Mehr als nur bedrucktes Papier - FACTS Verlag GmbH

FACTS-TITELMehr als nur bedrucktes PapierSind Managed Print Services (MPS) –inzwischen zu Managed DocumentServices (MDS) mutiert – dasPatentrezept zum Glück imangeschlagenen Druckermarkt?Zumindest sind siedas Tor in die Zukunft,antwortet Marco Knöpp,General Manager Consulting& Solution Expertsbei der TA Triumph-AdlerGmbH, und erläutert, wiegut verstandene MDS-Konzepte aussehensollten.FACTS: Sind Managed Print Services – odermittlerweile Managed Document Services –nicht etwa in erster Linie ein Marketingaufhänger?Marco Knöpp: Hinter Managed Document Servicesstehen bei TA Triumph-Adler bewährteKonzepte mit klaren Zusagen zu Funktionen,Verfügbarkeiten und Reaktionszeiten. Der Erfolggibt uns recht und zeigt, dass bei unsmehr dahintersteckt als ein Marketingaufhänger:Mittlerweile steuert unsere LösungTA Cockpit mehr als 80.000 Maschinen undknapp 7.000 Verbrauchsmaterialien-Bestellungenwerden online darüber abgewickelt –Letzteres entspricht einer Steigerung von über60 Prozent innerhalb eines Zeitraums von wenigerals zwölf Monaten. Wir können unserenKunden also sehr genau sagen, welchen Nutzensie von TA Triumph-Adler beim ThemaMDS erwarten können und wie sich dieser aufihre Kernprozesse und ihren Geschäftserfolgauswirkt. Selbstverständlich stimmen wir denUmfang der Lösung mit den Anforderungender Kunden individuell ab. Unsere MDS-Leistungsmodulelassen sich so kombinieren, dasswir nahezu jede Anforderungskonstellationabdecken können.FACTS: Und doch verstehen nicht alle Anbieterunter dem Begriff MDS das Gleiche?Knöpp: In der Tat reichen die Definitionen vonMDS vom reinen Seitenpreiskonzept für homogeneSystemumgebungen eines Herstellersbis hin zur kompletten Übernahme der Verantwortungfür heterogene, herstellerübergreifendeSystemlandschaften. So lange innerhalbder Branche noch nicht klar beschrieben ist,was MDS genau bedeutet, muss zwischen Anbieterund Kunde definiert werden, welcheLeistungen beim jeweiligen Angebot enthaltensind. Wenn das nicht passiert, sind MDS nichtmehr als eine diffuse Hülle.FACTS: Wo liegt der Unterschied zwischen MDSund klassischem Outsourcing?Knöpp: Beim Outsourcing im ursprünglichenSinne gibt ein Unternehmen Aufgaben, dienicht zu seinem eigentlichen Kerngeschäft gehörenoder die es aufgrund fehlender Ressourcennicht selbst abbilden kann, komplett aneinen externen Partner ab und trennt sie ausder Organisation heraus. Ergebnisse werdenklar definiert und müssen vereinbarungsgemäßzur Verfügung stehen. MDS, wie wir sie bei76 FACTS 5/2013

DruckermarktTA Triumph-Adler praktizieren, befreien zwarden IT-Verantwortlichen von allen zeitraubendenTätigkeiten, die mit dem Outputmanagementverbunden sind, ohne dass er jedochdie Kontrolle über seinen Geräteparkjemals verliert.FACTS: Was gehört konkret alles zu diesen „zeitraubenden“Tätigkeiten?Knöpp: Wir inkludieren in eine MDS-Leistungbei Bedarf auch die elektronische Dokumentenbe-und -verarbeitung mit Dokumentenmanagement-Systemen(DMS), Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) sowieLösungen für Formularmanagement, Sicherheitsanforderungenund vertrauliches Druckenoder für Accounting-Systeme. MDS könnenbei TA Triumph-Adler also weit mehr seinals nur das Management der Umgebung zurErzeugung bedruckten Papiers.FACTS: Sind Ihrer Meinung nach alle Anbieterin der Lage, mit der Komplexität dieses Themasumzugehen?Knöpp: Je nach Größenordnung der adressiertenBranche unterscheiden sich die Anforderungenhinsichtlich der Komplexität vonMDS. Wir sprechen mittelständische sowieGroßkunden an. In unsere Projektbetrachtungfließen sehr viele Parameter mit ein, angefangenbei der Anlagenfinanzierung überden Rückkauf von Altbeständen, Personalkosten,Wegekosten, Ersatzteilaufwände sowieLogistikkosten, Verbrauchsmaterialien, Entsorgungsaufwändeund Abgaben bis hin zuRisiken. Hinzu kommen Laufzeiten von dreibis fünf Jahren.FACTS: Also doch eine komplexe Kalkulation …Knöpp: Jedenfalls wesentlich komplexer alsdie übliche Ausrechnung im Handelsgeschäftoder bei Finanzierungs- und Mietmodellen.Fehlkalkulationen können unschöneÜberraschungen, wie etwa betriebswirtschaftlichnegative Auswirkungen und Zeitverzögerungen,nach