eGroupWare 1.4 kompakt - Brain-Media.de Brain-Media.de

BRAIN-MEDIA.DEPROFESSIONELLES LINUX - UND OPEN-SOURCE-KNOW-HOWHolger ReiboldeGroupWare 1.4 kompaktDas inoffizielle Administrator- und Anwenderhandbuch2., aktualisierte und stark erweiterte NeuauflageAlles, was Sie für den Betrieb der bestenfreien Groupware-Umgebung wissen müssen

Holger ReiboldeGroupWare 1.4 kompakt− das inoffizielle Administrator- undAnwenderhandbuch

2 eGroupWare 1.4 kompaktAlle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche, schriftliche Genehmigung des Verlagsist es nicht gestattet, das Buch oder Teile daraus in irgendeiner Form durchFotokopien oder ein anderes Verfahren zu vervielfältigen oder zu verbreiten. Dasselbegilt auch für das Recht der öffentlichen Wiedergabe.Der Verlag macht darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennamensowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenrechtlichemSchutz unterliegen.Verlag und Autor übernehmen keine Gewähr für die Funktionsfähigkeit beschriebenerVerfahren und Standards.© 2007 brain-Media.deUmschlaggestaltung: brain-Media.deSatz: brain-Media.deCoverbild: Chrio/PhotocaseDruck: COD GmbHISBN: 978-3-939316-13-8www.brain-media.de

3InhaltsverzeichnisVorwort .................................................................................................................... 71 eGroupWare – der Einstieg .............................................................................. 91.1 Installation und Voraussetzungen schaffen .............................................. 111.2 eGroupWare installieren .......................................................................... 111.3 Einrichtung der eGroupWare-Umgebung ................................................ 241.4 Update einer eGroupWare-lnstallation..................................................... 382 Die Administration der eGroupWare-Umgebung .......................................... 412.1 Konfiguration des Admin-Moduls ........................................................... 422.2 Benutzer einführen ................................................................................... 462.3 Gruppen verwalten ................................................................................... 512.4 ACL-Rechte ............................................................................................. 522.5 Anwendungen .......................................................................................... 542.6 Globale Kategorien .................................................................................. 562.7 Nachricht der eGroupWare-Startseite ...................................................... 582.8 Sitzungen anzeigen .................................................................................. 592.9 Zugangsprotokoll ..................................................................................... 602.10 Fehlerprotokoll .................................................................................... 612.11 Suchen und registrieren der hooks aller Anwendungen ...................... 612.12 Asynchroner zeitgesteuerter Dienst ..................................................... 622.13 Datensicherung und Wiederherstellung .............................................. 642.14 PHP-Informationen ............................................................................. 653 eGroupWare-Kalender ................................................................................... 673.1 Termin erstellen ....................................................................................... 693.2 Kalender-Administration ......................................................................... 72eGroupWare 1.4 kompakt

4 Inhaltsverzeichnis3.3 Kalender-Konfiguration ........................................................................... 774 FeLaMiMail ................................................................................................... 794.1 Installation und Konfiguration ................................................................. 804.2 Typische E-Mail-Aktionen ...................................................................... 854.3 FeLaMiMail-Einstellungen ...................................................................... 895 Das eGroupWare-Adressbuch ........................................................................ 995.1 Kontakt hinzufügen ................................................................................ 1025.2 Erweiterte Suche .................................................................................... 1035.3 Adressbucheinstellungen ....................................................................... 1045.4 Konfiguration des Adressbuchs ............................................................. 1055.5 Adressdaten in Word nutzen .................................................................. 1076 InfoLog ......................................................................................................... 1156.1 InfoLog im Überblick ............................................................................ 1166.2 InfoLog-Einstellungen ........................................................................... 1206.3 Konfiguration von InfoLog .................................................................... 1217 Projektmanager............................................................................................. 1257.1 Projektmanager kennenlernen ................................................................ 1257.2 Elementliste ........................................................................................... 1297.3 Gantt-Chart ............................................................................................ 1307.4 Preisliste ................................................................................................. 1327.5 Projektmanager-Einstellungen ............................................................... 1337.6 Konfiguration des Projektmanagers ....................................................... 1348 Stundenzettel ................................................................................................ 1378.1 Stundenzettel erstellen ........................................................................... 1388.2 Einstellungen und Konfiguration ........................................................... 1399 Ressourcenverwaltung.................................................................................. 1419.1 Ressourcen im Griff ............................................................................... 1419.2 Konfiguration der Ressourcenverwaltung .............................................. 143www.brain-media.de

510 Verfolgungssystem ................................................................................ 14510.1 Professionelles Tracking mit dem Verfolgungssystem ..................... 14510.2 Details zur Tracker-Übersicht ........................................................... 14610.3 Ticket erstellen .................................................................................. 14810.4 Verfolgungssystem konfigurieren ..................................................... 14810.5 Einstellungen des Verfolgungssystems ............................................. 15311 Dateimanager ......................................................................................... 15511.1 Der Dateimanager im Überblick ....................................................... 15511.2 Einstellungen des Dateimanagers ...................................................... 15611.3 Dateimanager konfigurieren .............................................................. 15711.4 Freigaben erzeugen ........................................................................... 15912 Content-Management in der eGroupWare-Umgebung .......................... 16112.1 SiteMgr-Grundlagen.......................................................................... 16212.2 Eigene Site erstellen .......................................................................... 16612.3 Site bearbeiten ................................................................................... 17012.4 SiteMgr für Fortgeschrittene ............................................................. 18512.5 Mehrsprachige Site ............................................................................ 18613 Weitere Standardmodule ........................................................................ 18913.1 Nachrichten-Modul ........................................................................... 18913.1.1 Nachricht verfassen ...................................................................... 19213.1.2 Einstellungen des Nachrichten-Moduls ........................................ 19413.1.3 Modul-Konfiguration ................................................................... 19513.1.4 RSS-Export ................................................................................... 19613.2 Umfragen mit eGroupWare ............................................................... 19713.3 Wissen ist alles: die Wissensdatenbank ............................................ 19813.3.1 Artikel hinzufügen ........................................................................ 19913.3.2 Frage hinzufügen .......................................................................... 20213.3.3 Modul-Einstellungen .................................................................... 203eGroupWare 1.4 kompakt

6 Inhaltsverzeichnis13.3.4 Kategorien nutzen ......................................................................... 20413.3.5 Modul-Konfiguration ................................................................... 20514 Kommunikation mit Outlook & Co. ...................................................... 20714.1 Exkurs: Was ist eigentlich SyncML genau? ...................................... 20814.2 eGroupWare und SyncML ................................................................ 21114.3 Datenabgleich mit Funambol ............................................................ 21314.4 Datenabgleich mit XML-RPC ........................................................... 22014.5 Datenabgleich mit eGWOSync ......................................................... 22114.5.1 eGWOSync-Konfiguration ........................................................... 22414.5.2 Einblicke in das eGWOSync-Innenleben ..................................... 23014.6 Datenabgleich per ICalendar ............................................................. 23715 Gallery ................................................................................................... 24115.1 Gallery-Installation ........................................................................... 24215.2 Gallery-Konfiguration ....................................................................... 25415.3 Album erstellen ................................................................................. 26016 ERP mit eGroupWare ............................................................................ 26316.1 CK-ERP ............................................................................................ 26316.2 pERP ................................................................................................. 26617 Ausblick: auf dem Weg zu Version 1.6 ................................................. 271Index ..................................................................................................................... 273www.brain-media.de

7VorwortMeinen ersten Kontakt mit eGroupWare hatte ich Anfang 2004. Damals suchte ichfür einen Kunden ein einfach zu handhabendes Groupware-System, das die Grundaufgabenwie Kalender, E-Mail-Funktion und Aufgabenverwaltung in einem kleinenUnternehmen übernehmen sollte. Ich machte mich an die Evaluierung undstellte schnell fest, dass dieses System hervorragend die an es gestelltne Anforderungenabdeckte. In besagtem Unternehmen wird es übrigens nach wie vor eingesetzt.Seither ist viel Zeit vergangen und eGroupWare liegt nun in Version 1.4 vor. Mitder aktuellen Version ist es soweit, dass es sich auch nicht vor kommerziellenLösungen verstecken muss. Im Gegenteil, denn die freie Groupware-Umgebungbesitzt alles, was man für den Einsatz im Unternehmen benötigt: E-Mail-Funktionen, Kalender, Termin- und Aufgabenverwaltung, Projektmanagementfunktionenund, und, und. Der Administrator kann aus einem Pool von über dreißigModulen schöpfen.Inzwischen ist auch der Datenabgleich mit Outlook & Co. möglich. Außerdemwächst die Zahl der nützlichen Erweiterungen, die eGroupWare gerade für denBusiness-Einsatz um nützliche Funktionen erweitert.Die vorliegende aktualisierte und stark erweiterte Neuauflage von eGroupWarekompakt führt Sie in die Administration und Nutzung des Systems ein. Es vermitteltdas notwendige Know-how, das Sie für den erfolgreichen Einstieg benötigen.Bleibt mir nur, Ihnen viel Erfolg und Vergnügen mit der besten freien Groupware-Umgebung zu wünschen.Herzlichst,Holger Reibold(Oktober 2007)eGroupWare 1.4 kompakt

8 eGroupWare – der Einstiegwww.brain-media.de

91 eGroupWare – der EinstiegSie wollen die Zusammenarbeit, Abstimmung und Kooperation innerhalb IhresUnternehmens verbessern? Kein Problem, wenn Sie eine professionelle Groupware-Umgebungeinsetzen. Den meisten Unternehmen dürften die zum Teil erheblichenLizenzkosten für kommerzielle Produkte wie MS Exchange, NovellGroupwise etc. schwer im Magen bzw. Geldbeutel liegen. Die Lösung ist indessehr einfach: Greifen Sie doch zu einer freien Groupware-Umgebung. Die mitAbstand beste Lösung: eGroupWare (http://www.egroupware.org), die maßgeblichvon deutschen Entwicklern stammt.eGroupWare ist eine typische Mehrbenutzerumgebung, die auf PHP basiert. Eshandelt sich um einen Fork, von phpGroupWare entstanden. Das Projekt unterliegt,wie viele andere Open-Source-Lösungen, der GNU General Public License. DasEntwicklerteam besteht aus 68 Entwicklern, die überwiegend aus Deutschlandkommen.Während viele Open-Source- und Linux-Projekte oft nur zum Selbstzweck zuexistieren scheinen, kann das eGroupWare-Team für sich in Anspruch nehmen,eine beachtliche Anzahl an erfolgreichen Installationen im Produktivitätseinsatzverzeichnen zu können. So wird eGroupWare beispielsweise in Brasilien von vielenBehörden und Unternehmen verwendet. Laut der eGroupWare-Website kommtdie Groupware-Lösung dort in Netzwerken mit mehr als 10.000 Clients zum Einsatz.Da eGroupWare eine PHP-basierte Lösung ist, kann sie plattformunabhängig eingesetztwerden. Als Datenbanken sind diverse Open-Source-Datenbanken wieMySQL, Postgres und MaxDB, aber auch der MS SQL verwendbar. Für den Einsatzgerade auch in heterogenen Netzwerken ist die breite Unterstützung von Authentifizierungsmechanismeninteressant, denn sie kann gegen die eigenen Benutzerkontenin SQL oder LDAP erfolgen, oder gegen externe Systeme wie beispielsweiseMicrosoft Active Directory.Die eGroupWare beinhaltet inzwischen weit über dreißig Anwendungen. DieWichtigsten sind:• Adressbuch• Kalender• E-Mail-Client (FeLaMiMail)eGroupWare 1.4 kompakt

10 eGroupWare – der Einstieg• Aufgabenverwaltung (InfolLog)• zentrale Dateiablage (MyDMS, Dateimanager)• Wissensdatenbank• Projektverwaltung (Projektmanager)• Ressourcenverwaltung• Content-Management-System (SiteMgr)• SyncML zur Synchronisation mit PDA, Handys & Co.• Stundenzettel• Nachrichtenmodul• Workflow-EngineEin erster Blick auf eGroupWare.www.brain-media.de

Installation und Voraussetzungen schaffen 11Seit dem Sommer 2007 ist die aktuelle Version 1.4 verfügbar, die sich hinsichtlichihres Funktionsumfangs mehr und mehr kommerziellen High-end-Produkten nähert.Mit seiner umfassenden Ausstattung sind die Voraussetzungen für einen erfolgreichenEinsatz gelegt. Nun liegt es an Ihnen, das Beste daraus zu machen.1.1 Installation und Voraussetzungen schaffenBevor Sie sich an den Einsatz von eGroupWare machen können, steht zunächst dieInstallation an. Als Erstes müssen Sie die Installationsvoraussetzungen schaffen.Neben einem ausreichend dimensionierten Rechner benötigen Sie folgende Komponenten:• Webserver samt PHP-Interpreter z. B. Apache. Das eGroupWare-Teamempfiehlt den Apache 2, mindestens PHP 4.3, empfohlen ist PHP 5.• SQL-Datenbank wie MySQL, Postgres, MaxDB. Laut dem eGroupWare-Team ist für den Einsatz des Systems mindestens MySQL 4.0 erforderlich,empfohlen werden MySQL 4.1 oder 5.0.• SMTP-Server z. B. Postfix, Exim, Sendmail, Mercury oder vergleichbareLösungen• Auf Client-Seite ist ein Browser wie z.B. Firefox erforderlich.Am einfachsten greifen Sie zum XAMPP-Paket, das Sie über die Apachefriends-Website (http://www.apachefriends.org) beziehen können. Es enthält alle notwendigenKomponenten für die erfolgreiche Ausführung von eGroupWare.1.2 eGroupWare installierenDann müssen Sie sich das aktuelle eGroupWare-Paket von der Sourceforge-Website (http://sourceforge.net) herunterladen. Die Entwickler stelleneGroupWare dort in verschiedenen unsignierten Paketen zum Download bereit:• *.tar.gz• *.tar.bz2• *.zipeGroupWare 1.4 kompakt

12 eGroupWare – der EinstiegAußerdem finden Sie im Download-Bereich eine Textdatei, die die MD5-Summendieser Pakete enthält.Wenn Sie signierte Pakete vorziehen, so ist eGroupWare in folgenden Formatenverfügbar:• *.tar.gz.gpg• *.tar.bz2.gpg• *.zip.gpg• *.rpmDiese Pakete sind mit dem Schlüssel eGroupWare-Packager (packager@egroupware.org,Schlüsselnummer 7AF22C5C) versehen. Den Schlüsselkönnen Sie über http://blackhole-pca.dfn.de beziehen. Der Fingerabdruck lautet915D 3F65 55F8 AB18 34C6 22A1 2E24 11EO 7AF2 2C5C.Nun sollten Sie noch wissen, was sich hinter den verschiedenen Paketen verbirgt.Die Aufteilung sieht wie folgt aus:• Alle Formate: eGroupWare-1.4.* enthält den eGroupWare-Kern und allestabilen und gewarteten Anwendungen.• gz, bz2, zip: eGroupWare-contrib-1.4.* enthält zusätzliche (alte) Anwendungenwie z. B. E-Mail, Projekte etc.• rpm: eGroupWare-Anwendung-1.4.* einzelne Anwendungen, die entwederdas Core- oder das eGroupWare-Paket voraussetzen.Die eigentliche Installation ist schnell erledigt: Kopieren Sie einfach das entpacktePaket in das Wurzelverzeichnis Ihres Webservers, also nach docroot bzw. htdocs.Das System geht davon aus, dass die Dateien im Verzeichnis egroupware landen.Beachten Sie, dass es zu Problemen beim Zugriff auf die integrierte Hilfe kommt,wenn Sie das System direkt in das Wurzelverzeichnis legen, denn dabei wird dieAusführung des Handbuchs verhindert.www.brain-media.de

eGroupWare installieren 13Die eGroupWare-Installationsroutine heißt Sie willkommen.Nach dem Upload folgt die eigentliche Installation und Anpassung der Umgebung.Dazu greifen Sie mit dem Browser auf das Setup-Programm zu. Haben SieeGroupWare in das empfohlene Verzeichnis /srv/www/htdocs/egroupware entpackt,so greifen Sie über folgende URL auf die eGroupWare-Site zu:http: //localhost_bzw_ip-adresse/egroupware/Beim ersten Zugriff begrüßt Sie die eGroupWare-lnstallation und Sie können dievon Ihnen bevorzugte Sprachvariante wählen. Es folgt der Installationstest, der IhrSystem auf Herz und Nieren überprüft.eGroupWare 1.4 kompakt

14 eGroupWare – der EinstiegDer Installationstest der GroupWare-Umgebung.eGroupWare überprüft die Installations-Voraussetzungen, dabei gibt es drei Zustände,die durch drei verschiedene Sinnbilder gekennzeichnet werden:• Der grüne Haken zeigt an, dass die notwendigen Voraussetzungen erfülltsind.• Der orange Blitz zeigt eine Warnung an. Die Testfunktion liefert die notwendigenInformationen, welche Einstellungen anzupassen sind. In derRegel beziehen sich die meisten erforderlichen Anpassungen auf die Dateiphp.ini.• Das rote Kreuz gibt eine kritische Fehlermeldung aus, die Sie zwingendbeheben müssen. Auch bei der Fehlermeldung werden Ihnen die notwendigenInformationen für die Korrektur der Konfiguration angezeigt.www.brain-media.de

eGroupWare installieren 15Sie müssen die Fehler korrigieren und sollten prüfen, ob Sie die Warnung ebenfallsneu konfigurieren sollten. Eine typische Ausgabe sieht wie folgt aus:Überprüfe benötigte PHP Version 4.3+ {empfohlen 5+): 5.2.0==> JaPassed Überprüfe die php.ini Datei: safe_mode = Off:ini_get('safe_mode')=" = OffPassed Überprüfe die php.ini Datei: magic_quotes_runtime -Off: ini_get(rmagic_quotes_runtime')='0' = OffPassed Überprüfe die php.ini Datei: register_globals = Off:ini_get('register__globals')='0' = OffPassed Überprüfe die php.ini Datei: memoryjimit >= 16M:ini_get{'memory_limit')-'32M'Passed Überprüfe die php.ini Datei: max_e>:ecution_time >=30: inLget('max_execution_time')='60rPassed Überprüfe die php.ini Datei: file_uploads = On:ini_get{'file_uploads')='1' = OnPassed Überprüfe die php.ini Datei: include_path enthält.:ini_get('include_path'}='.:/opt/iampp/lib/php'Passed Überprüfe die php.ini Datei: mbstring.func_over!oad =7: ini_get('mbstring.func_overload')-7'Passed Überprüfe ob die Erweiterung mysql geladen oder ladbarist Ja Passed Überprüfe ob die Erweiterung pgsql geladen oderladbar ist Ja Warning Überprüfe ob die Erweiterung odbc geladenoder ladbar ist FalschDie odbc Erweiterung (php extension) wird benötigt, wenn Siedie MaxDB, MsSQL or Oracle Datenbank einsetzen wollen.Warning Überprüfe ob die Erweiterung oci8 geladen oder ladbarist: FalschDie oci Erweiterung (php extension} wird benötigt, wenn Siedie Oracle Datenbank einsetzen wollen.Passed Überprüfe ob die Erweiterung mbstring geladen oderladbar ist: JaPassed Überprüfe ob die Erweiterung session geladen oder ladbarist: JaPassed Überprüfe ob die Erweiterung imap geladen oder ladbarist: JaPassed Überprüfe ob PEAR installiert ist 1.4.11eGroupWare 1.4 kompakt

