Kostensparender Selbstläufer - Inet-Logistics GmbH

wurth.logistics.com

Kostensparender Selbstläufer - Inet-Logistics GmbH

www.wurth-logistics.com

Ausgabe 1/2012

WLP

Würth Logistics Praxisreportage

Wie ein erfahrener Partner den

Arbeitsaufwand für eine

Beschaffungslösung von täglich

drei Stunden auf fast 0 reduziert.

Kostensparender

Selbstläufer

Was braucht jede Organisation, um zu funktionieren

Genau: Abertausende von kleinen

Dingen im Büro. Heute reicht ein Mausklick,

und am nächsten oder übernächsten Morgen

finden Sie auf Ihrem Schreibtisch das Päckchen

mit den bestellten Textmarkern. Oder

dem Druckertoner. Dank hoch spezialisierter

Händler wie Office Depot ist das ganz normal.

Klar: jede Bestellung löst einen vom Office

Depot Logistikteam mit viel Erfahrung gestalteten

Kommissionier- und Lieferprozess aus.

Senkt ein Klick den Lagerstand des betreffenden

Artikels unter eine bestimmte Menge, löst

er gleichzeitig einen Beschaffungsprozess aus:

Eine Purchase-Order geht an den Lieferanten.

Der kommissioniert und versendet die Ware. In

der Office Depot Region „D-A-CH & Benelux“

melden immer mehr Lieferanten solche Transporte

bei Würth Logistics in Chur an. Denn damit

spart der Bürowarenhändler viel Geld und

Zeit.

1


www.wurth-logistics.com Ausgabe 1/2012

Das 31.000 m 2 große Distributionslager

von Office Depot ist ein intralogistisches

Vorzeigeprojekt. Entsprechend intensiv

war und ist das Interesse der Fachwelt,

die Abläufe hier live zu erleben. Die Adolf

Würth KG in Deutschland ist Kunde bei

Office Depot. Ein guter Kunde. Zwischen

dem Handel mit Montage- und Befestigungsmaterial

und dem mit Büroartikeln

gibt es viele Parallelen. Und so besucht

im Frühjahr 2011 eine größere Delegation

von Logistikern des Konzerns aus

Künzelsau die Kollegen in Grossostheim.

Mit dabei ist Jürgen Graf, der für die Logistik

verantwortliche Geschäftsführer.

Perfekter Zufallstreffer

Michael Sauer arbeitet in der Office Depot

Zentrale für die Region D-A-CH und

Benelux. Er optimiert Transporte: „Mein

Chef bat mich, für die Führung durchs

Lager eine Gruppe zu übernehmen. Kolleginnen

und Kollegen aus dem Fach

kennenzulernen ist ja immer inspirierend.

Wir diskutierten natürlich auch

über Ideen und Visionen. Dabei erzählte

ich, dass ich neben meinem „normalen“

Job auch ein neues „Hobby“ habe, die

Beschaffungslogistik. Da meinte Jürgen

Graf, bei Würth gebe es eine interessante

Tochtergesellschaft in der Schweiz, die

seit 10 Jahren an genau diesem Thema

arbeitet. Was er erzählte, weckte meine

Neugier. Zwei, drei Tage später rief mich

Herr Knöpfli an.“

Sauer ist ein erfahrener Logistiker. Der

44-jährige hat sich in verschiedenen

Speditionen vom Lehrling zum Speditionsleiter

hochgearbeitet. Zu seinen Aufgaben

in der Spedition zählte auch die

Betreuung des Kunden Viking-Direkt, einer

Tochtergesellschaft von Office Depot.

15 Jahre lang. „Da kannte ich natürlich

die ganzen Leute recht gut.“ 2007 wurde

dort im Logistikteam die Position „Transportmanager“

neu eingerichtet. „Und

da haben die mal vorsichtig gefragt, ob

ich eventuell „die Seiten wechseln wolle“.

