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neutrasoft

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AUSGABE 3 | JULI 2012

WILKEN S/4 TECHNOLOGIE

NEUES WILKEN MANAGEMENT TEAM

NEUES AUS DER ENERGIEWIRTSCHAFT

STADTWERKE KONSTANZ

NEUBAU RECHENZENTRUM

WILKEN ENTIRE ÜBERZEUGT IN DER SOZIALWIRTSCHAFT

STARTBEREIT FÜR DIE E-BILANZ


Wie sieht Zukunft aus. Es gab

Zeiten, da dachten die Menschen

bei dieser Frage an außerirdische

Monster. So wird es nicht kommen.

Zukunft sieht gut aus – davon sind

wir bei Wilken überzeugt. Unter

anderem, weil wir kräftig in diese

Richtung arbeiten und investieren.


EDITORIAL

Lassen Sie uns über Zukunft reden. Denn darum geht es wohl, wenn

wir wirklich interessiert über ein Unternehmen wie Wilken sprechen.

Da ist einerseits der Wechsel, der Bestehendes zu Vergangenheit und

das Neue zur Gegenwart werden lässt. Und da sind andererseits die

Veränderungen, von denen wir erwarten, dass Sie die Zukunft sichern.

Von all diesem hat Wilken im ersten Halbjahr viel erlebt. Einerseits

der Generationswechsel, nach 35 Jahren ist mein Vater Ernst Wilken

endgültig aus dem Unternehmen geschieden. Und da ist andererseits

die erste Anwendung in der neuen Wilken Technologie S/4. Das

alles vor dem Hintergrund eines deutlichen Wachstums – mit rund

450 Mitarbeitern haben die Wilken Unternehmen gemeinsam einen

Umsatz von 47 Mio Euro erzielt.

Wilken schaut also in die Zukunft. Und dies so, wie man es von uns

erwartet. Tatkräftig. Ohne viele Worte. Entschieden und gut gerüstet.

Das erscheint auch notwendig. Die mit der neuen S/4 Technologie

verbundenen Herausforderungen sind groß – das Ziel ist die Wett­

bewerbsfähigkeit des Unternehmens für die nächsten zehn Jahre

zu sichern. Nicht weniger. Und bei allen Bemühungen, Planungen,

Erwartungen und Hoffnungen zählt am Ende doch nur Eines: die

Akzeptanz durch unsere Kunden und die Anwender.

Entscheidend wird hierbei einerseits die tatsächliche Prozessorientierung

und andererseits die Anpassungsfähigkeit von Softwareanwendungen

sein. Anders wird die stetig zunehmende Prozesskomplexität nicht zu

bewältigen sein. Hier werden wir nach gutem altem Muster verfahren

und das bleiben, was wir immer waren: Ein Softwarehersteller mit

hoher fachlicher Kompetenz, der seine Lösungen selbst vertreibt und

mit eigener Beratungsmannschaft implementiert.

Folkert Wilken

Geschäftsführer Wilken GmbH

3


07| S/4 TECHNOLOGIE

Erste Anwendungen mit

der neuen Wilken S/4

Technologie 'laufen'.

Ein Schulterblick.

14| WILKEN INTERN

Das neue Management

Team, der Generationswechsel,

die aktuellen

Unternehmenszahlen

18| DER GRUNDSTEIN

IST GELEGT

Wilken baut derzeit seinen

Stammsitz in Ulm deutlich

aus.

IMPRESSUM

Wissenswert ist eine Publikation

der Wilken Unternehmensgruppe

für Kunden, Interessenten, Partner

und Freunde.

Herausgeber:

Wilken GmbH, Hörvelsinger Weg 25-31,

89081 Ulm, www.wilken.de

INHALTSVERZEICHNIS

20| QUO VADIS ENERGIE-

WIRTSCHAFT

Ein Interview mit

Stefan Söchtig und

Thomas Deyerberg

22| NEUES AUS DER

ENERGIEWIRTSCHAFT

Die wichtigsten

Nachrichten von Wilken

und Neutrasoft.

26| DER ABSCHIED VOM

ENERGIE-SCHLARAFFEN-

LAND

Gedanken von Dr. Franz

Hein, Ehrenmitglied der

EDNA-Initiative

Redaktionsteam:

Wilken Marketing und Mitarbeiter der Wilken

Unternehmensgruppe, Uwe Pagel, Thomas

Seibold, Tobias Heimpel und weitere.

Layout:

Projekt:Agentur Heimpel Braunsteffer GmbH,

Magirusstraße 33, 89077 Ulm.

30| WILKEN INFORMATIONS-

MANAGEMENT SORGT

FÜR TRANSPARENZ BEI

LOGWIN.

Anwenderbericht

28| STADTWERKE KONSTANZ

Anwenderbericht

32| VORSTELLUNG WILKEN

RECHENZENTRUM GMBH

Der IT-Dienstleister der

Wilken Unternehmensgruppe

öffnet sich für

neue Kundengruppen

Zuschriften:

Bitte an Wilken GmbH, Marketing oder per

Email an wissenswert@wilken.de

Papier:

Circle Premium White,

100 % Recyclingpapier aus

Post-Consumer-Beständen.

36| WILKEN ENTIRE I

KV Hessen

37| WILKEN ENTIRE II

Caritas Speyer

38| WALCKER OFFSETDRUCK

Anwenderbericht

42| GEWINNER

Wilken gewinnt ERP-Innovationspreis

sowie Landes-

innovationspreis in Baden-

Württemberg

44| FIT FÜR DIE E-BILANZ

2013 geht es endgültig

los. Der Wilken Lösungsansatz

und eine Checkliste

mit den wichtigsten Fragen

5


Ein Blick auf die Zukunft der Wilken Unternehmensgruppe.

Auf Basis der S/4 Technologie, die wir

seit mehr als zwei Jahren entwickeln, sind jetzt

die ersten Anwendungen realisiert worden, die

sich nahtlos in die bestehenden Wilken Lösungen

anfügen. Mehr Details auf den nächsten Seiten.

7


8

Was ist Zukunft? Ist Zukunft erstrebenswert, auch wenn sie nicht nur Veränderungen verspricht,

sondern eben diese gepaart sind mit Anstrengungen auf dem Weg dorthin? Und was sind dann diese

Veränderungen und Anstrengungen?

Vor nun zwei Jahren hat Wilken sich entschlossen zu definieren, was Zukunft ist. Und dass diese Zukunft

erstrebenswert ist, auch mit größten Anstrengungen. Ein Buchstabe und eine Zahl stehen für diesen

Entschluss. S/4. Zuerst nur eine Vorstellung, wie die Software der Zukunft entwickelt und betrieben

werden soll. Dann bald eine eigene Forschungs- und Entwicklungsabteilung. Heute ein Zeichen

für neues Denken und morgen die Technologieplattform der Zukunft. S/4 – ein Zeichen, das sich an

der Wilken Erfolgsstory CS/2 orientiert. Und nun haben wir wieder – wie vor rund 20 Jahren – die

Entscheidung getroffen, die Software der Zukunft zu realisieren.

Was ist S/4? Darüber ist bei Wilken viel gesprochen und auch diskutiert worden. Emotional. Fachlich.

Marketingorientiert. Technisch. In internen Fachgesprächen, beim Gang zur Kaffeemaschine, abends

wenn viele der Mitarbeiter längst zu Hause sind, in Sitzungen – bei vielen Gelegenheiten. Nicht selten

mit unterschiedlichsten Ergebnissen. Dabei ist die Lösung gar nicht so kompliziert: S/4 ist die

Technologieplattform, auf der Wilken in den nächsten 15 – vermutlich sogar 20 Jahren – erfolgreiche

und wegweisende Softwarelösungen entwickeln wird. S/4 ist der entscheidende Zukunftsbaustein für

alle Softwarelösungen der Wilken Unternehmensgruppe.

S/4 ist unser Anspruch auf Technologieführerschaft. Das zum Gelingen zu bringen, was Anderen nicht

gelungen ist. Das exzellent zu machen, was andere nur gut hinbekommen haben. Nicht mehr und nicht

weniger heißt S/4.

S/4 ist die Technologie, die Wilken die Möglichkeit gibt, etwas Außergewöhnliches zu leisten. S/4 ist

aber kein Heilsversprechen, dass die Dinge, die wir tun, wirklich außergewöhnlich und exzellent

werden – dafür ist weiterhin jeder selbst und die Gemeinschaft derer verantwortlich, die diesen

Anspruch formuliert hat.

S/4 ist für die Wilken Unternehmensgruppe wie

Technologie. S/4 ist der Baukasten, aus dem neue

morgen gebraucht wird, ist nicht in die Zukunft sc

ren. Das wollen wir nicht. Wir wollen mehr. Zukun

Für Wilken bedeutet das: Wir verfügen in Zukunft über die Möglichkeiten, Software für betriebswirtschaftliche

Prozesse und Geschäftsvorfälle zu entwickeln, die den Standard setzt. An der sich andere

messen lassen müssen. Qualität, Funktionalitäten, Prozessorientierung – die Liste der Schlag worte

muss hier nicht weiter ausgeführt werden.

S/4 heißt, die Zukunftsfähigkeit unserer Unternehmensgruppe über Jahrzehnte hinaus zu sichern.

Mehr noch. S/4 heißt Wettbewerbsvorsprung, den es zu nutzen gilt. Ohne Mut und Tatendrang,

Pioniergeist und Entschiedenheit wird dieses Unterfangen nicht gelingen. Fachwissen und Engagement

sind das Mindeste, was jeder einbringen muss. CRM, Finanz- und Rechnungswesen, ERP – wir haben

ab heute die Möglichkeit, die Standards zu setzen, an denen sich andere in drei oder vier Jahren

messen lassen müssen.

Wer glaubt, damit sei Zukunft geschaffen, irrt. S/4 erhöht die Anforderungen an jeden einzelnen

Mitarbeiter bei Wilken. Standardwissen und durchschnittliches Engagement werden nicht zum Ziel

führen, sondern direkt ins Mittelfeld. Nicht die Gesellschaft oder die Politik bestimmt das Tempo.

Wir wollen es tun. Nicht unsere Kunden treiben uns, sondern wir begeistern unsere Kunden mit

Innovationen. Mit wirklich neuen Konzepten und Geschäftssichten, die sich schnell und effizient,

prozessorientiert und branchenkompetent in Software abbilden lassen.

Die ersten Bausteine laufen bereits, beispielsweise Teile der BillingEngine als Basis für die Lösungen

in der Energiewirtschaft. Weitere werden folgen. Mit jeder Anwendung wird S/4 in unserem Softwareleben

und den Geschäftsanwendungen unserer Kunden mehr und mehr präsent.


für unsere Kunden viel mehr als eine

s Denken entsteht. Heute zu wissen, was

hauen, sondern Gegenwart zu projizieft

aktiv gestalten und mitbestimmen.

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EXECUTIVE SUMMARY

S/4 ist die zukünftige Wilken Technologieplattform, ausgelegt für die effiziente Entwicklung

von betriebswirtschaftlichen Anwendungen, bei Bedarf bis hin zu Branchenlösungen.

Mit S/4 entwickelte Software passt sich flexibel an die jeweiligen Geschäftsprozesse an.

Wichtigste Zielsetzungen sind einerseits die Trennung von Fachlichkeit und Technologie

andererseits die Gewährleistung von Effizienz der Applikationsentwickler und Konzentration

auf deren Kernkompetenzen. S/4 macht branchen- und produktspezifische Ausprägungen

effizient realisierbar. Für den Anwender zeichnet sich durch konsequente und

tatsächliche Prozessorientierung auf Benutzerebene. Ein weiteres Merkmal von S/4 ist

die Migration von Bestandssystemen bei Bedarf und ‘Zug um Zug‘.

S/4 basiert auf acht Prinzipien, die eine zukunftsgerichtete

Anwendungsentwicklung im Fokus haben.

Unter anderem mit der Zielsetzung dass die Anpassung

von Anwendungen an sich schnell ändernde

IT-Anforderungen gewährleistet werden kann.

1 Technologieunabhängigkeit: UI, Protokolle, Per-

sistenz, …: Einzelteile des Systems müssen ohne

Änderungen des fachlichen Applikationscodes oder

Änderung der Applikation austauschbar sein.

2 Deskriptivität/Metadaten: Code und Objekte

werden strukturell erfasst und in einem Repository

beschrieben. Diese Daten bilden die Grundlage für

Transparenz, Testbarkeit und Metriken – das System

beschreibt sich selbst.

3 Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit der Architektur:

beispielsweise neue Kommunikationsprotokolle,

Tausch des Applikationsservers, neues UI-Frontend, …

4 Trennung der Fachlichkeit von der Technik:

Konzentration des Applikationsentwicklers auf das Kern-

geschäft, Steigerung der Produktivität und Investitionsschutz

durch Kapselung der Geschäftslogik. Jeder macht

was er/sie gut kann: Technischer Fokus Basistech-

nologie, fachlicher Fokus-Anwendungen.

5 Modularisierung: Durch Vorgabe und Kontrolle der

Struktur wird die gewünschte Modularisierung erreicht.

Das Framework kontrolliert die Abhängigkeiten und

verhindert Wildwuchs.

6 Branchen- und produktspezifische Ausprägungen:

Flexible Erweiterbarkeit/Konfiguration und Standardisierung

der Softwarepakete zur Bildung von branchen-

und produktspezifischen Lösungen.

Erweiterbarkeit

Deskriptivität

Trennung der

Fachlichkeit von

der Technik

Technologieunabhängigkeit

Customizing,

Releasefähigkeit

Modularisierung

Unterstützung

des Softwareprozesses

BranchenundProduktspezifische

Ausprägungen

7 Customizing, Releasefähigkeit: Immanente Mechanismen

des Frameworks sichern das Customizing

beim Kunden gegen die fortschreitende Weiterentwicklung

ab. Einfache Austauschbarkeit einzelner Anwendungskomponenten

in der Kundeninstallation.

8 Unterstützung des Softwareprozesses: Testbar

keit, Qualitätssicherung, Metriken zur strukturellen

Komplexität, …


DIE SOFTWARE WIRD

PROZESSORIENTIERT!

Echte Prozessorientierung bedeutet, dass der Anwender durch die Bearbeitung

auch komplexer Prozess- und Datenstrukturen geführt wird, ohne

über umfassendes Anwendungswissen zu verfügen. Das System stellt sicher,

dass fachliche Vorgänge nach definierten Abläufen stattfinden, unter

S/4 werden bestimmte Geschäftsprozesse eines bestimmten Unternehmens

individuell abgebildet. Lösungen unter S/4 stellen begleitend Funktionalitäten

bereit, die eine Aufgabenverteilung unter fachlichen Kriterien

vornehmen. Wichtigster Vorteil der Prozessorientierung unter S/4 für den

Anwender: Er kann sich wieder auf die einzelnen Teilaufgaben, auf seine

Fachlichkeit konzentrieren.

