Fragen und Hinweise an den Helpdesk zum ... - ECG GmbH Berlin
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<strong>Fragen</strong> <strong>und</strong> <strong>Hinweise</strong> <strong>an</strong> <strong>den</strong> <strong>Helpdesk</strong> <strong>zum</strong> ESF <strong>und</strong> EurekaPlus<br />
FAQ - Frequently Asked Question<br />
Auswertungszeitraum August-Oktober 2010<br />
Lfd. Nr. Modul/Teilmodul/Funktion Frage / Hinweis Antwort <strong>ECG</strong><br />
1 Antrag stornieren<br />
In welchem Antragsstatus k<strong>an</strong>n ein Antrag vom Begünstigten storniert wer<strong>den</strong><br />
<strong>und</strong> w<strong>an</strong>n muss eine Maßnahme von der ZGS widerrufen wer<strong>den</strong><br />
Der Begünstigte k<strong>an</strong>n einen Antrag im Status 10, 20/21 <strong>und</strong> 40 stornieren. Bei einer<br />
Stornierung - vor allem im Status 40 (alle Inst<strong>an</strong>zen haben <strong>den</strong> Antrag bereits geprüft) -<br />
ist eine ausführliche Begründung in der Zusatzinformation zu dokumentieren. Sobald<br />
ein Antrag bewilligt wurde (Status 50), k<strong>an</strong>n er nur durch die zuständige ZGS mit einem<br />
Widerrufsbescheid widerrufen wer<strong>den</strong>, dieser Bescheid ist in der<br />
Projektdokumenenakte zu hinterlegen.<br />
2 Kalkulationshilfen vergrößern Wie k<strong>an</strong>n die Ansicht der K-Hilfe vergrößert wer<strong>den</strong><br />
Bildschirminhalte können generell vergrößert oder verkleinert wer<strong>den</strong> durch die<br />
Tastenkombination „STRG“ + „Mausrad“ (vorausgesetzt, es wird eine Maus mit<br />
Mausrad benutzt).<br />
3 Passworteingabe<br />
Wie k<strong>an</strong>n der Nutzer von EurekaPlus sicher gehen, dass das Passwort korrekt<br />
eingegeben wird<br />
Bei der Eingabe eines persönlichen Passwortes ist generell sorgfältig vorzugehen, um<br />
Missbrauch zu vermei<strong>den</strong>. Es ist möglich, das Passwort in ein Word Dokument oder<br />
Text Editor einzugeben <strong>und</strong> d<strong>an</strong>n das kopierte Passwort in das Eingabefeld für das<br />
Passwort einzufügen (damit könnte ein Vertippen verhindert wer<strong>den</strong> - berücksichtigen<br />
Sie, dass sie kein Leerzeichen mit kopieren)<br />
4<br />
Nutzerverwaltung <strong>und</strong><br />
Rechtevergabe<br />
Wor<strong>an</strong> k<strong>an</strong>n es liegen, dass ein Nutzer verschie<strong>den</strong>e Funktionen oder Button<br />
nicht sieht, die aber ein <strong>an</strong>derer Mitarbeiter sehen k<strong>an</strong>n<br />
Dieser Umst<strong>an</strong>d k<strong>an</strong>n mit <strong>den</strong> Nutzungsrechten zusammenhängen, die in der<br />
Nutzerverwaltung <strong>an</strong>gelegt sind. In der Nutzerverwaltung des Begünstigten<br />
(Projektträgers) sind jedem Nutzer die Rechte der Rechtegruppe/Rechterolle "B-<br />
Begünstigter" zuzuordnen. Geschieht dies nicht, k<strong>an</strong>n dies zu sogen<strong>an</strong>nten<br />
Rollenkonflikten kommen, die sich im Fehlen von Funktionen <strong>und</strong> Button äußern.<br />
5<br />
Nutzerverwaltung <strong>und</strong><br />
Org<strong>an</strong>isationseinheit<br />
Wor<strong>an</strong> k<strong>an</strong>n es liegen, dass kein Zugriff auf ein bestimmtes Projekt vorliegt<br />
Eine Org<strong>an</strong>isationseinheit beschreibt einen Zuständigkeitsbereich, der sich <strong>an</strong> der Rolle<br />
im ESF-Verfahren orientiert (ESF-VB, ZGS, Begünstigter) <strong>und</strong> mit unterschiedlichen<br />
Zugriffsrechten verb<strong>und</strong>en ist. Projekte können unterschiedlichen<br />
Org<strong>an</strong>isationseinheiten zugeordnet wer<strong>den</strong>. Hat ein Nutzer eine Zugehörigkeit zu<br />
mehreren Org<strong>an</strong>isationseinheiten, k<strong>an</strong>n er beim Einloggen zwischen diesen wechseln,<br />
