Spezifikationsbericht Schülerbeförderung

tic.magazin.de

Spezifikationsbericht Schülerbeförderung

Spezifikationsbericht

Schülerbeförderung

Von

Main-Kinzig-Kreis

Im Rahmen der Initiative

MEDIA@Komm-Transfer

Gefördert vom

Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie

Koordiniert und unterstützt von

Transferagentur MEDIA@Komm-Transfer

Capgemini Deutschland GmbH

Oktober 2006


IMPRESSUM

Impressum

Dieser Bericht ist Teil der Veröffentlichungsreihe „Spezifikationsberichte“ im Rahmen des Projekts

MEDIA@Komm-Transfer, das durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie

im Zeitraum Frühling 2004 bis Herbst 2006 gefördert wurde.

Herausgeber:

Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie

Referat P3 – Öffentlichkeitsarbeit –

www.bmwi.de

Download:

www.mediakomm-transfer.de

Redaktion:

Transferkommune Main-Kinzig-Kreis, Matthias Eckhardt, Abteilungsleiter für Facility- und

Konferenzmanage-ment, Schülerbeförderung und Ausbildungsförderung im Amt für Schulwesen,

Bau- und Liegenschaftsverwaltung des Main-Kinzig-Kreises, Anja Preuß, Mitarbeiterin im

Bereich Projektmanagement und Control-ling des Referats Planung und Organisation des

Main-Kinzig-Kreises, Kevin Kuntz, Mitarbeiter des EDV-Service des Main-Kinzig-Kreises

Unterstützt durch Transferagentur MEDIA@Komm-Transfer, Elisabeth Karlstetter, Capgemini

Deutschland GmbH, Public Services

Qualitätsgesichert durch Dr. Norbert Niemeier (Projektleiter) und Ricarda König, Capgemini

Deutschland GmbH, Public Services

Design und Umsetzung Inhalt:

Graphic Services, Capgemini Deutschland GmbH

Stand: Oktober 2006

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VORWORT

Vorwort

An der Nahtstelle von Staat, Wirtschaft und Bürger sind leistungsfähige Kommunen

ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Wettbewerbsfähigkeit unseres Landes. In Verbindung

mit einer Optimierung der Prozesse bietet der Einsatz von E-Government-

Lösungen ein hohes Potenzial für Verbesserungen. So können kommunale Aufgaben

effizienter erbracht werden. Die Qualität und Transparenz der Dienste kann gesteigert

werden. Der Kontakt zu Bürgern und Wirtschaft wird verstärkt. Erweiterte Dienstleistungen

werden möglich.

Anders als auf den Ebenen von Bund und Ländern mit ausgeprägten E-Government-

Initiativen stehen die ca. 12.000 Kommunen und Kreise vor der großen Aufgabe, geeignete

Lösungen mit beschränktem Know-how und Ressourcen bereitzustellen. Mit

dem Förderprogramm MEDIA@Komm hat das Bundesministerium für Wirtschaft und

Technologie (BMWi) in den Jahren 1999 bis 2003 die Entwicklung von rechtssicherem

kommunalem E-Government maßgeblich vorangetrieben. Wichtige Standards für

Dienste der öffentlichen Verwaltung (OSCI) mit großer Bedeutung auch für Bund und

Länder (SAGA, KoopA ADV) sind entstanden.

Mit MEDIA@Komm-Transfer hat das BMWi seine Aktivität zum E-Government in den

Jahren 2004 bis 2006 fortgeführt. Zentrale Handlungsfelder waren Harmonisierung,

Verbreitung und Internationalisierung. Getragen wird MEDIA@Komm-Transfer von

20 Transferkommunen, die in einem Wettbewerb aus mehr als 100 Interessenten

ausgewählt wurden, und der Transferagentur, die vom BMWi mit der zentralen Koordination

beauftragt wurde.

Die Transferkommunen haben 24 mit Blick auf E-Government besonders relevante

kommunale Themen ausgewählt und in enger Abstimmung untereinander sowie in

eigener Regie erarbeitet. Die Ergebnisse liegen nun in Form von Spezifikationsberichten

vor. In diesen Berichten wurden strategische, technische, funktionale und organisatorische

Anforderungen an E-Government untersucht. Den Transferkommunen,

die diese Themen mit hohem Einsatz bearbeitet haben, und den Experten der

Qualitätssicherung gilt ein besonderer Dank.

Die in den Spezifikationsberichten zusammengetragenen Anforderungen, Verfahren,

Vorgehensweisen und Erfahrungen stehen allen Akteuren für eigene weitere Schritte

in das E-Government zur Verfügung. Aufgezeigter Nutzen und Wirtschaftlichkeit der

harmonisierten Verfahren machen deutlich, dass E-Government sich lohnt für Verwaltung,

Wirtschaft und Bürger. Als Leitfäden sollen diese Spezifikationsberichte Impulse

für den Transfer und die Verbreitung des E-Governments in Deutschland geben

und helfen, bisherige Zurückhaltung in der Umsetzung zu überwinden.

Ein Erfolgsfaktor von MEDIA@Komm-Transfer waren Netzwerke und Kooperationen,

die zwischen Kommunen und zwischen Staat und Wirtschaft geknüpft wurden. Jetzt

kommt es darauf an, dass die Akteure und Netzwerke (Kommunen, Datenzentralen

und Softwareunternehmen, Deutschland-Online, kommunale Spitzenverbände, Ver-

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VORWORT

bände der Wirtschaft, Initiative D21) die angestoßenen Entwicklungen weiterführen

und für möglichst flächendeckende Breitenwirksamkeit sorgen. Denn E-Government

entwickelt sich mehr und mehr zu einem wesentlichen Standortfaktor im globalen

Wettbewerb.

Berlin, im Oktober 2006

Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie

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INHALTSVERZEICHNIS

Inhaltsverzeichnis

Impressum.................................................................................................................. 2

Vorwort ....................................................................................................................... 3

Inhaltsverzeichnis...................................................................................................... 5

Abbildungsverzeichnis.............................................................................................. 7

Tabellenverzeichnis................................................................................................... 8

Abkürzungsverzeichnis............................................................................................. 9

1 Einleitung.......................................................................................................... 10

1.1 Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte........................................... 10

1.2 Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts

Schülerbeförderung“ ............................................................................. 12

2 Harmonisierung im Rahmen der Initiative MEDIA@KommTransfer ........... 14

3 Beschreibung des Verfahrens „Schülerbeförderung“ ................................ 17

3.1 Definition und Funktionalität ................................................................... 17

3.2 Einsatzfelder........................................................................................... 18

3.3 Nutzen für verschiedene Nutzergruppen................................................ 18

3.3.1 Nutzen des Verfahrens für kommunale Schulträger in Hessen18

3.3.2 Nutzen des Verfahrens für Schulträger außerhalb von

Hessen ................................................................................... 19

3.4 Wirtschaftlichkeit .................................................................................... 19

3.5 Berücksichtigung sonstiger Standardisierungs-aktivitäten ..................... 19

3.6 Gesetzliche Vorgaben ............................................................................ 20

4 Spezifikation des Verfahrens „Schülerbeförderung“ ................................... 21

4.1 Organisatorische Anforderungen ........................................................... 21

4.1.1 Der Prozess der Schülerbeförderung ..................................... 21

4.1.2 Zuständigkeiten und Ausstattung der Arbeitsplätze ............... 29

4.1.3 Terminierung und Umfang des Datenaustausches ................ 30

4.1.4 Auswirkungen auf die Papieranträge...................................... 30

4.1.5 Dokumentation des Verfahrens .............................................. 31

4.1.6 Voraussetzungen für den Einsatz der digitalen Signatur........ 31

4.1.7 Überblick über die organisatorischen Anforderungen............. 31

4.2 Funktionale Anforderungen .................................................................... 32

4.2.1 Benötigte Datenfelder............................................................. 32

4.2.2 Dateneingabe im Schulsekretariat.......................................... 33

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INHALTSVERZEICHNIS

4.2.3 Identifikation der Datensätze .................................................. 34

4.2.4 Zuordnung der Datensätze zu Schulträgern........................... 34

4.2.5 Datenexport und -import......................................................... 34

4.2.6 Datierung der Einträge ........................................................... 34

4.2.7 Überblick über die funktionalen Anforderungen ..................... 34

4.3 Technische Anforderungen .................................................................... 35

4.3.1 Interoperabilität....................................................................... 35

4.3.2 Anbindung an die Infrastruktur ............................................... 35

4.3.3 Durchführung des Datenexports und -imports........................ 36

4.3.4 Technische Voraussetzungen für den Einsatz der

Schnittstelle ............................................................................ 36

4.3.5 Überblick über die technischen Anforderungen...................... 36

4.4 Anforderungen an die Sicherheit............................................................ 37

4.4.1 Datenschutz............................................................................ 37

4.4.2 Datensicherheit/ IT-Sicherheit ................................................ 38

5 Entwicklungsstand der Schnittstelle ............................................................. 40

Literaturverzeichnis................................................................................................. 42

Anhang: Schutzbedarfsfeststellung für das Verfahren „Schülerbeförderung“. 43

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ABBILDUNGSVERZEICHNIS

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte ....................................... 11

Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des E-

Governments ............................................................................................................. 15

Abbildung 3: Teilprozesse der Schülerbeförderung................................................... 22

Abbildung 4: Ist-Prozess der Schülerbeförderung (Beispiel Main-Kinzig-Kreis) ........ 23

Abbildung 5: Soll-Teilprozess „Antrag auf Schülerbeförderung stellen“ .................... 25

Abbildung 6: Soll-Teilprozess „Antrag auf Schülerbeförderung bearbeiten“.............. 26

Abbildung 7: Soll-Teilprozess „Schülerzeitfahrkarten bestellen“................................ 27

Abbildung 8: Soll-Teilprozess „Fahrtkosten erstatten“ ............................................... 28

Abbildung 9: Antragsdaten für die Schülerbeförderung ............................................. 33

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TABELLENVERZEICHNIS

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Anforderungen an die Ausstattung der Arbeitsplätze................................ 30

Tabelle 2: Schutzbedarfsklassen ............................................................................... 43

Tabelle 3: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Vertraulichkeit ............. 44

Tabelle 4: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Integrität...................... 45

Tabelle 5: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Authentizität und Nicht-

Abstreitbarkeit der übertragenen Daten..................................................................... 46

Tabelle 6: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Authentizität der

Kommunikationspartner............................................................................................. 47

Tabelle 7: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Schriftformerfordernis . 47

Tabelle 8: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Verfügbarkeit .............. 48

Tabelle 9: Feststellung der Schutzbedarfsklasse ...................................................... 48

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ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

Abkürzungsverzeichnis

BDSG Bundesdatenschutzgesetz

BMWi Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie

BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

bzw. beziehungsweise

ca. circa

d. h. das heißt

DIN Deutsches Institut für Normung

EDV Elektronische Datenverarbeitung

EN Europa-Norm

etc. et cetera (lat.: und weiteres)

ggf. gegebenenfalls

ID Identity/ Identität

IEC International Electrotechnical Commission

ISIS-MTT Industrial Signature Interoperability Specification Mail TrusT-

Standard

ISO International Standardization Organization

IT Informationstechnik/ -technologie

KBSt Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für

Informationstechnik in der Bundesverwaltung

LUSD Lehrer- und Schülerdatenbank des Hessischen Kultusministeriums

OSCI Online Services Computer Interface

s. siehe

SAGA Standards und Architekturen für E-Government-

Anwendungen

SSL Secure Sockets Layer

u. a. unter anderem

vgl. vergleiche

VPN Virtual Private Network

XML Extensible Markup Language

XÖV XML-Standards in der öffentlichen Verwaltung (Zusammenfassung

der verschiedenen, fachlich orientierten Standards für

den interoperablen Datenaustausch im E-Government)

z. B. zum Beispiel

z. T. zum Teil

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1 EINLEITUNG

1 Einleitung

Die Initiative MEDIA@Komm-Transfer des Bundesministeriums für Wirtschaft und

Technologie verfolgt das Ziel, E-Government auf kommunaler Ebene zu fördern. Ein

Netzwerk von zwanzig Transferkommunen erarbeitete Ansätze im nationalen und

internationalen Bereich, wie kommunales E-Government weiterentwickelt werden

kann. Hierbei wurden sie von der der Transferagentur unterstützt, die durch Capgemini

Deutschland gestellt wird.

Die Initiative MEDIA@Komm-Transfer ist in drei Aufgabenbereiche untergliedert (nähere

Informationen siehe Kapitel 2):

• Harmonisierung: Ziel der Harmonisierung war es, Anforderungen an kommunales

E-Government über regionale Grenzen hinweg zu bestimmen und zu dokumentieren.

Die Transferkommunen haben sich hierfür in Arbeitsgruppen zusammengefunden

und mit Unterstützung der Transferagentur zu einzelnen Themenstellungen

Spezifikationsberichte erarbeitet, die ein wesentliches Ergebnis der Initiative

MEDIA@Komm-Transfer darstellen.

• Verbreitung: Die in den Transferkommunen vorliegenden Erfahrungen und die

Ergebnisse der Harmonisierung wurden auf zentralen und regionalen Veranstaltungen

einem breiten Publikum vorgestellt und in individuellen Workshops mit interessierten

Kommunen diskutiert. So wurde eine breite Öffentlichkeit für das

Thema kommunales E-Government erreicht.