Bisherige Softwarelösungen (unter anderem CS/2):

• Benutzer wird durch die Module geführt

• Verschiedene Module enthalten verschiedene

Teile eines Prozesses

• Module müssen über Schnittstellen verknüpft werden

• Benutzer sieht nur Teilausschnitte des Prozesses

• Genauer Ablauf des Prozesses muss dem Benutzer

bekannt sein

• Oftmals unterschiedliche Design/GUI-Oberfläche

innerhalb eines Prozesses

CS/2

S/4

CS/2

S/4

Lösungen, CS/2 die auf S/4 Technologie CS/2 basieren:

• Benutzer wird durch den Prozess geführt

• Schnittstellen werden automatisiert erzeugt

• Optimale Zusammenarbeit mit vorhandenen Systemen

• Anpassungen leicht durchführbar

• Schnelle Reaktion auf Kundenwünsche

• Modernes und einheitliches Design/GUI-Oberfläche

über den gesamten Prozess

• Zukunftsfähige Technologie als Basis (Java, Silverlight)

S/4

S/4

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12

S/4 ERSETZT NICHT CS/2

Die S/4 Technologie und die bestehenden CS/2 Anwendungen sind kombinierbar

und fungieren als Hybridmodell. Dies gilt auch für andere ERP-Systeme, die nicht von

Wilken entwickelt wurden – die S/4 Technologie ist in die bekannten Wilken Systemwelten

(CS/2, NAV, etc.) eingebettet. Mit der S/4 Technologie können neue Produkte

entwickelt und Prozesse abgebildet werden. Diese können gleichzeitig sowohl auf

Bausteinen der neuen S/4 Technologie, als auch auf der bestehenden CS/2 Technologie

basieren. „Neue“ S/4 Produkte werden auf Basis der S/4 Technologie entwickelt,

der User bemerkt die S/4 Produkte „nur“ am modernen Design, prozessorientierter

Benutzerführung und besserer Performance.

Nach dem zuvor beschriebenen Prinzip können

einzelne Produkte, Prozesse und Szenarien nahtlos

auf Basis der S/4 Technologie in der bekannten

Systemwelt umgesetzt werden.

Die S/4 Technologie kann nach und nach die bestehende

Systemwelt modernisieren und ältere Technologien

ablösen.

Anwendung

Szenario

Prozess

Produkt

Baustein

Technologie

Auf Basis der S/4 Technologie wurde der Baustein „Billing Engine“

umgesetzt.

Das Produkt „EEG“ baut auf dem Baustein „Billing Engine“ auf.

Das Produkt ermöglicht verschiedene Prozesse im Szenario „Einspeisemanagement“

(z.B. alternative Energiequellen abrechnen).

Wilken liefert eine S/4 Anwendung, die mit anderen Anwendungen

zu einer individuellen Lösung zusammengestellt wird.

Einspeise-

management

EEG

Billing

Engine

Bekannte

Wilken Systemwelt

(CS/2, NAV…)


DAS IST S/4

S/4 ist eine Technologie, mit der

Wilken seinen bestehenden und

neuen Kunden die Möglichkeit

gibt, prozessorientiert zu agieren,

ohne dabei komplett auf neue

Anwendungswelten umsteigen zu

müssen.

Die S/4 Technologie basiert auf

weit verbreiteten und verfügbaren

Basistechnologien wie JAVA, Silverlight

etc.

S/4 gibt Unternehmen die Möglichkeit,

eine langfristige Strategie

zum Ausbau ihrer betriebswirtschaftlichen

Anwendungen zu entwickeln

und Schritt für Schritt in

eine prozessorientierte Organisation

überzuleiten.

S/4 unterstützt Softwareentwickler

bei einer schnellen, effizienten und

zukunftsorientierten Bereitstellung

von individuellen Anwendungen,

die auf standardisierten Bausteinen

und Produkten basieren (die

Prozesse werden individualisiert,

nicht die Produkte).

S/4 gewährleistet maximale Flexi-

bilität, sichert eine hohe Geschwindigkeit

der Anwendungen, auch

bei Massendatenverarbeitung,

und schafft Investitionssicherheit

im Bereich betriebswirtschaftlicher

An wendungslösungen.

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14

Mit einem neuen Führungsteam stellt sich

Wilken für das weitere Wachstum neu

auf. Neben Folkert Wilken, der sich als

Geschäftsführer auf die Entwicklung der

gesamten Unternehmensgruppe mit den

mehr als 400 Mitarbeitern konzentrieren

wird, gehören der erweiterten Geschäfts-

leitung Thomas Deyerberg (Produkte und

Services Energiewirtschaft), Peter Öfele

(Vertrieb), Jörn Struck (Produkte und

Services ERP/Global Business), Faramarz

Yousefian (Softwareentwicklung) sowie

Steffen Nagl (Finanzen und Controlling)

an. „Mit der Einführung einer neuen

Führungsebene verteilen wir nun die Ver-

antwortung auf mehr Schultern als bisher

ENTWICKLUNG DER

WILKEN UNTERNEHMENSGRUPPE

NEUES WILKEN MANAGEMENT-TEAM

FÜR MEHR SCHLAGKRAFT

und gewinnen so deutlich an Schlag kraft“,

fasst Folkert Wilken die Gründe für die

neue Struktur zusammen. „Zudem haben

wir die Entscheidungswege verkürzt und

die Verantwortungsbereiche branchen-

und zielgruppenbezogen zusammenge-

fasst.“ Damit arbeiten Produkt mana-

gement, Beratung und Service künftig im

Sinne der Kunden noch enger zusammen.

Auch die Entwicklung kann auf diesem

Wege sehr viel fokussierter vorangetrie-

ben werden, da die Anforderungen des

Marktes über die Geschäftsbereiche ge-

bündelt an die Entwicklung weitergegeben

werden.


Neben der Geschäftsführung und strate -

gi schen Entwicklung der Unternehmensgruppe

bleibt Folkert Wilken bei der Wilken

GmbH weiterhin für die Bereiche Personal,

Marketing und Qualitätssicherung verantwortlich.

Unterstützt wird er von Stefan

Söchtig (als weiteres Mitglied der Geschäfts-

leitung und Geschäftsfeldent wicklung Prozessmanagement)

und einem Stab, der aus

Dr. Harald Varel (Strategie), Jutta Kutsche

(Verwaltung/Casino) und Tobias Heimpel

(Marketing) besteht.

Neben der Neustrukturierung in der Wilken

GmbH wurde die Wilken Unter nehmensgruppe

durch Übernahmen und neue

Tochter gesellschaften ausgebaut. So wird

in den nächsten Wochen die neue Tochter

Wilken Prozessmanagement GmbH ihre

Geschäfte aufnehmen, die von Stefan

Söchtig, Peter Schulte-Rentrop, Ge schäftsführer

von Wilken Neutrasoft und Ralph

Andreas Wirth geleitet werden wird. Neu

hinzugekommen ist bereits 2011 die Wilken

Informationsmanagement GmbH mit Stand-

Peter Öfele (Vertrieb), Jörn Struck (Produkte und Services ERP), Folkert Wilken

(Geschäftsführung), Thomas Deyerberg (Produkte und Services Energiewirtschaft),

Faramarz Yousefian (Softwareentwicklung), Steffen Nagl (Finanzen und Controlling).

ort in München – ehemals Kendox GmbH

die von Thomas Gottstein geführt wird.

Keine Veränderungen gibt es bei den bestehenden

Tochter un ternehmen Wilken Entire

AG (Vorstände Dr. Peter Kottmann und

Rocco Rignanese), Wilken Neutrasoft GmbH

(Geschäftsführer Peter Heinz und Peter

Schulte-Rentrop) Wilken Rechenzentrum

GmbH (Geschäftsführer Dr. Harald Varel und

Rainer Unsöld) und Wilken AG Schweiz

(Geschäftsführer Davide Salvodelli).

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Zum Jahresbeginn wurde der Generationswechsel

in der Führung der Wilken GmbH endgültig

vollzogen. Firmengründer Ernst Wilken

und sein Sohn Folkert Wilken, der Anfang

2010 erneut die Geschäftsführung der Unterneh

mensgruppe übernommen hatte, haben

gemeinsam die Stimmrechte in der Wilken

Treuhand neu verteilt. Danach werden die

Rechte, die bisher von dem Komplementär

Ernst Wilken und dem Kommanditisten

Alexander Hirn gehalten wurden, auf ein

Führungsteam aus der Wilken Gruppe übertragen.

Dieses Team besteht aus dem neuen

Komplementär Peter Heinz, Geschäftsführer

der Wilken Neutrasoft GmbH, sowie den

neuen Kommanditisten Dr. Harald Varel,

Geschäftsführer der Wilken Rechenzentrum

GmbH, und Steffen Nagl, der zum 1. Februar

in der Wilken Geschäftsleitung die kaufmännische

Verantwortung übernommen hat. Damit

teilen sich der Komplementär Folkert Wilken

und dieses Team ab sofort zu gleichen Teilen

die Verantwortung in der Wilken Treuhand,

in der sämtliche Gesellschafterstimmrechte

der Wilken GmbH zusammengeführt sind.

Ernst Wilken wird sich in Zukunft vollständig

der Arbeit in seiner Stiftung widmen, die sich

auf die Förderung von herausragenden

Leistungen im Bereich der Informations technologie,

der Geisteswissenschaften und der

Kunst konzentriert.

ENTWICKLUNG DER

WILKEN UNTERNEHMENSGRUPPE

GENERATIONSWECHSEL BEI WILKEN

ENDGÜLTIG VOLLZOGEN.

„Ich freue mich, dass wir nun die Führung

der Wilken Unternehmensgruppe so geordnet

haben, dass ein solides Fundament für das

Wachstum der kommenden Jahre gegeben

ist. Für mich war es dabei wichtig, dass

das Management entscheidend in die Ver-

ant wortung miteinbezogen wird. Damit ist

sichergestellt, dass Entscheidungen stets im

Kon sens und im Interesse des Gesamt unternehmens

gefällt werden“, so der Unternehmensgründer

Ernst Wilken. „Im Rahmen

der Gespräche zu dieser Neuorganisation

konnten wir zudem sämtliche Unstimmigkeiten

ausräumen, die zwischen mir und meinem

Vater in den vergangenen Monaten entstanden

waren. Damit können wir das Unternehmen

nun unbelastet in die Zukunft führen“, so

Folkert Wilken.


WILKEN LEGT BEI UMSATZ

UND MITARBEITERN DEUTLICH ZU

Ein Umsatzplus von 10 Prozent und ein Mitarbeiterwachstum von knapp 15 Prozent: die

Wilken Unternehmensgruppe hat sich auch im Geschäftsjahr 2011 ausgesprochen posi-

tiv entwickelt. So stieg der Umsatz von 43 Millionen Euro (2010) auf nun 47,3 Millionen

Euro, die Zahl der Mitarbeiter kletterte auf 435 (2010: 384). Einen wichtigen Beitrag dazu

leistete der Geschäftsbereich Energiewirtschaft mit einem Umsatzanteil von 43 Prozent.

Aber auch die Felder ERP/Global Business mit 32 Prozent und Sozialwirtschaft mit

einem Anteil von 15 Prozent entwickelten sich weiterhin positiv.

„Diese Verteilung zeigt, dass wir stabil

auf mehreren Füßen stehen. In der

Energiewirtschaft gehören wir heute

zu den wichtigsten Anbietern. Dennoch

streben wir auch in den anderen

Geschäftsfeldern weiterhin ein deutli-

ches Wachstum an, um diese gesunde

Umsatzverteilung auch in Zukunft zu

erhalten“, erläutert Folkert Wilken,

Geschäftsführer der Wilken Unter neh-

mensgruppe. „Besonders erfreulich

ist es, dass alle Unternehmen der

Gruppe, insbesondere auch die Wilken

Neutrasoft GmbH, die Wilken Entire AG

sowie die Schweizer Wilken AG einen

positiven Beitrag zur Gesamtbilanz

geleistet haben“.

Im vergangenen Geschäftsjahr hat

sich die Wilken Unternehmensgruppe

auch personell auf das weiterhin

starke Wachstum eingestellt. So wurde

zum Jahreswechsel eine erweiterte

Geschäftsleitung installiert, um die

Entscheidungswege zu verkürzen und

auch personell an Schlagkraft zu

gewinnen. Mit der Übernahme der

deutschen Kendox GmbH, München,

die seit letztem Jahr unter dem

Namen Wilken Informations manage-

ment GmbH firmiert, wurden zudem

die Ressourcen in den Bereichen DMS

und Business Process Management

(BPM) deutlich ausgebaut. Weitere

Schwerpunkte waren der Aufbau einer

eigenen Mannschaft für das Thema

Prozessunterstützung und eines ent-

sprechenden Angebots für die Ener gie-

wirtschaft.

„Heute ist es entscheidend, dass die

einzelnen Geschäftsprozesse in den

Unternehmen und Institutionen optimal

unterstützt werden. Dabei wird es

zunehmend unwichtiger, wo die dazu-

gehörigen Anwendungen installiert

werden – ob beim Kunden im Hause

oder bei uns im Rechenzentrum“,

beschreibt Folkert Wilken die Ent-

wicklung. Deswegen investierte die

Unternehmensgruppe im vergangenen

Jahr auch verstärkt in ihre neue Ent-

wicklungsplattform S/4, die den Aufbau

prozessorientierter Software-Archi tek-

turen unterstützt. „Ein Schwerpunkt bei

den Investitionen wird auch dieses Jahr

die Fortführung dieser Entwicklung

sein, auf deren Basis wir in den kom-

menden Jahren schrittweise unsere

gesamte Anwendungslandschaft mo -

dernisieren werden. Daneben investie-

ren wir aber auch kräftig in unseren

Ulmer Stammsitz. Dort entsteht derzeit

ein Neubau mit insgesamt 5.000 Qua-

dratmetern Nutzfläche und einem

In ves titionsvolumen von rund 9 Mil-

lionen Euro“, so Folkert Wilken weiter.

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DER GRUNDSTEIN

IST GELEGT

KNAPP 5.000 QUADRATMETER ZUSÄTZLICHE

FLÄCHE IM ERSTEN BAUABSCHNITT

Mit einem Investitionsvolumen von rund neun Millionen Euro baut die Wilken GmbH derzeit ihren Stammsitz in

Ulm deutlich aus. Das neue Gebäude, das schon zum Jahreswechsel bezogen werden wird, bietet auf knapp 5.000

Quadratmetern nicht nur Platz für rund 130 Büroarbeitsplätze. In den Baukörper mit seinem markanten aufgesetzten

„Flieger“ und einem begrünten Innenhof werden auch das Wilken-Casino, das Wilken Rechenzentrum sowie der

Seminarbetrieb untergebracht. „Nach den Bauten im Hörvelsinger Weg, 25, 27 und 29 legen wir hier nun den vierten

Grundstein in unserer Firmengeschichte und schaffen den dringend benötigten Platz für weiteres Wachstum. Dabei

gehen wir einen konsequenten Schritt in Richtung Nachhaltigkeit und werden das Gebäude über ein eigenes

Blockheizkraftwerk sowohl mit elektrischer Energie als auch im Winter mit Wärme und im Sommer mit Kühlung

versorgen“, so Geschäftsführer Folkert Wilken. Im Bau ist das neue Gebäude schon seit Ende 2011 – nun wurde im

Beisein von Ulms Oberbürgermeister Ivo Gönner auch die offizielle Grundsteinlegung vollzogen.

