lizenzmanagement - PROFI Engineering Systems AG

profiag

lizenzmanagement - PROFI Engineering Systems AG

LIZENZMANAGEMENT

PROFI Engineering Systems AG

Richard Reich

Bereich Software

Telefonkonferenz:

Einwahlnummer: 069 25511 4400

Meeting-Kennnummer: 842 640 851


LIZENZMANAGEMENT

AGENDA

01 Generelles zum Thema Lizenzmanagement

02 Warum ist die richtige Lizenzierung so schwer?

03 Veränderungen im IT Markt

04 Lizenzmanagement ein „Stiefkind“ in der IT

05 Wie wird aktuell das Thema SAM gelöst?

06 Ergreifen Sie die Initiative

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

GENERELLES ZUM THEMA LIZENZMANAGEMENT

Ziele und Aufgaben

� Einhaltung der herstellerspezifischen Lizenzbedingungen

� Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen

� Haftungsrisiken reduzieren (persönliche Haftung der GF / des IT Mngt)

� Effizienten Einsatz verfügbarer Lizenzen sicherstellen

� Ungenutze / nicht genutzte Software vermeiden (Shelfware)

� Optimierung der Lizenzmodelle

� Wartungsverträge optimal gestalten (Laufzeiten, Vertragsformen)

� Abteilungs-/ nutzungsgerechte Weiterbelastung von Softwarekosten

� Illegalen Softwareeinsatz vermeiden

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

WARUM LIZENZ MANAGEMENT

• Überblick über Anzahl der Lizenzen

• Hardware Abhängigkeiten

• Richtlinien der Hersteller

� und laufende Lizenzänderungen

• Einhaltung gesetzlicher

Bestimmungen

� Die Folgen:

• Hohe und ungeplante Ausgaben

(nach Compliance Audits)

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check

Quelle: http://www.computerwoche.de/management/it-strategie/2493489/


LIZENZMANAGEMENT

VERÄNDERUNGEN IM IT MARKT

Auswirkungen auf Hersteller

� Hardware wird immer performanter

� Software benötigt immer mehr

Ressourcen

� Virtualisierung stellt neue

Anforderungen an Softwarelizenzierung

� Entwicklungszyklen der Software

werden immer kürzer

� Hersteller müssen ihre Lizenzmodelle

den neuen Geschäftschancen

entsprechend anpassen

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check

Auswirkung auf Ihr Unternehmen

� Mehr Leistung / mehr Wertigkeit (PVU)

� Aufrüstung oder Neuanschaffung von

Hardware

� Lückenhafte Lizenzmodelle, die zu

hohen Kosten führen

� Erfordert ein gutes Management

zwischen Maintenance und After Lic.

� Birgt gutes Einsparungspotential, das

viel zu wenig genutzt wird


LIZENZMANAGEMENT

LIZENZMANAGEMENT EIN „STIEFKIND“ IN DER IT

Was ist Lizenzmanagement?

� Regelmäßige Software- bzw. Lizenzinventur

� Lizenzvertragsverwaltung

� Nutzungsrichtlinien für Software

� Aktualisierungsplanung

� Bedarfsplanung neuer Software

� Beschaffungsplanung

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

LIZENZMANAGEMENT EIN „STIEFKIND“ IN DER IT

Lizenzmanagement, unabdingbar für Unternehmen

� Entscheider beschäftigen sich intensiv mit:

− Software Auswahlprozessen / -vergleichen

− Kosten- / Nutzenanalysen

� Ein aktives Software Lizenzmanagement betreiben die meisten jedoch nicht.

� Sie sollten das EINE tun ohne das ANDERE zu lassen!

� Entsprechende Befragungen der IT Abteilungen (experton Group 2010) ergaben:

− 50% der Unternehmen größer 500 Mitarbeiter setzen KEIN SAM ein

− 70% der Unternehmen kleiner 500 Mitarbeiter setzen KEIN SAM ein

Bei schätzungsweise > 75% der Unternehmen liegt eine Fehllizenzierung vor.

