietern.

Wir verwalten für unsere Kunden nicht nur Büroflächen, sondern auch innerstädtische

Verkaufsflächen, die von den bekanntesten Einzelhändlern Deutschlands genutzt werden. Die

Vermietung frei werdender Flächen, die laufende Objektbetreuung sowie das Vertrags-

Management gehören hierbei zu unseren Kernaufgaben.

Seite 3 von 14


D. WEG-VERWALTUNG

Wir verwalten das Gemeinschaftseigentum von Wohnungseigentümergemeinschaften nach den

zwingenden Vorschriften des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG). Der Verwalter hat nach §§

20 ff WEG u.a. folgende Pflichten:

Einberufung von Eigentümerversammlungen;

Durchführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer;

Überwachung der Hausordnung;

Ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums;

Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder;

Aufstellung eines Wirtschaftsplans;

Erstellung der Jahresabrechnung.

E. SONDEREIGENTUMSVERWALTUNG

Wir verwalten vermietete Eigentumswohnungen und bieten u.a. folgende Leistungen an:

Neuvermietung;

Mieterhöhung auf die ortsübliche Vergleichsmiete;

Betriebskostenabrechnung mit dem Mieter;

Überwachung der Mieteinnahmen;

Veranlassung von Reparaturen im Sondereigentum;

Vertretung des Wohnungseigentümers in der Wohnungseigentümerversammlung.

Die Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung sind gesetzlich nicht normiert. Der genaue, vom

Wohnungseigentümer gewünschte Leistungskatalog kann deshalb frei vereinbart werden.

II. MIETHAUSVERWALTUNG

Zum Aufgabenbereich der Hausverwaltung gehören insbesondere:

der Abschluss und die Kündigung von Mietverträgen, die Neuvermietung einschließlich

Mietersuche, die Regelung sämtlicher Angelegenheiten mit den Mietern, die Abnahme und

Übergabe der vermieteten Einheiten bei Mieterwechsel, die Entgegennahme und Anlage von

Mietkautionen entsprechend den gesetzlichen Vorschriften sowie deren Abrechnung nach

Beendigung des Mietverhältnisses;

• die Einziehung der Mieten und Betriebskosten, die Abrechnung der Betriebskosten

gegenüber den Mietern, ggf. die Beitreibung rückständiger Zahlungen. Die gerichtliche

Geltendmachung von Rückständen hat die Hausverwaltung in Abstimmung mit dem Auftraggeber

einem Rechtsanwalt zu übertragen. Gleiches gilt für Kündigungsprozesse;

• Überprüfung von Mieterhöhungsmöglichkeiten, ggf. die Stellung und Durchsetzung von

Mieterhöhungsverlangen, die Wahrnehmung sämtlicher anderer Rechte und Pflichten des

Auftraggebers aus den Mietverhältnissen;

• die pünktliche Zahlung aller das Objekt betreffenden Steuern, Abgaben, Zinsen und sonstigen

Lasten;

• die Überwachung des Versicherungsschutzes für das Objekt, die pünktliche Zahlung der

Versicherungsprämien, die Regulierung eventueller Schadensfälle; bei erheblichen

Prämienunterschieden die Kündigung und der Neuabschluss von Versicherungsverträgen;

• die Vertretung des Auftraggebers im Zusammenhang mit dem Objekt gegenüber allen

Behörden;

Seite 4 von 14


• die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Heizungs-, Sanitär- und sonstigen Anlagen

des Objekts einschließlich des Abschlusses und der Kündigung von Liefer- und Wartungsverträgen

sowie Prüfung und Zahlung der daraus resultierenden Rechnungen;

• die Vergabe der für die laufende Instandhaltung, Instandsetzung und Reparatur des

Objektes erforderlichen Arbeiten, die Rechnungsprüfung und -zahlung. Überschreitet die

voraussichtliche Auftragssumme einen mit dem Hauseigentümer vereinbarten Betrag, hat die

