Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement

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Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement

Integration vonManagementsystemenmittels Prozessmanagement© DGQ 2005Dipl.-Ing. Thomas VotsmeierDGQ e.V.A+A Kongress 25.10.2005Düsseldorf


Netzwerk der Qualität‣ Regionale Präsenz:– über 60 Regionalkreise bundesweit– vier Landesgeschäftsstellen(500 Veranstaltungen, 13.000 Teilnehmer‣ Gemeinschaftsarbeit:Fachleute aus allen Wirtschaftszweigenengagieren sich in Arbeitsgruppen(über 70 Titel)‣ Gründungs- und Vollmitglied der EOQ– international anerkannte Ausbildung(EOQ - Zertifikate)‣ nationale Partnerorganisation der EFQM‣ Ludwig-Erhard-Preis:... für Spitzenleistung im WettbewerbDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Spitzenleistungen im WettbewerbMenschen qualifizieren.‣ Unser Weiterbildungskonzept: Solide und umfassend‣ Netzwerk der Qualität: National und international‣ Excellence in Deutschland: Eine Vision setzt sich durch‣ Wissen vermitteln: Aus der Praxis für die Praxis‣ Der Weg ist das Ziel: Spitzenleistungen im WettbewerbNutzen Sie unsere Kompetenz zur Qualifikation IhrerMitarbeiter.Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Mit Qualität und Excellence in die OffensiveUnser Weiterbildungs-Programm:‣ Qualitätsmanagement‣ Qualitätstechnik‣ Umweltmanagement‣ Arbeitssicherheits- und Gesundheitsmanagement‣ TQM und Excellence-ModellEin DGQ-Zertifikat:national und international anerkannte Qualifikation.Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Wissen vermittelnAus der Praxis für die Praxis‣ Mehr als 500 Veranstaltungen bundesweit. Auch in Ihrer Nähe‣ Über 100 aktuelle Themen aus den Bereichen Qualitäts- undUmweltmanagement, Arbeitssicherheits- und Gesundheitsmanagement‣ Das DGQ-eLearning-Bildungsangebot. Lernen Sie online‣ Inhouse: Wir passen das Training Ihren spezifischen Fragestellungen an.Qualitätsmanagement. Inspired by QualityDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Vertiefende Angebote der DGQ‣ Zielorientierte Moderation‣ Konfliktmanagement‣ WBT zum Thema ISO-9000-Familie‣ Techniken zur Optimierung von Prozessen– Grundlagen des Prozessmanagements‣ Internes Audit‣ Interner Auditor ISO TS 16947Die DGQ bietet zu allen Themenauch Inhouse-Veranstaltungen an.Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Gliederung‣ Managementkonzepte und Handlungsebenen‣ Managementmodelle und -teilsysteme‣ Integrationsebenen‣ Prozesse und Prozessorientierung von Organisationen‣ Prozessmanagement – Ziele und Vorgehensweisen‣ Integration von Managementsystemen und ProzessenDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Was ist eigentlich Management?Definiton:„aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zum Lenken undLeiten einer Organisation“ (ISO 9000 3.2.6)d.h. alle Tätigkeiten, die die Unternehmenspolitik, die Ziele und Verantwortlichkeitenfestlegen und diese durch Planung, Lenkung, Ergebnisbeurteilung und VerbesserungverwirklichenDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Managementsysteme ohne SystemBeispiele für Schwachstellen / Mängel in der Organisationund deren WirkungenSchwachstellen• Keine geregelten Abläufe• Schnittstellenprobleme• Keine klaren Verantwortlichkeiten• Kein ausreichendes Fachwissen• Keine formulierten Ziele• Mangelnde Personalentwicklung• Vielzahl von Einzelaktivitäten• Unkenntnis über komplexeRechtslageFolgewirkungen• Bleibende Fehlerquellen• Insellösungen• Reibungsprobleme• Mehrfachbelastungen• Interpretationsprobleme• Mangelhafte Arbeitsausführung• Mangelnde Identifikation• Mangelnder Wissenstransfer• Ungenügende Information=> Management mit System!Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Handlungsebenen von ManagementsystemenManagementkonzepte basieren grundsätzlich auf drei Handlungsebenen:‣ der normativen Handlungsebene‣ der strategischen Handlungsebene‣ der operativen HandlungsebeneDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Normatives Management‣ ‚Die Ebene des normativen Managements beschäftigtsich mit der Politik der Unternehmung, mit Prinzipien,Normen und Spielregeln, die darauf ausgerichtet sind,die Lebens- und Entwicklungsfähigkeit derUnternehmung zu ermöglichen.‘Ausgehend von einer unternehmerischen Vision istunternehmenspolitisches Handeln zentraler Inhaltnormativen Managements. Die Unternehmungspolitikwird durch die Unternehmungsverfassung und -kulturgetragen.‣ Vision, PolitikDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Strategisches Management‣ ‚Strategisches Management ist auf den Aufbau, diePflege und die Ausbeutung von Erfolgspotenzialengerichtet, für die Ressourcen eingerichtet werdenmüssen.‘‣ Das strategische Management leitet sich aus demnormativen ab. Bezugspunkt strategischer Überlegungensind Programme und Planungen (Produktprogramm-,Wettbewerbs-, Aktivitäts-, Ressourcen-, Qualitäts-,Umwelt-, OHS Strategien), die das strategische Potenzialdes Unternehmens fördern.‣ Planung, Ziele, ProgrammeDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Operatives Management‣ Umgesetzt wird das normative und strategischeManagement im operativen Vollzug, der imÖkonomischen auf leistungs-, finanz- undinformationswirtschaftliche Prozesse ausgerichtet ist.Operatives Management verwandelt Visionen undProgramme in Aufträge, die über organisatorischeProzesse und Dispositionssysteme sowie durchkooperatives und Leistungs-Verhalten in Aktivitätenumgesetzt werden.‣ Aufbau- und Ablauforganisation, TätigkeitenDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Management mit SystemManagementsystem (Definiton nach ISO 9000)System zum Festlegen von Politik und Zielen sowie zumErreichen dieser ZieleDas Managementsystem definiert die „Spielregeln“ fürOrganisationen:– Wo will die Organisation hin?– Wer ist verantwortlich?– Wie werden die Ziele konkret umgesetzt?– Wie werden systematisch Verbesserungen erzielt?Managementsysteme existieren in der Praxis häufig alsTeilführungssysteme mit spezifischen Zielen – Beispiele:Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Managementteilsysteme - BeispieleBasierend auf Normen:‣ Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001‣ Umweltmanagement nach DIN EN ISO 14001‣ Umweltmanagement nach EMAS‣ OHS Management nach OHSAS 18001 (britische Spezifikation)Basierend auf branchenspezifischen Festlegungen:‣ QM Automobilindustrie: VDA 6.1, QS 9000, ISO/TS 16949‣ QM bei Medizinprodukten: EN 46001‣ Telekommunikation: TL 9000‣ Nahrungs- und Genussmittel: HACCP‣ Luft- und Raumfahrt: AS-9000Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Alternative Managementteilsysteme OHS‣ LASI LV 21‣ OHRIS‣ ASCA‣ SCC(Spezifikation zur freiwilligen Einführung,Anwendung und Weiterentwicklung von AMS)(Occupational Health- andRisk-Management-System)(Arbeitsschutz undsicherheitstechnischer Check in Anlagen)(Sicherheits-Certifikat-Contractoren)‣ BS 8800 (British Standard 8800)‣ OHSAS 18001(Occupational Health and Safety AssessmentSeries: Specification)=> Auswahlkriterien? Reduktion von Komplexität?Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Managementteilsysteme - Beispieleohne normative Grundlage:‣ Wissensmanagementsysteme‣ Wertemanagementsysteme‣ Zeitmanagementsysteme‣ Personalmanagementsysteme‣ Logistiksysteme‣ Risikomanagementsysteme‣ …Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Ziele von ManagementteilsystemenControllingQualitätZiel:Ziel:VerfolgungbetriebswirtschaftlicherDatenArbeitsschutzZiel:Erfüllung der Anforderungenunserer KundenSicherheit undGesundheit derMenschen im BetriebBetrieblicherUmweltschutzZiel:Verminderung vonBelastungenfür die UmweltWeitereSystemeZieleErfüllung vonVorgaben,Erreichungvon ZielenDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


