SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Grundlagen, Prozesse in Einkauf ...

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SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Grundlagen, Prozesse in Einkauf ...

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Grundlagen, Prozesse in Einkauf,

Materialwirtschaft und Vertrieb

Theorieskript


Vorwort

Unsere Lehremission

Wir lehren das Fach Wirtschaftsinformatik an der Technischen Universität München,

damit unsere Studentinnen und Studenten eine fachlich fundierte Ausbildung im

Umfeld der Entwicklung, Implementierung und Nutzung von Informations- und

Kommunikationstechniken in Unternehmen und Verwaltung erhalten.

Hierbei legen wir großen Wert auf eine theoriefundierte, methodisch ausgerichtete und

praxisorientierte Ausbildung unserer Studierenden. Darunter verstehen wir die

Entwicklung flexibler und teamfähiger Persönlichkeiten, die in der Lage sind, ihr

Fachwissen auf reale, soziotechnische Problemstellungen anzuwenden und dabei eine

wissenschaftliche Herangehensweise an praktische Problemstellungen als Methode

beherrschen.

Wir stellen uns vor, dass unsere Absolventinnen und Absolventen

in der Lage sind, sowohl die Aufgaben als System- und Anwendungsspezialist,

Projektmanager oder Informationsmanager im Unternehmen als auch als

Unternehmensberater mit dem Schwerpunkt des Informationstechnikeinsatzes

auszufüllen,

Grundlagen beherrschen, um qualifizierte Wissenschaftler im Bereich der

Wirtschaftsinformatik zu werden und

� Führungsaufgaben, auch in der Unternehmensführung, anstreben.

Wir achten darauf, dass bei der Vermittlung des Fachwissens methodisches und

theoretisch fundiertes Wissen dominieren. In verschiedenen Lehrformen vermitteln wir

ein Grundverständnis in der Beherrschung komplexer Anwendungssysteme. Zusätzlich

wird das Lehrangebot durch Veranstaltungen abgerundet, die aktuelle Fragen wie

beispielsweise Ubiquitous Computing, Service Engineering, Computer Supported

Cooperative Work (CSCW) und Informatikrecht behandeln.

Zusätzlich veranstalten wir im Rahmen einer Public Private Partnership Arbeitskreise

und Übungen unter Verwendung von SAP®-Software.

Vor allem in den Arbeitskreisen und Übungen wird die Aktivität des Einzelnen in der

Gruppe gefordert und gezielt gefördert.

Wir wollen die zukünftigen Absolventinnen und Absolventen so gut und umfassend

ausbilden, dass sie in allen Unternehmen die strategische Führungsaufgabe

Informationsmanagement entscheidend mit gestalten und übernehmen können.

Kontakt

Bei Fragen und Anregungen zum vorliegenden Dokument wenden Sie sich bitte an:

Matthias Mohr

Technische Universität München

Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik (I17) – Prof. Dr. H. Krcmar

Boltzmannstr. 3

85748 Garching b. München

matthias.mohr@in.tum.de


Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................. 3

Einstieg ............................................................................................................................. 1

1. Was ist SAP R/3 ?............................................................................................ 1

2. Systemhandling................................................................................................ 2

Materialwirtschaft........................................................................................................... 14

3. Organisationseinheiten im MM ..................................................................... 14

4. Einkaufsprozess ............................................................................................. 18

5. Einkauf........................................................................................................... 20

6. Bestandsführung ............................................................................................ 25

7. Rechnungsprüfung ......................................................................................... 30

8. Kreditorenbuchhaltung .................................................................................. 31

9. Mögliche Szenarien beim Einkaufsprozess ................................................... 33

10. Materialstamm ............................................................................................... 35

11. Lieferantenstamm .......................................................................................... 43

12. Einkaufsstammdaten...................................................................................... 49

13. Rahmenverträge ............................................................................................. 54

14. BANFen und Bezugsquellenermittlung......................................................... 57

Vertrieb........................................................................................................................... 61

15. Überblick über den Vertrieb .......................................................................... 61

16. Organisationsstrukturen im Vertrieb.............................................................. 62

17. Geschäftsprozesse im Vertrieb ...................................................................... 66

18. Belege im Vertrieb......................................................................................... 85

19. Debitoren ....................................................................................................... 96

20. Kundenrahmenverträge................................................................................ 100

21. Einführung in die Konditionstechnik........................................................... 104

22. Preisfindung in Verkaufsbelegen................................................................. 110

23. Verfügbarkeitsprüfung und Versandterminierung....................................... 114

24. Streckengeschäft .......................................................................................... 118

25. Stücklisten.................................................................................................... 120

Beispielfirma IDES ...................................................................................................... 122

26. Überblick über die Beispielfirma IDES....................................................... 122

27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft ...................................... 123

28. Organisationsstrukturen im Vertrieb............................................................ 124


Copyright-Hinweis

Dieses Skript dient nur der internen Verwendung innerhalb der SAP-Lehrveranstaltungen

des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität München.

Die SAP R/3 - bezogenen Kapitel dieses Skripts sind zu großen Teilen aus

Dokumentationen der SAP AG entnommen. Die SAP R/3 - bezogenen Abschnitte

unterliegen daher dem Copyright der SAP AG. Eine Weitergabe und Vervielfältigung,

zu welchem Zweck auch immer, ist daher ohne die ausdrückliche schriftliche

Genehmigung durch die SAP AG nicht gestattet


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Einstieg

1. Was ist SAP R/3 ?

In diesem Einstiegskapitel lernen Sie, was "SAP R/3" bedeutet und aus welchen

Bausteinen das SAP-System besteht.

SAP = Systeme, Anwendungen, Produkte

R/3 = Realtime-Anwendung, 3. Version

Das SAP-System besteht aus mehreren Modulen und Komponenten, die miteinander

verknüpft sind und somit eine Kooperation verschiedener Abteilungen im Unternehmen

ermöglichen.

Das R/3-Integrationsmodell

© SAP AG

PP

Produktionsplanung

QM

SD

MM

Materialwirtschaft

Qualitäts-

Mgmt.

PM

Instandhaltung

Vertrieb

R/3

Client / Server

ABAP

HR

Personalwirtschaft

Abbildung 1: Das R/3-Integrationsmodell (Quelle: SAP AG)

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 1

FI

Finanzwesen

CO

Controlling

IS

AA

Anlagenbuchhaltung

WF

Workflow

Branchenlösungen

PS

Projektsystem

Im R/3 sind die Module in vier übergeordnete Themenbereiche eingeteilt:

Logistik

- Produktionsplanung (PP): Werkssteuerung (Terminierung, Ressourcenmanagement

und Instandhaltung), Bestandsführung, Produktionssteuerung und

Betriebsdatenerfassung, Produktverfolgung und –genealogie,

Dokumentenverwaltung, Qualitätsmanagement, Kennzahlenauswertung

- Materialwirtschaft (MM): Materialbedarfsplanung, Materialbeschaffung,

Bestandsführung, Rechnungsprüfung und Materialbewertung

- Vertrieb (SD): Vorverkaufsaktivitäten, Auftragsbearbeitung, Beschaffung,

Lieferung/ Transport, Fakturierung, Zahlung/ Rechnungswesen

R


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

- Qualitätsmanagement (QM)

- Instandhaltung (PM)

Rechnungswesen

- Finanzwesen (FI): Haupt- und Nebenbuchhaltung (Debitoren-, Kreditoren- und

Anlagenbuchhaltung) und Konsolidierung

- Controlling (CO): Koordination, Überwachung und Optimierung aller

ablaufenden Prozesse durch Gemeinkostencontrolling, Prozesskostenrechnung,

Produktkostencontrolling sowie Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

- Treasury (TR)

- Anlagenbuchhaltung (AA)

- Projektsystem (PS)

Personalwirtschaft

- Personalwirtschaft (HR): Beschaffung und Verwaltung von personellen

Ressourcen, z.B. Mitarbeiterstammdatenverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung,

Verwaltung von Arbeitszeiten, Karriereplanung, Reisekostenverwaltung

Anwendungsübergreifende Funktionen

- Branchenlösungen (IS)

- Workflow (WF)

2. Systemhandling

Am Ende dieses Kapitels sind Sie in der Lage, sich am SAP-System anzumelden und

abzumelden. Sie lernen den Aufbau der Fenster kennen, lernen Suchhilfen und

Hilfefunktionen zu bedienen und wissen, welche Möglichkeiten Ihnen zur Navigation

innerhalb des SAP-Systems offenstehen.

2.1. Anmelden und Abmelden

Bevor Sie mit dem SAP-System arbeiten können,

müssen Sie es von Ihrer Betriebssystemebene aus

starten und sich dann anmelden. Wenn Sie Ihre

Anwendung bearbeitet haben, sollten Sie sich vom

System abmelden. Sie sollten Ihr Kennwort bei der

Erstanmeldung sowie später in regelmäßigen Abständen

ändern. Unabhängig von den zu bearbeitenden

Anwendungen im SAP-System müssen Sie das SAP-

System starten bzw. beenden.

2.1.1. Anmelden

Sie starten das SAP R/3-System durch Auswahl des

Anmeldesymbols auf Ihrem Arbeitsplatz und melden sich dann an.

2 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Wenn Sie sich zum ersten Mal am SAP-System anmelden, müssen Sie das vom

Systemverwalter genannte Kennwort durch Ihr persönliches Kennwort ersetzen. Aus

Sicherheitsgründen müssen Sie Ihr Kennwort eventuell regelmäßig ändern. Das System

fordert Sie dann rechtzeitig dazu auf.

2.1.2. Abmelden

Nachdem Sie Ihre Anwendungen bearbeitet haben, melden Sie sich vom System ab. Sie

können sich von jedem Bildschirmbild des SAP-Systems aus abmelden.

Sie haben folgende Möglichkeiten zur Abmeldung:

1. Wählen Sie in der Menüleiste System → Abmelden.

2. Klicken Sie auf das Symbol rechts oben in der Titelleiste (wenn Sie nur einen

Modus geöffnet haben).

Das Dialogfenster Abmelden erscheint und teilt Ihnen mit, daß ungesicherte Daten beim

Abmelden verloren gehen.

Wenn Sie sich nicht sicher

sind, ob Sie alle Ihre Daten

gesichert haben und sich

daher nicht abmelden

möchten, wählen Sie Nein.

Sie kehren zum zuletzt bearbeiteten Bild zurück.

Wenn Sie sicher sind, daß Sie alle Ihre Daten gesichert haben, wählen Sie Ja. Alle

Fenster des SAP-Systems werden geschlossen, und Sie haben sich erfolgreich vom

SAP-System abgemeldet.

2.2. Oberfläche

2.2.1. SAP-Hauptfenster

Das SAP-Fenster ist die Schnittstelle zwischen Benutzer und SAP-System. Die folgende

Abbildung zeigt die einzelnen Bestandteile eines SAP-Fensters:

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Abbildung 2: R/3-Hauptfenster (Quelle: SAP AG)

2.2.2. Systemfunktionsleiste

Die Systemfunktionsleiste enthält das Befehlsfeld und Drucktasten für häufig gebrauchte

Funktionen wie z.B. Sichern und Enter.

Abbildung 3: Systemfunktionsleiste (Quelle: SAP AG)

Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden im folgenden erklärt:

Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung

Enter Durch Anklicken dieser Taste

bestätigen Sie die auf einem Bild

gemachten Eingaben. Sie können

die gleiche Funktion auch durch

Drücken der ENTER -Taste auf

Ihrer Tastatur ausführen. Sie

können mit dieser Funktion Ihre

Arbeit nicht sichern.

Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung

Befehlsfeld Feld zur Eingabe von Befehlen,

etwa Transaktionscodes,

Buchstaben für die Direktwahl

und andere Befehle.

4 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Sichern Durch Anklicken dieser Taste

sichern Sie Ihre Arbeit. Die

Sichern-Drucktaste führt die

gleiche Aktion aus wie die

Funktion Sichern im Menü

Bearbeiten.

Zurück Durch Anklicken dieser Taste

gehen Sie eine Stufe in der

Anwendungshierarchie zurück.

Falls Daten verloren gehen,

erscheint ein Dialogfenster, in

dem Sie Daten sichern können.

Beenden Durch Anklicken dieser Taste

beenden Sie die aktuelle

Anwendung, ohne Ihre Daten zu

sichern. Das System kehrt zur

vorigen Ebene oder zur SAP-

Ebene zurück.

Abbrechen Durch Anklicken dieser Taste

brechen Sie die aktuelle

Anwendung ab, ohne Ihre Daten

zu sichern. Die Abbrechen-

Drucktaste führt die gleiche

Aktion aus wie die Funktion

Abbrechen im Menü Bearbeiten.

Drucken Durch Anklicken dieser Taste

können Sie auf dem aktuellen

Bildschirmbild angezeigte Daten

ausdrucken.

Suchen Durch Anklicken dieser Taste

können Sie nach Daten suchen,

die Sie auf dem aktuellen

Bildschirmbild benötigen.

Weiter suchen Durch Anklicken dieser Taste

können Sie eine erweiterte Suche

nach Daten starten, die Sie auf

dem aktuellen Bildschirmbild

benötigen.

Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung

Erste Seite Durch Anklicken dieser Taste

blättern Sie zur ersten Seite einer

Information. Die Erste Seite-

Drucktaste führt die gleiche Aktion

aus wie die Tastenkombination

STRG + BILD .

Vorige Seite Durch Anklicken dieser Taste

blättern Sie zur vorigen Seite in

einer Information. Die Vorige

Seite-Drucktaste führt die gleiche

Aktion aus wie die Tastaturtaste

BILD .

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 5


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Tabelle 1: Symbole in der Systemfunktionsleiste

Nächste Seite Durch Anklicken dieser Taste

blättern Sie zur nächsten Seite in

einer Information. Die Nächste

Seite-Drucktaste führt die gleiche

Aktion aus wie die Tastaturtaste

BILD ↓.

Letzte Seite Durch Anklicken dieser Taste

blättern Sie zur letzen Seite in einer

Information. Die Letzte Seite-

Drucktaste führt die gleiche Aktion

aus wie die Tastenkombination

STRG + BILD ↓ .

Modus erzeugen Durch Anklicken dieser Taste

erzeugen Sie einen neuen SAP-

Modus. Die Modus erzeugen-

Drucktaste führt die gleiche Aktion

aus wie Funktion Erzeugen Modus

im Menü System.

Sapgui-Verknüpfung

erstellen

Durch Anklicken dieser Taste

können Sie eine Sapgui-

Verknüpfung zu einer SAP-Report,

einer SAP-Transaktion oder einer

SAP-Anwendung erstellen. Für

diese Funktion ist das 32-Bit-

Betriebssystem Windows

Voraussetzung.

F1-Hilfe Durch Anklicken dieser Taste

zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld

an, in dem Sie den Cursor

positioniert haben.

Layout-Menü Durch Anklicken dieser Taste

können Sie die Anzeigeoptionen

anpassen.

2.3. Navigation

Nachdem Sie sich am SAP-System angemeldet haben, wählen Sie die Anwendung aus,

mit der Sie arbeiten möchten. Sie können jederzeit zu einer anderen Anwendung als der

ausgewählten wechseln.

Im SAP-System gibt es zwei Möglichkeiten, eine Anwendung aufzurufen:

1. Sie können eine Anwendung aus dem

Arbeitsplatzmenü SAP Easy Access

auswählen. Über dieses Menü können Sie Ihre

Anwendung problemlos finden, ohne daß Sie

sich den Transaktionscode merken müssen.

2. Sie können einen Transaktionscode in das

Befehlsfeld eingeben. Mit Transaktionscodes kommen Sie direkt in eine

6 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Anwendung, ohne durch die verschiedenen Menüs der Systemhierarchie

navigieren zu müssen.

2.3.1. Transaktionscodes

Was sind Transaktionscodes ?

Für jede Anwendung im SAP-System gibt es einen Transaktionscode. Ein Code kann

aus Buchstaben, Zahlen oder beidem bestehen. Beispiel: FB05 oder SUSR.

Transaktionscodes geben Sie im Befehlsfeld ein.

Anstatt eine Anwendung über das Arbeitsplatzmenü auszuwählen, können Sie durch

Eingabe eines Transaktionscodes in einem Schritt eine Anwendung aufrufen und die

entsprechende Funktion auslösen. Zwar müssen Sie sich bei dieser Form der Navigation

bestimmte Codes merken, aber Sie erreichen die angestrebte Funktion sehr viel

schneller.

Über die Eingabe eines Transaktionscodes gelangen Sie direkt zum Einstiegsbild einer

Anwendung ("Transaktion"). Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren

arbeiten und einen Debitorenstammsatz anlegen möchten, können Sie den

entsprechenden Menüeintrag auswählen oder aber im Befehlsfeld den entsprechenden

Transaktionscode eingeben, in diesem Fall FD01.

Mit Transaktionscodes können Sie aus Ihrem Arbeitsgebiet auch Anwendungen in

anderen Arbeitsgebieten aufrufen. Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen

Debitoren arbeiten, können Sie in das Arbeitsgebiet Finanzwesen Kreditoren wechseln

und dort eine Anwendung bearbeiten.

Voraussetzung: Sie kennen die für Sie wichtigen Transaktionscodes.

Transaktionscodes suchen

Um eine Anwendung über einen Transaktionscode aufrufen zu können, müssen Sie den

entsprechenden Transaktionscode kennen.

Um den Transaktionscode für eine bestimmte Anwendung zu ermitteln, stellen Sie den

Cursor im Arbeitsplatzmenü SAP Easy Access auf die gewünschte Funktion (d.h. den

Menüeintrag). Dann haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Wählen Sie Zusätze → Technische Detailinformation.

Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem Sie Detailinformationen zu dem

gewählten Menüeintrag sehen:

2. Alternativ können Sie Zusätze → Einstellungen → Technische Namen anzeigen

wählen. Das Menü wird geschlossen. Wenn Sie es erneut öffnen, werden alle

Menüeinträge des Arbeitsplatzmenüs (nicht nur der von Ihnen gewählte

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Menüeintrag) mit ihren Transaktionscodes angezeigt:

Sie können die Anwendung jetzt vom Ergebnisbild aus starten, indem Sie auf den

Menüeintrag doppelklicken oder Enter wählen. Ansonsten können Sie den ermittelten

Transaktionscode auf jedem Bild des SAP-Systems eingeben. Nach Eingabe eines

Transaktionscodes beendet das System Ihre aktuelle Anwendung und geht zum

Einstiegsbild der neuen Anwendung.

Transaktionscodes eingeben

1. Stellen Sie den Cursor auf das Befehlsfeld.

Ab Release 4.6 ist das Befehlsfeld standardmäßig geschlossen. Um es

anzuzeigen, wählen Sie den Pfeil links neben dem Symbol für Sichern .

Das Befehlsfeld erscheint: .

Um es wieder auszublenden, wählen Sie den Pfeil rechts (außerhalb) neben dem

Feld.

Um eine Liste der zuletzt benutzten Transaktionen anzuzeigen, wählen Sie den

Abwärtspfeil am rechten Rand des Befehlsfelds.

2. Geben Sie im Befehlsfeld /n (um die aktuelle Anwendung zu beenden) und den

entsprechenden Transaktionscode ein.

Um z.B. auf das Einstiegsbild der Transaktion MB01 zu gelangen, müssen Sie

folgendes eingeben: /nmb01.

3. Wählen Sie Enter.

Sie verlassen die Anwendung und gelangen auf das Einstiegsbild der neuen

Anwendung.

Wenn Sie die Bearbeitung nicht beenden, vielmehr gleichzeitig noch in einer

anderen Anwendung Objekte bearbeiten möchten, können Sie einen neuen

Modus öffnen. Sie legen beispielsweise eine Bestellung an und möchten sich die

Währungstabelle ansehen. Sie können sich die Tabelle in einem anderen Modus

anzeigen lassen, ohne die Bearbeitung der Bestellung beenden zu müssen.

2.3.2. Paralleles Arbeiten mit mehreren Fenstern (Modi)

Wenn Sie im SAP-System an mehr als einer Anwendung arbeiten möchten, können Sie

weitere Fenster oder Modi öffnen. Damit ersparen Sie sich lästiges Hin- und

Herspringen zwischen den Bildern der entsprechenden Anwendungen.

Sie können bis zu sechs verschiedene Modi erzeugen und in jedem eine andere oder die

gleiche Anwendung bearbeiten. Sie können zwischen den geöffneten Modi hin und her

springen, und sie können einen Modus schließen, ohne sich vom System abmelden zu

müssen.

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SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Neuen Modus erzeugen

Sie können im SAP-System jederzeit und von jedem Bildschirmbild aus einen neuen

Modus öffnen. Dabei gehen in bereits geöffneten Modi keine Daten verloren. Sie

können bis zu sechs Modi öffnen, die unabhängig voneinander arbeiten. Wenn Sie einen

Modus schließen, bleiben die anderen geöffneten Modi weiterhin einsatzbereit.

Mit jedem Modus, den Sie eröffnen, hat das System mehr Arbeit zu bewältigen, d.h., es

kann länger dauern, bis es auf Ihre Anforderungen reagiert. Es kann daher sein, daß die

Systemverwaltung die Anzahl der Modi in Ihrem System auf weniger als sechs

beschränkt.

Sie haben folgende Möglichkeiten, auf einem beliebigen SAP-Bild einen neuen Modus

zu erzeugen:

1. Wählen Sie in der Menüleiste System → Erzeugen Modus.

2. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste .

Das System öffnet ein zusätzliches Fenster mit dem neuen Modus. Der neue Modus ist

das oberste Fenster auf Ihrem Bildschirm, d.h. das aktive Fenster. Es bleibt solange das

aktive Fenster, bis Sie in einen anderen Modus wechseln oder einen weiteren erzeugen.

Jeder Modus verfügt über eine Modusnummer, die in der Statusleiste angezeigt wird.

Sie erscheint in Klammern neben dem Systemnamen.

Abbildung 4: Mehrere Modi mit Modusnummern (Quelle: SAP AG)

Modus und Anwendung gleichzeitig öffnen

Im SAP-System können Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes einen neuen Modus

erzeugen und gleichzeitig eine Anwendung starten. Haben Sie auf diese Weise einen

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

neuen Modus erzeugt, zeigt das System direkt das Einstiegsbild der gleichzeitig

geöffneten Anwendung an. Dazu müssen Sie aber den Transaktionscode der

entsprechenden Anwendung kennen.

1. Geben Sie im Befehlsfeld den Befehl /o (Schrägstrich und den Buchstaben o)

und den Transaktionscode der gewünschten Anwendung ein. Um beispielsweise

einen Modus und eine Anwendung mit dem Transaktionscode FD01

(Kundenstammsatz im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren anlegen) zu

erzeugen, geben Sie im Befehlsfeld /ofd01 ein.

2. Wählen Sie Enter.

Das System öffnet ein neues Fenster für den neuen Modus und zeigt das Einstiegsbild

der angewählten Anwendung an.

Modi wechseln

Sie können von einem Modus zu einem anderen springen. Wenn Sie in einen anderen

Modus wechseln, verlieren Sie keine Daten. Solange Sie am SAP-System angemeldet

sind, können Sie einen Modus beliebig lange verlassen und bei Bedarf die Arbeit dort

jederzeit wieder aufnehmen.

Klicken Sie eine beliebige Stelle des Fensters an, in dem sich der gewünschte Modus

befindet (oder wählen Sie die vorgesehene Tastenkombination).

Das gewählte Fenster wird das aktive Fenster, d.h. es überlagert alle anderen Fenster auf

Ihrem Bildschirm.

Wenn Sie mehrere Modi geöffnet haben, können Sie die aktuell nicht benutzten Modi

minimieren, d.h. in Symbole verwandeln. Wenn Sie einen der Modi später wieder

benutzen möchten, können Sie ihn durch Anklicken des entsprechenden Symbols in der

Statusleiste wieder zum aktiven Modus machen.

Wenn Sie nicht benötigte Modi minimieren, wird die Speichernutzung erheblich

verringert.

Modus schließen

Wenn Sie die Arbeit in einem Modus abgeschlossen haben, sollten Sie den Modus

beenden. Jeder geöffnete Modus verbraucht Systemressourcen und beeinflußt damit die

Antwortzeiten des SAP-Systems. Bevor Sie einen Modus schließen, sichern Sie alle

Daten, die Sie behalten möchten. Wenn Sie den Modus schließen, fordert Sie das

System NICHT auf, Ihre Daten zu sichern.

Haben Sie nur einen Modus geöffnet und schließen ihn, melden Sie sich damit vom

System ab. In diesem Fall fordert Sie das System vor dem Abmelden jedoch auf, Ihre

Daten zu sichern. Sie haben folgende Möglichkeiten:

1. Wählen Sie in der Menüleiste System → Löschen Modus.

2. Klicken Sie das Symbol oben rechts in der Titelleiste des aktiven Modus an.

Der aktuelle Modus wird geschlossen, und Sie kehren zum vorigen Modus zurück.

2.4. Hilfefunktionen

Die Hilfe-Funktion stellt Informationen zu den Anwendungskomponenten des SAP-

Systems bereit und erläutert und deren Verwendung.

Das Menü Hilfe enthält folgende Einträge:

Menüeintrag Bedeutung

Hilfe zur Anwendung Ausführliche, kontextsensitive Hilfe bei der Arbeit mit SAP-

10 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Komponenten

SAP-Bibliothek Die Online-Bibliothek mit der gesamten SAP-

Dokumentation

Glossar Definitionen zu SAP-Begriffen

Release-Infos Informationen zu Neuerungen und Veränderungen in den

verschiedenen Release-Ständen des SAP-Systems

SAPNet Verbindung zur SAP-Internetseite zur Kommunikation mit

Kunden und Partnern

Einstellungen...

Hilfe zu Feldern und

Festwerten (F1)

Hilfe zu

Eingabewerten (F4)

Tabelle 2: Hilfemenü (© SAP AG)

Dialogfenster, in dem Sie festlegen, wie die Feldhilfe angezeigt

werden soll

2.4.1. Hilfe zur Anwendung

Kontextsensitive Hilfe, die Sie von jeder SAP-Komponente aus aufrufen können.

Sie benutzen die Hilfe zur Anwendung, um umfassende, über die Feldhilfe

hinausgehende Informationen zu erhalten. Die Hilfe zur Anwendung können Sie direkt

aus einer SAP-Komponente heraus aufrufen. Sie gelangen dann direkt auf die für Ihren

Bereich relevante Hilfe. Die Feldhilfe erklärt, wie Sie ein bestimmtes Feld auf einem

SAP-Bild ausfüllen müssen. Die Hilfe zur Anwendung enthält Anleitungen oder

Informationen, die Sie zur Durchführung einer Anwendung benötigen.

2.4.2. SAP-Bibliothek

Die SAP-Bibliothek enthält umfangreiche Online-Dokumentation zu allen SAP-

Komponenten im HTML-Format.

Nachdem Sie die SAP-Bibliothek aufgerufen und eine Anwendungskomponente

ausgewählt haben, sehen Sie auf der linken Seite des Bildschirms eine Baumstruktur.

Diese Baumstruktur entspricht einem Inhaltsverzeichnis für die Bibliothek. Das

Inhaltsverzeichnis spiegelt die Struktur der Komponentenhierarchie wider.

2.4.3. Glossar

Verzeichnis mit Erklärungen zu SAP-spezifischen und allgemeinen

betriebswirtschaftlichen Begriffen.

Wenn Sie auf einen Ihnen unbekannten Begriff im SAP-System treffen und nur eine

kurze Definition dazu benötigen, können Sie im Glossar suchen. Für ausführlichere

Erklärungen und vertiefende Informationen greifen Sie auf die SAP-Bibliothek zurück.

2.4.4. Hilfe zu Systemmeldungen

Das SAP-System zeigt in der Statusleiste Warn- und Fehlermeldungen an. Bei diesen

Systemmeldungen handelt es sich um einzeilige Hinweise. In vielen Fällen können Sie

jedoch über die Feldhilfe (F1) zusätzliche Informationen zu einer Meldung erhalten.

1. Klicken Sie in der Statusleiste die Meldung an.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 11


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

2. Alternativ stellen Sie den Cursor auf die Meldung und klicken auf oder

drücken F1).

Das System zeigt Hilfe zur Meldung an. Zu manchen Systemmeldungen gibt es keine

zusätzlichen Informationen.

2.4.5. Hilfe zu Feldern

1. Stellen Sie den Cursor auf das Feld, zu dem Sie Hilfe anzeigen möchten.

2. Klicken Sie auf die Drucktaste oder drücken Sie F1 .

Sie gelangen auf ein Dialogfenster mit Hilfeinformationen zum ausgewählten Feld.

Optisch hervorgehobene Begriffe im Hilfetext verweisen auf Definitionen im Online-

Glossar oder auf sonstige Informationen zu dem jeweiligen Begriff. Um diese

Informationen anzuzeigen, klicken Sie den gewünschten Begriff an.

Zusätzlich zur Feldhilfe können Sie anwendungsspezifische und technische

Informationen abrufen.

2.4.6. Hilfe zu Eingabewerten

Zu vielen Feldern im SAP-System können Sie sich eine Liste der möglichen

Eingabewerte anzeigen lassen. Aus der angezeigten Liste können Sie den gewünschten

Wert auswählen und in das Eingabefeld übertragen. Diese Möglichkeit der Wertehilfe

wird jedoch nicht bei allen Feldern unterstützt. Ob die Hilfe verfügbar ist, sehen Sie erst

dann, wenn Sie den Cursor auf das Eingabefeld stellen. Wenn Wertehilfe unterstützt

wird, erscheint dann rechts neben dem Feld die Wertehilfe-Drucktaste.

Liste der möglichen Eingabewerte anzeigen:

1. Stellen Sie den Cursor auf das gewünschte Feld.

Die Wertehilfe-Drucktaste erscheint rechts neben dem Feld.

Falls die Wertehilfe-Drucktaste nicht erscheint, wird diese Art der Hilfe für

dieses Feld nicht unterstützt.

2. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Sie sehen eine Liste der möglichen

Eingabewerte.

3. Stellen Sie den Zeiger auf den gewünschten Wert und wählen Sie ihn mit

Doppelklick aus. Das System fügt den ausgewählten Wert in das Feld ein.

Eingeschränkte Liste mit möglichen Eingabewerten anzeigen:

Die Liste der möglichen Feldwerte kann recht lang sein. Sie können die Zahl der

Feldwerte vor dem Anklicken der Wertehilfe-Drucktaste einschränken, indem Sie nur

das erste Zeichen des Wertes und das Platzhalterzeichen (*) für die generische Suche

eingeben. Wenn Sie z.B. k* in ein Feld eingeben, erscheinen in der Liste nur die Werte,

die mit k beginnen.

1. Stellen Sie den Cursor auf ein Feld, das mögliche Eingabewerte unterstützt.

Sobald Sie den Cursor auf ein Feld mit einer Liste möglicher Eingabewerte

stellen, erscheint rechts vom Feld die Wertehilfe-Drucktaste.

2. Geben Sie das erste Zeichen oder mehrere Zeichen eines Wertes gefolgt vom

Platzhalterzeichen * (Stern) ein.

12 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

3. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Das System zeigt die Trefferliste mit

den möglichen Eingabewerten an.