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

LIZENZMANAGEMENT EIN „STIEFKIND“ IN DER IT

Daraus resultiert:

� Unternehmen bezahlen zu viel

− für nicht benötigte Software

− für zu viel bezogene Software (Umverteilung)

− Softwarewartung

− Supportkosten,

ohne dass es im operativen Geschäft auffällt.

� 15 – 25% der Softwarebeschaffungen sind

− falsch oder

− nicht bedarfsgerecht

erworben.

� Bezogen auf jeden einzelnen Arbeitsplatz werden ca. 300 bis 1.000 Euro pro Jahr

verschwendet (lt. Deloitte).

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

RISIKEN BEI FEHLENDEM SAM FÜR IT MANAGEMENT

Compliance Risiken Operative Risiken

� Unautorisierte Nutzung von

Softwarelizenzen

� Software Nutzung nicht gemäß

der Lizenzbedingungen

� Software Unter- oder

Überlizenzierung

Vor kurzem …

wurde dem CIO eines IT

Dienstleisters für den

Bankensektor gekündigt, nachdem

der Vorstand das Ausmaß der

Unterlizenzierung, die durch eine

externe Software

Lizenzplausibilisierung aufgedeckt

wurde, realisierte.

� Unerwartete Probleme im

täglichen Gebrauch der Soft-

und Hardware

� Fehlende Kontrolle über den

Software-Einsatz

� Es kann nur der Software-

Einsatz erfasst werden, über

den man sich bewusst ist.

Vor kurzem …

fielen die E-Mail-Server eines

großen E-Mail Service Providers

aus. Ein erheblicher Verlust von

Integrität sowie ein bedeutender

Imageschaden waren die

Konsequenz.

Quelle: Deloitte Quelle: Deloitte

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check

Finanzielle Risiken

� Überhöhte Kosten für die

Lizenzverwaltung

� Überbezahlung von

Lizenzgebühren und

Wartungskosten

� Ungeplante Kosten aufgrund

aufgedeckter Unterlizenzierung

durch eine

Lizenzplausibilisierung.

Anfang 2011 …

wurde in einer Gartner Research

Unternehmensumfrage

veröffentlicht, dass über 40% der

mittelgroßen Unternehmen eine

oder mehrere SW-Lizenzprüfung

im Jahr 2011 zu erwarten haben.

Diese Risiken können unerwartet einen wesentlichen Einfluss auf Ihr Tagesgeschäft haben!

Quelle: Gartner


LIZENZMANAGEMENT

WIE WIRD AKTUELL DAS THEMA SAM GELÖST?

Software Asset Management „Lösungsvarianten“:

− mit Boardmitteln

− Vorliegende Unterlagen und Reports bilden die Basis

− Lizenzerfassung und Überprüfen der gekauften Lizenzen

− Recherchieren und Erfassen der Installationen

− Beauftragen eines externen Dienstleisters mit spezifischem Lizenzwissen

− mit einem geeigenten SAM – Tool

� 100% Compliance gibt es (fast) nicht

� Permanente Veränderungen der Lizenzmodelle

� Veränderungen von Abhängigkeiten wie z. B. Hardware

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

RICHTIG LIZENZIEREN ABER WIE?

Abkündigen

nicht

genutzter

Software

Umverteilen

ungenutzer

Software

Erneuerung

der SW

Lizenzen

Lizenz-

optimierung

Prüfen

(was wird

genutzt)

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check

Lizenz

Beschaffung

(Verhandlung)

Einsatz der

Software


LIZENZMANAGEMENT

SOFTWARE ASSET MANAGEMENT WERKZEUGE

Fokus Desktop

Discovery

Managesoft

Centennial

Discovery

Altiris/Symantec

BDNA

Microsoft

SMS

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check

iQuate

IBM

Snow Software

Miss Marple

(Adlon)