was jedoch auch dazu führen k<strong>an</strong>n, dass ein Zugriff auf ein Projekt in einer<br />
Org<strong>an</strong>isationseinheit verweigert wird, in einer <strong>an</strong>deren Org<strong>an</strong>isationseinheit aber<br />
gestattet wird. Es ist also bereits bei der Auswahl der Org<strong>an</strong>isationseinheit sorgfältig<br />
vorzugehen.<br />
6 Publizität<br />
Warum befindet sich auf der Anmeldeliste (unter Listen im TRS) kein Verweis<br />
auf die Mitbeteiligung des ESF<br />
Dieser Hinweis befindet sich bereits auf dem je<strong>den</strong> TLN auszuhändigen<strong>den</strong> Merkblatt<br />
für <strong>den</strong> Datenschutz. Nutzen Sie auch die auf der Website von www.ecg.de zur<br />
Verfügung gestellten Hilfsdokumente, z.B. die Anmeldeliste, die diese <strong>Hinweise</strong> <strong>und</strong><br />
Verpflichtungen enthält (wir prüfen aber aufgr<strong>und</strong> dieser FAQ auch die Anpassung der<br />
aus EurekaPlus generierten Anmeldeliste diesbezüglich). Es ist ein Verweis auf die ESF-<br />
Beteiligung auf allen Dokumenten, die vom Begünstigten erstellt wer<strong>den</strong>, vorzusehen<br />
(TLN-Nachweise, TLN-Listen, Informationsmaterial u.ä.). Bitte beachten Sie dies,<br />
prüfen Sie ggf. nochmals die Ablage Ihrer Dokumente (Merkblatt <strong>zum</strong> Datenschutz pro<br />
TLN).<br />
© www.ecg.eu <strong>GmbH</strong> erstellt am: 23. November 2010 1 von 4
<strong>Fragen</strong> <strong>und</strong> <strong>Hinweise</strong> <strong>an</strong> <strong>den</strong> <strong>Helpdesk</strong> <strong>zum</strong> ESF <strong>und</strong> EurekaPlus<br />
FAQ - Frequently Asked Question<br />
Auswertungszeitraum August-Oktober 2010<br />
Lfd. Nr. Modul/Teilmodul/Funktion Frage / Hinweis Antwort <strong>ECG</strong><br />
7 Publizität<br />
K<strong>an</strong>n ein Begünstigter bei einem beauftragten Dritten (z.B. IHK), der Zertifikate<br />
erstellt, verl<strong>an</strong>gen, dass darauf die Mitbeteiligung des ESF vermerkt ist<br />
Alle geförderten Personen in einer Qualifizierungsmaßnahme sollten vom Projektträger<br />
(Begünstigten) - nach erfolgreicher Teilnahme <strong>an</strong> einer Maßnahme -einen<br />
Teilnahmenachweis/ein Zertifikat erhalten. Dieses Dokument muss <strong>den</strong> Hinweis auf die<br />
Fin<strong>an</strong>zierung der Maßnahme aus ESF-Mitteln enthalten. Textvorschlag: "Diese<br />
Maßnahme wurde aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds mitfin<strong>an</strong>ziert". Mit<br />
Erstellung einer generellen Teilnahmebestätigung durch <strong>den</strong> begünstigten Projektträger<br />
ist damit auch für <strong>den</strong> Fall, dass ein Zertifikat durch eine beauftragte dritte Inst<strong>an</strong>z (z.B.<br />
IHK, HWK etc.) erteilt wurde, die Dokumentation der ESF-Mitfin<strong>an</strong>zierung gewährleistet<br />
(das IHK-Zertifikat wäre d<strong>an</strong>n Best<strong>an</strong>dteil.)<br />
8<br />
Aufbewahrungspflicht von<br />
Dokumenten<br />
Wie l<strong>an</strong>ge müssen Projektunterlagen der Förderperiode 2007-2013 aufbewahrt<br />
wer<strong>den</strong><br />
Alle Unterlagen sind mindestens drei Jahre nach der letzten, durch die Europäische<br />
Kommission zu einem Programm getätigten Zahlung aufzuwahren; in der<br />
Förderperiode 2007 – 2013 ist dies mindestens bis 2023 zu gewährleisten. Über eine<br />
Veränderung dieser Frist wird durch die Verwaltungsbehörde informiert. Die Unterlagen<br />
sind in geeigneter Form aufzubewahren (Papierform, Mikrofiches, elektronische<br />
Datenspeicherung; im letztgen<strong>an</strong>nten Fall sind die `IT-St<strong>an</strong>dards der <strong>Berlin</strong>er<br />
Verwaltung´ in ihrer jeweils gültigen Fassung zu berücksichtigen). Die Europäische<br />
Union (einschl. des Europäischen Rechnungshofes), der L<strong>an</strong>desrechnungshof, die die<br />
