Artikel im PDF Format - TOP Training für Office Management und ...

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Kompaktwissen

OFFICE

INFORMATIONSMANAGEMENT.

Was täglich an Fakten, Nachrichten, Trends und Einschätzungen

auf uns niederregnet, nutzen wir häufig

nur zu einem Bruchteil. Schade, denn Wissen bringt

Gewinn – wenn man es verständlich macht, weitergibt,

umsetzt. Entdecken Sie diese zentrale Aufgabe für

Ihr Karriereprofil: Managen Sie die Informationsflut

in Ihrem Aufgabenbereich und helfen Sie,

die Wissens-Schätze im eigenen Unternehmen

zu heben.

Auf Schatzsuche

im eigenen Unternehmen

career@office 2005

Besuchen Sie die beiden Workshops von

Irmtraud Schmitt auf der career@office am

15. Juli 2005 in Frankfurt am Main.

tariat. Je besser der Austausch im (Zweier-)

Team, desto reibungsloser laufen die Koordination

und Aufbereitung des Wissens.

Welche Infos für das

Management

Zahlenmaterial für Analysen, Statistiken

oder strategische Planungen brauchen alle

Vorgesetzten. Diese Zahlen hält in den

meisten Unternehmen die Controlling-Abteilung

oder das interne Managementinformationssystem

bereit. Eine Assistenzaufgabe

kann es sein, den Chef oder die Chefin

auch während einer Abwesenheit regelmäßig

über aktuelle Umsätze, Auftragseingänge

oder Produktionszahlen zu informieren.

Diese Informationen lassen sich

heute ganz einfach effizient übermitteln

dank elektronischer Medien. Eine Sprachnachricht

oder eine SMS auf das Handy

oder eine Mail, die per E-Mail-Handy

(„BlackBerry“) abrufbar ist – und schon ist

die Information auch von unterwegs abrufbar.

Ein E-Mail-Handy schließt die Lücke

zwischen Handy und E-Mail-Kommunikation.

Mit ihm kann man nicht nur mobil

Wenn man sie verwertet – sind

Informationen wertvoll. Sie

sind sinnlos, ja belastend, wenn

sie als drohende Aufgabe irgendwo vor sich

hinschmoren. Deshalb zählt ein effizientes

Info-Management längst zu den zentralen

Aufgaben eines gut organisierten Büros.

Und so müsste auf so mancher Visitenkarte

neben „Sekretärin“, „Assistentin“ oder

Office-Managerin“ zusätzlich „Informationsmanagerin“

stehen. Wichtige Qualifikationen

dafür sind der sichere Umgang

mit den neuen Medien und ein IT-Wissen,

das immer auf dem neuesten Stand ist.

Zum Managen der Informationen, die am

Arbeitsplatz anfallen, gehört es, sie zu sichten,

zu sortieren, zu priorisieren und effizient

an den Empfänger weiterzuleiten. Voraussetzung

für die optimale Aufbereitung

ist ein professionelles Informationsmanagement

zwischen Vorgesetzten und Sekretelefonieren,

sondern unterwegs auch noch

Mails lesen, schreiben, weiterleiten, beantworten

und sogar Anhänge in den gängigsten

Formaten wie Word, Excel, Power-

Point oder PDF lesen.

Weiterhin brauchen Vorgesetzte Informationen

über die Telefonate, die während ihrer

Abwesenheit eingehen. Auch hier hat

sich die E-Mail als Kommunikationsmedium

bewährt. Am besten schicken Sie pro

Anruf eine Mail. Bereiten Sie die Informationen

zu den eingehenden Telefonaten so

auf, dass keine Rückfragen nötig sind. Die

Telefon-Notiz (siehe Abbildung auf der

folgenden Seite) kann als Anlage per Mail

weitergesendet werden:

Die Nachricht lässt sich dann als Aufgabe

im Outlook oder Lotus Notes speichern

und auf Wiedervorlage legen. Damit alle

Mitarbeiter die gleichen Formulare verwenden,

legen Sie die entsprechenden Dokumente

im Intranet unter „Formulare und

Checklisten“ ab oder speichern Sie sie auf

einem entsprechenden Laufwerk. Die Formulare

sollten Sie am Bildschirm ausfüllen

und elektronisch weitersenden können.