Acresso

Interpretation

Keine Software

ermöglicht eine

Interpretation

Inventarisierung Monitoring

Fokus Server

Quelle: Deloitte


LIZENZMANAGEMENT

KONSEQUENZEN FÜR IHR UNTERNEHMEN

� SAM zum Unternehmensprozess machen

� Zielgruppen treffsicher informieren

� Die Organisation Ihrer Berichtspflicht optimal gestalten

� Prozesse transparent gestalten und nachvollziehbar machen

� Monitoring und Überprüfbarkeit sauber regeln

� Einhaltung der Compliance-Vorschriften kommunizieren und Compliance-

Bestätigungen vom Hersteller einfordern!

� Machen SIE den ersten Schritt.

� Auf Verstöße schnell und detailliert reagieren

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

ERGREIFEN SIE DIE INITIATIVE

Warten kann teuer werden!

� Sprechen sie Ihren Lizenznehmer aktiv auf das Thema an.

� Arbeiten Sie daran, compliant zu sein – lassen Sie es sich vom Hersteller

bestätigen – alle anderen Zertifikate werden nicht anerkannt.

Hilfe, ich werde geprüft – auf was muß ich achten?

� Erwarten Sie eine Lizenzprüfung? Sprechen Sie mit Spezialisten. Sie

sparen viel Zeit und Geld, weil Sie vorbereitet in den Check gehen.

� Am Ende der Prüfung erfolgt mit Ihnen ein Abschlussgespräch – erwirken

Sie in dem Gespräch einen Konsens – er beeinflusst das Ergebnis.

� Haben Sie Geduld, der Prüfer macht „nur“ seinen Job.

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

KOSTEN EINES LIZENZ AUDITS DURCH HERSTELLER

Referenzbeispiel*

Produkt Ergebnis aus Hersteller-Audit Nachberechnung zu

Listenpreisen

IBM Tivoli Storage Manager for DB

+ Renewal 2.+3. Jahr rückwirkend als

Strafe

IBM Websphere MQ Series

+ Renewal 2.+3. Jahr rückwirkend als

Strafe

1.800 Processor Value Units 22.500,00 €

8.956,80 €

960 Processor Value Units 63.984,00 €

25.593,60 €

Auditkosten 20-50 Tage 20.000,00 €

SUMME 141.034,40 €

Produkt Ergebnis aus PROFI Software Check Nachberechnung zu

Projektpreisen

Produkte siehe oben Unterlizenzierung siehe oben

SUMME 51.868,00 €

Ersparnis: 89.166,4,00 €

*Die Nachberechnung durch den Hersteller fand nicht statt, da die PROFI AG rechtzeitig eingebunden und die Differenz vorher bereinigt wurde.

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

OPTIMIERUNG versus BLINDER ERNEUERUNG

Referenzbeispiel

Produkt Lizenzierungs-

Modell

IBM Communications

Bundle

Summe laufende

Wartungskosten

Ergebnis aus

Hersteller-Audit

CEO Modell ausreichend

lizenziert

„Ausreichend“ ist nicht gleich „optimal“!

Produkt Lizenzierungs-

Modell

IBM Lotus Notes

IBM Lotus Enterprise Server

Summe laufende

Wartungskosten

Ersparnis: 36.546,00 €

Ergebnis aus

PROFI Software

Check

Laufende Wartungskosten

144.376,00 €

(für 3 Jahre)

Umstellung

Lizenzierungs-

Modell

CO downgrade Client/Server

LIzenzierung

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check

Laufende

Wartungskosten

107.830,00 €

(für 3 Jahre)


LIZENZMANAGEMENT

ERGREIFEN SIE DIE INITIATIVE

Informiert sein ist extrem wichtig

� Wie lauten Ihre Vertragsbedingungen?

� Haben Sie Standardverträge oder ELA / ESSO?

� Müssen Sie die Lizenz vor der Installation erwerben oder gibt es

abweichende Vereinbarungen mit dem Hersteller?