sich ziehen. Um unserenKunden stets sichere Aufstellungen zuunterbreiten, beschäftigen wir hoch spezialisierteMitarbeiter. Zusätzlich greifen wirauf eine belastbare Datenbasis und ausgewiesenesKnow-how zurück, das wir im Zugejahrelanger erfolgreicher Kundenprojektegesammelt haben.FACTS: Wie soll ein gut verstandenes MDS-Angebotaussehen?Knöpp: Ein MDS-Angebot ist nur dann gut undverständlich, wenn der Kunde die – meist monetärenund qualitativen – Vorteile gegenüberseiner Ist-Situation klar und eindeutig erkennenkann. Unternehmen, die sich für einMDS-Angebot interessieren, sollten daher daraufachten, dass dieses individuelle Bedürfnisseund Unternehmensziele bedient. Gutberaten ist, wer sich verschiedene Szenarienaufzeigen lässt. Auch sollte immer ein Vergleichmit der die Ist-Situation erfolgen. GuteVergleichbarkeit mit anderen Anbietern istdann gewährleistet, wenn die enthaltenenLeistungen konkret beschrieben werden. VerifizierbareReferenzen belegen die Aussagekraftdes Anbieters.FACTS: Was bietet TA Triumph-Adler konkretund was macht das Unternehmen anders alsseine Mitbewerber?Knöpp: Das Portfolio der TA Triumph-Adlerdeckt den kompletten Lebenszyklus eines Dokumentsab. Unser Angebot ist lückenlos, sodasswir keine Inselprodukte anbieten, sondernKomplettlösungen entwickeln, implementierenund auf Wunsch auch betreiben.Mit dieser Ausprägung des Portfolios zählt TATriumph-Adler zu den führenden Anbieternim Markt und kann nahezu jede Anforderungin jeder Branche und in jeder Größenordnungerfüllen. Durch die umfassende Erfahrung inMarco Knöpp, General ManagerConsulting & Solution Experts bei derTA Triumph-Adler GmbHeiner Vielzahl von Projekten sind wir dabeiimmer auf Augenhöhe mit unseren Kunden.FACTS: Was zeichnet TA noch besonders aus?Knöpp: Unser Vorgehen ist dynamisch, was bedeutet,dass wir kontinuierlich messen, anpassenund verbessern. Auf diese Weise kann sichder Kunde darauf verlassen, dass er jederzeitmit der bestmöglichen Lösung arbeitet. Umdas sicherzustellen, haben wir unter anderemTA Cockpit entwickelt, eine Lösung, die herstellerunabhängigin Echtzeit die gesamte Systeminfrastrukturüberwacht. Auf TA Cockpitkönnen Anwender per Desktop-Client oderauch mobil via Smartphone und Tab zugreifen.Durch die sehr einfache Implementierbarkeitin die bestehende Umgebung und die umfassendenMöglichkeiten zur Erfassung sowieAus- oder Bewertung der Systemdaten nimmtTA Cockpit in der Phase der Analyse existierenderUmgebungen sowie beim Betrieb von Output-Infrastruktureneine Schlüsselrolle ein.Auf Basis der gewonnenen Daten lässt sich sowohlvor als auch während des Einsatzes derLösung sehr einfach und schnell ermitteln, woinnerhalb der Druck- und KopierlandschaftOptimierungspotenziale liegen. Hinzu kommenFunktionalitäten in der Betriebsphase,wie automatische Zählerstandserfassungenund -meldungen sowie die Automatisierungund Abwicklung von Verbrauchsmaterialien-Bestellungen. Alle Funktionalitäten sind daraufausgerichtet, die Service- und Administrationsprozessefür den Kunden spürbar zureduzieren.FACTS: Können Sie dies näher erläutern?Knöpp: Serviceeinsätze oder Nachbestellungenkönnen direkt über das Programm erfolgen– im Idealfall direkt von der Kundenseitein unser Servicemanagement- oder Warenwirtschaftssystem.So vermeiden wir, dass Geräte„leerlaufen“, ohne dass Ersatzverbrauchsmaterialienvorhanden sind. Durch „IntelligentOrder Management“ (IOM) stellen wir sicher,dass Sendungen sinnvoll gebündelt werden,was die Umweltbelastung reduziert und wiederumauch die Kosten niedriger hält.Selbst die Nachverfolgung des Lieferstatus zuoffenen Bestellungen deckt TA Cockpit mitab. Über die Anbindung von Logistikunternehmenist die Paketverfolgung bis zur Zieladressemöglich. Bei der CeBIT 2013 ha-5/2013 FACTS 77