Maßnahme fin<strong>an</strong>zierende Fachverwaltung des L<strong>an</strong>des <strong>Berlin</strong> sowie die ESF -<br />
Verwaltungs-, Bescheinigungs- <strong>und</strong> Prüfbehörde haben das Recht, für Prüfzwecke<br />
Einsicht in die Unterlagen zu nehmen. Hierbei ist zu beachten, dass das für alle<br />
Berichterstattungen gilt, die einmal Best<strong>an</strong>dteil einer Ausgabenerklärung waren, auch<br />
wenn spätere Korrekturen oder Widerrufe eingetreten sind.<br />
© www.ecg.eu <strong>GmbH</strong> erstellt am: 23. November 2010 2 von 4
<strong>Fragen</strong> <strong>und</strong> <strong>Hinweise</strong> <strong>an</strong> <strong>den</strong> <strong>Helpdesk</strong> <strong>zum</strong> ESF <strong>und</strong> EurekaPlus<br />
FAQ - Frequently Asked Question<br />
Auswertungszeitraum August-Oktober 2010<br />
Lfd. Nr. Modul/Teilmodul/Funktion Frage / Hinweis Antwort <strong>ECG</strong><br />
9 vorzeitiger Maßnahmebeginn<br />
Was versteht m<strong>an</strong> genau unter einem Maßnahmebeginn (der nicht vorzeitig<br />
sein darf bzw. wenn, d<strong>an</strong>n genehmigt sein muss)<br />
Eine Maßnahme gilt als begonnen, wenn Verträge abgeschlossen oder verbindliche<br />
Buchungen vorgenommen wer<strong>den</strong>, aus <strong>den</strong>en eine Zahlungspflicht entsteht. Dies<br />
können Honorarverträge, die Buchung von externen Kursen, Beförderungsverträge mit<br />
Busunternehmen, aber auch der Kauf von Gegenstän<strong>den</strong> sein.<br />
Falls zeitliche Zwänge vor Projektbeginn (z. B. Buchung externer Schulungsräume,<br />
günstiger Erwerb von Bahnfahrkarten o.ä.) erforderlich sind, bevor ein Antrag das<br />
Prüfverfahren durchlaufen hat <strong>und</strong> die Bewilligungsbehörde einen Bescheid erlassen<br />
k<strong>an</strong>n, besteht die Möglichkeit, ausnahmsweise <strong>den</strong> Beginn der Maßnahme vor Erlass<br />
des Bescheides zu genehmigen. Dieser vorzeitige Maßnahmebeginn ist in jedem Fall<br />
vom Begünstigten zu be<strong>an</strong>tragen <strong>und</strong> sachlich nachvollziehbar zu begrün<strong>den</strong>. Zu<br />
beachten ist hierbei: Es entsteht dadurch kein Anspruch auf eine Förderung. Das<br />
wirtschaftliche Risiko trägt der Antragsteller in voller Höhe selbst, da der Antrag trotz<br />
Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns u. U. auch abgelehnt wer<strong>den</strong> <strong>und</strong><br />
somit keine Bewilligung von Fördermittel erfolgen k<strong>an</strong>n.<br />
Beabsichtigt die Bewilligungsbehörde dem vorzeitigen Maßnahmebeginn zuzustimmen<br />
<strong>und</strong> gleichzeitig eine gr<strong>und</strong>sätzliche Förderzusage zu erteilen, so wählt sie in der Regel<br />
die Zusicherung gemäß § 38 Verwaltungsverfahrensgesetz.<br />
In bei<strong>den</strong> Fällen, eine Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns als auch<br />
Zusicherung/Förderzusage nach § 38 Verwaltungsverfahrensgesetz, hat dies<br />
ausschließlich schriftlich zu erfolgen <strong>und</strong> ist in der Projektdokumentenakte zu<br />
dokumentieren.<br />
10 Einhaltung Berichtspflichten<br />
Können Zwischenberichte (Deklarierung getätigter Ausgaben) auch später als<br />
zu <strong>den</strong> festgelegten Berichtszeiträumen <strong>und</strong> -stichtagen erfolgen bzw. was sind<br />
die Konsequenzen<br />
Eine verspätete Einreichung von Nachweisen der Verwendung der Fördermittel<br />
(Zwischenberichte zu <strong>den</strong> festgelegten Stichtagen) entsprechend der Vorgaben <strong>und</strong><br />
Richtlinien im H<strong>an</strong>dbuch für die Umsetzung des ESF im L<strong>an</strong>d <strong>Berlin</strong> ist als förmlicher<br />
Regelverstoß durch die Behör<strong>den</strong> des L<strong>an</strong>des <strong>Berlin</strong> zu werten <strong>und</strong> entsprechende<br />