ManagementprinzipienManagementteilsysteme basieren üblicherweise auf Prinzipien,die im Rahmen der Realisierung im Unternehmen umgesetztwerden sollten.Beispiel QMS – ISO 9000:2000‣ Kundenorientierung‣ Führung‣ Einbeziehung der Personen‣ Prozessorientierter Ansatz‣ Systemorientierter Managementansatz‣ Ständige Verbesserung (Umsetzung durch PDCA)‣ Sachbezogener Ansatz zur Entscheidungsfindung‣ Lieferantenbeziehungen zum gegenseitigen NutzenDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Inhalt der DIN EN ISO 9001: 2000KundeVerpflichtungderLeitungVerantwortung der LeitungPlanungVerantwortung,BefugnisundKommunikationKundenorientierungQualitätspolitikManagementbewertungKundeEingabenManagement von RessourcenErgebnisBereitstellungvonRessourcenPersonelleRessourcenInfrastrukturArbeitsumgebungProduktrealisierungPlanungder ProduktrealisierungKundenbezogeneProzesseEntwicklung Beschaffung Produktionund DienstleistungserbringungLenkung vonÜberwachungsundMessmittelMessung, Analyse und VerbesserungAllgemeinesÜberwachungund MessungLenkungfehlerhafterProdukteDatenanalyseVerbesserungDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Management-Prozess-Modell nach ISO 9000:2000KontinuierlicheVerbesserungManagementsystemKundeForderungenManagementder MittelInputVerantwortungder LeitungRealisierungdesProduktesMessung,Analyse,VerbesserungOutputProduktZufriedenheitKundeDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Der PDCA - Zyklus als Grundstruktur für ManagementsystemeBewerten der Leistungder Organisationund Ergreifenvon Maßnahmenzur ständigenVerbesserungFestlegen der Ziele undProzesse unterEinbeziehung derUnternehmenspolitik undder Anforderungen derInteressenpartnerACT(Handeln)PLAN(Planen)Überwachen undMessen der Prozesseund Beobachten derKundenreaktionCHECK(Prüfen)DO(Ausführen)Ausführen der ProzesseDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