� Müssen Sie Lizenzen quartalsweise melden?

� ... oder haben Sie ein Enterprise Agreement auf jährlicher Basis?

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


PROFI LIZENZ MANAGEMENT

LIZENZ MANAGEMENT MODULE DER PROFI

� Modul 1:

PROFI „IBM Software“ Check

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check

� Modul 2:

PROFI Software Asset Management

Weitere….

+

Modul 3:

PROFI Manged Services for

Software Asset Management

Installation Tool x

Weitere

….

+


LIZENZMANAGEMENT

COMPLIANCE LÖSUNGEN – DIE GELDDRUCKMASCHINE!

Auswirkungen der Compliance auf Kunden

� Für Hersteller ein Verkaufsargument

� IT löst keine Compliance – sie unterstützt bei Design, Management und Überwachung

� Komplexe „Lizenzkonstrukte“ der Hersteller = Dschungel für den Kunden

� Variieren von Hersteller zu Hersteller

� Es drohen empfindliche Maßnahmen bei Nichteinhaltung

� Nichts tun = Sie verlieren Zeit und Geld, beides benötigen sie für andere Themen

Nehmen Sie sich des Themas an –

sie haben nicht nur Pflichten, sondern

auch Rechte! ! !

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

DAS ANGEBOT DER PROFI AG

Wir helfen Ihnen den richtigen Weg zu finden

1. Start up Workshop

Gemeinsam werden Ziele definiert. Z. B.: Welche Hersteller sollen beleuchtet

werden? Ist der Einsatz eines SAM Tools bei Ihnen sinnvoll? Uvm.

Ziel: Auswahl der Service SAM Module 1 – 3

2. Durchführung des gewählten Moduls.

� Sprechen Sie uns an! ! !

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


VIELEN DANK FÜR

IHRE AUFMERKSAMKEIT

RICHARD REICH

BEREICHSLEITER SOFTWARE

TEL: 06151-8290-7628

EMAIL: R.REICH@PROFI-AG.DE


LIZENZMANAGEMENT

ZIELGRUPPE

Wenn folgende Aussagen für Sie zutreffend sind, macht ein SW Check Sinn:

� „Wir setzen IBM Software ein“

� „Die Wartung unserer Software läuft demnächst aus“

� „Wir wissen, dass ein Lizenz Audit durch den Software Hersteller ansteht“

� „Wir betreiben unsere Software auf einer virtualisierten Infrastruktur (x86, Unix,

Mainframe)“

� „Die Wartungsverträge für unsere Software Lizenzen enden zu unterschiedlichen

Zeitpunkten“

� „Wir wissen nicht, ob wir ausreichend und/oder optimal lizenziert sind“

� „Wir möchten die Software Kosten intern einfacher verrechnen können“

� „Wir haben verschiedene Standorte und möchten unsere Lizenzen konsolidieren“

� „Wir möchten ein anderes Unternehmen kaufen“

� „Wir werden durch ein anderes Unternehmen gekauft“

� „Wir suchen Einsparungspotential ohne technische Einschränkungen“

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

DIE HÄUFIGSTEN GRÜNDE FÜR UNTERLIZENZIERUNG

- Neue Hardware Infrastruktur (Server, Storage (Tape), Virtualisierung)

- z.B. neue Hardware für Virtualsierung: VMware, POWER VIOS, z/VM, etc.

- Neue Hardware, gleiche Anzahl Sockets, gleiche Anzahl Kerne und dennoch unterlizenziert

- PVU Zählung ist zu komplex

- Insbesondere in virtualisierten, stark dynamischen Umgebungen

- Außenstellen, mit dezentralem Einkauf

- Durch die Existenz mehrerer Verträge bei den Herstellern, verliert der Kunde den Überblick

- Einbindung von externen Mitarbeitern und Partnern

- Falsche Lizenzierung externer User gleicht einer Unterlizenzierung

- Keine dedizierte Person für Lizenz Management

- IT-Mannschaft pflegt die Bestände manuell neben dem daily Business

- IT-Administratoren sind verantwortlich für Applikation, jedoch nicht für Lizenzierung

- Unternehmenswachstum

- Einstellung neuer Mitarbeiter, Kauf von Unternehmen, Beteiligung an Unternehmen.