Mit einer elektrischen Leistung von 140 Kilowatt und einer Wärmeleistung von 212 Kilowatt reicht das mit Erdgas

betriebene Blockheizkraftwerk aus, sowohl den Strom als auch ausreichend Wärme bzw. Kälte für das Gebäude zu

erzeugen. Einer der Hauptverbraucher wird das neue Rechenzentrum sein, das deutlich ausgebaut wird, um seine

Dienstleistungen künftig über die Anwender von Wilken Software hinaus vermarkten zu können.

Das Wilken Casino, das sich mit seinem Gourmet-Service „Fleur de Cuisine“ in der weiteren Ulmer Region einen guten

Namen gemacht hat – was sich zuletzt in der Übernahme des Caterings im VIP-Bereich der ratiopharm-Arena nieder-

geschlagen hat – wird ebenfalls in den Neubau umziehen. Mit 350 Quadratmetern Fläche steht der feinen Küche

ausreichend Platz zur Verfügung, um sowohl die Mitarbeiter und Gäste von Wilken als auch die vielen externen

Kunden perfekt bewirten zu können. Ergänzt wird der Casino-Bereich durch sieben neue Seminarräume mit einer

Gesamtfläche von 320 Quadratmetern. Hier wird im kommenden Jahr die Wilken Akademie ihren Betrieb aufnehmen,

die zunächst vor allem Aus- und Weiterbildungsangebote für die Energiewirtschaft anbieten wird.

Den Eingang des Neubaus wird ein Kunstwerk des Schweizer Bildhauers Thomas Welti zieren: Ein großer Monolith

aus Bronze umrahmt von Menschen und damit ein Symbol für alle, die zur Entwicklung des Unternehmens beigetragen

haben. Ergänzt wird dieser Monolith durch drei weitere, kleinere "Schwestern", die die Zukunft symbolisieren. „Mit

dem neuen Gebäude wollen wir auch ein Zeichen setzen, dass wir am Standort Ulm nicht nur unsere Wurzeln

haben, sondern uns hier auch weiterhin entwickeln wollen“, fasst Folkert Wilken zusammen.

Bild oben: Folkert Wilken, Geschäftsführer der Wilken GmbH,

Ivo Gönner, Oberbürgermeister der Stadt Ulm und Hans Hengartner

von den beteiligten Bauunternehmen der Arge Wilken.

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QUO VADIS ENERGIEWIRTSCHAFT?

WACHSEN UND ARBEITSFÄHIG BLEIBEN: DIE GRENZEN DER

LEISTUNGSFÄHIGKEIT SIND ERREICHT! STADTWERKE BRAUCHEN

FLEXIBLE UNTERSTÜTZUNG

NACHGEFRAGT

STEFAN SÖCHTIG, GESCHÄFTSFÜHRER WILKEN PROZESS -

MANAGEMENT GMBH

Ob zuletzt bei der Umsetzung von MaBis, WiM,

den Vorgaben der EnWG­Novelle oder bei den

kommenden Anforderungen des Smart Metering:

Der Änderungsdruck durch die Vorgaben von

Gesetzgeber und Regulierungsbehörden bleibt

unvermindert hoch. Dabei erreichen viele kleine

und auch mittlere Stadtwerke inzwischen immer

öfter das Ende ihrer Leistungsfähigkeit. Denn es

geht ja nicht nur darum, die Vorgaben innerhalb

der gegebenen Fristen umzusetzen. Die Unternehmen

müssen sich daneben im Wettbewerb

behaupten und möglichst wachsen. Durch die

Politik und in den deutschen Markt drängende

Neuanbieter verschärft sich der Wettbewerbsdruck;

Beleg dafür sind immer höhere Kundenwechselraten.

Im Interview mit der BWK zeigt

Stefan Söchtig, Mitglied der Geschäftsleitung der

Wilken GmbH, Wege auf, wie sich die Unternehmen

aus diesem Dilemma lösen können.

Herr Söchtig, viele Anbieter gehen derzeit mit

dem Stichwort „Business Process Outsourcing“

in den Markt. Ist denn das Outsourcen von

Prozessen die Lösung aller Probleme?

Nein, das ist – zumindest für gestandene Stadtwerke

– nur eine untergeordnete unter einigen

Optionen! Mit dem Stichwort „Outsourcing“

könnten komplett aufgestellte Unternehmen die

komplette Auslagerung bestehender Abläufe verbinden

– und damit einhergehend in der Regel

auch einen Personalabbau. Bei der Mehrzahl der

Unternehmen geht es jedoch schlichtweg darum,

zunächst das „Mehr“ an Anforderungen, wie sie

durch Regulierungs­ oder Gesetzesvorgaben oder

Wettbewerbsanforderungen entstehen, bewältigen

zu können, und dies mit dem vorhandenen

Personal. Bevor man darüber nachdenkt, Prozesse

komplett auszulagern, sollte man sich deswegen

erst einmal einen Überblick über die Ist­Situation

verschaffen. Der permanente Umsetzungsdruck

durch die Regulierungsvorgaben hat in vielen Unternehmen

dazu geführt, dass die Abläufe nur ad

hoc angepasst und nicht grundsätzlich überprüft

wurden. Die notwendigen Veränderungen in der

Organisation blieben vielfach Stückwerk, die Prozesse

wurden weder durchgängig angepackt noch

optimiert. Dazu kommt, dass sich vielerorts regelrechte

Stapel an unerledigten Aufgaben gebildet

haben, die dringend abgearbeitet werden müssen

– verursacht durch die mit den vielen Projekten

verbundene hohe Arbeitsbelastung. Hier kommt

die neue Wilken Prozessmanagement ins Spiel.

Denn die kann auch mal kurzfristig und befristet

Hilfestellung leisten.


Teil der Ist­Analyse ist auch die Überprüfung der

vorhandenen personellen Ressourcen und des internen

Know­hows. Denn vielfach können Aufgaben

mittel­ oder langfristig durchaus durch eigene

Kräfte abgewickelt werden, wenn man diese durch

eine Neustrukturierung der Abläufe und der

Organisation von anderen Aufgaben entbindet.

Es geht aber doch nicht nur darum, arbeitsfähig

zu bleiben, sondern auch um Wachstum. Wo

liegen hier die Herausforderungen?

Viele Stadtwerke versuchen derzeit verstärkt, über

intensive Kampagnen Neukunden außerhalb des

eigenen Netzgebietes zu gewinnen. Aber auch

wenn es im Zuge der Arrondierungsbemühungen

eines Stadtwerks zum Erwerb von benachbarten

Verteilnetzen kommt, – ich nenne dies auch Rekommunalisierung

– müssen die dortigen Kunden

aktiv angegangen werden. Mit der Netzübernahme

werden ja nicht die Vertriebskunden vom

bisherigen Netzbetreiber übergeben. Diese muss

man ihm erst mal abwerben. Darauf sind kleinere

Stadtwerke nicht eingestellt. Ich habe da aus einigen

Projekten und Beratungen eine Menge Erfahrungen

sammeln könnten. Derartige Offensiven

sind in der Regel befristet. Deswegen versuchen

viele Unternehmen, dies zunächst mit den vorhandenen

Mitarbeitern zu stemmen und aktivieren

beispielsweise ihr Personal aus dem Kundenwechsel­,

Forderungsmangement, also dem sogenannten

Shared Service – Bereich für den Ver ­

trieb. Damit entsteht aber sofort die Frage, wie

die Prozesse im Shared Service störungsfrei weiterlaufen

können. Wenn diese Kampagnen zudem

erfolgreich sind und tatsächlich in kurzer

Zeit mehrere tausend Neukunden gewonnen werden,

müssen diese schnellstens erfasst werden.

Auch dafür lohnt es sich zunächst nicht, diese

Prozesse komplett auszulagern. Man kann das viel

einfacher über das Wilken Prozessmanagement

abwickeln lassen

Worauf sollte ein Stadtwerk bei der Auswahl des

Dienstleisters achten?

Der Dienstleister muss ganz pragmatisch in der

Lage sein, das Versorgungsunternehmen flexibel

und skalierbar zu unterstützen – bei Bedarf auch

im Hause und befristet. So macht es Sinn, erst einmal

im Unternehmen „aufzuräumen“ und die Stapel

an unerledigten Aufgaben abzuarbeiten, bevor

man die weiteren Schritte angeht. Aber auch die

interimsweise personelle Unterstützung bei der

Abwicklung von einzelnen Prozessen, bis die eigene

Organisation selbst dazu in der Lage ist, sollte

zu den möglichen Optionen gehören. Schließlich

ist der Inhouse­Einsatz externer Experten auch bei

der Überbrückung von personellen Engpässen, die

beispielsweise durch Urlaub, Schwangerschaften

oder Krankheiten entstanden sind, praktikabel.

Priorität hat hierbei immer die Sicherung der

Handlungsfähigkeit des Unternehmens.

Wann macht es Sinn, einzelne Prozesse aus-

zulagern?

Das muss jedes Unternehmen anhand einer ersten

Analyse ermitteln und entscheiden. Grundsätzlich

kann die Auslagerung von Prozessen auch

dazu beitragen, Kosten in der Netzentgeltregulierung

leichter nachweisen zu können. Gerade der

Nachweis wird in der laufenden Regulierungsrunde

einen wesentlichen Schwerpunkt bilden. Das

heißt, dass hier die Regulierungsbehörden an

den internen Kosten „herummäkeln“ und wahrscheinlich

starke Abstriche vornehmen werden.

Bei Fremdkosten an einen Dienstleister kann das

nicht so schnell passieren. Hier kann ein in der

Energiewirtschaft und gerade im Entgeltverfahren

erfahrener Dienstleister wie Wilken Prozessmanagement

so den Erfolg für die Netzentgeltanträge

aktiv unterstützen.

Auch zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit gerade

von kleinen und mittleren Versorgungsunternehmen

leistet die Unterstützung bei den Shared­

Service­Prozessen ihren Beitrag. Denn die Unternehmen

können sich so weiter vollständig auf ihr

Kerngeschäft – den Verkauf von Energie und die

Sicherstellung der Versorgung und immer mehr

auch den beratenden Kontakt zum Kunden –

konzentrieren und müssen sich nicht mit Abläufen

herumschlagen, die nur Kosten erzeugen, aber

keine Erträge bringen. Typisches Beispiel für die

Unterstützung ist die Abwicklung von Marktprozessen

wie WiM, MaBiS, GPKE oder GeLi Gas.

Darüber hinaus können natürlich auch zahlreiche

weitere Geschäftsprozesse eines Stadtwerks extern

abgebildet werden, von der Energielogistik bis hin

zur Abrechnung einschließlich Forderungsmanagement.

Wichtig dabei ist es, sich einen Partner

wie Wilken Prozessmanagement zu suchen, der

über ausgewiesene Expertise im Energiemarkt

verfügt. Denn die komplexen Marktbeziehungen

können nur von Fachleuten zuverlässig bearbeitet

beziehungsweise mit entsprechend beigestelltem

Personal gesteuert werden. Wichtig kann auch

sein, dass die Mitarbeiter im Stadtwerk von diesem

Dienstleister geschult werden, damit die

Kommunikation zwischen externen und internen

Kräften klappt.

Welche Rolle spielt die IT bei all diesen Dienstleistungen?

Die IT bleibt nach wie vor das zentrale Werkzeug

für die effiziente Abwicklung der Prozesse. Mit

der Auslagerung von Abläufen kann jedoch die

Bedeutung der eigenen IT zunehmend in den

Hintergrund rücken. Denn wenn der Prozess extern

durchgeführt wird, ist es letztlich zweitrangig,

mit welcher Software das geschieht, insbesondere,

wenn dieser auf eigener IT­Basis agiert.

Wichtig ist, dass die Kommunikations­ und Werteflüsse

integriert abgebildet werden. Ansonsten

zählt das Ergebnis. Damit ändert sich auch die

Form der Abrechnung. Denn bezahlt wird bei

Wilken Prozessmanagement nicht mehr die

Nutzung von IT­Ressourcen oder ähnliches,

sondern der tatsächlich anfallende Aufwand: die

Erfassung eines Vertrags, die Erstellung einer

Abrechnung oder die Durchführung eines

Lieferantenwechsels. Auf diese Weise werden

gleichzeitig die reinen Prozesskosten transparent

– eine wesentliche Voraussetzung – wie gesagt –

für deren Optimierung vor dem Hintergrund der

Anreizregulierung.

Was den Bereich der nichtregulierten Markteilnehmer

angeht, ist eine komplette Auslagerung

aller nichtwertschöpfenden Prozesse ohnehin

schon gang und gäbe. Unternehmen, die heute

neu in den Energievertrieb einsteigen, konzentrieren

sich in der Regel vollständig auf die vertriebsbezogenen

Tätigkeiten und wickeln alle anderen

Prozesse über externe Dienstleister ab.

Wie geht es weiter mit der IT und dem Managen

von Prozessen im Zusammenhang mit Kundenwechseln?

Wir haben es gesehen auf der Cebit und der

E­World: Der Weg in die Cloud ist ein wichtiger

und notwendiger Schritt für viele Unternehmen.

Aber eigentlich gibt es die Cloud ja schon lange,

jedenfalls in Ansätzen. Ich spreche hier eher von

der „echten Cloud“: Der Kunde will nicht dafür

bezahlen, dass er zu bestimmten Zeitpunkten IT

nutzt. Er will ein richtiges Ergebnis. Das heißt, er

will eine gesamte fehlerfreie Leistung, etwa eine

Rechnung haben. Das schafft keine Software immer,

nämlich dann nicht, wenn schon Eingaben

falsch sind, die Marktkommunikation nicht funktioniert

usw. Da müssen Menschen mit energiewirtschaftlicher

Erfahrung ran. Das ist die Idee

hinter Wilken Prozessmanagement: Kompetenz

gepart mit Software und Dienstleistung.

21


22

NEUES AUS DER

ENERGIEWIRTSCHAFT


Anlagenverwaltung und

gesetzeskonforme Abrechnung

für das Einspeisemanagement

Rund 400 Unternehmen in der Energiewirtschaft setzen auf

Lösungen der Wilken Unternehmensgruppe. Dabei geht das

Spektrum der eingesetzten Lösungen weit über die klassischen

Branchenlösungen ENER:GY und NTS.suite hinaus.

ENER:GY Einspeisemanagement:

IMMER UP-TO-DATE UND

OHNE TARIF-KRÜCKEN

Mit einer zentralen Anlagenverwaltung

unterstützt Wilken künftig die Prozesse

im Einspeisemanagement und sorgt für

eine deutlich vereinfachte Abrechnung

von EEG- und KWK-G-Anlagen. Über

das neue ENER:GY-Modul werden alle

EEG-, KWK- und sonstige Einspeise-

Anlagen komplett mit ihren Stammdaten

erfasst. Die Abrechnung, zu der auch

die Zuordnung zu den entsprechenden

EEG-Vergütungskategorien gehört, er -

folgt komplett über die an der Anlage

hinterlegten Daten. Die mühsame

Abbildung der EEG-Abrechnung über

eigene Tarife, wie sie in anderen

Systemen durchaus noch üblich ist,

entfällt.