• Internationale Kooperation: Weiteres Ziel war es, auch auf internationaler Ebene

kommunales E-Government aus Deutschland bekannt zu machen und mit internationalen

Initiativen zu vernetzen. Kooperationen wurden insbesondere im

Bereich der EU und Osteuropa etabliert.

Bei dem hier vorliegenden Dokument handelt es sich um einen Spezifikationsbericht

aus dem Aufgabenbereich der Harmonisierung. Im Folgenden werden die Ziele und

Inhalte der Spezifikationsberichte zunächst allgemein und anschließend bezogen auf

das in diesem Bericht behandelte Verfahren erläutert.

1.1 Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte

Ein wesentliches Resultat der Arbeiten der einzelnen Vorhaben im Rahmen der Harmonisierung

sind die Spezifikationsberichte. Die Spezifikationsberichte beschreiben

Verfahren und Konzepte mit dem Ziel, eine Harmonisierung innerhalb des kommunalen

E-Governments voranzutreiben (s. Abbildung 1).

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1 EINLEITUNG

Der Spezifikationsbericht ist …

• … eine detaillierte Beschreibung

des Verfahrens hinsichtlich

– der Grundmerkmale wie

Funktionalität, Nutzen,

Wirtschaftlichkeit

– der technischen, funktionalen

und organisatorischen Anforderungen

• … ein Leitfaden zur Handhabung

des Verfahrens in den

Kommunen

* Vgl. KBSt 2005

Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte

• … komplette Beschreibung der

Verfahren

• … Charakterisierung der Verfahren

nach dem SAGA-Prinzip

(Viewpoint etc.) *

Der Spezifikationsbericht liefert

keine …

• … komplette Beschreibung der

Verfahren

• … Charakterisierung der Verfahren

nach dem SAGA-Prinzip

(Viewpoint etc.)

• … Standards im Sinne der Festlegung

von Lösungen

• … Anleitung zum Roll-out von

Produkten

*

Der Spezifikationsbericht liefert

keine …

• … Standards im Sinne der Festlegung

von Lösungen

• … Anleitung zum Roll-out von

Produkten

Hauptadressaten 1 der Spezifikationsberichte sind folglich zuerst Kommunen, 2 die

sich damit befassen, die in den Spezifikationsberichten beschriebenen Anwendungen

oder Komponenten des E-Governments einzuführen. Zweite Zielgruppe sind Unternehmen,

die Softwarelösungen für die in den Berichten beschriebenen E-Government-Anwendungen

und -Komponenten entwickeln.

Die Spezifikationsberichte dienen vor allem als Leitfaden. Darüber hinaus sind es Berichte

aus der Praxis mit Fallbeispielen zur Verdeutlichung von abstrakten Anforderungen.

Weiterhin stellen die Transferkommunen ihre Vorgehensweisen zum jeweiligen

Harmonisierungsverfahren vor. Damit wird der pragmatische Charakter der Spezifikationsberichte

deutlich hervorgehoben.

Die Spezifikationsberichte sind das Ergebnis von interkommunalen Arbeitsgruppen,

in denen die beteiligten Transferkommunen kooperativ zusammengearbeitet haben.

Die Grundlage der Berichte sind die konkreten Entwicklungs- und Implementierungsaktivitäten

der Kommunen, die an der jeweiligen Arbeitsgruppe beteiligt waren. Die

Definition und Konkretisierung der jeweiligen Inhalte der Spezifikationsberichte erfolgte

gemeinsam mit der Transferagentur. Um die Berichte auf ein solides Fundament

1 In dem vorliegenden Dokument wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gesonderte Nennung beider

Genera verzichtet. Bei Nennung nur einer grammatikalischen Form sind grundsätzlich sowohl weibliche als auch

männliche Personen gemeint.

2 Der Begriff „Kommunen“ wird hier als Oberbegriff für alle kommunalen (Gebiets-)Körperschaften, wie Gemeinden,

Kreise, kreisfreie Städte oder Kommunalverbände mit eigenen Selbstverwaltungsaufgaben, verwendet (vgl. Andersen

1997, S. 174).

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1 EINLEITUNG

zu stellen, wurden diese von Anfang an mit Experten aus Kommunen, Verbänden,

Wissenschaft und Wirtschaft abgestimmt. Hiermit geht die Zielstellung einher, einen

möglichst breiten Konsens herzustellen und somit eine Doppel- oder Parallelarbeit an

Spezifikationen in verschiedenen kommunalen Gremien zu vermeiden. Dies schont

wertvolle Ressourcen und reduziert aufwändige und – aufgrund oftmals verfestigter

Interessenlagen – mühselige Ex-post-Abstimmungen mit ungewissem Ausgang. Überdies

ist im Falle verwaltungsebenen-übergreifender Anwendungen und Verfahren

die frühzeitige Kooperation bei der Erstellung von Spezifikationen zwingend.

Vor diesem Hintergrund wurden die Spezifikationen in allen relevanten Harmonisierungsvorhaben

mit den Vertretern der nationalen Gremien (z. B. TeleTrusT, DIN,

OSCI-Leitstelle) diskutiert und mit den Arbeitsgruppen der Initiative Deutschland-

Online abgestimmt. Außerdem wurde bei der Erarbeitung der Spezifikationen der

Sachverstand der Vertreter der MEDIA@Komm-Regionen Bremen, Esslingen und

des Städteverbundes Nürnberg hinzugezogen, sofern dies inhaltlich geboten schien

und alle Beteiligten dies als sinnvoll ansahen.

1.2 Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts

Schülerbeförderung

Mit der Schulreform der 60er Jahre kamen die Schulbusse ins Land. Gleichzeitig

wurde in den Bundesländern beschlossen, den Schülern ihre entstandenen Fahrtkosten

zu erstatten. Die Regie für diese damals neue Aufgabe übernahmen die Schulträger,

in der Regel die Landkreise und kreisfreien Städte. An der Bearbeitung und

Durchführung der Kostenerstattung für die Schülerbeförderung ist eine Vielzahl von

Personen und Institutionen beteiligt: Eltern, Schüler, Schulsekretariate, die zuständigen

Fachämter der Kreise bzw. kreisfreien Städte, Verkehrsunternehmen sowie verschiedene

Schulbehörden wie das staatliche Schulamt und das Kultusministerium

des jeweiligen Landes. Die Daten, die zur Berechnung der Kostenerstattung für die

Schüler erforderlich sind, werden bei den einzelnen Beteiligten meist mit IT-

Systemen und Fachanwendungen verarbeitet. Diese Systeme sind jedoch zumeist

als "Insellösungen" entwickelt worden mit der Folge, dass der Datenaustausch zwischen

den Beteiligten vorwiegend papierbasiert erfolgt. Die Vorteile eines elektronischen

Datenaustausches werden bisher kaum genutzt.

Das Vorhaben Schülerbeförderung im Rahmen von MEDIA@Komm-Transfer setzt

bei diesem Mangel an. Der Main-Kinzig-Kreis entwickelte einen Sollprozess und formulierte

die Anforderungen an eine Schnittstelle, um den Datenaustausch zwischen

den Schulsekretariaten und den Schulträgern elektronisch zu unterstützen. Der Ansatz

basiert auf der landesweit eingesetzten Lehrer- und Schülerdatenbank des Hessischen

Kultusministeriums, die derzeit als zentrale Datenbank neu aufgesetzt wird.

Daher wurde das Hessische Kultusministerium eng in die Arbeit einbezogen. Um die

Umsetzbarkeit der Schnittstelle auch im kommunalen Fachverfahren zur Schülerbeförderung

zu gewährleisten, war zusätzlich der Softwareanbieter des entsprechenden

Fachverfahrens mit eingebunden.

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1 EINLEITUNG

An der Erstellung des Spezifikationsberichts wirkten mit:

• für die federführende Transferkommune Main-Kinzig-Kreis:

─ Herr Matthias Eckhardt, Abteilungsleiter für Facility- und Konferenzmanagement,

Schülerbeförderung und Ausbildungsförderung im Amt für Schulwesen,

Bau- und Liegenschaftsverwaltung des Main-Kinzig-Kreises;

─ Frau Anja Preuß, Mitarbeiterin im Bereich Projektmanagement und Controlling

des Referats Planung und Organisation des Main-Kinzig-Kreises;

─ Herr Kevin Kuntz, Mitarbeiter des EDV-Service des Main-Kinzig-Kreises;

• unterstützend von der Transferagentur: Frau Elisabeth Karlstetter, Mitarbeiterin

im Bereich Public Services der Capgemini Deutschland GmbH.

Die Autoren danken Herrn Kay Rainer Hansen, Hessisches Kultusministerium, Herrn

Alexander Giegerich, vedisys AG, und Herrn Jan Hegewald, sd&m AG, für wertvolle

Anregungen zu diesem Spezifikationsbericht.

Der folgende Spezifikationsbericht beginnt mit der Darstellung der Initiative

MEDIA@Komm-Transfer und der Erläuterung der Inhalte und Ziele der Harmonisierung.

Im nachfolgenden Kapitel wird das Verfahren Schülerbeförderung vorgestellt

und die Aspekte „Einsatzfelder“, „Nutzen für verschiedene Nutzergruppen“, „Wirtschaftlichkeit“

und „Gesetzliche Grundlagen“ beschrieben. In Kapitel 4 werden der

Ist-Prozess von der Antragstellung über die Bearbeitung bis zur Fahrtkostenübernahme

näher betrachtet und ein Soll-Prozess entwickelt. Anschließend werden die

organisatorischen sowie die funktionalen und technischen Anforderungen erläutert.

Die Anforderungen an die Sicherheit bilden den letzten Abschnitt im vierten Kapitel,

bevor im fünften Kapitel der derzeitige Entwicklungsstand der Schnittstelle dargestellt

wird.

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2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE

MEDIA@KOMMTRANSFER

2 Harmonisierung im Rahmen der Initiative

MEDIA@KommTransfer

Harmonisierung ist – wie eingangs dargestellt – neben der Verbreitung und der Internationalisierung

eine der drei Hauptaktivitäten der Initiative MEDIA@Komm-Transfer

des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi, vormals Bundesministerium

für Wirtschaft und Arbeit, BMWA).

Diese Initiative ist ein wesentlicher Pfeiler der Bemühungen der Bundesregierung,

eine leistungsfähigere und dabei kostengünstigere öffentliche Verwaltung zu schaffen.

MEDIA@Komm-Transfer unterstützt im Rahmen von Deutschland-Online die

Modernisierung der Kommunalverwaltungen in Deutschland. Ein selbstorganisierter

Prozess der Entwicklung und Verbreitung von E-Government-Verfahren wird in Gang

gebracht, der geeignet ist, Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen, die Beteiligungsmöglichkeiten

für die Bürgerinnen und Bürger zu fördern und die Nachfrage bei Hard-

und Softwareherstellern sowie bei Dienstleistern zu erhöhen.

MEDIA@Komm-Transfer soll dazu beitragen, die Entwicklung von E-Government

bundesweit zu beschleunigen und zu harmonisieren sowie die Position des

E-Government-Standorts Deutschland im internationalen Wettbewerb zu verbessern.

Durch die Verknüpfung besonders viel versprechender kommunaler und regionaler

Initiativen zu einem länderübergreifenden E-Government-Netzwerk sollen der Transfer

von Best Practice-Verfahren und von Know-how erleichtert, Standards weiterentwickelt

und Selbstorganisationsprozesse für die weiterführende Verbreitung angestoßen

werden. Gleichzeitig soll die Zusammenarbeit mit der Wirtschaft intensiviert werden,

damit das Wachstums- und Beschäftigungspotenzial von E-Government genutzt

werden kann. Dies schließt auch die Vertiefung internationaler Kontakte und Kooperationen

zur Förderung der digitalen Integration Europas und die Erschließung neuer

Exportchancen mit ein.

Die zwanzig MEDIA@Komm-Transfer-Kommunen, welche im Jahre 2003 im Rahmen

einer Interessenbekundung von einer unabhängigen Jury, gebildet von Vertretern

der kommunalen Spitzenverbände, 3 des BMWi und der Wissenschaft, ausgewählt

wurden, entwickeln Verfahren und Komponenten. Sie beschreiben diese unter

technischen, funktionalen und organisatorischen Gesichtspunkten.

Zur Unterstützung und Koordination der dezentralen Aktivitäten in den Transferkommunen

wählte das BMWi die Unternehmensberatung Capgemini als Transferagentur

für die mehr als zweijährige Laufzeit des Projekts MEDIA@Komm-Transfer aus.

Die Harmonisierungsvorhaben im MEDIA@Komm-Transfer-Projekt haben eine wesentliche

Bedeutung in der Herausbildung von zukunftsfähigem E-Government, das

3 Die kommunalen Spitzenverbände haben sich beim letzten Wahlgang ihrer Stimme enthalten.

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2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE

MEDIA@KOMMTRANSFER

als integriertes, nutzenorientiertes und wirtschaftliches E-Government – fokussiert auf

medienbruchfreie Transaktionen – zu verstehen ist.

Harmonisierung bedeutet, jenseits der historisch gewachsenen, zum Teil gravierend

unterschiedlichen Lösungsansätze, einzelne Verwaltungsverfahren bzw. Komponenten

in ihren wesentlichen Anforderungen zu spezifizieren. Es werden funktionale und

technische Anforderungen sowie die organisatorischen Voraussetzungen zur Gewährleistung

einer rechtsverbindlichen, authentifizierten und sicheren Transaktion

zwischen kommunaler Verwaltung und ihren Kunden ausreichend und detailliert dargestellt.