- Falsche Beratung

- IT-Partner mit hohem technischen Skill, jedoch fehlendem know-how im Lizenz Management

- etc….

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


LIZENZMANAGEMENT

KOSTENBEGRENZUNG

IT Kostenbegrenzung

Kosten mit Nachfrage

verbinden

Nachfrage

rationalisieren

Angebot optimieren

Ausgleichsbuchung

optimieren

Fixkostenstruktur

“variabilisieren”

Bedarf rationalisieren

Service Qualität

optimieren

Kapitalrendite steigern

Anbieter managen

Servicekosten

reduzieren

S&GA reduzieren

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check

IT Kostenhebel

Charge TCA-basierend

Pay per Use

Dienste virtualisieren

Selektives Outsourcing

Volumen reduzieren

Services kündigen

SLAs reduzieren

Erweiterungen begrenzen

Projektportfolio optimieren

Umbau Änderungen managen

IT Innovationen unterstützen

Einkauf verbessern

Anbieter konsolidieren

Anwendungen konsolidieren

Infrastruktur konsolidieren

Prozesse verbessern

Int./ext. Arbeitskraft optimieren

Reisen reduzieren

Standortkosten reduzieren

Geringere allgemeine

Verwaltungskosten

Möglichkeit zur Reduzierung*

� Effekt der Messbarkeit

durch transparente

Kostenkontrolle

ermöglichen

� Business involvement

is mandatory to enable

impact on the demand

site in both run and

build costs

� Nicht das Angebot

optimieren ohne die

Nachfrage zu ändern

� Kann ohne

Geschäftstätigkeit

erfüllt werden

Niedrig Hoch


LIZENZMANAGEMENT

EINSPARUNGSPOTENZIAL BEI LIZENOPTIMIERUNG

Erfahrungswerte

IBM Brands

Rational

Websphere

Information Management

Tivoli

Lotus

hoch

mittel

gering

Flexibilität

der Modelle

Einsparungspotential

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check

Tivoli

Lotus Rational

PROFI.

Zertifiziert für alle

IBM Brands.

Information

Management

Websphere


LIZENZMANAGEMENT

UNSER ANSATZ FÜR EIN SAM

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check


PROFI LIZENZ MANAGEMENT

ABLAUFPLAN BEI EINEM SOFTWARE CHECK

Planung

Terminvereinbarung

Absprache mit dem

Kunden über den

Leistungsmfang

Kick-Off

Meeting

Verständnis für die

IT-Umgebung

Übereinkunft über

den

Umfang der

Prüfung

Identifizierung von

Kontakten in der IT

Besprechung der

Datenerhebung

Vereinbarung von

Terminen für die

weiteren Schritte

Kunden-

Selbst-

Analyse

Erhebt

Informationen über

den Softwareeinsatz

27.10.2011 - Lizenzmanagement und Software Check

PROFI

Software

Check

Plausibilisierung von

Servern zur

Verifizierung der

Korrektheit der

erhobenen Daten

Prüfung von

Stichproben

zur Sicherstellung

der

Vollständigkeit

Prüfung der beim

Hersteller

hinterlegten

Grunddaten und

Lizenzen

Abstimmen

der Lizenzen

Abstimmung von

erworbenen

Lizenzen

und Wartung mit der

tatsächlichen

Nutzung

Bestätigung

und

Übergabe

Erstellung und

Vorstellung des

Berichts als Entwurf

Besprechung mit

dem Kunden

Übergabe an

Lizenzgeber

Hand-Off Meeting

Weitere Magazine dieses Users
Ähnliche Magazine