Grundlagen und Formen guter Ausschussarbeit. Von Marco Szlapka

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Grundlagen und Formen guter Ausschussarbeit. Von Marco Szlapka

Jugendhilfeaktuell„Wie soll ich das denn schaffen ...?“ - Grundlagen und Formen guter AusschussarbeitMarco Szlapka„Wie soll ich das denn schaffen …?“ - Grundlagen undFormen guter AusschussarbeitEs klingelte an der Tür und der Postbote übergab mir ein Paket, in dem gut und gerne die neueEnzyklopädie der Tierwelt platz gehabt hätte. Dabei hatte ich gar keine Bücher bestellt, sondern erwartetelediglich die Einladung sowie die Ausschussunterlagen für meine erste Sitzung im Jugendhilfeausschusseiner großen Ruhrgebietsstadt. Schnell war das Paket geöffnet und der Blick auf das Anschreiben verrietmir, in genau 10 Tagen findet die konstituierende Sitzung des Ausschusses statt. Da nicht alleAusschussunterlagen rechtzeitig fertig geworden waren, sollte ich in den nächsten Tagen weitereUnterlagen erhalten. Die Tagesordnung umfasste 18 Punkte.Noch am selben Abend stürzte ich mich mit großem Eifer auf das Lesen der Vorlagen. In der Mitte auf demSchreibtisch lagen die Vorlagen, rechts davon die neueste Ausgabe eines Kommentars zumJugendhilfegesetz und links eine Einführung und Handreichung zur Arbeit des Jugendhilfeausschusses.Nach circa einer Stunde hatte ich die erste Vorlage durchgearbeitet. Ein Blick auf die Vorlage verriet mir,ich hatte mehr Frage- als Ausrufezeichen vermerkt. Wie sollte ich jetzt im Ausschuss eine Bewertungabgeben, eine strategische Richtungsentscheidung treffen, wenn ich nicht einmal die Vorlage in Gänzeverstanden hatte. Aber ich hatte ja noch 17 weitere Tagesordnungspunkte und damit die Chance, wenigstensdie eine oder andere Vorlage zu verstehen.Wie es mir bei meiner ersten Ausschusssitzunggegangen ist - nur zuzwei Tagesordnungspunkten hatteich mich gemeldet und eine Fragegestellt bzw. einen vorsichtigenKommentar abgegeben - geht esvielen Mitgliedern in Jugendhilfeausschüssenund zwar nicht nur in derersten Sitzung. Etwas leichter alsPolitiker/innen haben es die Vertreter/innender freien Träger. Sie sind inder Regel in mindestens einemArbeitsbereich der Jugendhilfe beheimatetund können sich erst einmalauf diesem Bereich konzentrieren.Für alle stimmberechtigten Mitgliedergilt aber, dass sie alsEhrenamtliche im Jugendhilfeausschusssitzen und damit Bestandteildes zweigeteilten Jugendamtessind, in dem somit Haupt- undEhrenamtliche Zusammenwirken.Sie tragen die Verantwortung für diestrategische Ausrichtung der gesamtenJugendhilfe und sollen aufder Basis von Vorlagen der VerwaltungEntscheidungen von grundsätzlicherBedeutung treffen. Werdiese Funktion ernst nimmt, mussein System entwickeln, wie dieArbeit des Jugendhilfeausschussesstrukturiert werden kann.Aller Anfang ist schwer…Das perfekte Ausschussmitglied wirdes nicht geben. Kaum ein ehrenamtlichesMitglied im Jugendhilfeausschussdürfte zum Beginn seinerWahlzeit über ausreichende Informationenzur Aufbauorganisation desJugendamtes, zu den Strukturen undLeistungen der freien Träger derJugendhilfe sowie zu den Rechtenund Pflichten des Jugendhilfeausschussesals Ausschuss eigenenRechts verfügen. Häufig existierennur begrenzte Kenntnisse, die danndas Bild von der Jugendhilfe prägenund die eigene Arbeit bestimmen. Esist daher empfehlenswert, für alleMitglieder des Jugendhilfeausschussesund damit auch für die sogenannten alten Hasen, zum Beginneiner Wahlzeit die Aufbauorganisationdes Jugendamtes (Fachbereich, Amt,Sachgebiete, Einrichtungen, etc.)sowie die Strukturen und Leistungender freien Jugendhilfe (Träger,Dienste, Einrichtungen, etc.) zu erläutern.Häufig ist es in diesemZusammenhang sinnvoll, auch aufbestehende Grundsatzbeschlüssedes Jugendhilfeausschusses unddamit ggf. auch auf bestehendeVerträge