16 eGroupWare – der EinstiegPassed Überprüfe ob PEAR::Auth_SASL installiert ist: 1.0.1Warning Überprüfe ob PEAR::HTTP_WebDAV_Server installiertist: FalschPEAR::HTTP_WebDAV_Server wird benötigt von: Filemanager. Installationdurch ausführen von: pear installHTTP_WebDAV_ServerPassed Überprüfe ob PEAR::Log installiert ist: 1.8.7 PassedÜberprüfe die GD Unterstützung...: JaPassed Überprüfe Datei Zugriffsrechte von . für nichtschreibbar von jedem (world writeable): root/rootdrwxr-xr-xDieser Test braucht einige Zeit, bitte warten ...Passed Überprüfe ob der Webserver auf die php.inj Einstellungsession.save_path-7tmp' schreiben kann: root/root drwxrwxrwtNachdem Sie die fehlerhaften Einstellungen geändert haben, führen Sie über denLink Zum Wiederholen des Installationstests hier klicken einen erneuten Testdurch. Erfüllen alle Einstellungen die Mindestanforderungen, klicken Sie auf denLink Mit der Header-Verwaltung weiter machen.www.brain-media.de

eGroupWare installieren 17Der Kopfbereich der Header-Verwaltung.Mit der sogenannten Header-Verwaltung konfigurieren Sie die Datei header.inc.php.Das ist eine Textdatei, in der die grundlegenden Konfigurationseinstellungendes Groupware-Systems hinterlegt sind. Dabei handelt es sich um dieEinstellungen, die nicht in der Datenbank abgespeichert werden können, beispielsweisedas Server-Verzeichnis, den Datenbanknamen etc.Wie Sie voranstehender Abbildung entnehmen können, präsentiert Ihnen die Header-Verwaltungzunächst die Ergebnisse des Tests. Es folgen die eigentlichen Einstellungen.Auf die Header-Verwaltung können Sie bei einer existierendeneGroupWare-lnstallation immer wieder zurückkehren. Sie greifen auf die Einstellungenüber folgende URL zu:http://egw-server/setup/eGroupWare 1.4 kompakt

18 eGroupWare – der EinstiegIn der Header-Verwaltung können Sie folgende Einstellungen vornehmen:• Server-Root: Bei einer typischen Linux-Installation ist der Pfad beispielsweise/var/www/html/egroupware. Diese Konfiguration wird voneGroupWare automatisch erkannt und muss in der Regel nicht verändertwerden.• Include-Root: Hier finden Sie in der Regel das gleiche Verzeichnis beider Konfiguration des Server-Wurzelverzeichnisses. Auch hier ist in derRegel keine Anpassung erforderlich.• Benutzer für Header-Verwaltung: Die typische Bezeichnung für dieHeader-Verwaltung ist admin. Auch diese können Sie gegebenenfalls ändern.Weitere Details der Header-Verwaltung.• Passwort für Headerverwaltung: Es folgt das Eingabefeld für das Passwortder Header-Verwaltung. Es wird benötigt, wenn Sie nach der Installationan der Header-Datei Änderungen vornehmen wollen, wenn Sie beispielsweiseweitere Instanzen (eGroupWare-Domains) einrichten wollen.www.brain-media.de

eGroupWare installieren 19• Zugang beschränken: Hier bietet Ihnen die Header-Verwaltung dieMöglichkeit, den Zugang zum Setup auf bestimmte IP-Adressen, Netzwerkeoder Hostnamen zu beschränken. Geben Sie dazu in das Eingabefeldeinfach die IP-Adressen bzw. Netzwerkadressen ein, beispielsweisewww.server.de, 127.0.0.1 oder 10.1.1. Diese Funktion ist beispielsweisewichtig, da das Setup-Log-in keinen Schutz gegen Brute-Force-Attackenbietet.• Permanente Verbindungen: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie,ob sie eine permanente Datenbankverbindung wollen. Der Vorteil: Einehöhere Performance. Der Nachteil: Es werden mehr Ressourcen verbraucht.Bei kleineren Umgebungen können Sie die Option bedenkenlosauf Ja setzen. Wenn Sie über hundert Clients mit Ihrem Groupware-System versorgen, sollten Sie über einen ausreichend leistungsfähigenRechner verfügen, der die Mehrbelastung problemlos wegsteckt.• Session-Typ: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie, welches Session-ManagementSie verwenden wollen. Sie haben die Wahl zwischen folgendendrei Optionen:oooPHP: Dieser Session-Managementtyp weist eine bessere Performanceals die Option Datenbank auf. Er ist daher die Standardkonfiguration.PHP plus Wiederherstellen: Entscheiden Sie sich für diese Option,wenn Sie die beste Performance erzielen wollen. Dabeispeichert eGroupWare-Umgebung die Verbindung komplett inder Session. Allerdings gibt es auch hier ein Problem: VerschiedenePHP-Apache-Installationen haben Probleme mit dieserKonfiguration. Im schlimmsten Fall hängt sich der Apache-Webserver auf und es ist kein Einloggen mehr möglich. TestenSie daher auf einem Zweitsystem, ob sich Ihr System mit dieserKonfiguration verträgt. Falls ja, sollten Sie diese auch verwenden.Datenbank: Bei dieser Option wird die Session in der Datenbankgespeichert. Es ist die langsamste Variante und sollte dahernur in Ausnahmefällen verwendet werden.• MCrypt einschalten: Hier legen Sie fest, ob Sie die VerschlüsselungstechnikMCrypt verwenden wollen oder nicht. Beachten Sie, dass nicht alleMCrypt-Algorithmen und -Modi mit eGroupWare zusammenarbeiten.Treten Probleme nach der Aktivierung auf, sollten Sie die Option deakti-eGroupWare 1.4 kompakt

20 eGroupWare – der Einstiegvieren. Der Einsatz von MCrypt ist insbesondere dann sinnvoll, wenn SieeGroupWare auf einem Shared-Webhost betreiben, bei dem sich mehrereBenutzer einen Webserver teilen (so wie es bei den meisten Webspace-Providern der Fall ist). Mit MCrypt sichern Sie die Übermittlung der Daten,da ansonsten Passwörter unverschlüsselt sind und von anderen Hostnutzernausgelesen werden könnten.• MCrypt-Version: In diesem Feld geben Sie die MCrypt-Version an. BeiVersion vor 2.4 geben Sie einfach old in das Eingabefeld ein.• MCrypt-Initialisierungsvektor: Dieser Vektor sollte ungefähr 30 Zeichenlang sein und wird zufällig erzeugt. Da er vom System erzeugt wird,sollten Sie hier keine Änderungen vornehmen.• Domain-Auswahlbox beim Einloggen: Wenn Sie mehrere Datenbank-Instanzen (eGroupWare-Domains) verwenden, können Sie diese über eineAuswahlbox beim Login wählen.Es folgen acht Einstellungen für die Verwendung der Datenbankinstanz. In derKopfzeile Datenbank-Instanz (eGW Domain) finden Sie standardmäßig den Eintragdefault. Über die Checkbox Löschen können Sie zusätzliche Domains entfernen.Die weiteren Einstellungen:• Datenbank-Typ: Über dieses Auswahlmenü legen Sie fest, welchen DatenbanktypSie mit eGroupWare verwenden wollen. Sie haben die Wahlzwischen folgenden Einträgen:ooooooMySQLMySQLi (PHP5)MS SQL ServerSAP/Max DB via ODBCMS SQL Server via ODBCOracle via ODBCSie können zwischen allen installierten Datenbanken wählen, bei denender Installationstest die PHP-Erweiterung gefunden hat. In der Regel istMySQL die erste Wahl.www.brain-media.de

eGroupWare installieren 21Die Konfiguration der Datenbankinstanz.• Datenbank-Host: Es folgt die Konfiguration des Hostnamens bzw. derIP-Adresse des Datenbankservers. Bei einer lokalen Installation ist dasmeist localhost. Bei verschiedenen Datenbanken gelten Besonderheiten:• PostgreSQL: Lassen Sie das Eingabefeld leer, wenn Sie die empfohlenenUnix-Domain-Sockets anstelle einer TCP/IP-Verbindung verwenden.• ODBC/MaxDB: Verwenden Sie den DSN (Datenquellenname).• Datenbank-Port: In diesem Eingabefeld geben Sie den TCP-Port des Datenbank-Serversan. Bei einem MySQL-Datenbankserver ist das meist3306.• Datenbank-Name: In diesem Textfeld geben Sie den Namen für Ihre Datenbankan. Verwenden Sie dabei keine Leerzeichen oder Sonderzeichen.Die Vorgabe lautet egroupware.eGroupWare 1.4 kompakt

22 eGroupWare – der Einstieg• Datenbank-Benutzer: In diesem Textfeld hinterlegen Sie den Namen desDatenbankbenutzers, den eGroupWare verwendet. Die Vorgabe lautetauch hier egroupware.• Datenbank-Passwort: Hier hinterlegen Sie das Passwort für den Datenbankzugriff.• Konfigurationsbenutzer: Hier hinterlegen Sie den Benutzernamen fürdie Konfiguration.• Konfigurationspasswort: Das Passwort ist für die Konfiguration für dasobere Log-in vom Setup erforderlich. Wenn Sie nur eine Datenbank-Instanz, also eine eGroupWare-Domain verwalten, sollten Sie denselbenNamen und Passwort wie für die Header-Verwaltung verwenden. Dasvereinfacht die Sache erheblich.Am Fuße des Einrichtungsformulars finden Sie drei weitere wichtige Schaltflächenmit folgenden Funktionen:• Konfiguration schreiben: Mit einem Klick speichern Sie Ihre Konfigurationin der Datei header.inc.php. Das setzt voraus, dass der Webserver indem eGroupWare-Installationsverzeichnis Schreibrechte besitzt. Das istzumindest während der Installation und Konfiguration erforderlich. Siesollten das aber im „normalen" Betrieb abstellen.• Herunterladen: Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie dieEinstellungen für Ihr System auf Ihren lokalen Rechner herunterladen (dieDatei heißt automatisch header.inc.php). Sie können diese Einstellungenbeispielsweise per FTP auf ein anderes eGroupWare-System übertragen.• Anzeigen: Diese Schaltfläche zeigt die Datei mit allen Einstellungen an.Um Ihre Einstellungen zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Schreiben.Sie landen automatisch im Setup-Dialog, über den Sie Zugriff auf das Setup undauf die Header-Administration haben.Tipp: eGroupWare-Push-ServiceWenn Sie eGroupWare nicht lokal, sondern bei einem Webspace-Provider einsetzenwollen, vereinfacht sich die Installation mit dem recht neuen eGroupWare-Push-Service, der über http://egwpush.proserver1.at verfügbar ist. Er überträgt dieaktuelle eGroupWare-Version auf einen Server Ihrer Wahl.www.brain-media.de

eGroupWare installieren 23Der Log-in-Dialog.Tipp: Passwort vergessenSollte Ihnen das Passwort verloren gegangen sein oder sollten Sie es vergessenhaben, so können Sie in der Datei header.inc.php das Passwort header admin_passwordoder config_passwd − dargestellt als md5-hash durch ein Passwortim Klartext ersetzen. Sie müssen allerdings danach unbedingt das entsprechendePasswort wieder über die Header-Verwaltung setzen, damit es nicht in der Datei inunverschlüsselter Form, sondern wieder gehasht ist, also unlesbar.Loggen Sie sich im oberen Dialog ein, um die eGroupWare-Umgebung einzurichten.Dazu geben Sie im oberen Teil des Log-in-Fensters Ihren Konfigurationsbenutzernamenund das zugehörige Passwort ein. Haben Sie mehrere Datenbank-Instanzen, also eGroupWare-Domains erzeugt, so stellt Ihnen das Formular dasAuswahlmenü Domains zur Verfügung. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie diedeutsche Sprachvariante verwenden. Das vereinfacht die Konfiguration.eGroupWare 1.4 kompakt

24 eGroupWare – der Einstieg1.3 Einrichtung der eGroupWare-UmgebungEs folgt die Konfiguration der eGroupWare-Umgebung. Diese umfasst mehrereSchritte. Konkret haben Sie sechs Schritte vor sich:1. Verwaltung der Anwendungen2. Konfiguration3. Einrichten des Administratorkontos4. Verwaltung der Sprache5. Erweiterte Verwaltung der Anwendungen6. DatensicherungDer Setup-Dialog zeigt Ihnen alle Schritte in einer Übersicht an. Auch hier kommenwieder die Icons grüner Haken und rotes Kreuz zum Einsatz, mit denen Ihnendie Umgebung anzeigt, welche Arbeiten noch zu erledigen sind und welche Siebereits abgearbeitet haben. Das Ziel: Der Einrichtungsdialog kennzeichnet alleSchritte mit einem grünen Häkchen und zeigt so an, dass die Umgebung vollständigund korrekt eingerichtet ist.Der erste Schritt trägt die Bezeichnung Schritt 1 - Einfache Verwaltung der Anwendungen.Hier sind verschiedene Aktionen und Einstellungen zu verändern bzw.anzupassen. In der oberen Auswahlbox können Sie einen Zeichensatz auswählen.Benutzen Sie utf-8, wenn Sie planen, Sprachen mit unterschiedlichen Zeichensätzenzu verwenden. Der vorgeschlagene Zeichensatz entspricht Ihrem eigenen Zeichensatz,z. B. iso-8859-1 für den westeuropäischen Raum.www.brain-media.de

Einrichtung der eGroupWare-Umgebung 25Das Ziel ist erreicht: Der Einrichtungsdialog zeigt an,das Ihre Umgebung vollständig eingerichtet ist.Beim Anlegen der Datenbank haben Sie zwei Möglichkeiten:• Sie können die Datenbank per Hand anlegen. Dazu wechseln Sie zur Konsoleund erzeugen beispielsweise eine neue Datenbank.• Alternativ können Sie versuchen, mit eGroupWare eine Datenbank anzulegen.Nachdem die Datenbank erzeugt ist, klicken Sie auf den Button Installation erneutüberprüfen, damit Ihre Eingaben geprüft werden können. Als Nächstes können Sieden Zeichensatz verändern, alle Anwendungen installieren oder Sie können vorhereine Datensicherung installieren, indem Sie die entsprechende Datei auswählenund den Button Datensicherung installieren betätigen.eGroupWare 1.4 kompakt

26 eGroupWare – der EinstiegDie eGroupWare-Konfiguration.Das eGroupWare-Entwicklerteam empfiehlt ausdrücklich, die Diagnosemeldungenwegzulassen. Aktivieren Sie die zugehörige Checkbox nur, wenn bei der Installationetwas nicht funktioniert, und führen Sie dann erneut aus. Wird keine Fehlermeldungenausgegeben, wurden die Anwendungen korrekt installiert. Klicken Sieanschließend erneut auf die Schaltfläche Installation erneut überprüfen. Ist alleskorrekt verlaufen, weist ein grüner Haken auf die korrekten Einstellungen hin.Es folgt der zweite Schritt, der die Bezeichnung Konfiguration trägt. Mit diesemSchritt konfigurieren Sie verschiedene Einstellungen für Ihre eGroupWare-Umgebung.Der zweite Schritt dient der Konfiguration Ihrer eGroupWare-Umgebung. Hierfinden Sie beispielsweise die Pfadinformationen zu Ihrer Umgebung, die hostspezifischenDaten, Mailserver-Einstellungen, die Konfiguration der Benutzerkon-www.brain-media.de

Einrichtung der eGroupWare-Umgebung 27ten und Authentifizierung, LDAP-Einstellungen etc. Die verschiedenen Konfigurationsbereichesind in Gruppen zusammengefasst.Als Erstes sind die Pfadinformationen dran. Hier finden Sie folgende Einstellungen:• Vollständiger Pfad für temporäre Dateien: Dieser lautet unter Linuxmeist /tmp.• Vollständiger Pfad für Benutzer- und Gruppendateien: Dieser Pfadkönnte beispielsweise /files heißen. Diese Einstellung ist wie auch die Vorangehendenatürlich von Ihrer Systemkonfiguration abhängig. Wichtigist, dass der Pfad für die Benutzer- und Gruppendateien außerhalb IhresDokumentenwurzelverzeichnisses (docroot) liegt und der Webserver aufdieses Verzeichnis Schreibberechtigung haben muss. Achten Sie außerdemdarauf, Schreibrechte aus Sicherheitsgründen nie für alle, sondernnur für den Webserver zu setzen. Ein Beispiel: drwx ----- apache.• Datensicherungsverzeichnis: Dieses Eingabefeld können Sie durchausfrei lassen. Dann verwendet eGroupWare automatisch als Benutzer- undGruppenverzeichnis db_backup. Wichtig ist auch hier, dass sich das Verzeichnisaußerhalb des Docroot befindet.• URL zur eGroupWare Installation: Hier geben Sie den gewünschtenPfad zur eGroupWare-lnstallation an. Dieser kann beispielsweiseegroupware oder http://www.domain.com/eqroupware lauten. Wichtig isthier, dass Sie keinen nachfolgenden Slash (/) bei der Eingabe verwenden.• Auswahlreihenfolge der Bilddateitypen: Über dieses Auswahlmenükönnen Sie aus drei Reihenfolgen wählen. Der Standard für Firefox istPNG-JPG-GIF, für den Internet Explorer verwenden Sie am besten GIF-JPG-PNG.Es folgt der Bereich Host-Informationen. Hier stehen Ihnen folgende Einstellungenund Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung:• Hostname des Computers auf dem der Server läuft: Hier tragen Sieden Hostnamen ein. Meist ist es localhost.• Standard-FTP-Server: Dieses Eingabefeld können Sie in der Regel leerund die nachfolgenden Einstellungen zum MIME-Typ auf Nein belassen.• HTTP-Proxy-Server: Wenn der Zugriff auf das Internet über einen Proxy-Servererfolgt, so geben Sie in den vier folgenden Eingabefeldern folgendeEinstellungen ein:eGroupWare 1.4 kompakt