Die Aufgabe klang sehr spannend

und die Zusage fiel mir ausgesprochen

leicht.“ Und wenn er sich gerade nicht

mit logistischen Herausforderungen beschäftigt

Er sei Familienmensch. Eine

tolle Frau. Eine Tochter und einen Sohn,

die beide derzeit mitten in der Pubertät

stecken. Ein Haus. Energie tanke er in

den Urlauben im Caravan. Oder beim

Skifahren. Und bei ausgiebigen Spaziergängen

mit Paul, seinem Labrador.

Hobby

Beschaffungstransporte

Zu seinem neuen Hobby „Beschaffungstransporte“

kam Sauer über Simon

Schmidt. Der schrieb nämlich im Oktober

2010 bei Office Depot seine Diplomarbeit

genau über dieses Thema. „Simon

hat das theoretisch und auch vom

praktischen Ansatz her durchleuchtet.

Er hat uns die Potenziale aufgezeigt.“

Zentrale Aussage: Wer die Transporte

selbst in der Hand hat, kann optimieren.

EXW statt Frei Haus spart. Die Arbeit

war praxistauglich. Sauer nahm

die Inbound-Optimierung ins Visier.

Und Simon Schmidt gleich mit an Bord.

„Das Konzept war und ist ja sein Baby.

Er ist ein heller Kopf und toller Kollege.

Also soll er das doch weiter betreuen.“

2011 machten die beiden sich dran, dieses

Konzept umzusetzen. Sie suchten einen

passenden Dienstleistungspartner.

Die Wahl fiel auf einen mittelständischen

Speditionsverbund. Sie verhandelten zusammen

mit dem Procurement mit den

Zulieferfirmen die neuen Konditionen.

Die Leute von Office Depot rechneten

Michael Sauer ist bei Office Depot für die

Optimierung der Transporte verantwortlich.

Inbound ist sein „Hobby“.

den Frachtkostenanteil raus und schlugen

den Partnern den neuen Preis und die

neuen Lieferkonditionen vor. Teilweise

passte das sofort. Mitunter folgten intensive

Verhandlungen, für die Sauer durchaus

Verständnis hat: „Klar. Zulieferer, die

ihre Distribution selbst in einem straffen

System getaktet haben, waren über unsere

Wünsche nicht froh. Da haben wir

halt argumentiert und uns manchmal

in der Mitte getroffen. Manchmal auch

nicht. Wir werden da aber dran bleiben,

das ist ein permanenter Prozess.“

Im Sommer stellte Office Depot die

Transporte um. Die Prozesse liefen über

die IT-Lösung des Speditionsverbundes.

„Deren System war relativ rudimentär.

Nur ein Erfassungstool.“ Und auch mit

der Qualität der Abläufe war der Transportmanager

nicht wirklich zufrieden. Es

hakte hier, es hakte dort. „Ich hatte das

Gefühl, da müsste doch deutlich mehr

gehen.“ Der Kontakt zu Würth Logistics

kam genau zum richtigen Zeitpunkt.

Verblüffende Parallelen

Das Office Depot Zentrallager in Großostheim ist ein Vorzeigeprojekt. Ein Teil der Inbound-Transporte

läuft seit Jahresbeginn über Würth Logistics. Das senkte nicht nur die

Kosten, sondern auch den Aufwand fürs Tagesgeschäft von 3 Stunden auf „fast Null“.

Im Juni findet ein erstes Kennenlernen

in Lenzburg statt. Manuel Knöpfli und

Stefan Beck bringen viele Beispiele mit,

Michael Sauer und Simon Schmid ihre

Ideen und die Diplomarbeit. Die Parallelen

sind verblüffend. Knöpfli: „Das hat

mich ja sehr an meine eigene Diplomarbeit

und die damit verbundene Geburt

von Würth Logistics erinnert. Ähnliche

Situation, ähnliche Ideen.“ Der einzige

Unterschied: Die Churer haben 10 Jahre

Praxiserfahrung in der Umsetzung solcher

Konzepte. Und eine flexible Softwarelösung,

in der diese Erfahrung abgebildet

ist. Die vier Transportexperten


www.wurth-logistics.com Ausgabe 1/2012

Über Office Depot

Vor dem „Going Live“ löcherte Lars Scheffelmeier die Kollegen von Office Depot mit detaillierten

Fragen zu Besonderheiten. Ein Grund für die reibungslose Umstellung.

kommen schnell „ins Operative“. Sie

unterhalten sich über optimale Abläufe

und die vielen Teufelchen, die auf dem

Weg dahin oft in den Details lauern. „Das

war ein toller erster Kontakt. Da ging es

zügig auch darum, was Würth Logistics

konkret für uns tun kann“, erinnert sich

Michael Sauer. Die Antwort auf diese

Frage sollte möglichst rasch bei einem

nächsten Meeting erarbeitet werden.

