Subsegment als Ziel - Midrange Magazin

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marktübersichtLotus Notes und DominoStadt Bergisch Gladbach reduziert Aufwand um die HälfteZeitwirtschaft via Lotus NotesDie Verwaltung von 80 verschiedenen Arbeitszeitregelungen und den zeitweiligen Abwesenheitenvon 710 Beschäftigten, die an die Zeiterfassung angeschlossen sind, konfrontiertedie Stadt Bergisch Gladbach in der Vergangenheit mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand.Hinzu kam, dass die Übersicht für Beschäftigte und Vorgesetzte stark litt.Mit einer Zeiterfassung viaLotus Notes der AHB Electronicgelang es der Stadt, ihreZeitwirtschaft zu optimieren. Aufdiese Weise spart die Kommuneheute pro Jahr etwa 18.000 Euroein.Früher waren die Arbeitszeitenim öffentlichen Dienst übersichtlich.Man kam und gingmeist zu festen Zeiten. Sehr überschaubar,aber nicht unbedingtsinnvoll. Heutzutage gibt es flexibleArbeitszeiten mit Gleitzeit undArbeitszeitkonten, für Mitarbeiteraber auch für die Bürger im Ergebnisvorteilhaft. Bei so viel Flexibilitätbesteht für Personalplanerjedoch immer die Gefahr, dieÜbersicht zu verlieren. Für die StadtBergisch Gladbach ist die neue Lösungeiner Arbeitszeiterfassung via Notesdaher ein wichtiger Schritt, um auchfür kommende Entwicklungen gerüstetzu sein.„Mit unseren flexiblen Arbeitszeitmodellenentsprechen wir schonseit vielen Jahren den Anforderungen,die eine moderne Arbeitswelt mit sichbringt“, sagt Cornelia Thoben, LeiterinInformationstechnologie und Statistik.„Jetzt können wir dies auch mit derrichtigen IT-Lösung effizient unterstützen– und dabei die vorhandene Techniksinnvoll nutzen.“So war es mit entscheidend bei derWahl des neuen Systems, dass sichdieses an das Workflow-Programm LotusNotes anbinden ließ, mit dem dieStadt ohnehin arbeitete. Über eine vonAHB entwickelte Schnittstelle konntenso auch Standorte in die elektronischeZeitwirtschaft integriert werden, indenen keine Terminals installiert sind.Hier buchen die Beschäftigten am PC.Lotus Notes leitet die Daten an den Zeitwirtschaftsserverweiter.Urlaubsanträge am PCDie Bediensteten können am Monitorauch jederzeit ihr persönliches Arbeitszeitprotokolleinsehen. Anträgefür Urlaub, Dienstreise oder Seminarfüllen die Mitarbeiter per Mausklickaus und senden diese digital an ihreFührungskraft. Wenn ein Mitarbeitereine Zeitbuchung vergisst, sendetihm das System per E‐Mail eine Erinnerung.Über die Mail gelangt mandirekt in die Maske „Zeitkorrektur”,hier gibt man fehlende Buchungen fürzurückliegende Tage ein. Missbrauchoder Manipulation wird durch definierteFreigabewege über Vorgesetzte oderdie Personalabteilung Einhalt geboten.Vorgesetzte erhalten zusätzliche Übersichten.Als Unterstützung für ihr Personalmanagementkönnen sie verschiedeneAbteilungslisten und grafischeÜbersichten einsehen. Für die Zukunftlässt sich das AHB-System flexibelund relativ kostengünstig erweitern.Jens Witthus óAHB Electronic GmbH, Hemsbachwww.ahb-electronic.de46MIDRANGE MAGAZIN · 05/2009

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