28 eGroupWare – der EinstiegooooIP-Adresse des Proxy-ServersPortGegebenenfalls BenutzernamePasswortDie korrekte Konfiguration ist insbesondere für das Herunterladen deseGroupWare-Online-Handbuchs und dessen Aktualisierungen erforderlich.Es folgen die Standard-Mailserver-Einstellungen. Beachten Sie, dass diese auch fürdie Mail-Authentifizierung verwendet werden. Die Einstellungen im Einzelnen:• POP/IMAP Mail Server Hostname oder IP Adresse: Hier geben Siedie IP-Adresse bzw. den Hostnamen des Mailservers an, den Sie für denE-Mail-Eingang verwenden wollen.• Mail Server Protokoll: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie dasProtokoll. Aufgrund der Flexibilität empfiehlt sich der Einsatz einesIMAP-Servers.• Mail Server Login Typ: Dieses Auswahlmenü stellt Ihnen zwei Log-in-Typen zur Auswahl:ooVirtual Mail Manager (Log-in-Name enthalten Domain)Standard (Log-in-Name identisch zu eGroupWare Benutzername)Wenn der Anmeldename am Mailserver (nicht identisch mit der Group-Ware) eine Domain benötigt, der eGW-Benutzername diese aber nichtenthält, wählen Sie die Option Virtual Mail Manager.• Mail Domain (für Virtual Mail Manager): Hier geben Sie die Domainan, die für alle Benutzer gilt. Wichtig ist, dass Sie die Adresse immer angeben,da sie im Zweifelsfall genutzt wird, um daraus die E-Mail-Adressezu bilden (Benutzername@Domain).• SMTP Server Hostname oder IP Adresse: Hier geben Sie die Adressebzw. den Hostnamen des SMTP-Servers an, den Sie für den E-Mail-Versand verwenden wollen.www.brain-media.de

Einrichtung der eGroupWare-Umgebung 29• SMTP Server Port: Wenn Ihr Mailserver einen anderen als den Standard-Port25 verwendet, geben Sie hier dessen Wert ein. Bei einer Standardkonfigurationkönnen Sie das Feld auch frei lassen.• Benutzer für SMTP-Authentifizierung: Hier geben Sie gegebenenfallsden Benutzernamen für die SMTP-Authentifizierung an. Wenn alsoSMTP-Auth für den E-Mail-Versand erforderlich ist, müssen Sie in diesemEingabefeld den korrekten Namen und in das nachfolgende Eingabefelddas entsprechende Passwort eingeben.• Passwort für SMTP Authentifizierung: Hier hinterlegen Sie das Passwortfür die Authentifizierung auf dem SMTP-Server.Konfiguration der Authentifizierung und der Benutzerkonten.eGroupWare 1.4 kompakt

30 eGroupWare – der EinstiegEs folgen die Einstellungen für die Authentifizierung und die Benutzerkonten.Diese fallen recht umfangreich aus. Die Einstellungen im Einzelnen:• Welche Art der Authentifizierung wollen Sie benutzen: In diesemAuswahlmenü bestimmen Sie den Authentifizierungstyp. Sie haben dieWahl zwischen folgenden Optionen:ooooooMailSQLLDAPWebserverPAM/NISADSBei allen Authentifizierungsarten, die Option SQL ausgenommen, sindweitere Angaben notwendig. Für den IMAP-Server finden Sie die Einstellungenunter Mail und für LDAP sind sie im nächsten Abschnitt beschrieben.Auch die Verwendung von Microsofts Active Directory ist möglich.Dazu verwenden Sie den Eintrag ADS (Active-Directory-Service).• Wo wollen Sie die Benutzerkonten speichern: Über dieses Auswahlmenülegen Sie fest, ob Sie die Benutzerkonten in der SQL-Datenbank oderauf dem LDAP-Server speichern wollen. Wenn Sie sich für die LDAP-Variante entscheiden, müssen Sie im unteren Bereich das Zusammenspielmit dem LDAP-Server konfigurieren.• SQL-Verschlüsselungstyp für das Passwort (Vorgabe MD5): Überdieses Auswahlmenü bestimmen Sie die Verschlüsselung, mit der diePasswörter gesichert werden. Sie haben die Wahl zwischen folgendenEinstellungen:oooMD5MD5_CRYPTCRYPTIn der Regel müssen Sie an der Voreinstellung MD5 keine Änderung vornehmen.• Aktiviere die sichere Passwort Überprüfung: Was diese Einstellunggenau macht, ist leider nicht dokumentiert. Sie ist standardmäßig deaktiviert.www.brain-media.de

Einrichtung der eGroupWare-Umgebung 31• Erlaube Benutzerauthentifizierung über ein Cookie: Um Benutzernden Zugriff zu erleichtern, können Sie die Authentifizierung über Cookiesaktivieren. Aus Sicht der Sicherheit ist das nicht wünschenswert. BelassenSie daher die Standardkonfiguration Nein.• Anonymen Benutzer automatisch einloggen: Auch das automatischeEinloggen von anonymen Benutzern sollten Sie deaktiviert lassen.• Erlaube Password Migration: Was diese Einstellung macht, ist leiderebenfalls nicht dokumentiert. Sie ist standardmäßig deaktiviert.• Erlaube Migrationstypen (Komma separiert): Was diese Einstellunggenau macht, ist leider nicht dokumentiert.• Minimum für Benutzer-ID (z. B. 500 oder 100): Hier geben Sie den unterenWert für Ihre Benutzer-IDs an.• Maximum für Benutzer-ID (z. B. 65535 oder 1000000): Hier bestimmenSie entsprechend den maximalen Wert.• Präfix für Benutzernamen: Wenn Sie ein Präfix für die Benutzernamenverwenden wollen, so geben Sie dieses hier ein. Die Verwendung kannsinnvoll sein, um die Zugehörigkeit von Benutzern zu bestimmten Abteilungen/Domains/Systemeneinfacher erkennen zu können.• Benutzername mit Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinschreibung:eGroupWare geht standardmäßig davon aus, dass beim Benutzernamennicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werdensoll.• Benutzerkonten für authentifizierte Benutzer automatisch anlegen:Wenn Sie diese Option auf Ja setzen, werden die Benutzer beim erstenAnmelden automatisch angelegt, wenn sie sich richtig authentifiziert haben.• Automatisch angelegte Benutzerkonten laufen ab in: Hier legen Sie dieZeitspanne fest, nach der automatisch erzeugte Konten ablaufen. Mit demWert 1 Woche sind Sie in der Regel gut bedient.• Automatisch erzeugte Benutzer zu dieser Gruppe hinzufügen: Hierkönnen Sie angeben, in welcher Gruppe neue Benutzer angelegt werdenund damit deren Zugriffsrechte automatisch zuordnen. Wenn Sie keineEingabe vornehmen, werden die Benutzer der Gruppe Default zugeordnet.• Wenn es keinen ACL-Eintrag für einen Benutzer oder eine Gruppe,der er angehört, gibt: Hier legen Sie fest, wie mit Benutzern verfahreneGroupWare 1.4 kompakt

32 eGroupWare – der Einstiegwird, die dem System unbekannt sind. Ihnen wird der Zugriff standardmäßigverwehrt.Es folgen die LDAP-Einstellungen, die Sie nur dann vornehmen müssen, wenn Sieeinen LDAP-Server für die Benutzerverwaltung verwenden. Die Verwendung vonLDAP ist allerdings recht komplex. Die Entwickler empfehlen, die Sache über dieSQL-Datenbank zu lösen, auch weil die LDAP-Unterstützung sehr rudimentär ist.Es bietet sich an, für die LDAP-Server-Administration zu LdapMyAdmin zu greifen.Die Einrichtung Ihrer eGroupWare-Domain hat drei weitere Konfigurationsbereichezu bieten, die hier der Vollständigkeit halber erwähnt werden sollen:• Wenn Sie ADS (Activ Directory) Authentifizierung benutzen: In diesemBereich hinterlegen Sie den Hostnamen bzw. die IP-Adresse desDomain-Controllers.• MCrypt-Einstellungen (benötigt die MCrypt-Erweiterung von PHP):In diesem Bereich hinterlegen Sie einen Zufallstext zur Verschlüsselungder Anwendungssitzung und legen den MCrypt-Algorithmus und denMCrypt-Modus fest.• Zusätzliche Einstellungen: Mit diesen Einstellungen legen Sie fest, woSie die Dateiinformationen ablegen wollen. Es empfiehlt sich die StandardeinstellungSQL beizubehalten, damit alle Anwendungen unterstütztwerden. Außerdem können Sie festlegen, ob die Dateiinhalte im Dateisystemoder ebenfalls in der Datenbank gespeichert werden. Behalten Sie dieStandardeinstellung Filesystem bei, damit alle eGroupWare-Anwendungen korrekt arbeiten.www.brain-media.de

Einrichtung der eGroupWare-Umgebung 33Die Konfiguration des Administratorkontos.Im dritten Schritt wird das Administratorkonto angelegt. In das zugehörige Formulargeben Sie folgende Daten ein:• Admin-Benutzername• Admin-Vorname• Admin-Nachname• Admin-PasswortWenn Sie die Checkbox oberhalb des Admin-Kontos abhaken, werden alle existierendenDaten gelöscht. Die angelegten Testseiten des Content-Management-Systems funktionieren dann z. B. nicht mehr. Bei einer Neuinstallation ist das nichtnotwendig.Sie können außerdem drei zusätzliche Demo-Benutzer anlegen. Dazu aktivierenSie die Checkbox Demo-Benutzer anlegen. Für den Einstieg sind diese Benutzerdurchaus sinnvoll, um mit den verfügbaren Funktionen spielen zu können. BeieGroupWare 1.4 kompakt

34 eGroupWare – der EinstiegProduktivsystemen sollten Sie keine Demo-Benutzer anlegen, da sie für Angriffevon außen anfälliger werden. Nach dem Speichern der Daten wird auch der dritteSchritt durch einen grünen Haken gekennzeichnet.Der vierte Schritt: Die Konfiguration der Sprachunterstützung.Im vierten Schritt ist die Verwaltung der Sprachen dran. Auf dem zugehörigenDialog können Sie bestimmen, welche Sprachen Sie in der eGroupWare benutzenmöchten. Wie Sie voranstehender Abbildung entnehmen können, handelt es sichum ein Auswahlmenü, das die Installation mehrerer Sprachen erlaubt.Halten Sie zum Markieren einfach die Strg-Taste gedrückt und markieren Sie derReihe nach die gewünschten Sprachpakete. Mit einem Klick auf Installieren richtenSie die neuen Pakete ein.www.brain-media.de

Einrichtung der eGroupWare-Umgebung 35Die Auswahl der zu installierenden eGroupWare-Anwendungen.Der fünfte Schritt dient der Konfiguration der zu installierenden eGroupWare-Anwendungen. Ihr System präsentiert Ihnen in tabellarischer Form eine Übersichtaller installierten und nicht installierten Anwendungen. Dort erfahren Sie auch,welche Anwendungen aktiviert sind und mit welchem Modus es Probleme gibt.Zur Kennzeichnung von Problemen oder anderen Status kommen die gleichenSymbole zum Einsatz, wie Sie bereits oben beschrieben sind. Ein neues Symbolkann Ihnen hier allerdings begegnen: der orange Blitz. Er zeigt an, dass die Installationder Anwendung fehlgeschlagen ist. Eventuell finden Sie in der Spalte Lösenden notwendigen Hinweis für die Problembehebung.eGroupWare 1.4 kompakt

36 eGroupWare – der EinstiegDie Details einer installierten eGroupWare-Anwendung.Ist eine Anwendung korrekt installiert, so können Sie mit einem Klick auf dasgrüne Häkchen weitere Detailinformationen abrufen. Auf den jeweiligen Seitenerfahren Sie, was die Anwendung leisten kann, wer sie entwickelt hat und in welcherVersion sie installiert ist. Sie finden außerdem das Installationsverzeichnisund in der Regel Informationen zu Abhängigkeiten sowie die Kontaktmöglichkeitzu den Entwicklern.Der letzte Setup-Schritt dient der Konfiguration der Datenbanksicherung und Wiederherstellung.Über den zugehörigen Dialog können Sie Ihre eGroupWare-Datenbank sichern, eine regelmäßige Datensicherung planen oder Daten aus altenSicherungen wiederherstellen.www.brain-media.de

Einrichtung der eGroupWare-Umgebung 37Der letzte Schritt dient der Konfiguration der Datensicherung.Um eine Sicherung zu erstellen, klickt man auf den Button Planen. eGroupWaregibt eine tägliche Datensicherung vor, die von Dienstag bis Samstag um 03:00 Uhrmorgens durchgeführt wird. Diese Vorgabe müssen Sie lediglich an Ihre Anforderungenanpassen. Sie können nahezu beliebige Sicherungen einführen. Mit einemKlick auf den Button Löschen entfernen Sie eine Sicherung wieder aus der Listeder geplanten Datensicherungen. Um eine Sicherung direkt auszuführen, klickenSie auf die Schaltfläche Jetzt sichern.Wichtig für die Ausführung geplanter Datensicherungen: Der asynchrone zeitgesteuerteDienst muss im Administrationsbereich installiert und aktiviert sein. Andernfallsist keine Sicherung möglich. Das Aktivieren des Dienstes ist unter Linuxeinfach: Drücken Sie in der Administration einfach auf den Button AsynchronerDienst aktivieren. Wenn Sie mit Windows als Server-Plattform arbeiten, ist dieSache ein wenig aufwendiger, denn dann müssen Sie den asynchronen zeitgesteuertenDienst manuell aktivieren. Mehr dazu im Abschnitt 2.12.Ein weiterer Vorteil der Datensicherungsfunktion: Wenn Sie eGroupWare nichtauf einem lokalen Server, sondern bei einem Webspace-Provider betreiben, könnenSie Ihre Datensicherung aus dem Netz auf Ihren lokalen Rechner herunterladen.Das Wiederherstellen einer Datensicherung ist ebenfalls sehr einfach: Klicken Sieauf den Button Wiederherstellen, um das Backup wieder einzuspielen. Doch Vorsicht:Beim Restore gehen alle Änderungen seit der Datensicherung unwiderruflichverloren.eGroupWare 1.4 kompakt

38 eGroupWare – der EinstiegIst auch dieser Schritt erfolgreich abgeschlossen, ist eGroupWare vollständig konfiguriertund einsatzbereit. Sie können sich über den Log-in-Dialog das erste Malin das System einloggen.1.4 Update einer eGroupWare-lnstallationWenn Sie bereits mit einer eGroupWare-lnstallation arbeiten und auf eine neuereVersion umsteigen wollen, so ist auch das recht einfach − und vor allem zuverlässig− möglich. Wie Sie dabei vorgehen müssen, ist von dem Typ des verwendetenUpdate-Paketes (tar, zip, rpm ...) abhängig.Die typische Vorgehensweise beim Update einer eGroupWare-lnstallation:• Wechseln Sie zunächst in das eGroupWare-Verzeichnis, meist ist esegroupware im docroot-Verzeichnis Ihres Apache-Servers.• Sichern Sie dann die Datei header.inc.php.• Als Nächstes erzeugen Sie eine Sicherung Ihrer Datenbank. Das wird übrigensab Version 1.2 automatisch beim Update durchgeführt.• Löschen Sie im nächsten Schritt Ihre bestehende Installation – manuelloder mithilfe des Paketmanagers (je nachdem, wie Sie installiert haben).Sie können die bestehende Installation auch einfach umbenennen oderkomplett in ein Sicherungsverzeichnis verschieben.• Dann installieren Sie das neue eGroupWare-Paket in dasselbe Verzeichnis.• Kopieren Sie die oben gesicherte Konfigurationsdatei header.inc.phpwieder zurück.• Wechseln Sie in das eGroupWare-Setup (siehe oben) und nehmen Sie gegebenenfallsweitere Anpassungen vor.Damit ist eGroupWare aktualisiert und Sie können sich nun mit den neuen Funktionenvertraut machen.Beim Update sind einige Dinge zu beachten. Updates, die die eGroupWare-PIbetreffen, werden im Schritt 1 angezeigt. Ein Arbeiten ist möglich, sobald dasUpdate eingespielt ist. eGroupWare fordert Sie auf, eine Datensicherung durchzuführenund führt anschließend das Update aus.www.brain-media.de

Update einer eGroupWare-lnstallation 39Updates für einzelne Anwendungen werden im Schritt 5 eingespielt, falls sie nichtschon im Schritt 1 aktualisiert wurden. In der Anwendungstabelle finden Sie dieaktuellen und verfügbaren Versionen. Das rote Kreuz zeigt Ihnen an, dass ein Updatefür diese Anwendung vorhanden ist. Um die Anwendung auf den neuestenStand zu bringen, aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Aktualisieren.eGroupWare 1.4 kompakt

40 eGroupWare – der Einstiegwww.brain-media.de

412 Die Administration der eGroupWare-UmgebungDa wir nun ein voll funktionsfähiges eGroupWare-System haben, wollen wir in dieAdministration und Nutzung desselben einsteigen. Dazu müssen Sie wissen, dassdie Administration und Konfiguration von eGroupWare an verschiedenen Stellenerfolgt. Eine der wichtigsten ist die Admin-Anwendung, die über das erste Iconlinks in der eGroupWare-Leiste verfügbar ist. Andere Bereiche haben Sie bereitskennengelernt, beispielsweise das Setup. Verschiedene Anwendungen besitzenzudem eine eigene Administration und Konfiguration.Einstieg in die eGroupWare-Administration.eGroupWare 1.4 kompakt