Bestehende Anlagen können aus Excel in

das Einspeisemanagement übernommen

werden. Besonders wirtschaftlich und

bequem geht dies mit Unterstützung der

neuen Wilken Prozessmanagement die die

gesamte Datenmigration extern abwickeln

kann. Wilken sorgt zudem dafür, dass

die Lösung immer auf dem aktuellen Stand

ist, sowohl was hinzukommende EEG-

Vergütungskategorien angeht als auch

geänderte gesetzliche Vorgaben, beispielsweise

die des EEG 2012 und dessen

Novellierungen. „Damit sind die Anwender

immer up-to-date, ohne dass sie sich um

die Pflege des Systems kümmern müssen“

fasst Thomas Deyerberg, in der Wilken-

Geschäftsleitung für den Bereich „Energie“

verantwortlich, zusammen.

Energiedatenmanagement-Systeme wie

etwa BelVis von Kisters werden direkt angebunden,

beispielsweise für die einspeiseseitige

Abwicklung der MaBiS-Prozesse.

Hierzu gehört insbesondere der monatliche

Versand von EEG-Istwertmeldungen/Liefer-

scheinen vom Verteilnetzbetreiber (VNB) an

den Übertragungsnetzbetreiber (ÜNB) um

einen zeitnahen finanziellen Ausgleich der

vom VNB an die Einspeiser geleisteten

Zahlungen zu gewährleisten. Auch die

weiteren monatlichen oder jährlichen

Meldungen, wie sie von den einzelnen

ÜNB erwartet werden (Stammdatenmeldungen,

EEG- und Direktvermarktungsprognosen,

Jahresabschluss EEG/KWK-G),

lassen sich über das neue Einspeisemanagement

von Wilken automatisch

erzeugen und direkt in die entsprechende

Excel-Vorlage übertragen.

Das neue Einspeisemanagement unterstützt

Verteilnetzbetreiber bei der Ab rech -

nung aller Konstrukte, wie etwa des

PV-Selbstverbrauchs über mehrere Vergütungszonen

unter Beachtung der

30-Prozent-Regel (bei PV-Anlagen mit

Inbetriebnahme ab dem 01.07.2010),

mehrerer Anlagen an einem Zähler oder

anteilige Boni bei Biomasseanlagen. Die

Direktvermarktungsmodelle des EEG 2012

wie das Marktprämienmodell oder das

Grünstromprivileg können ebenfalls bewirtschaftet

werden. Eine Aufschaltung der

Flexibilitätsprämie bei Biogas- oder Biomethananlagen

ist möglich. Die Lösung

berücksichtigt zudem die vermiedenen

Netznutzungsentgelte (vNN) der Einspeiseanlagen.

Das ENER:GY-Modul bildet sämtliche

Kommunikationsprozesse zwischen VNB

und ÜNB ab und unterstützt dabei auch

das Reporting auf allen Ebenen. So können

beispielsweise Berichte für die Statistischen

Landesämter, Gemeinden oder andere

Interessensgruppen über das System

generiert werden. Die für 2013 geforderten

automatisierten Wechselprozesse von Einspeiseanlagen

im Rahmen der Direktvermarktung

werden über das System

abgebildet.

Die Funktionalitäten zur automatischen Be -

rechnung der Einspeisevergütung basieren

auf der von Wilken neu geschaffenen Billing

Engine. Diese Komponente wurde als Fundament

für alle Abrechnungsprozesse in

aktuellen und künftigen Wilken-Lö sungsszenarien

neu entwickelt. Dabei kommt

als technologische Grundlage das neue

Entwicklungs-Framework S/4 zum Einsatz.

23


24

NEUES AUS DER

ENERGIEWIRTSCHAFT

Direkt-Draht zum Kunden:

GAG SETZT AUF NEUTRASOFT-

PRIVATKUNDENPORTAL

Mit der neuen Version des Privatkundenportals wurde dieses Modul der NTS.suite von Wilken

Neutrasoft auf eine komplett neue technologische Basis gestellt und durchweg als Webservice

umgesetzt. Als einer der ersten Anwender ist die GAG Gasversorgung Ahrensburg GmbH zum

Jahreswechsel mit dem Modul produktiv gegangen. Dabei stieß das neue Angebot vom Start

weg auf großes Interesse. Trotz der Weihnachtsferien registrierten sich innerhalb von wenigen

Tagen fast 600 Kunden.

„Wir haben unser Ziel erreicht, mit dem

Tarifkundenportal den Aufwand bei der

Mess werterfassung im Zuge der Jahresverbrauchsabrechnung

deutlich zu reduzieren.

Nachdem wir das Portal zunächst mit

diesem Schwerpunkt eingeführt haben,

zeigen unsere Kunden bereits jetzt ein

verstärktes Interesse an den weiteren

Funktionen wie etwa die Änderungen der

Adresse oder der Bankverbindung“, zieht

Markus Last, Leiter Vertrieb bei der GAG

Gasversorgung Ahrensburg GmbH, eine

erste Bilanz.

Ein zentraler Grund für die hohe Akzeptanz

ist für ihn die einfache Bedienbarkeit des

Portals. Mit der Automatisierung vieler

Abläufe, wie sie durch die vollständige

Integration in das Branchenpaket NTS.suite

möglich wird, konnte zudem die Qualität

der Prozesse in der Kundenkommunikation

deutlich gesteigert werden. „Damit ist das

neue Portal für uns auch ein ganz wichtiges

Instrument zur Stärkung der Kundenbindung

geworden“, so das Fazit von Markus Last.

Portallösung von Wilken

Neutrasoft jetzt durchgängig

als Webservice gestaltet

Die flexibel an den Web-Auftritt des einzelnen

Versorgungsunternehmens anpassbare

Internetplattform kommt ohne zusätzliche

Tools und Applikationen aus, so dass alle

Prozesse nahtlos und ohne Systembrüche

abgebildet werden können. Die einzelnen

Abläufe lassen sich dabei individuell an die

individuellen Anforderungen anpassen und

auf diese Weise optimal gestalten. Neben

Standardprozessen, wie etwa der Änderung

von Adressen oder Bankverbindungen,

unterstützt das Privatkundenportal auch

Neukundenanmeldungen oder den Tarifwechsel.

Ein Tarifrechner, der direkt auf dem

Abrechnungsmodul aufsetzt, sorgt dabei

für Transparenz und unterstützt den Kunden

im gesamten Auswahlprozess.

Die GAG

Die GAG Gasversorgung Ahrensburg GmbH

ist eine 100-prozentige Tochter der Stadt

Ahrensburg und versorgt seit dem 1. Ok tober

2006 einen Großteil der Haushalte und

viele Gewerbebetriebe in der Metropolregion

Hamburg mit Erdgas und Strom. Dabei

agiert die GAG konzernunabhängig, um so

die Energieversorgung im Sinne der Bürger

sicherstellen zu können.


OPTIMIERTE ABLÄUFE UND

AUFGABENORIENTIERTE OBERFLÄCHEN

MEHR POWER

FÜR VERTRIEBS-

ORIENTIERTE

ENERGIEUNTERNEHMEN

Vom Web-Portal mit Customer-Self-

Sevice-Funktionen bis zum Kampagnen

management hat Wilken Neutrasoft

die Funktionalität seines Vertriebs

moduls NTS.crm deutlich ausgebaut.

Wie vertriebsorientierte Energieunter

nehmen damit nicht nur die

Prozesse in der Neukundengewinnung

optimieren, sondern vor allem auch

in der Be standskundenbetreuung verbessern

können, zeigte Wilken Neutrasoft

auf der E-world 2012. Im Fokus

steht dabei auch, wie sich über das

CRM-Modul die Anforderungen der

Bundes netz agentur erfüllen lassen,

bei spielsweise was das Reporting in

Sachen Kun den zu frieden heit oder

Beschwerdemanage ment angeht. E-

world-Premiere feiert das neue Modul

für die EEG-An lagen verwaltung. Damit

lassen sich mit Hilfe der NTS.suite von

Wilken Neu tra soft ab sofort auch

sämtliche Anlagen zur Erzeugung erneuerbarer

Energien inklusive aller

Ver gütungs kategorien komfortabel ver -

walten – egal ob es sich dabei um

Solar-, Wind- oder Bio masse anlagen

handelt. Dritter Schwer punkt ist das

Prozess mana gement: Hier zeigt die

neue Wilken Prozess mana gement

GmbH, wie sich Neutrasoft-Anwender

besser positionieren und zukunftssicher

ausrichten können, indem sie

sich auf ihre Kern prozesse konzentrieren.

Die Wilken Prozessmanagement

GmbH bietet dazu eine breite Palette

an Services, sei es für die kurzfristige

Unterstützung bei Engpässen oder bei

der Übernahme ganzer Ge schäftsprozesse.

Neben neuen Funktionalitäten und optimierten

Prozessen konzentrierte sich

Wilken Neutrasoft auf der E-world 2012

vor allem auch auf den Benutzer selbst.

So können die Benutzeroberflächen der

NTS.suite nun auch aufgabenbezogen gestaltet

werden. Möglich macht dies die

neue Funktionalität Microsoft Dynamics

NAV 2009, auf der die NTS.suite basiert.

Je nach Einsatzgebiet werden den Mitarbeitern

dabei nur genau die Eingabemöglichkeiten

und Anzeige funktionen zur

Verfügung gestellt, die sie tatsächlich für

ihre Arbeit benötigen. Auf diese Weise

werden nicht nur Fehleingaben vermieden,

sondern die Produktivität insgesamt

gesteigert, da sich der einzelne Benutzer

ganz auf seine Tätigkeit konzentrieren

kann.

21 25

W


26

Wir in Deutschland haben den „richtigen“

Weg in ein Energie-Wunderland entdeckt.

Wortreich sind wir mit einem Begriff wie

„Energiewende“ unterwegs, der verniedlicht

und die Bevölkerung einlullen soll. Ein

echtes Wunschgebilde, das anscheinend

ohne die Einhaltung physikalischer Ge-

setzmäßigkeiten auskommt. Aber die geistige

Auseinandersetzung mit den bei der

Energieversorgung anstehenden Themen

steht uns eigentlich noch bevor. Denn bisher

ist „Energiewende“noch immer nur ein

Schlagwort, eine populistische Blase. Mit

dem irgendwie nach „Zaubern“ klingenden

Be griff Energiewende kann noch niemand

ein umsetzbares Konzept verbinden.

Was steht jedoch tatsächlich an?

Wir müssen den Umbruch im Energiemarkt

in voller Breite und sehr intensiv angehen.

Das ist nicht bloß eine Energiewende.

Vielmehr müssen wir unsere Gedanken

wen den, weg vom Verbrauch der Rohenergievorräte

und hin zum möglichst sorgsamen

und effizienten Verwenden uns

zufließender Energie. Das ist für die meisten

von uns alle eine riesige Herausforderung.

Muss doch dazu das „Energie-Schlaraffenland“

wegen dem bevorstehenden

Ende der über Millionen von Jahren angesammelten

Rohenergievorräte verlassen

werden. Bisher war es doch so bequem

und wir haben uns alle daran gewöhnt dass

der Strom aus der Steckdose kommt

Im bisherigen „Energie-Schlaraffenland“

stand allen jederzeit und überall in (fast)

beliebiger Höhe ohne jegliche Voranmeldung

DER ABSCHIED

VOM ENERGIE-

SCHLARAFFENLAND

Gedanken von Dr. Franz Hein

immer Energie auf Knopfdruck sofort zur

Verfügung. Die Energieversorger haben

schon dafür gesorgt. Sie haben – wann

immer nötig – einfach aus den am Ort der

Kraftwerke gebunkerten Energievorräten

dazu “gebuttert“, wenn mehr gebraucht

wurde. Diese „Bunker“ vor Ort (Kohlelager,

Öltanks, Gasspeicher) wurden durch großräumigen

Transport der fossilen Roh energiearten

immer wieder aufgefüllt. Das alles

wurde als unbegrenzt fortsetzbar angesehen.

Unser Denken war eben an der

Steckdose zu Ende.

Wir müssen unser Verhalten drastisch

ändern und nur noch das an Energie nutzen,

was momentan von der Sonne über

verschiedene Formen dieses Energieflusses

auf die Erde einströmt. Diese Formen sind

die Wasserkraft, der Wind, die Strahlung

(genutzt durch die Photovoltaik und auch

als Solarwärme) sowie die Biomasse (letztlich

chemisch gespeicherte Sonnenenergie).

Was auf diesem Wege ankommt, passt

aber im zeitlichen Verlauf keineswegs mit

dem zusammen, was wir wann an Energie

benötigen. Zudem ist unsere Fähigkeit,

zuströmende Energie speichern zu können,

stark unterentwickelt. Vorhandene Pumpspeicherwerke

können die Schwankungsbreite

der Einspeisung (Volatilität) bei den

erneuerbaren Energien nicht annähernd

ausgleichen.

Nur mit einer extrem ausgeweiteten Fähigkeit

zur Pufferung elektrischer Energie

könnten Energiebereitstellung und Energienutzung

von einander getrennt gehandhabt

werden. Jetzt erst setzt ein vertieftes Nachdenken

ein, wie eine Langzeitspeicherung

im großen Umfang aufgebaut und betrieben

werden kann, beispielsweise durch Nutzung

der Wasserstofftechnologie. Da eine solche

Pufferung derzeit nicht einmal im Ansatz

erreichbar ist, muss die Intensität der Energienutzung

über eine bestens ausgebaute

Informations- und Kommunikationstechnik

an die aktuelle Energiebereitstellung gekoppelt

werden. Die technischen Transportmöglichkeiten

sind dabei auch noch zu

berücksichtigen. Denn der Netzausbau

hinkt ebenfalls den Erfordernissen der

Liberalisierung und der Einbindung erneuerbarer

Energien hinterher. Dem Anspruch,

dass an jedweder Stelle Energie eingespeist

und auch an jedweder Stelle Energie aus

dem Netz bezogen werden kann, steht der

mangelnde Ausbau an Transportfähigkeit

entgegen. Und in den darunter liegenden

Netzen ist der Mangel noch eklatanter. Dies

wird erst so nach und nach erkannt. Aber

deshalb geht der Netzausbau noch lange

nicht voran.

Schwerwiegend ist noch ein weiterer

Mangel: Der Wegfall der konventionellen

Kraftwerke mit ihren Synchrongeneratoren

und der in diesen drehenden Massen

gespeicherten Rotationsenergie stellt für die

Netzregelung ein bisher viel zu wenig

beachtetes Problem dar. Das elektrische

Energiesystem ist ein fragiles Gebilde, dessen

Stabilität von der Fähigkeit abhängt,

anhand der Messung der Frequenz auf ein

fehlendes Leistungsgleichgewicht schließen

und dieses mittels der Primärregelung rasch


genug wieder herstellen zu können. Der

immer geringer werdende Anteil an Ro -

tationsenergie in den mit der Netzfrequenz

gekoppelten Synchrongeneratoren hat eine

immer höher werdende Ände rungs geschwindigkeit

der Frequenz bei Abweichungen

des Leistungsgleichgewichts

zur Folge. Es muss also immer rascher

reagiert werden. Kraftwerke zum Reagieren

fallen aber mehr und mehr weg. Um

die bisher auf der funktionierenden

Primärregelung beruhende Stabilität des

Netzes beibehalten zu können, muss auf

ein regelndes Eingreifen bei den Energienutzern

gesetzt werden. Das kann nur

automatisch und muss „sofort“ erfolgen.