2/2005 working@office 15


OFFICE

Kompaktwissen

Formular Telefon-Notiz

Für

Anrufer:

(Vor- und Zuname, Abteilung)

Datum des Anrufs:

Damit das Informationsmanagement in

beiden Richtungen klappt – also auch vom

Empfänger zurück zum Überbringer –

sollten Sie die Nachricht mit einem Vermerk

versehen, ob und wann der Empfänger

antworten soll. Machen Sie sich in den

eigenen Unterlagen ebenfalls einen Vermerk

oder eine Wiedervorlage für den Tag,

an dem Sie die Antwort erwarten. So können

Sie die Rückläufer einfach und sicher

kontrollieren und gegebenenfalls anmahnen.

Oder aber Sie ziehen sich Ihre Mail an

die Mitarbeiter, die Sie um Infos gebeten

haben, in Ihre Aufgaben im Outlook oder

Lotus Notes, so dass Sie automatisch erinnert

werden, dass noch Informationen ausstehen.

Abt.:

Firma:

Uhrzeit:

❏ bestellt schöne Grüße, kein Rückruf nötig

❏ ruft wieder an

wann

❏ bittet um Rückruf

wann

Nachricht:

Stimmung des Anrufers:

Aufgenommen von:

Name/Abteilung

Telefon

Schluss mit der Zettelwirtschaft

Wenn Sie statt dieser Form der Vermittlung

nur Zettel für die Informationsweitergabe

verwenden, fehlt eine langfristige Dokumentation.

Zettel gehen verloren, vergilben,

sind ungenau. Dank elektronischer Informationsübermittlung

haben Sie dagegen

immer eine Bestätigung, wann und mit

welchem Wortlaut Sie welche Informationen

weitergegeben haben. Außerdem erhalten

Sie die Nachricht, dass der Empfänger

die Info gelesen hat – das kann vor allem

bei unzuverlässigen Kollegen hilfreich

sein. Grundsätzlich sollten Sie sich angewöhnen,

alle Informationen per Mail weiterzugeben,

also beispielsweise auch an die

Kollegin im Doppelsekretariat. So lassen

sich alle Informationen in Outlook oder

Lotus Notes abspeichern oder beispielsweise

als Zusatzinformation zu einem Termin

im elektronischen Kalender kopieren.

Für Vorgesetzte, die ihre E-Mails von unterwegs

nicht abrufen, sind wichtige Mailinhalte

so aufzubereiten, dass das Wichtigste

auf einen Blick zu erfassen ist.

Die Assistenz sollte die Mails so strukturieren,

dass die Empfänger damit zeitsparend

und effizient arbeiten können. Sortieren Sie

die Infos nach A-, B- und C-Prioritäten.

Dazu brauchen Sie Einsicht in das Mail-

Postfach des Chefs oder der Chefin; klären

Sie das in einem Strategiegespräch miteinander

ab.

Vertraulich oder heikel

Bitte anrufen!

Nicht immer sind die elektronischen Medien

das geeignete Instrument, um Informationen

weiterzugeben. Mails beispielsweise

eignen sich nicht für sensible oder vertrauliche

Fakten und Nachrichten. Zu leicht

gerät eine geheime Info in falsche Hände

oder durch einen vorschnellen Klick in das

falsche Mail-Postfach. Bei der Übermittlung

von internen Informationen, wie einer

Schilderung von Stimmungen im Unternehmen

oder von heiklen Situationen, ist

das persönliche Gespräch der sicherste

Weg. Dazu gehört auch die Besprechung

nach einer längeren Abwesenheit von Chef

oder Chefin, um sie wieder auf den neuesten

Stand der Ereignisse im Unternehmen

zu bringen.