PDCA Modell der DIN EN ISO 14001BestandsaufnahmeUmweltpolitikPlanungBewertungdurch die obersteLeitung Umweltaspekte Gesetzliche undandere Forderungen Zielsetzungen und Einzelziele UmweltmanagementprogrammÜberwachung und Maßnahmen Überwachung und Messung Abweichung, Korrektur- undVorbeugemaßnahmen Aufzeichnungen UmweltmanagementsystemauditImplementierung und Durchführung Organisationsstruktur und Verantwortlichkeit Schulung, Bewusstsein und Kompetenz Kommunikation Dokumentation des Umweltmanagementsystems Lenkung der Dokumente Ablauflenkung Notfallvorsorge und MaßnahmenDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


PDCA Modell der OHSAS 18001Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Schnittstellen zwischen Teilsystemen, z.B. U/OHSSchutzziel:Sicherheit undGesundheitder Menschenim BetriebArbeitsschutzMaschinensicherheitSucht/AlkoholKlima- und BeleuchtungNacht- und SchichtarbeitErgonomieArbeitsplatzgestaltungFlucht- und RettungswegeUnfallgeschehenSchnittstellen:Ansatz für IntegrationInhaltlicheSchnittstellen:z.B. Gefahrstoffe,Katastrophenschutz,Brandschutz, Lärmnicht fachlicheFunktionsbereichez.B. Transport, EinkaufBetrieblicherUmweltschutzStoffflüsseRessourcenschonungEntsorgungAbfälleRecyclingfachliche Funktionen,z.B. Betriebsarzt, BR,SiFa, Führungskräfte,AbwasserWerksfeuerwehrGewässerschutzSchutzziele:Verminderung vonBelastungen für die Umweltund Gesundheitder Menschen in der UmgebungGemeinsame Plattform: Prinzipien und ProzesseDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


spezifische Forderungen von Teilsystemen basierend auf PDCADipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


ZwischenfazitBeim Aufbau und Zusammenführen vonManagementsystemen sind als Strukturvorgabe zuberücksichtigen:‣ Verschiedene Handlungsebenen (normativ, strategisch,operativ)‣ Unternehmenspolitik und -ziele und daraus resultierendeManagementteilsysteme (Q / U / OHS / Risc / …)‣ Managementgrundprinzipien (Prozessorientierung, PDCA,Kundenorientierung, …….)‣ Bereits vorhandene formalisierte und nicht formalisierteManagementmodelle, -ansätze, -systemelemente und ProzesseDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Zwischenfazit‣ die verschiedenen normenbasiertenManagementteilsysteme haben unterschiedlicheStrukturen und Ziele und erschweren daher eineIntegration, sofern ein spezifisches Teilsystem als Basisfür eine Erweiterung verwendet wird.‣ In Unternehmen werden oftmals die vorhandenenMS-Strukturen (z.B. QM nach ISO 9001) als Basis zurErgänzung weiterer Teilsysteme auf Basis einzelnerSystemelemente genutzt, was zu Problemen in derLeistungsfähigkeit des Managementsystems sowie beider Akzeptanz der Mitarbeiter und damit der Wirksamkeitführen kann.Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