Im Juli besuchen die beiden Office Depot

Logistiker die Kollegen von Würth Logistics

in Chur. Begleitet werden sie diesmal

von Günther Bayer. Er ist der Senior

Director Supplychain & Procurement in

der Region D-A-CH und Benelux. Knöpfli

und Beck stellen die Gesamtorganisation

ihrer 40-köpfigen Optimierertruppe

vor. Besonders intensiv besprechen die

Fünf die Möglichkeiten von TMIS. Sauer:

„Uns war schon seit Längerem klar,

dass wir für die kumulierte Beschaffung

eine geeignete Software brauchen. Genauso

klar war aber auch, dass wir für

eine eigene Lösung - mit großem IT-Projekt

und so - kein Budget haben.“ Eine

Zusammenarbeit mit Würth Logistics

eröffnete da recht interessante Perspektiven.

„Da kriegen wir alles aus einer

neutralen und kompetenten Hand. Auf

der Rückfahrt besprachen Günther, Simon

und ich die Sache und wir kamen

in null Komma nichts zur Entscheidung:

Diesen Weg gehen wir mit der Würth Logistics

weiter.“

Umsetzung: Pragmatisch

Das Umsetzungsprojekt leitet bei Würth

Logistics Stefan Beck. Im Oktober trifft

er sich mit Sauer beim TMIS-Partner inet

logistics. Gemeinsam mit einem Fachmann

für das System analysieren sie die

Beschaffungsprozesse von Office-Depot.

Wie verbindet man diese Abläufe am

besten mit den überaus standardisierten

Prozessen von Würth Logistics Und

das so einfach und simpel wie möglich.

Welche Modifikationen sind im TMIS

notwendig, um den Anforderungen von

Office-Depot gerecht zu werden Beck:

„Das war ein sehr pragmatisches Treffen.

Die Vorgabe war ja, dass wir kein

großes Budget für Software-Modifikationen

haben. Michael Sauer ist ein

erfahrener Speditionsfachmann. Wir

arbeiteten auf Augenhöhe, alle verstanden

sofort die Ideen des Gegenübers

und das hat richtig Spaß gemacht.“

Ein paar Tage später trifft sich das Projektteam

in Deutschland. Ein Mitarbeiter

des Office Depot Wareneingangs ist

diesmal dabei. Sie besprechen die Eingabemasken

im TMIS. Und diskutieren

die Auswahl der Dienstleister. Sauers

Team hat ja bereits im Sommer die betreffenden

Transporte ausgeschrieben

und sich für zwei Partner entschieden.

„Die haben wir bestätigt. Doch

wir wollten auf jeden Fall nachverhandeln“,

sagt Beck. „Denn das TMIS bietet

den Transportpartner einige Vorteile.

Und das muss sich schon irgendwie

für den Kunden bemerkbar machen.“

Diese Gespräche finden im November

statt. „Wie üblich haben wir auch mit

den Transportpartnern mit sehr offenen

Karten gespielt. Das fördert die

Qualität der Zusammenarbeit sehr.“

Das Herz: TMIS

Gleichzeitig beginnen die IT-Leute

von Würth, im TMIS die Mandanten

für Office Depot zu konfigurieren. Das

System ist der Dreh- und Angelpunkt

Office Depot ist mit 40.000 Mitarbeitern

und einem Umsatz von zuletzt

11,6 Mrd USD weltweit einer der

größten Büroartikelhändler. Das Unternehmen

verkauft über die verschiedensten

Absatzkanäle Büroartikel und

-dienstleistungen. Im deutschsprachigen

Raum bekannt ist der Online-

Versandhandel Viking. Mittlere und

größere Unternehmen beliefert Office

Depot über individuelle Verträge

direkt. Deutschland, die Schweiz,

Österreich und die Beneluxstaaten

hat der Konzern in einer eigenen

Region zusammengefasst. Um hier

eine optimale Lieferkette zu ermöglichen,

hat Office Depot zwei neue,

hochmoderne Logistikzentren gebaut

- 2008 am Hauptsitz in Grossostheim

in der Nähe von Frankfurt und ein

Jahr später in Zwolle (NL).