Nach Maßgabe des in Art. 28a Grundgesetz verbrieften kommunalen Selbstverwaltungsrechts

und des sich daraus ableitenden, spezifisch kommunalen Vergaberechts

können weiterreichende Ziele, wie etwa eine für die Kommunen und Marktteilnehmer

verbindliche Standardisierung von Verfahren und Komponenten, nicht verfolgt werden.

Standardisierungen kann es unter den verfassungsrechtlichen Rahmenbedingungen

in Deutschland nur für die Bundesverwaltung und die Landesbehörden in ihrem

rechtlichen Wirkungsbereich geben. So können sich Bundes- und Landesverwaltungen

dazu verpflichten, zur Unterstützung der internen wie externen Aufgabenverrichtung

und Kommunikation standardisierte Verfahren und Produkte beispielsweise

aus der XÖV-Welt zu verwenden. Gegenüber den Kommunen wird es dagegen immer

nur ein Angebot geben, ein einheitliches Verfahren zu nutzen.

Von zentraler Bedeutung ist die Präzisierung unterschiedlicher Themenstellungen in

den Spezifikationsberichten, sei es in technischer, funktionaler oder organisatorischer

Hinsicht. Dies bedeutet, dass durch die Spezifikationsberichte eine Klärung der Semantik

erfolgt. Bestehende Ansätze und Lösungen werden konkret für die Kommunen

beschrieben und ausgearbeitet. Diese können als Richtschnur für das Handeln

der Kommunen dienen. Über spezifische Anpassungen können einzelne Kommunen

die Inhalte der Spezifikationsberichte auf ihren konkreten Bedarf hin ausrichten (siehe

Abbildung 2).

Leitbild von zukunftsfähigem E-Government

Inhalt der Harmonisierung

Beschreibung der technischen,

funktionalen und

organisatorischen Anforderungen

der Verfahren und

Komponenten des

E-Governments

Ziel

Handlungssicherheit für

Kommunen und

Dienstleister

Zukünftiges Ergebnis

Modernisierung der

Kommunalverwaltung

Klärung der Semantik für

E-Government-Anbieter und

-Nachfrager

Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des

E-Governments

Weiterhin besteht die Hoffnung, dass die mit den Spezifikationsberichten gegebene

Harmonisierung der Verfahren dazu führen wird, dass Kommunen ihre Ausschreibungen

weitgehend nach diesen harmonisierten Verfahren ausrichten und Softwarehersteller

zunehmend ihre Produkte entsprechend der Verfahrensbeschreibungen

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2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE

MEDIA@KOMMTRANSFER

entwerfen bzw. anpassen. Dies ist ein Beitrag, um dem Flickenteppich aus Einzellösungen

durch eine relative Vereinheitlichung der Vorgehensweisen und der Softwareprodukte

– oder zumindest deren Schnittstellen – entgegen zu wirken.

Harmonisierungsaktivitäten bewegen sich strikt im vorwettbewerblichen Raum, dienen

aber dazu, den Wettbewerb transparenter zu gestalten. Harmonisierung trägt

somit dazu bei, das Handlungsfeld für Kommunen wie für Produkt- und Dienstleistungsanbieter

transparent zu gestalten und einen gemeinsamen Bezugsrahmen für

Angebot und Nachfrage zu schaffen.

Was ist nun der Gegenstand der Harmonisierung? Betrachtet werden die technischen,

funktionalen und organisatorischen Anforderungen an das jeweilige Verfahren.

Nur wenn der Datenaustausch aufgrund einheitlicher Protokolle und eindeutiger

semantischer Festlegungen erfolgt, können Transaktionen medienbruchfrei und mit

gegenüber heutigen Verhältnissen erheblich verringertem Aufwand durchgeführt

werden. Zukunftsfähiges E-Government ist ferner nur möglich, wenn die Geschäftsprozesse

innerhalb der Verwaltung und in den Kooperationen mit externen (privaten

oder öffentlichen) Akteuren angepasst sind. Eine wesentliche Aufgabe der Spezifikationsberichte

besteht folglich darin, für die jeweiligen Harmonisierungsvorhaben die

technischen und funktionalen Merkmale der Verfahren bzw. Komponenten zu definieren

und die organisatorischen Voraussetzungen zu identifizieren, die einen Datenaustausch

und einen optimierten Geschäftsprozess möglich machen sowie die Funktionalität

des Verfahrens sicherstellen.

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3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

3 Beschreibung des Verfahrens

Schülerbeförderung

3.1 Definition und Funktionalität

Im Vorhaben Schülerbeförderung geht es um die Kostenübernahme bzw. -erstattung

für die Schülerbeförderung. Die Kosten für die Fahrt zur Schule werden ab einer bestimmten

Entfernung zwischen Wohnort und Schule in der Regel bis zur zehnten

Jahrgangsstufe vom Schulträger übernommen. Die Kostenerstattung für die Schülerbeförderung

ist in Deutschland ein Antragsverfahren und wird auf Länderebene geregelt.

Die Eltern oder Erziehungsberechtigen stellen für den Schüler 4 einen Antrag auf

Übernahme der Fahrtkosten beim Schulträger, in der Regel dem Landkreis oder der

kreisfreien Stadt. Der Antrag wird vom Schulsekretariat entgegengenommen, der

Schulbesuch bzw. die Anmeldung zum Schulbesuch wird bestätigt. Anschließend

wird der Antrag an das Fachamt des Kreises bzw. der Stadt weitergeleitet und dort

geprüft. Die Bewilligung bzw. die Ablehnung der Fahrtkostenübernahme oder -erstattung

wird den Antragstellern mitgeteilt. Anschließend bestellt der Schulträger die Zeitfahrkarten

entsprechend der bewilligten Anträge bei den Verkehrsunternehmen, bezahlt

diese und leitet sie an die Schulen bzw. direkt an die Schüler weiter. Alternativ

hierzu erfolgt die Erstattung der Fahrtkosten aufgrund turnusmäßiger Abrechnungen

der Erziehungsberechtigten gegenüber dem Schulträger.

Die Schülerbeförderung stellt ein Massenverfahren dar, pro Jahr wird es in der Regel

vier Mal durchgeführt. Im Main-Kinzig-Kreis mit über 400.000 Einwohnern werden

beispielsweise pro Jahr ca. 14.000 Anträge zur Schülerbeförderung bearbeitet. Bisher

findet der Datenaustausch vorwiegend papierbasiert statt, die Vorteile eines elektronischen

Datenaustausches werden kaum genutzt.

Um den Datenaustausch zwischen Eltern bzw. Schülern, Schulsekretariaten, Schulträgern

und Verkehrsunternehmen zu verbessern, war es Ziel des MEDIA@Komm-

Transfer-Vorhabens, den gesamten Prozess weitgehend medienbruchfrei zu gestalten.

Aufgrund der begrenzten Projektlaufzeit konnte mit der Umsetzung der elektronischen

Unterstützung nur für den Datentransfer zwischen Schulsekretariaten und

Schulträger begonnen werden. Der gewählte Ansatz basiert auf der landesweit eingesetzten

Lehrer- und Schülerdatenbank (LUSD) des Hessischen Kultusministeriums,

die derzeit als zentrale Datenbank neu aufgesetzt wird. Der Datentransfer zwischen

Schulträger und Verkehrsunternehmen wurde zwar im Sollprozess modelliert,

aber in der Umsetzung im Rahmen von MEDIA@Komm-Transfer nicht weiter berücksichtigt.

4 Dies gilt, solange der Schüler minderjährig ist. Volljährige Schüler können den Antrag selbst stellen.

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3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

3.2 Einsatzfelder

Die Fahrtkostenerstattung bzw. -übernahme wird in jedem Bundesland in der Regel

von den Schulträgern, zumeist Kreisen oder kreisfreien Städten, durchgeführt. Allerdings

variieren je nach Bundesland die Voraussetzungen und Bedingungen für diesen

Prozess.

Da bisher lediglich in Hessen eine landesweit zentrale Datenbank für die Verwaltung

von Lehrer-, Schüler- und Schuldaten eingesetzt bzw. derzeit in Entwicklung ist, lassen

sich die gesamten Inhalte des Spezifikationsberichts in erster Linie von Schulträgern

in Hessen verwenden. Die zentrale Lehrer- und Schülerdatenbank soll ihren

Wirkbetrieb nach der jetzigen Planung zu Beginn des Schuljahres 2006/2007 aufnehmen

(zum Nutzen des Spezifikationsberichts für Kommunen außerhalb von Hessen

s. Kapitel 3.3.2).

3.3 Nutzen für verschiedene Nutzergruppen

3.3.1 Nutzen des Verfahrens für kommunale Schulträger in Hessen

Der Nutzen des elektronischen Datentransfers der Antragsdaten liegt in erster Linie

auf Seiten des Schulträgers. Die Mitarbeiter im Fachamt müssen die Anträge nicht

mehr manuell erfassen, sondern erhalten die notwendigen Daten automatisiert aus

der zentralen Lehrer- und Schülerdatenbank und können sie im Fachverfahren direkt

weiterverarbeiten. Mit der Abschaffung der doppelten Datenerfassung steigt die Datenqualität,

Erfassungs- und Übertragungsfehler werden vermieden.

Die Eltern und Schüler sowie die Schulsekretariate werden ebenfalls z. T. entlastet,

da diejenigen Daten für den Antrag auf Fahrtkostenerstattung wieder verwendet werden

können, die bereits in der Lehrer- und Schülerdatenbank enthalten sind. Es müssen

nur noch diejenigen Angaben erfasst werden, die für den Antrag auf Schülerbeförderung

zusätzlich benötigt werden bzw. sich zwischenzeitlich geändert haben. Das

neue Verfahren führt weiterhin dazu, dass sich die Bearbeitungsdauer der Anträge

verkürzt. Zudem können die Bearbeitungskosten reduziert werden, indem der Versand

der Papieranträge vom Schulsekretariat an den Schulträger gebündelt erfolgt

oder eventuell ganz unterbleiben kann 5 .

Noch komfortabler kann das Verfahren für Eltern, Schüler und Schulsekretariate werden,

wenn anstelle der Papieranträge die Formulare elektronisch ausgefüllt und diese

Daten direkt in die Lehrer- und Schülerdatenbank übernommen werden können. Die

Online-Anträge müssen jedoch ebenso wie Papieranträge weiterhin rechtsverbindlich

unterschrieben werden. Das Online-Antragsverfahren dürfte daher im Moment an der

geringen Verbreitung der digitalen Signatur scheitern. Bei der Modellierung des Soll-

5

Aus rechtlichen Gründen müssen die Anträge derzeit beim Schulträger aufbewahrt werden. Es muss zunächst geprüft

werden, ob die Anträge auch aus rechtlicher Sicht im Schulsekretariat verbleiben können.

18 von 48


3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

prozesses wurde diese Möglichkeit zwar grundsätzlich mit berücksichtigt, aber anschließend

nicht weiter verfolgt.

Anbieter von Fachsoftware zur Bearbeitung der Anträge auf Fahrtkostenerstattung

können ihre Software durch den Einbau der Schnittstelle zur Lehrer- und Schülerdatenbank

des Landes Hessen attraktiver gestalten. Sie können dadurch ihren Kunden,

hier v. a. den Verwaltungen im Land Hessen, erhebliche Arbeit ersparen.

3.3.2 Nutzen des Verfahrens für Schulträger außerhalb von Hessen

Kommunen und Schulen außerhalb von Hessen können die Beschreibung des Soll-

Prozesses weiterverwenden. Grundsätzlich lassen sich auch die Anforderungen an

die Schnittstelle außerhalb von Hessen einsetzen, da die Daten, die zur Bearbeitung

der Anträge auf Fahrtkostenerstattung bzw. -übernahme benötigt werden, weitgehend

miteinander übereinstimmen sollten. Es ist z. B. denkbar, dass Kommunen entsprechende

Prozesse und Schnittstellen direkt zu den Systemen einrichten, die an

ihren Schulen zur Verwaltung der Schul- und Schülerdaten eingesetzt werden. Sowohl

der Sollprozess, als auch die Anforderungen an die Schnittstelle müssen in einem

solchen Fall an die spezifischen Voraussetzungen und IT-Systeme der jeweiligen

Kommune angepasst werden.

3.4 Wirtschaftlichkeit

Voraussetzung für den wirtschaftlichen Einsatz ist die zentrale Lehrer- und Schülerdatenbank.

Erst wenn sie zur Verfügung steht, kann der Datenaustausch für die

Schülerbeförderung elektronisch erfolgen und damit die wirtschaftlichen Vorteile realisieren.

Der qualitative Nutzen für die einzelnen Beteiligten wurde bereits oben beschrieben.

Der quantitative, d. h. finanzielle, Vorteil für Kommunen ist schwer zu beziffern: Die

Implementierungskosten der Schnittstelle sowie die Kosten für die Anpassung der

Prozesse stehen den Einsparungen durch den Wegfall manueller Erfassungstätigkeiten

und ggf. der postalischen Versendung der Anträge von der Schule zum Schulträger

gegenüber.

Die Softwareanbieter der Fachverfahren zur Abwicklung der Schülerbeförderung

können sich durch Implementierung der Schnittstelle einen Wettbewerbsvorteil verschaffen,

wenn sie ihr Produkt hessischen Kommunen anbieten.

3.5 Berücksichtigung sonstiger Standardisierungsaktivitäten

Standardisierungsvorhaben im engeren Sinne für den Bereich der Fahrtkostenerstattung

für Schülerbeförderung existieren nach bisherigem Kenntnisstand nicht.