4. Wählen Sie den gewünschten Eingabewert durch Doppelklick aus. Das System

fügt den ausgewählten Wert in das Feld ein.

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Materialwirtschaft

3. Organisationseinheiten im MM

Mit Hilfe der von R/3 zur Verfügung gestellten Organisationsstrukturen können real

existierende Unternehmen ungeachtet ihres oft komplexen Aufbaus im SAP-System

abgebildet werden. In diesem Kapitel lernen Sie, welche Organisationseinheiten es in

der Materialwirtschaft gibt und wie diese zusammenhängen. Sie werden in der Lage

sein, den Aufbau eines beliebigen Unternehmens in "R/3-Sprache" zu übersetzen.

3.1. Organisationseinheiten

Flexible Organisationseinheiten im SAP-System bieten die Möglichkeit, auch komplexe

Unternehmensstrukturen abzubilden. Eine Vielzahl von Organisationseinheiten dient

dazu, den rechtlichen und organisatorischen Aufbau eines Unternehmens aus

unterschiedlichen Sichtweisen darzustellen. So sind innerhalb der Materialwirtschaft

andere Organisationseinheiten von Bedeutung als z.B. im Vertrieb oder in der

Buchhaltung. Durch die Verknüpfung der Organisationseinheiten untereinander werden

die verschiedenen Unternehmensbereiche zusammengeführt und der Aufbau des

Gesamtunternehmens im SAP-System dargestellt. Es ergibt sich eine Integration der

gesamten Unternehmensstruktur.

Abbildung 5: Organisationseinheiten in der Materialwirtschaft (Quelle: SAP AG)

3.1.1. Mandant

Übergeordnetes Element aller Organisationseinheiten ist der Mandant. Er entspricht z.B.

einem Konzern mit mehreren Tochterfirmen. Innerhalb eines Mandanten wird auf die

gleiche Datenbasis zugegriffen, z.B. wird auf der Ebene des Mandanten die

Lieferantenadresse geführt.

3.1.2. Buchungskreis

Ein Buchungskreis ist eine bilanzierende Einheit im Sinne einer rechtlich

selbstständigen Firma. Er ist zentrales Organisationselement der Finanzbuchhaltung.

14 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

3.1.3. Werk

Ein Werk ist eine Produktionsstätte oder auch einfach die Zusammenfassung räumlich

nahe zusammenliegender Orte mit Materialbestand, den sogannten Lagerorten. Das

Werk bildet eine disponierende und bestandsführende Einheit und ist zentrales

Organisationselement der Materialwirtschaft.

3.1.4. Einkaufsorganisation

Die Einkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit, die Materialien oder

Dienstleistungen für ein oder mehrere Werke beschafft und allgemeine

Einkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. Die Einkaufsorganisation ist nach

außen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich. Das System kann flexibel

eingestellt werden. Beispielsweise für zentralen Einkauf, d.h., eine Einkaufsorganisation

ist für die verschiedenen Buchungskreise und Werke innerhalb eines Konzerns

verantwortlich. Oder für dezentralen Einkauf, d.h., unterschiedliche

Einkaufsorganisationen sind für bestimmte Buchungskreise und Werke zuständig.

Mit Hilfe von Referenzen zwischen Einkaufsorganisationen sind auch Mischformen

möglich, die erlauben, daß eine Einkaufsorganisation auf die vorteilhafteren

Konditionen einer Referenz-Einkaufsorganisation zugreifen kann.

3.1.5. Einkäufergruppe

Die Einkaufsorganisation ist in Einkäufergruppen gegliedert, die für die operati-ven

Tätigkeiten zuständig sind. Eine Einkäufergruppe kann auch für mehrere

Einkaufsorganisationen zuständig sein.

Welche Vorteile ergeben sich durch die SAP-Organisationsstrukturen?

• Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen mit flexiblen Organisationseinheiten.

• Darstellung des Unternehmensaufbaus aus unterschiedlichen Sichtweisen.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 15


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

3.2. Organisation des Lagers

Die folgende Abbildung zeigt eine Unternehmensstruktur mit Lagerorten,

Lagernummern und Lagertypen:

Abbildung 6: Lagerorganisation (Quelle: SAP AG)

Sicht der

“normalen”

Logistik

Sicht des

Warehouse-

Managements

3.2.1. Lagerort

Der Lagerort ist eine organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung von

Materialbeständen innerhalb eines Werks ermöglicht. Alle Daten, die sich auf einen

bestimmten Lagerort beziehen, sind auf Lagerortebene gespeichert. Dies bezieht sich

hauptsächlich auf Lagerortbestände. Der Lagerort wird als räumlicher Lagerbereich

verstanden.

3.2.2. Lagernummer

Alphanumerischer Schlüssel, der ein komplexes Lagersystem definiert, das aus

unterschiedlichen organisatorischen und technischen Einheiten (Lagertypen) besteht.

Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf eine bestimmte Lagernummer

beziehen, werden auf Lagernummerebene gespeichert. Hierzu gehören u.a. Daten zu

Palettierung, Einlagerung und Auslagerung.

3.2.3. Lagertyp

Physische oder logische Unterteilung eines komplexen Lagers (= Lagernummer) im

Lagerverwaltungssystem. Ein Lagertyp besteht aus einem oder mehreren Lagerplätzen.

Lagertypen unterscheiden sich hinsichtlich organisatorischer und technischer Kriterien.

Typische Beispiele von Lagertypen, die im Lagerverwaltungssystem definiert werden

können, sind:

• Wareneingangszone

• Wareneingangszone

• Kommissionierbereich

• Hochregallager

16 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf einen bestimmten Lagertypen

beziehen, werden auf Lagertypebene gespeichert. Hierzu gehören z.B. Festlagerplätze

sowie maximale und minimale Lagerplatzmengen.

Lagernummer und Lagertyp sind nur relevant, wenn Ihr Unternehmen das

Lagerverwaltungssystem nutzt.

Einem Werk können mehrere Lagerorte zugeordnet sein. Einer Lagernummer kann

jedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein.

Lagerorte, die unterschiedlichen Werken angehören, können unter ein- und derselben

Lagernummer verwaltet werden. Jeder Lagernummer kann jedoch pro Werk nur ein

Lagerort zugeordnet sein.

Zu einer Lagernummer können mehrere physische Lager gehören. Diese sind im

Lagerverwaltungssystem als Lagertypen abgebildet. Ein Lagertyp fasst mehrere

Lagerplätze zusammen. Diese sind die kleinsten physischen Einheiten, die das System

ansprechen kann.

Ein Werk kann Lagerorte enthalten, die nicht mit dem Lagerverwaltungssystem

verwaltet werden

3.3. Organisation des Einkaufs

3.3.1. Zentraler/dezentraler Einkauf

Sie können Ihren Einkauf

• als Zentraleinkauf mit einer Einkaufsorganisation einrichten

• als dezentral definieren, d.h. mit verschiedenen Einkaufsorganisationen, von

denen jede für ein unterschiedliches Werk zuständig ist.

Die folgende Grafik erläutert, wie Sie die Organisation Ihres Einkaufs im SAP-System

abbilden können:

Abbildung 7: Organisation des Einkaufs im Unternehmen (Quelle: SAP AG)

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 17


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

3.3.2. Referenzeinkaufsorganisation

Je nach Einstellung Ihres Systems können zentraler und dezentraler Einkauf getrennt

nebeneinander existieren oder der dezentrale Einkauf kann Kontrakte und Konditionen

nutzen, die vom Zentraleinkauf angelegt wurden. Dies kann mit Hilfe der

Referenzeinkaufsorganisation (Einkaufsorganisation, auf deren Konditionen oder

Kontrakte solche Einkaufsorganisationen zugreifen dürfen, die mit ihr verbunden sind)

abgebildet werden.

Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreis zugeordnet

sein. In der Regel ist ihr kein Werk zugeordnet, allerdings können Ihr ein, kein oder

mehrere Werke zugeordnet werden.

Vorteile der Referenzeinkaufsorganisation:

• Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einen umfangreichen Kontrakt

aushandeln, den andere Einkaufsorganisationen nutzen können. Die


Einkaufsorganisationen, die für die Beschaffung in den einzelnen Werken

verantwortlich sind, können Materialien über diesen sog. Zentralkontrakt

abrufen und somit dessen vorteilhafte Konditionen nutzen.

Mit Hilfe von SAP - ALE (Application Link Enabling) können auch einzelne

Firmen, die zu einem Konzern gehören, aber jeweils mit unabhängigen SAP-

Systemen arbeiten, Kontrakte gemeinsam nutzen. Es handelt sich dabei um sog.

‘Verteilte Kontrakte’.

Im Handelsumfeld reduziert das Arbeiten mit einer Referenzeinkaufsorganisation den

Datenpflegeaufwand, da Einkaufsorganisationsdaten für Lieferantenstammsätze und

Einkaufsinfosätze nur von der Referenz- Einkaufsorganisation angelegt werden müssen.

Andere Einkaufsorganisationen, die im Customizing mit ihr verbunden sind, können

diese Daten nutzen, ohne selbst Daten pflegen zu müssen.

4. Einkaufsprozess

Nach diesem Kapitel kennen Sie den typischen Ablauf eines externen Beschaffungsvorgangs,

von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis hin zur

Bezahlung, und dessen Abbildung im R/3 innerhalb der verschiedenen Module und

Komponenten.

4.1. Typischer Ablauf eines Einkaufsprozesses

Die externe Beschaffung im MM-System basiert auf einem Zyklus genereller

Aktivitäten.

Im einzelnen umfaßt der typische Beschaffungszyklus folgende Phasen:

1. Bedarfsermittlung

Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im

Rahmen der Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm definiert sind,

kontrolliert das System den jeweiligen Meldebestand und ermittelt so die

nachzubestellenden Materialien. Sie haben die Möglichkeit,

Bestellanforderungen entweder selbst zu erfassen oder sie durch das System

automatisch erzeugen zu lassen.

18 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

2. Ermittlung der Bezugsquelle

Die Komponente Einkauf unterstützt Sie bei der Ermittlung möglicher

Bezugsquellen unter Berücksichtigung vergangener Bestellungen oder

bestehender Kontrakte. Dies beschleunigt die Erstellung von Anfragen, die dann

über SAP-EDI auf elektronischem Weg an gewünschte Lieferanten übermittelt

werden können.

3. Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich

Das System ist in der Lage, Preisfindungsszenarien zu simulieren, so daß Sie

Angebote miteinander vergleichen können. Absageschreiben werden

automatisch verschickt.

4. Bestellabwicklung

Das Einkaufssystem übernimmt die Informationen aus der Bestellanforderung

und dem Angebot und entlastet Sie auf diese Weise bei der Eröffnung von

Bestellungen. Ebenso wie Bestellanforderungen können Sie Bestellungen selbst

erzeugen oder sie durch das System automatisch erzeugen lassen. Lieferpläne

und Kontrakte werden ebenfalls unterstützt.

5. Bestellüberwachung

Das System prüft die (von Ihnen vorgegebenen) Wiedervorlagezeiten und druckt

dann in den entsprechenden Zeitabständen automatisch Mahnschreiben aus. Es

liefert Ihnen den aktuellen Status sämtlicher Bestellanforderungen, Angebote

und Bestellungen.

6. Wareneingang und Bestandsführung

Versand und Wareneingang können den Empfang von Waren bestätigen, indem

sie lediglich die Bestellnummer eingeben. Durch Angabe der zulässigen Überund

Unterlieferungstoleranzen haben Einkäufer die Möglichkeit, Über- und

Unterlieferungen zu begrenzen.

7. Rechnungsprüfung

Das System unterstützt das Prüfen von Rechnungen. Durch Zugriff auf

Bestellvorgänge und Wareneingänge wird der Rechnungsprüfer auf Mengenund

Preisabweichungen hingewiesen.

4.2. Am Einkaufsprozess beteiligte R/3-Komponenten

Die Funktionen für die Bedarfsermittlung, die Ermittlung der Bezugsquelle für das

Material, die Lieferantenauswahl, die Bestellung und deren Überwachung werden in der

Komponente "Einkauf" der Materialwirtschaft abgebildet (s.a. Kap. 5 - Einkauf). Die im

Beschaffungszyklus darauffolgenden Funktionen "Wareneingang" und

"Bestandsführung" werden in der Komponente "Bestandsführung" der

Materialwirtschaft vorgenommen (s.a. Kap. 6 - Bestandsführung). Die den

Geschäftsprozess abschließende Rechnungsprüfung und Bezahlung der Lieferung wird

teils in der Materialwirtschafts-Komponente "Rechnungsprüfung" (Logistik-

Rechnungsprüfung und Erzeugen eines offenen Postens), teils in der Rechnungswesen-

Komponente "Kreditorenbuchhaltung" (Ausgleich des offenen Postens) vorgenommen

(s.a. Kap. 7 - Rechnungsprüfung und Kap. 8 - Kreditorenbuchhaltung).

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 19


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Endgültige

Bezahlung

erfolgt in der

FI-Komponente

“Kreditorenbuchhaltung”

MM-Komponente

“Bestandsführung”

MM-Komponente

“Rechnungsprüfung”

Abbildung 8: Beschaffungszyklus (Quelle: SAP AG)

MM-Komponente

“Einkauf”

5. Einkauf

In diesem Kapitel verschaffen Sie sich einen Überblick über den Einkauf im R/3-System.

Sie lernen Einkaufsbelege kennen und wissen, welche Arten es davon gibt und wie diese

strukturiert sind. Als Beispiele für Einkaufsbelege betrachten Sie Anfragen, Angebote,

Angebotsvergleiche und Bestellungen genauer.

5.1. Überblick über den Einkauf

Der Einkauf ist eine Komponente der Materialwirtschaft. Die Materialwirtschaft, mit

der Kurzbezeichnung MM (Materials Management), ist ein vollintegriertes Modul des

SAP-Systems. Es unterstützt alle Phasen der Materialwirtschaft: Disposition, Einkauf,

Wareneingang, Bestandsführung und Rechnungsprüfung.

Die Komponente Einkauf hat folgende Aufgaben:

• externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen

• Ermittlung möglicher Bezugsquellen für einen Bedarf, der entweder im Rahmen

der Disposition oder in den Fachabteilungen entstanden ist

• Überwachung der Warenlieferungen bzw. deren Zahlung

Eine reibungslose Beschaffung setzt voraus, daß Kommunikation zwischen allen

Beteiligten stattfindet.

Dieser Informationsfluß ist im SAP-System dadurch gewährleistet, daß der Einkauf in

das Gesamtsystem integriert ist und Übergänge zu einer Vielzahl anderer SAP-Module

aufweist, z.B. zum:

20 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Controlling

(CO)

Finanzwesen

(FI)

Vertrieb

(SD)

Tabelle 3: Schnittstellen des Einkaufs

Die Schnittstelle zum Kostenrechnungssystem (Controlling) ist vor

allem bei Bestellungen für Verbrauchsmaterial bzw. Dienstleistungen

ersichtlich, weil sie direkt einer Kostenstelle bzw. einem Auftrag

zugeordnet werden können.

Zusammen mit dem Finanzwesen pflegt der Einkauf die Daten der im

System definierten Lieferanten. Für jeden Lieferanten wird ein

sogenannter Lieferantenstammsatz gepflegt, der sowohl buchhalterische

Daten als auch Informationen zur Beschaffung enthält. Der

Lieferantenstammsatz stellt in der Finanzbuchhaltung das Konto des

Kreditors dar. Bei der Kontierung von Bestellungen kann der Einkauf

auch festlegen, welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung belastet

werden sollen.

Im Rahmen der Disposition kann ein Bedarf, der aus dem Vertrieb

entstanden ist, an den Einkauf übergeben werden. Darüber hinaus kann

der Bedarf bereits bei der Erfassung der Bestellanforderung dem

Kundenauftrag direkt zugeordnet werden.

5.2. Einkaufsbelege

Ein Einkaufsbeleg ist ein Instrument, das vom Einkauf verwendet wird, um Materialien

oder Dienstleistungen zu beschaffen.

5.2.1. Arten

Einkaufsbelege unterscheiden sich im SAP-System durch die Einkaufsbelegart. Sie

bestimmt z.B., welcher Nummernkreis maßgebend ist und welche Felder Ihnen zur

Pflege angeboten werden. Die jeweilige Belegart wird beim Anlegen eines

Einkaufsbelegs vorgeschlagen.

Es gibt beispielsweise Belegarten für Anfragen, Bestellungen und Kontrakte. Bestimmte

Belegarten werden im SAP-Standardsystem angeboten; Ihre Firma kann aber auch ihre

eigenen Belegarten definieren.

Die anschließende Auflistung zeigt die verschiedenen im Standardsystem enthaltenen

Einkaufsbelege:

Anfrage übermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an potentielle

Lieferanten.

Angebot enthält die Konditionen des Lieferanten und bildet die Basis zur Auswahl

von Lieferanten.

Bestellung ist die formelle und verbindliche Willenserklärung gegenüber einem

Lieferanten zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung.

Kontrakt eine Art des Rahmenvertrags; der Kontrakt ist die verbindliche

Willenserklärung zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung

innerhalb eines vereinbarten Zeitraums.

Lieferplan eine Art des Rahmenvertrags; der Lieferplan enthält fest definierte

Zeitpunkte (Einteilungen), zu denen Lieferungen erfolgen sollen.

BANF Mittels Bestellanforderungen können dem Einkauf Material- oder

Dienstleistungsbedarfe mitgeteilt werden. Bestellanforderungen sind rein

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 21


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Tabelle 4: Einkaufsbelegarten

intern verwendete Belege.

5.2.2. Struktur

Einkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereich

der einzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen möglich.

Der Belegkopf enthält die für den gesamten Beleg geltenden Informationen, die

Positionen die zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen. So sind bei einer

Bestellung Angaben zum Lieferanten und die Belegnummer Bestandteil des

Bestellkopfs, während die einzelnen Positionen das Material und die Bestellmenge

angeben.

Die Zusatzdaten enthalten zusätzliche Informationen zu einer Position und stehen in

keinem direkten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdaten

sind beispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und die

Bestellentwicklung einer Position, die Informationen über bereits erfolgte Waren- und

Rechnungseingänge zu der Position enthält.

Jede Position eines Einkaufsbelegs stellt eine Beschaffungseinheit dar. Das heißt,

Einkaufsvorgänge werden positionsweise angefordert, bestellt und überwacht.

Abbildung 9: Struktur von Einkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)

5.2.3. Nummerierung

Jedem Beleg wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer kann intern oder extern

vergeben werden, je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen. Interne

Nummernvergabe bedeutet, daß dem Beleg vom System eine Nummer zugewiesen

wird; extern heißt, daß die Person, die den Beleg erstellt, auch die Nummer festlegt.

Alphanumerische Nummernvergabe ist nur bei externer Nummernvergabe möglich.

22 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

5.2.4. Beispiele von Einkaufsbelegen

Anfrage

Definition

Eine Anfrage ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, ein

Angebot zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen

abzugeben.

Struktur einer Anfrage

Eine Anfrage besteht aus dem Anfragekopf und den Positionen.

• Anfragekopf

Er enthält allgemeine Informationen zur Anfrage, z.B. die Lieferantenadresse

• Positionen

Sie enthalten die Gesamtmengen und Liefertermine der angefragten Materialien

bzw. Dienstleistungen. In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere

Teilmengen mit den zugehörigen Lieferterminen unterteilt sein. Eine Position

der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.

Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen

legen die angefragte Menge fest.

Angebot

Definition

Ein Angebot ist die Offerte eines Lieferanten an eine Einkaufsorganisation zur

Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten

Konditionen.

Struktur eines Angebots

Die Offerte ist für einen bestimmten Zeitraum für den Lieferanten rechtlich bindend.

Mit einem Angebot antwortet der Lieferant auf eine Anfrage einer

Einkaufsorganisation.

Ein Angebot besteht aus Positionen, in denen die Gesamtmenge und der Liefertermin

eines angebotenen Materials bzw. einer Leistung angegeben ist.

In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit den

zugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.

Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die

angebotene Menge fest.

Wenn Leistungen nicht genau definiert werden können, dann werden Wertlimits

anstelle von Leistungszeilen angegeben. Wertlimits können für bestimmte Kontrakte

festgelegt werden.

Konditionen können auf verschiedenen Ebenen gelten:

für das gesamte Angebot

• auf Positionsebene für das zu liefernde Material bzw. das Beschaffungsvorhaben

für Dienstleistungen

• auf Ebene der Leistungszeile für die einzelne Leistung

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 23


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Angebotsvergleiche

Definition

Sie können die Preise sämtlicher auf eine bestimmte Ausschreibung (Anfragen)

bezogenen Angebote mit Hilfe des Preisspiegels vergleichen. In diesem Preisspiegel

sind die Angebote nach Positionen in der Reihenfolge der günstigsten Preisangebote

aufgelistet.

Bevor Sie den Preisspiegel erstellen, berücksichtigen Sie folgendes:

• Die Angebotsdaten sollten möglichst für alle Positionen innerhalb der zu

vergleichenden Angebote vorliegen. Nur dann ist eine korrekte Interpretation der

Mittel- und Gesamtwerte möglich. Enthalten Angebot 1 und 2 Preisangaben zu

Position 1, Angebot 3 jedoch nur zu Position 2, dann fehlen dem System

Informationen, um einen korrekten Preisvergleich für alle drei Angebote

durchzuführen.

• Bei Angeboten in Fremdwährung wird der Angebotspreis automatisch in die

Währung des Buchungskreises umgerechnet; diese wird durch Ihre

Einkaufsorganisation festgelegt. Sie sollten daher sicherstellen, daß die aktuellen

Wechselkurse in Ihrem System hinterlegt sind.

Bestellung

Definition

Eine Bestellung ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten,

oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an

Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen.

Die Bestellung kann für verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt werden: Sie

können Materialien für den direkten Verbrauch oder für das Lager und Dienstleistungen

beschaffen. Weiter sind die besonderen Beschaffungsarten Lohnbearbeitung, Strecke

und Konsignation vorgesehen.

Mit Bestellungen können Sie Bedarfe extern decken, d.h. ein Lieferant erbringt z.B.

eine Leistung oder liefert einen Rohstoff. Ebenso können Sie mit einer Bestellung dafür

sorgen, daß ein Material, das in einem Ihrer Werke benötigt wird, von einem anderen

Werk Ihrer Firma intern beschafft, d.h. umgelagert wird. Die Folgeaktivitäten zu

Bestellungen - wie Waren- und Rechnungseingänge - werden protokolliert, so daß Sie

den Beschaffungsvorgang überwachen können.

Sie können Bestellungen für einmalige Beschaffungsvorgänge nutzen. Wenn Sie z.B.

bei einem Lieferanten nur einmal ein Material einkaufen möchten, dann legen Sie eine

Bestellung an - wenn Sie erwägen, mit diesem Lieferanten eine längerfristige

Lieferbeziehungen einzugehen, empfiehlt sich die Beschaffung über Rahmenverträge,

da Sie hierbei u.a. günstigere Konditionen erzielen können.

Im Rahmen des optimierten Einkaufs kann die Bestellmenge bei der Bestellbearbeitung

gerundet werden, um ausgehandelte Konditionen auszuschöpfen oder um vorhandene

Transportkapazitäten optimal zu nutzen.

Struktur einer Bestellung

Eine Bestellung besteht aus einem Belegkopf und Positionen:

Die im Kopf enthaltenen Informationen beziehen sich auf die gesamte Bestellung. Die

Zahlungs- und Lieferbedingungen sind beispielsweise Bestandteil des Belegkopfs.

Für die Positionen ist jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgende

Beschaffungsarten:

24 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

• Normal

• Lohnbearbeitung

• Konsignation

• Umlagerung

• Dienstleistung

Die in der Bestellposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material bzw. zu

erbringender Dienstleistung kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit

dazugehörigen Lieferterminen untergliedert werden.

Für Bestellpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden

Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.

Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die

bestellte Menge fest. Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden können,

werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben.

Wenn Dienstleistungen von Kontrakten abgerufen werden, kann die Bestellposition ein

Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten.

6. Bestandsführung

Nach diesem Kapitel können Sie die Komponente "Bestandsführung" kurz beschreiben

und in den Gesamtzusammenhang des R/3-Systems einordnen. Sie erfahren einiges über

den Wareneingang, der im Einkaufsprozess den nächsten Schritt nach der Bestellung

von Materialien darstellt. Sie werden in der Lage sein, einen Wareneingang eines

bestellten Materials zu buchen und wissen, welche Auswirkungen dies auf andere

Bereiche hat.

6.1. Überblick über die Bestandsführung

Diese Komponente befaßt sich mit folgenden Aufgaben:

• mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände

• Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen

• Durchführung der Inventur

Die Bestandsführung ist eine Komponente des Moduls Materialwirtschaft und in die

gesamte Logistik eingebettet:

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 25


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Abbildung 10: Einbettung der Bestandsführung in die Logistik (Quelle: SAP AG)

Material wird aufgrund der von der Disposition ermittelten Bedarfe extern oder intern

beschafft. Die Lieferung wird in der Bestandsführung als Wareneingang erfaßt. Das

Material wird solange gelagert (und im Bestand geführt), bis es an Kunden (Vertrieb)

geliefert oder für interne Zwecke (z.B. Fertigung) verwendet wird.

Bei allen Vorgängen greift die Bestandsführung auf Stammdaten (z.B.

Materialstammdaten) sowie auf Bewegungsdaten (z.B. Einkaufsbelege) zu, die

gemeinsam von allen Logistikkomponenten verwendet werden.

6.2. Wareneingang

6.2.1. Überblick über den Wareneingang

Mit der Komponente "Wareneingang" können Sie den Erhalt von Waren von einem

externen Lieferanten oder aus der Produktion buchen. Ein Wareneingang führt zu einer

Erhöhung des Lagerbestands.

26 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Es werden folgende Wareneingänge unterschieden:

• Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung (i.d.R. im Einkauf generiert)

• Wareneingang mit Bezug auf einen Auftrag (i.d.R. in intern in der Produktion

generiert)

• sonstiger Wareneingang (z.B. kostenlose Lieferung)

Wir betrachten im folgenden nur den Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung.

6.2.2. Wareneingang mit Bezug auf Bestellungen

Die Bestellung ist nicht nur der Beleg, mit dem der Einkauf Waren beim Lieferanten

bestellt, sondern auch ein wichtiges Planungs- und Überwachungsinstrument für die

Einkaufsabteilung, die Disposition, die Bestandsführung und die Rechnungsprüfung.

Bezug zur Bestellung: Wenn eine Ware aufgrund einer Bestellung geliefert wird, ist es

für alle betroffenen Abteilungen wichtig, daß der Wareneingang sich auf diese

Bestellung bezieht, denn:

• Die Wareneingangsstelle kann überprüfen, ob tatsächlich geliefert wird, was

bestellt wurde.

• Das System kann beim Erfassen des Wareneingangs Daten aus der Bestellung

(z.B. bestelltes Material, Menge) vorschlagen, was sowohl die Erfassung als

auch die Kontrolle (Über- und Unterlieferungen) beim Wareneingang erleichtert.

• Die Lieferung wird in der Bestellentwicklung vermerkt. Somit kann die

Einkaufsabteilung die Bestellentwicklung verfolgen und bei verspäteter

Lieferung Mahnverfahren veranlassen.

• Die Lieferantenrechnung wird aufgrund der bestellten und der gelieferten Menge

geprüft.

• Die Bewertung des Wareneingangs erfolgt aufgrund des Bestell- bzw.

Rechnungspreises.

Wie findet man die Bestellung ? In der Regel ist die Bestellnummer auf dem

Lieferschein aufgeführt, der der bestellten Ware beigefügt ist und vom Lieferanten an

die Wareneingangsstelle übergeben wird. Wenn die Bestellnummer nicht auf dem

Lieferschein steht, können Sie über die Material- oder die Lieferantennummer im

System die Bestellung wiederfinden, die die Lieferung veranlasst hat.

Bestimmungsort der Ware: Eingehende Ware kann entweder für das Lager, den

sofortigen Verbrauch oder für den Wareneingangssperrbestand (Warenannahme unter

Vorbehalt) bestimmt sein. Wenn das Material für das Lager bestimmt ist, kann der

Besteller einen Lagerort definieren. Dieser Lagerort wird bei der

Wareneingangserfassung vom System vorgeschlagen und kann von Ihnen angenommen

oder geändert werden. Wenn in der Bestellung kein Lagerort eingegeben wurde, müssen

Sie beim Wareneingang einen Lagerort angeben.

Ein Wareneingang für das Lager kann in drei Bestandsarten gebucht werden:

in den frei verwendbaren Bestand

in den Qualitätsprüfbestand

in den gesperrten Bestand

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 27


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

In der Bestellung kann vorgeplant werden, ob das Material in den Qualitätsprüfbestand

zu buchen ist. Sie entscheiden zum Zeitpunkt des Wareneingangs, in welche

Bestandsart das Material gebucht wird.

6.2.3. Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung

Ein Wareneingang hat folgende Auswirkungen im System:

Erzeugen eines Materialbelegs

Wenn Sie einen Wareneingang buchen, erstellen Sie einen Materialbeleg, der Nachweis

für die Bewegung ist.

Abbildung 11: Erzeugung eines Materialbelegs (Quelle: SAP AG)

Erzeugen eines Buchhaltungsbelegs

Parallel zum Materialbeleg wird ein Buchhaltungsbeleg erstellt, der die für die

Bewegung notwendigen Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung enthält.

Erzeugen eines Warenbegleitscheins

Wenn Sie den Wareneingang erfassen, können Sie gleichzeitig den Warenbegleitschein

(Wareneingangsschein, Palettenschein) drucken (siehe Druckfunktionen).

Senden einer Nachricht an den Einkauf

Wenn das Kennzeichen WE-Nachricht in der Bestellung gesetzt wurde, erhält der

Einkäufer automatisch eine Nachricht, die auf die Lieferung hinweist.

Fortschreibung des Bestands

Die Bestandsfortschreibung im Materialstammsatz hängt vom Bestimmungsort der

Ware ab:

• Wareneingang ins Lager: Wenn die Ware für das Lager angeliefert wird, erhöht

das System den gesamten bewerteten Bestand und die Bestandsart (z.B. frei

verwendbaren Bestand) um die gelieferte Menge. Der Bestandswert wird

gleichzeitig fortgeschrieben.

• Wareneingang in den Verbrauch: Wurde die Ware für den Verbrauch

angeliefert, wird lediglich die Verbrauchsstatistik im Materialstammsatz

fortgeschrieben.

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SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

• Wareneingang in den WE-Sperrbestand: Wird der Wareneingang in den WE-

Sperrbestand gebucht (siehe Abschnitt Wareneingang über den WE-

Sperrbestand), bleibt der Bestand unverändert. Die Ware wird nur in dem WE-

Sperrbestand der Bestellentwicklung geführt.

• Wareneingang in einen neuen Lagerort: Haben Sie die Ware in einen Lagerort

gebucht, den es für dieses Material noch nicht gab, haben Sie mit der WE-

Buchung automatisch die Lagerungsdaten im Materialstammsatz angelegt. Als

Voraussetzung dafür muß im Customizing das automatische Anlegen von

Lagerungsdaten sowohl für das Werk als auch für die Bewegungsart erlaubt

sein. Andernfalls müssen Sie den Materialstammsatz um diesen neuen Lagerort

erweitern, bevor Sie den Wareneingang buchen.

