Projektbericht - Mappei

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Dokumentenmanagementim KrankenhausProjektbericht: Asklepios Klinik Harburg


Projektbericht: Asklepios Klinik Harburg - Dokumentenmanagement im KrankenhausAsklepios GruppeDie Asklepios Kliniken GmbH zählt mit einemMarktanteil von über 20 Prozent zu den dreigrößten privaten Betreibern von Krankenhäusernund Gesundheitseinrichtungen inDeutschland. Die Klinikgruppe verfolgt eineverantwortungsvolle, auf hohe Qualität undInnovationskraft ausgerichtete nachhaltigeWachstumsstrategie. Auf dieser Basis hat sichAsklepios seit der Gründung vor über 25Jahren dynamisch entwickelt. Aktuell verfügtdie Gruppe bundesweit über 66 Krankenhäusermit rund 18.000 Betten und beschäftigt rund33.500 Mitarbeiter/innen. Im Geschäftsjahr2009 wurden mehr als 1,6 Mio. Patienten inAsklepios-Einrichtungen behandelt.Asklepios Klinik HarburgSituation vor der ReorganisationWie in vielen anderen Kliniken gab es vor derReorganisation der Chefarztsekretariate keineeinheitliche und durchgängige Schriftgutorganisationin den verschiedenen Fachabteilungenund in den unterschiedlichen Bearbeitungsstadien.Es waren zahlreiche Ablagekörbe,Unterschriftenmappen, Aktenordner,Karteikarten u. ä. im Einsatz.Hiermit waren insbesondere folgendeProbleme verknüpft:• volle Schreibtische und hohe Papierstapel• hohe Suchzeiten und Unzufriedenheit• schwierige Vertretungssituationen• erschwerte Kommunikation zwischen denverschiedenen Bereichen• immer wieder auftretende FehlablagenDas Klinikum Harburg ist ein Krankenhaus derSchwerpunktversorgung. Als Metropolenkrankenhausund Standort medizintechnischerGroßgeräte nimmt es aber auch Leistungen derMaximalversorgung wahr. Das Haus verstehtsich seit hundertfünzig Jahren als Gesundheitsdienstleisterfür den gesamten Süderelberaum.Mit allen wichtigen Gesundheitsanbietern undBeratungsstellen vernetzt, stellt die Klinik dasKernstück der integrierten Versorgung imHamburger Süden dar.Früher z. B. im Einsatz: Patientenakten im “Karteikartenformat” auf DIN A5 gefaltet - ohne sichtbareKennzeichnungImplementierung des ServicecentersIm April 2008 wurde das Projekt “ProSek” beschlossen.Ziel des Projektes ist ein aktiverSteuerungsprozess, der die Veränderung derAufbauorganisation und die Optimierung derArbeitsabläufe in den Chefarztsekretariateninitiiert und lenkt. Durch Implementierungeines Servicecenters wurde die Ablauf- undArbeitsorganisation des zentralen Schreibbürosneu ausgerichtet. Der Umstellungsprozess inden Fachabteilungen schafft die nötige Transparenzund Übersicht für effizientes und strukturiertesArbeiten. Vertretungssituationen inden Sekretariaten sind gesichert.Beispiele ehemaliger Ablagen nach Anfangsbuchstaben:für einen Zugriff mussten oft alle Akten ineinem Buchstabenbereich durchgeblättert werden. DieEntnahme selbst war mühsam. Fehlablagen warennicht ersichtlich.Vor diesem Hintergrund wurden drei Teilprojekteinitiiert:• Reorganisation der Chefarztsekretariate• Einführung digitales Diktat• Einrichtung Servicecenter