19 von 48


3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

3.6 Gesetzliche Vorgaben

Zumeist ist die Aufgabe der Schülerbeförderung im Schulgesetz der Bundesländer

geregelt. In Hessen erfolgt dies in § 161 des Hessischen Schulgesetzes.

Zur Umsetzung der elektronischen Unterstützung der Schülerbeförderung gibt es

derzeit keine gesetzlichen Vorgaben. Daher richtete sich das Augenmerk der Arbeitsgruppe

allein auf den elektronischen Datentransfer als Unterstützung zum bestehenden

papiergebundenen Prozess. Grundsätzlich sind bei der elektronischen

Unterstützung der Schülerbeförderung sämtliche Richtlinien zum Datenschutz und

zur Datensicherheit zu beachten.

20 von 48


4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

4 Spezifikation des Verfahrens „Schülerbeförderung

In diesem Kapitel wird zunächst der Prozess der Fahrtkostenerstattung näher dargestellt.

Anschließend werden die organisatorischen Anforderungen an die Schnittstelle

zwischen dem kommunalen Fachverfahren und der landesweiten Lehrer- und Schülerdatenbank

(LUSD) erläutert. In den folgenden Abschnitten werden die funktionalen

und technischen Anforderungen sowie die Anforderungen an die Sicherheit beschrieben.

4.1 Organisatorische Anforderungen

Der Prozess der Schülerbeförderung umfasst die Schritte von der Antragsstellung auf

Fahrtkostenerstattung über die Bearbeitung des Antrags bis hin zur Bestellung und

Versendung der Schülerfahrkarten bzw. der Kostenerstattung. Im Abschnitt 4.1.1 wird

dieser Ablauf näher beschrieben. Hierbei wird zunächst der derzeitige Ist-Prozess am

Beispiel des Main-Kinzig-Kreises aufgezeigt und dargelegt, wie dieser Prozess durch

elektronische Unterstützung effizienter gestaltet werden kann. Anschließend wird der

darauf aufbauende Sollprozess erläutert.

In den weiteren Abschnitten dieses Kapitels werden die organisatorischen Anforderungen

an den automatisierten Datenaustausch zwischen Schulsekretariaten und

Schulträgern genannt.

4.1.1 Der Prozess der Schülerbeförderung

Der Prozess der Schülerbeförderung lässt sich in vier Teilprozesse unterteilen:

• Der Antrag auf Fahrtkostenerstattung wird gestellt, die notwendigen Daten dafür

werden erfasst.

• Der Antrag wird vom Schulträger bearbeitet und bewilligt oder abgelehnt. Gleichzeitig

wird festgelegt, ob die Fahrtkosten des Schülers übernommen oder erstattet

werden.

• Die bewilligten Zeitfahrkarten werden vom Schulträger bestellt und bezahlt bzw.

die angefallenen Kosten werden erstattet.

Die Erstattungsberechtigung wird laufend überwacht, z. B. bei Wohnortwechsel oder

Schulbesuchsabbruch (s. Abbildung 3).

21 von 48


4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Teilprozesse:

Ergebnisse:

Antrag auf Fahrtkostenerstattung

Datenerfassung

Bearbeitung der

Anträge

Bewilligung/

Ablehnung

Abbildung 3: Teilprozesse der Schülerbeförderung

Fahrkartenbestellung/Fahrtkostenerstattung

Übernahme

Fahrtkosten

Überwachung der

Erstattungsberechtigung

Förderungsfortführung/

-beendigung

An diesem Prozess ist eine Vielzahl von Akteuren beteiligt. Die Eltern bzw. die Schüler

selbst stellen den Antrag und reichen ihn in der Regel in den Schulsekretariaten

ein. Die Sekretariatsmitarbeiter nehmen den Antrag entgegen, bestätigen, dass der

Schüler an der jeweiligen Schule angemeldet ist, und leiten den Antrag zum Schulträger

weiter. Dort bearbeitet das zuständige Fachamt den Antrag und entscheidet

darüber, ob der Antrag bewilligt wird oder nicht und ob die Fahrtkosten von vornherein

übernommen werden oder anteilig nach Anfall erstattet werden. Anschließend

bestellt das Fachamt die benötigten Zeitfahrkarten bei den Verkehrsunternehmen

und bezahlt diese. Die bestellten Fahrkarten werden zur Verteilung entweder an die

Schule gesandt oder direkt an die Schüler. Die Schüler bestätigen den Erhalt der

Zeitfahrkarten und die Schulsekretariate leiten diese Bestätigungen wieder zurück an

den Schulträger. Im Fall einer Fahrtkostenerstattung reichen die Schüler oder ihre

Eltern in regelmäßigen Abständen die Belege der angefallenen Kosten für die Fahrten

zur Schule ein, die der Schulträger nach entsprechender Prüfung erstattet. Im

Folgenden ist der gesamte Prozess im Detail am Beispiel des Main-Kinzig-Kreises

dargestellt (s. Abbildung 4).

22 von 48


4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Prozess der Schülerbeförderung

Eltern / Schüler Schule

Ablauf

Kreisverwaltung, Fachamt Verkehrsunternehmen

Anmeldung

des

Schülers

Unterschreiben

des Antrags

Rückgabe

an Schule

Empfangsbestät.

für

Karten

Annahme

der

Anmeldung

Prüfung

Fahrschüler

Nein Entsch Ja

eidung

Kein Antrag

Versand

Anträge ans

Fachamt

Empfang

der Karten

Verteilung

der Karten

an Schüler

Versand

Empfangsbestät.

Ausfüllen

Antrag auf

Schülerbeförderung

Eingabe der

Daten ins

komm.

Fachverf.

Antragsprüfung

Nicht berechtigt Entsch

eidung

Berechtigt

Ablehnungsschreiben

an

Eltern

Anspruchsprüfung

Einzelerstattung Entsch Schülerzeitkarte

eidung

Teilbewilligungsbescheid

an

Eltern

Ja

80% an

Kreiswerke

zur Sammelbest.

Bewilligungsbescheid

an

Eltern

Sammelbestellung

an

KW/SU

Entsch Nein

eidung

20% Einzelbestellungen

(20 Unternehmen)

Rech-nungsprüfung

Auszahlung

Ablage

Empfangsbestät.

Versand

Kopie

Empfangsbestät.

Ausstel-lung

der Karten

Ausstellung

der

Karten

Versand der

Karten

Rechnungstellung

Zahlungseingang

bei VU

Ablage Kopie

Empfangsbestät.

Anmerkungen zum Medium

Verwaltung der

Schülerdaten in der

Datenbank LUSD

Bearbeiten des

Antrags auf Papier

Weitergabe an das

Fachamt in Papierform

Erfassung und weitere

Bearbeitung im

kommunalen

Fachverfahren

Bestellung über das

kommunale

Fachverfahren

Bestätigung auf Papier

Abbildung 4: Ist-Prozess der Schülerbeförderung (Beispiel Main-Kinzig-Kreis)

Die Datenübergabe zwischen den einzelnen Beteiligten am Prozess erfolgt bisher

weitgehend papierbasiert, obwohl die Daten in jeder Organisation elektronisch ver-

23 von 48


4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

waltet und bearbeitet werden: In der Schule werden die Schülerdaten in einer Datenbank

verwaltet. Der Antrag auf Fahrtkostenübernahme wird jedoch auf Papier gestellt

und per Post an den Schulträger geschickt. Dort werden alle Daten in der kommunalen

Fachsoftware erneut elektronisch erfasst und weiterverarbeitet. Die Fahrkarten

können im Main-Kinzig-Kreis bereits aus dem kommunalen Fachverfahren heraus

bestellt werden. Der Datentransfer erfolgt hier über einen entsprechenden Auszug,

der auf einer Diskette an die Verkehrsunternehmen weitergeleitet wird. In anderen

Kommunen hingegen findet der Datenaustausch zwischen Fachamt und Verkehrsunternehmen

über den Papierweg statt. Die Bestätigung des Erhalts der bestellten

Fahrkarten erfolgt ebenfalls papierbasiert und muss entsprechend wieder erfasst

bzw. mit den Daten in der Fachsoftware abgeglichen werden.

Um diesen Prozess effizienter und weniger fehleranfällig zu gestalten, soll der Datenaustausch

zwischen den Beteiligten elektronisch erfolgen. Hierzu wurde gemeinsam

mit dem Hessischen Kultusministerium sowie Experten der Softwareanbieterseite

(vedisys AG) der entsprechende Soll-Prozess modelliert. Die folgenden Abbildungen

stellen die einzelnen Teilprozesse dar. Das System AMIS bezeichnet das im

Main-Kinzig-Kreis eingesetzte Fachverfahren zur Bearbeitung der Schülerbeförderung.

24 von 48


4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Schülerstammdaten

Schülerbewegungsdaten

LUSD

Antrag auf

Fahrtkostenerstattung

liegt

nicht vor

Schülerstammdaten

Schülerbewegungsdaten

LUSD

Antrag auf

Fahrkostenerstattung

Antrag auf

Fahrkostenerstattung

Schülerstammdaten

Schülerbewegungsdaten

LUSD

Antragsdaten

Fahrtkostenerstattung

(LUSD)

Schüler

aufnehmen

Schülerkandidat

ist an dieser Schule

administrierter Schüler

Anspruchsberechtigung

auf

Fahrtkostenerstattung

prüfen

Fahrschüler

Antrag auf Fahrtkostenerstattung

erstellen und

zur Unterschrift

vorlegen

Antrag auf

Fahrtkostenerstattung

ist

unterschrieben

Antrag auf Fahrtkostenerstattung

erfassen und

an Schulträger

schicken

Antrag auf

Fahrtkostenerstattung

verschickt

Neu-/Änderungsantrag

bearbeiten

Wohnortwechsel

des

Schülers

erfolgt

Schulsekretär/in

Kein

Fahrschüler

Schulsekretär/in

Erziehungsberechtigte

Schulsekretär/in

Internet

Antrag auf

Fahrkostenerstattung

Antrag auf

Fahrkostenerstattung

Schülerstammdaten

Schülerbewegungsdaten

LUSD

Antrag auf

Fahrkostenerstattung

Schülerstammdaten

Schülerbewegungsdaten

LUSD

Legende

Antrag auf

Fahrtkostenerstattung

über Internet

zu erstellen

Antrag auf

Kostenerstattung

via Internet

erstellen

Antrag auf

Kostenerstattung

via Internet

gestellt

Anmeldung

des Schülers

prüfen

Schüler an

der Schule

aufgenommen

Antragsdaten auf

formale

Richtigkeit

prüfen

Antragsdaten

sind korrekt

Prozessschnittstelle

Rolle

Person extern

Verknüpfung/Verzweigung:

zukünftig gewünscht,

aber noch detailliert zu klären!

Funktion

Ereignis

Erziehungsberechtigte

Schulsekretär/in

Schulsekretär/in

Schüler an der

Schule nicht

angemeldet

Datei

und oder exklusives oder

Abbildung 5: Soll-Teilprozess „Antrag auf Schülerbeförderung stellen“ 6

6 Vgl. Hansen/ Arbeitsgruppe Main-Kinzig-Kreis 2005.

Fachbegriff

Dokument

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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Antragsdaten

Fahrtkostenerstattung

(LUSD)

LUSD

AMIS

Antragsdaten

Fahrtkostenerstattung

(AMIS)

Antragsdaten

Fahrtkostenerstattung

(AMIS)

AMIS

Entscheidung

Fahrtkostenübernahme

(AMIS)

Entscheidung

Fahrtkostenübernahme

(AMIS)

AMIS

LUSD

Entscheidung

Fahrkostenübernahme

(LUSD)

Antrag zur

Schülerbeförderung

erstellen

Antrag auf

Fahrtkostenerstattung

verschickt

Antragsdaten

Fahrtkostenerstattung

holen

Antragsdaten

Fahrtkostenerstattung

übernommen

Antragsdaten

Fahrtkostenerstattung

bearbeiten

Entscheidung zur

Fahrtkostenübernahme

liegen vor

Entscheidung zur

Fahrtkostenübernahme

in LUSD

übertragen

Entscheidung zur

Fahrtkostenübernahme

in LUSD

übertragen

Schulträger

Schulträger

Schulträger

Antrag auf

Fahrtkostenerstattung

liegt vor

Antragsdaten

Fahrtkostenerstattung

(AMIS)

Entscheidung

Fahrtkostenübernahme

(AMIS)

BewilligunsbescheidFahrtkostenübernahme

Antrag ist

bewilligt

AMIS

Bewilligungsbescheid

erstellen und

versenden

Schulträger

Bewilligungsbescheid

Fahrtkostenübernahme

(Fahrkarte)

versandt

Fahrkarten

bestellen

Legende

Prozessschnittstelle

Rolle

Person extern

Verknüpfung/Verzweigung:

Bewilligungsbescheid

Fahrtkostenübernahme

(Erstattung)

versandt

Erstattungsantrag

am Ende des

Schulhalbjahres

bearbeiten

Funktion

Ereignis

Antragsdaten

Fahrtkostenerstattung

(AMIS)

Entscheidung

Fahrtkostenübernahme

(AMIS)

AMIS

AblehnunsbescheidFahrtkostenübernahme

Datei

und oder exklusives oder

Fachbegriff

Dokument

Antrag ist

abgelehnt

Ablehnungsbescheid

erstellen und

versenden

Ablehnungsbescheid

versandt

Abbildung 6: Soll-Teilprozess „Antrag auf Schülerbeförderung bearbeiten“ 7

7 Vgl. Hansen/ Arbeitsgruppe Main-Kinzig-Kreis 2005.

Schulträger

26 von 48


4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Bewilligte

Fahrtkostenübernahme

(Zeit- /Jahreskarten)