aller Abläufe. Wie sollen die Screens

aussehen Welche Berechtigungen

brauchen die einzelnen Stellen Wo

sind Schnittstellen notwendig Michael

Sauer hat vor einigen Jahren den

Markt für Transportmanagement-Systeme

gut kennengelernt. Sein damaliger

Arbeitgeber, eine große Spedition

suchte ein Dispo-Tool. Er war im Projekt

involviert. „Das TMIS ist sehr, sehr

funktional und praktisch. Klar, am

Anfang muss man sich hineindenken.

Was ist die Logik dahinter Aber dann

kann man damit richtig vernünftig disponieren:

kombinierte Verladungen,

Sendungen auf Ladungsebene zusammenfassen,

Schnittstellen einfach einrichten.

Das ist sehr durchdacht und

das können nur wenige.“

Der Ablauf: automatisch,

praktisch, gut.

Der Prozess selbst ist sehr pragmatisch

aufgestellt. Lars Scheffelmeier und sein

Team sind die zentrale Koordinationsstelle

in Chur. Alle am Prozess beteiligten

Lieferanten melden ihre Sendungen

hier an. Per Telefon, E-Mail oder Fax.

Nach klar definierten Regeln in der „Optimatrix“

löst das dann automatisch den

Transportauftrag beim entsprechenden

Dienstleister aus. Die holen die Waren

ab und stellen sie im Lager Grossostheim

oder im Lager Lanken (bei Hamburg) zu.


www.wurth-logistics.com

Ausgabe 1/12

Scheffelmeier: „Das ist im Moment noch

recht einfach. Je nach Gewicht geht‘s als

Paket, Sammelgut oder Komplettladung.

Das kann aber in Zukunft noch deutlich

erweitert werden. Je nach Region oder

Route kann etwa ein anderer Dienstleister

beauftragt werden.“ Die Automatisierung

des „Tagesgeschäfts“ ist ein

wichtiges Element jeder Würth Logistics

Lösung. Das Knowhow der Fachleute

steht so für die Ausnahmen zur Verfügung.

Verrechnet wird per Gutschrift. Die

Daten werden gesammelt. Office Depot

erhält monatlich einen Qualitätsbericht.

Going live. Reibungslos.

Am Montag, dem 16. Januar 2012 ist der

große Tag. Die Beschaffung von ca. 40

Lieferanten wird auf Würth Logistics umgestellt.

„Wir waren sehr gespannt, ob

unsere Lieferanten wirklich alles so wie

vereinbart an die Würth Logistics melden.

Schließlich waren wir für Würth ja

auch ein komplett neuer Kunde.“ Und

„Es lief von der ersten Sekunde an rund“,

sagt Sauer. Das habe seine Gründe. Lars

Scheffelmeier habe ihnen in den Wochen

vor dem Going-Live wahre Löcher in

den Bauch gefragt. „Was er wissen wollte,

da haben wir so richtig gespürt, dass

das Churer Team einen reichen Erfahrungsschatz

aus solchen Projekten hat.

Er interessierte sich z. B. dafür, welche

Probleme es bei bestimmten Lieferanten

in der Vergangenheit gegeben hat.“

TMIS ist das flexible Herzstück der Lösung:

kombinierte Verladungen, Sendungen auf

Ladungsebene zusammenfassen, Schnittstellen

einfach einrichten Kein Problem.

Im Rahmen seiner Diplomarbeit analyiserte

Simon Schmidt 2010 die Beschaffungsabläufe.

Heute setzt er sie selbst um.