42 Die Administration der eGroupWare-UmgebungBevor wir uns die Administration näher anschauen, werfen wir noch einen allgemeinenBlick auf die eGroupWare-Schnittstelle. Im Kopfbereich finden Sie dieeGroupWare-Symbolleiste, über die Sie auf die verschiedenen Anwendungen zugreifen.Über das eGroupWare-Symbol links greifen Sie auf die eGroupWare-Website zu. Unterhalb der Leiste finden Sie die Funktionen der jeweiligen Anwendung.Standardmäßig wird beim Zugriff auf das eGroupWare-System die Kalender-Anwendunggeöffnet. Links finden Sie zu jeder Anwendung verschiedeneMenüs und Funktionen. In der Regel sind sie immer über das Hauptmenü und dasAnwendungsmenü verfügbar. Bei einigen Anwendungen ist auch ein Admin-Menüoder eines für anwendungsspezifische Aufgaben verfügbar.2.1 Konfiguration des Admin-ModulsÜber die Administration können Sie beispielsweise die Administration konfigurieren,Benutzer und Gruppen einrichten, Anwendungen konfigurieren, Protokolleeinsehen und vieles mehr.Die Konfiguration der Administration.www.brain-media.de

Konfiguration des Admin-Moduls 43Folgen wir zunächst dem Link Konfiguration der Anwendung, der der Einrichtungdes Admin-Moduls dient. Dort finden Sie verschiedene Anpassungsmöglichkeitenund auch sicherheitsrelevante Einstellungen. Im Bereich Konfiguration der Anwendungfinden Sie folgende Einstellungen:• Soll eGroupWare prüfen ob eine neue Version vorhanden ist, wennsich ein Administrator anmeldet? Diese Option ist standardmäßig aufNein gesetzt. Wenn Sie sie auf Ja stellen, wird bei jedem Log-in einesAdministrators nachgeprüft ob, es bereits eine neuere Version voneGroupWare gibt. In der Regel ist das nicht erforderlich.• Zeit nach der Sitzungen verfallen: In diesem Eingabefeld bestimmenSie die Zeitspanne nach der eine Sitzung ungültig wird. Die Angabe erfolgtin Sekunden. Der Standardwert lautet 14400 Sekunden, also 4 Stunden.• Zeit nach der Anwendungsdaten der Sitzung gelöscht werden: Hierlegen Sie fest, wie lange die Anwendungsdaten einer Sitzung gespeichertwerden. Die Vorgabe ist 86400 Sekunden, also einen Tag.• Sollen neue Sprachen automatisch geladen werden: Dieser Schalter iststandardmäßig auf Ja gesetzt. In dieser Konfiguration wird bei jedem Loginüberprüft, ob neue Sprachen vorhanden sind. Falls ja, werden sie geladen.Schon um Systemressourcen zu sparen, sollten Sie diese Optiondeaktivieren.Was tun bei Performance-Problemen?Sollte er bei Ihrer eGroupWare-Installation zu Performance-Problemen kommen,sollten Sie den eAccelerator (http://www.eaccelerator.net) installieren. Das ist einOpen-Source-Tool für den Einsatz auf Webservern. Es dient als Beschleuniger,Optimierer, Encoder und Cache für PHP-Seiten. In der Regel bringt es einen spürbarenPerformance-Gewinn.Es folgen die Einstellungen des Bereichs Aussehen. Konkret sind das die Folgenden:• Titel der eGroupWare Installation: In diesem Eingabefeld können Sieden Titel ändern, der in der Titelzeile des Browsers angezeigt wird.• URL oder Dateiname Ihres Logos: Hier bestimmen Sie den Pfad zu IhremLogo − so Sie ein eigenes in der eGroupWare-Umgebung verwendenwollen.eGroupWare 1.4 kompakt

44 Die Administration der eGroupWare-Umgebung• URL mit der das Logo verlinkt werden soll: Hier geben Sie die URLan, auf die die Benutzer gelangen, wenn sie auf das Logo in der linkenoberen Ecke klicken.• Titel Ihres Logos: Sie können optional einen Titel für Ihr Logo hinterlegen.• Zeige 'powered by' Logo: Schließlich können Sie festlegen, wo dasPowered-by-Logo eingeblendet wird. Sie haben die Wahl zwischen demSeitenanfang und -ende, also oben oder unten.Die Konfiguration des Admin-Moduls bietet Ihnen außerdem die Anpassung verschiedenersicherheitsrelevanter Einstellungen an. Diese sind im Abschnitt Sicherheitzusammengefasst.Die Sicherheitseinstellungen für die Administrationszentrale.www.brain-media.de

Konfiguration des Admin-Moduls 45Die Einstellungen dieses Bereichs im Überblick:• SitzungsId in einem Cookie speichern: In der Standardeinstellung Jawird die Sitzungs-ID in einem Cookie gespeichert. Der Vorteil dieser Einstellung:Sie muss nicht mehr mit der URL übergeben werden. Wenn Sieeinen fremden Rechner für den Zugriff auf das eGroupWare-System verwenden,sollten Sie sich immer abmelden, damit das Cookie gelöschtwird.• IP-Adresse für alle Sessions überprüfen: Auch dieses Feature ist standardmäßigaktiviert und verhindert das sogenannte Session-Hijacking.Dazu wird geprüft, ob die Sitzung von der gleichen IP aus benutzt wird.Dieses Sicherheitsfeature schützt allerdings nicht gegen Attacken aus demgleichen Netzwerk.• Allen Benutzern verbieten anderen Benutzern Zugriff zu ihren Datenzu gewähren: Wenn Sie diese Einstellung von der StandardeinstellungNein auf Ja setzen, können Benutzer anderen Benutzern nicht mehr selbstZugriff auf ihre Daten gewähren, denn die Zugriffssteuerung wird dannvon den Administratoren übernommen.• Wie viele Tage sollen Einträge im Zugangsprotokoll bleiben, bevor siegelöscht werden: Diese Funktion erklärt sich von selbst. Wichtig ist hier,dass man keinen zu niedrigen Wert verwendet, denn auch ein Wert von 90(Standard) hat kaum negative Auswirkungen auf die Performance undsorgt zudem für mehr Sicherheit.• Nach wie vielen erfolglosen Versuchen sich anzumelden, soll ein Benutzerkontogesperrt werden: Auch diese Einstellung erklärt sich selbst.Die Standardeinstellung lautet drei Versuchen. Damit sind Sie in der Regelgut bedient.• Nach wie vielen erfolglosen Versuchen sich anzumelden, soll eine IP-Adresse gesperrt werden: Diese Einstellung bezieht sich auf die zugreifendeIP-Adresse. Auch hier hat sich die Standardeinstellung 3 bewährt.Bei Testsystemen kann es natürlich auch einmal sinnvoll sein, den Wertnach oben zu setzen.• Wie viele Minuten soll ein Benutzerkonto oder eine IP gesperrt werden:Bei dieser Einstellung genügt es, wenn Sie einen Wert von wenigenMinuten verwenden, um sich gegen sogenannte Brute-Force-Attacken zuschützen. Eine typische Brute-Force-Attacke stellt der Versuch dar, Passwörterzu knacken. Der Standardwert 30 Minuten bietet einen ausreichendenSchutz und hat zudem den Vorteil, dass sich Benutzer, die sich tat-eGroupWare 1.4 kompakt

46 Die Administration der eGroupWare-Umgebungsächlich beim Einloggen nur vertippt haben, nicht zu lange warten müssen,bevor Sie sich wieder einloggen können.• Email Adressen der Administratoren (mit Komma getrennt) die übereine Sperre benachrichtigt werden sollen: In diesem Textfeld geben Siedie E-Mail-Adresse bzw. die Adressen an, an die eine Hinweis-Mail verschicktwird/werden, wenn ein Benutzer oder eine IP-Adresse gesperrtwird. Sie können hier beliebige Adressen verwenden und erfahren immer,wenn eine solche Sperrung erforderlich ist, um gegebenenfalls weitereSchutzmaßnahmen ergreifen zu können.• Automatisches Vervollständigen der Logindaten abschalten: WennSie statt der Standardeinstellung Nein die Option Ja verwenden, so versuchensich gängige Browser nicht daran, die Zugangsdaten in deren Passwortmanagernzu speichern. Aus Sicht der Sicherheit ist es zu empfehlen,die Vervollständigung zu deaktivieren, da sich die Zugangsdaten aus demBrowser auslesen lassen.• XMLRPC-Service einschalten: Aktivieren Sie diesen Service nur dann,wenn Sie ihn auch tatsächlich verwenden. Andernfalls stellt die Öffnungnur ein unnötiges Sicherheitsrisiko dar. Sie benötigen diesen Service beispielsweisefür den Datenabgleich mit verschiedenen Clients.• SOAP-Service einschalten: Auch hier gilt: Aktivieren Sie diesen Servicenur dann, wenn Sie ihn auch tatsächlich verwenden, da er andernfalls nurein unnötiges Sicherheitsrisiko darstellt.2.2 Benutzer einführenEine der wesentlichen administrativen Aufgaben eines eGroupWare-Administrators ist das Erzeugen und Verwalten von Benutzern und Gruppen. Fürbeide stellt eGroupWare unterschiedliche Formulare zur Verfügung. Mit einemKlick im Admin-Menü auf den Verweis Benutzerkonten öffnen Sie die Benutzerverwaltung.In der Benutzerverwaltung finden Sie beim ersten Zugriff bereits zwei Einträge:• Admin• AnonymousDen Admin-Benutzer haben Sie bei der Systeminstallation und -konfigurationerzeugt, den anonymen Benutzer erzeugt das eGroupWare-System automatisch.www.brain-media.de

Benutzer einführen 47Um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie in dessen Zeile einfachauf Editieren. Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie auf Hinzufügen.Das zugehörige Formular erlaubt eine sehr detaillierte Steuerung der Benutzerberechtigungenund Funktionen in der Groupware-Umgebung.Das Erzeugen eines neuen Benutzers.Auf dem Formular Benutzerdaten hinterlegen Sie die Einstellungen für den neuenBenutzer. Füllen Sie dazu folgende Felder aus:• LoginID: Hier geben Sie den Benutzernamen für das Benutzerkonto an.• Konto aktiv: Hier bestimmen Sie, ob das Konto aktiviert oder deaktiviertist. Bei deaktivierten Konten können sich die Benutzer nicht anmelden.• Vorname: In diesem Eingabefeld hinterlegen Sie den Vornamen des Benutzers.• Name: Und hier den Nachnamen des Benutzers.• Passwort: Hier geben Sie das Passwort für das Benutzerkonto an.eGroupWare 1.4 kompakt

48 Die Administration der eGroupWare-Umgebung• Passwort wiederholen: In diesem Eingabefeld müssen Sie die Eingabedes Passworts wiederholen, um sicherzustellen, dass man sich bei der erstenEingabe nicht vertippt hat.• Darf Passwort ändern: Optional können Sie dem Benutzer die Möglichkeitgeben, dass er sein Passwort ändern darf. Dieses Recht sollten Sie nurbei administrativen Accounts vergeben.• Anonymer Benutzer: Hier legen Sie fest, ob auch anonyme Benutzer inder Sitzungsübersicht angezeigt werden.• Abgelaufen: Hier bestimmen Sie, wann das Benutzerkonto abläuft oderablief. Soll ein Konto nicht ablaufen, aktivieren Sie das KontrollkästchenNie.• Gruppen: In diesem Bereich bestimmen Sie die Gruppenzugehörigkeitdes neuen Benutzers. Sie können den Benutzer bei einer neueneGroupWare-Installation der Gruppe Admin, Default oder NoGroup zuweisen.Um eine neue Gruppe zu erzeugen, wechseln Sie im Admin-Menü in die Gruppenverwaltung (dazu weiter unten mehr).• Primäre Gruppe: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie die Gruppe,der Benutzer primär zugeordnet werden sollen.Im unteren Bereich des Formulars zum Erstellen eines neuen Benutzers weisen Siedem Benutzer die gewünschten Anwendungen zu. Sie vereinfachen sich die Arbeit,wenn Sie diese Zuordnung über Gruppenzugehörigkeiten lösen. In Ausnahmefällenkann es durchaus auch einmal sinnvoll sein, die Anwendungen benutzerspezifischzuzuweisen.Das Formular zum Erstellen eines neuen bzw. zum Bearbeiten eines Benutzersstellt Ihnen drei weitere Funktionen zur Verfügung, die leider etwas inkonsistentgewählt sind. Und zwar sind dies:• Log-in-Kontolle• Einstellungen• AdressbuchWenn Sie dem Verweis Login-Kontrolle folgen, so wird auf der zugehörigen Seitedas Zugangsprotokoll angezeigt. Dort werden in tabellarischer Form die letztenSitzungen des Benutzers angeführt. Unterhalb der Tabelle wird zusätzlich angegeben,wie oft sich der Benutzer (in Prozent) abgemeldet hat.www.brain-media.de

Benutzer einführen 49Das eigentliche Zugangsprotokoll zeigt zu jedem Log-in die IP-Adresse, das Datumund die Dauer an. Auch der Abmeldezeitpunkt wird hier angezeigt.Über den Verweis Einstellungen gelangen Sie zu den allgemeinen Einstellungendes SiteMgr-Moduls, mit einem Klick auf Adressbuch öffnen Sie das Adressbuch.Wenn Sie einen bestehenden Benutzereintrag editieren, finden Sie dort außerdemden Link ACL-Rechte, mit dem Sie die ACL-Rechte für den Benutzer verwalten.Allerdings können Sie in der aktuellen eGroupWare-Version nur Benutzern Rechtein der Admin-Anwendung entziehen.Die Detailkonfiguration von Zugriff auf Anwendung verbieten.Konkret können Sie über die ACL-Rechtefunktion folgende Zugriffe verbieten:• Konfiguration der Anwendung• Zugriff auf Benutzerkonten• Zugriff auf Benutzergruppen• Zugriff auf Anwendungen• Zugriff auf globale Kategorien• Zugriff auf Startseiten-Nachricht• Zugriff auf aktuelle Sitzungen• Zugriff auf Zugangsprotokoll• Zugriff auf Fehlerprotokoll• Zugriff auf asynchronen zeitgesteuerten DiensteGroupWare 1.4 kompakt

50 Die Administration der eGroupWare-Umgebung• Zugriff auf DB Datensicherung und Wiederherstellung• Zugriff auf phpinfoZu jeder dieser Konfigurationsmöglichkeiten lässt eGroupWare Anpassungen zu.Dazu folgen Sie einfach einem Link. Wenn Sie beispielsweise den Zugriff aufAnwendungen verbieten wollen, können Sie die Beschränkung mit fünf Detaileinstellungensteuern:• Liste der Anwendungen• Anwendung hinzufügen• Anwendung bearbeiten• Anwendung löschen• Registrieren der "Hooks" der AnwendungenBei anderen Rechten sieht die Konfiguration anders aus.Die Gruppenverwaltung von eGroupWare.Damit Sie ein Gefühl dafür entwickeln, wie weitreichend die ACL-Funktionensind, editieren wir die Standardgruppe Default.www.brain-media.de

Gruppen verwalten 512.3 Gruppen verwaltenIn eGroupWare können Sie natürlich nicht nur Benutzer, sondern auch Gruppenhinzufügen. Der Vorteil: Sie können einer Gruppe spezifische Rechte zuweisenund in diese Gruppe dann beliebige Benutzer packen und diesen damit die gleichenRechte zuweisen. In der Praxis macht es beispielsweise Sinn, eine Gruppe für eineAbteilung A und eine für Abteilung B zu erstellen. Da häufig in einer Abteilungdie gleichen Anwendungen verwendet werden, kann man die zur Verfügung stehendenAnwendungen für die Gruppe verwalten statt für jeden Benutzer einzeln.Das spart eine Menge Administration.Dabei können Sie auch Zugriffsrechte für Gruppen vergeben. In der Praxis bedeutetdas beispielsweise, dass Sie allen Mitgliedern einer Gruppe erlauben, spezifischeDateien untereinander zu teilen oder auf Kalenderdaten gemeinsam zugreifenzu können. Ein eGroupWare-Benutzer kann Mitglied in beliebig vielen Gruppensein.Eine neue Gruppe entsteht in der Gruppenverwaltung.eGroupWare 1.4 kompakt

52 Die Administration der eGroupWare-UmgebungUm eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie im Admin-Menü auf den Link Benutzergruppenund dann auf Hinzufügen. Im zugehörigen Formular bestimmen Siedie Gruppenbezeichnung, die Benutzer und die Anwendungen, die diese Gruppenutzen darf. Mit einem Klick auf Änderungen speichern ist die neue Gruppe erstellt.Ähnlich wie bei der Benutzerverwaltung können Sie auch im Gruppenmanager dieZugriffssteuerung bearbeiten, indem Sie einen Gruppeneintrag editieren. Bei verschiedenenModulen können Sie den Zugriff exakt steuern. Welche Steuermöglichkeitenim Einzelfall verfügbar sind, ist von dem jeweiligen Modul abhängig.Damit Sie ein Gefühl dafür entwickeln, wie weit reichend die ACL-Funktionensind, editieren wir die Standardgruppe Default.2.4 ACL-RechteDa die ACL-Rechte nicht nur in diesem Modul eine wichtige Rolle spielen, wollenwir einen kleinen Ausflug in die eGroupWare-spezifischen Eigenheiten des Access-Control-List-Systemswerfen. Mit diesem System können Sie Daten von Benutzernfür andere Benutzer freigeben. Das ACL-System von eGroupWare ist soausgelegt, dass der Zugriff für jede Anwendung separat definiert wird. Sie müssenalso immer einem Benutzer oder einer Gruppe aktiv den Zugriff auf die Datengewähren.Sie können mithilfe des ACL-Systems Zugriff für Gruppen und Benutzer gewähren.Prinzipiell ist es am einfachsten, Gruppen mit spezifischen Rechten einzuführenund diesen dann Benutzer zuzuordnen. So verlieren Sie (hoffentlich) nie denÜberblick.Bei den meisten Modulen können Sie folgende Rechte vergeben:• Lesen: Bei diesem Recht können sich die berechtigten Benutzer oderGruppen die Daten anzeigen lassen.• Hinzufügen: Bei dieser Berechtigung haben andere Benutzer oder Gruppendas Recht, neue Einträge anzulegen.• Bearbeiten: Hier haben andere Benutzer oder Gruppen das Recht, Datenzu bearbeiten/verändern und zu speichern.• Löschen: Bei dieser Berechtigung können andere Benutzer oder GruppenIhre Einträge löschen.• privat: Mit diesem Recht gewähren Sie anderen auch Zugriff auf Einträge,die als privat gekennzeichnet sind.www.brain-media.de

