Eine große Hürde stellte die Integration der Buchhaltungsdaten bis ...

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Eine große Hürde stellte die Integration der Buchhaltungsdaten bis ...

Pensionskasse der Mitarbeiter der Hoechst-Gruppe

Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit

Penka - Immobilien und SAP

Mit der Einführung von SAP in 1997 wurde auch unser Immobilienbestand als "Anlagen in

Immobilien" in die SAP-Welt (FI-AA) einbezogen. Somit lief die monatliche Abschreibung

automatisch aus dem System. Manuell erfasst wurden die Einzahlungen der Mieter für Miete und

Nebenkosten sowie Ausgaben für die Unterhaltung der Objekte auf bestimmten

Ertrags-/Aufwandskonten.

Die eigentlichen immobilienspezifischen Daten, wie z. B. Gebäudedaten, Mietvertragsmanagement,

Nebenkostenabrechnungen, etc. wurden weiterhin aufwändig über andere

Systeme bzw. Excel-Sheets weitergeführt.

Im Jahr 1999 entschlossen wir uns zur Nutzung des von SAP angebotenen Moduls "IS-RE

Immobilien". Ziel hierbei war es, alle gebäuderelevanten Daten pro Objekt in einem System (SAP)

zu erfassen.

Ein Projektteam - unter Leitung des Leiters des Rechnungswesens - mit den maßgeblich

Beteiligten aus dem Bereich Immobilienmanagement (Objektmanagement;

Buchhaltung/Nebenkostenabrechnung, Controlling) sowie externen Beratern wurde gebildet und

begann im August 1999 mit der Arbeit.

Zunächst wurden Prozess-Beschreibungen aller Aktivitäten für die Grundstücke erstellt (vom Kauf

über Vermietung/Nebenkostenabrechnung/Bewirtschaftung bis hin zum Verkauf). Dann wurden

auf Basis der Systemerfordernisse (Wirtschafts-; Gebäude-, Grundstück-, Mieteinheit) die

Strukturen aufgebaut. Wobei wir für uns entschieden, jedes Gebäude als Wirtschaftseinheit zu

führen. Dem folgte die Festlegung der Parameter für die Erfassung der Mietverträge.

Weiter ging es mit der Strukturierung der Nebenkostenabrechnung. Hier wollten wir mit möglichst

wenigen Nebenkostenschlüsseln (Kostensammler je umlagefähigem Aufwand) auskommen.

Auch auf zusätzliche Funktionen, wie z. B. Zähler, glaubten wir verzichten zu können. In der

Prüfungsphase stellte sich heraus, dass sämtliche Funktionen des Systems benötigt werden

(Heizkosten, Vorverteilungs-AE, Zähler) und wir in der Praxis mit einer deutlich höheren Zahl von

NK-Schlüsseln arbeiten.

Nach einer Vielzahl von Tests und Modifikationen konnten wir im Dezember 1999 die Altdaten in

unser System überspielen und das Projekt abschließen.

Zum 01. Januar 2000 gingen wir mit SAP IS-RE produktiv.

Eine große Hürde stellte die Integration der Buchhaltungsdaten bis hin zur Nebenkostenabrechnung,

die von externen Verwaltern in deren Systemen erstellt werden, dar.

Geholfen haben wir uns hier mit einer Schnittstellen-Lösung. Die Verwalter übermitteln

uns ihre Daten monatlich auf einem vorgefertigten Excel-Sheet, welches anschließend

problemlos in unser SAP-System eingelesen wird.

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Durch diese Maßnahmen, Einführung SAP IS-RE sowie die Integration der

Verwalter-Buchhaltungsdaten haben wir erreicht, dass unsere Informationen wesentlich

aktueller und detaillierter sind und somit schneller auf Anforderungen reagiert werden

kann.

Auswertungen können bei Bedarf sowohl über das Gesamt-Portfolio als auch für einzelne Objekte

jederzeit vorgenommen werden und ermöglichen bzw. erleichtern sowohl kurzfristige als auch

strategische Entscheidungen.

Norbert Döringer

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