Von der Fiktion, dass Preissignale oder

dynamische Tarife das Leistungs gleichgewicht

sicherstellen können, muss nun

endlich Abstand genommen werden.

Kunden sind Menschen, die weder rund

um die Uhr, noch im Sekundenbereich

reagieren können.

Selbst die Wiederherstellung der Soll frequenz

durch entsprechendes Ändern der

Einspeise- bzw. Belastungssituation – also

die Sekundärregelung – verlangt nach automatischem

Reagieren. Durch ein Lastmanagement

bei den Energiekunden wäre

die Sekundärregelung bestens zu unterstützen.

Es ist aber keinem Menschen zuzumuten,

dass er rund um die Uhr, also

24 Stunden pro Tag und das 7 Tage in

Dr.-Ing. Franz Hein, geb. 1945, ist seit 1973 nach Lehre, technischem

Abitur, Studium der Elektrotechnik und Promotion im Energiemarkt

tätig. Schwerpunkte waren für 19 Jahre die Prozessleittechniken einer

Leitzentrale im Verbundbetrieb. Dann war er als Hauptabteilungsleiter

verantwortlich für die unternehmensweite Informationsverarbeitung

dieses Verbundunternehmens. In 2000 machte er sich selbstständig.

In 2001 übernahm er die Koordination und ab 2005 die Ge schäftsführung

der EDNA-Initiative. Seit Mai 2009 ist er ihr Ehrenmitglied

und konzentriert sich nun auf die Unterstützung des Umbruchs im

Energiemarkt.

der Woche z. B. anhand von Preissignalen

seine Energienutzung fortlaufend steuert.

Das kann auch nicht von einer Messeinrichtung,

wie es ein Zähler ist, übernommen

werden. Ein Zähler ist nie intelligent.

Auch von dieser durch Werbeaussagen in

die Welt gekommene Begriffsverwirrung

muss nun endlich Abstand genommen werden.

Möglich ist aber, dass, vor Ort beim

Kunden eigenständig agierende Automaten

– also Energieassistenzsysteme – anhand

von Vorgaben der Kunden eingreifen, um

die Lebensqualität weiterhin sicherzustellen.

Sie brauchen dazu eine lokale Messung

relevanter Größen, ferner die Zu standsgrößen

elektrisch betriebener Komponenten,

auch die der ggf. vorhandenen eigenen

Energieeinspeisungen. Sie müssten dann

noch die informationstechnisch übermittelte

Sicht auf die gesamthaft festgestellte

Energiesituation einbeziehen. Damit könnten

diese Systeme bei der Sekundärregelung

helfend eingreifen. Nur bisher verlassen wir

uns zwar auf Assistenzsysteme im Auto.

Für die Energieversorgung stehen solche

Systeme und das Zutrauen, dass die dann

das auch können, jedoch noch völlig aus.

Ein Umbruch steht also an. Ein geordnetes,

ausgesprochen intelligent gestaltetes

Zusammenwirken aller am Energiemarkt

beteiligten Rollen ist notwendig. Und das

sogar in vielen Aspekten online und in

Echtzeit. Die immer noch propagierte

Trennung in einen (wie auch immer intelligenten)

Systemteil „Netz“ und einen „darüber“

stehenden Energiemarkt zerstört die

dringend notwendige Sicht auf das ganze

Energiesystem. Hier geht ein ideologisch

durchsetzter Glauben an die Allmacht eines

Marktes mit seinen von Menschen gemachten

Marktregeln an der physikalischen

Wirklichkeit völlig vorbei. Leider soll dieser

fatale Irrweg gemäß dem Anfang 2012

erschienenen Eckpunktepapier der Bundesnetzagentur

sogar auch noch zur

Grundlage des künftigen Energiesystems

werden. Wir brauchen eine funktionierende

Energieversorgung. Nicht das Handeln mit

Energie ist lebenswichtig, sondern die ständige

und hochzuverlässige Versorgung der

gesamten Bevölkerung. Das „Unbundling“,

das einem in so manchen Äußerungen wie

ein zu führender Krieg der Marktrollen nahe

gebracht werden soll, ist in seiner gegenwärtigen

Übertreibung schädlich für die

Energieversorgung. Besonders unter dem

Aspekt der zu meisternden Herausforderung

des kompletten Wechselns auf eine rein auf

regenerative Energiequellen beruhenden

Energieversorgung ist ein konsequent

gemeinschaftliches Denken und Handeln

auf der Grundlage der Realität erforderlich.

Die ständige Energieversorgung ist zu wichtig

für unser Leben als Gesellschaft, als

dass sie „spielend“ auf eine vermeintliche

und nur eingebildete Sicht der Wirklichkeit

künftig gegründet werden kann.

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28

Stadtwerke

Konstanz lassen

IT betreuen:

Es läuft einfach!


Wilken

übernimmt

Managed Services

für die gesamte

ENER:GY-

Infrastruktur

Die IT-Infrastruktur bleibt im eigenen Hause, die Betreuung erfolgt

jedoch durch externe Spezialisten: Diesen Weg haben jetzt die

Stadtwerke Konstanz für die IT-Administration des Branchenpakets

ENER:GY von Wilken eingeschlagen. Die Entscheidung, künftig auf

die „Managed Services“ des Wilken Rechenzentrums zu setzen, fiel

aufgrund einer einfachen Kosten-/Nutzen-Rechnung. Denn die

Stadtwerke Konstanz standen vor der Alternative, intern das notwendige

Oracle-Know-how aufbauen zu müssen oder die Expertise

der Wilken-Experten zu nutzen. „Die letztere Option erwies sich als

deutlich günstiger. Denn ganz abgesehen von den knappen personellen

Ressourcen: Es reicht ja auch nicht aus, einen Mitarbeiter

einmal auszubilden. Dieses Wissen muss darüber hinaus ständig

aktuell gehalten werden“, begründet Joachim Antona, IT-Leiter bei

den Stadtwerken Konstanz, die Entscheidung für die Auslagerung.

Seit Sommer werden sämtliche IT-Prozesse rund um ENER:GY

vom Ulmer Wilken Rechenzentrum aus überwacht – von der Überwachung

aller Hardware-Komponenten über die Störungsbeseitigung

bis hin zum Einspielen neuer Patches oder Releases. Davon

ausgenommen ist lediglich die Administration der Benutzer. Auch

die Datensicherung erfolgt weiter im Konstanzer Rechenzentrum,

das Sicherungskonzept wurde entsprechend gemeinsam mit den

externen Betreuern entwickelt und abgestimmt.

Die Erfahrungen, die die Stadtwerke

Konstanz mit den Managed Services in den

ersten beiden Monaten gemacht haben,

sind durchweg positiv. „Das ist tatsächlich

ein Rund-um-Sorglos-Paket, denn wir

sehen und hören nichts – es läuft einfach“,

fasst Joachim Antona zusammen. Die

Überwachung der zahlreichen Parameter

durch die Wilken-Experten hat zudem auch

in anderen Bereichen positive Effekte

gehabt. „Durch einen Hinweis aus Ulm

konnten wir auf einem der Server rechtzeitig

drohende Platzprobleme beheben, bevor

es zu Störungen kommen konnte – eine

Entwicklung, die sonst vielleicht nicht rechtzeitig

erkannt worden wäre“, so Antona. Für

ihn hat sich die Entscheidung in jedem Falle

gerechnet. „Die externe Betreuung bringt

deutlich niedrigere Aufwände und Kosten

mit sich als der Aufbau des notwendigen

Know-hows im Hause und hat sich damit

als absolut wirtschaftliche Alternative erwiesen“,

so sein Fazit.

Die Stadtwerke Konstanz GmbH ist eine

Gesellschaft im Eigentum der Stadt

Konstanz. Das Kerngeschäft erstreckt sich

neben der Energie- und Wasserversorgung

auf die Beförderung von Personen im

Stadtbusverkehr und auf die Fährverbindung

Konstanz-Meersburg. Durch die Tochtergesellschaften

Bodensee-Schiffsbetriebe

GmbH und Bädergesellschaft Konstanz

mbH, gehört das Unternehmen zu den

großen Touristikanbietern in der Region.

Weitere Tochtergesellschaften sind die

Bodensee-Hafengesellschaft mbH (100 %)

sowie die Katamaran-Reederei Bodensee

GmbH (50 %). Der Konzern beschäftigt

insgesamt rund 720 Mitarbeiter und konnte

im Jahr 2010 einen Umsatz von 150 Mio.

Euro erwirtschaften.

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30

INFORMATIONS-

MANAGEMENT SORGT FÜR

TRANSPARENZ BEI LOGWIN.

PROZESSE MIT HILFE VON WILKEN

INFORMATIONSMANAGEMENT

EUROPAWEIT ABGEBILDET

Was beim Logistik-Spezialisten Logwin Mitte der 2000er-Jahre mit der Einführung eines modernen

elektronischen Archivs begann, ist heute zu einem Informationsmanagement geworden, das das gesamte

Unternehmen durchdringt. Sowohl die betriebswirtschaftlichen als auch die logistischen Prozesse werden

dabei nicht nur über alle deutschen Niederlassungen hinweg, sondern inzwischen auch in vielen

Teilen Europas elektronisch abgewickelt. Unterstützt wurde Logwin bei diesem Projekt von der Wilken

Informationsmanagement GmbH, die die Prozesse mit Hilfe des ECM-Systems Kendox InfoShare und

der BPM-Plattform Xpert.ivy sowie der OCR-Engine RecoStar abgebildet und optimiert hat.

Die Wurzeln von Logwin reichen bis in das

Jahr 1877 zurück. Heute beschäftigt der

Logistikdienstleister über 5.900 Mitar beiterinnen

und Mitarbeiter weltweit – an über

250 Standorten in rund 40 Ländern und

auf allen Kontinenten. Entsprechend hoch

sind die Anforderungen an optimale

Informationsflüsse. „Wenn man international

aktiv und stark dezentral organisiert ist,

macht es wenig Sinn, bei niederlassungsübergreifenden

Abläufen mit Papier zu

arbeiten. Deswegen haben wir schon vor

einiger Zeit begonnen, diese Abläufe konsequent

zu digitalisieren“, beschreibt

Matthias Heinzel, Head of IT im Shared

Service Center von Logwin, den Ansatz. Im

Fokus standen dabei zunächst zwei zentrale

Prozesse. Zum einen ganz klassisch

der Rechnungseingangsprozess – intern

„Beleg-Workflow“ genannt – zum anderen

die logistischen Prozesse, wo alle zu einem

Transport gehörenden Dokumente heute im

Rahmen einer elektronischen Speditionsakte,

dem „Digitalen Dossier“, zusammengeführt

werden.

Informationsflüsse durchgängig

automatisiert

Dabei ging es nicht nur darum, ein klassisches

Dokumenten Management aufzusetzen,

mit dem ausschließlich strukturierte

Inhalte wie etwa ein- und ausgehende

Belege verwaltet werden können. Das neue

Informationssystem sollte vielmehr auch in

der Lage sein, sämtliche Informationsflüsse

durchgängig und integriert abzuwickeln.

Sowohl klassische Dokumente wie auch

unstrukturiert vorliegende Informationen in

Office-Dokumenten oder E-Mails sollten

dabei zusammengeführt werden, um so

komplette Abläufe lückenlos dokumentieren

zu können. In diese Informationsflüsse sollen

dabei zudem künftig auch rein elektronisch

eingehende Informationen, wie beispielsweise

EDIFACT-Nachrichten, verwaltet

und archiviert werden können.

Workflow international ausgerollt

„Wenn bei uns heute eine Rechnung eingeht,

wird sie über den Citrix-Client

gescannt, die Inhalte über OCR ausgelesen

und nach entsprechender Genehmigung

direkt in SAP übernommen. Damit stehen

sowohl die Informationen als auch der

Beleg selbst direkt nach Eingang allen

Mitarbeitern elektronisch zur Verfügung –

sofern sie dazu berechtigt sind“, beschreibt

Matthias Heinzel den heutigen Status. Der

Zugriff auf diese Belege kann dabei zum

einen direkt aus den betriebswirtschaftlichen

Anwendungen heraus erfolgen. Zum

anderen kann der Beleg je nach Belegtyp

auch direkt in das Digitale Dossier, also in

die Speditionsakte, übernommen werden.

Implementiert wurde der Beleg-Workflow

inzwischen in mehr als 120 Niederlassungen.

Nach den Standorten in Deutschland,

Österreich und der Schweiz kamen in diesem

Jahr erstmals auch weitere europäische

Niederlassungen dazu, zunächst in

Ungarn und Bulgarien. „Diese Einführung

verlief überraschend reibungslos. Vor allem,

wenn man bedenkt, dass nicht nur weitere

Sprachen verarbeitet werden mussten.

Die Eingangsrechnungen in Bulgarien sind

zudem auch noch in kyrillischen Schriftzeichen

verfasst. Doch die OCR-Erkennung

hatte keine Probleme, diese Belege korrekt

zu verarbeiten“, so Heinzel. Weitere europäische

Länder werden 2012 folgen, darunter

Italien, Kroatien und Tschechien.


Das verarbeitete Belegvolumen ist enorm:

Allein in Deutschland, Österreich und der

Schweiz sind es im Schnitt mehr als 2.000

Eingangsbelege pro Tag, die über das

System gescannt, validiert, kontiert, genehmigt

und gebucht werden. Inzwischen

werden dabei nicht mehr nur Papierbelege

verarbeitet. Mehr und mehr gehen größere

Lieferanten dazu über, ihre Rechnungen

elektronisch zu versenden. Diese Belege

gehen als qualifiziert digital signierte PDFs

ein und werden direkt über das Business

Process Management verarbeitet – mit ent -

sprechend positiven Auswirkungen auf die

Prozesskosten.

Digitale Speditionsakte für alle

europäischen Niederlassungen.

Noch interessanter für einen Dienstleister wie

Logwin war die Integration der logistischen

Vorsysteme in das Informationsmanagement

mit Kendox InfoShare. „Früher hatten die

Speditionskaufleute an den jeweiligen

Standorten Schränke voller Akten zu den

einzelnen Aufträgen in Reichweite. Zu jedem

Container, der von Logwin transportiert

wurde, stand eine Akte im Schrank“,

beschreibt Matthias Heinzel den „klassischen“

Workflow. Mit all den verbundenen

Problemen, von verlorengegangen oder

falsch abgelegten Akten bis hin zu fehlenden

Belegen – ganz abgesehen von den fehlenden

Zugriffsmöglichkeiten von anderen

Standorten aus. Nach der europaweiten

Einführung des Digitalen Dossiers gehören

diese Probleme heute bei Logwin der

Vergangenheit an. „Man kann sich das sehr

bildlich vorstellen: Das Digitale Dossier sitzt

wie eine Spinne in einem Netz, das in alle

Richtungen geht und alle relevanten

Informationen und Belege zu einem Auftrag

zusammenstellt. Das logistische Vorsystem

liefert beispielsweise automatisiert alle ausgehenden

Belege, die dann direkt und digital

den entsprechenden Akten zugeordnet

werden – da muss kein User mehr manuell

eingreifen“, beschreibt Heinzel das Prinzip.