Hausverwaltung wenigstens zwei Angebote einzuholen;

der Abschluss und die Kündigung von Hausmeisterverträgen sowie von Verträgen mit sonstigen

Hilfskräften (z.B. für Haus-, Straßen- und Gehwegreinigung, Außenanlagen). Der Hausverwaltung

obliegt die Überwachung und Kontrolle der Tätigkeiten der Vorgenannten in Bezug auf das Objekt;

• die Überprüfung sämtlicher Forderungen, Rechnungen, Belege u.a. im Zusammenhang mit

dem Objekt auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, ggf. deren Beanstandung;

• die Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen sowie die Ausübung von

Zurückbehaltungsrechten;

• die Information des Auftraggebers über alle wichtigen und/oder ungewöhnlichen

Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Objekt.

Wir orientieren uns ganz an den Bedürfnissen unserer Kunden. Deshalb übernehmen wir auf

Wunsch nur bestimmte Teilaufgaben der Miethausverwaltung. Unser Angebot ist modular

aufgebaut und lässt sich wie folgt gliedern:

A. TECHNISCHE VERWALTUNG

• Wir führen in regelmäßigen Abständen Objektbegehungen durch, um

- die Einhaltung der Hausordnung sicherzustellen (z.B. Freihalten der Fluchtwege),

- mögliche Schadensrisiken festzustellen (z.B. zu klein dimensionierte Gullys),

- präventiv handeln zu können (z.B. Einbau zusätzlicher Drainagen).

• Wir lassen regelmäßig die Funktionsfähigkeit der technischen Einrichtungen

überprüfen, überwachen Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten und übernehmen

bei größeren Umbaumaßnahmen die Projektleitung.

• Wir arbeiten mit sehr zuverlässigen Architekten, Statikern und Handwerkern zusammen, die

in Notfällen auch kurzfristig zur Verfügung stehen. Wir legen bei unseren Partnern größten

Wert auf Termintreue und Qualitätsarbeit.

B. KAUFMÄNNISCHE VERWALTUNG

• Wir übernehmen die gesamte Buchhaltung (Vermögensvergleich oder

Einnahmenüberschuss-Rechnung), wickeln den Zahlungsverkehr mit Mietern und

Handwerkern ab und legen bei Bedarf Liquiditätsüberschüsse für Sie an. Falls Sie

Mietumsätze mit MwSt. tätigen, erstellen wir für Sie die USt-Voranmeldungen und geben

diese fristgerecht beim Finanzamt ab.

• Am Jahresende erstellen wir die erforderlichen Betriebs- und Heizkostenabrechnungen

im Einklang mit der II. BV und der Heizkostenverordnung.

• Wir analysieren Ihre Haus- und Grundstücksrisiken und schließen für Sie bedarfsgerechte

Versicherungen ab.

• Bei Reparaturen und Baumaßnahmen holen wir für Sie Angebote ein, wählen die beste

Alternative aus und überwachen die vertragsgerechte Durchführung der vergebenen

Arbeiten.

Seite 5 von 14


• Bei steuerlichen Fragestellungen (3-Objekt-Grenze, Sachbezug bei Hausmeisterwohnungen,

Vorsteuerabzug bei nur teilweiser USt-pflichtiger Grundstücksvermietung, Bildung einer

Ersatzbeschaffungsrücklage nach § 6b EStG, etc.) greifen wir auf versierte Steuerexperten

zurück, um bereits im Vorfeld steuerliche Probleme auszuräumen.

• Bei Streitigkeiten mit Mietern oder Handwerkern arbeiten wir mit erfahrenen Anwälten

zusammen.

C. VERMIETUNGSSERVICE

• Wir unterstützen Sie bei der optimalen Weitervermietung frei werdender Flächen bzw.

beim Verkauf Ihres Anwesens. Wir erstellen Expertisen für Sie, bewerben Ihr Objekt und

wählen die infrage kommenden Mieter bzw. Käufer aus.