Fortschreibung der Sachkonten

Mit der Wareneingangsbuchung erzeugt das System automatisch Buchungszeilen auf

den Konten der Buchhaltung. Andere Fortschreibungen können auch in den

nachgelagerten Anwendungen stattfinden. So wird z.B. bei einem Wareneingang in den

Verbrauch das Kontierungsobjekt (z.B. Kostenstelle, Auftrag, Anlage) belastet.

Fortschreibungen in der Bestellung

Folgende Einkaufsdaten werden fortgeschrieben:

• Bestellentwicklung: Mit der Wareneingangsbuchung wird automatisch ein

Bestellentwicklungssatz angelegt, der die für den Einkauf wesentlichen Daten

enthält, darunter die gelieferte Menge, die Materialbelegnummer und -position,

die Bewegungsart und das Buchungsdatum des Wareneingangs.

• Bestellposition: Ist das Endlieferungskennzeichen gesetzt, gilt die Bestellposition

als erledigt, und die offene Bestellmenge wird auf Null gesetzt.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 29


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Andere Fortschreibungen

Abhängig von den Eigenschaften des Materials, der Bewegung und der eingesetzten

SAP-Modulen finden auch Fortschreibungen in anderen SAP-Anwendungen statt, z.B.:

• Dispositionsvormerkung oder Primärbedarfsabbau in der Disposition

• Statistikdaten im Bestandscontrolling

• Daten für die Lieferantenbeurteilung im Einkauf

• Transportbedarf und Quant in der Lagerverwaltung

• Prüflos im Qualitätsmanagement

7. Rechnungsprüfung

Am Ende dieses Kapitels kennen Sie die Grundlagen der Logistik-Rechnungsprüfung,

die in der Materialwirtschaft den Einkaufsprozess abschließt und das Bindeglied zum

Finanzwesen darstellt.

Die Logistik-Rechnungsprüfung ist ein Teil der Materialwirtschaft (MM). Am Ende der

logistischen Kette aus Einkauf, Bestandsführung und Rechnungsprüfung prüft sie

Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit. Mit dem Buchen der

Rechnung werden die Daten der Rechnung im System gesichert. Das System

aktualisiert die gesicherten Daten der Rechnungsbelege in der Materialwirtschaft und im

Rechnungswesen. Außerdem wird auf dem Kreditorenkonto des Lieferanten ein offener

Posten in Höhe der Rechnung erzeugt, der später ausgeglichen wird (s.a. Kap. 8.2 -

Ausgleich offener Posten).

Die Logistik-Rechnungsprüfung hat folgende Aufgaben:

• den Vorgang der Materialbeschaffung - von Bestellanforderung über Einkauf

zum Wareneingang - abzuschließen

• Rechnungen, die nicht im Bereich der Materialbeschaffung entstehen (z.B.

Dienstleistungen, Spesenabrechnungen, Seminarkosten etc.), zu bearbeiten

• Gutschriften, z.B. als Rechnungsstornierung oder als Rücklieferung, zu

bearbeiten

30 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

In der Logistik-Rechnungsprüfung stehen verschiedene Prozesse zum Verarbeiten einer

Rechnung zur Verfügung:

Rechnungsprüfung im

Dialog

Rechnungsprüfung im

Hintergrund

EDI-Eingang einer

Rechnung

Automatische

Wareneingangsabrechnung

(ERS)

Tabelle 5: Bearbeitungsmöglichkeiten bei der Logistik-Rechnungsprüfung

Sie erhalten eine Rechnung, erfassen die Daten im

System, vergleichen und korrigieren die vom System

vorgeschlagenen Daten (z.B. Menge und Wert) mit den

Angaben auf der Rechnung und buchen diese Rechnung.

Sie erhalten eine Rechnung, erfassen nur den

Gesamtbetrag und die Zuordnung der Rechnung. Das

System prüft die Rechnung dann im Hintergrund. Wenn

keine Fehler auftreten, wird die Rechnung im

Hintergrund gebucht. Wenn Fehler auftreten, wird die

Rechnung gespeichert und muß in einem gesonderten

Arbeitsschritt nachbearbeitet werden.

Die Rechnungsinformationen werden per Datenfernübertragung

in das R/3-System gebracht; das System

versucht diese Rechnung zu buchen. Wenn dabei Fehler

auftreten, müssen die Rechnungen manuell bearbeitet

werden.

Sie erhalten keine Lieferantenrechnung, sondern buchen

die Rechnung selber auf Basis der Bestell- und

Wareneingangsinformationen.

8. Kreditorenbuchhaltung

Dieses Kapitel vermittelt Ihnen das notwendige Wissen über die Kreditorenbuchhaltung,

um den Einkaufsprozess abzuschließen. Die Kreditorenbuchhaltung ist

Teil des Finanzwesens und stellt u.a. die Verbindung zur Materialwirtschaft her. Sie

erfahren, wie die bei Buchung der Rechnung entstandenen offenen Posten ausgeglichen

werden können.

8.1. Überblick

Die Kreditorenbuchhaltung führt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller

Kreditoren. Darüber hinaus ist sie ein integraler Bestandteil des Einkaufssystems:

Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt. Aus den operativen

Vorgängen werden die Buchungen automatisch angestoßen. Das Cash Management

wird ebenfalls mit Werten aus Rechnungen versorgt, um so die Liquiditätsplanung zu

optimieren.

Verbindlichkeiten werden durch das Zahlungsprogramm reguliert. Dabei werden alle

gängigen Zahlwege (Schecks, Überweisungen etc.) in Formularform ebenso unterstützt

wie der elektronische Weg (Datenträgeraustausch mittels Diskette und Vorbereitung der

Datenfernübertragung). Die jeweiligen länderspezifischen Zahlverfahren sind ebenfalls

Bestandteil des Programms.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 31


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Bestehende Forderungen (z.B. Rückzahlung einer Gutschrift) können ggf. angemahnt

werden. Diese Funktion wird durch das Mahnprogramm unterstützt.

Die Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch

geführt, wobei je nach Vorgang (Verbindlichkeiten, Anzahlungen u.a.) unterschiedliche

Sachkonten fortgeschrieben werden. Für die Verfolgung der offenen Posten stehen

Ihnen Fälligkeitsvorausschauen und weitere Standardberichte zur Verfügung.

Im Schriftverkehr können Saldenbestätigungen, Kontoauszüge und andere Mitteilungen

individuell gestaltet werden. Zur Dokumentation der Vorgänge in der

Kreditorenbuchhaltung stehen Ihnen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibung und

andere Auswertungen zur Verfügung.

8.2. Ausgleich offener Posten

Offene Posten stellen unerledigte Vorgänge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlte

Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten geführt, bis sie bezahlt

wird.

Die offenen Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich

hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander

zugeordneten Posten muß also Null ergeben.

Abbildung 12: Ausgleich offener Posten (Quelle: SAP AG)

Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem

Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem

Debitorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklärt

gekennzeichnet.

Voraussetzung ist, daß das Konto, auf dem die Posten gebucht wurden, mit Offene-

Posten-Verwaltung geführt wird. Debitoren- und Kreditorenkonten unterliegen

automatisch dieser Verwaltung. Dadurch haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber,

welche Forderungen oder Verbindlichkeiten noch bestehen. Für Sachkonten müssen Sie

diese Option im Stammsatz festlegen. Beispielsweise sollten Bankunterkonten und

Verrechnungskonten mit Offene-Posten-Verwaltung versehen werden, da Sie über diese

Konten nachvollziehen wollen, ob Geschäftsvorgänge bereits abgeschlossen sind.

Durch die Offene-Posten-Verwaltung wird sichergestellt, daß alle Posten, die noch nicht

ausgeglichen wurden, im System verfügbar sind. Erst nachdem alle offenen Posten

eines Belegs ausgeglichen sind, kann ein Beleg archiviert werden.

32 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Ob ein Posten ausgeglichen ist, können Sie durch die Einzelpostenanzeige oder über die

Beleganzeige feststellen. Bei der Einzelpostenanzeige werden in der Standardvariante

für den Zeilenaufbau die letzten drei Stellen der Ausgleichsbelegnummer angezeigt. Die

Ausgleichsbelege werden Sie sich ansehen, wenn Sie feststellen wollen, wodurch

Posten ausgeglichen wurden.

9. Mögliche Szenarien beim Einkaufsprozess

Dieses zentrale Kapitel zeigt auf, wie unterschiedlich in der Praxis der externe

Beschaffungsvorgang ablaufen kann. Es werden drei typische Abläufe vorgestellt und

deren Einzelschritte beschrieben. Sie erfahren, welche Aktivitäten durchzuführen sind,

abhängig davon, ob das zu beschaffende Material schon bekannt ist und ob der

Lieferant ein neuer oder ein altbekannter Geschäftspartner ist.

In der unternehmerischen Praxis wird das Vorgehen bei der externen Beschaffung von

Materialien in den seltensten Fällen immer so idealtypisch ablaufen, wie es in Kap. 4.1

beschrieben wurde.

Vielmehr werden sich die möglichen Einkaufsszenarien je nach der Situation, in der

sich der zuständige Einkäufer gerade befindet, möglicherweise stark voneinander

unterscheiden.

Einflussfaktoren auf die Art des Einkaufsprozesses können z.B. sein:

• ist das zu beschaffende Material früher schon einmal beschafft worden, d.h. ist

es bekannt ?

• wird bei einem Lieferanten eingekauft, mit dem wir schon langwährende

Geschäftsbeziehungen pflegen, oder müssen wir uns nach einer neuen

Bezugsquelle umsehen ?

• liegen innerbetriebliche Richtlinien vor, nach denen der Einkaufsprozess

abzulaufen hat, z.B. Qualitätsmanagement-Richtlinien ?

Daher betrachten wir nun einige denkbare Konstellationen.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 33


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

9.1. Material und Lieferant bekannt

Wenn wir ein Material, das wir schon einmal beschafft haben und das daher auch in

unserem Materialstamm verzeichnet ist, bei einem Lieferanten bestellen, mit dem wir

schon länger Geschäftsbeziehungen unterhalten, könnte der daraus resultierende

Einkaufsprozess folgendermaßen aussehen:

1. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten L.

2. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang.

3. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.

4. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.

9.2. Material unbekannt, Lieferant bekannt

Wollen wir jedoch bei unserem Lieferanten ein neues, bisher noch nicht verwendetes

und daher auch noch nicht im Materialstamm angelegtes Material beziehen, müssen wir

den einen zusätzlichen Schritt ausführen:

1. Wir bringen wichtige Eigenschaften des neuen Materials X in Erfahrung und

legen mit diesem Wissen das Material in unserem Materialstamm an (s.a. Kap.

10 - Materialstamm).

2. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten L.

3. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang.

4. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.

5. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.

9.3. Material bekannt, Lieferant unbekannt

Tritt z.B. der Fall ein, dass unser langjähriger Lieferant L das Material X aufgrund von

Produktionsschwierigkeiten im Moment nicht liefern kann, bietet es sich an, folgenden

Weg einzuschlagen:

1. Wir richten einige Anfragen über den Bezug des Materials X an die Lieferanten

M und N, mit denen wir bisher keine geschäftlichen Beziehungen pflegen.

2. M und N schicken ihre Angebote an uns zurück.

3. Wir vergleichen diese Angebote hinsichtlich ihres Preises und wählen das

günstigste Angebot, z.B. von Lieferant N, aus.

4. Wir bringen einige wichtige Daten über N in Erfahrung und legen den

Lieferanten N dann in unserem Lieferantenstamm an (s.a. Kap. 11 -

34 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Lieferantenstamm). Handelt es sich, wie im Beispiel unterstellt, wirklich nur um

einen temporären Lieferengpass unseres Standardlieferanten L, und wollen wir

in Zukunft wieder bei L bestellen, würde es auch ausreichen, den Lieferanten N

als CpD-Lieferanten anzulegen, um unnötigen Datenerfassungsaufwand zu

vermeiden (s.a. Kap. 11.5 - CpD-Lieferanten).

6. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten N.

7. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang.

8. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.

9. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.

9.4. Langfristige Geschäftsbeziehungen zum Lieferanten

Pflegen wir schon sehr lange gute Geschäftsbeziehungen zu einem Lieferanten L und

wollen mit diesem eine Vereinbarung über die Lieferung von Materialien bzw. die

Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen innerhalb eines

bestimmten Zeitraums mit bestimmten Abnahmemengen oder –werten treffen, können

wir einen Rahmenvertrag mit L abschließen.

1. Wir schließen mit L einen Rahmenvertrag, wobei uns die Möglichkeiten

"Kontrakt (Mengenkontrakt, Wertkontrakt)" und "Lieferplan" offenstehen.

Entschließen wir uns z.B. für einen Wertkontrakt, vereinbaren wir die Abnahme

bestimmter Materialien in einer bestimmten Werthöhe.

2. Wird ein bestimmtes Material benötigt, schicken wir eine Bestellung an L.

3. Hierbei beziehen wir uns auf den Wertkontrakt. Bei der Beschaffung über

Kontrakt erhält der Lieferant einen Kontraktabruf, in dem die abzurufende

Menge und das Lieferdatum angegeben werden. Das heißt, es wird eine

Bestellung mit Bezug zu einem Kontrakt angelegt. Preis, Lieferantendaten,

Lieferbedingungen, Bezugsnebenkosten sowie für den Lieferanten relevante

Anweisungen werden automatisch aus dem Kontrakt übernommen.

10. Materialstamm

In diesem Kapitel wird die Bedeutung der Materialstammdaten deutlich. Neben der

Verwendung wird auch der Aufbau des Materialstamms erläutert, der eng mit dem

organisatorischen Aufbau des Unternehmens verknüpft ist. Sie erfahren, welche Daten

der Materialstamm enthält und aus welchen Sichten diese betrachtet werden können.

10.1. Verwendung des Materialstamms

Die Gesamtheit aller Informationen über sämtliche Materialien, die ein Unternehmen

beschafft, fertigt, lagert und verkauft, ist im Materialstamm abgelegt. Für das

Unternehmen stellt dieser die zentrale Quelle zum Abruf materialspezifischer Daten dar.

Der Materialstamm wird von sämtlichen Komponenten des SAP-Logistiksystems

genutzt.

Durch die Integration aller Materialdaten in einem einzigen Datenbankobjekt entfällt

das Problem der Datenredundanz. Die gespeicherten Daten können von allen Bereichen,

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 35


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

wie Einkauf, Bestandsführung, Disposition, Rechnungsprüfung usw., gemeinsam

genutzt werden (s.a. Kap. 10.4.1 - Fachbereichsdaten).

10.2. Nummerierung des Materialstamms

Für jedes Material, das Ihr Unternehmen verwendet, müssen Sie im Materialstamm

einen Materialstammsatz anlegen, der durch eine Materialnummer eindeutig

gekennzeichnet ist.

Je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen können Sie als Materialnummern

sprechende Schlüssel oder nichtsprechende Schlüssel vergeben. Aus diesem Grund gibt

es im R/3-System zwei verschiedene Arten der Nummernvergabe:

extern

Wenn Ihr Unternehmen sprechende - meist alphanumerische - Schlüssel verwendet,

geben Sie die gewünschte Zeichenfolge beim Anlegen des Materialstammsatzes als

Materialnummer ein. Bei externer Nummernvergabe können Sie in der Auswahl

möglicher Nummern, die Sie zuordnen können, beschränkt sein. Die Nummernvergabe

wird im Rahmen des Customizing gepflegt.

intern

Wenn Ihr Unternehmen nichtsprechende Schlüssel verwendet, geben Sie beim Anlegen

des Materialstammsatzes keine Materialnummer ein. Statt dessen vergibt das System

eine laufende Nummer. Diese Nummer sehen Sie beim Pflegen des

Materialstammsatzes.

10.3. Struktur des Materialstamms

Um den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Unternehmen gerecht zu

werden, ermöglicht das R/3-System eine flexible Gestaltung der Organisationsstruktur

(s.a. Kap. 3.1 - Organisationseinheiten). Selbstverständlich ist diese Flexibilität auch in

der Datenstruktur des Materialstamms abgebildet. Entsprechend sind die Materialdaten

verschiedenen Organisationsebenen zugeordnet.

Mandant

Allgemeine Materialdaten, die für das gesamte Unternehmen gelten, werden auf

Mandantenbasis gespeichert. Hierzu gehören u.a. die Warengruppe, die

Basismengeneinheit, die Materialkurztexte und Umrechnungsfaktoren für alternative

Mengeneinheiten. Ein weiteres Beispiel für allgemeine Daten sind Details über die

Konstruktion eines Materials (z.B. CAD-Zeichnungen) sowie Lagerbedingungen

(Temperaturbereich, Angaben darüber, ob es sich um explosives oder verderbliches

Material handelt etc.).

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SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Buchungskreis

Alle Daten, die in einen bestimmten Buchungskreis sowie den zugehörigen Werken und

Lagerorten gültig sind, werden auf Buchungskreisebene gespeichert. Hierzu gehören

z.B. Buchhaltungs- und Kalkulationsdaten (falls die Bewertung auf

Buchungskreisebene stattfindet).

Werk

Diese Ebene enthält die Daten, die für die einzelnen Betriebsstätten oder Abteilungen

innerhalb einer Firma relevant sind. So gehören die für den Einkauf wichtigen Daten

dieser Ebene an. Als Beispiel sind hier die Höchst- und Mindestbestellmenge eines

Materials und der Meldebestand zu nennen. Auf die Werksdaten greifen Sie über den

Werksschlüssel zu.

Lagerort

Diese Ebene enthält die speziell für einen Lagerort geltenden Daten. Zum Beispiel

werden die Bestände auf Lagerortebene geführt. Auf die Lagerortdaten greifen Sie über

Werks- und Lagerortschlüssel zu.

Diese Struktur der Daten erleichtert die Organisation von materialbezogenen

Informationen im gesamten Unternehmen. Sie verhindert die redundante Speicherung

von Materialdaten, wenn das gleiche Material in mehr als einem Werk verwendet oder

an mehr als einem Lagerort gelagert wird.

10.4. Daten im Materialstamm

10.4.1. Fachbereichsdaten

Da mehrere Abteilungen eines Unternehmens mit einem Material arbeiten und jede

Abteilung unterschiedliche Informationen zu dem Material verwendet, sind die Daten in

einem Materialstammsatz nach Fachbereichen gegliedert. Dies ist in der folgenden

Abbildung dargestellt:

Abbildung 13: Fachbereichsspezifische Sichten auf den Materialstamm (Quelle: SAP AG)

Jeder Fachbereich hat also seine eigene Sicht auf einen Materialstammsatz und ist für

die Richtigkeit seiner Daten verantwortlich.

Fachbereich Daten im Materialstamm Beispiele

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 37


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Arbeitsvorbereitung Daten zur Vorbereitung

der Fertigung,

insbesondere für die

Terminierung

Buchhaltung Bewertungs- und

kalkulationsspezifische

Informationen

Disposition Informationen zur

Materialbedarfsplanung

Einkauf Durch den Einkauf

bereitgestellte Daten für ein

Material

Fertigungshilfsmittel Informationen zum Material

bei der Verwendung als

Fertigungshilfsmittel

Grunddaten Allgemeine Daten, die von

allen Fachbereichen genutzt

werden können

Kalkulation Kalkulationsspezifische

Informationen

Klassifizierung Typische Daten zur

Klassifizierung des

Materials

Lagerung Informationen zur

Lagerabwicklung und

Lagerung des Materials

Lagerverwaltung Allg. Daten zur

Lagerverwaltung,

Informationen zu

Lagerungsstrategien etc.

Prognose Informationen zur

Vorhersage des

Materialbedarfs

Qualitätsmanagement Daten zum

Qualitätsmanagement:

Vertrieb Informationen zu

Kundenaufträgen und zur

Preisfindung

Toleranzdaten,

Eigenfertigungszeiten

Preissteuerung, Standardpreis oder

gleitender Durchschnittspreis,

Bewertungsklasse

Dispositionsmerkmal,

Sicherheitsbestand, geplante

Lieferzeit oder Fertigungszeit für

ein Material

die für das Material zuständige

Einkäufergruppe, zulässige Über-

und Unterlieferungstoleranzen,

Einkaufsbestelltext

Verwendung in bestimmten

Plantypen, Gruppierungsschlüssel,

Vorschlagswerte für Pläne und

Fertigungsaufträge

Daten zur

Dokumentenverwaltung,

Europäische Artikelnummer,

Abmessungen

Erzeugnis- oder Einzelkalkulation,

kalkulatorische Losgröße,

Vorschlagsdaten für die

Bewertung

Zuordnung zu einer oder

mehreren Klassen, Bewertung der

Merkmale, Standardklasse

Lagerbedingungen,

Verpackungsmaße

Daten zur Bestimmung des

Lagertyps für Ein- und

Auslagerung,

Ladehilfsmittelmengen

Prognosemodell,

Prognosezeitraum

technische Lieferbedingungen,

Zeugnis erforderlich oder nicht,

QM-Prüfdaten (eine Prüfart pro

Vorgang)

Produkthierarchie,

Kontierungsgruppe, Preismaterial,

Vertriebstext

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SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Tabelle 6: Fachbereichspezifische Daten im Materialstamm

10.4.2. Materialart

Materialien mit denselben Grundeigenschaften fassen Sie durch Zuordnung zu einer

gemeinsamen Materialart zusammen. Dies ermöglicht Ihnen, verschiedene Materialien

nach den Erfordernissen Ihres Unternehmens einheitlich zu verwalten. Die

nachfolgende Abbildung zeigt einige Materialarten.

Abbildung 14: Beispiele für Materialarten (Quelle: SAP AG)

Wenn Sie einen Materialstammsatz anlegen, müssen Sie das Material einer Materialart

zuordnen. Die Materialart legt bestimmte Eigenschaften des Materials fest und hat

wichtige Steuerungsfunktionen. So beeinflusst sie beispielsweise die Bildfolge und die

Feldauswahl in einem Materialstammsatz.

Beim Anlegen eines Materialstammsatzes legt die Materialart folgendes fest:

• ob das Material für einen bestimmten Zweck vorgesehen ist (z.B. als

konfigurierbares Material oder als Prozeßmaterial)

• ob die Materialnummer intern oder extern vergeben werden kann

• aus welchem Nummernkreisintervall die Materialnummer vergeben wird

• welche Bilder erscheinen, und in welcher Reihenfolge sie erscheinen

• welche Fachbereichsdaten eingegeben werden können

• welche Beschaffungsart das Material hat, d.h. ob das Material eigengefertigt

oder fremdbezogen wird, oder ob beides möglich ist

Zusammen mit dem Werk bestimmt die Materialart die Bestandsführungspflicht eines

Materials, d.h.

• ob Mengenveränderungen im Materialstammsatz fortgeschrieben werden

• ob Wertveränderungen auch auf den Bestandskonten der Finanzbuchhaltung

fortgeschrieben werden

Darüber hinaus ist von der Materialart abhängig, welche Konten bebucht werden, wenn

ein Material ins Lager geht oder das Lager verläßt.

Ihre Systemverwaltung stellt die Materialarten im Customizing des Materialstamms

unter Eigenschaften der Materialarten festlegen ein.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 39


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

10.4.3. Branche

Ebenso wie die Materialart hat auch die Branche Steuerungsfunktionen im R/3-System.

So beeinflußt sie beispielsweise die Bildfolge und die Feldauswahl in einem

Materialstammsatz. Die einem Material zugeordnete Branche ist nachträglich nicht

änderbar.

Abbildung 15: Beispiele für Branchen (Quelle: SAP AG)

Im Standardsystem gibt es folgende Branchen (das interne Kürzel der Branche steht in

Klammern):

• Anlagenbau (A)

• Chemie (C)

• Maschinenbau (M)

• Pharmazie (P)

Die übrigen Branchen werden in SAP Retail verwendet.

Im Customizing des Materialstamms unter Branchen definieren und branchenabhängige

Feldauswahl festlegen kann Ihre Systemverwaltung weitere Branchen festlegen.

10.4.4. Zusatzdaten

Neben den eben beschriebenen Hauptdaten enthält jedes Material auch noch eine ganze

Reihe sog. Zusatzdaten.

Materialkurztext

Dies ist ein kurzer Text, der das Material beschreibt. Den Materialkurztext können Sie

in beliebig vielen Sprachen erfassen; allerdings ist pro Sprache nur ein Text möglich.

Mengeneinheit

Im R/3-System wird zwischen folgenden Mengeneinheiten unterschieden:

Basismengeneinheit

Dies ist die Mengeneinheit, in der die Bestände eines Materials verwaltet werden. Alle

Mengen, die in einer anderen Mengeneinheit eingegeben wurden, rechnet das System in

die Basismengeneinheit um.

Alternativmengeneinheiten

Die einzelnen Fachbereiche können ihre eigenen Mengeneinheiten verwenden. So kann

z.B. der Einkauf eine andere Mengeneinheit verwenden als der Vertrieb oder die

Lagerverwaltung. Alle Mengeneinheiten mit Ausnahme der Basismengeneinheit werden

40 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

unter dem Sammelbegriff Alternativmengeneinheiten zusammengefaßt. Das R/3-

System unterstützt folgende Alternativmengeneinheiten:

Bestellmengeneinheit Diese ermöglicht die Bestellung eines Materials in einer

anderen Einheit als der Basismengeneinheit. Die

Bestellmengeneinheit wird in den Einkaufsfunktionen

automatisch vorgeschlagen und kann dort geändert werden.

Verkaufsmengeneinheit Diese ermöglicht den Verkauf eines Materials in einer anderen

Einheit als der Basismengeneinheit. Die Bestellmengeneinheit

wird im Kundenauftrag automatisch vorgeschlagen und kann

dort überschrieben werden.

Ausgabemengeneinheit Mengeneinheit, in der das Material vom Lager ausgegeben

wird. Diese ermöglicht es, Verbrauch, Umlagerungen,

Umbuchungen und Inventuren in einer anderen Einheit als der

Basismengeneinheit und der Lagermengeneinheit im System

zu führen.

LVS-Mengeneinheit Mengeneinheit, in der ein Material in der Lagerverwaltung

geführt wird. Für Bestandsführungszwecke rechnet das System

die in der LVS-Mengeneinheit eingegebenen Mengen in die

Basismengeneinheit um. Wenn z.B. ein Material

normalerweise in der Basismengeneinheit Stück verwaltet

wird, ein Karton jedoch mehrere tausend Stück enthält, kann

es sinnvoll sein, eine LVS-Mengeneinheit festzulegen, die für

die Zwecke der Lagerverwaltung besser geeignet ist.

Tabelle 7: Alternativmengeneinheiten

Abbildung 16: Verhältnis zwischen Basismengeneinheit und Alternativmengeneinheiten (Quelle: SAP AG)

Alle Materialdaten werden in der Basismengeneinheit fortgeschrieben. Diese Einheit

sollten Sie mit Bedacht wählen, denn Mengen können nur dann genau in einer

Alternativmengeneinheit ausgedrückt werden, wenn sie mit Dezimalstellen dargestellt

werden kann. Bei der Festlegung der Basismengeneinheit müssen Sie daher unbedingt

folgende Punkte beachten:

• Die Basismengeneinheit ist die Einheit, die die höchste erforderliche

Genauigkeit bietet.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 41


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

• Die Umrechnung einer Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit

sollte eine einfache Dezimalzahl (keine periodische Dezimalzahl) ergeben.

Eine Mengeneinheitengruppe enthält mehrere Alternativmengeneinheiten und deren

Umrechnungsfaktoren in die Basismengeneinheit. Mengeneinheitengruppen definieren

Sie im Customizing des Materialstamms unter Mengeneinheiten zu Gruppen

zusammenfassen. Bei der Erfassung von Alternativmengeneinheiten erspart Ihnen die

Angabe einer Mengeneinheitengruppe die zeitaufwendige Einzeleingabe von

Alternativmengeneinheiten.

Alle Mengen, die Sie in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit eingeben,

rechnet das System automatisch in die Basismengeneinheit um. Hierzu nutzt das System

eine zentrale Umrechnungstabelle. Wenn Sie Einheiten verwenden, die nicht in dieser

Tabelle enthalten sind, müssen Sie den Faktor zur Umrechnung der

Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit im Materialstammsatz angeben.

Dies nehmen Sie in der Regel bei der Eingabe der Alternativmengeneinheit(en) vor.

42 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

11. Lieferantenstamm

Nach Lesen dieses Kapitels wissen Sie, wozu der Lieferantenstamm verwendet wird, wie

er strukturiert ist und wie er mit dem Rechnungswesen verbunden ist. Außerdem

erfahren Sie, was ein CpD-Lieferant ist und wie das allgemeine Geschäftspartner-

Modell des R/3-Systems aussieht, das sowohl für Lieferanten als auch für Kunden gültig

ist.

11.1. Verwendung des Lieferantenstamms

Der Lieferantenstamm enthält Informationen über die Lieferanten eines Unternehmens.

Diese Informationen sind in einzelnen Lieferantenstammsätzen abgelegt. Neben Name

und Anschrift des Lieferanten umfaßt ein Lieferantenstammsatz Angaben über

• die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Währung

• Zahlungsbedingungen

• Namen wichtiger Kontaktpersonen (VerkäuferIn)

Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäftspartner des

Unternehmens gilt, enthält der Lieferantenstammsatz auch buchhalterische Daten, wie

z.B. das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung. Der Lieferantenstammsatz wird deshalb

von der Buchhaltung und vom Einkauf gepflegt. Die Buchhaltungsdaten zu einem

Lieferanten müssen bereitgestellt werden, bevor Sie Rechnungen des Lieferanten zur

Zahlung im System erfassen können.

11.2. Kontengruppe

Wenn Sie einen Lieferantenstammsatz anlegen, müssen Sie eine Kontengruppe

angeben. Die Kontengruppe bestimmt

• die Art der Nummernvergabe

• den Nummernbereich, aus dem die Kontonummer zu vergeben ist, mit der das

System den Lieferanten identifiziert

• ob es sich um CpD-Lieferanten handelt

• welche Felder auf dem Bildschirm vorhanden sind und ob sie ausgefüllt werden

können oder müssen

• welche Datenhaltungsebenen unterhalb der Einkaufsorganisation erlaubt sind

(z.B. Lieferantenteilsortiment)

• welche Partnerschemata gültig sind

Wenn der Lieferantenstammsatz angelegt ist, kann die Kontengruppe nicht mehr

geändert werden. Nur in Ausnahmefällen kann die Systemverwaltung sie ändern. Dies

kann z.B. beim Einsatz einer weiteren Anwendung erforderlich sein. Dann können

Felder, die zuvor beim Anlegen ausgeblendet waren, beim Ändern des Stammsatzes

eingabebereit sein.

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

11.3. Nummerierung des Lieferantenstamms

Jeder Lieferantenstammsatz erhält eine eindeutige Nummer (die Kontonummer des

Lieferanten für die Buchhaltung). Diese Nummer benötigen Sie, um den Stammsatz

aufzurufen oder Bestellungen zu erfassen.

Die Nummer kann intern oder extern vergeben werden. Intern heißt, daß das System sie

vergibt; extern bedeutet, daß Sie selbst beim Anlegen eine Nummer vergeben. Bei der

externen Nummernvergabe sind auch alphanumerische Nummern zugelassen.