zwischen dem öffentlichenTräger sowie den freien Trägern derJugendhilfe zu verweisen. Besonderswenn Kenntnisse über letzteres beiden Ausschussmitgliedern nicht vorliegen,kommt es zu Missverständnissenund werden Diskussionendoppelt und dreifach geführt.Der Jugendhilfeausschuss ist Teil derkommunalen Selbstverwaltung. Fürihn gelten neben den Bestimmungender Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen auch die Geschäftsordnungender Räte bzw. Kreistage undihrer Fachausschüsse. Als Ausschusseigenen Rechts, sind aberzusätzlich noch die Bestimmungendes SGB VIII (Kinder- und JugendhilfegesetzKJHG) sowie die Bestimmungendes Landesausführungsgesetzes(Erstes Ausführungsgesetzeszum KJHG NW) zu beachten.In den entsprechenden kommunalenSatzungen der Jugendämter, wirddie Zusammensetzung des Jugendhilfeausschussessowie die entsprechendenRechte und Pflichten nocheinmal für die Jugendhilfe vor Ortfestgehalten. Auch über dieseStrukturen und die sich daraus ergebenenrechtlichen Konsequenzenfür die Arbeit im Jugendhilfeausschuss,gilt es zu Beginn einerWahlzeit zu informieren.1/2005 Landesjugendamt Westfalen-Lippe13


„Wie soll ich das denn schaffen ...?“ - Grundlagen und Formen guter AusschussarbeitJugendhilfeaktuellUm den Einstieg in die fünfjährigeWahlzeit zu erleichtern, hat es sichals sinnvoll erwiesen, gleich am Anfangeine Klausurtagung für alle Mitgliederdes Jugendhilfeausschussesanzubieten. Bei der Fülle der zu behandelndenThemen und Informationenzum Beginn der Ausschusstätigkeit,lässt sich dieses häufignicht im Rahmen einer normalenSitzung vermitteln, zumal dort häufigdas laufende Geschäft auf den Ausschusswartet. Werden solche Klausurtagungenmit einer Übernachtungverbunden, kann auch gleich etwasfür die „Kultur des Jugendhilfeausschusses“getan werden.Verwaltungsvorlage istnicht gleich VerwaltungsvorlageWer sich schon einmal durch die endlosenBerge von Verwaltungsvorlagendurchgearbeitet hat, kommt häufig zudem Schluss, vielleicht nicht alles verstandenaber auch kaum einen Punktzu finden, an dem eine andere als vonder Verwaltung vorgegeben Meinungentwickelt werden könnte.Dieses Gefühl führt dann vielfachdazu, dass sich Mitglieder in Jugendhilfeausschüssenals reine „Ja-Sager“ der Verwaltung vorkommen.Diese Wahrnehmung wird nochdadurch bestärkt, dass tatsächlicheine ganze Reihe von Entscheidungender Verwaltung durch denAusschuss bestätigt werden müssen,zu denen es rechtlich gar keineAlternativen gibt (Anerkennung vonTrägern, Mittelgewährung aufgrundvon Gesetzen, etc.). Dieses Unbehagenvon Ausschussmitgliedernentlädt sich dann häufig bei ganzeinfachen und eher operativenFragestellungen, wie zum Beispielder Gestaltung von Spielplätzen, beidenen dann alle mitreden können.Gänzlich wird sich diese Wahrnehmungnicht verhindern lassen. Es hatsich aber als sinnvoll erwiesen, wenneiner Verwaltungsvorlage sofort zuentnehmen ist, ob es sich um eineFragestellung in der Kompetenz desörtlichen Trägers der Jugendhilfehandelt oder nur um eine formaleZustimmung.Bei komplexeren Fragestellungen undSachverhalten, die häufig gar nicht ineiner Vorlage erläutert werden können,ist eine Einführung in die Sachlagedurch die Verwaltung unverzichtbar.Eine solche Erläuterung und einedamit verbundene Klärung von Fragen,können aber nicht erst zuBeginn der Ausschusssitzung erfolgen.Die Verwaltung ist gehalten, imVorfeld auf die Mitglieder des Jugendhilfeausschusseszu zugehen und dienotwendigen Erläuterungen vorzunehmen.Wird eine qualifizierte Debatteund damit verbundenen Meinungsbildunggewünscht, kann sichein solches Zugehen nicht nur auf dieMehrheitsfraktion beziehen sondernmuss alle Fraktionen und Gruppen imJugendhilfe-ausschuss umfassen. Jemehr Zeit im Vorfeld investiert wird,umso fachlicher wird sich die Meinungsbildunggestalten.Diskutiert und