Die Akte wird in InfoShare schon bei

Auftragseingang angelegt und mit einem

„elektronischen Aktendeckel“ versehen, der

alle relevanten Informationen vom Auftraggeber

über das Speditionsgut bis hin

zu den Transportwegen enthält. Auch im

weiteren Verlauf der Auftragsbearbeitung

wird das Dossier elektronisch gefüttert. Jedes

Mal, wenn der Sachbearbeiter einen Beleg

druckt, landet eine Kopie automatisch in

der digitalen Akte – und dies auch an der

richtigen Stelle. Dazu enthält das Dossier

entsprechende Unterkategorien, beispielsweise

für Ablieferscheine, Borderos oder

Ausgangsrechnungen.

Eine zweite Verbindung des Digitalen Dossiers

geht in Richtung des Online-Tracking-

Systems. Dort können die Kunden nicht

nur den aktuellen Status ihrer Transporte

abrufen, sondern auch dazugehörige

Informa tionen aus dem Digitalen Dossier.

Der Kunde erhält dabei keinen direkten Zu-

griff auf die digitale Akte. Die für ihn rele-

vanten Daten werden vielmehr markiert und

anschließend als Kopie von InfoShare in

das Online-Tracking geladen. Die dritte

Verbindung verknüpft das Digitale Dossier

schließlich mit dem Beleg-Workflow.

Denn natürlich können auch Eingangsrechnungen

zu einem Transportauftrag gehören,

die auf diesem Wege ebenfalls automatisiert

in das Dossier übernommen werden.

Dazu kommen beliebige weitere Belege, die

zu einer Akte gehören, wie etwa E-Mails oder

Office-Dokumente. Diese Dokumente können

über die Office-Integration per Mausklick

als unveränderbares PDF direkt in die Akte

gelegt werden. „Auf diese Weise hat der

zuständige Mitarbeiter stets den Überblick

über den gesamten Geschäftsprozess. Und

nicht nur er: Auch alle anderen berechtigten

Mitarbeiter können diese Akten einsehen,

egal von welchem europäischen Standort

aus,“ so Matthias Heinzel. Inzwischen haben

auch die asiatischen Niederlassungen ihr

Interesse angemeldet, in das Projekt miteinbezogen

zu werden.

Weitere Geschäftsprozesse sollen

automatisiert werden.

Mehr als 800 Mitarbeiter arbeiten inzwischen

direkt mit dem Informationsmanagement –

Tendenz weiter steigend. Denn künftig sollen

auch weitere Abläufe auf Basis der Business

Process Management-Plattform Xpert.ivy

automatisiert werden. In Frage kommen

dabei alle Prozesse, bei denen Dokumente

in irgendeiner Form von mehreren Stellen

eingesehen, bearbeitet und freigegeben

werden müssen.

Ein Beispiel ist das Vertragsmanagement:

„Wie häufig sucht man Verträge und wer hat

das Original? Wo sind das von beiden Seiten

unterschriebene Dokument oder die dazugehörigen

Anhänge? Solche Fragen wollen wir

künftig mit einer ‚kleinen Schwester’ des

Digitalen Dossiers beantworten, der Digitalen

Vertragsakte“, beschreibt Matthias Heinzel

den Ansatz. Abgebildet wird aber nicht nur

die reine Ablage, sondern auch die Integration

von Kündigungsfristen, Wiedervorlagen und

anderen Funktionen für die Prozess unterstützung.

Eine erste Version ist bereits im

Shared Service Center von Logwin im

Einsatz, weitere Standorte könnten 2012

folgen. „Daneben gibt es zahlreiche weitere

Prozesse, die wir künftig abbilden wollen, wie

etwa das Management von Investitionsanträgen

oder die Überwachung von

Kreditlimits – für einen Logistik-Dienstleister

ein ganz wichtiger Prozess“, so Heinzel zu

den weiteren Plänen. Der Partner der Wahl

bleibt das Team der Wilken Informationsmanagement

GmbH. „Die Zusammenarbeit

ist durch Vertrauen und einen engen persönlichen

Kontakt geprägt – auch und gerade

wenn es mal gebrannt hat und wir schnelle

Hilfe benötigt haben. Das hat sich über die

Jahre hinweg bewährt und zu Lösungen

geführt, die exakt auf unsere Bedürfnisse

zugeschnitten sind. So hätten wir das in

dieser Qualität bei einem der großen Player

sicherlich nicht bekommen“, so das Fazit von

Matthias Heinzel.

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32

WILKEN RECHENZENTRUM:

IT-DIENSTLEISTER MIT

ANWENDUNGSSCHNITTSTELLE

MIT DER INTEGRATION DER TECHNISCHEN BERATUNG IN DAS TEAM DER WILKEN RECHEN-

ZENTRUM GMBH STELLT WILKEN SEINE IT-DIENSTLEISTUNGSTOCHTER JETZT NEU AUF.

STATT WIE BISHER NUR DIE EIGENEN ANWENDER ZU ADRESSIEREN, WIRD SICH DAS

RECHENZENTRUM KÜNFTIG AUCH UNABHÄNGIG DAVON POSITIONIEREN.

Dabei bietet das Unternehmen nicht nur

das klassische Dienstleistungsspektrum im

Bereich der IT-Infrastruktur sowie beim

Hosting und Managed Services für unternehmenskritische

Anwendungen. Es will

mittelständische Unternehmen vor allem

als Anbieter von ganzheitlichen Lösungen

überzeugen – bis hin zur Abbildung von

Branchenprozessen, speziell auch in

Fokusbranchen, wie etwa der Energie-,

Finanz- oder Sozialwirtschaft, aber auch im

Handel oder im Tourismus. „Während andere

RZ-Dienstleister in der Regel ausgesprochene

Hardware- und IT-Infrastruktur-

Spezialisten sind, haben wir einen starken

Anwendungsfokus. Uns interessiert deswegen

nicht nur die IT-Technologie, sondern

vor allem auch die Geschäftsprozesse, die

mit Hilfe dieser Technologien abgebildet

werden“, beschreibt Dr. Harald Varel,

Geschäftsführer der Wilken Rechenzentrum

GmbH, das Alleinstellungsmerkmal.

Der integrative Ansatz wird durch die

Übernahme der Wilken-Mannschaft für den

technischen Service und die Beratung

weiter ausgebaut. „Denn damit haben wir

die Kolleginnen und Kollegen mit an Bord,

die genau wissen, wie man eine Anwendung

in einer bestehenden Infrastruktur bestmöglich

aufsetzt und betreibt“, so Rainer Unsöld,

der gemeinsam mit Dr. Harald Varel die

Geschäfte führt. Neben Themen wie der

Virtualisierung und dem klassischen Hosting

konzentriert sich das Wilken Rechenzentrum

vor allem auf die Auslagerung von Prozessen,

die nicht wertschöpfend sind, bei

denen man jedoch durch Automatisierung

viel Geld sparen kann. Ein Beispiel ist hier

die Abwicklung der EDIFACT-Kom munikation,

die das Unternehmen schon heute

beispielsweise für Handels unter nehmen

oder Energieversorger abwickelt. „Hier

macht es in der Regel wirtschaftlich gar

keinen Sinn, dass der Kunde das dazu nöti-


WILKEN INTEGRIERT TECHNISCHEN SERVICE

UND BERATUNG IN RECHENZENTRUMS-TEAM

ge Know-how im eigenen Hause aufbaut.

Wir liefern solche Lösungen viel

günstiger, weil wir nicht nur auf die Expertise

im Wilken Rechenzentrum zurückgreifen

können, sondern auch auf das Prozess-

Know-how, das in den anderen Unternehmen

der Wilken Unternehmensgruppe

zur Verfügung steht“, so Dr. Harald Varel.

Verwenden mittelständische Unternehmen

die Lösungen im Rahmen des Cloud-

Computing, besteht die Möglichkeit, diese

Leistungen auch über „Pay per Use“-

Abrechnungsmodelle zu nutzen. Der Kunde

bezahlt dabei nur die Leistungen, die er

tatsächlich nutzt, und nicht Lizenzen oder

Wartung, wie das bislang üblich ist.

Auch technisch stellt sich die Wilken

Rechenzentrum GmbH künftig auf breitere

Füße. So werden in der derzeit im Bau

befindlichen neuen Firmenzentrale in Ulm

größere Räumlichkeiten zur Verfügung stehen,

die über eine optimale Anbindung an

das Internet verfügen. Zudem wird das neue

Rechenzentrum vom TÜV Saarland eine

„Stufe 3“-Zertifizierung erhalten und damit

höchsten Ansprüchen genügen. Daneben

werden die Kunden aber auch wie bisher

über die Standorte der weiteren Wilken

Töchter bedient, wie etwa Wilken Neutrasoft

in Greven und Sierksdorf oder über die

Wilken AG in der Schweiz.

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34

WILKEN RECHENZENTRUM:

EIN IT-DIENSTLEISTER MUSS

HEUTE MEHR KÖNNEN,

ALS SERVER INSTALLIEREN.

NACHGEFRAGT

DR. HARALD VAREL GESCHÄFTSFÜHRER

DER WILKEN RECHENZENTRUM GMBH, ULM


In den vergangenen Jahren war die Wilken Rechenzentrum GmbH in erster Linie der „verlängerte

Dienstleistungs-Arm“ der Wilken GmbH für alle Anwender, die keine eigene IT-Infrastruktur

aufbauen oder betreiben wollten. Künftig positioniert sich das Wilken Rechenzentrum jedoch auch

unabhängig von den Software-Lösungen der Wilken-Gruppe als Full-Service-IT-Dienstleister. Ein

Schwerpunkt: Hosting und Managed Services für kritische Anwendungen. Was dahinter steckt, hat

Wissenswert vom Geschäftsführer des Wilken Rechenzentrums, Dr. Harald Varel, erfahren.

Was unterscheidet das Wilken Rechenzentrum

von anderen IT-Dienstleistern?

Dr. Harald Varel: Der entscheidende Unterschied

ist sicherlich unsere Herkunft. Während

andere RZ­Dienstleister in der Regel seit jeher

ausgesprochene Hardware­ und IT­Infrastruktur­

Spezialisten waren und sind, liegt unser Ursprung

bei einem Hersteller von Anwendungslösungen.

Damit haben wir schon von Haus aus eine ganz

andere Sichtweise auf die Anforderungen eines

Anwenders: Wir sehen sie nicht nur mit der IT­

Technologie­Brille, uns interessieren vor allem

auch die Geschäftsprozesse, die mit Hilfe dieser

Technologien abgebildet werden.

Das zeigt sich auch in der Zusammensetzung unseres

Teams. Auf der einen Seite beschäftigen wir

Fachleute, die sich in allen Facetten mit Themen

wie Servern, Netzwerken, Virtualisierung oder Storage

auskennen. Auf der anderen Seite haben wir in

diesem Jahr den kompletten technischen Service

unserer Muttergesellschaft, der Wilken GmbH, in

das Rechenzentrumsteam integriert. Also die Kolleginnen

und Kollegen, die genau wissen, wie man

eine Anwendung in einer bestehenden Infrastruktur

bestmöglich aufsetzt und betreibt.

Welche Vorteile bringt das den Anwendern?

Dr. Harald Varel: Die Anwender der Produkte

der Wilken GmbH, egal ob sie nun eine eigene

IT haben oder bereits mit uns arbeiten, profitieren

sicherlich davon, dass wir damit unser System­Know­how

gebündelt haben. Reine Rechenzentrums­Kunden

haben den Vorteil, dass wir sie

weit über die reinen Infrastrukturthemen hinaus

beraten und ihnen maßgeschneiderte Lösungen

anbieten können. Das geht bis hin zur kompletten

Abbildung von Branchenprozessen, speziell

auch in unseren Fokusbranchen, wie etwa der

Energie­, Finanz­ oder Sozialwirtschaft, aber auch

im Handel oder im Tourismus.

Warum diese Betonung des Anwendungs-

Know-hows? Reicht der klassische Ansatz eines

Rechenzentrums nicht mehr aus?

In der IT vollzieht sich zurzeit ein entscheidender

Wandel. Die Unternehmen wollen sich immer

weniger mit der Komplexität auseinandersetzen,

die nötig ist, um eine Anwendung zum Funktionieren

zu bringen und diese zur Verfügung zu

stellen. Sie wollen diese Anwendung einfach nutzen.

Entsprechendes IT­Personal einzustellen, ist

für den Mittelstand oftmals nicht nur viel zu teuer,

diese Spezialisten sind auch immer schwieriger

zu bekommen. Mittelständische Unternehmen

benötigen heutzutage zudem Lösungen, die

einfach und schnell einzuführen sind und vor

allem zuverlässig und sicher funktionieren. Und

diese Systeme müssen sich schnell an veränderte

Rahmenbedingungen anpassen lassen.

Genau diesen Bedarf werden wir künftig mit dem

Wilken Rechenzentrum befriedigen. Das geht von

Themen wie der Virtualisierung und dem klassischen

Hosting bis zur Auslagerung von einzelnen

Prozessen, die nicht wertschöpfend sind, bei denen

man jedoch durch Automatisierung viel Geld

sparen kann. Ein Beispiel ist hier die Abwicklung

der EDIFACT­Kommunikation, wie wir sie beispielsweise

heute schon für Handelsunternehmen

oder Energieversorger übernehmen. Hier macht es

in der Regel wirtschaftlich gar keinen Sinn, dass

der Kunde das dazu nötige Know­how im eigenen

Hause aufbaut. Im Gegenteil: Hier liefern wir die

komplette Lösung und das sehr viel günstiger,

weil wir nicht nur auf die Expertise im Wilken

Rechenzentrum zurückgreifen können, sondern

auch auf das Prozess­Know­how, das in den

anderen Unternehmen der Wilken Unternehmensgruppe

zur Verfügung steht.

Stichwort Cloud-Computing: Was Sie hier

beschreiben, klingt schon sehr nach Angeboten

aus der „Wolke“ ...

Vielleicht sollte man den Begriff „Cloud“ einmal

sauber definieren: Dies ist ein Überbegriff für

Service­ und Deployment­Modelle sowie eine

darunter liegende Anwendungsarchitektur, die einen

sogenannten „Cloud­Client“ möglich macht.

Der Anwender hat damit ein sehr flexibles Front

End zur Verfügung, die Prozesse selbst werden im

Back­End im Hintergrund abgewickelt. Für ein

mittelständisches Unternehmen ist es dabei entscheidend,

dass dieses Back­End nicht irgendwo

auf der Welt steht, sondern an einem Ort wie dem

Wilken Rechenzentrum, wo die entsprechende

Datensicherheit nachweislich gewährleistet wird.

Viel interessanter beim Cloud­Computing sind

neben der zusätzlichen Flexibilität vor allem aber

auch die neuen Abrechnungsmodelle: „Pay per

Use“ heißt hier das neudeutsche Stichwort. Das

bedeutet, man bezahlt nur die Leistungen, die

man tatsächlich nutzt, und nicht Lizenzen oder

Wartung, wie das bislang üblich ist. Das können

Transaktionen sein, Abrechnungen oder EDI­

Versände, je nachdem, welcher Prozess in die

Cloud verlagert wurde.