• Wir verfügen über große praktische Erfahrung in der Gestaltung von Mietverträgen und

geben dieses Wissen gerne im Rahmen unserer Vermietungsdienstleistung an Sie weiter.

• Wir sehen uns nicht als reine Vermittler, sondern in erster Linie als Berater, der Sie bei der

optimalen Verwertung Ihrer Immobilien (z.B. durch die Entwicklung von

Vermietungskonzepten) unterstützt.

III. MIETHAUSVERWALTUNG FÜR ERBENGEMEINSCHAFTEN

Grundstückserbengemeinschaften stellen spezielle Anforderungen an die Immobilienverwaltung, da

die Interessen der Gemeinschaftsmitglieder oft stark differieren:

• Ein Mitglied der Grundstückserbengemeinschaft will z.B. den Grundbesitz schnellstmöglich zu

Geld machen, während andere Mitglieder aus steuerlichen Erwägungen die Immobilie aufwerten

und halten wollen. Streitigkeiten sind bei Grundstücksgemeinschaften praktisch immer

vorprogrammiert, vor allem dann, wenn ein Mitglied der Gemeinschaft den Grundbesitz

verwaltet.

• Infolge der gegenseitigen Blockade werden sehr oft wichtige Instandsetzungs- oder

Umbaumaßnahmen unterlassen, was sich langfristig in sinkenden Mieterlösen niederschlägt.

• Um solche Situationen erst gar nicht entstehen zu lassen bzw. wieder zu entschärfen, bietet es sich

an, den Grundbesitz extern verwalten zu lassen.

• Die Hauptaufgabe des externen Immobilienverwalters besteht darin, für einen

Interessenausgleich unter den Gemeinschaftsmitgliedern zu sorgen und die Immobilie zeitnah

einer optimalen Verwendung zuzuführen, damit das Ertragspotenzial langfristig gesichert wird.

• Zudem verfügt der professionelle Immobilienverwalter über Fachkenntnisse, die

Gemeinschaftsmitgliedern oftmals nicht in diesem Umfang zur Verfügung stehen.

• Grundstückserbengemeinschaften sind häufig aufgrund ihrer rechtlichen Form inflexibel. Wir

unterstützen Sie in Zusammenarbeit mit Fachleuten dabei, Ihre Erbengemeinschaft auch auf

gesellschaftsrechtlicher Ebene zu optimieren, um zukünftigen Streitigkeiten vorzubeugen.

Wir führen mit Ihnen gerne ein kostenloses Beratungsgespräch über die Vorteile einer externen

Immobilienverwaltung.

Seite 6 von 14


IV. GEWERBEFLÄCHEN-MANAGEMENT

Wir haben langjährige Erfahrung in der Verwaltung von Gewerbeflächen. Geschäftsräume (Büros,

den, etc.) erfordern ein professionelles Immobilien-Management, da im Vergleich zu Wohnraum

die Mieterfluktuation und damit die Gefahr des Leerstands höher ist. Außerdem ist die Vertragsfreiheit

bei Mietverträgen über Geschäftsräume weniger stark eingeschränkt als bei Wohnungen, so dass der

individuellen Gestaltung des Gewerbemietvertrages große Bedeutung zukommt.

Zu einem professionellen Gewerbeflächen-Management gehören u.a. folgende Tätigkeiten:

• Identifikation potenzieller Mieter, Bewertung des Geschäftskonzeptes, Bonitätsprüfung,

Verhandeln der Mietkonditionen, Vertragsgestaltung;

• Fortlaufende Betreuung des Mieters, Beratung in Krisensituationen, parallele Suche nach

potenziellen Nachmietern, Erarbeiten von außergerichtlichen Lösungen bei

Zahlungsschwierigkeiten;

• Analyse alternativer Nutzungsmöglichkeiten; Durchführung von baulichen Änderungen, um

Altmieter zu halten bzw. Neumieter zu gewinnen;

• Laufende Vertragsüberwachung (Indexklauseln, Staffelmieten, Optionen, automatische

Mietzeitverlängerungen mit Widerspruchsrecht, etc.)