Dagegen sollten Informationen, die organisatorische

Abläufe betreffen und einen

großen Kreis erreichen müssen, für alle

schnell und einfach einsehbar sein. Details

zu Meetings oder Reisen tragen Sie beispielsweise

im elektronischen Terminkalender

im Notizfeld ein. Dort können die

Beteiligten eines Meetings wichtige Informationen

abrufen, wie zum Beispiel die

Agenda, die sagt, wer welche Vorbereitungen

zu treffen hat. Oder aber Sie legen einen

Ordner auf einem separaten Laufwerk

an, in dem sich alle Beteiligten informieren

können. Dort sind dann beispielsweise alle

Infos zu einer Messe abgelegt: Der Standplan,

die Exponat-Liste, Events, Standpersonal

und organisatorische Details wie Tagesordnungspunkte,

Sitzungsprotokolle

mit entsprechenden To-do-Listen und

eventuelle Einladungen oder Termine.

Alle Mitarbeiter benötigen täglich Informationen

über interne organisatorische

Abläufe, Zuständigkeiten, Telefonnummern,

Formulare oder Checklisten. Stellen

Sie diese Informationen in Ihrer Funktion

als Informationsmanagerin gebündelt in einem

Office-Handbuch im Intranet zusammen.

Holen Sie sich Unterstützung von

Kolleginnen, die sich an diesem Projekt be-

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teiligen und teilen Sie die Aktualisierung

und Pflege der Kapitel im Intranet so auf,

dass jede Kollegin ein Kapitel bearbeitet,

das ihrem Aufgabengebiet nahe kommt.

Informationen zu wichtigen Geschäftspartnern

oder Kunden tragen Sie in Outlook

oder Lotus Notes unter den Kontakten

ein. Hier gibt es genügend Platz für zusätzliche

Infos, die der Chef oder die Chefin

bei Telefonaten, Korrespondenz oder

Besuchen braucht.

Interner News-Ticker

für Wissens-Profis

Wichtig für die Chefetage ist es auch, stets

die aktuelle Medienberichterstattung über

das eigene und über die Wettbewerber-Unternehmen

im Auge zu haben. Aktuelle

Meldungen aus der Branche können so

mancher geschäftlichen Verhandlung den

entscheidenden Dreh geben oder einen

Vortrag mit einem aktuellen Aufhänger

aufwerten. Außerdem ist es unangenehm,

wenn man von einem Geschäftspartner auf

einen Beitrag über das eigene Unternehmen

angesprochen wird, den man selbst noch

nicht gelesen oder überhaupt wahrgenommen

hat.

Zum Informationsmanagement gehört deshalb

auch das Auswerten von Fachzeitschriften

und das schnelle Weitergeben

wichtiger Informationen daraus. Das Kopieren

wird vielerorts bereits durch Scannen

ersetzt, so dass die Artikel elektronisch

abgelegt oder als Mail-Anhang versendet

werden können. Für andere Mitarbeiter

können Sie diese Art von Informationen

beispielsweise auf einem gemeinsamen

Laufwerk zur Verfügung stellen, sodass

immer alle auf dem Laufenden sind.

Das Internet ist für Recherche-Aufgaben

unverzichtbar. Marktentwicklungen, politische

Trends, zu erwartende Gesetzgebungen,

allgemeine Wirtschaftsdaten oder

branchenspezifische News sind ideal im

Web zu finden.

Vor einer Geschäftsreise der Vorgesetzten

können Sie die gewünschten Informationen

ausdrucken, damit man sie unterwegs

studieren kann. Um sie auch elektronisch

verfügbar zu machen, schicken Sie per Mail

den entsprechenden Link zur jeweiligen

Internet-Seite oder kopieren die Informationen,

die Sie zu dem Thema gefunden haben,

in ein separates Dokument.

