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ARCHIVNACHRICHTEN - Landesarchiv Baden Württemberg

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34<br />

Pfade im Urwald<br />

Erste Methoden und Werkzeuge zur Übernahme elektronischer Unterlagen<br />

Wer an elektronischen Unterlagen arbeitet,<br />

steht manchmal wie ein Forscher<br />

im Regenwald staunend vor der Vielfalt<br />

der Lebensformen. Da liegen zum Beispiel<br />

fünf CD-ROMs auf dem Tisch,<br />

beschriftet als das Fotoarchiv einer Akademie,<br />

die vor wenigen Jahren aufgelöst<br />

wurde. Die Einordnung in das gewohnte<br />

Artenschema fällt schwer. Ist ein<br />

Gesamtorganismus zu beschreiben, die<br />

Datenträger oder doch gar die einzelnen<br />

Fotos?<br />

Nach eingehender Beratung werden die<br />

auf den fünf CDs enthaltenen Dateien<br />

in einem einzelnen digitalen Objekt zusammengefasst.<br />

Künftige Nutzer werden<br />

dort neben den 4000 enthaltenen Digitalfotos<br />

ein Verzeichnis vorfinden, das<br />

die bereits in der Akademie gebildete<br />

Ordnung wiedergibt, gleichzeitig aber<br />

eine Recherche nach beliebigen Such-<br />

Archivnachrichten 39 / 2009<br />

begriffen erlaubt. Auch Textdokumente<br />

können nach dem Verfahren verarbeitet<br />

werden, das einer Einzelblatterschließung<br />

ähnelt, aber keine Verzeichnungsarbeiten<br />

erfordert.<br />

Eine andere Herausforderung ist die<br />

Sicherung von Daten aus einem Siemens-<br />

Großrechner vom Typ BS2000. Die<br />

Daten haben in der Behörde ein respektables<br />

Alter von bis zu 23 Jahren erreicht,<br />

sie beschreiben insgesamt etwa zwölf<br />

Millionen Geschäftsvorgänge. Doch die<br />

BS2000 ist ziemlich betagt, und Ende<br />

2007 kommt die Nachricht von ihrer Abschaltung.<br />

Zum Glück hat die Behörde<br />

die Daten kopiert und in den aktuellen<br />

Zeichensatz übertragen. Bei der Qualitätssicherung<br />

im <strong>Landesarchiv</strong> zeigt sich,<br />

dass die Daten, obwohl allgemein in<br />

einem guten Zustand, an manchen Stellen<br />

ihre Bedeutung verloren haben.<br />

Auch in der Behörde kann niemand<br />

mehr rekonstruieren, wie man in drei von<br />

den insgesamt 105 Feldern bestimmte<br />

Sachverhalte codiert hat. Der Informationsverlust<br />

wird für künftige Nutzer in<br />

den Metadaten zum Objekt vermerkt,<br />

von den übrigen Daten werden Dauerpräparate<br />

für die Lagerung hergestellt.<br />

Dieser Vorgang der Aufbereitung ist<br />

die wichtigste Disziplin der digitalen Archivierung.<br />

Angaben über die Strukturierung<br />

der Objekte und die Bedeutung<br />

ihrer Komponenten müssen aufgezeichnet,<br />

geprüft und gegebenenfalls nacherhoben<br />

werden. Bei modernen datenbankgestützten<br />

Verfahren ist außerdem<br />

durch sogenannte Denormalisierung<br />

die Tabellenstruktur zu vereinfachen.<br />

Meist helfen dabei Informatiker und Fachreferenten<br />

in der Behörde, bisweilen<br />

auch ein Blick in gedruckte Dokumen-<br />

Führung des Nutzers mit IngestList – einem<br />

Installationsprogramm ähnlich – durch den Übernahmeprozess.<br />

Aufnahme: <strong>Landesarchiv</strong><br />

Eine künftige Quelle der Musikgeschichte?<br />

Homepage der Hochschule für Musik Freiburg auf<br />

dem Stand von November 2007 im <strong>Baden</strong>-<strong>Württemberg</strong>ischen<br />

Online-Archiv BOA.<br />

Vorlage: <strong>Landesarchiv</strong> StAF G 520/99

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