Bei Bedarf schalten wir andere Experten (Architekten, Statiker, Fachingenieure, Makler, Fachanwälte,

Steuerberater, usw.) ein, um unter allen denkbaren Gesichtspunkten optimale Lösungen zu schaffen.

Die von uns verwalteten Einzelhandelsflächen werden von den bekanntesten Einzelhändlern

Deutschlands genutzt. Wir haben unser Ohr immer am Markt und können so das Leerstandsrisiko

minimieren.

Wir erstellen für Sie gerne ein individuelles Angebot.

V. WEG-VERWALTUNG

A. GRUNDLEISTUNGEN

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die unabdingbaren, in den § 27

Absatz 1 und 2 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der

Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange.

1. Wirtschaftsplan

Die Hausverwaltung erstellt einen Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis

der Verteilung je Kosten- bzw. Einnahmeart in Form von Gesamt- und

Einzelwirtschaftsplänen gem. § 28 WEG je Sonder-/Teileigentum. Das Wirtschaftsjahr

ist das Kalenderjahr, sofern nichts anderes geregelt ist.

Die Höhe der Hausgelder wird alljährlich von der Hausverwaltung in Form eines

Wirtschaftsplanes vorgeschlagen. Dieser Wirtschaftsplan ist dem Verwaltungsbeirat zur

Begutachtung und Annahme vor der Beschlussfassung vorzulegen.

Der Verwaltungsbeirat gibt zu dem Wirtschaftsplan schriftlich seine Stellungnahme ab

bzw. zeigt seine Zustimmung durch Gegenzeichnung.

Die Zahlung der Hausgelder ist nach den Bestimmungen der Gemeinschaftsordnung

bzw. den Beschlüssen der Wohnungseigentümer zu leisten.

Seite 7 von 14


2. Jahresabrechnung

a) Jahresabrechnung

Die Hausverwaltung erstellt eine jährliche Abrechnung über die tatsächlichen

Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und

Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum und eventuellen

Sondernutzungsrechten auf Basis der in der Gemeinschaftsordnung oder

sonstigen, durch Vereinbarung/Beschlussfassung der Wohnungseigentümer

bestimmten Verteilerschlüssel.

b) Status

Der Status enthält die Angaben über Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und

Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie die Kontenstände.

c) Einsicht in Unterlagen der Abrechnung

Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur

Einsichtnahme während der Bürozeiten - nach vorheriger Terminvereinbarung -

im Büro der Verwaltung zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen

der Belege in der Eigentümerversammlung.

3. Eigentümerversammlung und Niederschrift

a) Eigentümerversammlung

Die Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt bis zum

Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahres, sofern rechtzeitig

alle Abrechnungsdaten und -unterlagen zur Verfügung stehen.

b) Vorsitz und Niederschrift

Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt die Hausverwaltung

den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsmäßige

Niederschrift der Beschlüsse.

4. Hausordnung

Die Hausverwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/

Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-

/Nutzungsordnungen mahnt die Hausverwaltung bei dem für die Störung

verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des

Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn

die Abmahnung ohne Erfolg blieb. Ein gerichtliches Vorgehen bedarf jedoch

grundsätzlich einer Genehmigung der Eigentümerversammlung durch Beschluss.

5. Überwachen der Verträge der Gemeinschaft

Die Hausverwaltung betreut und überwacht die Leistungen der Vertragspartner der

Eigentümergemeinschaft und schließt insbesondere die zwingend vorgeschriebenen

Versicherungen für die Gemeinschaft ab und überprüft die Versicherungssumme, um

Unterdeckungen auszuschließen.

