IT-Beschaffung ETH - ITEK

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IT-Beschaffung ETH - ITEK

ID Beschaffung, ID PPF

5.Juni 2013

Dordaneh Arangeh, ID PPF


Agenda

• Vorstellung neuer Gruppenleiter Bestell-& Vertragswesen,

Herr Jürg Häubi

• Harmonisierung der Beschaffungsprozesse innerhalb ID

PPF und EKK

• Grenzwerte der Beschaffungen

• Büromatik und Multifunktionsgeräte, wie weiter

• Diskussion und Fragen

Dienstag, 18. Juni 2013 Informatikdienste

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Hauptziele der Abteilung IT-Procurement &

Portfolio

• Optimierung der Abläufe im Beschaffungswesen und

Ausbau der Einkaufsunterstützung

• Optimierung der SW Beschaffungsabläufe und Ausbau

der Services im Bereich HW-Beschaffung

• Integration der Logistik

• Aufbau des Portfoliomanagements

• Seit 1.2.12 operationell

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langfristige Bedeutung

ID - Strategische Vorhaben 2013

Pilot

Pilotprojekt Cloud (HPC,

«Polybox»)

Print Services

Unified Communication (Lync)

Beobachten

Social Media

Rechtliche Lage bezüglich Cloud

Strategie Switch






Investitionen

Zusammenarbeit Departemente

und ID

Aufbau Scientific IT Services

IT-Security und BCM

Umsetzung Strategie HPC

Web Relaunch

Optimierung

IT-Einkauf Service als

Dienstleistung

für die ETH

Storage/Sonas (inkl. FCoE)

WLAN, LAN (802.1 x)



Devestition

Default HW Garantieverlängerung

Gratis Büromatik Service (s. Printer

Konzept)

eigene

Stärke

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Zielerreichung bis jetzt

• Die Beschaffungsabläufe im Bereich SW und HW sind

weitgehend harmonisiert. Dadurch wurde ein FTE frei

gemacht welche im Bereich Portfoliomanagement

eingesetzt wird.

• Die Automatisierung des IT-Antrags ist in Zusammenarbeit

mit CCSAP implementiert. Dadurch werden massiv zeit

und Papier gespart.

• Konzeptionelle Arbeit bezüglich Automatisierung und

Harmonisierung der Beschaffungsabläufe in

Zusammenarbeit mit EKK ziemlich fortgeschritten. Ein

Konzept liegt vor.

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Zielerreichung bis jetzt

• Letztes Jahr wurde das Budget vom Beschaffungswesen

im Bereich Wartungen um mehr als 600 kCHF reduziert.

Diese Kosten werden nun transparent von Bedarfsträgern

getragen. Dieses Trend setzt sich im Sinne des

Kostentransparenz fort.

• Gratis Abgabe der Büromatik wurde abgeschafft und nicht

mehr budgetiert.

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Zahlen, Beschaffungen mittels IT-Anträgen per

31.12.2012

Quelle: SAP-Einkaufsbelege der Einkaufsorganisation 0330 und interne Liste von ID PPF

IT-Anträge 952 (2011: 930)

SAP-Bestellungen 792 (768)

Investitionen (45…) 405 (420) bei 148 (154) Firmen

Investitionsvolumen 33‘481‘749.- (32'995’886.-)

Vertragsbestellungen(46…) 387 (348) bei 182 (131) Firmen

Vertragsvolumen 15‘590‘973.- (12’163824.-)

Gesamtvolumen SAP 49‘072‘722.- (45'159’710.-)

Direktbestellungen 170 (207)

Direktbestellvolumen.

2‘488‘004.- (2'843'538.-)

Gesamtvolumen IT-Anträge 51‘560‘726.-

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Ausblick im Bereich Beschaffung

• Einführung automatisierte Lieferanten- bzw.

Vertragsmanagement.

• «Go Live» für IT-Antrag Workflow in ETHis.

• Implementierung des GEM Konzeptes in ID PPF bezüglich

der IT WTO Beschaffungen in Zusammenarbeit mit F&C.

• Weitere zusammenarbeiten im Bereich Harmonisierung

der Beschaffungsabläufe mit EKK.

• Neue Preismodel für SW-Lizenzen im Sinne des

Kostentransparenz und faire Verteilung der Mittels.

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Portfoliomanagement

• Hauptziele sind:

• Transparenter, nachvollziehbarer Servicekatalog welcher ein Service

Life Cycle Management ermöglicht.

• Systematische Projekt Portfoliomanagement welches eine saubere

Planung der Ressourcen sowie Reporting ermöglichst.

• Integration der Beschaffung in der IT-Servicemanagement Prozess

als eine Drehscheibe für gesamte IT-Life Cycle Management (Güter

und Dienstleistungen als Bausteine der Serviceerbringung)

• Systematische Dialog mit Departementen

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Was haben wir bis jetzt erreicht

• Das Konzept für ein umfassende Serviceportal und Service

Shop liegt vor:

• Bestandsaufnahme aller von ID bestehende Services

durchgeführt

• Die Abbildung der erste 3 Services gemäss neues

Konzepts ist unterwegs

• Automatisierung und Self Provisioning des Services im

Sinne des ETH Private Cloud im Vordergrund

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Projekt Portfoliomanagement

• Im Herbst 2012 haben wir eine Evaluation für ein Tool im

Bereich Projekt Portfolio Management durchgeführt.

• PlanView als eine der führende PPM Tools wurde gewählt.

• Ab Februar 2013 laufen Implementierungsarbeiten und

sind sehr fortgeschritten.

• Ab August 2013 kann ID seine Projekte systematisch in

PlanView erfassen, kontrollieren und dementsprechend für

nächste Budget-priode planen.

• Bereit starke Interesse seitens KOF und z.t. Rektorat für

die Verwendung des Tools verkündet.

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Grenzwerten

Prozedere für alle IT-Beschaffungen nach Betrag:

• unter SFr. 2'000.- inkl. MWST

• von SFr. 2'000.- bis 50'000.- inkl. MWST ohne

Rahmenvereinbarungen

• von SFr. 2'000.- bis 50'000.- inkl. MWST mit

Rahmenvereinbarungen

• ab SFr. 50'000.- inkl. MWST

• ab SFr. 230'000.- exkl. MWST

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Büromatik

• Alte Situation nicht Fair! First come First Served ohne ein

transparentes Prozedere

• Verteilung der Mittels fast willkürlich

• 2012 trotzdem viele Anfragen entgegen gekommen rote

Zahlen! Durch Portfoliomanagement Budget kompensiert.

• An bestehenden Kunden schon Mitte 2012 kommuniziert,

dass 2013 die Geräte kostenpflichtig abgegeben werden.

• Massiv weniger Anfragen !

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Bürki Drücker

• Bis Ende 2014 die Finanzierung gesichert wie gehabt

• Keine extra Budget vorgesehen:

• Die Flotte kann nicht vergrössert werden

• Die Anzahl Klicks können nicht vergrössert werden

• Neue Anfragen werden ziemlich restriktiv behandelt, es muss ein

sehr guter Grund vorliegen um neue Printers zu erhalten

• Die Drücker bis jetzt nur mit ihrem Standort

gekennzeichnet (budgetmässig)

• Zuordnung der Geräte zur jeweiligen OE notwendig

Nachholbedarf

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Kostentransparenz

• Wir werden nun versuchen die OE über die verursachten

Kosten informieren.

• Aggregation auf der Dept. Ebene notwendig.

• 2014 dient praktisch als Vorbereitung und Vorlaufzeit.

• Parallel soll das neue Printkonzept der ETH Betriebsbereit

sein.

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Diskussion

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