Entschiedenwird vor der AusschusssitzungFür einen Außenstehenden wirkenSitzungen des Jugendhilfeausschusseshäufig etwas merkwürdig, daweniger inhaltlich diskutiert als vielmehrim Sinne einer Debatte vorgefertigteMeinungen und Standpunktevorgetragen werden. Die eigentlicheDiskussion und damit auch dasAbwägen von Standpunkten sowiedie Suche nach Zustimmung erfolgtim Vorfeld der Sitzung. Die jeweiligenpolitischen Fraktionen haben in derRegel einen separaten Arbeitskreisfür solche Abstimmungen. Je nachtatsächlicher oder auch gewollterZugehörigkeit, werden zu diesenArbeitskreisen auch Vertreter/innender freien Träger eingeladen.Zum Teil treffen sich die freien Trägerauch zusätzlich in Facharbeitskreisen,an denen nur Träger der Jugendhilfeteilnehmen. Solche Arbeitskreise gibtes trägerübergreifend zum Beispiel imRahmen der Stadt- oder Kreisjugendringesowie der Arbeitsgemeinschaftender Wohlfahrtsverbände oderauch trägerspezifisch im Rahmeneiner katholischen oder evangelischenArbeitsgemeinschaft der Jugendhilfe.Wer sich also als Mitglied im Jugendhilfeausschussin die inhaltlicheDiskussion einbringen, wer unterschiedlicheStandpunkte und fachlicheArgumente vor seiner Entscheidungsfindunghören möchte, kanngar nichts anderes machen, als sichsolchen Arbeitskreisen anzuschließen.Schwieriger wird es hier für dieMitarbeiter/innen der Verwaltung desJugendamtes. Da die Verwaltungbekannter Maßen mit einer Meinungspricht, in der Regel vorgetragendurch den oder die zuständigeDezernentin, obliegt es auch derVerwaltungsspitze zu entscheiden,an welcher Stelle, Zeit und Ort sichMitarbeiter/innen der Verwaltung indie Diskussion einbringen dürfen.14 Landesjugendamt Westfalen-Lippe1/2005


Jugendhilfeaktuell„Wie soll ich das denn schaffen ...?“ - Grundlagen und Formen guter AusschussarbeitJugendhilfeausschussund Arbeitsgemeinschaftnach § 78 SGB VIIIIn vielen Kommunen ist es üblich,dass die Abstimmung zwischen derVerwaltung des Jugendamtes sowieden freien Trägern der Jugendhilfenicht erst im Jugendhilfeausschusserfolgt, sondern sich bei wesentlichenGrundsatzfragen schon im Vorfeldverständigt wird. Neben der persönlichenEbene und Abstimmung zwischenden handelnden Akteuren,erfolgt dies vor allem in den Arbeitsgemeinschaftennach § 78 SGB VIII.Da an diesen Arbeitsgemeinschaftenalle anerkannten Träger der Jugendhilfeteilnehmen können, stellen sieeinen gut Ort zur Meinungsbildungund Abstimmung zwischen demöffentlichen Träger und den freienTrägern der Jugendhilfe dar.Je nach politischer Kultur der örtlichenJugendhilfe ist es üblich, dassder Jugendhilfeausschuss schon inder Verwaltungsvorlage über das Votumder freien Träger in der Arbeitsgemeinschaftnach § 78 zu einemBeschlussvorschlag der Verwaltunginformiert wird. Für die Mitglieder imJugendhilfeausschuss bedeutet diesesVorgehen, dass sie nicht erst imAusschuss etwas über den Standpunktund die Meinung der freien Trägererfahren, sondern schon im Vorfeldbei ihren eigenen Beratungen überdas jeweilige Votum informiert sind.Orientierungen der JugendhilfeDer Jugendhilfe wie wir sie heutekennen, liegt ein seit dem ReichsjugendwohlfahrtsgesetzentwickeltesVerständnis von Orientierungenzu Grunde. Die Einheit der Jugendhilfe,die besondere Rolle der freienTräger sowie das Wunsch- undWahlrecht der Bürger/innen sindeinige Schlagworte aus dieser Orientierung.Im ersten Kapitel des SGBVIII sind Teile dieser Orientierung alsAllgemeine Vorschriften festgehalten.Für viele Akteure der Jugendhilfe,besonders wenn sie schon längerin der Jugendhilfe tätig sind, sinddiese Grundorientierungen selbstverständlich.Zu dieser Selbstverständlichkeitgehört auch die seitJahren geführte Auseinandersetzungzum Erhalt von Strukturen, die sichaus der Orientierung der Jugendhilfeergeben, zum Beispiel die Zweiteilungdes Jugendamtes.Für neue Mitglieder in