6. Geldverwaltung

Die Hausverwaltung legt die gemeinschaftlichen Gelder auf Giro- und Anlagekonten

bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach ihrer Wahl getrennt von ihrem eigenen

Vermögen und dem anderer Gemeinschaften an. Sie führt die Konten unter dem

Namen der Eigentümergemeinschaft. Sie verwaltet die Gelder nach den Grundsätzen

eines ordentlichen Kaufmanns.

7. Rechnungskontrolle und -anweisung

Sie führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und

Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.

Seite 8 von 14


8. Buchführung

Die Hausverwaltung richtet eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte

Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt von derjenigen für andere

Eigentümergemeinschaften ein. Diese beinhaltet insbesondere:

• das Führen und Abrechnen von

- Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;

- Einnahmekonten für Erträge;

- Ausgabekonten je Kostenart;

- Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;

- Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung);

- Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen

Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;

• das Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und

Abrechnungsergebnisse;

• das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;

• die Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, das Melden der

Gesamt-Heizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen,

das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-

/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung.

9. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

a) Anwesenheit vor Ort

Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nimmt

die Hausverwaltung eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums

durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und

Ortsterminen vor.

b) Sonderfachleute

Soweit notwendig, zieht sie Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft bei

(z. B. bei Meldungen von Mängeln in einzelnen Wohnungen zur Abklärung,

inwieweit das Gemeinschaftseigentum hierfür kausal verantwortlich ist).

10. Auftragsvergabe

a) Empfehlung

Die Hausverwaltung trifft Empfehlungen bei der Auswahl technischer

Lösungen und wirkt bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen

für das Gemeinschaftseigentum mit.

b) Klärung

Sie klärt Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder- und Gemeinschaftseigentum.

c) Schadensminderung

Sie gibt Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung

und -beseitigung.

d) Laufende Instandhaltung

Die Hausverwaltung leitet die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung

und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen

ein, holt ggf. mehrere Kostenvoranschläge ein und stimmt den Umfang der

Maßnahmen mit dem Beirat ab. Sie vergibt die Aufträge im Rahmen der

laufenden Instandhaltung im Namen und für Rechnung der

Eigentümergemeinschaft, überwacht die Arbeiten und nimmt diese ab.

Aufträge, deren Kosten über eine vorher mit der WEG vereinbarten

Nettosumme hinaus gehen, fallen in der Regel nicht mehr unter die laufende

Seite 9 von 14


Instandhaltung und bedürfen deshalb der Zustimmung der

Eigentümerversammlung.

e) Instandhaltungsmaßnahmen aufgrund Beschlussfassung

Bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, deren Kosten die vorher

mit der WEG vereinbarte Nettosumme übersteigen, vergibt die Hausverwaltung

die Aufträge entsprechend den von der Eigentümerversammlung gefassten

Beschlüssen. Die Hausverwaltung kann sachkundige Personen (Architekten

bzw. Ingenieure) hinzuziehen, soweit dies für die Bewertung und Überwachung

größerer Instandsetzungsarbeiten erforderlich ist. Entstehende Kosten gehen zu

Lasten der Gemeinschaft.

11. Überwachung

Die Hausverwaltung überwacht Termine bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen,

Schlussrechnungen, und mahnt erforderlichenfalls Leistungsrückständige ab.

12. Sofortmaßnahmen

• In dringenden Fällen wie z.B. Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden veranlasst die

Hausverwaltung nach § 27, Abs. 1 Ziffer 3 WEG Sofortmaßnahmen.

• Sie übernimmt die Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden

am Gemeinschaftseigentum.

13. Schlüssel-Bestellungen

Die Hausverwaltung veranlasst die Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus

der Sicherheitsschließanlage für das Sonder-/Teil-/Gemeinschaftseigentum.