ACL-Rechte 53In der eGroupWare-Umgebung wird das ACL-System nicht durchgängig identischgenutzt. Das hat seine Gründe in der unterschiedlichen Funktionalität und denverschiedenen Aufgaben, die ein Modul erfüllen muss.Folgende Anwendungen verwenden eine zum Teil abweichende ACL:• Projektmanager: Bei diesem Modul können Sie zusätzlich für jedes Projektüber sogenannte Rollen ein Zugriffsrecht definieren. Der Projektmanagerkennt außerdem verschiedene zusätzliche Rechte, die mit seinerFunktion zu tun haben, beispielsweise die Budget-Bearbeitung.• Infolog: Hier können Sie ein zusätzliches Zugriffsrecht für einen Verantwortlichendefinieren, an den Sie eine Aufgabe vergeben haben. Dafürmuss derjenige kein generelles Zugriffsrecht auf Ihre Daten haben.• Wiki und SiteMgr: Bei diesen beiden Modulen bezieht sich die ACL aufdas jeweilige Dokument bzw. die Seite.• FelamiMail: Bei diesem E-Mail-Modul können Sie über die Ordnerverwaltunganderen Zugriff auf Ihre Ordner bzw. allgemein zugänglicheGruppenordner gewähren.Die ACL-Funktionen für die Dateiverwaltung.eGroupWare 1.4 kompakt

54 Die Administration der eGroupWare-UmgebungKommen wir zurück zu den ACL-Rechten, die Sie in der Gruppenverwaltung verteilenbzw. zuweisen können. Editieren Sie dazu eine bereits existierende Gruppe.Alle Anwendungen, für die die ACL konfigurierbar ist, wird durch ein Stift-Icongekennzeichnet, das sich hinter der Anwendungsbezeichnung befindet.Um nun die ACL-Einstellungen einer Anwendung (in obiger Abbildung die Dateiverwaltung)zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol. In dem zugehörigenDialog werden Ihnen die existierenden Benutzer und Gruppen samt den möglichenRechten (lesen, hinzufügen, bearbeiten, löschen und privat) in tabellarischer Formpräsentiert.Um nun bestimmte Zugriffe zuzulassen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.In nachstehendem Beispiel erlauben Sie beispielsweise der GruppeDefault das Lesen und Hinzufügen und dem Benutzer Hans Meier nur das Lesen.Mit einem Klick auf Speichern bzw. Übernehmen werden die neuen Rechte zugewiesen.Das konkrete Zuweisen von Zugriffsrechten.2.5 AnwendungenAls Nächstes erlaubt das Admin-Menü die Konfiguration der Anwendungen. Andieser Stelle legen Sie fest, welche Module eGroupWare-weit verfügbar sind. DieseAnwendungen können dann für die erzeugten Benutzer und Gruppen nutzbarwww.brain-media.de

Anwendungen 55gemacht werden. Auf dem Dialog Installierte Anwendungen zeigt Ihnen das Systemdie auf Ihrem System installierten Module an. Sie können prinzipiell zweiAktionen ausführen:• Anwendungen bearbeiten• Anwendungen löschenDie Löschfunktion sollten Sie nicht verwenden. Für das Deinstallieren von Anwendungenwechseln Sie besser zum Setup-Bereich von eGroupWare.Die Übersicht der installierten Anwendungen.Um die Einstellungen einer Anwendung zu bearbeiten, klicken Sie auf den VerweisEditieren. Mit den verfügbaren Einstellungen bestimmen Sie in erster Linie,ob und wo eine Anwendung in der Navigationsleiste angezeigt wird.eGroupWare 1.4 kompakt

56 Die Administration der eGroupWare-UmgebungKonkret finden Sie im Editier-Dialog folgende Informationen bzw. Anpassungsmöglichkeiten:• Name der Anwendung: In diesem Feld zeigt Ihnen das System den Namendes Moduls an. In der Regel kann dieser nicht bearbeitet werden.• Status: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie, ob eine Anwendungverfügbar ist oder nicht. Sie können eine Anwendung auch verfügbar machen,ohne dass Sie in der Navigationsleiste angezeigt wird. Dazu wählenSie die Option Verfügbar, aber nicht in der Navigationsleiste aus.• An welcher Position ...: Mit diesem Eingabefeld bestimmen Sie die Positionder Anwendung in der Symbolleiste. Dabei bedeutet der Wert 1, dassdas zugehörige Icon ganz links zu finden ist.Das Bearbeiten einer installierten Anwendung.2.6 Globale KategorienEin weiteres wichtiges Konzept von eGroupWare ist das der globalen Kategorien.Es hilft Ihnen dabei, Daten effizienter in eGroupWare zu verwalten. Was könnendiese Kategorien nun konkret für uns tun? In einem Unternehmen macht es beispielsweiseSinn, für jede Abteilung eine globale Kategorie zu definieren. Da diemeisten Anwendungen in eGroupWare diesen Ordnungsmechanismus unterstützen,können Sie dann im Adressbuch alle Einträge einer Kategorie anzeigen. Derwww.brain-media.de

Globale Kategorien 57Vorteil ist offensichtlich: Sie können sehr schnell auf die gewünschten Datensätzezugreifen, ohne erst den Datenbestand durchsuchen zu müssen.Sie können die globalen Kategorien in Unterkategorien unterteilen, um die Datenbeispielsweise weiter für spezifische Gruppen in einer Abteilung zusammenzufassen.Konkret bedeutet das, dass beispielsweise im Adressbuch alle Kontakte derverschiedenen Abteilungen jeweils gruppiert sind.Da bei einer Standardinstallation noch keine globalen Kategorien bestehen, müssenSie zunächst eine erste anlegen. Greifen Sie dazu zunächst auf die Globalen Kategorienzu und klicken Sie dort auf Hinzufügen. In dem zugehörigen Formular bestimmenSie gegebenenfalls die übergeordnete Kategorie (das funktioniert nur,wenn bereits eine Kategorie erzeugt ist), geben die Kategorienbezeichnung an undhinterlegen eine Beschreibung. Sie können Ihrer neuen Kategorie außerdem eineFarbe und ein Icon zuweisen.Eine erste Globale Kategorie entsteht.Mit einem Klick auf Speichern ist die erste Kategorie erzeugt und kann beispielsweiseim Adressbuch und anderen Modulen genutzt werden. Sie finden die Kategorienun in der Kategorienliste.eGroupWare 1.4 kompakt

58 Die Administration der eGroupWare-UmgebungDie erste Globale Kategorie in der Kategorienliste.In der Kategorienliste können Sie diese dann editieren, ihr gegebenenfalls dochnoch eine übergeordnete Kategorie zuweisen oder sie löschen. Beim Löschen werdendie der Kategorie zugeordneten Datensätze natürlich nicht gelöscht. BeachtenSie aber, dass beim Löschen einer Kategorie eventuell eingerichtete Unterkategoriengelöscht oder beibehalten werden können. Wenn Sie die Unterkategorien nichtlöschen, so rückt sie in der Hierarchie automatisch eine Stufe höher.2.7 Nachricht der eGroupWare-StartseiteÜber das Admin-Menü können Sie auch den Nachrichtentext ändern, der den Benutzernnach deren Log-in angezeigt wird. Dazu folgen Sie dem Link Nachrichtder Startseite ändern. Sie können auch den Text auf der Log-in-Seite ändern. Auchdie Verwendung zweier verschiedener Texte für jede Sprache ist möglich.Wie bereits erwähnt, erlaubt Ihnen der Dialog die Anpassung der Meldung auf derStart- und der Log-in-Seite. Da standardmäßig kein Text definiert ist, bestimmenSie auf dem ersten Dialog die Sprache und dann, ob Sie die Nachricht auf derStart- oder auf der Log-in-Seite erstellen wollen. Mit einem Klick auf Editierenlanden Sie in einem einfachen textbasierten Editordialog. Um sich das Erstellendes Textes zu vereinfachen, klicken Sie unterhalb des Eingabefelds auf die SchaltflächeWYSIWYG Editor, geben Ihren Text ein und formatieren diesen gegebenen-www.brain-media.de

Sitzungen anzeigen 59falls. Speichern Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche.Beachten Sie Folgendes: Wenn Sie eine andere Seite zur Startseite machen, beispielsweiseden Kalender oder den E-Mail-Client, so wird die Nachricht nicht nachdem Login angezeigt.Für die Formatierung der Startseitennachricht können Sieauch auf den WYSIWYG-Editor zurückgreifen.2.8 Sitzungen anzeigenDas Admin-Menü erlaubt Ihnen außerdem die Ansicht der aktuell offenen Sitzungen.Wenn Sie dem Verweis Sitzungen anzeigen folgen, werden Ihnen verschiedeneDetailinformationen zu offenen Sitzungen angezeigt.Das sind neben dem Benutzernamen die Log-in-Zeit, die letzte Aktion und dieLeerlaufzeit des Benutzers. Hat sich ein Benutzer nicht ordnungsgemäß abgemeldetund wurde die Sitzung nicht beendet, so wird sie auch weiterhin angezeigt.eGroupWare 1.4 kompakt

60 Die Administration der eGroupWare-UmgebungBeenden Sie solche Sessions, damit sie nicht unnötig Systemressourcen verbrauchenoder von Angreifern zu Attacken genutzt werden. Mit einem Klick auf Beenden,schließen Sie die Verbindung an. Sollen viele Benutzer auf Ihr System zugreifen,so können Sie die Ansicht über die Kopfzeile sortieren.Die typische Ansicht der Session-Liste.2.9 ZugangsprotokollDas eGroupWare-System stellt Ihnen an zwei Stellen Informationen zur Log-in-Kontrolle zur Verfügung. Der einen sind wir oben begegnet: Wenn Sie in der Benutzerverwaltungeinen Benutzereintrag editieren und dort auf Log-in-Kontrolleklicken werden die Log-in-Vorgänge samt Details angezeigt.Über den Punkt Zugangsprotokoll anzeigen im Admin-Menü wird jedes Log-in mitIP, Datum und Zeit festgehalten. Auch der Abmeldezeitpunkt wird hier angezeigt.Jeder Administrator sollte zumindest ab und zu einmal einen Blick in das Zugangsprotokollwerfen, es werden nämlich auch fehlgeschlagene Log-in-Versucheangezeigt. So hat man einen Überblick über mögliche Brute-Force-Attacken undkann entsprechende Schritte einleiten (z. B. die IP-Adresse des Angreifers sperren).Einfacher ist der Zugriff auf das Zugangsprotokoll über das Admin-Menü. In derdazugehörigen Tabelle werden die Log-in-ID, die IP-Adresse, der Zeitpunkt derAn- und Abmeldung sowie die Gesamtdauer angezeigt. Unter Umständen werdenauch Aktionen wie ein misslungener Log-in-Versucheaufgeführt.Das Trennen von verwaisten Sitzungen ist nicht möglich. Dazu müssen Sie zumFormular Sitzungen anzeigen wechseln.www.brain-media.de

Fehlerprotokoll 61Ein Blick in ein typisches Zugangsprotokoll.2.10 FehlerprotokollNatürlich treten auch bei eGroupWare immer wieder Fehler auf. Wenn Sie wissenwollen, ob bei der Skript-Ausführung Fehler aufgetreten sind, so folgen Sie demVerweis Fehlerprotokoll. Für die meisten Anwender sind die hier zu findendenInformationen nicht interessant. Sie sind eher für Entwickler von Interesse.Aber auch Administratoren profitieren von dieser Funktion. Tritt ein Problem auf,so kann er sich – entsprechende Kenntnisse vorausgesetzt – an die Problemlösungmachen.Zu einem Fehler werden neben dem Datum die Anwendung, der Zeitpunkt undeine Nachricht ausgegeben. Bei den Nachrichten ist zwischen Warnungen(Warning) und Fehlern (Error) zu unterscheiden. Tritt ein kritischer Fehler auf, derwomöglich auf Probleme im Quellcode zurückzuführen ist, wird der entsprechendeEintrag in der Liste rot markiert. Sie können die Tabellenstruktur auch über denLink Tabellenformat bearbeiten anpassen.2.11 Suchen und registrieren der Hooks aller AnwendungenIm Admin-Menü findet sich die Funktion Suchen und registrieren der hooks allerAnwendungen. Sie besitzt nicht nur eine seltsame Bezeichnung, sondern lässt auchnicht erkennen, wofür sie nützlich ist. Laut Angaben der Entwickler wird dieseFunktion normalerweise nicht benötigt, ist aber für Entwickler sehr nützlich.eGroupWare 1.4 kompakt

62 Die Administration der eGroupWare-Umgebung2.12 Asynchroner zeitgesteuerter DienstEine sehr interessante Funktion, um Aufgaben zeitgesteuert durchzuführen, stelltder asynchrone Dienst des Admin-Menüs dar. Damit können Sie beispielsweise E-Mails zeitversetzt senden, ohne dass der Benutzer selbst eingeloggt sein muss.Bei einer Standardinstallation stellt Ihnen das zugehörige Formular zunächst nurdie Option Ausweichmöglichkeit nach jedem Seitenaufruf zur Verfügung. HabenSie einen Alarm eingerichtet, so wird eine entsprechende E-Mail erst dann versendet,wenn der Benutzer eine Aktion in eGroupWare ausführt.Nun kann sich allerdings eine E-Mail nicht selbst verschicken, wenn der Benutzernicht eingeloggt ist. Der Grund hierfür ist PHP. PHP-Skripts können nur durchAufruf ausgeführt werden.Der asynchrone zeitgesteuerte Dienst in Aktion.Mithilfe von Cron lässt sich dieses Problem lösen – vorausgesetzt, Sie verwendenLinux als Server-Plattform. Dazu muss zunächst ein Eintrag in der Crontab-Tabelleerzeugt werden, der dafür sorgt, dass das PHP-Skript aufgerufen werden soll. DerCronjob muss dann regelmäßig prüfen, ob ein Programm gestartet werden muss.Falls ja, wird das Skript aufgerufen.www.brain-media.de

Asynchroner zeitgesteuerter Dienst 63Um mit Cron arbeiten zu können, müssen Sie natürlich die dafür erforderlichenBerechtigungen auf dem Server besitzen. Wenn Sie eGroupWare bei einem typischenWebspace-Provider nutzen, können Sie das in der Regel nicht tun.Haben Sie Zugriff auf Cron, so können Sie den Dienst wie folgt nutzen:1. Geben Sie im Bereich für die Zeitangabe den gewünschten Zeitpunkt fürdie Ausführung an. Die Vorgabe (*/5) sorgt dafür, dass alle fünf Minutennach zu verschickenden E-Mails geprüft wird.2. Klicken Sie dann auf Crontab installieren.Sie können auch einen Testlauf starten, indem Sie auf die Schaltfläche TestJobstarten! klicken. Gelingt der Testlauf, sollten in dem von Ihnen definierten IntervallE-Mails zugestellt werden. Nach erfolgreich abgeschlossenem Testlauf solltenSie diesen beenden, damit Ihr Postfach nicht unnötig zugemüllt wird.Die Nutzung der asynchronen Zeitsteuerung ist auch unter Windows möglich.Dazu müssen Sie einen Task anlegen, der in dem von Ihnen gewünschten Intervalldas PHP-Skript phpgwapi/cron/asyncservices.php ausführt.Die Verwendung des asynchronen zeitgesteuerten Dienstes unter Windows.eGroupWare 1.4 kompakt

64 Die Administration der eGroupWare-UmgebungUm den Dienst unter Windows zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:1. Stellen Sie zunächst sicher, dass der Taskplaner gestartet ist (Systemsteuerung>Leistung und Wartung> Verwaltung> Dienste) und öffnen Sie diesendann mit Start> Programme> Zubehör> Systemprogramme> GeplanteTasks.2. Klicken Sie im Taskplaner auf Geplanten Task hinzufügen. Es öffnet sichder Assistent für die geplanten Aufgaben.3. Durchsuchen Sie Ihr System nach phpcli.exe und wählen Sie die Dateiaus.4. Wählen Sie im Assistenten die tägliche Ausführung.5. Folgen Sie dem Assistenten und geben Sie dann den Benutzernamen unddas Passwort an, das das Lesen des eGroupWare-Verzeichnisses erlaubt.6. Aktivieren Sie im Folgedialog die Option Erweiterte Eigenschaften fürdiesen ... und schließen Sie den Dialog.7. Auf dem Register Task geben Sie in das Feld Ausführen Folgendes ein:\phpcli.exe [-c ] \phpgwapi\cron\asyncservices.php.8. Wechseln Sie dann zum Register Zeitplan und klicken Sie auf Erweitert.9. Passen Sie das Wiederholungsintervall so an, dass der Dienst in dem vonIhnen gewünschten Intervall ausgeführt wird.10. Nach der manuellen Einrichtung des Dienstes finden Sie den EintragAsynchroner zeitgesteuerter Dienst in der Auswahlliste.11. Prüfen Sie mit einem Klick auf Aktualisieren, dass der asynchrone Dienstausgeführt wird.2.13 Datensicherung und WiederherstellungDas eGroupWare-System verfügt auch über einen Sicherungsmechanismus, derdafür sorgt, dass die Daten, die in der MySQL-Datenbank gespeichert sind, inregelmäßigen Abständen gesichert werden. Auch das Wiederherstellen der Datenist möglich.www.brain-media.de

PHP-Informationen 65Die Backup-Restore-Funktion von eGroupWare.eGroupWare ist standardmäßig so konfiguriert, dass eine tägliche Datensicherungvon Dienstag bis Samstag um 03:00 Uhr morgens erfolgt. Die erzeugten Sicherungenstehen unterhalb der Zeitsteuerung zur Verfügung und können von dort aufandere Systeme übertragen, gelöscht oder auch wiederhergestellt werden. Miteinem Klick auf Jetzt sichern erzeugen Sie eine aktuelle Datensicherung.Wichtig: Damit zeitgesteuerte Datensicherungen möglich sind, muss der asynchronezeitgesteuerte Dienst installiert und aktiviert sein.2.14 PHP-InformationenDas Admin-Menü bietet Ihnen eine weitere Funktion: Mit PHP-Informationenspuckt das System die Daten aus, die beim phpinfo()-Aufruf generiert werden.Dabei werden insbesondere die Einstellungen der php.ini angezeigt. Diese könnenbei der Fehlersuche hilfreich sein.eGroupWare 1.4 kompakt