Erfolgreiche ReorganisationDas Servicecenter nahm die Arbeit 2008 mitzwei Mitarbeiterinnen auf. Ende 2010 arbeitetenin dieser Abteilung bereits neun Mitarbeiterinnen.Die Reorganisation wurde inzahlreichen Sekretariaten umgesetzt. 2009wurde das Servicecenter für das Teilprojekt“Reorganisation Chefarztsekretariate” mitdem Asklepios Award ausgezeichnet.Durch die Umstellung auf die MAPPEI-Methode konnten viele Punkte verbessert werden:• “saubere” Schreibtische/“Sofort-Ordnung”• schneller Zugriff und höhere Zufriedenheit• stark vereinfachte Vertretungssituation• deutlich verbesserte Kommunikationzwischen den verschiedenen Bereichen• Fehlablagen fast ausgeschlossenMAPPEI im EinsatzZahlreiche Abteilungen der Asklepios KlinikHarburg arbeiten bereits mit der MAPPEI-Methode. Hierunter sind nicht nur viele Chefarztsekretariateim Rahmen des Projekts“ProSek”, sondern auch Ambulanzen undzetrale Abteilungen.U. a. handelt es sich hierbei um• das Servicecenter• die Chefarztsekretariate der Thoraxchirurgie,Allgemein- und Visceralchirurgie, Gefäßchirurgie,Orthopädie und Unfallchirurgie,Kinderchirurgie, Neurologie• die Ambulanz Gefäßcentrum• die Ambulanz Urologie• die Ambulanz Kinderchirurgie und -urologie• das Büro der leitenden Hebammen• das Sekretariat des ärztlichen Direktors• die Personalabteilung• den BetriebsratNun im Einsatz: variable Ordnungsmappen DIN A4 von MAPPEI mit einheitlicher Gliederung und ReiterAm Beispiel verschiedener Abteilungen wirdgezeigt, wie sich die grundsätzlich einheitlicheMAPPEI-Methode gemäß spezieller und unterschiedlicherAnforderungen individuell nutzenlässt.MAPPEI im ServicecenterDas Servicecenter bündelt Synergiepotenzialein den Chefarztsekretariaten, woraus ein effizientesund strukturiertes Arbeiten resultiert. Fürden Vertretungsfall stellt das Servicecentereinen Mitarbeiterpool dar, aus dem die jeweiligePosition besetzt werden kann.Neue Ablage nach Patientennamen: der gezielte Zugriff auf eine Akte ist nun ohne Suchaufwand möglich,Fehlablagen sind durch Farben und alphabetische Staffelung der Mappen sofort ersichtlich.Aufgrund der Kennzeichnung jeder Mappe miteinem farbigen Reiter und der Beschriftung mitdem Patientennamen entfällt nun dasDurchblättern eines größeren Bereichs. DieEntnahme jeder Mappe ist schnell und problemlosmöglich.Früher war eine solche Vertretung nichteinfach, da sich die aushelfende Mitarbeiterinimmer erst in die Besonderheiten der jeweiligenAbteilung einarbeiten musste.Durch die einheitliche Nutzung der MAPPEI-Methode findet man sich nun in allenSekretariaten schnell zurecht. Durch dasspezielle MAPPEI-Wiedervorlagesystem geratenselbst im Vertretungsfall keine Termine inVergessenheit.Die anspruchsvolle Tätigkeit in der Vertretungssituationhat sich durch die MAPPEI-Methodeenorm vereinfacht.