Die Art der Nummernvergabe und der Nummernbereich werden über die Kontengruppe

bestimmt, die Sie beim Anlegen des Stammsatzes angeben müssen.

Das System gewährleistet, daß die Nummern immer eindeutig sind. Bei der internen

Vergabe wählt das System fortlaufende Nummern aus dem entsprechenden

Nummernbereich. Bei der externen Vergabe verhindert es, daß eine bereits verwendete

Nummer erneut vergeben wird.

Ein Lieferant hat in allen Buchungskreisen dieselbe Nummer (= Kreditorenkontonummer).

11.4. Struktur des Lieferantenstamms

Wie der Materialstamm (s.a. 10.3 Struktur des Materialstamms) werden auch die

Stammdaten Ihrer Lieferanten entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens

gespeichert. Ein Lieferanten-Stammsatz besteht aus drei Datenbereichen:

Allgemeine Daten Dies sind Daten, die für jeden Buchungskreis innerhalb

Ihres Unternehmens gleichermaßen gelten. Hierzu gehören

beispielsweise die Anschrift, die Sprache, in der Sie mit

dem Lieferanten kommunizieren, die Telefonverbindung

etc.

Buchungskreisdaten Auf Buchungskreisebene werden zahlreiche Informationen

der Buchhaltung geführt. Dazu gehören z.B. die

Zahlungsverkehrsdaten, die Nummer des Abstimmkontos

etc.

Einkaufsorganisationsdaten

Tabelle 8: Struktur des Lieferantenstamms

Abbildung 17: Struktur des Lieferantenstamms (Quelle: SAP AG)

Einkaufsdaten werden pro Einkaufsorganisation geführt. Es

handelt sich dabei um Daten, die für den Einkauf Ihres

Unternehmens wichtig sind, z.B. Ansprechpartner,

Lieferkonditionen etc.

11.5. CpD-Lieferanten

Für Lieferanten, von denen Sie nur einmal oder selten Material beziehen, können Sie

spezielle Stammsätze anlegen, sogenannte CpD-Lieferantenstammsätze.

44 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Wenn Sie z.B. ausnahmsweise von einem anderen Lieferanten Waren beschaffen, da Ihr

Hauptlieferant nicht liefern kann, dann legen Sie die Lieferantendaten im CpD-

Lieferantenstammsatz ab.

Im Unterschied zu anderen Stammsätzen wird ein CpD-Stammsatz für mehrere

Lieferanten benutzt, um nicht unnötig viele Stammsätze anlegen zu müssen. Deshalb

dürfen Sie im Stammsatz für CpD-Lieferanten keine lieferantenspezifischen Daten

speichern. Beim Anlegen eines Einkaufsbelegs mit einem CpD-Lieferanten verzweigt

das System automatisch auf ein Stammdatenbild. Dort geben Sie die spezifischen Daten

wie Name, Anschrift oder Bankverbindung des Lieferanten ein. Sie werden gesondert

innerhalb des Belegs gespeichert.

CpD-Stammsätze werden wie alle anderen Stammsätze angezeigt, gesperrt oder

gelöscht.

11.6. Geschäftspartner und Partnerrollen

11.6.1. Geschäftspartner

Geschäftspartner sind juristische oder natürliche Personen, mit denen Ihre Firma

geschäftliche Beziehungen unterhält. Die folgenden Arten von Geschäftspartnern sind

im R/3-System definiert:

• Partnerart Kunde (Debitor):

Ein Kunde ist ein Geschäftspartner, mit dem Produkte und Dienstleistungen

ausgetauscht werden. Im R/3-System sind zwei Arten von Kunden definiert:

- interne Kunden (eigene Betriebe)

- externe Kunden

• Partnerart Lieferant (Kreditor):

Ein Lieferant ist ein Geschäftspartner, von dem Waren und Dienstleistungen

beschafft werden können. Im R/3-System sind zwei Arten von Lieferanten

definiert:

- interne Lieferanten. In der Regel werden nur Verteilzentren als interne

Lieferanten gepflegt.

- externe Lieferanten

Externe Lieferanten werden in der Regel unter den Unternehmen, die Ware und

Dienstleistungen auf dem Markt anbieten, mit Hilfe von Einkaufsrichtlinien aus

der Einkaufsabteilung ausgewählt und gelistet.

• andere Partnerarten:

Ein Ansprechpartner ist ein Beispiel für einen weiteren Geschäftspartner im R/3-

System.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 45


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Abbildung 18: Arten von Geschäftspartnern (Quelle: SAP AG)

Daten zu Geschäftspartnern werden in Stammsätzen abgelegt. Das System schlägt diese

Daten bei den verschiedenen Geschäftsvorfällen (z.B. bei der Erstellung von

Kundenaufträgen oder Bestellungen) in den entsprechenden Feldern vor.

Da ein Kunde (Debitor) in der Buchhaltung zugleich als debitorischer Geschäftspartner

der Firma gilt, wird der Kundenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als auch im

Vertrieb verwendet.

Ein Lieferant (Kreditor) gilt analog dazu in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer

Geschäftspartner. Daher wird der Lieferantenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als

auch im Einkauf verwendet.

Da jeder Betrieb aus Sicht der Belieferung ein Kunde ist, besitzt er ebenfalls einen

Kundenstammsatz. Betriebe verwenden Bestellungen, um Ware von externen

Lieferanten zu bestellen. Ein Verteilzentrum ist ein Betrieb, der zugleich ein interner

Lieferant ist, da es auch eine Versorgungseinheit für andere Betriebe darstellt.

Ein Geschäftspartner kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein, z.B. wenn Ihr Kunde

Ihnen auch Ware liefert oder wenn ein Lieferant gleichzeitig Kunde ist. In diesem Fall

muß für den Geschäftspartner sowohl ein Kundenstammsatz als auch ein

Lieferantenstammsatz angelegt werden. Die Verbindung zwischen den Stammsätzen

legen Sie fest, indem Sie im Kundenstammsatz die Nummer des Lieferanten und im

Lieferantenstammsatz die Nummer des Kunden erfassen.

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SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

11.6.2. Partnerrollen

Geschäftspartner übernehmen in bezug auf Ihre Firma verschiedene Rollen, die als

Partnerrollen bezeichnet werden. Mit Hilfe von Partnerrollen werden die Rechte und

Pflichten festgelegt, die jeder Partner bei der Abwicklung eines Geschäftsvorfalls hat.

Hier sind einige Beispiele für Partnerrollen, die im Standardsystem von R/3 definiert

sind:

Partnerrollen für die Partnerart Kunde

Auftraggeber enthält Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einem

Verkaufsbüro oder zu einer gültigen Preisliste

Warenempfänger enthält Daten für den Versand, z.B. die Abladestelle und die

Warenannahmezeiten

Rechnungsempfänger enthält die Anschrift und Daten für den Dokumentendruck

sowie den elektronischen Datenaustausch

Regulierer enthält Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und die

Kontoverbindung

Tabelle 9: Partnerrollen für Kunden

Partnerrollen für die Partnerart Lieferant

Bestelladresse

Warenlieferant

Rechnungssteller

abweichender

Zahlungsempfänger

Tabelle 10: Partnerrollen für Lieferanten

Kreditor, der eine Zahlung erhält und nicht identisch ist mit

dem Kreditor, gegen den die Verbindlichkeit besteht (z.B.

Abtretungen).

Partnerrollen für andere Partnerarten, z.B. Personal (HR-Stammsätze)

zuständiger Mitarbeiter Sie können diese Partnerrolle z.B. verwenden, um einen

Einkäufer innerhalb Ihrer Firma einem Lieferanten

zuzuordnen.

Tabelle 11: Partnerrollen für andere Partnerarten

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 47


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Abbildung 19: Partnerrollen (Quelle: SAP AG)

11.7. FI-Kopplung des Lieferanten

Der Lieferantenstammsatz enthält Daten, die den Buchungsvorgang und die

Verarbeitung der Buchungsdaten steuern. Zusätzlich legen Sie alle Daten im

Kreditorenstammsatz ab, die Sie für die Geschäftsverbindung zum Kreditor benötigen.

Der Stammsatz wird sowohl von der Buchhaltung als auch von der Materialwirtschaft

(MM) Ihres Unternehmens benutzt. Die zentrale Speicherung der

Kreditorenstammdaten und die gemeinsame Nutzung haben für Sie den Vorteil, daß Sie

Daten nicht mehrfach eingeben müssen. Durch die zentrale Verwaltung der Stammdaten

werden außerdem unterschiedliche Datenstände vermieden. Wenn sich beispielsweise

die Adresse Ihres Kreditors geändert hat, müssen Sie diese Änderung nur einmal

erfassen, und sowohl die Buchhaltung als auch die Einkaufsabteilung arbeitet mit den

aktuellen Daten.

Im Kreditorenstammsatz sind beispielsweise enthalten:

• Name, Adresse, Sprache und Telefonnummer des Kreditors

• Steuernummern

• Bankverbindungen

• Kontosteuerungsdaten, wie z.B. die Nummer des Abstimmkontos in der

Hauptbuchhaltung

• Vereinbarte Zahlwege und Zahlungsbedingungen

• Einkaufsdaten

Organisation der FI-Daten des Lieferanten

Damit trotz des gemeinsamen Stammsatzes jeder Buchungskreis und jede

Einkaufsorganisation eigene Daten über die Geschäftsbeziehung zum Kreditor

speichern kann, wurde der Stammsatz in folgende Bereiche unterteilt:

48 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Abbildung 20: FI-Daten von Lieferanten (Quelle: SAP AG)

Abstimmkonto

Im SAP-System werden Buchungen in der Nebenbuchhaltung im Hauptbuch

mitgebucht. Im Hauptbuch werden für jede Nebenbuchhaltung ein oder mehrere

Abstimmkonten geführt. Damit ist gewährleistet, daß der Saldo der Sachkonten immer

Null ergibt. Dies ist eine Voraussetzung dafür, daß jederzeit eine Bilanz erstellt werden

kann. Summen aus der Nebenbuchhaltung müssen vor der Bilanzerstellung nicht mehr

in die Hauptbuchhaltung übernommen werden.

Abbildung 21: Abstimmkonto (Quelle: SAP AG)

In jedem Kreditorenstammsatz ist ein Abstimmkonto anzugeben. Über das

Abstimmkonto werden einige Vorgaben getroffen:

• Über das Abstimmkonto können Sie die Bildschirmbilder für das Buchen auf

Kreditorenkonten gestalten. Sie können beispielsweise die Felder für die

Erfassung von Kurssicherungsgeschäften bei Fremdwährung über das

Abstimmkonto ausblenden, wenn solche Geschäfte nicht vorkommen.

• Über das Abstimmkonto bestimmen Sie ferner, mit welchen Währungen auf die

zugehörigen Kreditorenkonten gebucht werden kann.

12. Einkaufsstammdaten

In diesem Kapitel lernen Sie nach dem Material- und Lieferantenstamm weitere

Einkaufsstammdaten kennen, insbesondere Einkaufsinfosätze und das Orderbuch.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 49


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Außerdem erfahren Sie, wie mit Hilfe der Konditionstechnik Preise ermittelt werden

können.

12.1. Überblick über die Einkaufsstammdaten

Die Einkaufsabwicklung wird durch die folgenden zusätzlichen Arten von Stammdaten

unterstützt:

• Einkaufsinfosatz

• Orderbuch

• Quotierung

• Konditionen

• Lieferantenbeurteilung

Einkaufsinfosatz

Infosatz ist die Kurzfassung des Begriffs Informations-Datensatz. Der

Infosatz bietet komprimierte Informationen zu einem Lieferanten und

einem Material, das Sie von dem betreffenden Lieferanten bereits

beziehen. Auf diese Weise stellt der Infosatz die Beziehung zwischen

einem Material und dem entsprechenden Lieferanten her. Der Infosatz

gibt beispielsweise Auskunft darüber, in welcher Bestellmengeneinheit

bei dem Lieferanten bestellt wird oder die Mahnstufen. Ferner

gehen aus dem Infosatz Preisänderungen für das betreffende Material

hervor. Anhand derartiger Informationen lassen sich Angebote

leichter bewerten, und der Prozeß der Angebotsauswahl wird

vereinfacht. Infosätze werden bei Bestellung eines Materials

automatisch angelegt. Das Anlegen, Ändern und Löschen von

Infosätzen durch den Benutzer ist ebenfalls möglich.

Orderbuch Im Orderbuch sind die möglichen Bezugsquellen für ein Material,

gültig innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums, verzeichnet. Dem

Orderbuch ist zu entnehmen, innerhalb welches Zeitraums ein

Material von einem bestimmten Lieferanten bezogen oder von einem

Kontrakt abgerufen werden kann. Das Orderbuch unterstützt den

Benutzer bei der Klärung der Frage: Welche Lieferanten (interne oder

externe) können ein bestimmtes Material zu einem bestimmten Zeitpunkt

liefern? Es dient außerdem zur automatischen Auswahl von

Lieferanten für ein Material.

Quotierung Eine Quotierung ist ein Mechanismus, der für ein Material berechnet,

welche Bezugsquelle einem anfallenden Bedarf zugeordnet wird. Sie

können dadurch ermitteln, welche Bezugsquelle zu einem bestimmten

Zeitpunkt für eine Bestellanforderung gilt. Durch das Festsetzen von

Quoten besteht die Möglichkeit, Bedarfe automatisch auf verschiedene

Bezugsquellen zu verteilen.

Zeitabhängige

Konditionen

Dies sind Konditionen, die zentral festgelegt werden und für

Bestellungen ausschlaggebend sind. Auf der Basis der zeitabhängigen

Konditionen erfolgt die Ermittlung des effektiven Preises.

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SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Lieferantenbeurteilung

Tabelle 12: Einkaufsstammdaten

12.2. Einkaufsinfosätze

Die Lieferantenbeurteilung bietet Ihnen eine Entscheidungsgrundlage

zur Auswahl und Kontrolle von Lieferanten. Anhand bestimmter

Kriterien wird für den Lieferanten eine Gesamtnote vergeben.

12.2.1. Definition

Einkaufsinfosätze dienen als Informationsquelle für den Einkauf. Der Einkaufsinfosatz

(auch als Infosatz bezeichnet) enthält Daten zu einem bestimmten Material und

Lieferanten des Materials. Zum Beispiel ist der aktuelle Lieferantenpreis im Infosatz

abgelegt.

Dadurch hat der Einkäufer jederzeit die Möglichkeit, folgendes festzustellen:

• Welche Materialien hat ein bestimmter Lieferant bisher angeboten oder

geliefert?

• Welche Lieferanten haben ein bestimmtes Material angeboten oder geliefert?

12.2.2. Inhalt

Der Einkaufsinfosatz enthält z.B.

• die aktuellen Preise und Konditionen für die zuständige Einkaufsorganisation

bzw. das zuständige Werk

• die Nummer der letzten Bestellung

• die Toleranzgrenzen für Über- bzw. Unterlieferungen

• die Planlieferzeit des Lieferanten für das Material (Zeit, die der Lieferant

benötigt, um das Material zu liefern)

• Lieferantenbeurteilungsdaten

• ein Kennzeichen, ob der Lieferant als Regellieferant für das Material gilt

• das Teilsortiment des Lieferanten, zu dem das Material gehört

• das Zeitintervall, in dem der Lieferant das Material liefern kann

Der Infosatz enthält Angebots- und Bestelldaten. Die Daten im Infosatz (z.B. Preise)

werden auch als Vorschlagsdaten für Bestellungen verwendet.

Sie können z.B. die derzeitigen und zukünftigen Angebotskonditionen (Rabatte,

Fixkosten etc.) im Infosatz ablegen, um sie in Bestellungen übernehmen zu können.

Darüber hinaus können Sie die Konditionen des Lieferanten direkt im Infosatz pflegen.

12.2.3. Organisationsebenen

Ein Infosatz kann auf folgenden Organisationsebenen gelten:

für eine Einkaufsorganisation

für ein Werk

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

12.2.4. Beschaffungsarten bei Infosätzen

Normal Ein Normalinfosatz enthält Informationen für Normalbestellungen.

Die Infosätze können für Materialien und Leistungen mit und ohne

Stammsatz angelegt werden.

Lohnbearbeitung Ein Lohnbearbeitungsinfosatz enthält Bestellinformationen über

Lohnbearbeitungsbestellungen. Wenn Sie beispielsweise die Montage

einer Komponente von einem Lieferanten in Lohnbearbeitung

ausführen ließen, dann würde der Lohnbearbeitungsinfosatz den Preis

des Lieferanten für die Montage enthalten.

Pipeline Ein Pipeline-Infosatz enthält Informationen zu einem Material des

Lieferanten, das über Pipeline beschafft wird (Öl), über Rohrleitung

(Wasser) oder aus anderen Leitungen (Strom). Der Infosatz enthält

den Preis des Lieferanten für die Entnahme. Sie können

Entnahmepreise für verschiedene Gültigkeitszeiträume hinterlegen.

Konsignation Ein Konsignationsinfosatz enthält Informationen zu einem Material,

das der Lieferant auf seine Kosten beim Besteller bereithält. Der

Infosatz enthält den Preis des Lieferanten für die Entnahme aus dem

Konsignationsbestand. Sie können Entnahmepreise wie beim

Pipeline-Infosatz für verschiedene Gültigkeitszeiträume hinterlegen.

Tabelle 13: Beschaffungsarten bei Einkaufsinfosätzen

12.2.5. Bestellpreisentwicklung

Die Bestellpreisentwicklung ist die Aneinanderreihung von Preisen eines Lieferanten

für ein Material oder eine Dienstleistung über einen bestimmten Zeitraum, der sich bis

zur Gegenwart erstreckt.

In der Bestellpreisentwicklung werden die unterschiedlichen Preise für ein Material bei

einem Lieferanten protokolliert.

52 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

12.2.6. Texte im Infosatz

Im Infosatz gibt es folgende Textarten:

• Infonotiz: Ein interner Vermerk, der in die Bestellposition übernommen wird.

Die Infonotiz wird nicht ausgedruckt.

• Bestelltext im Infosatz: Dieser Text dient zur Beschreibung der Bestellposition

und entspricht dem Einkaufsbestelltext im Materialstammsatz. Er wird in die

Bestellposition übernommen und ausgedruckt.

• Kurztext: Für Material, das über einen Materialstammsatz verfügt, wird der

Kurztext aus dem Materialstammsatz direkt in die Bestellung bzw. den

Rahmenvertrag übernommen.

12.2.7. Infobestelltext und Einkaufsbestelltext

Für einen Infosatz mit Bezug auf einen Materialstammsatz können Sie pro

Einkaufsorganisation festlegen, ob

• nur der Infobestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und gedruckt werden soll.

(Setzen Sie hierzu das Kennzeichen Kein MText in den

Einkaufsorganisationsdaten des Infosatzes.)

oder

• der Infobestelltext und der Einkaufsbestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und

ausgedruckt werden sollen.

Beide Texte werden angezeigt und ausgedruckt, wenn das Kennzeichen Kein MText

nicht gesetzt ist.

12.2.8. InfoUpdate-Kennzeichen

Beim Anlegen bzw. Ändern von Angeboten, Lieferplänen, Kontrakten und

Bestellungen können Sie über das Feld InfoUpdate festlegen, daß der Infosatz angelegt

bzw. aktualisiert werden soll.

12.3. Preisfindung mit Hilfe der Konditionstechnik

12.3.1. Preisfindung

Sie verwenden die Preisfindung, um die Berechnung von Preisen (zur externen

Verwendung durch Kunden oder Vertriebsmitarbeiter) und Kosten (für interne Zwecke,

wie die der Kostenrechnung) durchzuführen. Konditionen stellen eine Reihe von

Bedingungen dar, die bei der Kalkulation eines Preises zur Geltung kommen. Wenn

beispielsweise ein bestimmter Kunde an einem bestimmten Tag eine bestimmte Menge

eines Produktes bestellt, so bestimmen die variablen Faktoren - Kunde, Produkt,

Bestellmenge, Datum - den Endpreis für den Kunden. Die Informationen über alle diese

variablen Faktoren werden im System als Stammdaten in Form von Konditionssätzen

abgelegt.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 53


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12.3.2. Konditionstechnik

Ablauf

Der Begriff Konditionstechnik bezieht sich auf die Methode, mit der das System aus

den in Konditionssätzen abgelegten Informationen Preise ermittelt. Die Standardversion

des R/3-Systems von SAP enthält vordefinierte Elemente für routinemäßige

Preisfindungstätigkeiten. Beispielsweise gehören zum Standardsystem Konditionsarten

für grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- und Materialabschläge

sowie Zuschläge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Für jedes Element können Sie

die Standardversion verwenden oder völlig neue Definitionen anlegen, um den

betriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Die

Abfolge von Aktivitäten sieht normalerweise wie folgt aus:

1. Definition von Konditionsarten für alle Preiselemente (Preise, Zu- und

Abschläge), die in Ihren täglichen Geschäftsvorfällen vorkommen.

2. Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie für jede Konditionsart

Konditionssätze ablegen und zurückholen können.

3. Definition der Zugriffsfolgen, mittels derer das System die gültigen

Konditionssätze auffinden kann.

4. Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb von

Kalkulationsschemata.

Der Ablauf der Preisfindung im Einkauf verhält sich analog zu dem im Modul Vertrieb

(SD) (s.a. Kap. 21 - Einführung in die Konditionstechnik).

13. Rahmenverträge

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie längerfristige Geschäftsverbindungen mittels

Kontrakten und Lieferplänen abgebildet werden können. Sie lernen deren

Einsatzmöglichkeiten und Struktur kennen.

Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung zwischen einer Einkaufsorganisation

und einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien oder die

Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen in einem bestimmten

Zeitraum.

Es gibt folgende Rahmenverträge:

• Kontrakte

- Zentralkontrakte

- Verteilte Kontrakte

• Lieferpläne

- Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt

54 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Entsprechend anderen Einkaufsbelegen besteht der Rahmenvertrag aus folgenden

Elementen:

• Belegkopf: Die hier enthaltenen Informationen beziehen sich auf den gesamten

Vertrag. So sind z.B. die Lieferantendaten und Kopfkonditionen Bestandteil des

Belegkopfs.

• Positionen: Dieser Teil des Belegs enthält die für die betreffende Ware oder

Dienstleistung spezifischen Daten, z.B.:

- Statistik über Bestellaktivitäten zu der Position

- Menge oder Preis der Position

- Konditionen wie mengenabhängige Zuschläge und Rabatte

13.1. Kontrakte

Ein Kontrakt ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien oder Dienstleistungen

innerhalb eines bestimmten Zeitraums bei Bedarf abgerufen werden.

13.1.1. Struktur

Der Kontrakt besteht aus Positionen, die die einzelnen Materialien oder Warengruppen

bzw. Dienstleistungen mit Preisen - und ggf. Mengen - angeben.

Einer Position ist ein Positionstyp zugeordnet, der die Art der Beschaffung bestimmt,

z.B. Positionstyp K für Konsignation oder L für Lohnbearbeitung.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.

Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die

Menge fest. Dienstleistungen können auf der Ebene der Position oder der Leistungszeile

abgerufen werden.

Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-

Objekte verteilt werden.

Die Abrufe von einem Kontrakt werden in der Abrufdokumentation protokolliert.

Folgende Kontrakte werden unterschieden:

Mengenkontrakte

Wertkontrakte

Tabelle 14: Kontraktarten

Diese Kontraktart wählen Sie, wenn die innerhalb der Vertragsdauer zu

bestellende Gesamtmenge feststeht. Der Kontrakt gilt als erfüllt, wenn

infolge von Kontraktabrufen eine vereinbarte Menge erreicht ist.

Diese Kontraktart wählen Sie, wenn der Gesamtwert sämtlicher

Kontraktabrufe einen bestimmten Betrag nicht überschreiten soll. Der

Kontrakt gilt als erfüllt, wenn infolge von Kontraktabrufen ein vereinbarter

Wert erreicht ist.

Sie können auch konzernweite Kontrakte mit Ihren Lieferanten vereinbaren. Diese

gelten für alle Werke und Buchungskreise innerhalb eines Mandanten (Zentralkontrakt).

Mit einer Bestellung wird ein bestimmtes Material bzw. eine Dienstleistung in einer

bestimmten Menge zu einem Termin abgerufen.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 55


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

13.2. Lieferpläne

Ein Lieferplan ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien zu festgelegten Terminen

innerhalb eines Zeitraums beschafft werden.

13.2.1. Struktur

Ein Lieferplan besteht aus Positionen, für die jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist.

Es gibt folgende Beschaffungsarten:

• Normal

• Lohnbearbeitung

• Konsignation

• Umlagerung

Die in der Lieferplanposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material kann

in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehörigen Lieferterminen

untergliedert werden.

Für Lieferplanpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden

Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.

Konditionen können für den gesamten Lieferplan gelten. Für das zu liefernde Material

sind Konditionen auf Positionsebene aufgeführt.

Mit Lieferplanabrufen wird der Lieferant benachrichtigt, das Material an den in den

Einteilungen aufgeführten Terminen zu liefern.

Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-

Objekte verteilt werden.

Mit Bestätigungen kann der Lieferant der Einkaufsorganisation Liefertermine zusagen

bzw. Abweichungen davon mitteilen.

Sie können bei Lieferplänen ohne oder mit Abrufdokumentation arbeiten. Dies wird

über die Belegart gesteuert. Das Arbeiten mit dieser Dokumentation hat den Vorteil, daß

Sie die an einen Lieferanten übermittelten gültigen Abrufe innerhalb eines Zeitraums

jederzeit anzeigen können.

• mit Abrufdokumentation (im Standard Belegart LPA): Die Einteilungen haben

internen Charakter, d.h. Sie können sie beliebig ändern. Erst wenn Sie explizit

einen Abruf, d.h. einen Lieferabruf (LAB) oder Feinabruf (FAB) anlegen,

werden die Einteilungen an den Lieferanten übermittelt. Mit der


Abrufdokumentation können Sie die an einen Lieferanten übermittelten Abrufe

innerhalb eines Zeitraums jederzeit anzeigen und so nachvollziehen, wann genau

Sie welche Information an den Lieferanten geschickt haben.

ohne Abrufdokumentation (im Standard Belegart LP): Die Einteilungen haben

offiziellen Charakter, d.h. sowie Sie die Einteilungen sichern, werden sie als

Abruf an den Lieferanten übermittelt. Die Abrufe werden nicht im System

dokumentiert.

13.2.2. Einsatzmöglichkeiten

Das Arbeiten mit Lieferplan bedeutet weniger Bearbeitungszeit und Papiervorgänge in

Ihrem Unternehmen, da eine Lieferplaneinteilung eine Vielzahl von Bestellungen oder

Kontraktabrufen ersetzen kann.

56 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Sie müssen nur geringe Lagerbestände vorhalten, da durch die Vorgabe des genauen

Lieferzeitpunkts Just-in-time-Lieferungen (JIT) möglich sind.

Ihre Lieferanten benötigen kürzere Vorlaufzeiten, da nicht die Gesamtbestellmenge des

Lieferplans durch eine einzige Lieferung bereitgestellt werden muß, sondern - den

Einteilungen entsprechend - jeweils kleinere Mengen.

Bei Massengeschäft mit hohem Wiederholungsgrad (Serienfertigung) ist es wünschenswert,

daß automatisch Abrufe von Lieferplänen erstellt werden. Im SAP-System können

Sie dazu die Anwendungskomponente PP- Bedarfsplanung nutzen.

13.2.3. Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt

Mit dieser Funktion können Sie die Vorteile der Beschaffung mit Lieferplan mit denen

der Beschaffung mit Zentralkontrakt verbinden.

Lieferpläne bieten den Vorteil, in Verbindung mit der Disposition die benötigten

Materialien "just in time" zu beschaffen. Dazu werden Lieferabrufe (LAB) und

Feinabrufe (FAB) genutzt. Die genauen Mengen und Termine der Abrufe orientieren

sich direkt an der Bedarfssituation des Werks (dezentral).

Zentralkontrakte werden dagegen von einer strategischen Einkaufsorganisation

(Referenzeinkaufsorganisation) für den gesamten Konzern ausgehandelt (zentral).

Dadurch werden i.d.R. besonders vorteilhafte Konditionen erzielt.

Mit Abrufen von einem Zentralkontrakt können diese Konditionen der

Referenzeinkaufsorganisation von allen anderen Einkaufsorganisationen genutzt

werden.

Damit Sie den Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt nutzen können, muß

• der Lieferplan zeitabhängige Konditionen haben

• der Kontrakt ein Zentralkontrakt sein

14. BANFen und Bezugsquellenermittlung

Ziel dieses Kapitels ist, Ihnen Bedeutung und Struktur von Bestellanforderungen zu

erläutern. Sie lernen den Mechanismus der automatischen Bezugsquellenermittlung

kennen, mit dessen Hilfe für einen aufgetretenen Bedarf schnell der geeignete Lieferant

gefunden werden kann. Dazu lernen Sie die benötigte Datengrundlage und den Ablauf

kennen.

14.1. BANF

Die Bestellanforderung (Banf) ist die Aufforderung an den Einkauf, Materialien oder

Dienstleistungen in vorgegebener Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.

Bestellanforderungen werden manuell (über Vorlage) in der anfordernden Abtei-lung

erfasst (= direktes Anlegen einer BANF) oder automatisch von anderen Komponenten

erzeugt (= indirektes Anlegen einer BANF). Bestellanforderungen können indirekt

erstellt werden über:

• Disposition

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

• Fertigungsaufträge

• Instandhaltungsaufträge

• Netzpläne.

14.1.1. Struktur

Eine Bestellanforderung besteht aus Positionen, für die jeweils eine Beschaffungsart

festgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten:

• Normal

• Lohnbearbeitung

• Konsignation

• Umlagerung

• Dienstleistung

Die Position enthält die Menge und den Termin des zu liefernden Materials bzw. die

Menge der zu erbringenden Dienstleistung.

Für Positionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden

Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.

Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.

Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die

bestellte Menge und den Termin fest. Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert

werden können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben.

Wenn Dienstleistungen von Kontrakten angefordert werden, kann die

Bestellanforderungsposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt

enthalten.

Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-

Objekte verteilt werden.

Eine Bestellanforderung kann durch Bestellungen oder Rahmenverträge erfüllt werden.

Sie ist ein interner Beleg, der keine Verwendung außerhalb des Unternehmens findet.

14.2. Bezugsquellenermittlung

Für neue Beschaffungsvorgänge möchten Sie zunächst auf im System vorhandene

Daten zurückgreifen. Die Vergabe einer Einmalbestellung oder die Ermittlung einer

neuen Bezugsquelle über den aufwendigeren Prozeß von Anfrage und Angebot kommt

oft erst in Frage, nachdem Sie festgestellt haben, dass es für einen bestimmten Bedarf

keine geeignete Bezugsquelle im System gibt.

In einem Produktivsystem sind i.d.R. eine große Menge von Lieferanten und

Rahmenverträgen gespeichert, die als externe Bezugsquellen in Frage kommen

(Fremdbeschaffung extern) sowie interne Bezugsquellen, d.h. Werke Ihrer Firma

(Fremdbeschaffung intern).