14. Sicherheitseinrichtungen

Die Hausverwaltung veranlasst die Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen

durch Handwerker, Sachverständige und den Technischen Überwachungsverein (TÜV)

z.B. betreffend

• die Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter),

• die Aufzüge (Haupt- und Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen),

• die Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen),

• die Lüfter- und CO 2-Anlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden- und Kellerräumen),

• die Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage),

• die kraftbetätigten Garagentore,

• die Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwege,

Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwasserleitungen,

Brandschutztüren, Rauchabzugklappen in den Treppenhäusern etc.

Die Hausverwaltung trifft die Terminvereinbarungen und nimmt die Abrechnung mit

den Beteiligten vor.

15. Allgemeine Verwaltung

Die Hausverwaltung führt den Telefon- und Schriftverkehr mit den

Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten für gemeinschaftliche

Belange, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurde.

Seite 10 von 14


B. BESONDERE LEISTUNGEN

1. Zusatzleistungen

Die Verwaltung erbringt gegen Sondervergütung die nachgenannten zusätzlichen

Leistungen:

a) Umfangreiche Baumaßnahmen

Mitwirkung bei aufwendigen Instandhaltungs-, Instandsetzungs-,

Modernisierungs-, Renovierungs- und Sanierungsmaßnahmen sowie Umbauund

Ausbauarbeiten über den in den Grundleistungen vereinbarten Umfang

hinausgehend (z.B. Überwachung von Handwerkerarbeiten anstelle eines

Architekten), unter dem Vorbehalt der Entscheidung zur Übernahme im

Einzelfall.

b) Beitreibung von Hausgeldforderungen

Durchführung von Hausgeldverfahren nach § 43 WEG, gerichtlichen Klageoder

Mahnbescheidverfahren ohne Einschaltung eines Rechtsanwalts, unter

dem Vorbehalt der Entscheidung zur Übernahme im Einzelfall.

c) Gerichtliche Auseinandersetzungen

Mitwirkung bei behördlichen/gerichtlichen Verfahren, Korrespondenz mit

Anwälten, Gerichten, Sachverständigen, etc.

d) Außerordentliche Eigentümerversammlungen

Vorbereitung, Einberufung und Durchführung von (neben der jährlich

gesetzlich vorgeschriebenen Versammlung) weiteren Eigentümerversammlungen.

e) Eigentumsübergänge

Bearbeitung von allen Eigentumsübergängen, sofern eine Zustimmung der

Hausverwaltung zur Veräußerung notwendig ist.

f) Sonstige Leistungen

Zusätzliche Arbeiten und Leistungen, die zur Zeit nicht vereinbart sind, aber auf

Grund eines zukünftigen Beschlusses der Eigentümer mit Zustimmung der

Hausverwaltung von dieser auszuführen sind, oder, welche der Hausverwaltung

durch den Gesetzgeber nach Abschluss dieses Vertrages aufgegeben werden.

2. Übernahme der Verwaltung

Der Hausverwaltung sind die zur Verwaltung notwendigen Unterlagen insbesondere

sämtliche Protokolle aller bis zur Verwaltungsübernahme durchgeführten

Wohnungseigentümerversammlungen auszuhändigen. Benötigt die Verwaltung weitere

Unterlagen und sind diese in entsprechender Form nicht vorhanden, kann die

Hausverwaltung diese Unterlagen neu erstellen lassen. Die hierbei anfallenden Kosten

(Aufwand und Vergütung) sind von der Gemeinschaft zu tragen.

Findet keine ordnungsgemäße Übergabe durch den Vorverwalter statt und muss die

Hausverwaltung z.B. für abgeschlossene Wirtschaftsjahre Abrechnungen fertigen, im

Zusammenhang mit der Übergabe einen Vermögensstatus erstellen oder nicht

ordnungsgemäß geführte Buchungs- und Verwaltungsunterlagen aufbereiten oder

anmahnen, gehen die damit verbundenen Kosten (Aufwand und Vergütungen) zu

Lasten der Gemeinschaft.

Seite 11 von 14


VI. SONDEREIGENTUMSVERWALTUNG

Die Hausverwaltung übernimmt im Regelfall folgende Aufgaben:

• Die Konto- und Buchführung über alle das Sondereigentum betreffenden Einnahmen und

Ausgaben.