66 Die Administration der eGroupWare-Umgebungwww.brain-media.de

673 eGroupWare-KalenderDer Kalender ist so etwas wie das Herzstück des eGroupWare-Systems. Er dientder Terminplanung und -verwaltung, bietet ACL-gesteuerte Zugangsberechtigungenund vieles mehr. Wie Sie nachstehender Abbildung entnehmen können, ist derKalender einfach aufgebaut. Er besitzt im linken Bereich folgende Menüs:• Hauptmenü• Kalendermenü mit dem Navigationskalender• Ressourcenauswahl• Kalendereinstellungen• KalenderadministrationIm rechten Kalenderbereich finden Sie die gewählte Kalenderansicht (standardmäßigdie Tagesansicht) und die Aufgabenliste. Bei der Aufgabenliste handelt es sichum Einträge aus dem InfoLog-Modul.Der Kalender des eGroupWare-Systems.eGroupWare 1.4 kompakt

68 eGroupWare-KalenderDie Handhabung der typischen Kalenderfunktionen ist einfach. Über das Kalendermenübestimmen Sie die Ansicht. Sie haben die Wahl zwischen der Tagesansicht,Vier-Tagesansicht, Wochenansicht mit Wochenende, Wochenansicht ohneWochenende, Monatsansicht, Planer nach Kategorien, Planer nach Benutzern undListenansicht. Über die Icons der Kalender-Menüs können Sie je nach Bedarf zwischenden Ansichten hin- und herschalten. Über die Suche können Sie zudem gezieltauf einen Eintrag zugreifen.Eine Besonderheit der Kalenderfunktion stellt der Gruppenplaner dar, der Ihnenfolgende Informationen bietet:• Er führt den ausgewählten Monat auf und erlaubt über Pfeile das Vor- undZurückblättern in den Monaten.• Er zeigt alle Wochen und Tage des Monats an. Klicken Sie auf eine Wochebzw. einen Tag, landen Sie in der Wochen- bzw. Tagesansicht desGruppenplaners. Feiertage und Geburtstage der Benutzer werden im Planermit entsprechendem Tooltipp angezeigt.• Der Planer zeigt alle Termine von allen ausgewählten Benutzern bzw. Benutzergruppenan.Im Gruppenplaner können Sie unterschiedliche Sortierungen wählen:• Kategorie: Die zugehörige Tabelle führt für jede Kategorie eine neue Zeilemit allen Terminen der ausgewählten Benutzer bzw. Benutzergruppenauf. Im Planer werden Unterkategorien nur angezeigt, wenn Sie die entsprechendeHaupt-Kategorie in der Auswahlbox im Kalender-Menü linksauswählen.• Benutzer: Die Übersicht zeigt für jeden Benutzer bzw. jede Benutzergruppeeine neue Zeile mit allen Terminen. Das gilt auch für eingeladeneAdressbuch-Kontakte.• Ressourcen: Die Übersicht präsentiert Ihnen für jede Ressource eine neueZeile mit allen Terminen.Für die Datumsauswahl stehen Ihnen weitere nützliche Funktionen zur Verfügung.Sie können diese über die Auswahldialoge Daten nach Kategorien und weiterenFiltern auswählen. Auch die Beschränkung auf bestimmte Benutzer ist möglich –entsprechende Rechte vorausgesetzt.www.brain-media.de

Termin erstellen 69Um den Austausch mit Dritten zu vereinfachen, stellt das Kalendermenü außerdemeine Import- und Exportfunktion bereit. Beide unterstützen das iCal-Format, dieImportfunktion kann auch mit CSV-basierten Daten etwas anfangen.3.1 Termin erstellenZum Erstellen eines neuen Termins können Sie mehrere Wege einschlagen. KlickenSie dazu beispielsweise im Kalendermenü auf das Symbol Hinzufügen (ganzlinks). Alternativ klicken Sie in der Terminübersicht auf das entsprechende Feldmit dem gewünschten Datum. Sie können dazu die Tages-, Wochen- und Monatsansichtverwenden. Bei dieser Vorgehensweise wird die Startzeit des neuen Terminsautomatisch erzeugt.Vorausgesetzt, Sie besitzen die erforderlichen Zugriffsrechte, so ist imeGroupWare-Kalender auch das Anlegen eines Termins für andere Benutzer möglich.Zum Erstellen eines neuen Kalendereintrags öffnet sich ein Popup-Dialog, den Siemit verschiedensten Informationen füllen können. Er präsentiert Ihnen sechs Register,über die Sie neben allgemeinen Daten wie den Beginn und die Dauer auchandere Teilnehmer einladen, die Wiederholung bestimmen, Verknüpfungen verwaltenund Alarme definieren können. Bei allen Registern ist immer die Titelzeileeingeblendet, in den Sie der Termin eine Bezeichnung zuweisen.Das Register Allgemein für das Hinzufügen bzw. Bearbeiten eines Termins.eGroupWare 1.4 kompakt

70 eGroupWare-KalenderAuf dem Register Allgemein können Sie folgende Funktionen nutzen:• Startdatum: Im Datumsfeld können Sie das Datum entweder manuelloder von Hand eingeben oder über das Kalender-Symbol bestimmen. Siekönnen die Startzeit auch über die dahinterliegenden Auswahlboxen festlegen.Soll es sich um einen Termin handeln, der den ganzen Tag dauert,aktivieren Sie das Kontrollkästchen ganztägig.• Dauer: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie die Dauer des Termins.Dabei können Sie entweder die Option Enddatum benutzen verwendenoder aber die Dauer in Stunden (von 1 bis 8 Stunden) auswählen. Leidersieht das Auswahlmenü keine Zwischenschritte vor.• Terminsuche: Über diese Schaltfläche öffnen Sie ein Popup-Fenster, indem Sie in einer Liste von freien Terminen für alle ausgewählten Teilnehmersuchen können.• Ort: In diesem Eingabefeld bestimmen Sie den Ort, der für den Terminrelevant ist.• Kategorien: Dieses Auswahlmenü erlaubt Ihnen die Auswahl einer oderauch mehrerer Kategorien, in denen der Termin auftauchen soll. Wenn Siemehrere Kategorien wählen, so wird der Termin beispielsweise im Gruppenplanermehrfach angezeigt – und zwar in allen ausgewählten Kategorien.• Priorität: Mit diesem Auswahlmenü bestimmen Sie die Priorität desTermins. Sie haben die Wahl zwischen leer, niedrig, normal und hoch.Bei einer hohen Priorität wird im Kalender beim Termin das SymbolWarndreieck gekennzeichnet.• Nicht blockierend: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, so wirdkeine Alarmmeldung bei Terminüberschreitung ausgegeben. Termine, dieSie als ganztägig und als nicht-blockierend gekennzeichnet haben, werdenam jeweiligen Tag im oberen Bereich angezeigt.• Privat: Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, markieren Sie einen Terminals privat. Er wird dann anderen Benutzern nur mit Datum und Uhrzeitangezeigt, nicht aber mit den Details wie Titel, Beschreibung etc.Das Register Beschreibung stellt Ihnen lediglich ein einfaches Textfeld zur Verfügung,in das Sie eine mehr oder minder ausführliche Beschreibung des Terminseingeben können.www.brain-media.de

Termin erstellen 71Weitaus interessanter sind die Funktionen des Registers Teilnehmer. Damit könnenSie neue Teilnehmer dem Termin zuordnen – immer die dafür notwendigen Berechtigungenvorausgesetzt.Die Handhabung ist wieder relativ einfach. Aus dem Auswahlmenü Benutzer oderGruppe wählen Sie den Benutzer aus, den Sie dem Termin hinzufügen wollen.Neben dem Adressbuch können Sie auch Ressourcen dem Termin zuordnen. TreffenSie Ihre Auswahl und klicken Sie dann auf den Button Hinzufügen. Der neueBenutzer wird dann der Liste hinzugefügt.Wenn Sie statt eines einzelnen Benutzers eine ganze Gruppe hinzufügen, versendetdas System automatisch eine Gruppeneinladung an alle Teilnehmer dieser Gruppe.Im unteren Dialogbereich finden Sie eine Liste der bestehenden Teilnehmer bzw.Ressourcen. Neben dem Typ (Benutzer, Gruppe, Ressource oder Kontakt) und demTeilnehmernamen werden die Menge und der Status des Teilnehmers angezeigt.Über die Statusspalte erfahren Sie, ob Teilnehmer ihr Kommen zugesagt oder abgesagthaben.Das Register Teilnehmer.Mithilfe des Registers Wiederholung bestimmen Sie, ob es sich bei Ihrem Terminum ein sich wiederholendes Ereignis handelt oder nicht. Dabei müssen Sie insbesondereden Wiederholungstyp definieren, ob Ihr Termin also täglich, wöchentlichoder monatlich wiederholt wird.Mithilfe des Kalenders können Sie über das Register Verknüpfungen Verbindungenzu Adressbuch-, InfoLog-, Projektmanager, Ressourcen-, Stundenzettel-, Verfolgungs-und Wiki-Einträgen definieren. Bestimmen Sie den Typ und bestimmen Siedann über den Pfeil in dem jeweiligen Modul die relevante Quelle.eGroupWare 1.4 kompakt

72 eGroupWare-KalenderSie können außerdem die gewünschten Informationen mithilfe der Suche ausfindigmachen. Ergänzend können Sie die Teilnehmer mit notwendigen Dateien wie Dokumenten,Bildern etc. versorgen.Auf dem letzten Register Alarme können Sie Alarme setzen. Und zwar können Siebeispielsweise einen Tag vor einem Termin alle Teilnehmer auf den bevorstehendenTermin hinweisen. Das Groupware-System versendet dann entsprechend IhrenVorgaben eine Alarm-Mail an die Teilnehmer.In den Kalendereinstellungen können Sie verschiedeneBereiche des Kalender-Moduls anpassen.3.2 Kalender-AdministrationFür den eGroupWare-Administrator sind die Kalendereinstellungen und die administrativenFunktionen von Interesse. Sie finden die zugehörigen Verweise imlinken Bereich der Kalenderansicht. Wenn Sie den Kalendereinstellungen folgen,www.brain-media.de

Kalender-Administration 73können Sie als Systemadministrator bestimmen, welche der Einstellungen überhaupteinstellbar sind.Das dazugehörige Formular unterscheidet zwischen drei Anpassungsmöglichkeiten:• Erzwungene Einstellungen: Hier bestimmen Sie die Einstellungen, dieSie anderen Benutzern vorgeben und die nicht von diesen verändert werdenkönnen.• Voreinstellungen: Die Voreinstellung wird Ihnen als Vorgabe in verschiedenenFeldern empfohlen bzw. vorgegeben.• Persönliche Einstellungen: Diese Einstellungen kann jeder Anwendernach seinen Vorstellungen anpassen.Abhängig davon, welche Einstellungen Sie erzwingen, kann der typische Benutzermehr oder eben auch weniger Anpassungen vornehmen, denn die erzwungenenEinstellungen sind für ihn nicht einseh- und auch nicht editierbar. Folgende Einstellungenkönnen Sie ggf. ändern:• Standardansicht des Kalenders: Über dieses Auswahlmenü bestimmenSie die Standardkalenderansicht. Dabei haben Sie die Wahl zwischen denoben erwähnten Ansichten Tages-, Wochen-, Monatsansicht etc.• Vorgabe Wochenansicht: Über dieses Auswahlmenü legen Sie fest, obin der Wochenansicht die Wochenenden angezeigt werden oder nicht.Falls nicht, reicht die Woche von Montag bis Freitag.• Standardansicht der Startseite: Hier legen Sie fest, ob die Standardansichtauf Ihrer Startseite (Home) angezeigt wird oder nicht.• Zeige Einladungen welche abgelehnt wurden an: Hier legen Sie fest,ob abgelehnte Einladungen weiter im Kalender angezeigt werden sollen.Die Voreinstellung Nein sorgt dafür, dass sie nicht weiter eingeblendetwerden. Von Vorteil ist sicherlich, dass Ihr Kalender in der Standardeinstellungnicht unnötig mit Einträgen gefüllt wird. Wenn Sie andererseitsdie Einblendung aktivieren, können Sie diese Einladungen später immernoch akzeptieren.• Arbeitswoche beginnt am: Hier bestimmen Sie den Tag, an dem die Arbeitswochebeginnt. In der Regel ist das der Montag.• Arbeitstag beginnt um: Entsprechend lässt sich auch der Arbeitstagbeginnbestimmen.eGroupWare 1.4 kompakt

74 eGroupWare-Kalender• Arbeitstag endet um: Auch das Ende des Arbeitstages kann angepasstwerden.• Ansichten mit festen Zeitintervallen: Über dieses Auswahlmenü bestimmenSie, für welche Ansichten der Kalender einzelne Zeilen mit festenZeitintervallen anzeigen soll. Auch hier gilt: Spielen Sie ein wenig mitden Einstellungen, bis Sie die für Sie optimale Konfiguration gefundenhaben.• Länge des Zeitintervalls: Die Länge des Zeitintervalls beträgt standardmäßig30 Minuten.• Standardlänge eines neuen Kalendereintrags (in Minuten): Hier könnenSie die Länge von Kalendereinträgen bestimmen. Die Vorgabe 60steht für 1 Stunde.• Vorausgewählte Gruppe beim Planeraufruf: Über dieses Auswahlmenübestimmen Sie die Gruppe, die beim Öffnen des Planers verwendetwird.• Neue Termine als private Termine eintragen: Wenn Sie wollen, könnenSie neue Termine auch standardmäßig als privat kennzeichnen. In derRegel ist das nicht gewünscht.• Empfangene E-Mails Updates: Über dieses Auswahlmenü bestimmenSie, für welche Terminänderungen Sie per E-Mail benachrichtigt werdenwollen. Hier können Sie also die Benachrichtigungen auf verschiedeneÄnderungen begrenzen. Den Nachrichtentext bestimmen Sie zwei Einstellungenweiter. Sie haben die Wahl zwischen folgenden Optionen:ooooooNiemalsNur bei Einladungen/AbsagenBei zeitlichen Änderungen größer als 4 StundenAuf jede zeitliche VeränderungBei allen Änderungen, außer AntwortenAuch bei Antworten der Teilnehmer• Format der Benachrichtigung: Für die Benachrichtigungen können Sieverschiedene Formate verwenden. Sie haben die Wahl zwischen keinFormat, erweitert und iCal. Der Vorteil von iCal: Dieses Format wird inzwischenvon den meisten PIM-Anwendungen unterstützt. Termine kön-www.brain-media.de

Kalender-Administration 75nen also problemlos importiert und aktualisiert werden. Im Zweifelsfallbehalten Sie die Standardeinstellung keine bei.• Benachrichtigungstext für neue Termine: In diesem Textfeld hinterlegenSie die Nachricht, die an die anderen Teilnehmer versendet wird,wenn sich ein Termin ändert. Wenn Sie keinen Eintrag vornehmen, wirdder Standardtext verwendet. Folgende Nachricht wird an alle Teilnehmerder Termine versandt, die Benachrichtigungen wünschen:Calendar Event* - $$Aktion$$: $$startdate$$ $$Titel$$You have a meeting scheduled for $$startdate$$*Sie sind mit diesem Standardtext nicht zufrieden? Kein Problem, denn Sie könnenverschiedene Variablen verwenden, um ein sich Ihren eigenen Text zusammenstellen.Wichtig dabei: Die erste Zeile gibt den Betreff der E-Mail an. Sie könnenfolgende Variablen verwenden:$$Vor+Nachname$$: Name des Benutzers, z.B. "holger reibold"$$Vorname$$: Vorname des Benutzers, z.B. "holger"$$Name$$: Familienname des Benutzers, z.B. "reibold"$$Domain$$: Domainname für E-Mail-Adresse, z.B. ""$$E-Mail$$: E-Mail Adresse des Benutzers, z.B. "admin@192.168.0.1"$$Datum$$: heutiges Datum, z.B. "2007/04/18"$$to-fullname$$: Name der zu benachrichtigenden Person$$to-firstname$$: Vorname der zu benachrichtigenden Person$$to-lastname$$: Nachname der zu benachrichtigenden Person$$Titel$$: Titel des Termins$$Beschreibung$$: Beschreibung$$startdate$$: Startdatum/-zeit$$Enddatum$$: Enddatum/-zeit$$olddate$$: Altes Startdatum$$Kategorie$$: Kategorie$$Ort$$: Ort$$Priorität$$: Priorität$$Teilnehmer$$: TeilnehmereGroupWare 1.4 kompakt

76 eGroupWare-Kalender$$Besitzer$$: Besitzer$$Wiederholung$$: Details der Wiederholung (oder leer)$$Aktion$$: Aktion, die die Benachrichtigung verursacht hat:Zugefügt, Storniert, Zugesagt, Abgesagt.$$link$$: Verweis (Weblink), um den Termin anzuzeigen$$Ausgeladen$$: Ausgeladene Teilnehmer eines Termins• Benachrichtigungstext für stornierte Termine: In diesem Textfeld gebenSie den Nachrichtentext für stornierte oder gelöschte Termine an. DieVorgabe lautet wie folgt:Calendar Event* - $$Aktion$$: $$startdate$$ $$Titel$$Your meeting scheduled for $$startdate$$ has been canceled*• Benachrichtigungstext für geänderte Termine: Hier bestimmen Sie dieBenachrichtigung, die bei geänderten Terminen versandt wird. Die Vorgabesieht wie folgt aus:Calendar Event* - $$Aktion$$: $$startdate$$ $$Titel$$Your meeting that had been scheduled for $$olddate$$has been rescheduled to $$startdate$$*• Benachrichtigung für ausgeladene Teilnehmer: In diesem Eingabefeldbestimmen Sie, wie die Nachricht für ausgeladene Teilnehmer ausschaut.Die Vorgabe lautet:Calendar Event* - $$Aktion$$: $$startdate$$ $$Titel$$You have been disinvited from the meeting at $$startdate$$*• Benachrichtigungstext für Ihre Antworten: In diesem Textfeld hinterlegenSie die Nachricht, die gesendet wird, wenn Sie einen Termin zusagen,vorläufig zusagen oder absagen. Die Vorgabe sieht wie folgt aus:Calendar Event* - $$Aktion$$: $$startdate$$ $$Titel$$On 2007/04/21 holger reibold $$Aktion$$ your meetingrequest for $$startdate$$*www.brain-media.de