Jugendhilfeausschüssensind diese Orientierungenaber nicht selbstverständlich underklären sich auch nicht von alleine.Es ist daher notwendig, zum Beginneiner Wahlzeit über Grundorientierungender Jugendhilfe zu diskutieren.Eine solche Diskussion macht abernur dann Sinn, wenn sie vor demkonkreten Hintergrund der Jugendhilfeim Zuständigkeitsbereich des örtlichenöffentlichen Trägers geführt wird.Es gilt also die Frage zu thematisieren,was bedeutet die jeweilige Orientierungfür die strategischen Grundsatzentscheidungendes Jugendhilfeausschusses,wie sie möglicherweisein den nächsten Jahren zu treffen sind.Wer noch nie über die Bedeutungund den Auftrag der freien Träger inder Jugendhilfe nachgedacht hat,kann auch schwerlich über den Erhaltvon Trägerstrukturen diskutieren undverantwortlich entscheiden.Es bietet sich daher an, im Rahmeneiner Klausurtagung oder auch einerSondersitzung des Jugendhilfeausschussesüber folgende Grundsatzfragenund deren Bedeutung für diestrategische Arbeit des Jugendhilfeausschussesvor Ort zu diskutieren:●●●●●●Was bedeutet Erziehung und Elternverantwortungin der Jugendhilfe?Welche Aufgaben und Leistungenhält die Jugendhilfe vor?Wie gestaltet sich die Zusammenarbeitzwischen dem öffentlichenTräger sowie den freienTrägern der Jugendhilfe?Wie soll das Wunsch- und Wahlrechtder Bürger/innen ausgestaltetwerden?Wer sind die vorrangigen Adressatender Jugendhilfe?Wie lassen sich junge Menschenund ihre Familien an der Ausgestaltungder Jugendhilfe beteiligen?●●●Was bedeuten der Erhalt und dieAchtung vor Grundrichtungen derErziehung?Wie kann eine Orientierung an denLebenslagen von jungen Menschenund ihren Familien erfolgen?Was bedeutet die Gesamtverantwortungfür die Jugendhilfe?Strategische SteuerungDer Jugendhilfeausschuss kann seinerstrategischen Gesamtverantwortungund damit der Steuerungder Jugendhilfe nur dann gerechtwerden, wenn er über die dazu notwendigenInformationen verfügt.Einem Ausschuss, der immer nurüber einzelne Beschlussvorlagendiskutiert und entscheidet, fehlt dieGrundlage auf der er strategischeZielvorgaben für die Jugendhilfe entwickelnkann. Eine solche Grundlageist erst dann vorhanden, wennKenntnisse über die zur Verfügungstehenden Angebote der Jugendhilfevorliegen, wenn Bedarfsaussagenexistieren und wenn regelmäßigüber Entwicklungen und Tendenzenin der Jugendhilfe berichtet wird.Voraussetzung für die strategischeSteuerung ist also eine funktionierendeJugendhilfeplanung.Für die Arbeit im Jugendhilfeausschussbietet es sich daher an, wennim Sinne eines Jahreskreises festgelegtwird, zu welchem Zeitpunkt imJahr über welches Handlungsfeld derJugendhilfe durch die Verwaltung berichtetund strategische Zielvorgabendurch den Jugendhilfeausschuss festgelegtwerden sollen. So kann es zumBeispiel sinnvoll sein, jeweils im Februarüber die Sozialen Dienste zu diskutieren.Hierzu würde gehören, dassdie Verwaltung über aktuelle Fallzahlenaus dem vergangenen Jahr informiert,die Verschiebungen und Veränderungenim Bereich der Nachfragedarstellt und Vorschläge für konkreteZielvereinbarungen mit der Politik unterbreitet.Der Jugendhilfeausschusskann sich dann mit dieser Entwicklungbeschäftigen und strategische Zielvorgabenfür spezifische Angebote sowieBudgetgrößen treffen. Im weiterenVerlauf des Jahres würde er in-1/2005 Landesjugendamt Westfalen-Lippe15