Die Bezugsquellenermittlung hilft Ihnen, aus der Menge dieser Daten die geeignete

Bezugsquelle für einen bestimmten Bedarf herauszufinden; d.h. sie schlägt den

passenden Rahmenvertrag oder die geeigneten Lieferanten für eine Bestellung vor.

58 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

14.2.1. Datengrundlage

Mit den folgenden Objekten schaffen Sie die Datengrundlage für die

Bezugsquellenermittlung für Bestellanforderungen und Bestellungen:

Rahmenvertrag Vorhandene Rahmenverträge stellen mögliche Bezugsquellen für ein

Material dar. Wenn eine Bestellanforderung einem Rahmenvertrag

zugeordnet wurde, kann das System dazu Kontraktabrufe oder

Lieferplaneinteilungen erzeugen.

Infosatz Wenn ein Infosatz für das angeforderte Material vorhanden ist, kann

dieser als Bezugsquelle dienen. Die Preise und Konditionen im

Infosatz werden vorgeschlagen, wenn Sie eine Bestellung mit Bezug zu

der zugeordneten Bestellanforderung anlegen.

Werk Auch ein Werk Ihrer Firma kann eine Bezugsquelle für eine Bestellanforderung

sein.

Quotierung Wenn ein Werk als Bezugsquelle zugeordnet wurde, dann wird

der Bedarf über einen firmeninternen Beschaffungsvorgang

gedeckt. In diesem Fall wird eine Umlagerbestellung erstellt. Mit

Quotierungen legen Sie fest, welcher Anteil vom Gesamtbedarf

an einem Material einer Bezugsquelle zugeordnet wird. Wenn

Quotierungen im System vorhanden sind, dann beeinflussen sie,

genau welche Bezugsquelle (von ggf. mehreren möglichen)

einer Banf zugeordnet wird.

Orderbuch Im Orderbuch legen Sie fest, welche Bezugsquelle für einen

bestimmten Zeitraum gültig ist. Sie können im Orderbuch eine von

Ihnen bevorzugte Bezugsquelle für ein Material, z.B. einen

Lieferanten, als ‘fest’ kennzeichnen. Dann schlägt das System genau

diese Bezugsquelle vor, auch wenn weitere mögliche Bezugsquellen

vorhanden sind.

Tabelle 15: Datengrundlage für die automatische Bezugsquellenermittlung

14.2.2. Ablauf

Bei der Ermittlung möglicher Bezugsqellen für ein angefordertes Material stützt sich

das System der Reihe nach auf die folgenden Faktoren:

1. Quotierung

Zunächst prüft das System, ob für das Material eine Quotierung existiert, deren

Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Wenn eine

Quotierung vorliegt, dann berechnet das System anhand der für die Lieferanten

vereinbarten Quoten, von welchem Lieferanten das Material bezogen werden soll und

schlägt danach die Bezugsquelle vor. Wenn keine Bezugsquelle ermittelt werden

konnte, dann wird das Orderbuch geprüft.

2. Orderbuch

Das System stellt fest, ob zu dem Material ein Eintrag im Orderbuch vorhanden ist,

dessen Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Es kann

sich dabei um einen festen Lieferanten oder einen Rahmenvertrag (Kontrakt oder

Lieferplan) handeln. Wenn das Orderbuch eine eindeutige Bezugsquelle enthält, dann

wird die Bestellanforderung dieser Bezugsquelle zugeordnet. Falls mehrere

Bezugsquellen gefunden werden, erhalten Sie ein Fenster zur Auswahl. Wenn keine

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 59


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Bezugsquelle ermittelt werden konnte, dann werden die vorhandenen Rahmenverträge

und Infosätze geprüft.

3. Rahmenvertrag und Infosatz

Das System sucht nach Kontrakten oder Lieferplänen für das Material sowie nach

Infosätzen und schlägt diese vor. (Wenn Infosätze mit mehr als einer

Einkaufsorganisation vorhanden sind, dann werden auch alle Infosätze derjenigen

Einkaufsorganisation(en) vorgeschlagen, die für die Beschaffung des anfordernden

Werks zuständig sind.) Wenn zu dem Material mehrere Rahmenverträge und ggf.

Infosätze vorhanden sind, werden alle als mögliche Bezugsquellen in einem Fenster zur

Auswahl vorgeschlagen. Wenn ein Infosatz gefunden wird, werden die beiden

folgenden Zusatzprüfungen durchgeführt:

Prüfung der Lieferregion

Das System prüft, ob im zugehörigen Lieferantenstammsatz eine bestimmte

Lieferregion festgelegt ist. Falls ja, dann wird festgestellt, ob das Werk in der

Bestellanforderung zu dieser Lieferregion gehört. Falls nicht, dann scheidet der Infosatz

als mögliche Bezugsquelle aus.

Prüfung des Regellieferanten

Das System prüft, ob ein Regellieferant für das Material festgelegt ist, d.h. ein Lieferant,

der für den gesamten Konzern gültig ist (Mandant). Wenn dies der Fall ist und im

Customizing eingestellt ist, daß der Regellieferant Vorrang hat, dann wird der Infosatz

dieses Lieferanten als Bezugsquelle bevorzugt.

Bezugsquellenermittlung im Hintergrund:

Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung online ausführen und das System mehrere

mögliche Bezugsquellen findet, dann erhalten Sie ein Fenster mit den Vorschlägen. Aus

diesen können Sie eine Bezugsquelle auswählen und zuordnen.

Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung im Hintergrund durchführen, muß das System

eine eindeutige Bezugsquelle ermitteln, damit anschließend automatisch eine Bestellung

erzeugt werden kann.

Falls im dritten Schritt mehrere Bezugsquellen gefunden werden, dann gibt das System

dem Rahmenvertrag den Vorrang vor dem Infosatz, um zu einer eindeutigen

Bezugsquelle zu kommen.

Falls zwei Rahmenverträge gefunden werden, wird geprüft, ob einer davon bei einem

Regellieferanten besteht. Falls ja, dann wird dieser Rahmenvertrag als eindeutige

Bezugsquelle zugeordnet. Falls nein, dann ordnet das System gar keine Bezugsquelle

zu, die Zuordnung der Banf muß anschließend manuell durchgeführt werden.

60 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Vertrieb

15. Überblick über den Vertrieb

Die Erfüllung der Vertriebsanforderungen eines Unternehmens sowie die Bereitstellung

von Daten und Informationen weltweit wird durch die R/3-Komponente Vertrieb (SD)

unterstützt. Die Funktionen des Vertriebs gliedern sich in folgende Aufgabenbereiche:

• Vertriebsunterstützung

• Verkauf

• Versand

• Fakturierung

15.1. Vertriebsunterstützung

Mit der Vertriebsunterstützung können Vertriebsmitarbeiter im Innen- und Außendienst

Informationen über Kunden, Interessenten, Ansprechpartner, Wettbewerber und deren

Produkte sammeln und nutzen.

Im IDES umfaßt die Vertriebsunterstützung u. a. die Erfassung und Auswertung von

Kundenkontakten, Wettbewerbs- und Marktanalysen und Mailingaktionen.

15.2. Verkauf

In der Verkaufsphase können unterschiedliche Geschäftsvorfälle mit den damit

verbundenen Funktionen wie Preisfindung, Verfügbarkeitsprüfung, Versandterminierung

und Druck der relevanten Dokumente abgebildet werden.

Alle typischen Aufgaben des Verkaufs und deren Integration in andere

Unternehmensbereiche können Sie im IDES exemplarisch nachvollziehen.

15.3. Versand

Der Versand ist ein wesentlicher Bestandteil der logistischen Kette, wobei die

Sicherstellung des Kundenservices und die Unterstützung der Distributionsplanung die

Hauptaufgaben darstellen.

Die Versandabwicklung im IDES umfasst u. a. die Terminverfolgung fälliger Aufträge,

die Erstellung und Bearbeitung von Lieferungen, Kommissionierung, Verpackung,

Verladen von Lieferpositionen und Druck von Versandpapieren.

15.4. Fakturierung

Die Fakturierung bildet den Abschluß eines Geschäftsvorfalls im Vertrieb. In der

Auftragsbearbeitung und der Lieferungsbearbeitung sind Informationen zur

Fakturierung eines Vorgangs jederzeit verfügbar.

Die Erstellung von Rechnungen aufgrund von Lieferungen und Leistungen, die

Bearbeitung von Gut- und Lastschriften und die Stornierung der Fakturierungsvorgänge

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 61


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

sind einige der Funktionen, die im Rahmen der Fakturierung im IDES ausgeführt

werden.

15.5. Schnittstelle zu anderen Modulen

Abbildung 22: Schnittstellen des SD-Moduls zu anderen Modulen (Quelle: SAP AG)

16. Organisationsstrukturen im Vertrieb

16.1. Verkaufsorganisation

Mit Hilfe der Verkaufsorganisation können Sie eine regionale, nationale oder

internationale Untergliederung des Marktes berücksichtigen.

Jede Verkaufsorganisation steht für eine verkaufende Einheit im rechtlichen Sinne. Alle

Geschäftsvorfälle des Vertriebs werden stets innerhalb einer Verkaufsorganisation

abgewickelt.

Je Verkaufsorganisation werden in Abhängigkeit vom Vertriebsweg die für den Verkauf

erlaubten Werke festgelegt, so daß eine Verkaufsorganisation Waren aus mehreren

Werken verkaufen kann. Gleichzeitig kann ein Werk verschiedenen

Verkaufsorganisationen zugeordnet sein. Alle diese Verkaufsorganisationen können aus

diesem Werk verkaufen.

Einer Verkaufsorganisation wird genau ein Buchungskreis zugeordnet. In diesem

Buchungskreis werden die Geschäftsvorgänge der Verkaufsorganisation primär

buchhalterisch verfolgt.

62 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Buchungskreis 1

Verkaufsorganisation 1 Verkaufsorganisation 2

Werk 1

Marken - PCs

Werk 2

No-Name PCs

Werk 3

Server

Abbildung 23: Organisationsstrukturen im Vertrieb

Werk 4

Drucker

R/3 - System

Buchungskreis 2

Verkaufsorganisation 3

Werk 5

Bildschirme

Der Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen

Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Buchhaltung

abgebildet werden kann.

16.1.1. Buchungskreisübergreifender Verkauf

Die Möglichkeit, Werke auch buchungskreisübergreifend Verkaufsorganisationen

zuzuordnen, erlaubt die Bearbeitung geschäftsfeldübergreifender Kundenaufträge.

Buchungskreis 1

Verkaufsorganisation 1 Verkaufsorganisation 2

Werk 1

Marken - PCs

Werk 2

No-Name PCs

Werk 3

Server

Abbildung 24: Buchungskreisübergreifender Verkauf

Werk 4

Drucker

R/3 - System

Buchungskreis 2

Verkaufsorganisation 3

Werk 5

Bildschirme

Bsp. Im Beispielunternehmen Sapo sind die Werke der Geschäftsfelder PCs, Drucker

und Bildschirme in Deutschland jeweils einer Verkaufsorganisation innerhalb ihres

Buchungskreises zugeordnet. Darüber hinaus erfolgt eine buchungskreisübergreifende

Zuordnung aller deutschen Werke zu der Verkaufsorganisation des Buchungskreises

Deutschland/PCs.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 63


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Bestellt ein Kunde einen Marken-PC zusammen mit einem Bildschirm, kann dieser

Auftrag über Verkaufsorganisation 1 abgewickelt werden:

• Der Marken-PC wird von Werk 1 des eigenen Geschäftsfeldes, der Bildschirm von

Werk 5 des Geschäftsfelds Bildschirme geliefert.

• Verkaufsorganisation 1 erstellt die Kundenfaktura für beide Auftragspositionen.

• Der Kunde entrichtet den Rechnungsbetrag für Marken-PC und Bildschirm an

Verkaufsorganisation 1.

• Für die Lieferung des Bildschirms erstellt Verkaufsorganisation 3 eine interne

Faktura an Verkaufsorganisation 1 (internes Kunden-/Lieferantenverhältnis).

16.2. Vertriebswege

Um den Markt möglichst reibungslos zu bedienen, arbeitet der Vertrieb auf

verschiedenen Vertriebswegen. Vertriebswege sind im Sinne von Vertriebskanälen oder

Absatzschienen zu verstehen.

16.3. Produktsparten

• Beim Vertrieb eines breitgefächerten Produktspektrums können Sie Produktlinien

nach Sparten organisieren.

• Die Sparten werden den Verkaufsorganisationen zugeordnet.

• Auf Spartenebene können statistische Auswertungen durchgeführt und

Marketingstrategien erstellt werden.

Spartenübergreifend erfolgt der Verkauf über die Sparte 00 (Sparte für die

Belegerfassung). Somit können Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Beleg

erfassen.

16.4. Vertriebsbereiche (Vb)

Jede Kombination der Organisationselemente Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und

Sparte bildet einen eigenen Vertriebsbereich. Alle vertriebsrelevanten Daten eines

Kunden definieren Sie abhängig von Vertriebsbereichen. Der Vertriebsbereich wird für

Auswertungen und für die Preisfindung verwendet.

V

64 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Durch entsprechende Zuordnungen wird sichergestellt, daß in einem gegebenen

Vertriebsbereich nur bestimmte Produkte verkauft werden.

Sparte 07 Sparte 08

Vertriebsbereich 1 Vertriebsbereich 5

Vertriebsbereich 3 Vertriebsbereich 7

Abbildung 25: Vertriebsbereiche (Quelle: SAP AG)

Verkaufsorganisation

Vertriebsweg

Einzelhandel

Vertriebsweg

Großhandel

16.5. Verkaufsbüros und Verkäufergruppen

Die interne Organisation im Vertrieb wird mit den Elementen Verkaufsbüro,

Verkäufergruppe und Verkäufer (Vertriebsbeauftragter) dargestellt.

Das Verkaufsbüro ist eine Vertriebsniederlassung oder eine Geschäftsstelle und kann

für einen oder mehrere Vertriebsbereiche tätig sein.

In Deutschland verfügt IDES über vier Niederlassungen.

Die personelle Besetzung der Niederlassungen ist über Verkäufergruppen abgebildet. In

jeder Verkäufergruppe ist, je nach Größe der Niederlassung, eine bestimmte Anzahl

Vertriebsbeauftragter tätig.

Der Vertriebsbeauftragte betreut entsprechend seiner Qualifikationen und

Schwerpunkte eine gewisse Anzahl von Kunden.

Die Verkäufergruppe ist eine organisatorische Einheit des Vertriebs, die den

Verkaufsvorgang durchführt und für diesen intern zuständig ist.

Abbildung 26: Organisation des Verkaufs (Quelle: SAP AG)

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 65


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16.6. Versandorganisation

Versandstellen sind eigenständige organisatorische Einheiten, innerhalb derer die

Bearbeitung und Überwachung der Lieferungen sowie die anschließende Warenausgabe

erfolgen. Eine Lieferung wird von genau einer Versandstelle bearbeitet.

17. Geschäftsprozesse im Vertrieb

Der Vertriebszyklus beginnt mit den Vorverkaufsaktivitäten und endet mit der

Bezahlung des Kunden für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen. Die

Vertriebskomponente bildet sämtliche dieser Prozesse mit Hilfe elektronischer Belege

ab, die jeweils mit dem Vorgänger- und den Nachfolgebelegen verknüpft sind.

Abbildung 27: Vertriebszyklus (Quelle: SAP AG)

• Vorverkaufsaktivitäten: Auf eine Anfrage eines Kunden wird ein Angebot erstellt

und verschickt.

• Daraufhin erteilt der Kunde einen sich auf das Angebot beziehenden Auftrag

• Nun müssen Sie das Material beschaffen

• eine Lieferung anlegen

• eine Faktura erstellen

• und den Zahlungseingang des Kunden verbuchen

In der folgenden Graphik werden die Aktivitäten der Kundenauftragsabwicklung im R/3

System in eine Struktur gebracht.

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SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Abbildung 28: Aktivitäten bei der Kundenauftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)

Alle Kästchen in den Bereichen Vorverkaufsaktivitäten und Auftragsbearbeitung stellen

verschiedene Verkaufsbelegarten dar.

Ein Verkaufsbeleg ist ein elektronischer Beleg, mit dessen Hilfe Sie die Erfassung und

Bearbeitung von Kundenanforderungen nach Waren und Dienstleistungen steuern

können.

17.1. Anfrage

Oft beginnt der Auftragszyklus mit einer Anfrage.

17.1.1. Definition

• Die Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, ein Angebot oder eine

unverbindliche Verkaufsauskunft abzugeben.

• Eine Anfrage kann sich auf Materialien bzw. Leistungen, Konditionen und ggf.

Liefertermine beziehen.

• Der Vertriebsbereich nimmt die Anfrage entgegen und ist damit verantwortlich für

die weitere Bearbeitung.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 67


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

17.1.2. Struktur

• Eine Kundenanfrage besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die

nachgefragte Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.

• Die Gesamtmenge einer Anfrageposition kann in den Einteilungen in verschiedene

Teilmengen mit den dazugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.

• Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach

Chargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten)

möglich.

• In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen

aufgeführt. Sie können aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden.

17.2. Verkaufsauskunft

Wenn ein Kunde Preis- und Lieferinformationen ohne ein schriftliches Angebot von

Ihnen wünscht, können Sie diesen Kundenkontakt in Form eines

Verkaufsauskunftsbelegs festhalten. Wie bei Anfrage und Angebot kann der

Verkaufsauskunftsbeleg später als Grundlage für die Erstellung eines Kundenauftrags

oder für die Vertriebsanalyse genutzt werden.

17.3. Angebot

17.3.1. Definition

Die Offerte eines Vertriebsbereichs an einen Kunden zur Lieferung von Materialien

bzw. zur Erbringung von Leistungen zu festgelegten Konditionen. Die Offerte ist für

den angegebenen Zeitraum für das Unternehmen rechtlich bindend.

Mit einem Kundenangebot kann ein Vertriebsbereich auf die Anfrage eines Kunden

antworten oder sich auf einen Geschäftspartnerkontakt beziehen.

In einem Angebot werden daher die Produktspezifikation, Preise und Liefermodalitäten

(z.B. Lieferart, Adresse) angegeben.

Bereits im Angebot können Attribute erfaßt werden, die zu einem späteren Zeitpunkt in

den daraus hervorgehenden Verkaufsauftrag übernommen werden.

17.3.2. Struktur

Ein Angebot besteht aus einem Angebotskopf, der Informationen enthält, die für das

gesamte Angebot gültig sind, sowie einer oder mehrerer Positionen, die die angebotene

Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.

Diese Gesamtmenge kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit den

dazugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.

Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach

Chargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten)

möglich.

In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen aufgeführt.

Sie können aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden.

Angebote an einen Kunden können erfaßt, verwaltet und überwacht werden.

68 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Für die optimale Bedienung des Marktes können so die Akquisitionsaktivitäten geplant

und gesteuert werden.

17.3.3. Gültigkeitszeitraum

Als allgemeine Information im Angebotskopf wird neben dem „potentiellen“

Auftraggeber, Bestelldaten und Preisfindungsdaten ein Gültigkeitszeitraum erfaßt.

Damit wird die zeitliche Gültigkeit des Angebots festgelegt. Eine Überführung des

Angebots in einen Auftrag ist nach Ablauf dieses Zeitraums nicht mehr möglich.

17.3.4. Verwendung

Ein Angebot kann direkt in einen Auftrag übergeführt werden. Dabei werden sämtliche

Angebotsdaten in den neuen Auftrag übernommen und es wird im Auftrag ein Verweis

auf das zugrundeliegende Angebot erstellt.

17.4. Auftrag

Abbildung 29: Vom Angebot zum Auftrag (Quelle: SAP AG)

17.4.1. Definition

Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, eine bestimmte Menge an Materialien

zu einem Zeitpunkt zu liefern bzw. Leistungen zu einem Zeitpunkt zu erbringen

(Terminauftrag).

Ein Vertriebsbereich nimmt den Kundenauftrag entgegen und ist damit verantwortlich

für die Erfüllung des Vertrages.

Im Auftrag stehen Funktionen wie z.B. die Preisfindung und der Nachrichtendruck zur

Verfügung. Das System prüft, ob das Material zum Wunschlieferdatum verfügbar ist

und schließt ggf. die Bedarfsübergabe an die Disposition an. Bei der

Versandterminierung werden Versandtermine und Versandstellen ermittelt.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 69


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17.4.2. Struktur

• Ein Kundenauftrag besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die in Auftrag

gegebene Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.

• Die Gesamtmenge einer Auftragsposition kann in Einteilungen unterteilt sein, die

die verschiedenen Teilmengen mit den dazugehörigen Lieferterminen enthalten.

• Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach

Chargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten)

möglich.

• In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen

aufgeführt. Die Konditionen für eine Position können aus einer Gesamtkondition

abgeleitet werden, die für den gesamten Auftrag gültig ist.

• Eine Position kann in mehrere Fakturierungsplantermine unterteilt sein, die jeweils

einen Termin festlegen, an dem ein festgelegter Betrag der Position zu fakturieren

ist.

Die Positionen eines Kundenauftrags können aufgrund der Positionen eines

Kundenangebots entstanden sein.

Zusätzlich zum Terminauftrag gibt es spezielle Auftragsarten wie z.B. den

Sofortauftrag oder den Barverkauf.

• Beim Barverkauf wird die gekaufte Ware bar bezahlt.

• Bei einem Sofortauftrag holt der Kunde die Ware sofort ab, oder Sie liefern sie

noch am gleichen Tag, an dem der Auftrag erteilt wird. Die Rechnung wird

jedoch zu einem späteren Zeitpunkt erzeugt.

Abbildung 30: Auftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)

17.4.3. Integration

Abweichend vom Kunden als Auftraggeber können andere Geschäftspartner in

verschiedenen Partnerrollen (z. B. Warenempfänger) angegeben werden.

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17.5. Beschaffung

Abbildung 31: Von der Auftragsbearbeitung zur Beschaffung (Quelle: SAP AG)

Bei der Beschaffung wird folgendes ermittelt:

• Ob das Produkt verfügbar ist (Verfügbarkeitsprüfung)

• wie das Produkt beschafft wird:

• aus verfügbarem Bestand

• durch Nachschub (Fertigungsauftag, Bestellung)

• Einzelfertigung

• Lieferung durch externen Lieferanten (s.a. Kap. 4 - Einkaufsprozess)

• Lieferung durch anderes Lager

17.6. Lieferabwicklung

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Abbildung 32: Von der Beschaffung zur Lieferung (Quelle: SAP AG)

Als zentrales Objekt des Warenausgangsprozesses unterstützt die Auslieferung alle

Versandaktivitäten wie Kommissionierung, Verpacken, Transport und Warenausgang.

In der Auslieferung werden Informationen zur Versandplanung hinterlegt, der Status der

Versandaktivitäten überwacht und die im Laufe der Versandabwicklung gewonnenen

Daten festgehalten. Mit der Erstellung der Auslieferung werden die Versandaktivitäten,

wie die Kommissionierung oder Versandterminierung, eingeleitet und Daten

aufgenommen, die während der Versandabwicklung generiert werden.

17.6.1. Funktionsumfang

Eine Auslieferung kann wir folgt angelegt werden:

• mit Bezug zu einem Kundenauftrag

• mit Bezug zu einer Umlagerbestellung

• mit Bezug zu einer Lohnbeistellung

• mit Bezug zu einem Projekt

• ohne Bezug

Dabei können Sie, je nach Bedarf, die Auslieferungen automatisch mittels Arbeitsvorräten

oder manuell erstellen. Mit Ihren Kunden können Sie Vereinbarungen über

Teil- und Komplettlieferungen sowie über eine Auftragszusammenführung treffen.

Auslieferungen können zu einer Gruppe von Lieferungen zusammengefaßt werden.

Übersichten ermöglichen eine Überwachung der erstellten Auslieferungen und der dafür

noch ausstehenden Versandaktivitäten.

Im IDES z.B. können Sie Lieferungen automatisch mittels Arbeitsvorräten oder

manuell erstellen. Hierbei werden Vereinbarungen mit Kunden über Komplett- und

Teillieferungen sowie über Auftragszusammenführung berücksichtigt.

Auslieferungen können nur unter bestimmten Voraussetzungen erzeugt werden:

Auf Kopfebene müssen u.a. folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Es darf keine Liefersperre auf Kopfebene gesetzt sein.

Die Liefersperre kann z.B. wegen einer Überschreitung des Kreditlimits automatisch

gesetzt werden. Oder Sie geben die Liefersperre manuell im Verkaufsbeleg an.

• Der Verkaufsbeleg muß mindestens eine lieferbare Position enthalten.

Ist z.B. keine der lieferrelevanten Positionen fällig, kann der Auftrag nicht beliefert

werden.

Auf Positions- und Einteilungsebene müssen u.a. folgende Voraussetzungen erfüllt

sein:

• Die Einteilung muß zum angegebenen Selektionsdatum fällig sein.

Eine Einteilung wird für den Versand fällig, sobald sie das

Materialbereitstellungsdatum oder das Transportdispositionsdatum erreicht.

72 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

• Es darf keine Liefersperre für die Einteilung gesetzt sein.


Sie können manuell im Verkaufsbeleg für eine Einteilung eine Liefersperre setzen,

wenn z.B. eine kostenlose Lieferung zunächst überprüft werden soll.

Die noch zu liefernde Menge muß größer null sein.

• Die lieferrelevanten Positionsangaben im Auftrag müssen vollständig sein.

Sind sie unvollständig, müssen Sie zunächst das Unvollständigkeitsprotokoll des

Auftrags bearbeiten

• Der Produktstatus des Materials muß eine Lieferung zulassen.


Neue Produkte sind z.B. noch nicht zur Lieferung freigegeben. Sie können aufgrund

ihres Produktstatus nicht in die Lieferung aufgenommen werden.

Die Ware muß verfügbar sein, falls die Verfügbarkeit geprüft wird

17.7. Kommissionierung

Der Vorgang der Kommissionierung umfasst das Entnehmen der Ware aus einem

Lagerort und deren Bereitstellung in richtiger Menge und Qualität in einem

Kommissionierbereich, wo die Ware für den Versand vorbereitet wird.

17.7.1. Funktionsumfang

Unabhängig davon, wie die Kommissionierung in einem Unternehmen durchgeführt

wird, können Sie das System so einstellen, daß die Kommissionieraktivitäten

• automatisch bei der Auslieferungserstellung

• regelmäßig zu bestimmten Zeiten,

• manuell anhand von Übersichten zu den Tageslasten durch die Aufforderung

eines Mitarbeiters erfolgen.

Zur Terminierung und Überwachung der Kommissioniervorgänge ist in jeder

Lieferposition ein Kommissionierstatus hinterlegt. Dieser Status gibt Ihnen z.B.

Auskunft darüber, für welche Positionen die Kommissionierung bereits begonnen hat.

In der Standardeinstellung des Systems ist für die Buchung des Warenausgangs

Voraussetzung, daß kommissionierrelevante Positionen voll kommissioniert sind. Dies

bedeutet, daß Liefermenge und Pick-Menge (kommissionierte Menge) in der

Auslieferung übereinstimmen müssen.

Bei Verwendung des Warehouse-Management-Systems (WMS) sind alle

erforderlichen Prozesse voll integriert. Sie können z.B. direkt aus der Auslieferung

einen WM-Transportauftrag anlegen und der aktuelle Status der

Lagerverwaltungsvorgänge kann in der Lieferung überwacht werden.

Bei der Verwendung von Subsystemen können Sie alle für die Kommissionierung

benötigten Daten und die Rückmeldung der Kommissionierdaten über die

Lieferschnittstelle übertragen.

Über die Nachrichtensteuerung können Daten an ein Subsystem übertragen werden, das

zur Kommissionierung eingesetzt wird.

Je nach Vorgehensweise bei der Kommissionierung können Sie lieferrelevante

Informationen vor der Kommissionierung ermitteln oder nach erfolgter

Kommissionierung festhalten. Die kann z.B. folgende Daten umfassen:

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

• aus welchen Chargen wurde ein Material kommissioniert

• welche Serialnummern wurden kommissioniert

• aus welchen Bewertungsarten wurde der Bestand entnommen.

Die Kommissionierung erfolgt im IDES auf drei verschiedene Arten:

• Einzelkommissionierung „auf Zuruf“: Nach Erstellen der Lieferung tragen

Sie die kommissionierte Menge manuell in die Lieferpositionen ein (z. B. wenn

eine Lieferung schnell das Unternehmen verlassen muß).

• Einzelkommissionierung über Kommissionierliste: Mit dem Druck einer

Kommissionierliste werden die kommissionierten Mengen in den


Lieferpositionen automatisch fortgeschrieben.

Sammelkommissionierung mit Quittierung: In diesem Fall wird eine Gruppe

von Lieferungen kommissioniert. Die Sammelkommissionierung im IDES ist

quittierungspflichtig, d.h. der Warenausgang der Lieferpositionen kann erst

erfolgen, wenn die kommissionierten Mengen bestätigt worden sind.

17.8. Warehouse-Management-System (WMS)

SAP R/3 kann als eigenständiges Warehouse Management System (WMS) installiert

werden, um von einem beliebigen ERP-System Anforderungen an das Lager

entgegenzunehmen bzgl.

• Wareneingang

• Warenausgang

• Umbuchungen

Des weiteren ist das System in der Lage, Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und

Materialien aus dem führenden ERP-System entgegenzunehmen.

17.8.1. Integration

Geplante Warenbewegungen werden dem WMS mittels An- bzw. Auslieferungen

mitgeteilt, die im führenden ERP-System erfaßt werden. Nach der erfolgten physischen

Ein- oder Auslagerung wird der Wareneingang bzw. Warenausgang gebucht, der im

WM-System die Bereinigung der Lagerplätze vornimmt. Gleichzeitig mit dieser

Aktivität findet die Erstellung der Rückmeldung statt, die die Veränderungen in der

Bestandsführung des ERP-System durchführt. D.h.: Es erfolgt erst die physische Ein-

bzw. Auslagerung bevor die Bestände gebucht werden.

17.8.2. Funktionsumfang

Im Warehouse-Management-System werden alle in der Lagerverwaltung anfallenden

Aktivitäten durchgeführt. Im einzelnen sind das:

• die Lagerplatzverwaltung

• die Bestandsführung auf Lagerplatzebene

• die Platzfindung

• die Kommissionierung

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SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

• das Verpacken

• das Erstellen der benötigten Versandpapiere

17.9. Lagernummern

In der Regel wird ein kompletter physischer Lagerkomplex im WM unter einer einzigen

Lagernummer definiert. Mit der Lagernummer können mehrere Lagertypen verwaltet

werden, die sich in einem oder mehreren Gebäuden befinden.

Das Lager für Firma XYZ umfaßt zum Beispiel folgende Einrichtungen:

• Wareneingangszone

• Warenausgangszone

• Halle mit Hochregalen

• Blocklagerzone

• Kommissionierbereich mit Festplätzen

• Lagerraum im Freien für Sonderstoffe (wird auch benutzt, wenn andere Lagertypen

voll ausgelastet sind.)

Im WM können alle diese Einrichtungen unter einer Lagernummer zusammengefaßt

und grafisch dargestellt werden.