FACTS-TITELDruckermarktTa cocKpIT: alleFunktionen sinddarauf ausgerichtet,die Service- undadministrationsprozessefür denKunden spürbar zureduzieren.ben wir ein neues Features vorgestellt:Dem Anwender wird am Display des Systemsangezeigt, dass bereits ein Serviceeinsatz aktiviertwurde oder dass Toner nachbestellt ist –und wann dieser voraussichtlich bei wem angeliefertwird.FACTS: Und bei Störungen?Knöpp: Dank eines zentral organisierten Serviceund einer ausgeklügelten Logistik zur Vorkonfigurationvon Systemen stellen wir sicher,dass neue Systeme schnell am Ort ihres Bedarfszum Einsatz kommen und dass Störungen imBetrieb innerhalb der vereinbarten Zeitspannenbehoben werden. In Kombination mit TACockpit sind sogar präventive Eingriffe möglich,sodass eine potenziell bevorstehende Störunggar nicht erst entstehen wird.FACTS: Ein wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit.Wie meistert TA Triumph-Adler dieseHerausforderung?Knöpp: Bereits mit den Basisprodukten erfüllenwir die erforderlichen Standards und können jenach Anforderungssituation jeden herstellbarenDatensicherheitszustand realisieren. Obes um die Verschlüsselung der auf den Ausgabesystemengespeicherten Daten geht, ob unsereKunden Secure-Print-Lösungen benötigenoder ob die Einhaltung der strengengesetzlichen Vorgaben im Bereich der Dokumentenverarbeitungund -archivierung Themasind: Wir stellen dies sicher. Immerhinzählen zu den Kunden von TA Triumph-Adlermehr als 700 Krankenhäuser und Kliniken.Hinzu kommen zahlreiche Finanzdienstleister,namhafte Hersteller, öffentliche Auftraggeberund andere Organisationen. Sie allestellen sehr hohe Ansprüche in puncto Datensicherheit.Unser Erfolg in einem solchenKundenumfeld setzt voraus, dass wir höchsteDatensicherheitsstandards pflegen und diesenachweisen können.FACTS: Strenge Vorgaben sind bei TA also dieRegel?Knöpp: Absolut. Dies leben wir auch selbst.Die hauseigenen Vorgaben bei TA Triumph-Adler hinsichtlich der Datensicherheit liegendeutlich über den gesetzlichen. Das deckt allerelevanten Bereiche ab: Datenspeicherung,Datenübertragung, Zugriffsrechte, Verpflichtungenunserer Mitarbeiter und Partner sowiedie betroffenen Prozesse. Durch regelmäßigeAudits erfolgen die kontinuierliche Sicherstellungder Einhaltung der definierten Standardsund gegebenenfalls deren Anpassung.FACTS: Wie sehen Sie die weitere Entwicklungvon MDS?Knöpp: Integrierte Lösungen werden künftigden Markt bestimmen. Neben reinen Hardwarekomponentenwird die Integration dasInfrastrukturmanagement und die Schnittstellenzu unternehmenskritischen Anwendungeneinschließen – sämtliche im Zusammenhangmit Dokumenten und Informationenstehenden Applikationen werden dabei eineRolle spielen. Somit wird die Verzahnung derOutput- mit der IT-Welt zunehmend enger,bis zum vollständigen Verschmelzen. Aus diesemGrund bauen wir unsere Kompetenzenim IT-Umfeld schon seit mehreren Jahrenkontinuierlich aus.FACTS: Das heißt?Knöpp: Wir haben schon seit geraumer ZeitProdukte und Lösungen im Portfolio, die alsBrücke zu weiterverarbeitenden Softwaresystemenund Applikationen dienen – dies weitüber reine Texterkennung und Workflows hinaus.Wir können Lösungen anbieten, die direktmit den führenden Systemen kommunizierenund Daten eigenständig weiterbearbeiten, bevordiese der Zielapplikation zur Verfügunggestellt werden. Wir können behaupten, dasswir MDS vollumfänglich ausfüllen, und arbeitenbereits an der nächsten Stufe. Denn derMarkt wird sich schnell weiterentwickeln.FACTS: Birgt dieser Markt noch viel Potenzial?Knöpp: Auf jeden Fall. Um am Ball zu bleiben,ist es wichtig, diese Potenziale frühzeitig zuidentifizieren und sie Schritt für Schritt für dieeigene Organisation zu realisieren. Beispielsweisehaben wir eine mobile App entwickelt –wir haben sie auf der CeBIT 2013 gezeigt –, mitder sich mit einem Smartphone erstellte Fotosdirekt an ein weiterverarbeitendes Dokumentensystemsenden lassen. Für die FACTS-Leserein typisches Anwendungsszenario: Die mobileApp wird etwa genutzt, um im KrankenhausWundheilungsverläufe bei Patienten zu dokumentieren.Der untersuchende Arzt fotografiertzuerst einen Barcode, der den Patienteneindeutig identifiziert, und erstellt dann einoder mehrere Bilder der betroffenen Körperbereichemit einem Smartphone. Abschließendsendet er die Fotos via WLAN an dasKrankenhausinformationssystem, womit dieFotos der Patientenakte zugeordnet sind. Daserspart manuelle Aufwände und minimiert dasFehlerrisiko. Dies ist nur ein Beispiel, zeigtaber, wie weit das Thema MDS bei TA Triumph-Adler bereits geht. MDS hören für uns keinesfallsbeim bedruckten Papier auf.Graziella Mimic 78 FACTS 5/2013