MAPPEI im Chefarztsekretariat Gefäßchirurgieund endovaskuläre ChirurgieMAPPEI bietet Beschriftungsreiter in 13 unterschiedlichenStandardfarben. Die Farben sindhierbei für alle Abteilungen einheitlich vergebenworden. So handelt es sich bei Mappenmit gelbem Reiter überall um Ambulanz- bzw.Patientenakten. Für zusätzliche spezielle Aufgabeneinzelner Chefarztsekretariate stehenweitere Farben für die individuelle Zuordnungzur Verfügung.Die farbigen Reiter und deren Beschriftungermöglichen einen schnellen Zugriff - auchwenn nicht bekannt ist, unter welchem Termindie Akte abgestellt wurde. Die Wiedervorlagewird rollierend eingesetzt, d. h. am Ende einesjeden Tages wird die Karte mit dem Datumhinter die des Vortages im Folgemonat gestellt.Durch dieses System rückt das aktuelle Datumautomatisch nach vorne und es kann kein Vorgangübersehen werden.Übrigens: die Mappen können von MAPPEIauch mit einem individuellen Aufdruck versehenwerden.MAPPEI im Chefarztsekretariat Orthopädieund UnfallchirurgieIm Chefarztsekretariat Orthopädie und Unfallchirurgiewird ebenfalls konsequent mit derMAPPEI-Methode gearbeitet.Um die Möbel, die bereits vor der Reorganisationvorhanden waren, weiterhin nutzen zukönnen, wurden diese mit Teleskopauszügenvon MAPPEI ausgestattet. Diese lassen sich aufRegalböden montieren und nehmen jeweilsdrei Ordnungsboxen auf.Farbkarte für die ChefarztsekretariateBeispiel einer Mappe mit zusätzlichem AufdruckMAPPEI-Ordnungsboxen in TeleskopauszügenNeben der Ablage nach der MAPPEI-Methodewird im Chefarztsekretariat nun auch konsequentmit der MAPPEI-Wiedervorlage gearbeitet.Anders als bei bekannten Wiedervorlagemappenhat man hierbei alle terminierten Vorgängeim direkten Überblick.Durch die Umstellung auf MAPPEI wurde derSchreibtisch von Papierstapeln befreit. Jederkann sich nun besser auf die gerade aktuelleAufgabe konzentrieren. Alle Dokumente sind inwenigen Sekunden im Zugriff, wenn sie benötigtwerden.Der vorhandene Schreibtisch kann bei Bedarfum einen sogenannten Akten-Caddy ergänztwerden, um den freien Raum unter derSchreibtischplatte optimal und raumsparendnutzen zu können, wie im ChefarztsekretariatOrthopädie und Unfallchirurgie geschehen.Bei derartigen Wiedervorlagemappen hat man dieVorgänge nicht im Blick. Bei Zwischenfragen kann esim schlechtesten Fall passieren, dass man diegesamte Mappe durchblättern muss.Mit dem Akten-Caddy von MAPPEI lässt sich derPlatz unter der Schreibtischplatte optimal nutzen.Mit MAPPEI hat man alle terminierten Vorgänge imBlick und direktem Zugriff.MAPPEI am Arbeitsplatz


MAPPEI-LeistungsspektrumMAPPEI:Der Spezialist für Ordnung mit SystemIhr Nutzen - unser AnspruchMAPPEI ist seit 1965 der Begriff für Premiumprodukteund überzeugende Dienstleistungenin den Bereichen Schriftgutorganisation amArbeitsplatz und Aktenmanagement im Team.Sie erhalten von uns kompetente Fachberatung,anwendergerechte Produkte vonhohem Nutzen, verlässliche Dienstleistungensowie einen vorbildlichen Service. Dafür arbeitetein engagiertes Team zuverlässiger Mitarbeiter.MAPPEI bietet Ihnen ein differenziertesLeistungsangebot und individuelle Lösungen,die Ihren Arbeitsalltag spürbar, sofort undnachhaltig erleichtern.Das MAPPEI-System:Ordnung und Flexibilität begegnen sichDas MAPPEI-System ist eines der erfolgreichstenAkten- und Dokumentenmanagement-Systeme. Auf der Grundlage der bewährtenMAPPEI-Methode und einer umfassendenProduktpalette lässt sich das System genau andie Anforderungen, individuellen Prozesse undDokumente nahezu jeder Organisation anpassen.TABCOLOR - Logik in Farbe:höchste Effizienz für Ihre OrganisationDas TABCOLOR-System von MAPPEI eignetsich besonders für die Ablage und dieVerwaltung großer Dokumentenmengen. Eineleicht erfassbare Farbcodierung, optimal miteinem Barcode oder RFID-Label für die DV-Integration und laterale Stellmappen machenjedes Archiv zu einer modernen Datenbank.Wie das MAPPEI-System basiert TABCOLORauf der bewährten MAPPEI-Methode.Von der Ablage zum DokumentenmanagementDie Informationsgesellschaft hat uns längsteingeholt. Kaum ein Büro, das in den letztenJahren nicht einen stetig anwachsendenInformationsfluss zu verarbeiten hatte. Dennentgegen aller Prognosen bringt uns dasComputerzeitalter nicht etwa dem papierlosenBüro näher, sondern beschert uns stattdesseneine noch größere Papierflut.Dies ist ein Umstand, der beste Organisationverlangt: ein flexibles, praktikables und profitablesDokumentenmanagement, das die Büroorganisationtrotz immer komplexer werdenderVorgänge vereinfacht.Dabei geht es um mehr als nur um das richtigeOrdnungssystem - es geht darum, wie viel Zeitdieses System in der täglichen Praxis kostet,wie viel Platz es einnimmt und vor allem, wierentabel es ist.Zudem haben sich die Anforderungen an dasDatenmanagement stark verändert - heutzutageendet Büroorganisation längst nicht mehran der Schreibtischkante. Dokumente werdenüber den Arbeitsplatz hinaus gebraucht.Überall muss der gleiche Informationsstandgewährleistet sein.Das MAPPEI-System ist ein professionellesDokumentenmanagement für Ihre Organisation:• Die Dokumentation und Organisation allerInformationen in einem perfekt abgestimmtenSystem ermöglichen leichten Überblickfür alle Mitarbeiter: maximale Transparenzund Übersichtlichkeit.• Bis zu 50% Zeitgewinn durch den Wegfallüberflüssiger Arbeitsschritte und Suchzeiten:direkter Zugriff.• Bis zu 40% Platzersparnis in der Aktenablage.• Individuelle Anpassung des Systems durchAnalyse Ihrer spezifischen Unternehmensprozesseund -strukturen.• Effizientes Arbeiten und mehr Zeit für IhrKerngeschäft und die Kundenbetreuung.• Hohe Kostenersparnis durch Einsparung vonArbeitszeit für Ablage sowie die Einsparungvon Raumkosten.• Wahlweise alphabetisches, numerisches oderalphanumerisches Ordnungssystem, auf IhreAnforderungen abgestimmt.TABCOLOR, das ist sichere und wirtschaftlicheDatenverwaltung für heute und morgen:• Fehlablagen und Verwechslungen sind durchein eindeutiges und leicht erfassbares Farbcodierungssystemnahezu ausgeschlossen.• Sicherheit durch leichten Zugriff auf alleInformationen zu jeder Zeit.• Geringe Suchzeiten durch leichte visuelle Erfassungdes Ordnungsprinzips und Übersichtlichkeit.• Option der DV-Integration über Barcode oderRFID-Label.• Optimale Anpassung an Ihre Anforderungen.• Zuverlässige und nachhaltige Systemkomponentendurch Verwendung hochwertigerMaterialien.