„Wie soll ich das denn schaffen ...?“ - Grundlagen und Formen guter AusschussarbeitJugendhilfeaktuellformiert werden, wenn es zu Abweichungenvon diesen Zielvorgabenkommt oder im Sinne der Umsetzungkonkrete Beschlüsse anstehen.Mit Hilfe einer solchen Strukturwürde die Grundlage für ein Controllingsystemgeschaffen, welchesFach- und Finanzdaten umfasst. Indiese Sinne könnten dann auch weitereHandlungsfelder der Jugendhilfeim Jahreskreis platziert werden, zumBeispiel im April der Bereich Tageseinrichtungenfür Kinder, wenn dieAnmeldezahlen für das kommendeKindergartenjahr vorliegen.Berichts- und DokumentationswesenEin Controllingsystem für die Jugendhilfesetzt aber nicht nur diestrategische Zielvorgabe durch denJugendhilfeausschuss voraus, sondernauch ein umfassendes Dokumentations-und Berichtswesen derVerwaltung. Nur eine Verwaltung dieim Rahmen ihrer konkreten Leistungserbringungin der Lage ist,Fallzahlen und damit auch Entwicklungenin der Jugendhilfe zu erfassen,kann diese Entwicklungen auchbewerten und zielgerichtet handeln.In vielen Jugendämtern beschränktsich ein solches System zur Erfassungvon Leistungen auf die reinenFinanzdaten. Die Verwaltung ist zwardann in der Lage, den Jugendhilfeausschussüber Abweichungen gegenüberdem Haushaltsplan sowieüber die Notwendigkeit eines Nachtragshaushalteszu informieren, nichtaber über die Hintergründe die zu solchenEntwicklung geführt haben.Häufig werden solche Begründungendann nachgeliefert. Entweder alsallgemeine Beschreibungen von Entwicklungenoder mit Hilfe einer nachträglichvorgenommenen Auszählungvon Fallzahlen.Für seine strategischen Diskussionenbraucht der Jugendhilfeausschussregelmäßig Fall- und Finanzdaten. Ersollte sich daher für ein ErfassungsundBerichtswesen in der Jugendhilfeeinsetzen, welches ihm diese Informationenzur Verfügung stellt. Ein solchesSystem kann sich dabei nichtnur auf die Verwaltung des Jugendamtesbeziehen, sondern muss diegesamte Jugendhilfe im Zuständigkeitsbereichdes örtlichen öffentlichenTrägers einschließen.Gemeinsame Verantwortungfür die JugendhilfeDie Mitglieder im Jugendhilfeausschusstragen gemeinsam die Gesamtverantwortungfür die Jugendhilfeim Zuständigkeitsbereich desörtlichen öffentlichen Trägers. Diesgilt unabhängig davon, ob sie alsVertreter/in einer im Rat oder Kreistagvertretenden Partei in den Ausschussgewählt wurden oder alsVertreter/in eines anerkannten freienTrägers der Jugendhilfe. Ihr Mandatüben sie daher auch nicht in Vertretungeiner Partei oder eines Trägersaus, sondern als Lobbyisten fürjunge Menschen und ihrer Familien.In der Praxis verstehen sich leider vieleMitglieder in Jugendhilfeausschüssen,besonders zum Beginn einerWahlzeit, als Vertretung einer bestimmtenInteressensgruppe. An diesemVerständnis lässt sich erst dannetwas verändern, wenn gemeinsamüber Ziele für die Jugendhilfe diskutiertund die Erfahrung gemacht wird,dass die unterschiedlichen Akteureauch dann Partei für junge Menschenund ihre Familien ergreifen, wenn esnicht um den eigenen Träger oderdas eigene Wahlklientel geht.Zur gemeinsamen Verantwortung gehörtes auch, die strategischenGrundsatzentscheidungen des Jugendhilfeausschussesals Zielvorgabenfür die gesamte Jugendhilfe zuakzeptieren und zwar unabhängig vonder Frage, wer Träger eines Angebotesoder einer Maßnahme ist. Nurwer diese Einheit der Jugendhilfe akzeptiert,kann auch die heutige Vielfaltvon Trägern und Angeboten erhalten.Wer sich als Lobbyist für Kinder, Jugendlicheund junge Erwachsene sowieihrer Familien versteht, wird sichauf Dauer nicht durch lange Tagesordnungenund umfangreiche Postpaketeabschrecken lassen. Trotzdemkönnen kleine Veränderungen häufigzur Erhöhung der Effektivität und derZufriedenheit von Ausschussmitgliedernbeitragen. Diese Chance solltenicht ungenutzt bleiben.Der Autor:Marco Szlapka ist Projektleiterdes Institutesfür Sozialplanung undOrganisations-entwicklung– INSO – und verantwortlichfür Projektezur Personal-, KonzeptundOrganisationsentwicklungin der Jugendhilfe. Seine Themenschwerpunktesind u.a. Jugendhilfeplanung,Qualitätssicherung und Controlling. INSO e.V.,Overbergstraße 27, 45141 Essen,Tel.: 0201 316 3259,E-Mail inso.essen@t-online.de,www.inso-essen.de16 Landesjugendamt Westfalen-Lippe1/2005

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