ZwischenfazitKernfrage:‣ wie entwickelt man aus der Vielzahl vonDetailforderungen einen Managementansatz, dervon allen Beteiligten verstanden und „gelebt“ wird?Lösungsansatz:‣ Aufbau eines ganzheitlichen Managementsystemsauf Basis der Unternehmensprozesse, die unteranderem auch Ziele und (Normen-) Forderungen ausden Bereichen Qualität, Umweltschutz sowieArbeitssicherheit erfüllen müssen.Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Ganzheitliches Managementsystem basierend auf ProzessenQualitätTQMUmwelt SicherheitProzesseProzesseManagement-Geschäfts-Support-ProzesseDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Was ist ein Prozess?DIN EN ISO 9001:2000; Kapitel 3.4.1Satz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehendenTätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt.‣ Anmerkung 1:Eingaben für einen Prozess sind üblicherweise Ergebnisse andererProzesse.‣ Anmerkung 2:Prozesse in einer Organisation werden üblicherweise geplant undunter beherrschten Bedingungen durchgeführt, um Mehrwert zuschaffen.‣ Anmerkung 3:Ein Prozess, bei dem die Konformität des dabei erzeugten Produktsnicht ohne weiteres oder nicht in wirtschaftlicher Weise verifiziertwerden kann, wird häufig als „spezieller Prozess“ bezeichnet.Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Was ist ein Prozess (EFQM)Definition nach EFQM (European Foundation for QualityManagement)Ein Prozess ist eine Folge von Schritten, welcher aus einerReihe von Inputs mehrere Outputs erzeugt und dadurcheinen Mehrwert schafft. In jedem Unternehmen gibt es einNetzwerk von Prozessen, die alle geführt und verbessertwerden müssen. Unter den Prozessen gibt es einige, die fürden Unternehmenserfolg ausschlaggebend sind. DieseProzesse müssen identifiziert werden. Sie überschreitenhäufig Abteilungs- und Funktionsgrenzen und erfordernbesondere Beachtung.Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Merkmale eines ProzessesEin Prozess hat ...1) einen Prozessverantwortlichen2) eine Wertschöpfung3) Ergebnisse (Output), die interne / externe Kunden erhalten4) Eingaben (Input), die interne / externe Lieferanten liefern5) meist einen Anstoß, der den Ablauf des Prozesses auslöst6) Prozessziele7) Prozess-Kennzahlen zur Bewertung der Prozessziele8) Maßnahmen zur Prozessverbesserung (Regelkreis)9) eine Dokumentation, die das Prozess-Know-How enthält,zur Einarbeitung / Schulung der MitarbeiterDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Grundprinzip eines ProzessesLieferantKundeEingaben(Inputs)StörungÄnderungBeginnAuslöser(Anstoß)ProzessEndeProzessverantwortlicheErgebnisse(Outputs)KorrigierenFeedbackan LieferantBewertungZieleVisualisierenFeedbackvon KundeDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Erfordernis der ProzessstrukturierungKundenauftragausführenHauptprozessAuftragsbereitstellungAuftragseingangAuftragsverwaltungTeilprozesseAuftragsbestätigungAuftragsprüfungAuftragsfreigabeAuftragsüberwachungProzessschritteAktivitätenDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Abgrenzung und Identifikation von Prozessen‣ Wer sind die Eigentümer, Kunden und Lieferantendes Prozesses?‣ Welches Prozessziel soll erreicht werden?‣ Wer/was gibt den Anstoß des Prozesses?‣ Welches sind die Inputs des Prozesses?‣ Wie und durch wen (Verantwortungen) bzw. mit wem (Schnittstelle)soll der Prozess durchgeführt werden?‣ Welches sind die Ergebnisse (Outputs) des Prozesses?‣ Wann und wie wird die Leistungsfähigkeit des Prozesses gemessen(Soll-Ist-Vergleich) und bewertet (Kennzahlen)?‣ Ist der Prozess klar, eindeutig und nachvollziehbar(ggf. visualisieren)?‣ Wie zufrieden sind die Kunden des Prozesses?Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Ziele des ProzessmanagementsZiele des Prozessmanagements sind:‣ Alle Prozesse auf Kundenbedürfnisse und Unternehmensziele ausrichten‣ Reduktion und Bewertung der Komplexität von Prozessen‣ Leistung und Qualität der Prozesse transparent und steuerbar gestalten‣ Die Bewertbarkeit der Zielsetzung und Leistungen der Prozessesicherstellen (Effektivität; Die richtigen Dinge tun)‣ Die Erhöhung der operativen Leistungsfähigkeit(Effizienz; Die Dinge richtig tun)‣ Abstimmungs- und Koordinationsaufwand entlang derWertschöpfungskette reduzieren‣ Die (abteilungsübergreifende) Transparenz der Unternehmensabläufe undVerantwortlichkeiten sicherstellen‣ Bekanntheit des erforderlichen Beitrags einzelner Organisationseinheitenzur Erfüllung der Prozessanforderungen sicherstellenDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Schritte zur Festlegung von Prozessen und Kennzahlen‣ Zerlegen Sie das Unternehmen in Kernprozesse bzw. Kernprozessketten‣ Legen Sie daraufhin ein Prozessmodell fest, das alle wesentlichen Prozessein Beziehung setzt.‣ Definieren Sie für die Kernprozesse (Wert schöpfende Prozesse) diezentralen Anforderungen in Bezug auf Qualität (Kunden), Arbeitssicherheit(Mitarbeiter), Umweltschutz (natürliche Umwelt), [weitereUnternehmensziele]‣ Setzen Sie die wichtigsten Anforderungen in messbare odernachvollziehbare Größen um! Optimieren Sie das Verhältnis ausAnforderungen und den Kosten für deren Erfüllung auf Basis von klarenMessgrößen!‣ Legen Sie die Messgrößen/Kennzahlen fest, die ständig erfasst und verfolgtwerden und über die regelmäßig berichtet wird.‣ Bauen Sie für diese Größen feste Planungs- und Kontrollregelkreise auf!Überprüfen Sie in bestimmten Abständen, ob die Kennzahlen nochaussagekräftig sind.Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Mögliche Klassifizierung von UnternehmensprozessenSicherheitsrelevante AnforderungenUmweltrelevante AnforderungenSonstige relevante AnforderungenFührungsprozesseKundeLeistungsprozesseUnterstützungsprozesseKundeDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Ein mögliches Prozess-Hierarchiemodell (1)UnternehmensprozesseHauptprozesseTeilprozesseTätigkeitenDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Ein mögliches Prozess-Hierarchiemodell (2)‣ Unternehmensprozesse– Gesamtheit aller Prozesse eines Unternehmens mit allen Führungs-,Leistungs- und Unterstützungsprozessen– Synonyme: Landkarte der Prozesse, Prozesslandschaft‣ Hauptprozesse– Klar definierte Unterprozesse vom Geschäftsprozess, die alleCharakteristika von Prozessen aufweisen– Die Hauptprozesse werden oftmals in Führungs- Leistungs- undUnterstützungsprozesse gegliedertAlternativ: Struktur nach PDCA‣ Teilprozesse– Teile von Hauptprozessen, die alle Charakteristika von ProzessenaufweisenDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