Abhilfemaßnahmen sind einzuleiten. Bitte beugen Sie diesen vor <strong>und</strong> sorgen Sie dafür,<br />
dass die Abrechnungen fristgemäß vorliegen <strong>und</strong> be<strong>den</strong>ken Sie dabei auch etwaigen<br />
Überarbeitungsbedarf.<br />
11 Anteiligkeit von Kosten Gibt es bestimmte Anforderungen <strong>an</strong> einen Verteilerschlüssel<br />
Nein, gemäß ESF-Förderfibel Punkt 4.1.2 (Personalkosten) <strong>und</strong> 4.2.9 (Gemeinkosten)<br />
i.V.m. Art. 56 Abs. 4 VO (EG) Nr. 1083/2006 sind Kosten, die projektbezogen <strong>an</strong>teilig<br />
zugerechnet wer<strong>den</strong>, mit Hilfe tr<strong>an</strong>sparenter, plausibler <strong>und</strong> nachvollziehbarer<br />
Aufteilungsschlüssel zu verteilen. Es ist unbedingt die Nachvollziehbarkeit/<br />
Nachweisführung <strong>an</strong>teilig ermittelter Kosten zu gewähleisten. Dieser nachvollziehbare<br />
Verteilerschlüssel ist (für alle betroffenen Projekte bzw. Kostenstellen) direkt auf <strong>den</strong><br />
Originalbelegen bzw. zusätzlichen Anlagen zu vermerken <strong>und</strong> muss so umf<strong>an</strong>greich<br />
<strong>und</strong> verständlich formuliert sein, dass auch für einen außenstehen<strong>den</strong> Dritten die<br />
Ermittlung <strong>und</strong> Angemessenheit des jeweiligen Anteils nachvollziehbar ist. In der<br />
Belegliste sollten in diesem Fall unterschiedliche Beträge in <strong>den</strong> Feldern<br />
"Rechnungsbetrag" <strong>und</strong> "<strong>an</strong>rechenbare Ausgaben" erscheinen.<br />
© www.ecg.eu <strong>GmbH</strong> erstellt am: 23. November 2010 3 von 4
<strong>Fragen</strong> <strong>und</strong> <strong>Hinweise</strong> <strong>an</strong> <strong>den</strong> <strong>Helpdesk</strong> <strong>zum</strong> ESF <strong>und</strong> EurekaPlus<br />
FAQ - Frequently Asked Question<br />
Auswertungszeitraum August-Oktober 2010<br />
Lfd. Nr. Modul/Teilmodul/Funktion Frage / Hinweis Antwort <strong>ECG</strong><br />
12<br />
St<strong>und</strong>ennachweise bei<br />
Personalkosten<br />
Welche Anforderungen wer<strong>den</strong> <strong>an</strong> <strong>den</strong> Nachweis von Personalkosten in einem<br />
Projekt gestellt<br />
Bei <strong>den</strong> Personalkosten wer<strong>den</strong> <strong>an</strong>teilige Kosten üblicherweise über die Arbeitszeit im<br />
Projekt (im Vergleich zur gesamten Arbeitszeit) für eine bestimmte Periode (i.d.R.<br />
monatlich) ermittelt. Beim Lehrpersonal lassen sich diese St<strong>und</strong>en direkt über die<br />
Lehrtätigkeit <strong>und</strong> ggf. notwendige Vor- <strong>und</strong> Nachbereitungszeiten nachweisen. Von<br />
allen <strong>an</strong>deren Mitarbeitern ist in geeigneter Weise ein Arbeitszeitnachweis zu führen<br />
<strong>und</strong> zu bestätigen, der die für das Projekt bzw. die Kostenstelle tatsächlich<br />
aufgewendeten St<strong>und</strong>en ausweist. Die pauschale Fortschreibung der in <strong>den</strong><br />
Kalkultionshilfen <strong>zum</strong> Antrag gepl<strong>an</strong>ten St<strong>und</strong>en ist nicht zulässig.<br />
13 Kostenstellen<br />
Welche Anforderungen wer<strong>den</strong> <strong>an</strong> die Einrichtung von Kostenstellen in einem<br />
Projekt gestellt<br />
Für jede ESF-fin<strong>an</strong>zierte Maßnahme ist eine separate Kostenstelle einzurichten. Alle<br />
maßnahmebezogenen Kosten, die dem Begünstigten entstehen <strong>und</strong> in die ESF-<br />
Abrechnung einfließen sollen, sind hier zu erfassen. Die auf <strong>den</strong> Kostenstellen<br />
ausgewiesenen Kosten müssen mit <strong>den</strong> in EurekaPlus nachgewiesenen Kosten<br />
(Berichterstattung) übereinstimmen.<br />
© www.ecg.eu <strong>GmbH</strong> erstellt am: 23. November 2010 4 von 4
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