AMIS

Sammelbestellungsdaten

(AMIS)

Sammelbestellung

Sammelbestellungsdaten

(AMIS)

Sammelbestellung

Sammelbestellungsdaten

(Verkehrsträger)

Schuljahres- oder

Schulzeitkarten

(sortiert)

Bestell- und

Ausgabeliste

zu Fahrkarten

Schuljahres- oder

Schulzeitkarten

(sortiert)

Bestell- und

Ausgabeliste

zu Fahrkarten

Bestell- und

Ausgabeliste

zu Fahrkarten

Rechnung

zu Fahrkarten

Bestell- und

Ausgabeliste

zu Fahrkarten

Abschlagszahlung

zu Fahrkarten

Neu-/Änderungsantrag

bearbeiten

Bewilligungsbescheid

Fahrtkostenübernahme

(Fahrkarte)

versandt

Sammelbestellung

für Fahrkarten

erstellen

Sammelbestellungen

für Fahrkarten

erstellt

Sammelbestellung

für Fahrkarten

bearbeiten

Sammelbestellung

für Fahrkarten

bearbeitet

Bedruckte

Fahrkarten

versenden

und verteilen

Bedruckte

Fahrkarten

verteilt

Ausgabeliste

an Schulträger

zurücksenden

Ausgabeliste an

Schulträger

zurückgesandt

Rechnung

zu Fahrkarten

prüfen

Abschlagszahlungen

angewiesen

Schulträger

Verkehrsträger

Verkehrsträger

Schulträger

Schulsekretär/in

Schulsekretär/in

Schulträger

Sammelbestellungsdaten

(AMIS)

Sammelbestellungsdaten

(Verkehrsträger)

Rechnung

zu Fahrkarten

Legende

Prozessschnittstelle

Rolle

Person extern

Verknüpfung/Verzweigung:

Rechnung

zu Fahrkarten

erstellen und

versenden

Rechnung zu

Fahrkarten

an Schulträger

versandt

Abbildung 7: Soll-Teilprozess „Schülerzeitfahrkarten bestellen“ 8

8 Vgl. Hansen/ Arbeitsgruppe Main-Kinzig-Kreis 2005.

Funktion

Ereignis

Verkehrsträger

Datei

und oder exklusives oder

Fachbegriff

Dokument

27 von 48


4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Entscheidung

Fahrtkostenübernahme

(AMIS)

AMIS

Erstattungsantrag

Fahrtkosten

Erstattungsantrag

Fahrtkosten

Erstattungsantrag

Fahrtkosten

Erstattungsantrag

Fahrtkosten

Entscheidung

Fahrtkostenübernahme

(AMIS)

AMIS

Erstattungsdaten

Fahrtkosten

Erstattungsdaten

Fahrtkosten

AMIS

Anweisung

Erstattung

Fahrtkosten

Bescheid

Erstattung

Fahrtkosten

Neu-/Änderungsantrag

bearbeiten

Bewilligungsbescheid

Fahrtkostenübernahme

(Erstattung)

versandt

Erstattungsantrag

für Schulhalbjahr

erstellen und

verteilen

Erstattungsantrag

für Schulhalbjahr

verteilt

Erstattungsantrag

ausfüllen

und zurückgeben

Erstattungsantrag

zurückgeben

???

Erstattungsantrag

bestätigen und

weiterleiten

Erstattungsantrag

weitergeleitet

Erstattungsantrag

prüfen

Antrag

Fahrtkostenerstattung

korrekt

Fahrtkostenerstattung

anweisen

Fahrtkostenerstattung

angewiesen

Schulträger

Schulsekretär/in

Erziehungsberechtigte

Schulleiter/in

Klassenlehrer

Schulträger

Schulträger

Erstattungsdaten

Fahrtkosten

ca. 3 Wochen

vor Ende

Schulhalbjahr

AMIS

Anweisung

teilweise Erstattung

Fahrtkosten

Bescheid

teilweise Erstattung

Fahrtkosten

Antrag

Fahrtkostenerstattung

teilweise korrekt

Fahrtkostenerstattung

teilweise

anweisen

Teilweise

Fahrtkostenerstattung

angewiesen

Legende

Prozessschnittstelle

Rolle

Person extern

Verknüpfung/Verzweigung:

Schulträger

Abbildung 8: Soll-Teilprozess „Fahrtkosten erstatten“ 9

Funktion

Ereignis

Erstattungsdaten

Fahrtkosten

AMIS

Bescheid

Ablehnung

Fahrtkostenerstattung

Datei

und oder exklusives oder

Fachbegriff

Dokument

Antrag

Fahrtkostenerstattung

abgelehnt

Fahrtkostenerstattung

ablehnen

Fahrtkostenerstattung

abgelehnt

Schulträger

Der beschriebene Soll-Prozess ermöglicht den elektronischen Austausch der Daten

zwischen Schulsekretariat und Schulträger über die zentrale Datenbank LUSD sowie

die Rückmeldung des Schulträgers an die Schule, ob ein Antrag bewilligt wurde oder

9 Vgl. Hansen/ Arbeitsgruppe Main-Kinzig-Kreis 2005.

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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

nicht. Die Übergabe der Daten an die Verkehrsbetriebe soll, soweit möglich, ebenfalls

elektronisch erfolgen.

Die organisatorischen Anforderungen zur Umsetzung des Soll-Prozesses werden im

Folgenden dargestellt. Hierbei werden die Erläuterungen auf die ersten beiden Teilprozesse,

die mit dem Datentransfer zwischen Schule und Schulträger zusammenhängen,

beschränkt. Die weiteren Teilprozesse, insbesondere der Datentransfer zwischen

Schulträger und Verkehrsunternehmen, werden im Folgenden nicht weiter betrachtet.

4.1.2 Zuständigkeiten und Ausstattung der Arbeitsplätze

Aus dem dargestellten Soll-Prozess ergeben sich folgende Zuständigkeiten für die

Schulsekretariate: Sie erstellen den Antrag auf Schülerbeförderung aufgrund der Daten

in der LUSD und legen diesen den Erziehungsberechtigten zur Unterschrift vor.

Unterschriebene Anträge werden anschließend in der LUSD erfasst. Da die meisten

Daten der Schüler ohnehin bereits bei der Anmeldung an der Schule erfasst worden

sind, müssen lediglich die Daten nachgetragen werden, 10 die speziell für die Schülerbeförderung

benötigt werden. Um dies durchführen zu können, benötigen die Mitarbeiter

im Schulsekretariat die Zugangsberechtigung zur LUSD sowie eine sichere

Netzanbindung an die Datenbank. Die LUSD wird von den Schulsekretariaten voraussichtlich

über eine Web-Schnittstelle bedient und wird außer einem gängigen Internetbrowser

keine gesonderte Software-Installation auf den Schulrechnern erfordern.

Die Mitarbeiter im Fachamt des Schulträgers erhalten automatisiert die über eine

entsprechende Schnittstelle exportierten Antragsdaten aus der LUSD und importieren

diese in das kommunale Fachverfahren, um dort wie gewohnt mit den Daten weiterzuarbeiten.

Wenn die Prüfung der Anträge abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse

der Prüfung aus der kommunalen Fachanwendung als Datei exportiert, die an die

LUSD zurückgespielt wird. Die Daten werden dort automatisiert importiert, damit die

Schulsekretariate sehen können, welche Anträge bewilligt wurden, welche nicht und

welche noch in Bearbeitung sind. Die Mitarbeiter im zuständigen Amt des Schulträgers

benötigen aufgrund dieser Aufgaben eine sichere Netzanbindung an das Schulverwaltungsnetz

und ein Fachverfahren zur Bearbeitung der Anträge auf Schülerbeförderung

mit der entsprechenden Schnittstelle zur LUSD und entsprechender Import-

und Exportfunktion. In der folgenden Tabelle sind die Anforderungen an die

Ausstattung der Arbeitsplätze im Überblick dargestellt.

10 Die für die Schülerbeförderung benötigten Datenfelder sind in Kapitel 4.2.1 beschrieben.

29 von 48


4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Mitarbeiter Notwendige Ausstattung

Schulsekretariat • Internetbrowser

• Sichere Netzanbindung

• Zugangsberechtigung zur LUSD

Fachamt (Schulträger) • Fachverfahren zur Bearbeitung der Anträge auf Schülerbeförderung

mit Schnittstelle zur LUSD und entsprechender

Import- und Exportfunktion

• Sichere Netzanbindung

Tabelle 1: Anforderungen an die Ausstattung der Arbeitsplätze

4.1.3 Terminierung und Umfang des Datenaustausches

Damit die Anträge auf Schülerbeförderung zeitnah bearbeitet werden können, ist ein

regelmäßiger Datenaustausch erforderlich. Erfahrungsgemäß werden nicht nur zu

Beginn des Schuljahres bzw. zum Halbjahr Anträge auf Schülerbeförderung gestellt,

sondern auch während eines laufenden Schuljahres. Daher benötigen Schulträger

laufend die Information, ob und welche neuen Anträge gestellt worden sind. Der Datentransfer

von der LUSD zum kommunalen Fachverfahren sollte daher möglichst

täglich, z. B. immer abends, stattfinden. Angestrebt wird eine Programmfunktion, die

automatisiert die Datensätze überträgt, für die am Tage eine Antragstellung erfolgte.

Weiterhin muss definiert werden, welche Daten jeweils ausgetauscht werden. Notwendig

sind nur die Daten der neu gestellten bzw. geänderten Anträge. Daher muss

das Datum, an dem der Antrag in die LUSD aufgenommen wird, in der Datenbank

miterfasst werden. So kann zum Zeitpunkt des Exports entschieden werden, welche

Anträge seit dem letzten Export neu hinzugekommen sind und an den Schulträger

übermittelt werden müssen.

Das Ergebnis der Antragsprüfung soll an die LUSD zurückgegeben werden. Dieser

Datenaustausch sollte so zeitnah wie möglich erfolgen, damit die Schulsekretariate

gegenüber den Schülern zum Stand der Prüfung auskunftsfähig sind. Daher empfiehlt

es sich, diesen Austausch ebenfalls immer dann durchzuführen, wenn ein Antrag

im Schulverwaltungsamt bearbeitet wurde. Auch hier muss über eine Datumsangabe

sichergestellt werden, dass nur neue Prüfungsergebnisse übertragen werden.

Weiterhin ist zu klären, ob der Datentransfer automatisiert erfolgt oder ob ein Mitarbeiter

den Anstoß dazu geben muss.

4.1.4 Auswirkungen auf die Papieranträge

Um sicherzustellen, dass alle Anträge erfasst werden, sollte auf dem Papierantrag

ein weiteres Feld zur Angabe des Erfassungsdatums in der LUSD ergänzt werden.

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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Die Prüfung der Anträge kann – wie beschrieben – aufgrund des automatisierten Datentransfers

bereits beginnen, wenn die entsprechenden Daten aus der LUSD vorliegen.

Der Schulträger muss nicht mehr warten, bis die Anträge als Papierversion bei

ihm per Post eingehen. Dies eröffnet die Möglichkeit, die unterschriebenen Papieranträge

gänzlich im Schulsekretariat zu belassen. Allerdings ist diese Möglichkeit auf

ihre rechtliche Zulässigkeit zu prüfen. Zumindest können aber Kosten dadurch eingespart

werden, dass die Anträge z. B. monatlich oder quartalsweise gebündelt an den

Schulträger verschickt werden.

4.1.5 Dokumentation des Verfahrens

Die Änderungen im Verfahren der Schülerbeförderung betreffen in erster Linie die

Arbeit der Mitarbeiter im Schulsekretariat sowie im zuständigen Fachamt des Schulträgers.

Daher sollten die jeweils geänderten Aufgaben und Verfahrensweisen transparent

und verständlich für die betroffenen Mitarbeiter dokumentiert werden. Über

eine umfassende Dokumentation der Abläufe und Zuständigkeiten wird außerdem die

Akzeptanz des neuen Verfahrens positiv beeinflusst.

4.1.6 Voraussetzungen für den Einsatz der digitalen Signatur

Grundsätzlich ist eine Online-Antragsstellung möglich: Über ein Online-Formular geben

die Erziehungsberechtigten die benötigten Angaben ein und signieren dieses elektronisch.

Die Daten werden an das Schulsekretariat weitergeleitet, welches bestätigt,

dass der entsprechende Schüler an der Schule angemeldet ist, und die Daten für

die Übergabe in die LUSD freigibt. Der Einsatz der elektronischen Signatur könnte

damit den Papierantrag vollständig ersetzen.

Derzeit ist jedoch die elektronische Signatur weder unter Privatpersonen noch in

Schulen weit verbreitet. Daher wurde der Einsatz der elektronischen Signatur im

Rahmen des MEDIA@Komm-Transfer-Vorhabens nicht weiter ausgearbeitet.

4.1.7 Überblick über die organisatorischen Anforderungen

Als organisatorische Anforderungen an den elektronischen Datentransfer zwischen

Schulsekretariaten und Schulträgern über die LUSD sind festzuhalten:

• Die Aufgaben in den Schulsekretariaten und bei den Schulträgern ändern sich

wie beschrieben.

• Die Arbeitsplätze der Mitarbeiter müssen entsprechend der neuen Aufgaben ausgestattet

werden.