Wie aber kommt man an Informationen,

die über offizielle Kanäle schwer oder gar

nicht zu beschaffen sind Die Antwort gibt

ein breit gefächertes Netzwerk, also Menschen,

die Sie um Rat, um Hilfe bitten können,

wenn Sie einmal nicht weiterwissen.

Networking ist ein wichtiges Instrument

der Informationsbeschaffung. Gehen Sie

mit Kontakten deshalb sorgsam um, pflegen

Sie gute Verbindungen zu anderen

Menschen, bauen Sie neue auf – und geben

Sie selbst Informationen in Ihre Netzwerke

hinein, wenn Sie damit weiterhelfen können.

Halten Sie stets ein gutes Verhältnis zu

Kollegen aus allen Bereichen des Unternehmens.

Nur so können Sie Ihre Vermittlungsfunktion

zwischen Vorgesetzten und

Mitarbeitern auf professionelle Art und

Weise ausüben. ■

Irmtraud Schmitt

Hilfe, wichtige Info gesucht!

Einige Daten und Informationen sollten

grundsätzlich auf einen Blick verfügbar sein:

Wer ist anzurufen, wenn die Scheckkarte, der

Reisepass oder die Kreditkarte abhanden

gekommen ist Wie lautet die Nummer vom

Taxiunternehmen in Firmennähe Wie erreicht

man die telefonischen Auskunftdienste

Solche Informationen können Sie

unter den Notizen in Outlook speichern.

Somit sind sie von unterwegs mit dem elektronischen

Organizer immer abrufbar.

Beliebter Trendsetter fürs Korrigieren

Auch im Zeitalter von E-Mail und

Internet gibt es jede Menge manuell

zu korrigieren. Für ihre verantwortungsvolle

Tätigkeit braucht die

moderne Office-Managerin eine Korrekturhilfe,

die ebenso innovativ wie

zuverlässig ist. Beide Ansprüche erfüllt

der Mono Korrekturroller in

idealer Weise. Vor über zehn Jahren

von Tombow entwickelt und auf den

Markt gebracht, ist er bestens bewährter

Klassiker und hoch aktueller

Trendsetter zugleich.

Sein spezieller Clou: Bis heute ist die

seitliche Abrolltechnik des Mono

Korrekturrollers unübertroffen gut

und sinnvoll. Denn: Man korrigiert

mit dem Mono wie man schreibt – dadurch

bleiben die Korrekturen stets

im Blick. Und dank dieser Technik

liegt der Mono Korrekturroller

ganz natürlich in der Hand.

Zehn Jahre Know-how von

Tombow sprechen für sich –

und überzeugt auch die Verbraucher:

Er ist der beliebteste

Einwegkorrekturroller

Deutschlands, wie die aktuellen

Zahlen der GfK Marktforschung belegen.

Wie alle Rollerprodukte von Tombow

arbeitet auch der Mono ganz ohne

Flüssigkeit. Die behandelte Stelle ist

daher sofort überschreibbar. Das

trockene Korrekturband verfügt über

eine außerordentlich hohe Deckkraft

und kann auf allen Flächen aufgebracht

werden. Das Auftragen erfolgt

exakt und vollkommen gleichmäßig –

und ist deshalb auch auf Fotokopien

absolut unsichtbar. Zur Auswahl

stehen die Breiten 4,2 Millimeter für

Ausdrucke und 6 Millimeter für

Handschrift-Korrekturen.

Den Pionier unter den seitlichen Korrekturrollern

gibt es auch im formschönen

Mono Tischständer, zusammen

mit zwei Klebe- und einem

Markierroller. So sind die vier praktischen

Rollerprodukte von Tombow

stets gut im Griff, und der Schreibtisch

bleibt immer aufgeräumt!

Mehr Infos unter

www.tomboweurope.com

Sie möchten den

Mono Korrekturroller

selbst ausprobieren

Dann schreiben Sie unter dem

Stichwort „Tombow“ an:

Redaktion working@office, Abraham-

Lincoln-Str. 46, 65189 Wiesbaden oder

E-Mail workingoffice@gabler.de.

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