Ende des Jahres wird der Erweiterungsbau

der Wilken GmbH im Hörvelsinger Weg

fertiggestellt und damit auch das neue Rechenzentrum,

das Anfang 2013 in Betrieb gehen soll.

Welche Kapazitäten werden damit zur Ver-

fügung stehen?

Dieses neue Rechenzentrum wird über eine

optimale Anbindung an das Internet verfügen,

sowohl über eine 1 Gbit Glasfaser­Standleitung

als auch über eine redundante 150 Mbit Backup­

Verbindung. Damit sind wir immer am Netz,

auch wenn mal eine Verbindung ausfallen sollte.

Daneben bieten wir natürlich sämtliche Technologien

an, die derzeit „State­of­the Art“ sind. Deswegen

wird das neue Rechenzentrum auch vom

TÜV Saarland nach „Stufe 3“­Zertifizierung erhalten

und damit höchsten Ansprüchen genügen.

Daneben pflegen wir natürlich enge Partnerschaften

mit Marktführern wie IBM, Microsoft oder

Fujitsu.

Ulm ist für uns auch als Standort ausgesprochen

wichtig, denn Wilken ist diesem Gründungsort

traditionell tief verbunden und in der Region

verwurzelt. Wir werden unsere Kunden aber

weiterhin auch über die Standorte der Töchter

bedienen, wie beispielsweise über Neutrasoft

in Norddeutschland oder unsere Tochter in

der Schweiz.

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WILKEN ENTIRE

KV HESSEN MACHT

SICH MIT WILKEN

ENTIRE FIT

PARALLEL ZUR

ERP-EINFÜHRUNG:

NEUES CRM- UND

DMS-SYSTEM

Die Kassenärztliche Vereinigung Hessen hat

sich selbst ein Fitness-Programm verordnet.

Jeglichen Störungen des internen Datenflusses

geht es an den Kragen. Unter dem

Projektnamen „ERP next Generation“ wurde

der Softwarehersteller Wilken Entire mit der

Einführung einer neuen Standardsoftware für

das Finanz- und Rechnungswesen beauftragt.

Außerdem soll das in der Branche mit

Bestnoten versehene Arzt-Informations-

System (AIS) der Ulmer IT-Spezialisten mehr

Schwung in die internen Abläufe bringen.

„Die Abläufe im Finanzprozess der KV

Hessen waren nicht alle auf der Höhe der

Zeit“, macht der Leiter Controlling, Marcus

Hickler, den Handlungsbedarf deutlich.

„Zudem war die Abstimmung unserer IT-

Systeme aufeinander verbesserungswürdig,

eine hohe Automatisierung zum Beispiel an

den Schnittstellen bislang nicht möglich.“

Das soll sich mit zahlreichen Entire-Modulen

ändern. Dazu zählen die neue Finanz- und

Anlagenbuchhaltung ebenso wie ein modernes

Controlling, Kosten- und Leistungsrechnung,

Unternehmensplanung und das

Management-Reporting-System (MRS).

Als Grundsatz des Projekts gilt: Die IT folgt

den fachlichen Anforderungen – und nicht

umgekehrt.

Von großer Bedeutung ist das Arzt-In for mations-System,

in das die Daten der ärztlichen

Leistungen aus einem Vorsystem einfließen.

Dazu ist das AIS in die Finanzbuchhaltung

voll integriert. In den Ärzte-Stammdaten ist

ein lückenloser „Lebenslauf“ als Historie

abgebildet. Die periodische gegenseitige

Verrechnung der Ansprüche und Leistungen

werden in der Entire-Software als Arzt-

Kontokorrent (AKK) und als Kassen-Kontokorrent

(KKK) abgebildet.

„Das Arzt-Informations-System war ein

Haupt grund dafür, dass wir uns für Wilken

Entire entschieden haben“, sagt Projektleiter

Hickler. „Alle für uns wichtigen Funktionalitäten

werden in der Standardsoftware abgebildet.“

Neben diesem Alleinstellungsmerkmal

waren die Erfahrungen, Kompetenz und

Referenzen von Wilken Entire im Bereich der

Kassenärztlichen und Kassenzahnärztlichen

Vereinigungen sowie einer Vielzahl von

Körperschaften des Öffentlichen Rechts

im Gesundheitswesen ausschlaggebend.

Außerdem konnte Wilken Entire mit einer

optimalen Anbindung der Vorsysteme

punkten. So war es vorteilhaft, dass das

Personalsystem P&I LOGA der KV Hessen

bereits bei einer Vielzahl von Wilken Entire-

Kunden im Einsatz ist. „In der Gesamtschau

hat uns das schließlich von der Entire-

Software überzeugt.“

Parallel zur ERP-Einführung setzt die KV

Hessen ein neues Kunden-Management-

(CRM) und ein Dokumenten-Management-

System auf. Im Zusammenspiel soll die

Effizienz in den Finanzprozessen durch Automatisierung,

Digitalisierung und Integration

deutlich erhöht werden. Hierbei wird die

KV Hessen durch die Wilken Infor mationsmanagement

GmbH unterstützt. Mit

der Einführung eines elektronischen Prozessmanagementsystems

werden weitere

Prozesse wie beispielsweise die elektronische

Rechnungsprüfung und die Reisekosten

abrechnung für Ärzte digitalisiert und

optimiert sowie die Interaktion zwischen

einzelnen Anwendungen automatisiert –

zum Beispiel der Datenaustausch im

Veran staltungs management zwischen CRM

und FiBu.


INNOVATIVES BETREUUNGS-

MANAGEMENT „CARITAS-ZENTRUM DIREKT“

CARITAS SPEYER BIETET

TERMINE PER MAUSKLICK

Der Caritasverband der Diözese Speyer,

der zugleich Spitzenverband und Träger -

organisation ist, setzt für seine Caritas-

Zentren künftig auf das „Social Service-

Center“ von Wilken Entire. Dabei handelt

es sich um ein webbasiertes Betreuungsmanagement

mit Besucher- und Termin -

verwaltung speziell für soziale Einrichtungen.

Die Softwarelösung soll unter dem Namen

„Caritas-Zentrum direkt“ Strukturen und

Prozesse verbessern. Außerdem beauftragte

der Verband auf der diesjährigen

ConSozial 2011 in Nürnberg die „Social

Marketing Suite“ von Wilken Entire zur

Unterstützung von Öffentlichkeitsarbeit, Ver-

bandsentwicklung und Fundraising.

„Wir haben uns auf einen komplett neuen

Blickwinkel verständigt, nämlich vom Kunden

aus zu denken“, erklärt der Caritasdirektor

der Diözese Speyer, Vinzenz du

Bellier. „Wilken unterstützt uns hier über-

aus wirksam, indem das Unternehmen

seine Softwarelösungen aus anderen

Bran chen mit uns diskutiert und dann

ge-gebenenfalls rasch mit uns für die

Sozialwirtschaft realisiert.“ So geschehen

mit dem Social ServiceCenter, das aus erfolgreichen

Wilken ServiceCenter-Lösungen

im Bereich der Öffentlichen Verwaltung

wie etwa in den Städten Ulm und Nürnberg

weiterentwickelt wurde. Das System ist

zur verbesserten Organisation der Caritas-

Zentren nach außen und innen ausgerichtet,

also für den Einsatz an Dienst leistungsstandorten

mit starkem Kundenverkehr.

Besuchstermine können damit künftig bequem

via Internet von zuhause aus geplant,

vorbereitet und gebucht werden. Das neue

„Caritas Zentrum-direkt“ zeigt dabei nicht

nur, welche Termine wo und zu welchen

Anliegen bzw. Servicearten wie zum Beispiel

Allgemeine Soziale Beratung, Familien beratung

oder Migrationsberatung verfügbar

sind. Es informiert auch, welche Unterlagen

oder Informationen man mitbringen muss,

damit das jeweilige Anliegen rascher bearbeitet

werden kann. Vereinfachte Terminvereinbarungen

sind damit über das Internet

oder direkt vor Ort (mit SMS statt Warteschlange)

möglich. Besonderer Wert wird

dabei auf die Unterstützung der inneren

Abläufe für die Beraterinnen und Berater

in der Sozialarbeit gelegt. Mehr Zeit für

die Dienstleistungen am Kunden ist das

Credo – durch interne Bereitstellung von

Informationen, einfache Ressourcenplanung

und Informationssicherheit.

Die Social Marketing Suite unterstützt

künftig die Öffentlichkeitsarbeit des Caritasverbandes.

Das System macht es möglich,

Interessenten für soziale Dienstleistungen,

potentielle Mitarbeiter wie zukünftige Auszubildende,

aktuelle Mitarbeiter, Spender

in verschiedenen Ausprägungen und auch

regionale „Stakeholder“ wie Bürgermeister,

Journalisten oder sonstige Zielgruppen

sehr gezielt anzusprechen. Technologisch

handelt es sich um eine webbasierte

Kommunikationsplattform, die eine effi -

ziente, verbesserte 1:1-Kommunikation

ermöglicht.

Wie das Social ServiceCenter ist auch die

Social Marketing Suite als Webanwendung

sehr flexibel im Hosting: Dies zeigt der Start

im Wilken-Rechenzentrum mit dem einfachen

Übergang zum optimalen, vom DiCV

Speyer gewünschten Zeitpunkt auf dessen

eigenes Rechenzentrum.

„Wir müssen technologische Entwicklungen mitgehen, um

in der Sozialwirtschaft den Anschluss nicht zu verlieren.

Die innovativen, neuen Produkte von Wilken Entire bieten

uns die Möglichkeit, gezielt Abläufe neu zu gestalten.“

Vinzenz du Bellier, Caritas-Direktor

der Diözese Speyer

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GEMEINSAM ZUM ERFOLG

WALCKER OFFSETDRUCK

SETZT AUF STARKE PARTNER –

AUCH IN SACHEN SOFTWARE

Uns ist ein zuverlässiger, starker und innovativer

Partner wichtig. Dazu zählt auch

eine gewisse räumliche Nähe.

1957 in Isny gegründet, hat sich die Walcker Offsetdruck GmbH &

Co. KG zu einem führenden Anbieter von Rollenoffsetdruck-Lösun-

gen für Prospektaktionen mit hohen Auflagen entwickelt. Das

inhabergeführte mittelständische Unternehmen agiert seit Jahren

erfolgreich im hart umkämpften deutschen Markt, bedient aber auch

Kunden in europäischen Nachbarländern. Eine gute Markt positio-

nierung, klare Organisationsstrukturen und aufeinander abgestimmte

Druck- und IT-Systeme garantieren die Wettbewerbsfähigkeit. Darüber

hinaus unterstützt das Liquiditätsmanagement von Wilken das Unter-

nehmen Walcker bei der vorausschauenden Steuerung des Cash

flows anhand tagesaktueller Übersichten.

Die IT stellt einen wichtigen Bestandteil innerhalb des Unternehmens dar. Ohne die passende

Software für Auftragsabwicklung und Produktionsdaten sowie in Rechnungswesen und

Finanzbuchhaltung lässt sich keine solide Basis für einen langfristigen Geschäftserfolg

realisieren. Bereits seit 1996 setzte die Druckerei im Finanzwesen auf die Software-Lösungen

der Wilken GmbH. Neben der hohen Produktqualität der Anwendungen flossen jedoch auch

„weiche“ Faktoren in die damalige Entscheidung für das Ulmer Software-Haus ein. Lisa Fehr,

Leiterin Finanz- und Rechnungswesen Walcker Offsetdruck und Mitglied der Geschäftsleitung,

erläutert die Hintergründe: „Uns ist ein zuverlässiger, starker und innovativer Partner wichtig.

Dazu zählt auch eine gewisse räumliche Nähe. Wir streben grundsätzlich langfristige

Geschäftsbeziehungen mit unseren Kunden, Lieferanten und Dienstleistern an.“

Lisa Fehr, Leiterin Finanz- und

Rechnungswesen

Walcker Offsetdruck


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Ausgewählten Anwendern stellte Wilken das

neue Release Ende September 2009 in

einem kleineren Rahmen in Ulm vor. Lisa

Fehr nahm an der Veranstaltung teil und

wurde dabei auf das Management Reporting

System (MRS) mit dem optionalen Modul

Liquiditätsmanagement aufmerksam. „Bei

uns gab es schon länger Überlegungen,

unseren täglichen Datenbestand intensiver

zu nutzen. Diese Wilken-Lösung für eine

bessere Übersicht über den Finanzstatus

kam für uns daher genau zum richtigen

Zeitpunkt.“ Eine nähere Betrachtung der

Funktionen und Bausteine überzeugten Lisa

Fehr und die Geschäftsführung endgültig

von den Vorzügen der Anwendung. Die von

der Fachabteilung von Walcker initiierten

Vorschläge zur Implementierung wurden gemeinsam

mit Wilken diskutiert, ab gestimmt

und in einem Projekt realisiert.

Der praktischen Umsetzung sah Lisa Fehr

gelassen entgegen: „Obwohl das MRS mit

seinem Modul Liquiditätsmanagement für

uns komplettes Neuland war, erfüllten wir

bereits eine Grundvoraussetzung dafür.

Unser Datenbestand war und ist stets vollständig

und sehr aktuell. Bei un vollständigen

oder alten Zahlen hilft einem ja das beste

Programm nichts, man arbeitet quasi in der

Vergangenheit.“ Das bisherige Planungs-

und Überwachungsprozedere in Sachen

Finanzen war eher umständlich, die Informationen

mussten aus bis zu drei Systemen

manuell gesammelt und dann noch ausgewertet

werden.

Nach einer Kontrolle der OP (Offene Posten)-

Listen wurden die anstehenden Fälligkeiten

ermittelt, die OP der Kreditoren kontrolliert

und für einen kompletten Überblick noch

die Zahlungsströme von außerhalb der

FiBu, wie zum Beispiel Gehälter, Tilgungen

sowie weitere separate Zahlungseingänge,

GEMEINSAM ZUM ERFOLG

WALCKER OFFSETDRUCK

SETZT AUF STARKE PARTNER –

AUCH IN SACHEN SOFTWARE

zusammen getragen. „Es war höchste Zeit,

dass sich an diesem Prozedere etwas änderte.

Der Aufwand für die Infor ma tionsbeschaffung

stand in keinem Verhältnis zum

Ergebnis“, so Lisa Fehr.

Im Februar 2010 startete das MRS-Projekt

mit einer ersten Bestandsaufnahme des Ist-

Zustands. Nach der Erstellung des grundsätzlichen

Prozesskonzepts und einer internen

Optimierung konnte das Pilotprojekt

bis Ende April umgesetzt werden und das

MRS lief ab Mai mit den Auswertungsgebieten

Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie

Kostenrechnung im Produktivbetrieb. Das

ergänzende Modul Liquiditätsmanagement

wurde im Juli implementiert. Einer zweitägigen

MRS-Schulung in Ulm folgte noch

ein eintägiger Workshop für das Liquiditätsmanagement

beim Kunden vor Ort in Isny.