• Der Datentransfer von der LUSD zum kommunalen Fachverfahren sollte täglich

stattfinden und nur die seit dem letzten Export geänderten Datensätze umfassen.

• Der Datentransfer vom kommunalen Fachverfahren zur LUSD sollte ebenfalls

täglich stattfinden und nur die seit dem letzten Export geänderten Datensätze umfassen.

31 von 48


4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

• Es muss festgelegt werden, ob der Datentransfer automatisiert erfolgt oder manuell

ausgelöst werden soll.

• In das Papier-Antragsformular sollte das Feld „Datum der Antragserfassung in

der LUSD“ aufgenommen werden.

• Es sollte rechtlich und verfahrenstechnisch geprüft werden, ob die Papieranträge

im Schulsekretariat verbleiben können.

• Das geänderte Verfahren sowie die Aufgaben der beteiligten Akteure sollten

transparent und verständlich dokumentiert werden.

• Ein Einsatz der digitalen Signatur ist grundsätzlich möglich.

4.2 Funktionale Anforderungen

Die funktionalen Anforderungen an die Schnittstelle zwischen LUSD und kommunalem

Fachverfahren zur Bearbeitung der Anträge auf Schülerbeförderung werden im

Folgenden beschrieben. Sie ergeben sich weitgehend aus dem oben dargestellten

Soll-Prozess.

4.2.1 Benötigte Datenfelder

Die Schnittstelle zwischen LUSD und kommunalem Fachverfahren muss alle Datenfelder

umfassen, die für die Beurteilung der Anträge auf Fahrtkostenerstattung bzw.

-übernahme notwendig sind. In der folgenden Abbildung sind diese Datenfelder aufgeführt

(s. Abbildung 9). Die Datenfelder wurden vom Main-Kinzig-Kreis gemeinsam

mit dem Hessischen Kultusministerium und einem Softwareanbieter definiert 11 .

11 Die gestrichelten Felder waren ursprünglich vorgesehen, sind inzwischen jedoch entweder in andere Felder aufgenommen

(Hausnummer Schüler/in, Hausnummer Antragsteller/in) oder aufgrund des zu erwartenden Datenumfangs

verworfen worden (Passbild Schüler).

32 von 48


4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Antragsdaten Fahrkostenerstattung

Antragsdaten

Fahrtkostenerstattung

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

Dienststellennummer

Schule

Name

Schule

Schulform

Schüler/in

Postleitzahl

Schule

Ort

Schule

Straße

Schule

Haus-Nr.

Schule

Tel.-Nr.

Schule

E-Mail

Schule

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

Jahrgangsstufe

Klasse

Schuleintritt

(Laufzeitbeginn)

Antragsdatum

Beförderungsart

Bewilligung/

Ablehnung

Datum

Bewilligungsbescheid

Datum

Bewilligt bis …

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

Abbildung 9: Antragsdaten für die Schülerbeförderung 12

SchülerID

Nachname

Schüler/in

Vorname

Schüler/in

Postleitzahl

Schüler/in

Gemeindekennziffer

Schüler/in

Ort

Schüler/in

Straße u. Hausnummer

Schüler/in

Haus-Nr.

Schüler/in

Geburtsdatum

Schüler/in

Geschlecht

Schüler/in

Passbild

Schüler

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

ist Teil von

Nachname

Antragsteller

Vorname

Antragsteller

Postleitzahl

Antragsteller

Gemeindekennziffer

Antragsteller

Ort

Antragsteller

Straße u. Hausnummer

Antragsteller

Haus-Nr.

Antragsteller

E-Mail

Antragsteller

Tel.-Nr.

Antragsteller

Vom Schulsekretariat werden bei der Antragserfassung alle notwendigen Datenfelder

ausgefüllt, die noch nicht in der LUSD vorhanden sind. Ausnahme sind die folgenden

Datenfelder:

• Beförderungsart,

• Bewilligung/ Ablehnung,

• Datum des Bewilligungsbescheids,

• Datum „Bewilligt bis …“

Diese Felder werden vom Schulträger ausgefüllt und nach der Bearbeitung der Anträge

durch einen Rückimport in die LUSD übertragen.

4.2.2 Dateneingabe im Schulsekretariat

Für die Erfassung der Antragsdaten in den Schulsekretariaten ist eine entsprechende

Eingabemaske bereitzustellen, mit der die Daten in die LUSD eingetragen werden.

Bei der Gestaltung der Maske sind eine einfache Bedienbarkeit und grundsätzliche

ergonomische Anforderungen zu beachten (Beachtung ergonomischer Grundsätze

nach DIN EN ISO 9241 und ISO/IEC 9126). Weiterhin sollten Mechanismen wie Auswahlfelder

oder Plausibilitätsprüfungen soweit möglich eingesetzt werden, um Fehlerquellen

bei der Dateneingabe zu minimieren.

12 Vgl. Hansen/ Arbeitsgruppe Main-Kinzig-Kreis 2005.

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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

4.2.3 Identifikation der Datensätze

Für die Zuordnung der übergebenen Informationen zum richtigen Datensatz im kommunalen

Fachverfahren ist es erforderlich, dass die Schüler in der Datenbank über

eine Kennzeichnung unzweifelhaft identifizierbar sind. Daher sollte in der zentralen

LUSD eine eineindeutige Schüler-ID festgelegt werden, die der Schüler für seine gesamte

Schullaufbahn in der Datenbank behält. Die Ausgestaltung der ID wird durch

das Hessische Kultusministerium im Zuge der Neuentwicklung der zentralen LUSD

definiert.

4.2.4 Zuordnung der Datensätze zu Schulträgern

Aus Datenschutzgründen dürfen die Schulträger nur die Daten derjenigen Schüler

sehen und verarbeiten, die in ihrem Einzugsbereich wohnen. Durch die Gemeindekennziffer

der Schüler können die Datensätze den einzelnen Schulträgern zugewiesen

werden. Beim Einsatz der Schnittstelle und der Definition des Umfangs der zu

exportierenden Daten ist darauf zu achten, dass anhand der Gemeindekennziffer nur

die Antragsdaten bestimmt werden, für die der jeweilige Schulträger zuständig ist.

4.2.5 Datenexport und -import

Aus der Lehrer- und Schülerdatenbank sollen nicht nur Daten exportiert, sondern

auch zurück geschrieben werden. Dies muss die Schnittstelle ermöglichen.

4.2.6 Datierung der Einträge

Alle Antragsdatensätze, die vom Schulsekretariat in der LUSD angelegt werden, sollen

durch die Vergabe eines automatischen Zeitstempels datiert werden. Der Zeitstempel

dient dazu, zu entscheiden, welche Datensätze seit dem letzten Export neu

hinzugekommen sind bzw. geändert wurden. Nur diese Datensätze werden beim

nächsten Export berücksichtigt, um unnötigen Datenverkehr zu vermeiden.

Ebenso werden die Datensätze, die der Schulträger an die LUSD zurückschickt, mit

einem Zeitstempel versehen. Hier kennzeichnet die Datierung den Import-Zeitpunkt

in die LUSD. Das Datum dient dazu, nur neue oder geänderte Datensätze in den

Rück-Import in die LUSD aufzunehmen. Weiterhin ermöglicht das Importdatum in

Verbindung mit dem Exportdatum die Prüfung, auf welchen Antrag sich die Bewilligung

oder Ablehnung bezieht. Dies ist wichtig, falls ein Schüler während der Bearbeitung

seines Antrags auf Schülerbeförderung umzieht und einen neuen Antrag stellt.

4.2.7 Überblick über die funktionalen Anforderungen

Die Schnittstelle zwischen der zentralen LUSD und der kommunalen Fachsoftware

muss folgende funktionalen Anforderungen erfüllen:

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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

• Die Schnittstelle muss alle Daten übertragen, die für die Bearbeitung des Antrags

auf Schülerbeförderung benötigt werden. Die entsprechenden Datenfelder wurden

in Kapitel 4.2.1 beschrieben.

• Die Schnittstelle soll über eine selbsterklärende Eingabemaske zu bedienen sein

(Beachtung ergonomischer Grundsätze nach DIN EN ISO 9241 und ISO/IEC

9126).

• Die Schüler müssen über eine eineindeutige Schüler-ID identifizierbar sein.

• Über die Gemeindekennziffer der Schüler ist sicherzustellen, dass die Schulträger

nur die Daten der Schüler erhalten, für die sie zuständig sind, d. h. die in ihrem

Einzugsgebiet wohnen.

• Die Schnittstelle muss einen Export als auch einen Import von Daten erlauben.

• Durch einen Zeitstempel sind die Datenexporte und -importe aus und in die LUSD

zu datieren.

4.3 Technische Anforderungen

Neben den bereits dargestellten organisatorischen und funktionalen Anforderungen

werden zusätzlich Anforderungen aus technischer Sicht an den Einsatz der Schnittstelle

und den Datentransfer zwischen Schulen und Schulträgern gestellt.

4.3.1 Interoperabilität

Die Schnittstelle soll auf offenen Standards basieren und den Datenaustausch zwischen

der zentralen LUSD und dem kommunalen Fachverfahren zur Schülerbeförderung

erlauben. Die Schnittstelle sollte sich dabei an bekannten Standards wie SAGA

und OSCI orientieren. Durch solche offenen Standards soll sichergestellt werden,

dass möglichst viele Nutzergruppen wie z. B. Schulträger, Schulsekretariate oder

Softwareanbieter die Schnittstelle verwenden bzw. implementieren können. Von der

Arbeitsgruppe wird die Entwicklung einer XML-Schnittstelle empfohlen, die einen dateibasierten

Datentransfer ermöglicht.

4.3.2 Anbindung an die Infrastruktur

Um den erforderlichen Datenschutz gewährleisten zu können, ist eine sichere Netzverbindung

für den Datentransfer bereitzustellen, an welche die Schulsekretariate,

die LUSD und die Schulträger angeschlossen sind. Aus diesem Grund kann die

Netzverbindung nicht über das Internet hergestellt werden, da diese Vernetzung zuviel

Angriffspunkte und Unsicherheiten bieten würde.

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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Anbindung der Schulen im Main-Kinzig-Kreis

Da die Schulverwaltungen des Main-Kinzig-Kreises im Zuge eines anderen Projekts

eine zentrale Vernetzung mit dem internen Netz des Kreises erhalten, können die

LUSD-Server dediziert von dem EDV-Netz in Gelnhausen angebunden werden. Diese

Leitung wird mehrfach redundant und gesichert sein. Die Schulen greifen über

kostengünstige Dial-Up-Zugänge SSL-verschlüsselt auf das Intranet des Main-Kinzig-

Kreises mit Hilfe von Terminal-Server-Technologie (Citrix) zurück. Darüber erfolgt

dann der Zugriff auf die LUSD-Daten.

4.3.3 Durchführung des Datenexports und -imports

Die Schnittstelle muss einen Datenexport sowie einen Datenimport in die LUSD zulassen.

Entsprechende Berechtigungen sind zu vergeben. Alle Exporte und Importe

erhalten automatisch einen Zeitstempel.

Der Export soll anlassbezogen oder in regelmäßigen Abständen von den zentralen

LUSD-Servern generiert werden, die Schulträger lesen den Export dann ein und importieren

ihn in die entsprechenden Fachverfahren. Die Intervalle des Exports legt

das Hessische Kultusministerium in Abstimmung mit den Kommunen noch fest und

definiert ein Schema für die genauen Datenformate.

4.3.4 Technische Voraussetzungen für den Einsatz der Schnittstelle

Der Datentransfer zwischen Schulsekretariat und Schulträger soll möglichst geringe

Hard- und Software-Anforderungen stellen, da insbesondere die Schulen hinsichtlich

ihrer IT-Ausstattung sehr heterogen sind und teilweise mit veralteten Systemen arbeiten.

Die Dateneingabe sollte über eine browserbasierte Anwendung erfolgen, die unabhängig

vom jeweils eingesetzten Betriebssystem und dessen Version lauffähig ist.

Die Installation einer weiteren Software soll nicht notwendig sein. Weiterhin soll auf

proprietäre Erweiterungen wie z. B. Active-X-Komponenten verzichtet werden, um die

Benutzer nicht bei der Wahl der Browser einzuschränken.

4.3.5 Überblick über die technischen Anforderungen

Im Folgenden wird ein Überblick über die technischen Anforderungen an den Einsatz

der Schnittstelle sowie an den Datentransfer im Rahmen der Schülerbeförderung gegeben.

• Die Schnittstelle soll auf offenen Standards basieren.

• Schulsekretariate, LUSD und Schulträger sind über ein sicheres Datennetz zu

verbinden.

• Für einen sicheren Datenaustausch (Export und Import) sind die notwendigen Berechtigungen

zu vergeben.

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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

• Die Eingabe der Daten in die LUSD soll möglichst geringe Hard- und Software-

Anforderungen an die Ausstattung der Schulen und Schulträger stellen. Die Dateneingabe

sollte über einen gängigen Internetbrowser erfolgen können.

4.4 Anforderungen an die Sicherheit

Anforderungen an die Sicherheit beziehen sich einerseits auf den Datenschutz sowie

andererseits auf die Datensicherheit bzw. IT-Sicherheit.

Aufgabe des Datenschutzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch

den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten 13 in unzulässigerweise in seinem

Recht beeinträchtigt wird, selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner Daten

zu bestimmen.

Die Datensicherheit bzw. IT-Sicherheit umfasst alle Maßnahmen für die Sicherstellung

der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität von Daten.