Frau Krüßmann, Leitung des Servicecenters:• Durch MAPPEI müssen Akten nicht mehr gesucht werden,und die Arbeitszeit wird effektiver genutzt.• Aufgrund der hohen Transparenz des Ablagesystems undder Wiedervorlagen sind Vertretungen viel einfachergeworden.Frau Neumeier, Chefarztsekretärin Gefäßchirurgie und endovaskuläreChirurgie:• Früher hatte ich viele Stapel auf dem Tisch, viele Unterschriftenmappenim Einsatz und musste mir immermerken, wo welcher Vorgang abgelegt war. Durch MAPPEIhabe ich den Kopf nun wieder frei für meine eigentlichenAufgaben.• Bei unserem früheren Ablagesystem waren Fehlablagenmöglich, die dann mit langen Suchzeiten verbundenwaren. Nun sind Fehlablagen quasi ausgeschlossen.Frau Wiede-Mente, Chefarztsekretärin Orthopädie undUnfallchirurgie:• Durch MAPPEI ist mein Schreibtisch leerer geworden, unddie Übersicht hat sich stark verbessert.• Die Zeitersparnis durch die weggefallenen Suchzeiten istdeutlich spürbar.DeutschlandMAPPEI-Organisationsmittel GmbH & Co. KGEiserfelder Straße 31657080 SiegenTelefon +49 (0) 2 71/23 88-0Telefax +49 (0) 2 71/23 88-199Web www.mappei.deÖsterreichMAPPEI-Organisationsmittel Ges. m. b. H.Lanersbach 4646293 TuxTelefon +43 (0) 5287/86 27-0Telefax +43 (0) 5287/86 27-5Web www.mappei.atSchweizMAPPEI-Organisationsmittel AGAlpenstraße 583052 ZollikofenTelefon +41 (0) 31/9 19 24 24Telefax +41 (0) 31/9 19 13 14Web www.mappei.chItalienLoeff System GmbHMitterweg 1339100 Bozen/BZTelefon +39 04 71/97 54 19Telefax +39 04 71/98 02 47Web www.loeff.it57080 Siegen, Januar 2011Alle Rechte vorbehalten©MAPPEI Organisationsmittel GmbH & Co. KGDie Ausarbeitung einschließlich ihrer Teile ist urheberrechtlichgeschützt. Jede Verwertung und Weitergabe an Dritte ist ohneZustimmung der MAPPEI-Organisationsmittel GmbH & Co. KGnicht gestattet.MP/425/11

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