Kalender-Konfiguration 77• Benachrichtigungstext für Ihre Alarme: In diesem letzten Textfeld bestimmenSie die Meldung, die das System verschickt, wenn Sie einenAlarm für einen Termin setzen. Die Vorgabe sieht wie folgt aus:Alarm for $$Titel$$ at $$startdate$$ in $$Ort$$*Here is your requested alarm.*• Die Belegtzeiten für nicht angemeldete Personen verfügbar machen?Mit diesem Schalter können Sie die Belegtzeiten auch für nicht angemeldeteBenutzer sichtbar machen. In der Regel ist das nicht gewünscht.• Passwort für Ihre Belegtzeiten für nicht angemeldete Personen? Indiesem Eingabefeld sollten Sie ein Passwort hinterlegen, damit dieBelegtzeiten nur für angemeldete Benutzer verfügbar sind.3.3 Kalender-KonfigurationIm Bereich Kalender-Administration finden Sie neben der Kategorienverwaltungdrei weitere nützliche Funktionen. Sie können den Kalender – wenn auch in sehrbegrenztem Umfang – konfigurieren, benutzerdefinierte Felder einführen und dieFeiertagsverwaltung nutzen.Die Konfiguration des KalendersWenn Sie dem Link Konfiguration der Anwendung folgen, so können Sie auf demzugehörigen Formular zwei Einstellungen bearbeiten:eGroupWare 1.4 kompakt

78 eGroupWare-Kalender• Sollen die Feiertage automatisch geladen werden? Hier legen Sie fest,ob Feiertage automatisch geladen werden sollen oder nicht. Mit der StandardeinstellungJa sind Sie in der Regel gut bedient.• Von wo sollen sie geladen werden: Hier haben Sie die Wahl, ob die Feiertagevon localhost oder von http://www.egroupware.org geladen werdensollen. Die Feiertagsliste auf egroupware.org wird regelmäßig aktualisiert,falls Änderungen auftreten sollten.Der Link Benutzerdefinierte Felder steht Ihnen in verschiedenen Anwendungenzur Verfügung. Neben dem Kalender auch im Adressbuch, in InfoLog und imProjektmanager. Diese tauchen jeweils im Register Benutzerdefiniert oder Extraauf. Was Sie damit anstellen bleibt Ihnen überlassen. Sie können diese Funktionbeispielsweise nutzen, um Zusatzinformationen zu einem Kalendereintrag hinzuzufügen.Die Handhabung der Funktion ist einfach: Weisen Sie dem neuen Feld eineBezeichnung und eine Beschriftung zu, geben Sie den Typ (beispielsweise Textfeldoder Auswahlmenü) an und bestimmen Sie dessen Größe und Reihenfolge.Fertig.Das Hinzufügen eines Feiertags.Sollten Sie wider Erwarten etwas an den Feiertagen tun, so können Sie mithilfe derFeiertagsverwaltung beispielsweise einen neuen Feiertag einführen. Hier könnenSie auch bestehende Feiertagseinträge bearbeiten. Beides dürfte Sie eher seltenfordern.www.brain-media.de

794 FeLaMiMailEine der wichtigsten Komponenten des eGroupWare-Systems ist FeLaMiMail.Dabei handelt es sich um das Standard-E-Mail-Modul der eGroupWare-Umgebung. Es erlaubt den Versand und Empfang von E-Mails – und zwar internund extern. FeLaMiMail ist außerdem mit anderen eGroupWare-Modulen wie demAdressbuch oder dem InfoLog verknüpfbar. FeLaMiMail setzt die Verfügbarkeiteines IMAP-Servers voraus. Damit ist dieses Modul also ein web-basierter IMAP-Client.Ein erster Blick auf den FeLaMiMail-Client.Die Funktionalität des FeLaMiMail-Clients ist auch von den Funktionen des verwendetenIMAP-Servers abhängig. Laut Angaben der Entwickler erzielen Sie diebeste Abstimmung mit dem Cyrus-IMAP-Server und db-Mail. Bei diesen beidenServern können Sie beispielsweise die ACL-Zugriffsrechte direkt aus eGroupWareverwaltbar machen und etwa Ordner für Dritte zum Lesen freigeben. Sie solltenaußerdem prüfen, dass Ihr IMAP-Server auch die serverseitige Sortierung bietet, dadies den schnelleren Zugriff auf Ihre Daten erlaubt, denn die Nachrichten sindbereits auf dem Server vorsortiert. Prinzipiell ist allerdings die Verwendung jedesIMAP-Servers möglich, wenn auch bisweilen eingeschränkt.eGroupWare 1.4 kompakt

80 FeLaMiMailZu den Besonderheiten der neuen Version FeLaMiMail 1.4 (oder höher) gehörtbeispielsweise die Unterstützung mehrerer Identitäten und Signaturen. Sie könnenIhre Nachrichten auch mit grafischen Elementen aufwerten, die über den Nachrichteneditorverfügbar sind. Beim Verfassen einer E-Mail können Sie diese auch direktin einen InfoLog-Eintrag umwandeln. Abhängig vom Server werden auchAbwesenheitsmeldungen und die Verwendung von Filtern unterstützt.4.1 Installation und KonfigurationDie FeLaMiMail-Komponente ist bei einer Neuinstallation von eGroupWare nochnicht verfügbar. Sie müssen zunächst verschiedene Vorarbeiten für die Nutzungdes IMAP-Clients schaffen. Wie bereits erwähnt, benötigen Sie zunächst einenIMAP-Server, den der FeLaMiMail-Client ansprechen kann. Sie sollten vorzugsweisezum Cyrus-IMAP-Server (http://cyrusimap.web.cmu.edu) greifen. Wenn SieeGroupWare auf einer XAMPP-für-Windows-basierten Umgebung ausführen,können Sie auch den im XAMPP-Paket enthaltenen Mercury-Mailserver(http://www.pmail.com/overviews/ovw_mercury.htm) verwenden.Die Nutzung von FeLaMiMail setzt einen installierten und konfiguriertenIMAP-Server voraus – auch die eingerichteten Benutzer-Accounts.www.brain-media.de

Installation und Konfiguration 81Im Rahmen dieses Kapitels können wir natürlich nicht auf die Administration einesIMAP-Servers eingehen. Hierfür sei auf entsprechende Literatur bzw. die jeweiligenProduktdokumentationen verwiesen. Stellen Sie sicher, dass der IMAP-Serverinstalliert und konfiguriert ist. Richten Sie außerdem auf dem IMAP-Server diebenötigten Accounts ein, also beispielsweise den Account admin, den Accountdemo1 etc. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Server von den eGroupWare-Clients bzw. dem -Server aus erreichbar ist. Der Cyrus-Server lässt sich übrigenshervorragend über Webmin verwalten.Als Nächstes müssen Sie sich die PEAR-Komponenten auf dem eGroupWare-Download-Verzeichnis herunterladen. Entpacken Sie diese und überschreiben Siedas egw-pear-Verzeichnis mit dem entpackten Verzeichnis. Damit sind alle Vorarbeitenabgeschlossen und FeLaMiMail sollte über die eGroupWare-Schnittstelleverfügbar sein. Falls nicht, wechseln Sie in das eGroupWare-Setup und stellen Sieunter Anwendungen sicher, dass die PEAR- und die FeLaMiMail-Komponenteninstalliert und aktiviert sind.Ist FeLaMiMail über die eGroupWare-Schnittstelle verfügbar, so wird Ihnen zunächsteine Fehlermeldung präsentiert, die Sie darauf hinweist, dass die Verbindungzu dem Server nicht aufgebaut werden konnte. Sie ahnen es schon: Sie müssenFeLaMiMail natürlich mitteilen, mit welchem IMAP-Server der Web-Clientkommunizieren soll. Wechseln Sie dazu in die eGroupWare-Administration undunter emailadmin zur Konfiguration der FeLaMiMail-Anwendung.Die Konfiguration der FeLaMiMail-Anwendung.Sie landen in der sogenannten Profilliste, in der Sie ein Standardprofil finden.Hinter einem solchen Profil verbergen sich die Einstellungen für einen IMAP-Server. Mit einem Klick auf die Profilbezeichnung bzw. auf den zugehörigen Spalteneintragöffnen Sie die Profileinstellungen bzw. die Detailkonfiguration.eGroupWare 1.4 kompakt

82 FeLaMiMailUm Ihre eGroupWare-Installation für das Zusammenspiel mit dem IMAP-Serverzu konfigurieren, öffnen Sie das vom Setup eingerichtete Profil oder erzeugen überden Verweis Profil hinzufügen ein neues Profil.Die Konfiguration des Mailserver-Profils.Die Profileinstellungen stellen Ihnen drei Register zur Verfügung: Global für dieallgemeine Konfiguration, SMTP und IMAP für die Anpassung der jeweiligenServer-Einstellungen.Auf dem Register Global passen Sie folgende Einstellungen an:• Standard E-Mail-Domain (Von: benutzer@domain): In diesem Eingabefeldbestimmen Sie die E-Mail-Domain. Es handelt sich um eine optionaleAngabe.• Name der Organisation: Auch die Angabe der Organisation ist optional.Tragen Sie hier beispielsweise den Namen Ihres Unternehmens ein.• Kann von folgender Anwendung verwendet werden: Unter Profilzugriffsrechtelegen Sie fest, welche Anwendung das editierte Profil nutzendarf. Sie können die Anwendung für alle eGroupWare-Module aktivierenoder auf FeLaMiMail bzw. den Kalender beschränken.• Kann von folgender Gruppe verwendet werden: Hier legen Sie entsprechendfest, welche Gruppen Zugriff auf das Profil haben. Über dasAuswahlmenü sind die auf dem eGroupWare-System eingerichtetenGruppen auswählbar.www.brain-media.de

Installation und Konfiguration 83• Anwender können ihre eigenen Konten definieren: Unter Globale Optionenkönnen Sie außerdem die Definition eigener Konten gewähren.Diese Option sollten Sie deaktiviert lassen, denn sie bietet Ihren Benutzernnur unnötige Angriffsflächen gegen das System.Die Konfiguration des SMTP-Servers.Das Register SMTP dient der Konfiguration des SMTP-Servers. Über das AuswahlmenüSMTP-Server Typ auswählen stehen Ihnen fünf verschiedene Typen zurAuswahl, auf die das System optimiert ist:• Standard SMTP-Server• Postfix (qmail Schema)• Postfix (inetOrgPerson Schema)• Plesk SMTP-Server (Qmail)• Postfix (dbmail Schema)Wenn Sie unschlüssig sind, welcher Server-Typ der richtige für Sie ist, verwendenSie einfach den Standard-SMTP-Server.Die weiteren Einstellungen sind einfach: Unter SMTP Einstellungen geben Sie denServer-Namen bzw. dessen IP-Adresse sowie den Port an. Wenn Sie sich auf demSMTP-Server authentifizieren müssen, aktivieren Sie die SMTP-Anmeldung undgeben den Benutzernamen und das Passwort an.eGroupWare 1.4 kompakt

84 FeLaMiMailFür die Kommunikation mit dem IMAP-Server sind die Einstellungen auf demRegister IMAP relevant. Der Aufbau dieser Seite entspricht dem des SMTP-Server-Dialogs: Neben der Server-Typauswahl bestimmen Sie die Server-Einstellungen und die Authentifizierung.Die Konfiguration des IMAP-Servers.Über das Auswahlmenü IMAP-Server Typ stehen Ihnen wieder verschiedene Typenzur Auswahl, auf die FeLaMiMail optimiert ist:• Standard-IMAP-Server• Cyrus IMAP-Server• DBMail (qmailUser Schema)• Plesk IMAP Server (Courier)• DBMail (dbmailUser Schema)Auch hier gilt: Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches der korrekte Typ ist, verwendenSie den Standard-Server-Eintrag. Unter Server-Einstellungen geben Sieden Hostnamen bzw. die IP-Adresse, den Port und das Log-in-Verfahren an.Wenn der Zugriff auf den IMAP-Server über ein unsicheres Netzwerk erfolgt,sollten Sie außerdem die Verwendung der Verschlüsselung per SSL oder TLSaktivieren. Das versteht sich eigentlich von selbst.www.brain-media.de

Typische E-Mail-Aktionen 85Entsprechen die Server-Einstellungen den Gegebenheiten, klicken Sie auf Speichern,um diese zu sichern. Damit sollte einem erfolgreichen Zugriff auf denIMAP-Server und einem Versand Ihrer Mitteilungen nichts mehr im Wege stehen.4.2 Typische E-Mail-AktionenHaben Sie Ihren FeLaMiMail-Client und den IMAP-Server korrekt eingerichtet,können Sie die ersten E-Mails lesen und schreiben. Zunächst sollten Sie sich mitder Schnittstelle des Clients vertraut machen. Diese präsentiert Ihnen drei Bereiche.Im Kopfbereich finden Sie die Symbolleiste mit den wichtigsten Funktionenfür das Verfassen und Beantworten von E-Mails, darunter links die Ordneransichtdes bzw. der IMAP-Serverprofile, darunter rechts die Liste der eingegangenen E-Mails. Der entspricht im Wesentlichen dem, was Sie von Ihrem klassischen E-Mail-Client kennen.Schauen wir uns zunächst die Symbolleiste an. Diese stellt Ihnen sechs Icons, dieSuchfunktion, die Anzeigenbeschränkung und Blätterfunktionen für umfangreicheEingänge zur Verfügung.Die eigentliche Symbolleiste stellt Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung (vonlinks nach rechts):• Nachrichten verfassen• Kennzeichnet die ausgewählten Nachrichten als gelesen• Kennzeichnet die ausgewählten Nachrichten als ungelesen• Kennzeichnet ausgewählte Nachrichten als wichtig und hebt sie farblich(rot) hervor• Setzt die Markierung wichtig zurück• Löscht die ausgewählten NachrichtenÜber das Suchformular können Sie Ihren Nachrichtenbestand gezielt durchsuchen.Über das Auswahlmenü können Sie die Suche auch gezielt auf folgende E-Mail-Elemente beschränken: Betreff, Nachricht, Von, An oder Kopie. Über das Icon amEnde der Suchfunktion setzen Sie die Suche und das Ergebnis zurück.Beim Umgang mit der Suche sollten Sie allerdings beachten, dass diese nur dannfunktioniert, wenn der IMAP-Server die Suche auch zulässt. Hier müssen Sie gegebenenfallseinen Blick in die Dokumentation des IMAP-Servers werfen.eGroupWare 1.4 kompakt

86 FeLaMiMailÜber die Auswahlbox Status können Sie außerdem die Ansicht begrenzen. Ihnenstehen folgende Filter zur Verfügung:• wichtig: Beschränkt die Ansicht auf die E-Mails, die als wichtig markierteE-Mails sind. Diese Funktion entspricht Markierungen bzw. Etiketten,wie Sie es von Thunderbird & Co. kennen.• ungelesen: Zeigt lediglich ungelesene Nachrichten an. Ungelesene E-Mails werden in der Liste fett dargestellt.• beantwortet: Mit diesem Filter wird die Ansicht auf beantwortete Nachrichtenbeschränkt.• gelesen: Zeigt nur bereits gelesene E-Mails an.• gelöscht: Zeigt als gelöscht markierte E-Mails an.Den Abschluss der Symbolleiste bilden vier Schaltflächen, die Ihnen das einfacheHin- und Herblättern zwischen den Mail-Listen erlauben.In der Ordnerleiste präsentiert Ihnen FeLaMiMail die vordefinierten Ordner. Auchdiese Struktur entspricht dem, was Sie von Ihrem E-Mail-Client kennen. Über dasFeLaMiMail-Einstellungenmenü können Sie die Vorgaben bearbeiten und neueOrdner erstellen. Dazu später mehr.Die Handhabung der Nachrichtenliste ist auch weitgehend selbsterklärend: Miteinem Klick auf den jeweiligen Nachrichtenbetreff öffnen Sie die Nachricht. Vordem Betreff zeigen Ihnen verschiedene Icons den Status der E-Mail an, beispielsweisebeantwortet oder ungelesen. Eine Nachricht mit einem Attachment wird wiegewohnt durch eine Büroklammer gekennzeichnet. Über die Kopfzeile der Nachrichtenlistekönnen Sie außerdem die Sortierung nach Betreff, Datum, Absenderund Größe ändern.Das Lesen einer Nachricht ist ebenfalls simpel: Sie öffnen die Mitteilung mit einemKlick auf den Betreff, worauf die E-Mail in einem neuen Fenster geöffnetwird. Wie Sie nachstehender Abbildung entnehmen können verfügt der Nachrichten-Lese-Dialogüber eine eigene Symbolleiste die Ihnen neben dem Beantworten,allen Antworten, Weiterleiten und Löschen vier weitere Funktionen erlaubt. Siekönnen die Nachricht• drucken,• als InfoLog-Eintrag hinzufügen,• speichern undwww.brain-media.de

Typische E-Mail-Aktionen 87• die Kopfzeilen anzeigen.Das Hinzufügen eines Absenders zum Adressbuch.Der Dialog zum Lesen Ihrer Nachrichten hat eine weitere Besonderheit zu bieten:Hinter den Absender- und Empfängernamen bzw. Adressen finden Sie ein kleinesIcon, über das Sie den betreffenden Anwender in Ihr Adressbuch aufnehmen können.Es öffnet sich der Adressbuch-Dialog, über den Sie den neuen Eintrag mitweiteren Details versehen können.Das Verfassen einer Nachricht ist ebenfalls recht einfach: Klicken Sie dazu einfachin der FeLaMiMail-Symbolleiste auf das Icon E-Mail schreiben. Füllen Sie so, wieSie es von Ihrem E-Mail-Client kennen, die Felder Empfänger, CC, BCC und Betreffaus. Der Editor erlaubt Ihnen auch die Auswahl einer Identität, sofern Siemehrere Identitäten definiert haben. Sie können Identitäten über Ihren Systemadministratorim Bereich Administration> Benutzerkonten als zusätzliche E-Mail-Adressen anlegen. Beachten Sie dabei allerdings Folgendes: Mehrere Identitätensind nur dann verfügbar, wenn der Mailserver per LDAP verwaltet wird oder wennwie für Plesk eine spezifische Integration existiert. Der Mail-Editor stellt Ihnenverschiedene Funktionen für die Gestaltung Ihrer HTML-Mails zur Verfügung.Weitere wichtige Funktionen stellt Ihnen die Kopfzeile des Mail-Editors zur Verfügung:• Senden-Button: Mit einem Klick bringen Sie die E-Mail auf den Weg.• Als Vorlage speichern: Speichert Ihre Nachricht als Vorlage.• Adressbuch: Erlaubt den Zugriff auf das eGroupWare-Adressbuch für dieEmpfängerauswahl.eGroupWare 1.4 kompakt