Im Folgenden werden Anforderungen im Zusammenhang mit dem Datenschutz sowie

der Datensicherheit bzw. IT-Sicherheit erläutert.

4.4.1 Datenschutz

Für personenbezogene Daten muss generell ein Grundschutz gewährleistet werden.

Im Rahmen der Schülerbeförderung werden personenbezogene Daten von Schülern

erhoben, verarbeitet 14 und genutzt. Daher sind angemessene technische und organisatorische

Maßnahmen für den Datenschutz zu treffen, so z. B.:

• Feststellung und Bewertung des Schutzbedarfs personenbezogener Daten:

Personenbezogene Daten sind im Hinblick auf ihren Schutzbedarf sowohl einzeln

als auch im Gesamtkontext der Anwendung, d. h. der Schülerbeförderung, zu

bewerten. Die Ausgestaltung von Schutzmaßnahmen muss sich daran orientieren,

welche Folgen für einen Betroffenen bei Datenschutzverletzungen entstehen

können und welcher potenzielle Schaden für die Behörde eintreten kann (s. auch

Kapitel 4.4.2.1).

• Personelle Maßnahmen: Es ist ein Rollen- und Zugriffsrechtekonzept zu erstellen,

das regelt, welche Personen im Rahmen ihrer jeweiligen Funktion (Anwendungsentwickler,

Systemadministrator, Anwenderbetreuer, Sachbearbeiter, Datenschutzbeauftragter)

welche Daten erheben, verarbeiten und nutzen dürfen.

• Technische Maßnahmen: Über technische Regeln ist sicherzustellen, dass die

Schulträger nur die Daten der Schüler erhalten, für deren Beförderung der Schul-

13 Als personenbezogene Daten werden einzelne Informationen gewertet, durch die sich Rückschlüsse auf die Identität

oder die sachlichen Verhältnisse einer Person ziehen lassen (vgl. § 3 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz), so z. B.

Name, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Beruf oder Einkommen.

14 Zur Verarbeitung personenbezogener Daten zählen das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen

(§ 3 Abs. 5 BDSG).

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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

träger zuständig ist. Dies sind in der Regel die Schüler, die im Einzugsbereich

des Schulträgers wohnen.

• Beteiligung des Datenschutzbeauftragten: Durch die Einbeziehung des behördlichen

Datenschutzbeauftragten wird gewährleistet, dass die Kommune bzw.

der Kreis den Erfordernissen des Datenschutzes im Rahmen der Schülerbeförderung

umfassend Rechnung trägt.

Umfassende Lösungskonzepte sowie Leitlinien zum Thema Datenschutz sind im

E-Government-Handbuch des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik

(BSI) 15 niedergelegt.

4.4.2 Datensicherheit/ IT-Sicherheit

4.4.2.1 Schutzbedarfsfeststellung

Mit der Schutzbedarfsfeststellung wird für identifizierte onlinefähige Dienstleistungen

definiert, welchen Schutzbedarf die ihnen zugrunde liegende Kommunikation zwischen

Nutzer und Behörde bzw. zwischen Schule und Behörde nach sich zieht. 16 Die

zu betrachtenden Sicherheitsziele sind die Vertraulichkeit und Verbindlichkeit (Integrität,

Authentizität und Nicht-Abstreitbarkeit der übertragenen Daten, Authentizität der

Kommunikationspartner). Unverzichtbare Voraussetzung für das Funktionieren des

Datenaustausches im Rahmen der Schülerbeförderung ist ferner die Verfügbarkeit

der technischen Systeme auf Behördenseite (z. B. Web-Server). Für rechtsverbindliche

Transaktionen ist grundsätzlich der Aspekt des Schriftformerfordernisses zu berücksichtigen

(für eine umfangreiche Beschreibung der Schutzbedarfe s. Anhang). 17

Für den Datenaustausch im Rahmen der Schülerbeförderung, wie er im vorliegenden

Spezifikationsbericht vorgestellt wird, wurde insgesamt die Schutzbedarfsklasse „mittel“

bis „hoch“ ermittelt (s. Anhang). Wird die Antragstellung zur Schülerbeförderung

in Zukunft als Online-Dienstleistung angeboten, die vollständig über das Internet abgewickelt

werden kann, so erhöht sich die Schutzbedarfsklasse.

4.4.2.2 Maßnahmen zur Gewährleistung von Datensicherheit bzw. IT-

Sicherheit

Auf Basis der ermittelten „mittleren“ bis „hohen“ Schutzbedarfsklasse sind technischorganisatorische

Anforderungen zur Gewährleistungen von Datensicherheit bzw. IT-

Sicherheit zu formulieren.

15 Vgl. BSI 2005b.

16 Vgl. BSI 2005a, S. 41ff.

17 Vgl. BSI 2005c.

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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS

„SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Anforderungen an die Vertraulichkeit:

Im Rahmen der Schülerbeförderung sind Maßnahmen zu ergreifen, so dass durch

die Nutzung der Schnittstelle für den Einzelnen keine Beeinträchtigungen entstehen.

Die Daten, die an die Schulträger übergeben und für die Prüfung der Anträge auf

Schülerbeförderung verwendet werden, müssen entsprechend vor unberechtigten

Zugriffen geschützt werden, z. B. durch die Etablierung entsprechender Rollen- und

Zugriffsrechtekonzepte und die Vergabe von Benutzerkennungen. Weiterhin ist die

Datenverbindung selbst angemessen zu sichern, z. B. durch den Einsatz eines VPN.

Anforderungen an die Verbindlichkeit:

Verbindlichkeit wird durch die Gewährleistung der Integrität, Authentizität und Nicht-

Abstreitbarkeit der übertragenen Daten sowie der Authentizität der Kommunikationspartner

erreicht. Entsprechende Maßnahmen können der Schutz der Daten vor unberechtigter

Veränderung durch entsprechende Rollen- und Zugriffsrechtekonzepte und

die Sicherung der Datenverbindung sein.

Anforderungen an die Verfügbarkeit:

Mit der Verfügbarkeit sind Anforderungen verknüpft, die den kontinuierlichen Transfer

von Daten im Rahmen der Schülerbeförderung zu den festgelegten Zeitpunkten gewährleisten.

Im Zusammenhang mit der Schülerbeförderung sind Maßnahmen zur Sicherstellung

eines geordneten Geschäftsverkehrs im „üblichen“ Rahmen zu ergreifen, so z. B. ein

regelmäßiges Back-up.

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5 ENTWICKLUNGSSTAND DER SCHNITTSTELLE

5 Entwicklungsstand der Schnittstelle

Die Anforderungen an die Schnittstelle zum Datenaustausch zwischen dem Schulsekretariat,

der LUSD und dem Schulträger im Rahmen der Schülerbeförderung wurden

gemeinsam vom Main-Kinzig-Kreis, dem Hessischen Kultusministerium und

einem Softwareanbieter eines kommunalen Fachverfahrens zur Schülerbeförderung

definiert. Für die technische Umsetzung der Schnittstelle ist das Hessische Kultusministerium

verantwortlich, da die Entwicklung der Schnittstelle im Rahmen der Neuprogrammierung

der zentralen LUSD stattfindet. Im Spezifikationsbericht wurden bisher

die Anforderungen dargestellt, im Folgenden wird die tatsächliche Ausgestaltung

der Schnittstelle vorgestellt, soweit diese zum Zeitpunkt der Bearbeitung (November

2005) bereits festgelegt ist.

Die Definition der technischen Schnittstelle orientiert sich an der zentralen Lehrer-

und Schülerdatenbank des Hessischen Kultusministeriums. Der Datenaustausch wird

dateibasiert im XML-Format erfolgen. Alternativ hierzu wurde zunächst ein Webservice

in Betracht gezogen, der jedoch u. a. aufgrund von Sicherheitsbedenken abgelehnt

wurde. Nach Abschluss des Datenmodells für die zentrale LUSD soll das XML-

Schema entwickelt und anschließend Softwareanbietern von Fachverfahren zur

Schülerbeförderung zur Implementierung zur Verfügung gestellt werden.

Die Schulen sollen über eine Web-Schnittstelle auf die LUSD zugreifen können. Daher

muss in der Schule außer einem gängigen Internetbrowser keine weitere Software

installiert werden. Über welches Netz der Datentransfer an die Schulträger erfolgen

wird, wird vom Hessischen Kultusministerium noch festgelegt. Denkbar ist der

Einsatz eines gesicherten VPN, in das sich die Schulsekretariate und Schulträger

einwählen. Ob hierfür das Netz der ekom21 GmbH, einem Zusammenschluss von

hessischen kommunalen Rechenzentren, eingesetzt wird, ist zum jetzigen Zeitpunkt

noch offen.

Die Schulsekretariate müssen nach Implementierung der Schnittstelle jeden Antrag

auf Fahrtkostenerstattung in der LUSD erfassen, sonst ist eine elektronische Übernahme

der Daten durch den Schulträger nicht möglich. Ein entsprechender Datensatz

darf in der LUSD nur vom Schulsekretariat angelegt werden, nicht durch einen

Rückimport des Schulträgers in die LUSD. Das bedeutet, dass ein Papierantrag im

kommunalen Fachverfahren zwar manuell erfasst werden kann, allerdings die entsprechenden

Informationen nur dann in die LUSD zurück geschrieben werden können,

wenn vorher dort derselbe Antrag durch das Schulsekretariat erfasst worden ist.

Aus diesem Grund erhalten die Papieranträge auf Fahrtkostenerstattung zusätzlich

das Feld „Erfassungsdatum des Antrags in der LUSD“. So soll sichergestellt werden,

dass die Anträge tatsächlich und zeitnah in der LUSD erfasst werden.

Das Erfassungsdatum in der LUSD gibt an, wann der Antrag vom Schulsekretariat in

die LUSD eingetragen wurde, und wird automatisch generiert. Dieses Datum gibt nun

den Anstoß zum Genehmigungsprozess, nicht mehr wie bisher das Datum der An-

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5 ENTWICKLUNGSSTAND DER SCHNITTSTELLE

tragstellung auf dem Papierantrag. Das Datum der Antragstellung auf den Papieranträgen

wird in Zukunft nur zum Nachweis dienen, dass der Antrag rechtsverbindlich

unterschrieben wurde.

Wenn ein Schüler innerhalb des Landkreises umzieht und weiterhin Anspruch auf

Schülerbeförderung hat, muss für ihn ein Änderungsantrag gestellt werden. Hierzu

wird die Bearbeitungsmaske einen eigenen Button erhalten, mit dem ein neuer Antrag

erzeugt wird. Dieser erhält automatisch ein neues Erfassungsdatum (automatischer

Zeitstempel) und wird damit in den nächsten Datenexport miteinbezogen. Die

Daten des ursprünglichen Antrags werden sozusagen überschrieben. Damit dies

nicht aus Versehen passiert, muss nach Betätigung des Buttons in einer Rückfrage

die Absicht, einen neuen Antrag erfassen zu wollen, bestätigt werden. Für Vergleichszwecke

kann es jedoch wichtig sein, dass der ursprüngliche Antrag weiterhin

sichtbar ist. Daher wird der alte Antrag in der LUSD weiterhin über dem aktuellen

(Änderungs-)Antrag angezeigt.

Für die Übertragung der Daten wurde zunächst vereinbart, dass abends für jeden

Schulträger eine Export-Datei aus der LUSD erstellt und diese über Nacht an das

kommunale Fachverfahren zur Schülerbeförderung übermittelt wird. Ob die Erstellung

der Exportdatei durch einen User angestoßen werden muss oder automatisiert

erfolgt, ist vom Hessischen Kultusministerium noch festzulegen. Übergeben werden

jeweils die Datensätze, die ein neues Erfassungsdatum tragen, d. h. bei denen der

Zeitstempel eine Differenz kleiner oder gleich 24 Stunden zur Erstellungszeit der Export-Datei

aufweist. Die Exportdaten aus der LUSD werden vom kommunalen Fachverfahren

nach Neu- und Änderungsanträgen sortiert für den Schulträger dargestellt.

Jeder Schulträger erhält die Antragssätze der Schüler, die zu seinem Einzugsgebiet

gehören. Die Schulträger sind auch für die anteilige Beförderung der Schüler zuständig,

die zwar im Kreis wohnen, aber in einem anderen Kreis zur Schule gehen. Aus

datenschutzrechtlichen Gründen darf der Schulträger keine Daten von Schülern sehen,

die nicht in seinem Gebiet wohnen. Bezogen auf die Gastschüler, d. h. Schüler,

die in einem anderen Kreis wohnen, aber im eigenen zur Schule gehen, wird voraussichtlich

eine eigene Schnittstelle zur LUSD entwickelt. Das Clearing, d. h. die gegenseitige

Aufrechnung der Ansprüche zwischen den Schulträgern, erfolgt jedoch

weiterhin außerhalb der LUSD.

Die Datei, die dem Rückimport von Daten in die LUSD dient, wird nach der Bearbeitung

der Daten im kommunalen Fachverfahren erstellt und soll voraussichtlich ebenfalls

abends bzw. nachts an die LUSD übermittelt werden. Jeder dieser Rückimporte

aus dem kommunalen Fachverfahren erhält ebenfalls einen Zeitstempel für das Importdatum.

Aus der Kombination aus Export- und Importdatum kann das Schulsekretariat

erkennen, ob sich der Antrag eines Schülers, der zwischenzeitlich umgezogen

ist, auf die neue oder alte Adresse bezieht.

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LITERATURVERZEICHNIS

Literaturverzeichnis

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In: Andersen, Uwe/ Woyke, Wichard (Hrsg.): Handwörterbuch

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1.0, Bonn 2005.