Die ersten zwei, drei Wochen im Echtbetrieb

gibt es ein wenig „Finetuning“. So

werden etwa ein paar Datenfelder angepasst,

damit das Reporting in guter Qualität

möglich ist. Und seitdem „Hören und

sehen wir nichts von der Beschaffung.

Für unser Team in Grossostheim ist das

ein richtiger Selbstläufer geworden. Sehr

fein“, sagt Sauer. „Das bestätigt uns, den

richtigen Weg gegangen zu sein. Vor der

Umstellung auf Würth Logistics mussten

wir uns jeden Tag ein, zwei oder drei

Stunden ums Daily Business kümmern.

Heute geht unser Aufwand gegen Null.“

Geheimnis Offenheit!

Was ist das Geheimnis eines solch friktionsfreien

Projektes Beck: „Da sehe ich

vor allem einen Faktor - wir haben in allen

Phasen des Projektes sehr offen miteinander

geredet. Wir haben gemeinsam

ein Klima der Zusammenarbeit geschaffen,

in dem niemand Scheu davor hatte,

auch kritische Themen anzusprechen,

wie etwa Details der Verrechnung. Wobei

das mit Michael Sauer und seinen Kollegen

ja ausgesprochen leicht ist. Die sind

äußerst kompetent und kein bisschen

„kragenverschlossen.“ Der Transportmanager

von Office Depot sieht das ähnlich

und spart nicht mit Lob für die Partner

aus Chur :„Was uns bei den Leuten von

Würth Logistics immer positiv überrascht

hat - die gehen sehr zielorientiert

vor, sehr professionell. Sie wissen genau,

über was man spricht. Und gleichzeitig

ist das Ganze ungemein locker. Und …

man spürt deren außergewöhnlich hohe

Motivation. Das fühlt sich gut an.“

Wie geht‘s weiter Mit viel Kraft arbeitet

das Projektteam daran, das neue Beschaffungssystem

mit Volumen zu füllen.

Vor kurzem wurden die Transfersendungen

zwischen den eigenen Lagerstandorten

umgestellt. Als Nächstes sollen die

eingehenden Transporte für das Lager in

Zwolle auf das neue System gelegt werden.

„Wir führen Gespräche mit anderen

Regionen unseres Konzerns“, sagt Sauer.

Eine zweite, wichtige Schiene dafür

sind die Verhandlungen mit den Lieferanten.

Zum einen möchte Sauer

möglichst viele der Frei Haus Zulieferer

umstellen. Zum anderen möchte

er die Lieferanten noch intensiver ins

TMIS einbinden. „Die Anmeldung soll

direkt im System erfolgen. Das ist der

nächste Schritt. Bei großen Lieferanten

kann das dann auch über eine Schnittstelle

zu ihrem Warensystem erfolgen.“

Für die weitere Zukunft stellt sich Sauer

einen komplett digitalen Prozess vor.

„Wir könnten mit unserer Purchase-Order

im TMIS schon den Transportauftrag

vorbereiten, der dann durch die Anmeldung

des Lieferanten aktiviert wird und

…“ Sauer lächelt: „Ja, ja, die Ideen gehen

uns nicht aus. Da gibt es noch viel mit der

Würth Logistics zu besprechen.“

Projektsteckbrief

Erstgespräch Juni 2011

Going Live Januar 2012

Auftrag: Bündelung und zentrale

Koordination der Beschaffungstransporte

der DE Lieferanten. Automatisierung

der Abläufe über IT-System.

Zwischenbilanz: Reibungslose

Umstellung. Transporte laufen fast

automatisch. Kosten und Aufwand

sind deutlich reduziert.

Ausblick: Volumen ins System bringen.

Vision: durchgängige digitale

Prozesse zwischen Besteller – Lieferant

– Transportdienstleister.

Würth Logistics AG, Aspermontstrasse 1, Postfach, CH-7004 Chur

T +41 (0)81 558 38 00, F +41 (0)81 558 10 00

info@wurth-logistics.com, www.wurth-logistics.com

Weitere Magazine dieses Users
Ähnliche Magazine