17.9.1. Verwendung

Unter der Lagernummer werden die organisatorischen und physischen Merkmale eines

Lagerkomplexes zusammengefaßt. Die Lagernummer wird in einer Tabelle mit

verschiedenen Steuerparametern angelegt, die für alle Elemente des Lagerkomplexes

gelten.

Wenn Sie beispielsweise die gewichtsbezogene Kapazitätsprüfung im Lager einsetzen

möchten, wird die Gewichtseinheit auf Ebene der Lagernummer definiert. Auf dieser

Ebene werden außerdem die Standardmengeneinheiten für WM-Belege, die Art der

Kommissionierung sowie spezielle Schnittstellen, wie z.B. externe Schnittstellen oder

Schnittstellen zu WM-PP, festgelegt.

Bei Bedarf können Sie alle diese Steuerparameter ändern, auch wenn Sie bereits mit

dem WM im aktiven Modus in Produktion gegangen sind.

Jedes oben aufgeführte Lager wird in der Lagerverwaltung als Lagertyp bezeichnet.

Wie wird die Lagernummer im WM optimal angelegt?

Wir empfehlen Ihnen, eine Lagernummer für jede Gruppe von Lagertypen oder

Gebäuden (Lagerkomplex) in derselben geographischen Region zu benutzen. Wenn sich

Ihre Lagereinrichtungen in verschiedenen Städten befinden oder physisch weit

auseinander liegen, ist es sinnvoll, jedem Lagerkomplex eine separate Lagernummer

und einen separaten Lagerort zuzuordnen. Dies ist vom Einzelfall abhängig.

17.9.2. Lagertyp

Definition

Ein Lagertyp ist eine Lagerfläche, Lagereinrichtung oder Lagerzone, die für eine

Lagernummer im WM definiert werden kann. Es handelt sich um einen eindeutigen

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 75


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Bereich innerhalb eines Lagers oder Lagerkomplexes, der durch den beanspruchten

Raum und den organisatorischen Aufbau gekennzeichnet ist und aus einem oder

mehreren Lagerplätzen besteht.

Sie können mehrere Lagertypen für jede Lagernummer definieren. Die folgende

Abbildung zeigt fünf Lagertypen, die einer Lagernummer zugeordnet sind.

Abbildung 33: Lagertypen (Quelle: SAP AG)

Folgende häufig verwendeten Lagertypen können Sie beispielsweise mit dem WM

definieren:

• Blocklager

• Freilager

• Hochregallager

• Kommissionierbereich

• Regallager

Bei diesen Lagertypen handelt es sich um physische Lagertypen.

Sie können auch Lagertypen im WM definieren, die von der Bestandsführung und von

der Lagerverwaltung gemeinsam genutzt werden. In diesem Fall spricht man von

Schnittstellenlagertypen. Dazu zählen:

• Wareneingangszone

• Warenausgangszone

• Differenzenschnittstelle

• Umbuchungszone

Verwendung

Die Bestandsführung (IM) kommuniziert mit der Lagerverwaltung über diese

Schnittstellenlagertypen. Beispielsweise werden im IM verbuchte Wareneingänge und -

ausgänge in Schnittstellenlagertypen fortgeschrieben. Diese Lagertypen können

76 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Eigenschaften aufweisen, die bei rein physischen Lagertypen in der Regel nicht

definiert werden. Zum Beispiel sind für Schnittstellenlagertypen negative Bestände

möglich, keine Kapazitätsprüfungen erforderlich und keine Einlagerungs- oder

Kommissionierstrategien festgelegt.

Diese Lagertypen bilden den Lagerkomplex und können sich in einem einzelnen

Gebäude oder in mehreren Lagerstrukturen befinden. Sie werden alle unter einer

einzigen Lagernummer verwaltet.

Definition von Steuerparametern im Lagertyp

Auf Lagertypebene müssen Sie wichtige Steuerungskennzeichen festlegen, die den

Materialfluß (Einlagerung und Kommissionierung) und das Inventurverfahren in jedem

Lagertyp regeln. Diese Steuerungskennzeichen sind teilweise nur in einer bestimmten

Kombination sinnvoll oder zulässig. Nicht in jeder Situation sind alle Kennzeichen

erlaubt. Außerdem dürfen einige nur mit äußerster Sorgfalt nachträglich geändert

werden. Andere wiederum werden nur unter bestimmten Voraussetzungen aktiv.

Beispielsweise kann die Lagereinheitenverwaltung nur dann ausgeführt werden, wenn

innerhalb eines Lagertyps absoluter Nullbestand vorliegt. Bestimmte

Kapazitätsprüfungen können nur aktiviert werden, wenn alle Faktoren für diesen

Kapazitätsprüfungstyp gepflegt sind. Besondere Vorsicht ist auch beim nachträglichen

Ändern der Steuerungskennzeichen für Einlagerungsstrategien geboten.

Im Lagertypsatz gibt es Kennzeichen, die in der Bewegungsart übersteuert werden

können. Dies bedeutet, daß bestimmte Funktionen wie die Quittierungspflicht für

Einlagerung und Kommissionierung oder die Möglichkeit von Umbuchungen an

demselben Lagerplatz im allgemeinen für einen bestimmten Lagertyp, aber nicht für

eine bestimmte Buchung gelten (Wareneingänge aus der Produktion müssen zum

Beispiel nicht quittiert werden).

Vordefinierte Lagertypen für das WM

In der Standardlagerverwaltung sind zum Beispiel mehrere vollständige Lagertypen

konfiguriert, die direkt verwendbar sind. Dazu zählen ein Hochregallager, ein

Blocklager, ein Kommissionierbereich, ein Freilager und ein Palettenlager. Diese Lager

wurden alle mit verschiedenen Steuerparametern für Einlagerung, Kommissionierung

und Inventur definiert.

Sie können die Standardlagertypen im System verwenden oder ändern oder eigene

Lagertypen anlegen und an die speziellen Anforderungen Ihrer Firma anpassen.

17.10. Transportauftrag

Der Transportauftrag ist ein wichtiges Mittel für die Steuerung der Warenbewegungen

im Lager. Er basiert auf einem einfachen Prinzip: von welchem Ort im Lager werden

die Waren genommen und an welchen Ort im Lager werden sie gebracht. Bei jedem

Transportauftrag sind ein Ausgangsort und ein Bestimmungsort beteiligt.

Ein Transportauftrag kann zu einer Lieferung, einem Transportbedarf oder einer

Umbuchungsanweisung erzeugt werden.

17.11. Verpackung von Lieferpositionen

Verpacken ist Teil der Lieferungs- und Transportbearbeitung. Während der Bearbeitung

einer Lieferung können Sie im Verpackungsdialog durch die Eingabe eines

Versandhilfsmittels ein Versandelement erzeugen und Lieferpositionen zuordnen.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 77


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Ein Versandelement ist die Zusammenfassung von Materialien, die zu einem

bestimmten Zeitpunkt gemeinsam in einem Versandhilfsmittels verpackt werden.

Die dadurch entstehenden Versandelemente können Sie in weitere Versandhilfsmittel

verpacken und dadurch beliebig viele Ebenen bilden (mehrstufiges Verpacken).

Beispielsweise können Sie Lieferpositionen könne im IDES mit Hilfe vordefinierter

Versandhilfsmittel (z. B. Kisten, Kartons, Paletten) verpacken. Auf diese Weise können

Sie dokumentieren, welche Verpackungsarten den zu liefernden Produkten zugewiesen

werden sollen oder zugewiesen worden sind. Das Verladen der verpackten Waren

können Sie mit Hilfe von verschiedenen Transportmitteln abbilden.

Kleine Teile, die schon in der Produktion verpackt worden sind, können während der

Lieferungsbearbeitung in Palettenkartons oder Gitterboxen weiter verpackt werden.

Die Verpackung können Sie hierarchisch abbilden. Die in der ersten Stufe verpackten

Produkte können weiter verpackt werden oder auf ein Transportmittel verladen werden.

Ein Karton mit Polstereinsatz wird z. B. auf eine Palette verladen, die Palette wiederum

in einen Waggon oder LKW.

17.12. Warenausgang

Wenn die Waren ein Unternehmen verlassen, ist der Geschäftsvorgang aus Versandsicht

abgeschlossen. Dies wird durch die Buchung des Warenausgangs für Auslieferungen

abgebildet.

Abbildung 34: Warenausgang (Quelle: SAP AG)

Für die Warenausgangsbuchung stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur

Verfügung:

• Warenausgangsbuchung für eine einzelne Auslieferung

• Warenausgang in der Sammelverarbeitung für mehrere Auslieferungen buchen

• Warenausgang in der Sammelverarbeitung für mehrere Auslieferungen über die

Hintergrundverarbeitung ohne manuelle Eingriffe buchen

• Warenausgang zu einem gesamten Transport buchen

78 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

17.12.1. Funktionsumfang

Grundlage für den Warenausgang ist die Auslieferung. Für die Warenausgangsbuchung

werden die nötigen Daten aus der Auslieferung in den Warenausgangsbeleg

übernommen, der manuell nicht geändert werden kann. Korrekturen müssen in der

Auslieferung vorgenommen werden. Somit ist sichergestellt, daß der

Warenausgangsbeleg die wirkliche Auslieferung repräsentiert.

Mit dem Buchen des Warenausgangs für Auslieferungen werden über den

Warenausgangsbeleg die folgenden Funktionen abgedeckt:

• Der Lagerbestand des Materials wird um die Liefermenge reduziert

• Die Wertveränderung wird auf den Bestandskonten der Materialbuchhaltung

gebucht

• Die Bedarfe werden um die Liefermenge reduziert

• Status der Serialnummern wird aktualisiert

• Das Buchen des Warenausgangs wird automatisch im Belegfluß festgehalten

• Eine Bestandsfindung für die Lieferantenkonsignationsbestände wird durchgeführt

• Ein Arbeitsvorrat für die Lieferempfangsbestätigung wird erzeugt

• Ein Arbeitsvorrat für die Fakturierung wird erzeugt

Nachdem der Warenausgang für eine Auslieferung gebucht ist, ist im Gegenzug die

Änderbarkeit der Lieferung stark eingeschränkt. Abweichungen zwischen der

Auslieferung und dem Warenausgangsbeleg werden so verhindert.

Abbildung 35: Auswirkungen des Warenausgangs (Quelle: SAP AG)

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

17.13. Fakturierung

Abbildung 36: Von der Lieferabwicklung zur Fakturierung (Quelle: SAP AG)

17.13.1. Definition

Überbegriff für Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Proformarechnungen und

Stornobelege.

17.13.2. Verwendung

Die Faktura wird angelegt, um z.B. eine Rechnung oder eine Gutschrift zu erstellen.

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17.13.3. Struktur

Alle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebig

vielen Positionen zusammen.

Kopf

• Im Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für die gesamte Faktura

Gültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:

• Nummer des Regulierers

• Fakturadatum

• Nettowert der gesamten Faktura

• Belegwährung

• Zahlungsbedingungen und Incoterms

• Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers

• Preiselemente auf Kopfebene

Positionen

In den Positionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Position gelten. Dazu

gehören z.B.:

• Materialnummer

• Fakturamenge

• Nettowert der einzelnen Positionen

• Gewicht und Volumen

• Nummer des Referenzbelegs für die Faktura, z.B. die Nummer der


zugrundeliegenden Lieferung

Preiselemente der einzelnen Positionen

• Die Faktura wird über die Fakturaart gesteuert.

17.13.4. Integration in das Rechnungswesen

Die Integration in das Rechnungswesen besteht darin, daß die im Vertrieb erzeugten

Fakturadaten an folgende Komponenten weitergeleitet werden:

• die Finanzbuchhaltung (FI-Forderungen)

• das Controlling (CO)

Die Integration mit der Finanzbuchhaltung besteht darin, daß das System Fakturadaten

aus den Rechnungen, Gut- und Lastschriften an die Finanzbuchhaltung weiterleitet.

• Das System führt eine Gegenbuchung auf die entsprechenden Konten durch (mit

Hilfe der Kontenfindung)

• gewährleistet, daß alle Fakturen, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, von FI als

zusammengehörig erkannt werden (z.B. eine Gutschrift zu einer Rechnung)

Die Integration mit dem Controlling besteht darin, daß das System Kosten und Erlöse

an die entsprechenden Nebenbücher weiterleitet.

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Beim Fakturierungsvorgang im IDES werden Belege in folgenden Bereichen des

Rechnungswesens automatisch Belege erstellt:

• General Ledger

• Profit Center

• Ergebnisrechnung

• Kostenrechnung

• Buchhaltung

17.14. Zahlungseingang

Abbildung 37: Von der Fakturierung zur Zahlung (Quelle: SAP AG)

Die Zahlung ist der abschließende Geschäftsprozeß innerhalb der Kundenauftragsabwicklung.

Wenn der Zahlungseingang gebucht wird, wird das Sachkonto automatisch

fortgeschrieben. Dabei führt das R/3 System eine Sollbuchung auf dem

Zahlungsmittelkonto und eine Gutschrift auf dem Orderungskonto des Kunden aus.

Die Zahlung umfaßt:

• Buchen von Zahlungen aufgrund von Rechnungen

• Klärung von Abweichungen, falls erforderlich

17.15. Offener Posten

Offene Posten stellen unerledigte Vorgänge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlte

Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten geführt, bis sie bezahlt

wird.

Die offenen Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich

hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander

zugeordneten Posten muß also Null ergeben.

82 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Abbildung 38: Offener Posten (Quelle: SAP AG)

Ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung:

Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem

Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem

Kreditorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklärt

gekennzeichnet.

Das Ausgleichen im R/3-System ist flexibel. Sie können mehrere Konten, verschiedene

Kontoarten (Sachkonto, Kreditor, Debitor), Konten aus mehreren Buchungskreisen und

Sonderhauptbuchvorgänge in einem Ausgleichsvorgang bearbeiten.

17.15.1. Offene Posten bearbeiten

Zur Bearbeitung offener Posten gehören die Auswahl und Aktivierung der offenen

Posten. Die Bearbeitung ist der letzte Schritt vor dem Buchen eines Ausgleichsbelegs.

Das System berücksichtigt bei der Buchung von Ausgleichsbelegen Toleranzen,

worunter akzeptable Zahlungsdifferenzen zu verstehen sind. Je nach Ihrer

Systemkonfiguration bucht das System kleine Differenzen zwischen Soll und Haben auf

ein Konto für unberechtigte Abzüge. Die Grenze der akzeptablen Unter- oder

Überzahlungen legt Ihr Systemverwalter fest.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 83


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Abbildung 39: Bearbeitung offener Posten (Quelle: SAP AG)

Im allgemeinen sollten Sie offene Posten so auswählen und bearbeiten, daß der Saldo

aus Soll und Haben gleich Null ist.

Wenn Soll und Haben der von Ihnen eingegebenen Belegpositionen und der

bearbeiteten offenen Posten ausgeglichen sind, können Sie einen Ausgleichsbeleg

buchen.

Wenn Sie z.B. eine Kreditorenzahlung von $1000 eingeben, müssen Sie offene

Kreditorenposten auswählen und bearbeiten, die $1000 entsprechen. Wenn Ihr System

eine Toleranz von 1% zuläßt, können Sie offene Posten von $990 bis $1010

ausgleichen.

Bei der Bearbeitung offener Posten können Sie:

• offene Posten aktivieren oder inaktivieren

• Skonto aktivieren oder inaktivieren

• Skontobeträge pflegen

• Teilzahlungen oder Restposten eingeben

Bevor Sie offene Posten ausgleichen können, müssen Sie diese aktivieren.

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18. Belege im Vertrieb

Im SAP-System werden die Geschäftsvorfälle mit Hilfe von Belegen festgehalten.

Diese sogenannten Vertriebsbelege sind nach bestimmten Kriterien strukturiert, um alle

Informationen, die im Beleg gespeichert werden müssen, systematisch ablegen zu

können.

Ein Beleg ist somit der Nachweis eines Geschäftsvorfalls in der Vertriebsabwicklung.

Folgende Vertriebsbelege werden u.a. unterschieden:

• Verkaufsbelege

• Versandbelege

• Fakturabelege

Ein Vertriebsbeleg besteht aus einem Belegkopf und einer beliebigen Anzahl von

Belegpositionen:

Der Belegkopf enthält Daten, die für den gesamten Beleg gelten (Zahlungsbedingungen,

Versandanschrift, Texte usw.).

Die Belegpositionen enthalten die Daten der Waren oder Leistungen, die der Kunde

bezieht.

18.1. Verkaufsbelege

Man unterscheidet zwischen folgenden Gruppen von Verkaufsbelegen:

• Anfrage

• Angebot

• Auftrag

• Rahmenvertrag (Kontrakte und Lieferpläne)

• Reklamationen (Retouren, Gutschrifts- und Lastschriftsanforderungen)

Im Lauf der weiteren Geschäftsabwicklung im Vertrieb werden auf der Basis der

Verkaufsbelege die Versand- und Fakturabelege erstellt.

18.1.1. Struktur

Alle Verkaufsbelege haben prinzipiell die gleiche Struktur:

Sie setzen sich aus dem Belegkopf und beliebig vielen

Belegpositionen zusammen. Die Belegpositionen können

wiederum in beliebig viele Einteilungen unterteilt werden.

Abbildung 40: Struktur von Verkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)

Kopfdaten

Im Belegkopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für den gesamten Beleg

Gültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

• Nummer des Auftraggebers

• Nummer des Warenempfängers und des Regulierers

• Belegwährung und Kurs

• Preiselemente für den gesamten Beleg

• Lieferdatum und Versandstelle

Positionsdaten im Verkaufsbeleg

Während die Daten im Belegkopf auf alle Positionen des Belegs zutreffen, sind einige

Daten nur für bestimmte Positionen gültig. Diese Daten werden auf Positionsebene

gespeichert und beinhalten:

• Materialnummer

• Zielmenge bei Rahmenverträgen

• Nummer des Warenempfängers und des Regulierers (auf Positionsebene kann ein

abweichender Warenempfänger oder Regulierer definiert werden)

• Werks- und Lagerortangaben

• Preiselemente für die einzelnen Positionen

Einteilungsdaten

Eine Position besteht aus einer oder mehreren Einteilungen. Die Einteilungen enthalten

alle Daten, die zur Belieferung benötigt werden. Ein Kunde erteilt z.B. einen Auftrag

für 20 Stück eines Materials. Sie geben dies als eine Position in den Auftrag ein. Sie

können allerdings gegenwärtig nur 10 Stück liefern, die restlichen 10 Stück liefern Sie

im nächsten Monat. Es müssen also zwei Lieferungen terminiert werden. Die Daten für

diese Lieferungen (Datum, bestätigte Mengen) werden in zwei unterschiedlichen

Einteilungen gespeichert. In Verkaufsbelegen, in denen Lieferdaten nicht relevant sind,

z.B. Kontrakte, Gut- und Lastschriftsanforderungen, erstellt das System keine

Einteilungen.

In den Einteilungen werden z.B. folgende Daten festgehalten:

• Einteilungsmenge

• Lieferdatum

• bestätigte Menge

18.2. Versandbelege

Es gibt folgende Versandbelege:

• Lieferung

• Materialbeleg, der die Warenausgangsdaten enthält

• Gruppe von Lieferungen

18.2.1. Struktur

Die Auslieferung setzt sich aus einem Belegkopf und beliebig vielen Belegpositionen

zusammen.

Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Auslieferung.

86 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Abbildung 41: Struktur eines Auslieferungsbelegs (Quelle: SAP AG)

Belegkopf

Im Belegkopf werden die allgemeinen, für die Auslieferung relevanten Daten

festgehalten. Sie haben Gültigkeit für den gesamten Beleg. Dazu gehören z.B.:

• Versandstelle

• Daten zur Versand- und Transportterminierung (z.B. das Warenausgangsdatum oder

das Anlieferdatum beim Warenempfänger)

• Gewichte und Volumina der gesamten Auslieferung

• Nummer des Auftraggebers und des Warenempfängers

• Route

Belegpositionen

In den Belegpositionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Belegposition gelten.

Dazu gehören z.B.:

• Materialnummer

• Liefermenge

• Endverkaufspreis

• Werks- und Lagerortangaben

• Kommissionierdatum

• Gewichte und Volumina der einzelnen Positionen

• Toleranzen bei Unter- oder Überlieferung

18.3. Fakturabelege

Alle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebig

vielen Positionen zusammen. Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Faktura.

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Abbildung 42: Struktur von Fakturabelegen (Quelle: SAP AG)

18.3.1. Kopf

Im Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für die gesamte Faktura

Gültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:

• Nummer des Regulierers

• Fakturadatum

• Nettowert der gesamten Faktura

• Belegwährung

• Zahlungsbedingungen und Incoterms

• Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers

• Preiselemente auf Kopfebene

18.3.2. Positionen

In den Positionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Position gelten. Dazu

gehören z.B.:

• Materialnummer

• Fakturamenge

• Nettowert der einzelnen Positionen

• Gewicht und Volumen

• Nummer des Referenzbelegs für die Faktura, z.B. die Nummer der


zugrundeliegenden Lieferung

Preiselemente der einzelnen Positionen

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18.4. Belegfluss

Der Belegfluß zeigt die Entwicklung eines Vertriebsbelegs an; er bildet im System

aufeinanderfolgende Belege eines Geschäftsvorfalls ab.

Ein möglicher Belegfluß könnte aus einem Angebot, einem Auftrag, einer Lieferung

und einer Rechnung bestehen. Wenn Sie ausgehend vom Auftrag diesen Belegfluß

anzeigen würden, wäre das Angebot ein Vorgängerbeleg; Lieferung und Rechnung

wären Folgebelege.

18.4.1. Voraussetzungen

Vorgängerbelege werden immer fortgeschrieben. Falls Folgebelege im Belegfluß

fortgeschrieben werden sollen, müssen Sie im Customizing bei der Kopiersteuerung

entsprechende Einstellungen vornehmen. Die Kopiersteuerung und der Belegfluß

werden für Belege in folgenden Bereichen definiert:

• Vertriebsunterstützung

• Verkauf

• Versand

• Transport

• Fakturierung

18.4.2. Funktionsumfang

Der Belegfluß wird vom System auf zwei Ebenen fortgeschrieben:

für den Gesamtbeleg

für die einzelnen Positionen eines Belegs

Im Belegfluß werden alle Vorgänger- und Folgebelege aufgelistet. Zusätzlich wird

Ihnen auch das Belegdatum und der Gesamtbearbeitungsstatus des jeweiligen Belegs

angezeigt.

Bsp. Belegfluß

Beleg Datum Gesamtbearbeitungsstatus

. Auftrag 5362 10.06 erledigt

Auslieferung 80003721 10.06 erledigt

. Kommissionierauftrag 19980610 10.06 erledigt

. WL WarenausLieferung 49007080 10.06 erledigt

. Rechnung 90005596 10.06 erledigt

.. Buchhaltungsbeleg 100007729 10.06 nicht ausgeziffert

Die Punkte zeigen die Stufe in der Referenzkette an.

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Der Beleg, für den der Belegfluß angezeigt wird, hat keinen Punkt. Im obigen Beispiel

wird der Belegfluß für die Auslieferung angezeigt.

Die direkten Vorgänger- und Folgebelege der Auslieferung werden mit einem Punkt

dargestellt. Indirekte Vorgänger- und Folgebelege haben zwei oder mehr Punkte. Im

obigen Beispiel ist der Buchhaltungsbeleg ein direkter Folgebeleg der Rechnung und

ein indirekter Folgebeleg der Auslieferung.

18.5. Steuerung der Verkaufsbelege

Während der Systemeinstellung für den Vertrieb definiert der Systemverwalter

verschiedene Arten von Daten für die Steuerung der Bearbeitung von Verkaufsbelegen.

Die Definition der Daten findet auf drei Ebenen statt:

• nach Verkaufsbelegart

• nach Positionstyp

• nach Einteilungstyp

Auf Verkaufsbelegebene können Sie z.B. festlegen, ob für eine bestimmte Belegart

eine Kreditprüfung durchgeführt wird. Außerdem können Sie angeben, ob ein Beleg

automatisch gesperrt wird und erst überprüft werden muß, bevor er weiter bearbeitet

werden kann (z.B. eine Gutschriftsanforderung).

Auf Positionstypebene können Sie z.B. festlegen, ob ein Positionstyp für Lieferung

oder Fakturierung relevant ist. Die Positionstypen, die in Angeboten verwendet werden,

sind z.B. nicht für Lieferung oder Fakturierung relevant.

Sie können auch, abhängig von Bedarf und Verfügbarkeitsprüfung, Einteilungstypen

definieren.

18.5.1. Verkaufsbelegarten

Die Standardversion des SAP R/3-Systems beinhaltet eine Reihe von vordefinierten

Verkaufsbelegarten. Während der Einführung Ihres Systems können diese

Standarddefinitionen modifiziert werden, um den speziellen Bedürfnissen Ihrer Firma

zu entsprechen. Sie können auch eigene Verkaufsbelegarten definieren. Zu den

Verkaufsbelegarten im Standard gehören beispielsweise:

Bearbeitungsart Verkaufsbelegart Abkürzung

Vorverkaufsphase Anfrage AF

Angebot AG

Kostenlose Lieferung KL

Verkaufsphase Terminauftrag TA

Barverkauf BV

Sofortauftrag SO

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Bearbeitungsart Verkaufsbelegart Abkürzung

Rahmenverträge Mengenkontrakt KM

Wertkontrakt WK

Mietvertrag MV

Lieferplan LP

Reklamationen Gutschriftsanforderung G2

Lastschriftsanforderung L2

Kostenlose Nachlieferung KN

Retoure RE

18.5.2. Steuerungselemente in Verkaufsbelegarten

Über Steuerungselemente, die im Vertriebs-Customizing festgelegt sind, kann jede

Verkaufsbelegart so eingestellt werden, daß sie einen eigenen Funktionsumfang enthält.

Die Belegarten können Ihren Anforderungen gemäß installationsspezifisch angepaßt

werden. Außerdem können neue Belegarten definiert werden, falls die in der SAP-

Standardversion vorgegebenen in Ihrer Verkaufsorganisation nicht ausreichen sollten.

Für die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter zuständig.

Die Antworten auf die folgenden Fragen entscheiden darüber, wie eine

Verkaufsbelegart definiert wird.

Allgemeine Daten

• Kann der Beleg nur mit Bezug auf einen Vorgängerbeleg erfaßt werden ?

• Soll der eventuell vorhandene Kunden-Material-Informationssatz berücksichtigt

werden ?

• Soll das Lieferdatum vorgeschlagen werden ?

• Muß bei der Belegerfassung ein Kunde eingegeben werden ? Zum Beispiel können

Sortimente kundenneutral erfaßt werden.

• Welche Auftragswahrscheinlichkeit ist definiert ?

• Soll die Angabe der Sparte für jede Position aus dem Materialstammsatz

übernommen werden oder soll eine abweichende Angabe im Kopf die

Positionsangaben überschreiben ?

• Wie soll das System reagieren, falls die Spartenangabe im Kopf von den

Angaben in den Positionen abweicht ?

• Soll eine Kreditlimitprüfung stattfinden ?

• Aus welchem Nummernkreis soll die Belegnummer bei interner oder externer

Nummernvergabe stammen ?

• Welche Felder sollen für das Unvollständigkeitsprotokoll relevant sein? Für

Kontrakte ist z.B. der Gültigkeitszeitraum wichtig und muß darum im Beleg

angegeben werden.

• Kann ein unvollständiger Beleg gesichert werden oder müssen alle Daten

vollständig sein?

• Welche Partnerrollen sind zulässig und welche müssen erfaßt werden?

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Versanddaten

• Welche Lieferungsart soll die aus dem Auftrag resultierende Lieferung haben?

• Soll eine Versandterminierung stattfinden?

• Soll eine Transportterminierung stattfinden?

• Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Liefersperre gesetzt werden?

Eine solche Liefersperre kann z.B. bei einer kostenlosen Lieferung sinnvoll sein.

• Sie können für eine Verkaufsbelegart eine Versandbedingung definieren. Diese wird

dann bei der Belegerstellung übernommen, unabhängig davon, welche Angabe im

Debitorenstammsatz gemacht wurde.

Fakturadaten

• Welche Fakturaart soll die aus dem Auftrag oder der Lieferung resultierende

Faktura haben?

• Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden?

Eine solche Fakturasperre kann z.B. sinnvoll sein, wenn eine Gutschriftsanforderung

zunächst geprüft werden soll, ehe daraus eine Gutschrift erzeugt wird.

18.5.3. Positionstypen

Um in den Verkaufsbelegen eine weitere Steuerung zu ermöglichen und somit die aus

den verschiedenen Geschäftsvorfällen resultierenden Anforderungen abzudecken,

werden Positionstypen definiert. Für diese Positionstypen ist jeweils eine eigene

Steuerung definiert: Zum Beispiel werden ganz unterschiedliche Anforderungen an eine

Normalposition, eine kostenlose Position oder eine Textposition gestellt.

Die folgende Abbildung zeigt einige der

Positionstypen, die in im Standard definiert sind. Hier

ist z.B. eine Normalposition in der Anfrage, im

Angebot oder im Auftrag abgebildet.

Abbildung 43: Standard-Positionstypen (Quelle: SAP AG)

18.5.4. Steuerungselemente in Positionstypen

Je nach Verkaufsbelegart sind verschiedene Positionstypen zulässig. Auch die

Positionstypen werden über Steuerungselemente den speziellen Anforderungen Ihrer

Installation angepaßt. Außerdem können neue Positionstypen definiert werden. Für die

Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter verantwortlich.

Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darüber, wie ein Positionstyp definiert

wird.

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SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Allgemeine Daten

• Soll für die Position eine Preisfindung durchgeführt werden?

• Wann gilt eine Position als erledigt? Zum Beispiel könnte eine Angebotsposition

erst dann als erledigt gelten, wenn die gesamte Menge in Aufträge übernommen

wurde.

• Handelt es sich um eine Position mit Materialbezug oder um eine reine

Textposition?

• Sind Einteilungen zu einer Position erlaubt?

• Dürfen die kaufmännischen Daten, z.B. die Zahlungsbedingungen auf


Positionsebene, von denen auf Kopfebene abweichen?

Soll ein Dialog stattfinden, falls die Lieferung nicht vollständig erfolgen kann?

• Welche Felder sind relevant für das Unvollständigkeitsprotokoll?

• Welche Partnerrollen sind auf Positionsebene zulässig und welche sogar Pflicht?

• Welche Nachrichten sind für den Vorgang erlaubt und nach welchem Schema

werden sie vorgeschlagen?

Versanddaten

• Ist eine Position lieferrelevant ?

• Soll das Gewicht und das Volumen einer Position ermittelt werden?

Fakturadaten

• Ist eine Position fakturarelevant ?

• Soll der Verrechnungswert ermittelt werden?

• Handelt es sich um eine statistische Position ? Für statistische Positionen findet eine

Preisfindung statt, sie gehen jedoch nicht in den Wert des Auftrags ein, werden dem

Kunden also nicht in Rechnung gestellt.

• Soll für eine Position automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden? Dies kann

z.B. für Positionen wichtig sein, bei denen zunächst die Preise geklärt werden

müssen.

• Handelt es sich um eine Retourenposition ?