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BSI 2005c Projektgruppe E-Government im Bundesamt für Sicherheit in

der Informationstechnik: Phasenplan E-Government.

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http://www.bsi.bund.de/fachthem/egov/6.htm

Abruf 28.10.2005.

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Main-

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Hansen, Kay/ Arbeitsgruppe Main-Kinzig-Kreis: ARIS-

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html__nnn=true

Abruf 29.06.2006.

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ANHANG: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR DAS

VERFAHREN „SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Anhang: Schutzbedarfsfeststellung für das Verfahren

Schülerbeförderung

Das hier dargestellte Vorgehen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik

(BSI), die so genannte E-Government-spezifische Schutzbedarfsfeststellung

18 , betrachtet ausschließlich die Kommunikation zwischen Nutzern und Behörde

und damit die Schnittstellen des Online-Dienstleistungsangebots.

Dabei wird hinsichtlich der Schadensauswirkungen auf der Seite der Nutzer sowie

auf der Seite der Behörde der Schutzbedarf festgelegt.

Unter Schadensauswirkungen auf der Seite der Nutzer sind insbesondere die Beeinträchtigung

des informationellen Selbstbestimmungsrechts (Auswirkungen auf die

gesellschaftliche Stellung oder auf die wirtschaftlichen Verhältnisse der Nutzer) und

Beeinträchtigungen der persönlichen Unversehrtheit zu verstehen.

Auf Behördenseite stehen das gesetzmäßige Verwaltungshandeln (z. B. Verstoß gegen

Gesetze/ Vorschriften/ Verträge) und ein damit verbundener Imageverlust (z. B.

negative Außenwirkungen) im Vordergrund. Andere Auswirkungen (z. B. Beeinträchtigung

der Aufgabenerfüllung, finanzielle Auswirkungen) sind denkbar. Dabei sind

insbesondere die finanziellen Auswirkungen nicht generell in absoluten Zahlen zu

quantifizieren.

Als Orientierungshilfe werden im Folgenden fünf Schutzbedarfsklassen definiert. Da

der Schutzbedarf meist nicht unmittelbar quantifizierbar ist, beschränkt sich die Definition

auf eine qualitative Aussage:

Schutzbedarfsklasse Ausprägung der Schutzbedarfsklasse

Kein Ein besonderer Schutz ist nicht notwendig, da keine

Schadensauswirkungen zu erwarten sind.

Niedrig Die Schadensauswirkungen sind eng begrenzt.

Mittel Die Schadensauswirkungen sind begrenzt und überschaubar.

Hoch Die Schadensauswirkungen können beträchtlich sein.

Sehr hoch Die Schadensauswirkungen können ein existenziell bedrohliches,

katastrophales Ausmaß erreichen.

Tabelle 2: Schutzbedarfsklassen

18 Vgl. BSI 2005c.

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ANHANG: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR DAS

VERFAHREN „SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Da der Datenaustausch zwischen Schulsekretariat und Schulträger verwaltungsintern

stattfindet und es zu keiner Kommunikation zwischen Kunde (Bürger, Wirtschaft) und

Verwaltung kommt, wird die Schutzbedarfsfeststellung auf den Austausch von Informationen

innerhalb der Verwaltung bezogen.

Die Schutzbedarfsklasse für die Schülerbeförderung wird anhand der Sicherheitsziele

• Vertraulichkeit,

• Verbindlichkeit (Verbindlichkeit der Kommunikation, Integrität, Authentizität und

Nicht-Abstreitbarkeit der übertragenen Daten, Authentizität der Kommunikationspartner),

• Schriftformerfordernis sowie

• Verfügbarkeit der technischen Systeme auf Behördenseite

festgestellt.

1. Vertraulichkeit der Kommunikation:

Werden Daten zwischen Kunde und Behörde bzw. zwischen zwei Abteilungen einer

Behörde ausgetauscht, so ist es häufig notwendig sicherzustellen, dass diese nicht

von unberechtigten Dritten mitgelesen werden; die Vertraulichkeit der übertragenen

Daten muss geschützt werden. Im herkömmlichen, papiergestützten Verfahren wird

dies in der Regel durch die Verwendung von Briefumschlägen sichergestellt.

Einordnung Erläuterung Schutzbedarf

Kein Allgemeine Informationen; konventionelle Übermittlung

durch Veröffentlichung in Broschüren/

Zeitungen/allgemein zugänglichen Medien oder

Versand per Postkarte.

Niedrig Gering schützenswerte personenbezogene bzw.

vertrauliche Daten; konventionelle Übermittlung

durch Versand per Postkarte oder Brief.

Mittel Eingeschränkt schützenswerte personenbezogene

bzw. vertrauliche Daten; konventionelle Übermittlung

durch Versand per verschlossenen Brief.

Hoch Personenbezogene bzw. vertrauliche Daten; konventionelle

Übermittlung durch Versand per verschlossenen

Brief.

Sehr hoch Besonders schützenswerte personenbezogene

bzw. vertrauliche Daten; konventionelle Übermittlung

üblicherweise durch Versand per Postzustellungsurkunde

oder persönliche Übergabe.

Tabelle 3: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Vertraulichkeit

Schülerbeförderung

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ANHANG: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR DAS

VERFAHREN „SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Für das Verfahren Schülerbeförderung, in dem personenbezogene Daten der Schüler

übergeben und bearbeitet werden, wurde der Schutzbedarf hinsichtlich der Vertraulichkeit

mit „hoch“ eingestuft.

2. Verbindlichkeit der Kommunikation:

Unter dem Sammelbegriff Verbindlichkeit von Daten sind im E-Government Schutzbedarfe

hinsichtlich der Integrität, Authentizität und Nicht-Abstreitbarkeit der übertragenen

Daten sowie der Authentizität der Kommunikationspartner zu betrachten.

2.1 Integrität der übertragenen Daten:

Werden Daten übertragen, so ist sicherzustellen, dass diese nicht auf dem Übertragungsweg

verändert werden; ihre Integrität bedarf eines gewissen Schutzes.

Einordnung Erläuterung Schutzbedarf

Niedrig Allgemeine Informationen

Mittel Informationen für einen eingeschränkten Benutzerkreis

Hoch Steuererklärung, Steuerbescheid Schülerbeförderung

Sehr hoch Daten, die zu automatischen Handlungen oder zu

Hilfseinsätzen führen

Tabelle 4: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Integrität

Um die Anträge zur Schülerbeförderung auf Basis der korrekten Angaben prüfen zu

können, ist sicherzustellen, dass die Daten nicht von Unberechtigten geändert werden

können. Daher wird die Schutzbedarfsklasse mit „hoch“ eingestuft.

2.2 Authentizität und Nicht-Abstreitbarkeit der übertragenen Daten:

Es ist ferner zu prüfen, inwieweit es notwendig ist, die übersandten Daten ihrem Absender

zuordnen zu können. Dies betrifft sowohl die Authentizität der kommunizierten

Daten, d. h. die für den Empfänger verlässliche Zuordnung zum vermeintlichen Absender,

als auch die Nicht-Abstreitbarkeit, also die gegenüber Dritten beweisbare

Zuordnung.

Einordnung Erläuterung Schutzbedarf

Kein Der Abruf allgemeiner Informationen

Niedrig Beispiel: Für die Vereinbarung eines persönlichen

Beratungsgesprächs im Gesundheitsamt ist das

Themengebiet und ggf. die Telefonnummer des

Gesprächspartners relevant.

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ANHANG: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR DAS

VERFAHREN „SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Einordnung Erläuterung Schutzbedarf

Mittel Beispiel: Die Mitteilung über die Änderung der

Bankverbindung, auf die eine monatliche geringe

Förderung überwiesen wird, sollte nur der Förderberechtigte

vornehmen können.

Hoch Beispiel: Die Mitteilung über die Änderung der

Bankverbindung, auf die eine einmalige hohe

Summe überwiesen wird, darf nur der Förderberechtigte

vornehmen können.

Sehr hoch Beispiel: Bei der Aushändigung des Personalausweises

ist persönliches Erscheinen unter Vorlage

eines Dokuments zur Authentisierung erforderlich.

Der Erhalt des Ausweises wird gegengezeichnet

(Nicht-Abstreitbarkeit).

Schülerbeförderung

Tabelle 5: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Authentizität und Nicht-

Abstreitbarkeit der übertragenen Daten

Der Datentransfer im Rahmen der Schülerbeförderung muss nicht unbedingt einer

Person im Schulsekretariat bzw. im Fachamt des Schulträgers zugeordnet werden.

Es ist allerdings wichtig zu wissen, von welcher Schule oder von welchem Schulträger

die Daten eingegeben wurden. Daher wird der Schutzbedarf der Authentizität und

Nicht-Abstreitbarkeit der übertragenen Daten mit „mittel“ eingestuft.

2.3 Authentizität der Kommunikationspartner:

Die Nutzung von Online-Dienstleistungen setzt oft voraus, dass die Kommunikationspartner

sich „erkennen“ können.

Einordnung Erläuterung Schutzbedarf

Kein Die Kommunikationspartner können ungenannt

bleiben.

Niedrig Die Behauptung der Identität reicht aus.

Mittel Die Identität der Kommunikationspartner lässt

sich plausibel nachprüfen.

Hoch Die Identität der Kommunikationspartner lässt

sich verbindlich nachprüfen.

Schülerbeförderung

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ANHANG: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR DAS

VERFAHREN „SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

Einordnung Erläuterung Schutzbedarf

Sehr hoch Bei der Aushändigung des Dokuments xy ist persönliches

Erscheinen unter Vorlage eines Dokuments

zur Authentisierung erforderlich (Nicht-

Abstreitbarkeit).

Tabelle 6: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Authentizität der Kommunikationspartner

Bei einer Datenübermittlung im Rahmen der Schülerbeförderung zwischen Schulsekretariat

und Schulträger wird die Schutzbedarfsklasse „mittel“ festgestellt.

3. Schriftformerfordernis:

Im Zuge der Schutzbedarfsfeststellung wird auch erhoben, ob Schriftformerfordernis

besteht, da diese direkten Einfluss auf die einzusetzenden Sicherheitsmechanismen

hat. Folgende Schutzaspekte wurden für die Schülerbeförderung ermittelt:

Schutzbedarfsaspekt Kommentar

Wird für diesen Kommunikationsschritt die Schriftform gefordert?

Ist diese rechtliche Vorgabe notwendig oder kann das Gesetz/ die

Verordnung im Sinne des Bürokratieabbaus oder der Prozessoptimierung

kurzfristig geändert werden?

Gibt es in den zu Grunde liegenden Gesetzen und Verordnungen

eine darüber hinausgehende Anforderung?

Gibt es eine Abschwächung? Nein.

Wenn keine Schriftform: Werden in diesem Kommunikationsschritt

im konventionellen Verfahren Unterschriften eingesetzt?

Wenn ja, zu welchem Zweck? Wodurch können sie ersetzt werden?

Ja. Eine kurzfristigeÄnderung

dieser

Vorgabe ist

nicht zu erwarten.

Da die Schülerbeförderung

ein Antragsverfahren

ist, ist eine

rechtsverbindlicheUnterschrifterforderlich.

Trifft nicht zu.

Tabelle 7: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Schriftformerfordernis

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ANHANG: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR DAS

VERFAHREN „SCHÜLERBEFÖRDERUNG“

4. Verfügbarkeit der technischen Systeme auf Behördenseite:

Online-Dienstleistungen können nur genutzt werden, wenn die technischen Systeme

auf Behördenseite verfügbar sind. Es ist für jede Dienstleistung zu prüfen, in welcher

Zeitgrößenordnung ein Ausfall der Systeme akzeptabel ist.

Einordnung Erläuterung Schutzbedarf

Niedrig bis

mittel

Eine Ausfallzeit der Online-Dienstleistung von

mehr als 24 Stunden kann toleriert werden.

Hoch Eine Ausfallzeit der Online-Dienstleistung zwischen

einer und 24 Stunden wird als tolerabel

eingeschätzt.

Sehr hoch Die maximal tolerierbare Ausfallzeit der Online-

Dienstleistung liegt unter einer Stunde.

Tabelle 8: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Verfügbarkeit

Schülerbeförderung

Hinsichtlich der Verfügbarkeit wurde der Datenaustausch im Rahmen der Schülerbeförderung

in die Sicherheitsstufe „niedrig bis mittel“ eingestuft.

Zusammenfassung:

Insgesamt wird für den Datenaustausch im Rahmen der Schülerbeförderung, wie er

im vorliegenden Spezifikationsbericht vorgestellt wird, ein „mittlerer“ bis „hoher“

Schutzbedarf festgestellt. Die Schadensauswirkungen bei Missbrauch, mangelnder

Verfügbarkeit, unsachgemäßer Nutzung, etc. sind überschaubar, können jedoch beträchtlich

sein.

Einordnung Erläuterung Schutzbedarf

Kein Ein besonderer Schutz ist nicht notwendig, da keine

Schadensauswirkungen zu erwarten sind.

Niedrig Die Schadensauswirkungen sind eng begrenzt.

Mittel Die Schadensauswirkungen sind begrenzt und

überschaubar.

Hoch Die Schadensauswirkungen können beträchtlich

sein.

Sehr hoch Die Schadensauswirkungen können ein existenziell

bedrohliches, katastrophales Ausmaß erreichen.

Tabelle 9: Feststellung der Schutzbedarfsklasse

Schülerbeförderung

Schülerbeförderung

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