SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Grundlagen, Prozesse in Einkauf ...
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Theorieskript <strong>SAP</strong>-<strong>Arbeitskreis</strong> <strong>für</strong> <strong>E<strong>in</strong>steiger</strong><br />
Bestehende Forderungen (z.B. Rückzahlung e<strong>in</strong>er Gutschrift) können ggf. angemahnt<br />
werden. Diese Funktion wird durch das Mahnprogramm unterstützt.<br />
Die Buchungen <strong>in</strong> der Kreditorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch<br />
geführt, wobei je nach Vorgang (Verb<strong>in</strong>dlichkeiten, Anzahlungen u.a.) unterschiedliche<br />
Sachkonten fortgeschrieben werden. Für die Verfolgung der offenen Posten stehen<br />
Ihnen Fälligkeitsvorausschauen und weitere Standardberichte zur Verfügung.<br />
Im Schriftverkehr können Saldenbestätigungen, Kontoauszüge und andere Mitteilungen<br />
<strong>in</strong>dividuell gestaltet werden. Zur Dokumentation der Vorgänge <strong>in</strong> der<br />
Kreditorenbuchhaltung stehen Ihnen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibung und<br />
andere Auswertungen zur Verfügung.<br />
8.2. Ausgleich offener Posten<br />
Offene Posten stellen unerledigte Vorgänge dar. Beispielsweise wird e<strong>in</strong>e nicht bezahlte<br />
Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten geführt, bis sie bezahlt<br />
wird.<br />
Die offenen Posten e<strong>in</strong>es Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen e<strong>in</strong> gleich<br />
hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der e<strong>in</strong>ander<br />
zugeordneten Posten muß also Null ergeben.<br />
Abbildung 12: Ausgleich offener Posten (Quelle: <strong>SAP</strong> AG)<br />
Beim Ausgleichen werden diese Posten mit e<strong>in</strong>er Ausgleichsbelegnummer und dem<br />
Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf e<strong>in</strong>em<br />
Debitorenkonto als bezahlt und Posten e<strong>in</strong>es Bankverrechnungskontos als geklärt<br />
gekennzeichnet.<br />
Voraussetzung ist, daß das Konto, auf dem die Posten gebucht wurden, mit Offene-<br />
Posten-Verwaltung geführt wird. Debitoren- und Kreditorenkonten unterliegen<br />
automatisch dieser Verwaltung. Dadurch haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber,<br />
welche Forderungen oder Verb<strong>in</strong>dlichkeiten noch bestehen. Für Sachkonten müssen Sie<br />
diese Option im Stammsatz festlegen. Beispielsweise sollten Bankunterkonten und<br />
Verrechnungskonten mit Offene-Posten-Verwaltung versehen werden, da Sie über diese<br />
Konten nachvollziehen wollen, ob Geschäftsvorgänge bereits abgeschlossen s<strong>in</strong>d.<br />
Durch die Offene-Posten-Verwaltung wird sichergestellt, daß alle Posten, die noch nicht<br />
ausgeglichen wurden, im System verfügbar s<strong>in</strong>d. Erst nachdem alle offenen Posten<br />
e<strong>in</strong>es Belegs ausgeglichen s<strong>in</strong>d, kann e<strong>in</strong> Beleg archiviert werden.<br />
32 Technische Universität München, Lehrstuhl <strong>für</strong> Wirtschafts<strong>in</strong>formatik