18.5.5. Ermittlung des Positionstyps

Der Positionstyp im Verkaufsbeleg hängt von der Verkaufsbelegart und dem Material

ab. Im Materialstammsatz wird eine Positionstypengruppe definiert. Zum Beispiel sind

in der SAP-Standardversion die Positionstypengruppe NORM für lagerhaltige

Materialien und die Gruppe DIEN für Dienstleistungen und Nichtlagermaterial

definiert.

Die folgende Abbildung zeigt die Ermittlung des Positionstyps. Für ein Material mit der

Positionstypengruppe NORM ermittelt das System für eine Anfrage (Verkaufsbelegart

AF) den Positionstyp AFN, für einen Terminauftrag (Verkaufsbelegart TA) den

Positionstyp TAN.

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Abbildung 44: Ermittlung des Positionstyps (Quelle: SAP AG)

18.5.6. Positionstypen in Lieferungen

Um eine weitere Steuerung in den Lieferungen für die einzelnen Artikel zu

ermöglichen, werden Positionstypen definiert. Der Positionstyp wird aus der

Auftragsposition übernommen. Eine Normalposition in einem Terminauftrag wird zu

einer Normalposition in der Lieferung. Wird eine Lieferung ohne Bezug auf einen

Auftrag erfaßt, wird der Positionstyp in Abhängigkeit von der Lieferbelegart und der

Positionstypengruppe des Materials vorgeschlagen.

18.5.7. Einteilungstypen

Die Positionen in einem Verkaufsbeleg werden in eine oder mehrere Einteilungen

unterteilt. Diese Einteilungen unterscheiden sich in Bezug auf Termin und Menge

voneinander.

Auch für die Einteilungen sind unterschiedliche Steuerungselemente definiert: Für

manche Einteilungen wird keine, für manche wird eine Disposition durchgeführt. Für

eine Einteilung mit der Ausprägung Retoure wird kein Warenausgang, sondern ein

Wareneingang gebucht.

Die folgende Abbildung zeigt eine Übersicht einiger Einteilungstypen, die im Standard

definiert sind.

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Abbildung 45: Übersicht Einteilungstypen (Quelle: SAP AG)

Einteilungstyp-Steuerung

Für die verschiedenen Einteilungstypen ergeben sich unterschiedliche Steuerungen:

• Die Einteilung AT in Anfragen dient lediglich zur Information.

• Für die Einteilungen BN und CN erfolgt keine Bedarfsübergabe und keine

Verfügbarkeitsprüfung.

• Für die Einteilungen BP und CP werden Bedarfe übergeben und die Verfügbarkeit

der Artikel wird überprüft.

• Für die Einteilungstypen BT, CT und CX werden keine Bestände geführt. Für die

Typen BT und CT wird im Gegensatz zu CX auch kein Warenausgang gebucht.

• Die Einteilungstypen BV und CV sind genauso gesteuert wie die Typen BN und

CN. Allerdings können zu Auswertungszwecken Bedarfe abgesetzt werden.

• Für die Einteilung DN in einer Retoure wird kein Warenausgang, sondern ein

Wareneingang gebucht.

• Die Einteilungstypen CN, CP, CT und CV sind lieferrelevant, die anderen

Einteilungstypen nicht.

18.5.8. Steuerungselemente für Einteilungstypen

Je nach Verkaufsbelegart und Positionstyp sind verschiedene Einteilungstypen zulässig.

Auch die Einteilungsstypen werden über Steuerungselemente den speziellen

Anforderungen Ihrer Installation angepaßt. Außerdem können neueEinteilungstypen

definiert werden. Für die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter

verantwortlich.

Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darüber, wie ein Einteilungstyp

definiert wird.

Allgemeine Daten

• Welche Felder sind für das Unvollständigkeitsprotokoll relevant?

• Soll ein Vertriebsbedarf an den Einkauf oder die Fertigung gemeldet werden?

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• Soll eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt werden?

• Handelt es sich um eine Einteilung zu einer Retoure ?

Versanddaten

• Ist die Einteilung lieferrelevant ?

• Soll automatisch eine Liefersperre für die Einteilung gesetzt werden? Eine solche

Liefersperre ist bei kostenlosen Lieferungen sinnvoll.

18.5.9. Ermittlung des Einteilungstyps

Der Einteilungstyp hängt von dem Positionstyp der zugehörigen Position und dem

Dispositionsmerkmal des Materials ab. Das Dispositionsmerkmal eines Materials wird

im Materialstammsatz angegeben.

Der Einteilungstyp wird aufgrund von Tabelleneinstellungen automatisch

vorgeschlagen. Sie können die Angabe im Verkaufsbeleg manuell verändern. Die

Änderungen sind jedoch nicht beliebig. Wenn Sie einen anderen Einteilungstyp

angeben, prüft das System, ob dieser Typ zulässig ist. Welche Einteilungstypen jeweils

zulässig sind, erfahren Sie von Ihrem Systemverwalter.

19. Debitoren

Zu den Debitoren zählen alle Kunden, mit denen die Firma in Kontakt steht. Kunden,

mit denen Ihre Firma geschäftliche Beziehungen unterhält, erfassen Sie in einem

Debitorenstammsatz. Dieser Stammsatz enthält alle für die Abwicklung von

Geschäftsvorgängen erforderlichen Daten, die sogenannten Stammdaten. Bei

konsequenter Pflege der Stammdaten kann die Bearbeitung von Vorgängen erheblich

reduziert werden, da die Stammdaten automatisch in die Vorgänge übernommen

werden.

19.1. Geschäftspartner

Beim Geschäftspartner kann es sich um eine juristische oder eine natürliche Person

handeln, die direkt an der Abwicklung eines Geschäftsvorgangs mit Ihnen beteiligt ist.

Im Vertrieb existieren u.a. folgende Geschäftspartnerrollen:

• Auftraggeber

• Warenempfänger

• Regulierer

• Rechnungsempfänger

19.1.1. Auftraggeber

Für den Auftraggeber benötigen Sie Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einem

Verkaufsbüro und zu einer gültigen Preisliste.

Im häufigsten Fall ist eine Firma, die den Auftrag zur Warenlieferung oder Erbringung

von Leistungen erteilt, gleichzeitig auch der Warenempfänger, Regulierer und

Rechnungsempfänger. Aus diesem Grund umfaßt die Funktion "Auftraggeber" im SAP-

System alle diese Rollen.

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19.1.2. Warenempfänger

Für den Warenempfänger benötigen Sie nur die zum Versand erforderlichen Daten, z.B.

Abladestelle und Warenannahmezeiten.

19.1.3. Regulierer

Bei einem Regulierer handelt es sich um eine Firma oder eine Person, die die

Rechnungen für die gelieferten Waren oder die erbrachten Leistungen begleicht. Für

den Regulierer benötigen Sie z.B. Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und die

Kontoverbindung.

19.1.4. Rechnungsempfänger

Für den Rechnungsempfänger benötigen Sie z.B. die Adresse, Daten für den

Dokumentendruck und Druckdaten und evtl. für den elektronischen Datenaustausch.

19.1.5. Ansprechpartner beim Geschäftspartner

In der Firma Ihrer Kunden existieren immer ein oder mehrere Ansprechpartner, mit

denen Sie fernmündlichen, schriftlichen oder persönlichen Kontakt zur Abwicklung des

Geschäftsvorfalls haben. Für die Ansprechpartner benötigen Sie häufig andere

Informationen wie für den Kunden. Wichtig sind vor allem der Name des

Ansprechpartners und seine Telefonnummer sowie die Abteilung, in der er arbeitet. Da

der Ansprechpartner direkt an die Firma des Kunden gekoppelt ist, erfassen Sie diese

Daten im jeweiligen Debitorenstammsatz. Sie benötigen für die Ansprechpartner also

keinen separaten Stammsatz.

Die Daten zum Ansprechpartner können Sie in der SAP-Standardversion allerdings

lediglich im Debitorenstammsatz des Auftraggebers eingeben, da nur die

Ansprechpartner aus diesem Stammsatz im Auftrag zur Auswahl angeboten werden.

19.2. Struktur im Debitorenstammsatz

Auf einen Debitorenstammsatz haben sowohl die Buchhaltungsabteilung als auch die

Vertriebsabteilung Zugriff. Die Daten beider Abteilungen werden in einem

gemeinsamen Stammsatz gespeichert, um Datenredundanz zu vermeiden.

Auf den Debitorenstammsatz können Sie mit Hilfe von drei verschiedenen

Datengruppen zugreifen, die sich durch ihren Detaillierungsgrad unterscheiden.

Ein Stammsatz läßt sich entsprechend folgendermaßen gliedern.

Abbildung 46: Struktur des Debitorenstamms (Quelle: SAP AG)

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19.2.1. Allgemeine Daten

Die allgemeinen Daten sind unabhängig von der buchhaltungsspezifischen oder

vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma. Sie sind für einen Kunden aus beiden

Sichten eindeutig. Hierzu gehören z.B. Name, Adresse und Telefonnummer des

Kunden.

Allerdings beschränken sich die allgemeinen Daten nicht auf die Informationen, die für

beide Abteilungen von Bedeutung sind. Die Abladestelle z.B., die auch zu den

allgemeinen Daten zählt, ist nur für den Vertrieb relevant. Da sie sich jedoch nicht aus

der vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma ableitet und für den Kunden immer

eindeutig ist, gehört sie nicht zu den vertriebsspezifischen Daten.

Wenn Sie einen Debitorenstammsatz nur mit der Debitorennummer bearbeiten, d.h.

ohne einen Vertriebsbereich oder einen Buchungskreis zu spezifizieren, gelangen Sie

lediglich auf die Bilder mit den allgemeinen Daten.

Die allgemeinen Daten werden von der Abteilung erfaßt, die den Debitorenstammsatz

für den Kunden zuerst anlegt. Wenn die Vertriebsabteilung den Debitorenstammsatz

anlegt, dann muß sie auch die Adressdaten eingeben. Beim Erfassen der

buchhalterischen Daten braucht die Buchhaltungsabteilung diese allgemeinen Daten

nicht mehr einzugeben. Sie kann sie jedoch über die Anzeigefunktion einsehen.

19.2.2. Buchungskreisspezifische Daten

Diese Daten sind lediglich für die Buchhaltung von Belang. Hierzu gehören z.B.

Versicherungs- und Kontoführungsdaten. Die buchungskreisspezifischen Daten sind nur

innerhalb eines Buchungskreises eindeutig.

Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, müssen Sie die Debitorennummer und

den Buchungskreis eingeben, um die Bilder mit den buchungskreisspezifischen Daten

aufzurufen.

19.2.3. Vertriebsspezifische Daten

Diese Daten sind lediglich für den Vertrieb von Bedeutung. Hierzu gehören z.B. Daten

für die Preisfindung, Lieferprioritäten und Versandbedingungen. Je nach

Vertriebsbereich (Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte)

können sich diese Daten für einen Kunden unterscheiden.

Nur wenn Sie die Vertriebsdaten für den Kunden erfaßt haben, können Sie

Vertriebsvorgänge (z.B. Aufträge) zum Kunden erfassen. Außerdem können Sie einen

Vorgang nur dann fakturieren, wenn der Regulierer aus Finanzbuchhaltungssicht

gepflegt ist.

Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, müssen Sie die Debitorennummer und

den Vertriebsbereich eingeben, um die Bilder mit den vertriebsspezifischen Daten

aufzurufen.

19.2.4. Menüzugriff entsprechend der Abteilung

Die Untergliederung nach Abteilungen wird im System über den Menüzugriff erreicht:

• Wenn Sie die Debitorendaten zum Verkauf definieren wollen, steigen Sie über das

Vertriebsmenü (Logistik) in den Debitorenstammsatz ein.

• Wollen Sie die Daten für die Buchhaltung erfassen, steigen Sie über das

Rechnungswesenmenü in den Debitorenstammsatz ein.

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Über beide Einstiegsmenüs ist es möglich, die Debitorendaten zentral, d.h. aus der

Vertriebs- und der Buchhaltungssicht zu bearbeiten.

Im Vertrieb ist eine zentrale Pflege nur für die Geschäftspartner Auftraggeber und

Regulierer vorgesehen, für die eine zentrale Pflege auch sinnvoll ist.

19.3. Vertriebsdaten im Debitorenstammsatz

Die folgende Abbildung zeigt die Daten, die für die Abteilung Vertrieb von Bedeutung

sind.

Abbildung 47: Vertriebsdaten im

Debitorenstamm (Quelle: SAP AG)

Zugriff auf die Vertriebsdaten im Debitorenstammsatz

Auf diese Daten greifen Sie über das Menü zum Vertrieb zu. Je nachdem, welche

Datengruppen zu bearbeiten sind, geben Sie die Daten ein, die in der Spalte "Zugriff

über" aufgelistet sind (siehe folgende Tabelle).

Arten Zugriff über Datengruppen

Allgemeine Daten Debitorennummer Anschrift

Steuerung

Marketing

Zahlungsverkehr

Ansprechpartner

Abladestellen

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Vertriebsdaten Debitorennummer Anschrift

Verkaufsorganisation Steuerung

Vertriebsweg Marketing

Sparte Zahlungsverkehr

20. Kundenrahmenverträge

Ansprechpartner

Abladestellen

Verkauf

Versand

Fakturierung

Nachrichten

Partnerrollen

20.1. Lieferplan

Der Kundenlieferplan ist ein Kundenrahmenvertrag, in dem Liefermengen und -termine

festgehalten werden. Diese Liefermengen und -termine werden in Form von

Einteilungen angegeben. Sie können Einteilungen beim Anlegen des Lieferplans oder

zu einem späteren Zeitpunkt eingeben.

Ein Lieferplan wird erfüllt, indem Sie zum Fälligkeitstermin die Einteilungen beliefern.

Sie bearbeiten Lieferungen für einen Lieferplan in der gleichen Weise wie normale

Lieferungen. Nachdem Sie die Lieferungen durchgeführt haben, aktualisiert das System

das Feld gelieferte Menge in der Lieferplanposition mit der entsprechenden Menge.

100 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


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Die nachfolgende Abbildung zeigt den Belegfluß für Lieferpläne.

Abbildung 48: Lieferplan mit Einteilungen (Quelle: SAP AG)

20.2. Kundenkontrakt

Der Kundenkontrakt stellt einen Kundenrahmenvertrag über die Abnahme von

Verkaufsmaterialien oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum dar.

In der Standardversion des SAP R/3-Systems gibt es folgende Kategorien von

Kontrakten:

Gruppenkontrakte

Der Gruppenkontrakt ist ein Beleg, unter dem Sie Kontrakte als Unterkontrakte

gruppieren können, damit Daten in allen referenziernden Belegen synchronisiert und

konsistent gehalten werden. Der Gruppenkontrakt stellt somit die allgemeinen

Rahmenbedingungen für die Unterkontrakte dar.

Mengenkontrakte

Ein Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, daß Ihr Kunde eine bestimmte Menge eines

Produkts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltet

grundsätzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung der

Liefertermine und Liefermengen.

Wertkontrakte

Ein Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltet

daß für einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oder

Dienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmte

Materialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein)

beziehen.

Serviceverträge

Ein Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden,

unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden. In der

Standardauslieferung des SAP-R/3-Systems können Mietverträge und Wartungsverträge

verwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gültigkeitsdaten,

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 101


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Kündigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu möglichen

Folgeaktionen.

20.2.1. Mengenkontrakte

Ein Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, daß Ihr Kunde eine bestimmte Menge eines

Produkts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltet

grundsätzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung der

Liefertermine und Liefermengen (falls der Kunde Lieferinformationen angibt, können

Sie statt dessen einen Lieferplan anlegen).

Der Kunde erfüllt einen Kontrakt, indem er aus dem Kontrakt Aufträge erteilt. Diese

Kundenaufträge werden Abrufe genannt.

Wenn Sie einen Kontraktabruf anlegen, nehmen Sie Bezug auf den entsprechenden

Kontrakt und das System aktualisiert automatisch die abgerufenen Mengen im Kontrakt.

Die Bearbeitung eines Kontraktabrufs entspricht der Bearbeitung eines normalen

Terminauftrags.

20.2.2. Wertkontrakte

Ein Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltet

daß für einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oder

Dienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmte

Materialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein)

beziehen.

Der Wertkontrakt enthält Regeln, welche Art von Abrufen erlaubt sind. Dabei können

Einschränkungen bezüglich der Kunden und der Materialien definiert werden. Sie

können zusätzlich zum Auftraggeber weitere abrufberechtigte Partner angeben, indem

Sie ihnen die Partnerrolle AA zuordnen. Sie können auch zusätzliche Warenempfänger

für Abrufe definieren, indem Sie ihnen die Partnerrolle AW zuordnen.

Im Wertkontrakt können Sie sich auf bereits definierte Listen von Materialien beziehen.

Diese Liste kann z.B. eine Produkthierarchie sein oder ein Sortimentsbaustein. Sie

können jedoch auch Wertkontrakte für nur ein Material (z.B. ein konfigurierbares

Material) anlegen. Um diese beiden Fälle abzudecken, werden im Standard zwei

Kontraktarten angeboten:

• Wertkontraktart WK1

Bei Wertkontrakten mit der Kontraktart WK1 können Sie eine Produkthierarchie

oder einen Sortimentsbaustein angeben. Diese Kontraktart bietet sich also immer

dann an, wenn Sie für mehrere Materialien oder eine bestimmte Gruppe von

Materialien einen Wertkontrakt anlegen möchten. Abrufbar sind dann alle

Materialien, die in dem betreffenden Sortiment enthalten sind oder die der

angegebenen Produkthierarchie angehören.

102 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


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• Wertkontraktart WK2 (materialbezogen)

Diese Wertkontraktart dient hauptsächlich dazu, Kontrakte zu einem, in der

Regel konfigurierbaren, Material anzulegen. Solche Kontrakte sind z.B. in der

Softwarebranche üblich. Beispielsweise wird mit dem Kunden ein Kontrakt über

einen Wert von 500 000 DM für ein bestimmtes Softwareprodukt geschlossen.

Bei dieser Kontraktart kann zusätzlich eine Vertragsdauer vereinbart werden.

Die Vertragsdauer kann auch auf Positionsebene vereinbart werden und von der

Vertragsdauer auf Kopfebene abweichen.

Zum Wertkontrakt können besondere Preisvereinbarungen hinterlegt werden. Diese

Preisvereinbarungen sind auf beliebigen Ebenen möglich. Der Wertkontrakt kann zum

Beispiel Preise für einzelne Materialien enthalten oder Abschläge, die für jedes

abgerufene Material gelten.

Abrufe

Der Kunde erfüllt einen Kontrakt, indem er Aufträge gegen den Kontrakt erteilt. Da der

Wertkontrakt keine genauen Angaben über den Zeitplan der Lieferungen enthält, erfolgt

ein Abruf vom Wertkontrakt über einen Kundenauftrag.

Bei einem Kontraktabruf aktualisiert das System automatisch die abgerufenen Werte im

Kontrakt. Der Abrufwert ergibt sich aus der Summe der offenen Auftrags- und

Lieferwerte und den bereits fakturierten Werten zum Wertkontrakt.

Auch bei nachträglichen Änderungen (z.B. Überlieferung eines Abrufauftrages,

Preisänderungen in der Faktura, Teillieferungen, Retouren, Absagen von

Auftragspositionen, Stornieren oder Löschen von Aufträgen, Lieferungen, Fakturen)

wird der abgerufene Wert vom System aktualisiert.

Sie können die Abrufe in jeder beliebigen Währung vornehmen, das System rechnet

automatisch in die im Wertkontrakt vereinbarte Währung um. Bei einem solchen Abruf

in Fremdwährung rechnet das System zum Preisdatum des Abrufauftrages in die im

Kontrakt vereinbarte Währung um.

Fakturierung

Sie können den Wertkontrakt direkt oder pro Abruf fakturieren. Falls Sie den

Wertkontrakt direkt fakturieren möchten, müssen Sie zum Wertkontrakt einen

Fakturierungsplan hinterlegen. Mit einem Fakturierungsplan können Sie den

Wertkontrakt zu mehreren Terminen und anteiligen Werten fakturieren. Bei

nachträglichen Änderungen am Wert einer Wertkontraktposition werden die noch

offenen Fakturierungstermine automatisch angepaßt, damit insgesamt der volle Wert

fakturiert wird.

Belegfluß

Mit Hilfe des Belegflußes können Sie alle Folgebelege, die aus einem Wertkontrakt

entstanden sind, anzeigen (z.B. Kundenaufträge, Lieferungen, Fakturen).

Wertkontrakt erledigen

Ein Wertkontrakt ist dann erledigt, wenn Sie einen Absagegrund setzen. Im

Customizing für den Wertkontrakt (Positionstyp) können Sie einstellen wie das System

bei Erreichen des Zielwertes reagiert (keine Reaktion, Warnung, Fehlermeldung).

Ein nicht vollständig abgerufener Wertkontrakt wird nicht automatisch nachfakturiert.

Wenn Sie mit einem Fakturierungsplan arbeiten und bereits fakturierte Termine haben,

dann aber den Zielwert im Wertkontrakt erniedrigen, findet keine Prüfung statt, ob evtl

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 103


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

zuviel fakturiert wurde. In diesem Fall müssen Sie eine Gutschrift über den

Differenzbetrag anlegen.

Mengen- und Wertkontraktpositionen können nicht gemeinsam in einem Beleg

verarbeitet werden.

20.3. Serviceverträge

Mit einem Servicevertrag halten Sie Detailinformationen zu einem Servicepaket fest,

das Sie mit dem Empfänger der Serviceleistungen für einen festgelegten Zeitraum

vereinbart haben. Zum Beispiel geben Sie folgendes an:

• Routineaufgaben bei Geräten, die Sie dem Kunden verkauft oder vermietet

haben

• Preise für diese Routineaufgaben

• Preise für zusätzliche Serviceaufgaben und erforderliche Ersatzteile

• Bedingungen, unter denen der Vertrag gekündigt werden kann

Während der Laufzeit des Servicevertrags nutzen Sie den Servicevertrag, um:

• eine automatische Fakturierung der Routineaufgaben regelmäßig anzustoßen

• zu ermitteln, ob eine Serviceanforderung vom Kunden durch den Servicevertrag

abgedeckt ist

• zu ermitteln, welche Preisvereinbarungen für Serviceleistungen gelten, die nicht

durch den Servicevertrag abgedeckt sind

• zu ermitteln, ob ein Kündigungswunsch des Kunden gültig ist

• Folgeaktivitäten anzustoßen, bevor der Servicevertrag ungültig wird

Im IDES z.B. können Sie den Umfang des Servicevertrages auf Basis eines

vorkonfigurierten Servicepaketes oder durch die Konfiguration im Vertrag festlegen.

Ein Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden,

unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden.

In der Standardauslieferung des SAP-R/3-Systems können Mietverträge und

Wartungsverträge verwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gültigkeitsdaten,

Kündigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu möglichen

Folgeaktionen.

21. Einführung in die Konditionstechnik

In diesem Abschnitt werden die Elemente beschrieben, die zur Konditionstechnik

gehören.

Die Standardversion des R/3-Systems von SAP enthält vordefinierte Elemente für

routinemäßige Preisfindungstätigkeiten. Beispielsweise gehören zum Standardsystem

Konditionsarten für grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- und

Materialabschläge sowie Zuschläge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Für jedes

Element können Sie die Standardversion verwenden oder völlig neue Definitionen

104 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

anlegen, um den betriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht

zu werden. Die Abfolge von Aktivitäten sieht normalerweise wie folgt aus:

• Definition von Konditionsarten für alle Preiselemente (Preise, Zu- und Abschläge),

die in Ihren täglichen Geschäftsvorfällen vorkommen.

• Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie für jede Konditionsart

Konditionssätze ablegen und zurückholen können.

• Definition der Zugriffsfolgen, mittels derer das System die gültigen


Konditionssätze auffinden kann.

Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb von

Kalkulationsschemata.

21.1. Konditionsarten

Eine Konditionsart bildet einen bestimmten Aspekt der täglichen

Preisfindungsaktivitäten im System ab. Sie können beispielsweise für jede Art von

Preisen, Zu- und Abschlägen, die in Ihren Geschäftsvorfällen vorkommen, eine eigene

Konditionsart festlegen.

Beispiel einer Konditionsart

Sie definieren die Konditionsart für einen speziellen Materialabschlag. Sie können dabei

festlegen, daß der Rabatt als Festbetrag errechnet wird (beispielsweise ein Abschlag von

1,–– DM pro Verkaufseinheit) oder daß der Abschlag als Prozentsatz berechnet wird

(zum Beispiel ein Abschlag von 2 % für Aufträge über 1000 Verkaufseinheiten). Wenn

Sie beide Möglichkeiten nutzen wollen, müssen Sie zwei separate Konditionsarten

definieren. Die folgende Abbildung zeigt, wie Konditionsarten bei der Preisfindung für

einen Kundenauftrag verwendet werden können.

Abbildung 49: Beispiel einer Preisfindung (Quelle: SAP AG)

Im obigen Beispiel gelten für die Position im Kundenauftrag zwei Abschläge. Der erste

Abschlag ist ein prozentualer Abschlag in Abhängigkeit von der Bestellmenge, der

zweite ist ein fester Abschlag in Abhängigkeit vom Gesamtgewicht der Position.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 105


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

21.2. Konditionstabelle

Eine Konditionstabelle legt die Kombination der Felder (Schlüssel) fest, die einen

einzelnen Konditionssatz kennzeichnet.

In einem Konditionssatz legt das System die spezifischen Konditionsdaten ab, die Sie in

das System eingeben. Wenn Sie z.B. einen Artikelpreis oder einen speziellen Abschlag

für einen guten Kunden im System eingeben, legen Sie entsprechende Konditionssätze

an.

Beispiel für eine Konditionstabelle

Eine Verkaufsabteilung legt Konditionssätze für kundenspezifische Artikelpreise an. In

der Standardversion des R/3-Systems steht dafür die Tabelle T005 zur Verfügung. Der

Tabellenschlüssel der Tabelle T005 enthält folgende Felder:

• Verkaufsorganisation

• Vertriebsweg

• Kunde

• Material

Die ersten zwei Felder legen wichtige Organisationsdaten des Konditionssatzes fest, die

letzten zwei Felder drücken die Beziehung zwischen einem Kunden und einem Material

aus. Wenn die Verkaufsabteilung einen Konditionssatz für einen kundenspezifischen

Materialpreis oder -abschlag anlegt, verwendet das System automatisch die

Konditionstabelle T005 zur Festlegung des Schlüssels und Sicherung des Satzes.

Die folgende Abbildung stellt die Verknüpfung zwischen der Konditionstabelle und den

darauffolgenden Konditionssätzen dar.

Abbildung 50: Konditionstabelle und Konditionssätze (Quelle: SAP AG)

106 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Wichtige Felder

Im Bereich Vertrieb sind die Felder Verkaufsorganisation und Vertriebsweg

besonders zu berücksichtigen. Die Verkaufsorganisation wird fast immer als ein

Kriterium in der Preisfindung verwendet, da verschiedene Verkaufsorganisationen oft

ihre eigenen Preise, Zu- und Abschläge haben. Wenn Sie die Verkaufsorganisation als

ein Kriterium in der Preisfindung verwenden, sollten Sie gleichzeitig den Vertriebsweg

verwenden. Benutzen Sie den Vertriebsweg auch dann, wenn Sie nicht für jeden

Vertriebsweg eigene Preise, Zu- und Abschläge festlegen wollen. Im SD-Customizing

können Sie einen Vertriebsweg als Vorlage für alle anderen verwenden und dadurch die

gleichen Preisfindungsdaten gemeinsam nutzen.

21.3. Zugriffsfolgen

Eine Zugriffsfolge ist eine Suchstrategie, mit deren Hilfe das System gültige Daten für

eine bestimmte Konditionstabelle sucht. Sie besteht aus einem oder mehreren Zugriffen.

Die Abfolge der Zugriffe steuert die Priorität der einzelnen Konditionssätze

untereinander. Durch die Zugriffe wird dem System mitgeteilt, wo zuerst und wo

jeweils als nächstes nach einem gültigen Konditionssatz gesucht werden soll. Für jede

Konditionsart, für die Sie Konditionssätze anlegen, legen Sie eine Zugriffsfolge fest

Es gibt einige Konditionsarten, für die keine Konditionstabellen angelegt werden (zum

Beispiel Kopfabschläge, die nur manuell eingegeben werden). Für diese

Konditionsarten muß keine Zugriffsfolge festgelegt werden.

Beispiel einer Zugriffsfolge

Eine Vertriebsabteilung möchte Kunden unterschiedliche Preise anbieten. Die

Abteilung kann beispielsweise die folgenden Konditionssätze im System anlegen:

• Einen Grundpreis für einen Artikel

• Einen kundenspezifischen Sonderpreis für den gleichen Artikel sowie

• Eine Preisliste, beispielsweise für Großkunden

Theoretisch kann ein Kunde bei der Auftragsabwicklung für alle drei verschiedenen

Preise in Frage kommen. Die Zugriffsfolge versetzt das System in die Lage, in einer

vorgegebenen Reihenfolge auf die Datensätze zuzugreifen, bis ein gültiger Preis

gefunden ist. In diesem Beispiel möchte die Vertriebsabteilung dem Kunden vielleicht

den vorteilhaftesten Preis gewähren. Sie legt also fest, daß zuerst der kundenspezifische

Preis gesucht werden soll.

In der folgenden Abbildung wird gezeigt, wie das System nach dem relevanten

Datensatz sucht.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 107


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Abbildung 51: Zugriffsfolgen (Quelle: SAP AG)

108 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

21.4. Kalkulationsschemata

Hauptaufgabe eines Kalkulationsschemas ist es, die zulässigen Konditionsarten in einer

bestimmten Reihenfolge festzulegen. Darüber hinaus legt das Kalkulationsschema

folgendes fest:

• welche Zwischensummen gebildet und auf den Preisbildern angezeigt werden

inwieweit eine manuelle Bearbeitung der Preisfindung möglich ist

• auf welcher Basis das System prozentuale Zu- und Abschläge berechnet

• welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit eine bestimmte Konditionsart

berücksichtigt wird.

Beispiel eines Kalkulationsschemas

Wenn eine Vertriebsabteilung Kundenaufträge vieler verschiedener ausländischer

Kunden bearbeitet, so können diese Kunden nach Land oder Region gruppiert werden.

Für jede Kundengruppierung kann dann ein Kalkulationsschema festgelegt werden. Ein

Kalkulationsschema kann Konditionsarten enthalten, die landesspezifische Steuern

festlegen. In der Auftragsabwicklung können Sie Schemata für bestimmte Kunden und

für Verkaufsbelegarten festlegen. Das zu verwendende Schema wird automatisch vom

System ermittelt

Kalkulationsschemata im R/3-Standardsystem von SAP

Das Standardsystem beinhaltet vordefinierte Kalkulationsschemata, die häufig

verwendete Konditionsarten in Verbindung mit entsprechend häufig verwendeten

Zugriffsfolgen enthalten. Diese Kalkulationsschemata des Standardsystems können Sie

bei Bedarf modifizieren oder neue Kalkulationsschemata anlegen.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 109


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

21.5. Zusammenwirken der Elemente der Konditionstechnik

Die folgende Abbildung illustriert die Beziehungen zwischen den verschiedenen

Elementen der Konditionstechnik.