Die wesentliche Basis für die Liquiditäts-

betrachtungen bei Walcker bilden sämt -

liche zahlungsrelevanten Daten aus der

FiBu. Das schließt unter anderem alle

Kontenbewegungen der Lieferanten und

Kunden mit ein. Die tägliche automatische

Übernahme der kompletten Fakturadaten in

die Finanzbuchhaltung garantiert eine stets

aktuelle Datengrundlage. Aus den offenen

Forderungen und Verbindlichkeiten werden

automatisch nach definierbaren Regeln

Zahlungsein- und ausgänge in der Zukunft

prognostiziert. Nicht automatisch aus den

FiBu-Daten ableitbare zukünftige Zahlungsströme

(z.B. automatische Abbuchungen

ohne vorausgehende Verbindlichkeit) kön-

nen als manuelleFinanzplanwerte im Sys-

tem erfasst und somit in der Liquiditätsbetrachtung

berücksichtigt werden. Lisa

Fehr dazu: „Im Gegensatz zu früher können

wir nun alles in einer Lösung abdecken. Auf

Knopfdruck generiert das System einen

kurzfristigen Tages- und Wochenüberblick

sowie eine mittelfristige Sicht des nächsten

Monats. Wir schätzen vor allem die

Möglichkeit, jeden in den Liquiditätsberichten

angezeigten Wert bis auf Einzelbelegebene

hinterfragen und analysieren zu können.“

Dem dreiköpfigen Team im Finanz- und

Rechnungswesen liefert das Liquiditätsmanagement

umfassende Transparenz bezüglich

aller anstehenden Zahlungsströme.

Aber auch für Personen, die nicht direkt in

der Abteilung arbeiten, bietet der Gesamtüberblick

wertvolle Informationen für anstehende

Entscheidungen. Geschäfts führer

Dr. Thomas Schön dazu: „Insgesamt ergab

sich für uns durch den Einsatz des

Liquiditätsmanagements eine deutliche Erleichterung

bei der Erstellung der liquiditätsbezogenen

Auswertungen. Die enge

Zusammenarbeit mit Wilken lieferte uns

mehr Transparenz beim aktuellen Finanzstatus

sowie in der Liquiditätsvorausschau.

Eine gesicherte Liquidität beruhigt und

ermöglicht Gestaltungsfreiraum für unternehmerischen

Erfolg.“ Das Unternehmen

Walcker wurde 2012 von der unabhängigen

Rating-Agentur Hoppenstedt mit dem Top-

Rating in der Bonitätsbewertung, Bonitätsindex

von 1, ausgezeichnet und gehört

damit zu den 4,4 % der deutschen Wirtschaftsunternehmen,

denen diese Auszeichnung

zu teil wurde.


Das Unternehmen Walcker wurde 2012 von der unabhängigen

Rating-Agentur Hoppenstedt mit dem Top-Rating in der Bonitätsbewertung,

Bonitätsindex von 1, ausgezeichnet und gehört damit

zu den 4,4 % der deutschen Wirtschaftsunternehmen, denen diese

Auszeichnung zu teil wurde. Weitere Informationen: www.walcker.de

Die enge Zusammenarbeit mit Wilken lieferte uns mehr

Transparenz beim aktuellen Finanzstatus sowie in

der Liquiditätsvorausschau. Eine gesicherte Liquidität

beruhigt und ermöglicht Gestaltungsfreiraum für

unternehmerischen Erfolg.

Lisa Fehr, Leiterin Finanz- und

Rechnungswesen

Walcker Offsetdruck

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34 42

PREISGEKRÖNT:

WILKEN MIT

HOCHSCHWARZWALD

CARD DREIFACH

AUSGEZEICHNET.

Gewinner des ERP-Innovationspreises und Zweitplatzierter beim

CER-Wettbewerb „ERP-System des Jahres“ in der Kategorie

E-Business und als einziger IT-Anbieter beim Landesinnovationspreis

Baden-Württemberg, dem Dr.-Rudolf-Eberle-Preis 2011, ausgezeichnet:

Mit der Hochschwarzwald Card konnte sich Wilken

gleich dreifach bei hochkarätigen Wettbewerben durchsetzen. Die

erste „All-Inclusive-Card“ Deutschlands hat sich für den Anwender,

die Hochschwarzwald Tourismus GmbH, zu einem Erfolgsmodell

entwickelt. „Die Lösung erzielte über alle technischen Kriterien hinweg

die höchste Punktzahl: sowohl in Bezug auf Technologie, als

auch auf Ergonomie und Integrationsfähigkeit“, begründeten die

Juroren vom CER (Center for Enterprise Research) ihre Entscheidung

bei der Preisvergabe in Potsdam. Insgesamt hatten sich mehr

als 20 Anbieter an diesem Wettbewerb beteiligt. Und auch beim

Landesinnovationspreis Baden-Württemberg konnte sich Wilken

in einem Feld von insgesamt 104 Kandidaten durchsetzen und

wurde als eines von sechs Unternehmen mit einer Anerkennung

ausgezeichnet.

Überdurchschnittliche Zuwachszahlen bei

den Übernachtungen, fast 200.000 Nutzun

gen durch Urlauber – die erste All-

Inclusive-Card einer deutschen Ferienregion

hat sich auch in ihrer ersten Sommersaison

bewährt. Besonders beliebt: das Badeparadies

Schwarzwald mit fast 68.000

Eintritten, die Schifffahrt auf Schluchsee

und Titisee mit über 45.000 Rundfahrten

und die Feldbergbahn mit mehr als 27.000

Berg- und Talfahrten.

Die Hochschwarzwald Card wurde am

1. Dezember 2010 als erste All-Inclusive-

Karte einer deutschen Ferienregion in

den elf Gemeinden der Hochschwarzwald

Tourismus GmbH eingeführt. Die Zahl der

teilnehmenden Gastgeber stieg seither von

180 auf über 240. Wer mindestens zwei

Übernachtungen bucht, erhält bei ihnen die

Hochschwarzwald Card kostenlos. Sie gibt

täglich freien Eintritt oder freie Fahrt in mehr

als 50 Attraktionen. Im Winter gilt die Karte

auch als Skipass in der gesamten Region

Hochschwarzwald. Insgesamt ist die

Karte seit Dezember von 120.000 Gästen

und 325.000 Mal genutzt worden. Die

Inklusivkarte hat sich als Urlaubermagnet

erwiesen: Die Betriebe mit Hochschwarzwald

Card verbuchten seit der Einführung am

1. Dezember 2010 ein Übernachtungs-

plus von mehr als sieben Prozent. Deutlich

mehr als der Durchschnitt: Er lag im

Hochschwarzwald im ersten Halbjahr bei

2,4 Prozent.

Geschäftsführer Thorsten Rudolph von

der Hochschwarzwald Tourismus GmbH:

„Die Hochschwarzwald Card hat sich mit

der Sommerbilanz endgültig als Er -

folgsmodell für die gesamte Region erwiesen.

Die Nutzungszahlen zeigen eindeutig,

dass von diesem All-Inclusive-Angebot

Familien, Wanderer, Wellness-Urlauber und

Sportler gleichermaßen profitieren.“


„ERP-System des Jahres“ und Anerkennung beim Landesinnovationspreis

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WILKEN IST STARTBEREIT

FÜR DIE E-BILANZ

Mit einem eigenen Vorgehensmodell unterstützt Wilken Unternehmen bei der Einführung der

E-Bilanz, die ab dem 1. Januar 2013 zur Pflicht wird. Neben den funktionalen Anpassungen seines

ERP-Systems CS/2 bietet der Ulmer Software-Hersteller seinen Kunden auch fachliche Unterstützung

bei der Durchführung von E-Bilanz-Projekten. „Um die Anforderungen der E-Bilanz umsetzen

zu können, reicht es nicht, ein neues Release der Finanzbuchhaltungs-Software einzuführen.

Denn das neue Verfahren wirkt sich zum einen auf den Kontenrahmen sowie zum anderen auf eine

ganze Reihe vor- und nachgelagerter Systeme aus“, beschreibt Jörn Struck, in der Geschäftsleitung

der Wilken GmbH zuständig für den Bereich ERP, die Anforderungen. Deswegen wird in einem

ersten Schritt das bestehende Rechnungswesen genau analysiert. Danach werden Mapping-Regeln

erarbeitet, mit denen die Taxonomiekonformität sichergestellt werden kann, die Kontenpläne entsprechend

angepasst sowie das Verfahren für die Erstellung des XBRL-Datenträgers implementiert.

„Mit dem Vorgehensmodell senken wir den Aufwand und beschleunigen die Umsetzung der

E-Bilanz. Dennoch empfehlen wir allen Unternehmen, die entsprechenden Projekte baldmöglichst

aufzusetzen, damit etwaige Umstellungs-Tätigkeiten rechtzeitig vor Beginn des Geschäftsjahres

2013 umgesetzt werden können“, erläutert Struck. Denn es ist absehbar, dass es in der zweiten

Jahreshälfte zu einem Projektstau kommen könnte, weil dann viele Unternehmen gleichzeitig die

Vorbereitungsprojekte zur E-Bilanz durchführen wollen“.

Alle bilanzierenden Unternehmen – unabhängig von Rechtsform und Größe – sind von den Vorgaben

des Bundesministeriums für Finanzen betroffen und müssen entsprechende Vorkehrungen

treffen. Grundsätzlich sind bereits Jahresabschlüsse für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember

2011 beginnen, elektronisch zu übermitteln. Im Rahmen der sogenannten Nichtbeanstandungsregelung

können die Steuerbilanz nebst Gewinn- und Verlustrechnung für das Wirtschaftsjahr 2012

zwar noch in Papierform abgegeben werden. Ab dem Jahr 2014 gibt es aber kein Entrinnen mehr:

Die E-Bilanz muss elektronisch übermittelt werden. „Die eigentliche Softwarefunktionalität wird

erst in 2014 benötigt – die vorbereitenden Projekte sollten in 2012 durchgeführt werden“ erläutert

Jörn Struck.

XBRL UND TAXONOMIE

Der Inhalt der Bilanz sowie der GuV sind in Form eines von der Finanzverwaltung vorgeschriebenen

Datensatzes zu übermitteln. Die Übertragung muss standardisiert als XBRL-Datensatz

erfolgen. Dieses einheitliche Übertragungsformat ist von der Finanzverwaltung festgelegt und dient

als elektronische Sprache für das Financial Reporting. Daher auch der Name: XBRL = extensible

Business Reporting Language.

Die Taxonomien (quasi die ‚Kontenpläne‘) wurden ebenfalls vom Bundesministerium der

Finanzen veröffentlicht. Sie dienen als semantische Grundlage der E-Bilanz und orientieren sich

an der HGB-Taxonomie. Neben der allgemeinen Taxonomie gibt es aufgrund spezieller Rechnungslegungsvorschriften

Spezialtaxonomien für Banken und Versicherungen. Außerdem gibt

es Ergänzungstaxonomien für beispielsweise Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Verkehrs- und

Wohnungsunternehmen oder kommunale Eigenbetriebe, die aber noch nicht endgültig vom

Gesetzgeber verabschiedet worden sind.


BILANZ

CHECKLISTE

WIE FIT SIND SIE FÜR DEN E-BILANZ MARATHON?

Haben Sie bereits eine Schätzung zur Bindung personeller und

finanzieller Ressourcen zur Einführung der E-Bilanz?

Haben Sie Ihr Rechnungswesensystem auf XBRL-Konformität überprüft?

Haben Sie bereits einen strukturierten Soll-Ist-Vergleich zur Prüfung

Ihres Kontenplans in Bezug auf die vorgegebene Taxonomie durchgeführt?

Sind bereits Geschäftsvorfälle entsprechend Ihrer bisherigen

Erkenntnisse Konten neu zugeordnet worden?

Ist die Taxonomie-geforderte ‚Tiefe‘ der Daten gewährleistet?

Ist bereits eine Steuerbilanz vorhanden?

Ist bereits eine steuerliche GuV vorhanden?

Wird ein Anhang, Lage- und / oder Prüfbericht

als E-Bilanz-Datensatz vorgelegt?

Wurden Ihre steuerlichen Abweichungen dokumentiert?

Ist Ihr Buchhaltungspersonal in der Behandlung steuerlich

relevanter Sachverhalte geschult?

Verfügt Ihr Rechnungswesen über ein ausreichendes

softwaretechnisches Fachwissen?

Ist Ihr Steuerberater frühzeitig in Ihre Überlegungen einbezogen worden?

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UNSERE AUTOS FÜR BAKU

So wie die Teilmnehmer des Eurovision Song Contest 2012 hatte auch das sechsköpfige

„Paneck Racing Team“ nur ein Ziel: Aserbaidschan. Allerdings nicht, um einen Gesangswettbewerb

zu gewinnen. Stattdessen geht es um ein jordanisches Kamel. Dieses winkt den

Gewinnern als Preis der diesjährigen Allgäu-Orient-Rallye (AOR) von Oberstaufen nach

Baku am kaspischen Meer. Unterstützt wurde das Team von der Wilken GmbH, denn neben

dem Spaß am Motorsport und dem Kennenlernen fremder Kulturen geht der Erlös aus dem

Rennen an humanitäre Hilfsprojekte.


Wilken GmbH

Hörvelsinger Weg 25-31

89081 Ulm

Telefon +49 731 96 50-0

Telefax +49 731 96 50-444

w@wilken.de

www.wilken.de

Wilken AG

Herrenwiese 5

9306 Freidorf/TG

Telefon +41 71 45 46-400

Telefax +41 71 45 46-409

w@wilken.ch

www.wilken.ch

Wilken Rechenzentrum GmbH

Hörvelsinger Weg 25-31

89081 Ulm

Telefon +49 731 96 50-386

Telefax +49 731 96 50-450

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Wilken Neutrasoft GmbH

Kerngeschäft der 1977 gegründeten Wilken Unternehmensgruppe ist die Entwicklung und der Vertrieb von betriebswirtschaftlicher

Standardsoftware. Mit mehr als 400 Mitarbeitern hat sich der Ulmer Software-Hersteller hier als

unabhängiger Anbieter von Anwendungen für Finanz- und Rechnungswesen, Waren- und Materialwirtschaft sowie

Controlling etabliert. Daneben bietet Wilken auch zahlreiche Branchenlösungen, etwa für die Versicherungs- oder die

Energiewirtschaft. Zum Unternehmensverbund gehören die Wilken Entire AG, Ulm, die Wilken Neutrasoft GmbH,

Greven, die Wilken Informationsmanagement GmbH, München sowie die Wilken Rechenzentrum GmbH und die

Wilken AG, Schweiz.

Wilken Neutrasoft GmbH

Hansaring 106

48268 Greven

Telefon +49 25 71 505-0

Telefax +49 25 71 505-101

info@neutrasoft.de

www.neutrasoft.de

Wilken Entire AG

Hörvelsinger Weg 35

89081 Ulm

Telefon +49 731 974 95-0

Telefax +49 731 974 95-700

info@entire.de

www.entire.de

Wilken Informationsmanagement GmbH

Balanstraße 59

81541 München

Telefon +49 89 62 83 37-0

Telefax +49 89 62 83 37-28

w@wilken-im.de

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Wilken Prozessmanagement GmbH

Hörvelsinger Weg 25-31

89081 Ulm

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