• Erstellung von Nebenkostenabrechnungen für die Mieter entsprechend den jeweiligen

gesetzlichen Vorschriften.

• Erstellung einer Kostenübersicht am Jahresende über alle Kontenbewegungen für den

Eigentümer.

• Einflussnahme auf die Mietpartei bei Verstößen gegen die Hausordnung.

• Jährlich wird eine Hausabrechnung mit einer Übersicht aller Mieteinnahmen und Nachweis aller

Ausgaben, sowohl der umlagefähigen wie der nicht umlagefähigen Kosten erstellt.

• Kündigung und Neuvermietung

Die Hausverwaltung informiert den Auftraggeber unmittelbar bei einer Kündigung des

Mietvertrages und vor dem Neuabschluss eines Mietvertrages. Die Hausverwaltung ist im Falle

einer notwendigen Neuvermietung befugt, diese über eine Immobilienfirma – für den Auftraggeber

kostenlos – durchführen zu lassen.

• Miet- und Erhöhung des Nebenkostenabschlages

Die Hausverwaltung überprüft regelmäßig den vereinbarten Mietzins und kann diesen anheben,

wenn es im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und dem dann gültigen Mietmarkt sinnvoll

und zweckmäßig ist. Die Nebenkostenabschläge können von der Hausverwaltung angehoben

werden, wenn sie nachweislich angepasst werden müssen.

• Mietmahnungen und Rechtsfolgen

Der Hausverwaltung ist berechtigt, rückständige Mietbeträge nach neuer Rechtsprechung unter

Hinzuziehung eines Anwaltes einzuklagen. Die Hausverwaltung informiert den Auftraggeber vor

der Beauftragung eines Anwaltes.

• Reparatur-, Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten

Ohne Rücksprache mit dem Auftraggeber können normale Reparatur und Instandhaltungsarbeiten

von der Hausverwaltung in Auftrag gegeben und bezahlt werden. Hierbei sind die

Gewährleistungsansprüche des Auftraggebers zu beachten.

Bei größeren Reparatur- oder Instandhaltungsmaßnahmen ist der Auftraggeber von der

Notwendigkeit der Arbeiten schriftlich zu informieren.

• Die Hausverwaltung übernimmt auf Wunsch des Auftraggebers zusätzlich folgende Aufgaben:

- die Wahrnehmung der Rechte des Auftraggebers gegenüber ehemaligen und aktuellen

WEG-Verwaltern und Verwaltern des Sondereigentums;

- die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechtes in den WEG-Versammlungen.

Wir orientieren uns ganz an den Bedürfnissen unserer Kunden. So übernehmen wir auch gerne nur

bestimmte Teilaufgaben der Sondereigentumsverwaltung (z.B. Betriebskosten-Abrechnungen mit

den Mietern).

Seite 12 von 14


VII. REFERENZEN

• Sendlingerstr. 37, München

• Sonnenstr. 12, München

• Schwanthalerstr. 7, München

• Landwehrstr. 10, München

• Rosenstr. 1, München

• Am Bergsteig 5, München

• Gabrielenstr. 12, München

• Ludwigsplatz 4-10, Nürnberg

• Kappengasse 1, Nürnberg

• Heinrichsdamm 1, Bamberg

• Hauptstr. 47, Erlangen

• Heuwaagstr. 2, Erlangen

Seite 13 von 14


VIII.

ANLAGEN

A. ANLAGE 1: MUSTER JAHRES-ABRECHNUNG (EIGENTÜMER)

B. ANLAGE 2: MUSTER WIRTSCHAFTSPLAN (EIGENTÜMER)

C. ANLAGE 3: MUSTER BETRIEBSKOSTENABRECHNUNG

(MIETER)

Seite 14 von 14

Weitere Magazine dieses Users
Ähnliche Magazine