Abbildung 52: Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen der Konditionstechnik (Quelle: SAP AG)

22. Preisfindung in Verkaufsbelegen

In diesem Abschnitt wird ein Überblick über die in der Auftragsabwicklung

verwendeten Preiselemente gegeben. Außerdem wird gezeigt, wie Sie in Ihrer täglichen

Auftragsabwicklung mit den Preisfindungfunktionen arbeiten. Bei der Preisfindung

ermittelt das System Beträge auf der Grundlage von automatischen Verfahren und

manuell eingegebenen Daten. Das System überträgt die Preisfindungsdaten - zum

Beispiel Informationen über die Preise, Zu- und Abschläge - von sogenannten

Konditionssätzen in Verkaufsbelege und Fakturen. Je nach Preispolitik Ihres

Unternehmens können Sie die Preise während der Auftragsabwicklung manuell

bearbeiten. Beispielsweise kann die Möglichkeit bestehen, innerhalb eines bestimmten

Rahmens Abschläge einzugeben oder zu ändern.

110 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


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22.1. Preiselemente in der Auftragsabwicklung

Die Preiselemente, mit denen Sie in Ihren täglichen Preisfindungsverfahren zu tun

haben, wie Preise, Zu- und Abschläge, Frachtkosten und Steuern - sind im SAP-System

als Konditionsarten abgelegt. In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über die

Preiselemente und ihre entsprechenden Konditionsarten, die in der Standardversion des

Vertriebssystems (SD) vorkommen. Beim Anlegen oder Pflegen von

Preisinformationen

Konditionssätze an

für ein bestimmtes Preiselement legen Sie im System

Bei Preiselementen unterscheidet man zwischen vier Hauptkategorien:

• Preise

• Zu- und Abschläge

• Frachtkosten

• Verkaufssteuern

Bei der Erfassung von Kundenaufträgen kann das System eine automatische

Preisfindung durchführen. Dabei werden ein Bruttopreis ermittelt, alle relevanten

Abschläge abgezogen, eventuelle Zuschläge hinzugerechnet (z.B. Frachtkosten und

Verkaufssteuern) und anschließend der Nettopreis für den Kundenauftrag ermittelt. Die

folgende Abbildung zeigt, wie die verschiedenen, im Tagesgeschäft vorkommenden

Preiselemente im System abgebildet werden.

Abbildung 53: Abbildung von Preiselementen in Konditionsarten (Quelle: SAP AG)

Die vorstehende Abbildung zeigt, daß der Preis eines Artikels im System durch eine

Konditionsart (PR00) abgebildet ist. Der Preis eines Artikels kann sich aber auf andere

Arten von Preisfindungssätzen im System gründen. Der Preis kann aus einer Preisliste

entnommen sein, er kann kundenindividuell sein, oder er kann ein einfacher

Materialpreis sein. Auf der anderen Seite werden jeder Abschlag, jeder Zuschlag, alle

Frachtkosten und jede Steuer durch eine eigene Konditionsart definiert.

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

22.1.1. Preise

In der SAP-Standardversion basiert die Preisfindung innerhalb der Auftragsabwicklung

auf dem Bruttopreis eines Materials. Folgende Preise sind vordefiniert:

• Materialpreis

• Preislistentyp

• kundenindividueller Preis

22.1.2. Zu- und Abschläge

Die R/3-Standardversion von SAP beinhaltet eine ganze Reihe normalerweise

verwendeter Abschläge. Sollten Sie in Ihrer Firma besondere Zu- und Abschläge

verwenden, so können diese während der Systemkonfiguration oder bei späteren

Anpassungen im SD-Customizing definiert werden.

Abschläge in der Standardversion

Zur Standardversion gehören unter anderem folgende Abschläge:

Abschlag (Schlüssel) Art des Abschlags

Zum Kunden (K007) Prozentualer Abschlag

Zum Material (K004) Absoluter Abschlag

Zur Preisgruppe (K020) Prozentualer Abschlag

Zur Materialgruppe (K029) Absoluter Abschlag nach Gewicht

Zum Kunden/Material (K005) Absoluter Abschlag

Zum Kunden/Materialgrp. (K030) Prozentualer Abschlag

Zur Preisgrp./Material (K032) Absoluter Abschlag

Zur Preisgrp./Materialgrp. (K031) Prozentualer Abschlag

Zur Bonusabwicklung (BO01) Gruppenbonus (%)

Zur Bonusabwicklung (BO02) Materialbonus (fest)

Zur Bonusabwicklung (BO03) Kundenbonus (%)

Zur internen Verrechnung (PI01) Interner Abschlag (fest)

Zur internen Verrechnung (PI02) Interner Abschlag (%)

Zu Rechnungslisten (RL00) Delkredere

Zu Rechnungslisten (MW15) Steuer Delkredere

Zum Anlegen von Konditionssätzen können Sie alle diese Standardabschläge

verwenden. Das System berücksichtigt bei der automatischen Preisfindung auch die

Abschläge, die unter den jeweiligen Umständen gelten, und sucht nach gültigen

Konditionssätzen. Bei Gruppenabschlägen (beispielsweise zu Material- oder

Preisgruppen) müssen Sie die Gruppe zunächst im entsprechenden Kunden- oder

Materialstammsatz zuordnen, bevor die automatische Preisfindung stattfindet.

112 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

22.1.3. Frachtkosten

Sie können Frachtkosten an Ihre Kunden weitergeben, indem Sie besondere

Konditionsarten für Versand- und Frachtkosten verwenden. Die SD-Standardversion

enthält vordefinierte Konditionsarten auf der Grundlage der Incoterms.

Incoterms

Incoterms sind international anerkannte Versandbedingungen, die die Verpflichtungen

sowohl des Lieferanten als auch des Empfängers festlegen. Eine verbreitete

Versandbedingung ist zum Beispiel FOB (Frei an Bord). Sie kann noch genauer

spezifiziert werden, indem man den Verladehafen hinzufügt, zum Beispiel FOB Boston.

Sie können Konditionssätze auf zweierlei Grundlage erstellen:

• nur auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 (zum Beispiel FOB) oder

• auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 + 2 (zum Beispiel FOB und Boston).

Frachtkonditionen

Die R/3-Standardversion von SAP sieht zwei vordefinierte Frachtkonditionen vor.

Die erste (Konditionsart KF00) gilt für jede Position eines Verkaufsbelegs. Bei der

automatischen Preisfindung sucht das System nach gültigen Konditionssätzen, die für

diese Frachtkondition gelten.

Die zweite Frachtkondition (HD00) kann nur auf einen ganzen Beleg angewendet

werden. Diese Fracht wird während der Auftragsabwicklung manuell eingegeben.

22.1.4. Verkaufssteuern

Verwendung

Die Standardversion des Systems R/3 von SAP sieht Konditionsarten vor, die

landesspezifische Steuern festlegen. Es gibt beispielsweise Konditionsarten für

Mehrwertsteuer (MwSt) zur Verwendung in einigen Europäischen Ländern. Zur

Steuerermittlung für die USA enthält die Standardversion Konditionsarten für

Verkaufssteuern auf den Ebenen "State", "County" und "City", sowie für Steuern auf

der Grundlage von Steuerstandort-Codes ("Tax Jurisdiction Codes").

Automatische Mehrwertsteuerberechnung

Bei der automatischen Mehrwertsteuerberechnung werden die folgenden Faktoren

berücksichtigt:

• die Art des Geschäftsvorfalls (Inlands- oder Auslandsgeschäft)

• die Steuerklassifikation des Warenempfängers (beispielsweise sind


gemeinnützige Organisationen von der Mehrwertsteuer befreit).

die Steuerklassifikation des Materials (einige Produkte werden nicht besteuert,

andere unterliegen niedrigeren Steuersätzen).

• Mithilfe dieser Kriterien wird der Steuersatz für jede Position im Kundenauftrag

ermittelt. Im Customizing wird für den Steuersatz eine eigene Konditionsart

eingerichtet (Steuern auf Verkäufe und Einkäufe).

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Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Steuerklassifikation Material

Die Steuerklassifikation für ein Material wird im Materialstammsatz angegeben. Bei der

Auftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in den

Verkaufsbeleg übernommen.

Steuerklassifikation Kunde

Die Steuerklassifikation für einen Kunden wird im Kundenstammsatz angegeben. Bei

der Auftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in den

Verkaufsbeleg übernommen.

23. Verfügbarkeitsprüfung und Versandterminierung

23.1. Verfügbarkeitsprüfung in der Vertriebsabwicklung

Wenn Sie einen Auftrag erfassen, können Sie die Lieferung der Ware zum Liefertermin

nur zusagen, wenn die Ware rechtzeitig für alle vor der Lieferung notwendigen

Bearbeitungsaktivitäten zur Verfügung steht:

Auf der Versandseite muß dafür gesorgt werden, daß die Spedition oder ein anderes

Transportunternehmen frühzeitig davon in Kenntnis gesetzt wird, damit noch genügend

Zeit für das Verpacken und Verladen bleibt. Zu dem Zeitpunkt, zu dem die Ware

spätestens bereitstehen muß, kann eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt werden.

Auf der Beschaffungsseite muß Sorge getragen werden, daß bei nicht ausreichendem

Bestand die Produktion oder der Einkauf in Kenntnis gesetzt wird, damit die Ware

rechtzeitig gefertigt oder bestellt werden kann. Diese Informationen über erforderliche

Materialien für den Verkauf werden über Bedarfe an die Disposition weitergeleitet.

Bedarfe stellen somit die geplanten Abgänge dar. Durch die Bedarfsübergabe wird die

Produktion darüber informiert, daß Waren gefertigt werden müssen, oder der Einkauf

wird darüber unterrichtet, daß Bestellanforderungen vorliegen, zu denen Bestellungen

erstellt und an die Lieferanten verschickt werden müssen.

23.1.1. Zeitpunkt der Verfügbarkeitsprüfung in der Vertriebsabwicklung

Wenn Sie einen Auftrag erfassen, ermittelt das System ausgehend vom

Wunschlieferdatum des Kunden das erforderliche Materialbereitstellungsdatum. Zu

diesem Datum muß damit begonnen werden, die Ware zu kommissionieren, zu

verpacken, zu etikettieren und zu verladen. Deshalb ist dies auch das für die Disposition

relevante Datum, zu dem die Verfügbarkeit geprüft wird.

114 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

Folgende Daten sind für die Ermittlung dieses Datums erforderlich:

• die Route, die den Weg zwischen der Versandstelle und der Firma des

Warenempfängers festlegt

• die Versandstelle, von der aus die Ware geliefert werden soll

• die Ladegruppe aus dem Materialstammsatz

• die im Auftrag über die Auftragsmenge ermittelte Gewichtsgruppe

23.1.2. Arten der Verfübarkeitsprüfung in der Vertriebsabwicklung

Es existieren drei Arten der Verfügbarkeitsprüfung:

• Prüfung auf Basis der ATP-Mengen

• Prüfung gegen Kontingente

• Prüfung gegen die Vorplanung

Im Customizing legen Sie fest, ob eine Verfügbarkeitsprüfung gegen ATP-Menge oder

gegen die Vorplanung durchgeführt wird. Die Prüfung gegen Kontingente wird u.a.

über den Materialstamm gesteuert.

Prüfung auf Basis der ATP-Menge

Die ATP-Menge (ATP = Available To Promise) wird aus dem Lagerbestand, den

geplanten Zugängen (Fertigungsaufträge, Bestellungen, Planaufträge etc.) und den

geplanten Abgängen (Kundenaufträge, Lieferungen, Reservierungen etc.) berechnet.

Bei dieser Art der Verfügbarkeitsprüfung wird je Vorgang dynamisch unter

Berücksichtigung der zu berücksichtigenden Bestände und der geplanten

Warenbewegungen mit oder ohne Wiederbeschaffungszeit geprüft. Planprimärbedarfe

bleiben hier unberücksichtigt.

Prüfung gegen Kontingente

Mithilfe von Kontingenten kann eine periodenabhängige Zuteilung von Produkten für

bestimmte Kunden oder Regionen erfolgen. Ab Release 3.0F kann die

Verfügbarkeitsprüfung gegen Kontingente durchgeführt werden. Damit kann z.B.

verhindert werden, daß bei knappen Produkten dem ersten Kunden die gesamte

verfügbare Menge zugeteilt wird und nachfolgende Kundenaufträge nicht mehr oder

viel zu spät bestätigt werden.

Prüfung gegen die Vorplanung

Bei der Prüfung gegen die Vorplanung wird gegen einen für einen anonymen Markt

erzeugten, in der Regel nicht kundenspezifischen Primärbedarf geprüft (beispielsweise

bei der Strategie ‘Vorplanung ohne Endmontage’, wenn die Fertigung nur bis zur

Bevorratungsebene erfolgt). Der Planprimärbedarf resultiert aus der

Produktionsprogrammplanung und dient der auftragsneutralen Planung von zukünftig

zu erwartenden Verkaufsmengen.

23.2. Terminierung

Aufgrund dieser Daten, die vorher im System festgehalten wurden, kann automatisch

eine Terminierung vorgenommen werden. Da diese Terminierung vom

Wunschlieferdatum aus zeitlich rückwärts durchgeführt wird, wird sie auch als

Rückwärtsterminierung bezeichnet. Führt die Rückwärtsterminierung dazu, daß die

Vorbereitung für die Versandaktivitäten bereits in der Vergangenheit hätten einsetzen

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 115


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

sollen, um dem Wunschlieferdatum des Kunden zu entsprechen, dann wird ausgehend

vom Tagesdatum eine automatische Vorwärtsterminierung durchgeführt.

Im folgenden werden die bei der Terminierung verwendeten Begriffe kurz

definiert. Man unterscheidet hierbei zwischen

• Zeiten (Zeitdauer), die benötigt werden, um bestimmte Aktivitäten

durchzuführen

• Termine, die anhand dieser Zeiten berechnet werden

23.2.1. Zeiten/Rückwärtsterminierung

Zur Berechnung der Versandtermine benötigt das System Erfahrungswerte aus

der Versandabteilung, die in Form von Transitzeit, Ladezeit, Richtzeit und

Transportdispositionsvorlaufzeit hinterlegt werden:

• Die Transitzeit ist die Zeit, die benötigt wird, um eine Ware zum Kunden zu

transportieren. Sie wird für eine Route definiert.

• Die Ladezeit ist die Zeit, die zum Verladen der Ware benötigt wird. Sie wird

über die Versandstelle, die Route und die Ladegruppe des Materials ermittelt.

• Die Richtzeit umfaßt die Zeit, die zum Zuordnen einer Ware zu einer Sendung,

zum Kommissionieren und Verpacken benötigt wird. Sie wird anhand der

Versandstelle, der Route und der Gewichtsgruppe der Auftragsposition

berechnet.

• Unter der Transportdispositionsvorlaufzeit versteht man die Zeit, die benötigt

wird, um den Transport zu organisieren. Hierzu zählen z.B. das Buchen eines

Schiffes und das Reservieren eines LKWs bei einer Spedition. Sie wird für eine

Route definiert.

Die folgende Abbildung zeigt am Beispiel der Rückwärtsterminierung die

verschiedenen Zeiten, die bei der Versandterminierung berücksichtigt werden.

Abbildung 54: Versandterminierung (Rückwärtsterminierung) (Quelle: SAP AG)

116 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


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23.2.2. Termine

Folgende Termine sind für die Lieferbearbeitung von Bedeutung:

• Am Materialbereitstellungstermin muß damit begonnen werden, die während

der Richtzeit anfallenden Aktivitäten (z.B. kommissionieren und verpacken)

vorzunehmen. Der Materialbereitsstellungstermin muß früh genug gewählt

werden, damit die Ware zum gegebenen Ladetermin bereitsteht.

• Der Transportdispositionstermin ist der Termin, ab dem die Organisation des

Warentransports beginnen muß. Auch dieser Termin muß früh genug gewählt

sein, damit das oder die Transportmittel zum Ladetermin bereitstehen und die

Ware aufnehmen können.

• Der Ladetermin ist der Termin, ab dem die Ware verladefertig sein muß und an

dem alle für den Transport benötigten Fahrzeuge zum Verladen bereitstehen

müssen. Nach Ablauf der Zeit, die zum Verladen der Ware benötigt wird

(Ladezeit), kann der Warenausgang erfolgen.

• Der Warenausgangstermin ist der Termin, an dem die Ware das Haus

verlassen muß, um rechtzeitig zum Liefertermin beim Kunden einzutreffen.

• Der Liefertermin ist der Termin, zu dem die Ware beim Kunden eintreffen soll.

Die Differenz zwischen dem Warenausgangstermin und dem Liefertermin ergibt

sich aus der Transitzeit zwischen dem liefernden Werk und der Firma des

Kunden für die gewählte Route.

Bei dem Liefertermin kann es sich um den Wunschliefertermin des

Kunden handeln oder um den bestätigte Liefertermin, d.h. der Termin, an

dem Sie die Ware frühestens liefern können.

23.2.3. Vorwärtsterminierung

Falls die Rückwärtsterminierung ergibt, daß der Termin, zu dem eine Einteilung

für den Versand fällig wird, in der Vergangenheit liegt, oder daß zu diesem

Termin der Artikel nicht verfügbar ist, führt das System automatisch eine

Vorwärtsterminierung auf Basis des frühsten möglichen Termins durch.

Ausgehend vom Tagesdatum z.B. werden durch Hinzurechnen der erwähnten

Versandzeiten der Ladetermin, der Warenausgangstermin und letztlich der

bestätigte Liefertermin errechnet.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 117


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Abbildung 55: Vorwärtsterminierung (Quelle: SAP AG)

24. Streckengeschäft

Bei der Streckenabwicklung erfolgt die Lieferung der vom Kunden gewünschten Artikel

nicht durch Ihr Unternehmen. Stattdessen geben Sie den Auftrag an einen externen

Lieferanten weiter, der die Artikel direkt an den Kunden sendet und Ihnen in Rechnung

stellt. Ein Kundenauftrag kann teilweise oder vollständig aus Streckenpositionen

bestehen. Es kann auch vorkommen, daß Sie von Zeit zu Zeit Positionen als

Streckenpositionen abwickeln möchten, die Sie normalerweise selbst liefern.

118 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


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Bsp. Der Kunde bestellt bei Ihnen Produkte, die Sie selbst nicht produzieren oder in

Ihrem Lager führen.

Abbildung 56: Ablauf eines Streckengeschäfts (Quelle: SAP AG)

24.1.1. Voraussetzungen

Im Rahmen der Streckenabwicklung setzen Sie die folgenden R/3-Komponenten

integriert ein:

R/3-Komponente Funktionen

Verkauf Kundenanfrage,- angebots, -auftragsbearbeitung

Einkauf Bestellanforderungen erstellen, Bestellungen/ Kontraktabrufe

erstellen und versenden

Bestandsführung statistisches Erfassen des Wareneingangs beim Kunden (optional)

Rechnungsprüfung Rechnung buchen und Zahlung veranlassen,

Kreditmanagement Kreditlimitprüfung, Absicherung offener Forderungen

Fakturierung Rechnungsbearbeitung

24.1.2. Ablauf

Die Abwicklung von Streckenaufträgen wird über die Materialart gesteuert. Die

Materialart bestimmt, ob ein Material nur intern produziert wird, ob es nur extern

bezogen werden kann oder ob beide Beschaffungsarten möglich sind. Beispielsweise

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 119


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

kann ein als Handelsware angelegtes Material nur extern bezogen werden. Es kann

jedoch auch ab und zu erwünscht sein, Produkte, die Ihr Unternehmen selbst herstellt,

zusätzlich von externen Lieferanten zu beziehen.

24.1.3. Streckenabwicklung im Verkauf

Je nachdem, wie Ihr System eingestellt ist, können Streckenpositionen automatisch vom

System ermittelt werden. Sie können in der Verkaufsabwicklung jedoch auch manuell

eine Normalposition in eine Streckenposition ändern.

• Automatische Streckenabwicklung

Wenn ein Material ausschließlich extern bezogen wird, können Sie im

Materialstammsatz festlegen, daß das Material in der Verkaufsabwicklung immer

als Streckenposition verarbeitet wird. Das System ermittelt dann automatisch den

zugehörigen Positionstyp TAS. Um ein Material im Materialstammsatz als

Streckenposition zu kennzeichnen, geben Sie BANS in das Feld

Positionstypengruppe auf dem Bild Vertrieb 2 ein.

• Manuelle Streckenabwicklung

Wenn Sie ein Material, das Sie normalerweise selbst liefern, umständehalber extern

beziehen müssen, können Sie den Positionstyp im Kundenauftrag überschreiben.

Für Materialien, die Sie normalerweise selbst liefern, geben Sie im

Materialstammsatz die Positionstypengruppe NORM ein

24.1.4. Einfluß der Einkaufsdaten auf die Terminierung

Bei der automatischen Terminierung von Streckenpositionen werden zusätzlich auch

durch den Einkauf verursachte Vorlaufzeiten, wie z.B. Liefer- und

Einkaufsbearbeitungszeiten im System berücksichtigt. Das System berücksichtigt z.B.

die Zeit, die der Lieferant zur Lieferung der Ware benötigt und die Zeit, die die

Einkaufsabteilung für die Bearbeitung der Streckenaufträge benötigt.

25. Stücklisten

Eine Materialstückliste beschreibt die verschiedenen Komponenten, aus denen sich ein

Produkt zusammensetzt. Beispielsweise enthält eine Materialstückliste für ein Fahrrad

alle Teile, die zusammen ein Fahrrad ergeben: den Rahmen, den Sattel, die Räder usw.

25.1.1. Ablauf

Wenn Sie in der Auftragsabwicklung die Nummer einer vertriebsrelevanten

Materialstückliste eingeben, zeigt das System das Material, welches durch die Stückliste

beschrieben wird, als Hauptposition an. Die einzelnen Komponenten werden als

Unterpositionen angezeigt.

Im Verkauf kann die Stücklistenverarbeitung auf zwei Arten erfolgen. Nachdem eine

Stückliste in einem Kundenauftrag eingegeben wurde, kann das System Preisfindung,

Bestandsführung und Lieferungsabwicklung auf folgenden Ebenen durchführen:

• auf Hauptpositionsebene

• auf Komponentenebene

120 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


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Welche Art der Verarbeitung das System durchführt, wird durch die

Positionstypengruppe bestimmt, die Sie für die relevanten Materialien im

Materialstammsatz eingeben.

25.1.2. Verarbeitung auf Hauptpositionsebene

Wenn Sie möchten, daß Preisfindung, Bestandsführung und Lieferungsabwicklung auf

Ebene der Hauptposition ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf dem

Bild Vertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz ERLA ein. In diesem Fall dienen die

Komponenten nur als Textpositionen und sind nicht lieferrelevant. Die folgende

Abbildung zeigt die Verarbeitung einer Stückliste auf Hauptpositionsebene.

Abbildung 57: Stücklistenverarbeitung (Quelle: SAP AG)

25.1.3. Verarbeitung auf Komponentenebene

Wenn Sie möchten, daß Preisfindung, Bestandsführung und Lieferungsabwicklung auf

Komponentenebene ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf dem Bild

Vertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz LUMF ein. In diesem Fall sind nur die

Komponenten lieferrelevant. Bei der Verarbeitung bildet das System automatisch eine

Liefergruppe. Dabei wird das zeitlich letzte Lieferdatum aller Komponenten innerhalb

dieser Gruppe zum Lieferdatum für die gesamte Liefergruppe.

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 121


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Beispielfirma IDES

26. Überblick über die Beispielfirma IDES

Im Kapitel "IDES" lernen Sie die Beispiel- und Übungsfirma IDES kennen, anhand

derer in SAP-Trainings die Funktionalität des SAP-Systems vorgestellt und geübt wird

und die auch wir in unserem Kurs zu Übungszwecken heranziehen werden. Außerdem

wird vorgestellt, welche Geschäftsprozesse wir betrachten und durchführen wollen.

IDES - das "International Demonstration and Education System" im SAP System stellt

eine Modellfirma dar. Sie besteht aus einem internationalen Konzern mit

Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern. IDES enthält beispielhafte

Anwendungsdaten für unterschiedliche Geschäftssituationen im SAP System. Im IDES

sind die Geschäftsprozesse genau wie in einem richtigen Unternehmen abgebildet,

daher sind sie mit vielen realistischen Merkmalen ausgestattet. Auf diese Weise macht

IDES die Funktionalität des SAP Systems an leicht nachvollziehbaren Beispielen

deutlich. Der Schwerpunkt von IDES liegt jedoch nicht auf der Darstellung einzelner

Funktionen, sondern auf den durchgängigen Geschäftsprozessen und deren Integration.

Abbildung 58: IDES-Gruppe (Quelle: SAP AG)

Die IDES-Gruppe umfaßt vier Teilkonzerne. Der europäische Teilkonzern besteht aus

fünf Gesellschaften, der nordamerikanische aus zwei Gesellschaften. Lateinamerika und

Asien bestehen aus jeweils einer Gesellschaft. Jede dieser Gesellschaften hat eine klare

betriebswirtschaftliche Aufgabe innerhalb des Gesamtkonzerns und ist nach den

landesspezifischen Gegebenheiten und Gesetzmäßigkeiten organisiert. Im

Finanzbereich findet eine Konsolidierung statt. Die französische Landesgesellschaft ist

zum Beispiel als reine Vertriebsgesellschaft ausgelegt, in Mexiko werden Hochinflationstechniken

und das Material-Ledger dargestellt. In der amerikanischen und in

der deutschen Landesgesellschaft wird sowohl produziert als auch eingekauft und

verkauft. Das Rechnungswesen und die Personalwirtschaft der einzelnen Gesellschaften

sind diesen betriebswirtschaftlichen Aufgaben angepaßt worden. So ist zum Beispiel für

122 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

die USA und Deutschland eine flexible Plankostenrechnung, dagegen in Großbritannien

eine starre Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis eingerichtet.

26.1. Der Geschäftsablauf

Unser Ziel ist es, an unsere Kunden fertige PC-Pakete verkaufen zu können. Dazu

müssen wir im Verlauf dieses Kurses alle nötigen Vorbereitungen treffen, vom Einkauf

der Einzelteile bei unseren Lieferanten bis zum Versand der fertigen PCs.

27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft

27.1. Einkaufsorganisationen

Im IDES gibt es eine dezentrale und strategische Einkaufsorganisation.

• Die dezentrale Einkaufsorganisation stellt eine operationale Organisation dar,

die den gesamten Einkaufsvorgang durchführt.

• Die strategische Einkaufsorganisation ist eine nicht operationale Organisation.

In der strategischen Einkaufsorganisation werden nur Konditionen mit

Lieferanten ausgehandelt und als Kontrakt den unterschiedlichen dezentralen

Einkaufsorganisationen zur Verfügung gestellt.

Dezentrale

Einkaufsorganisation

Buchungskreis Werke Standort

1000 1000 1000

1100

1200

1300

2000

2000

2100

2300

2000

2100

2300

2200

2200

2200

3000 3000 3000

3100

3200

3300

3400

6000 6000 6000

6100

Hamburg

Berlin

Dresden

Frankfurt

Heathrow

Porto

Barcelona

Longjumean

New York

Chicago

Atlanta

Los Angeles

Seattle

Mexico City

Monterey

27.2. Werke

Die Organisationsstruktur von Werk und Lagerort wird von den Fragen bestimmt, was

das jeweilige Werk leistet, was es produziert, mit welchen Materialien es umgeht. In

jedem IDES-Werk ist ein Schwerpunkt gesetzt. Dieser Schwerpunkt kann eine

bestimmte Fertigungsmethode oder eine Serviceleistung sein, oder ein Werk ist als

Distributionswerk angelegt. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über Werke

in Deutschland:

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 123


Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger

Werk Bezeichnung Schwerpunkt

Werk Standort Schwerpunkt

1000 Hamburg Diskrete Fertigung

1100 Berlin Prozessfertigung

1200 Dresden Serienfertigung

1300 Frankfurt Kundeneinzelfertigung

1400 Stuttgart Serviceleistungen

28. Organisationsstrukturen im Vertrieb

28.1. Verkaufsorganisation

IDES verfügt über vier umfassend ausgeprägte Hauptverkaufsorganisationen und vier

Verkaufsorganisationen, die sich in ihrer Ausprägung auf eine definierte,

betriebswirtschaftliche Aufgabe beschränken.

Verkaufsorganisation

Standort Ausrichtung

1000 Frankfurt/Deutschland vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation

1020 Berlin/Deutschland vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation

3000 Philadelphia/USA vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation

3020 Denver/USA vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation

2100 Porto/Portugal teilausgeprägte Verkaufsorganisation für ALE-

Szenarien

2200 Paris/Frankreich schlanke Verkaufsorganisation (keine Produktion)

für firmenübergreifende Verkaufsabwicklung und

Umlagerungen

2300 Barcelona/Spanien ALE-Szenarien

6000 Mexiko City/ Mexiko teilausgeprägte Verkaufsorganisation für

Materialledger-Szenarien

28.2. Vertriebswege

IDES-Produkte werden über folgende Vertriebswege vermarktet:

Vertriebsweg Bezeichnung

10 Endkundenverkauf

12 Wiederverkäufer

124 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik


SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript

14 Service

20 Handelsketten

22 Abnehmer Industrie

24 Abnehmer Pharma

28.3. Produktsparten

Die im IDES verkaufbaren Materialien und Dienstleistungen sind folgenden

Produktsparten zugeordnet:

Sparte Bezeichung

00 Spartenübergreifend

01 Pumpen

02 Motorräder

03 Farben

04 Beleuchtung

05 Nahrungsmittel

06 Aufzüge

07 High Tech

08 Dienstleistungen

10 Fahrzeuge

12 Lösungsmittel

13 Pharmazeutika

14 Kosmetik

Der Verkauf im IDES erfolgt spartenübergreifend über die Sparte 00 (Sparte für die

Belegerfassung). Somit können Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Beleg

erfassen.

28.4. Vertriebsbereiche (Vb)

Folgende Vertriebsbereiche sind für IDES Deutschland vorgesehen:

Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte

1000 10 00

1000 12 00

1000 14 00

1020 20 00

Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 125


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1020 22 00

1020 24 00

28.5. Verkaufsbüros und Verkäufergruppen

Folgende Verkaufsbüros und Verkäufergruppen sind bei IDES Deutschland

vorgesehen:

Verkaufsbüro Verkäufergruppe

1000 Büro Frankfurt 101 Gr. F2 Hr. Mayer

100 Gr. F1 Hr. Anton

103 Gr. F3 Hr. Ludwig

1010 Büro Hamburg 110 Gr. H1 Hr. Thomas

111 Gr. H2 Hr. Thiel

1020 Büro Berlin 120 Gr. B1 Fr. Schmale

121 Gr. B2 Fr. Vega

1030 Büro Stuttgart 130 Gr. S1 Fr. Chmiel

131 Gr. S2 Hr. Kaysers

28.6. Versandorganisation

Im IDES Deutschland planen und bearbeiten Sie Lieferungen an Kunden oder

Nachschublieferungen an eigene Lager von sechs Versandstellen aus, die den jeweiligen

Werken zugeordnet sind.

Versandstelle Werk Standort

1000 1000 Hamburg

1100 1100 Berlin

1200 1200 Dresden

1300 1300 Frankfurt

1400 1400 Stuttgart

1999 1999 Dresden

126 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

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