ActDer PDCA - Zyklus als Basis für erfolgreiches MangementsystemsDemingUnternehmensprozessProzessKVPPlanFestlegen der Ziele undder Prozesse unterEinbeziehung derUnternehmenspolitikund der(Kunden)anforderungenDas sind die Prozesse mitdem Schwerpunkt auf Festlegungder Unternehmensziele/ Unternehmenspläne undSchaffung der Randbedingungenfür die Umsetzungplanerische Phase imProzess(z.B. Planung derEntwicklungsprojekte)Wähle Problem aus;Lege Verbesserungszielfest;Suche die Ursachen;Erarbeite Lösung undAktionsplanDoAusführen der ProzesseDas sind die Prozesse mitdem Schwerpunkt auf derAuftragsausführung(Wertschöpfungskette, vomKunden bis zum Kunden)ausführende Phase imProzess (z.B. Entwicklungund Konstruktion durchführenunter Berücksichtungder Anforderungen)Führe die Lösung oderProzessänderung einCheckÜberwachen und Messender Prozesse undBeobachten der Kundenreaktion,der Umweltqualitätund derArbeitssicherheitssituationProzesse mit demSchwerpunkt auf Feedback(Finanzen, Information,Kundenunterstützung,Umweltleistung, MAZufriedenheit)Das ist die überprüfendePhase im Prozess mit demZiel, das Ergebnis zuerreichen (z.B. Freigabevon Entwicklungen)Überprüfe und beurteiledas ErgebnisBewerten der Leistungder Organisation undErgreifen von Maßnahmenzur ständigenVerbesserungDas sind die Prozesse mitdem Schwerpunkt auf demBewerten der Leistung derOrganisationund der Reflektion derOrganisationDas ist die reflektierendeund bewertende Phase imProzess (z.B. haben dieNeu-Entwicklungen ihreZiele erreicht)Praktiziere denverbesserten Prozessundwähle nächstes ProblemausDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Der Unternehmensprozess als PDCA – Regelkreis(Definition der Hauptprozesse basierend auf Kundenforderungen)PLANUnternehmenszieleund -strategie entwickelnLeistung derOrganisation bewertenund verbessernvom Kundenbis zum Kunden:KundenAufträgegewinnenundDOAufträgeausführenACTKundenfeedbackbearbeitenund Kunden betreuen[€]Information zuProdukt undDienstleistungCHECKDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Der Unternehmensprozess als PDCA - Regelkreis(Beispiel: Definition der Teilprozesse)PLANZiele und StrategieentwickelnInfrastruktur und ITbereitstellenPersonal entwickelnControllingProdukte vertreibenDOArbeitsvorbereitungKVP umsetzenAudit durchführenProdukte entwickelnMaterial beschaffenProdukte fertigenund prüfenProdukte einlagernund versendenACTReklamationenbearbeitenKaufmännischeAbwicklung (Fibu)Hotline betreiben[€]CHECKInformationzu ProduktundDienstleistungDipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Unterschied zwischen Verfahren und ProzessVerfahren (z.B. ISO 9001:2000, 4.2.1.c) Prozesse (z.B. ISO 9001:2000, 4.1ISO 9001:2000, 4.2.1.d)Orientieren sich an den Abläufen und/oder derStruktur einer Norm.Dokumentiert in VerfahrensanweisungenOrientieren sich an der Wertschöpfung/Dienstleistungserbringung und demProzessmodell des UnternehmensDokumentiert in ProzessbeschreibungenInhalte: • Zweck• Anwendungsbereich• Verantwortlichkeiten• Ausführende• Einrichtungen• Ablauf• ggf. Ablaufdiagramm• Dokumentation• AufzeichnungenMeist statistisch(beschreiben, bewahren, erhalten)Inhalte:++• Beschreibung des Ablaufs• Prozesseigentümer• Prozessbeteiligte• Kunde des Prozesses• Auslöser des Prozesses• Prozessziele• Kennzahlen/Indikatoren• Messung der Kennzahlen/Indikatoren• qualitativ (Soll/Ist)• Maßnahmen zur Verbesserung,abgeleitet aus der MessungDynamisch, aktuell(messen, beurteilen, agieren)Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Fazit‣ Beim Aufbau oder der Weiterentwicklung des Managementsystems einesUnternehmens wird der Nutzen für das Unternehmen optimiert, wenn dieUnternehmensprozesse in den Mittelpunkt des Managementmodells gestelltwerden.‣ Bei der Festlegung der Prozesse und deren Strukturierung sind primär dieUnternehmenspolitik, -ziele einschließlich der interessenpartnerbezogenenAnforderungen zu berücksichtigen und zusammenzuführen‣ Dies erfordert eine unternehmensspezifische Vorgehensweise‣ Die primäre Berücksichtigung der Anforderungen einzelnerManagementsystemnormen für die Strukturierung desGesamtmanagementsystems führt zu suboptimalen Ergebnissen, da sienicht zwangsläufig auf die Erfüllung der Kundenwünsche, der Mitarbeiterund der Umweltleistung optimiert ist.‣ Die Umsetzung der Unternehmensziele in ein prozessorientiertesManagementsystem unter Berücksichtigung des PDCA Ansatzes ist Erfolgversprechender Weg zu nachhaltigem Unternehmenserfolg.Dipl.-Ing. Th. Votsmeier Integration von Managementsystemen mittels Prozessmanagement © DGQ 10-2005


Vielen Dank fürIhre Aufmerksamkeit!Dipl.-Ing. Thomas VotsmeierDGQ e.V.August-Schanz-Str.21A60433 Frankfurt069 95424-145Weitere Informationen unter:www.dgq.de© DGQ 2005

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