88 FeLaMiMail• Anlagen: Öffnet einen einfachen Dialog für das Hinzufügen von Attachments.Mehrere Anlagen müssen nacheinander hinzufügen werden.• Als InfoLog speichern: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren,wird die E-Mail beim Versand in einem InfoLog-Eintrag gespeichert.• Empfangsbestätigung: Hier können Sie ein Bestätigen des Empfangsbeim Empfänger anfordern. Das setzt voraus, dass die Empfängerseite dasQuittieren unterstützt.• Priorität: Schließlich können Sie die Prioritäten Normal, Mittel und Hochvergeben.Der Dialog für das Verfassen einer E-Mail.www.brain-media.de

FeLaMiMail-Einstellungen 89Beachten Sie außerdem die Möglichkeit, eine Signatur an die E-Mail zu heften,denn schließlich schreibt der Gesetzgeber diese bei kommerzieller Nutzung undKommunikation vor. Wie Sie wir später noch sehen werden, ist das Erstellen vonSignaturen über die FeLaMiMail-Einstellungen kein Problem.4.3 FeLaMiMail-EinstellungenFeLaMiMail verfügt wie die meisten anderen eGroupWare-Module über ModulspezifischeEinstellungen. Diese sind abhängig vom verwendeten IMAP-Server.Wenn Sie mit einem Standard-IMAP-Server arbeiten, sind über dasEinstellungenmenü frei Funktionen verfügbar: Einstellungen, Signaturen verwaltenund Ordner verwalten. Wenn Sie mit dem Cyrus-IMAP-Server arbeiten, kommenweitere sehr nützliche Funktionen hinzu: Filter-Funktion und Abwesenheitsnotiz.Die Einstellungen für FeLaMiMail.Um die Einstellungen des FeLaMiMail-Clients zu bearbeiten, folgen Sie demgleichnamigen Link im Einstellungenmenü. Hier finden Sie wieder die Unterscheidungzwischen erzwungenen Einstellungen, persönlichen Einstellungen und Voreinstellungen.Dabei können Sie folgende Anpassungen vornehmen:eGroupWare 1.4 kompakt

90 FeLaMiMail• Aktualisierungsintervall in Minuten: Hier legen Sie die Zeitspanne fest,die zwischen den einzelnen Abrufen neuer E-Mails vom Server vergeht.• Standard-Sortierreihenfolge: Über dieses Auswahlmenü können Sie dieSortierungsreihenfolge anpassen, beispielsweise nach dem Datum, demAbsender (A – Z und umgekehrt) oder dem Betreff (A – Z und umgekehrt)• Spaltenanordnung: Hier haben Sie die Wahl zwischen zwei Ansichten:ooFeLaMiMail: Zeigt den Betreff der Nachricht in der Liste vornean, während der Absender (Von) weiter hinten zu finden ist.Outlook: Hier wird der Absender vorne aufgeführt, dann folgtder Betreff.• Neue Nachrichten auf der Startseite anzeigen: Standardmäßig werdenneue Nachrichten auf der Übersichtsseite eines Benutzers angezeigt.• Nachricht in neuem Fenster anzeigen: Hier legen Sie fest, ob neueNachrichten in einem separaten Fenster angezeigt werden sollen odernicht.• wenn Nachrichten gelöscht werden: Über diese Auswahl bestimmenSie, wie mit gelöschten Nachrichten zu verfahren ist. Sie können diese imMülleimer sammeln oder auch direkt löschen.• HTML EMails anzeigen: Über diese Auswahl bestimmen Sie, wie dasSystem mit HTML-Mails verfahren soll. Sie können die Ansicht unterbinden,diese nur anzeigen, wenn kein Plain-Text existiert, oder die Ansichtimmer aktiviert lassen.• Ordner für gelöschte Nachrichten: Hier bestimmen Sie den Ordner, inden gelöschte Nachrichten verschoben werden. Das ist standardmäßig derOrdner Trash.• Ordner für gesendete Nachrichten: Hier bestimmen Sie entsprechend,wo gesendete Nachrichten landen. In der Regel ist das der Ordner Sent.• Vorlagen Ordner: Über diese Auswahl können den Ordner für die Vorlagenändern. Die Vorgabe ist Templates.• Sieve Skript Name: Lassen Sie dieses Eingabefeld leer oder geben Siefelamimail ein, wenn Sie die Skripte des Web-Clients verwenden wollen.Bei Verwendung anderer Sieve-Skripts geben Sie deren Bezeichnung ein.Auf diese Funktion kommen wir später noch zu sprechen.www.brain-media.de

FeLaMiMail-Einstellungen 91Die Konfiguration des E-Mail-Accounts durch die Benutzer.Soweit die allgemeinen FeLaMiMail-Einstellungen. Wenn Sie in der Modul-Konfiguration die Option Anwender können ihre eigenen Konten definieren aktivieren,so wird das Einstellungen-Menü um einen weiteren Eintrag erweitert: ManageEMailaccounts, in dem die Benutzer ihre Einstellungen selbst bearbeitenkönnen.Hier stehen Ihnen die bereits bekannten Einstellungen für die Identität, den SMTPundden IMAP-Server zur Verfügung. Über das Kontrollkästchen Benutze angepassteEinstellungen aktivieren Sie die Verwendung der Einstellungen.Eine weitere wichtige und oft auch notwendige Funktion ist die Signatur-Verwaltung. Sie ist über den Link Signaturen verwalten des Einstellungen-Menüsverfügbar. Wenn Sie das Medium E-Mail professionell nutzen, ist Ihnen sicherlichnicht entgangen, dass der Gesetzgeber geschäftlichen Schreiben die Angabe IhrerKontaktdaten vorschreibt – ähnlich dem Impressum Ihrer Website. Achten Siedaher darauf, bei Geschäfts-Mails immer auch eine Signatur zu verwenden.Um eine erste Signatur zu erstellen, folgen Sie dem Verweis Signaturen verwalten.Klicken Sie in der Signatur-Verwaltung auf das Neu-Icon. In dem kleinen Editorfenstergeben Sie Ihre Kontaktdaten ein und weisen der Signatur eine aussagekräf-eGroupWare 1.4 kompakt

92 FeLaMiMailtige Bezeichnung zu. Über das Kontrollkästchen Standard Signatur sorgen Siedafür, dass diese bei jeder E-Mail verwendet wird. Klicken Sie auf Speichern, umdie Daten zu sichern. In der Signatur-Verwaltung findet sich jetzt der erste Eintrag.Eine erste Signatur für die Verwendung im FeLaMiMail-Client.Das Tolle an IMAP ist seine Flexibilität, die man von POP3 nicht kennt. Abhängigvon der jeweiligen Server-Implementierung können Sie eingehende Nachrichten inverschiedene Ordner sortieren, E-Mails zentral speichern und archivieren, Mailboxengemeinsam mit anderen Benutzern nutzen und sogar Inhalte sortieren unddurchsuchen. Einige IMAP-Server-Implementationen unterstützen auch die Rechtevergabefür Mailboxen, also lesen, schreiben, löschen, administrieren usw. proBenutzer und erlaubt so eine exakte Zugriffssteuerung. Für all diese Aufgaben istdie Ordner-Verwaltung der FeLaMiMail-Clients zuständig.Die Ordner-Verwaltung.Mithilfe der Ordnerverwaltung können Sie in der Standardstruktur Ordner anlegen,umbenennen, löschen oder anderen Benutzern einen Zugriff gewähren. Sie könnenwww.brain-media.de

FeLaMiMail-Einstellungen 93beispielsweise einen Unterordner Ihres Posteingangs (Inbox) anlegen, um IhreNachrichten zu sortieren. Sie können die Ordner und Unterordner auch dafür verwenden,verschiedene Interessen und E-Mails voneinander zutrennen.Die Ordnerverwaltung präsentiert Ihnen auf der linken Seite die Ordnerliste mitallen Ordnern und Unterordnern. Sie finden vor jedem Ordner ein Kontrollkästchen,das aktiviert bzw. deaktiviert ist. Aktiviert heißt, dass der entsprechendeOrdner abonniert ist.Rechts finden Sie zwei Register, über die Sie die Ordnerstruktur bearbeiten bzw.erweitern können und die ACL-Funktionen. Um einen Unterordner anzulegen,klicken Sie links auf die Ordnerbezeichnung und tragen dann rechts unter Unterordneranlegen die Bezeichnung ein. Mit einem Klick auf Erzeugen ist der neueOrdner erzeugt.Das Hinzufügen einer ACL.Über das Register ACL können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Ordner bestimmen.Soll ein bestimmter Ordner auch für Ihre Kollegen einsehbar sein, so klicken Sieauf die Schaltfläche ACL zufügen und geben in das zugehörige Formular den Benutzernamenund die Rechte an. Mit einem Klick auf Hinzufügen speichern Sie dieEinstellungen. Sie können dabei folgende Berechtigungen verteilen:• L: Einsehen des Mailbox-Namens, nicht aber der Inhalte• R: Lesen der Inhalte• S: Aufheben des Status gelesen bzw. veraltet• W: Schreiben• I: Einfügen von Nachrichten in eine Mailbox• P: Schreiben einer Nachricht• C: Erzeugen einer neuen Unter-Mailbox• D: Löschen von Nachrichten und/oder Mailboxen• A: Administration einer MailboxeGroupWare 1.4 kompakt

94 FeLaMiMailNeben Benutzernamen können Sie auch Gruppen verwenden. Dann verwenden Sieals ACL-Eintrag group:gruppenname.Wenn Sie mit dem Cyrus-IMAP-Server arbeiten, so können Sie auch die Filterfunktionennutzen, um E-Mails in bestimmte Ordner zu sortieren. Die Mail-Filterung basiert auf Sieve. Das ist eine einfache Skriptsprache, die speziell für dasFiltern von E-Mails konzipiert wurde und in RFC 3028 spezifiziert ist. Sieve dientdazu, E-Mails serverseitig auf einfache Art und Weise zu filtern. Dabei kommeneinfache Regeln zum Einsatz. Das Erstellen der Regel passiert natürlich auch aufseitendes Servers. Der bislang einzige Mail-Server, der mir bekannt ist, der dieseTechnik ordentlich umsetzt, ist wieder der Cyrus-IMAP-Server.Bevor Sie die Filterfunktion nützen können, müssenSie die Sieve-Unterstützung des Servers aktivieren.Zunächst müssen Sie diese in der Mailserver-Konfiguration anpassen. Wählen Sieden Cyrus-IMAP-Server und aktivieren Sie die Sieve-Einstellungen. Passen Siegegebenenfalls den Port an. Speichern Sie die Einstellungen und folgen Sie dann inden FeLaMiMail-Einstellungen dem Verweis Filter Regeln. Sie landen in der Fil-www.brain-media.de

FeLaMiMail-Einstellungen 95ter-Verwaltung, die das Aktivieren, das Deaktivieren, das Löschen und das Erstellenneuer Regeln erlaubt.Das Erstellen einer Filterregel für FeLaMiMail.Um einen ersten Filter zu erzeugen, klicken Sie auf Regel hinzufügen. Im zugehörigenFormular finden Sie drei Bereiche:• Bedingung: Hier legen Sie fest, auf welche E-Mails die Regel angewendetwird. Über das Auswahlmenü Übereinstimmung legen Sie fest, ob eineoder alle Bedingungen erfüllt sein müssen.• Aktion: Hier legen Sie fest, welche Aktion ausgeführt wird, wenn die Bedingungerfüllt ist. Sie können eine E-Mail in einen anzugebenden Ordnerverschieben, sie an einen anderen Account weiterleiten, eine Ablehnungs-Mail auf den Weg bringen oder die Nachricht verwerfen.eGroupWare 1.4 kompakt

96 FeLaMiMail• Erweitert: Hier können Sie beispielsweise die Verkettung von Regeln aktivieren.Aktivieren Sie dazu die Option Nachricht auch gegen nächsteRegel prüfen.Eine letzte Funktion haben die FeLaMiMail-Einstellungen noch zu bieten: dieAbwesenheitsnotiz. Auch sie setzt den Cyrus-IMAP-Server voraus. Mit anderenServern funktioniert dies meines Wissens nicht. Folgen Sie dem gleichnamigenLink und aktivieren Sie die Funktion zunächst.Die Einstellungen für die Abwesenheitsnotiz.Auf dem Formular für das Erstellen bzw. Bearbeiten der Abwesenheitsnotiz stehenIhnen drei Einstellungen zur Verfügung:• Antworte auf EMails die gesendet werden an: Bestimmen Sie hier dieE-Mail-Adressen, die beim Eingang einer E-Mail mit einer Abwesenheitsnotizantworten.• alle: Über dieses Auswahlmenü legen Sie das Zeitintervall fest, in welchemAbstand die Abwesenheitsnotiz jeweils gesendet wird (falls eineneue E-Mail vom selben Absender ankommt). Beim Standardwert 7 Tagepassiert Folgendes: Schickt ein Absender eine E-Mail an die eingetrageneAdresse und sendet er innerhalb des Zeitintervalls eine weitere Mail, soerhält der Absender bei der zweiten E-Mail keine erneute Abwesenheits-www.brain-media.de

FeLaMiMail-Einstellungen 97notiz. Sendet er allerdings nach acht Tagen erneut eine E-Mail, erhält ereine neue Abwesenheitsnotiz.• mit folgender Nachricht: In diesem Textfeld geben Sie den NachrichtentextIhrer Notiz ein. Mit einem Klick auf Speichern sichern Sie die Abwesenheitsnotiz.eGroupWare 1.4 kompakt

98 FeLaMiMailwww.brain-media.de

995 Das eGroupWare-AdressbuchIn der aktuellen eGroupWare-Version 1.4 hat das Adressbuch ein grundlegendesRe-Design erfahren. Nun finden Sie neben den personenbezogenen (diese werdenauch als Alle Kontakte bezeichnet) auch verschiedene neue Organisationen-Ansichten. Wie Sie es von anderen eGroupWare-Applikationen kennen, finden Sielinks das typische Navigationsmenü, das beispielsweise dem Hinzufügen neuerKontakte, dem Bearbeiten der Adressbucheinstellungen und der Konfigurationdient. Im rechten Bereich finden Sie alle Adressbuchfunktionen.Ein erster Blick auf das Adressbuch der eGroupWare-Umgebung.Das Adressbuch von eGroupWare ist sehr flexibel ausgelegt. Sie können ein privatesAdressbuch erstellen und auch welche für Abteilungen und dann im nächstenSchritt den Zugriff gezielt regeln.Sie können über das Auswahlmenü im Kopfbereich der Adressbuchfunktion zwischenden verschiedenen Ansichten hin- und herschalten. Dort stehen Ihnen folgendeAnsichten zur Verfügung:• Alle Kontakte: Dies ist die Standardansicht, die Ihnen die Kontakte mitallen verfügbaren Informationen präsentiert. Wenn Sie noch eGroupWare1.2 kennen, dann dürfte Ihnen diese Ansicht vertraut sein.eGroupWare 1.4 kompakt

100 Das eGroupWare-Adressbuch• Organisation: Dieses Auswahlmenü präsentiert Ihnen eine nach Unternehmensortierte Liste.• Organisationen nach Standorten: Bei dieser Option präsentiert Ihnendas Adressbuch die Organisationen nach Standorten mit der Anzahl dereingetragenen Kontakte. Die Unterscheidung erfolgt durch die Geschäftsadresse.• Organisationen nach Abteilungen: Mit der letzten Option präsentiertIhnen das Adressbuch die Organisationen nach Abteilungen mit Anzahlder eingetragenen Kontakte.Rechts neben dem Auswahlmenü finden Sie zwei weitere nützliche Funktionen:Die Suchfunktion und die Funktion zum Hinzufügen eines neuen Adressbucheintrags.Neben der erweiterten Suche finden Sie unterhalb einen Suchbereich, der dieschnelle Suche erlaubt. Hier können Sie die Suche gezielt auf Kategorie und Adressbücherbeschränken. Ebenso ist die Beschränkung der Ausgabeergebnissemöglich. Mit einem Klick auf den Suchen-Button werden das bzw. die Adressbüchernach den gesuchten Informationen durchsucht. Über die Pfeile können Siezwischen den Ergebnissen hin- und herblättern.Das Auswahlmenü Kategorie stellt Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:• alle: Durchsucht alle Kategorien.• Kategorie: Erlaubt die gezielte Suche in von Ihnen erzeugten Kategorien,in denen Sie beispielsweise die Kontakte einer Abteilung wie der Marketing-Abteilungzusammengefasst haben.• keine: Bei dieser Option werden alle Kontakte ausgegeben, bei denennoch keine Kategorie ausgewählt wurde.In der Mitte finden Sie die Auswahlbox Adressbuch, über die Sie das gewünschteAdressbuch bestimmen. Hier haben Sie die Wahl zwischen folgenden Einschränkungen:• alle: Diese Option zeigt alle Kontakte aus allen Adressbüchern an, auf dieSie Zugriffsrecht haben.• persönlich: Hier beschränken Sie die Ansicht auf die Kontakte, die in Ihrempersönlichen Adressbuch gespeichert sind.www.brain-media.de

101• Benutzer ... : Diese Option zeigt Ihnen evtl. alle Kontakte aus dem persönlichenAdressbuch eines Kollegen an. Das setzt voraus, dass Sie überdie notwendigen Zugriffsrechte verfügen, um darauf zugreifen zu können.• Gruppe ... : Hier werden Ihnen alle Kontakte aus dem entsprechendenGruppen-Adressbuch angezeigt – wieder die notwendigen Rechte für denZugriff vorausgesetzt.• Benutzerkonten: Wenn Sie diese Option wählen, zeigt Ihnen das Adressbuchalle im System vorhandenen Benutzer an, hier haben Sie normalerweisenur Leserecht auf die Einträge.Das Adressbuch stellt Ihnen eine Möglichkeit zur gezielten Auswahl von Kontaktenzur Verfügung. Über die Buchstabenleiste [A] - [Z] können Sie einen bestimmtenAnfangsbuchstaben der gesuchten Person auswählen.Der Aufbau der Adressenliste ist ansonsten simpel. In der ersten Spalte wird angezeigt,ob es sich um einen Benutzer oder eine Gruppe handelt. Es folgt der Namedes Eintrags bzw. der Gruppe oder der Organisation. Dann folgen Adresse, Telefonnummer,Website und E-Mail-Adresse.Schließlich präsentiert Ihnen das Adressbuch die Befehle-Spalte, über die Sie Kontaktdetailsanzeigen, bearbeiten und löschen können. In der Organisationen-Ansicht präsentiert Ihnen das Adressbuch zwei weitere Icons, über die Sie denKontakt zur Organisation hinzufügen und InfoLog-Einträge der gesamten Organisationanzeigen können.Zwei wichtige Funktionen hat das Adressbuch noch für Sie zu bieten. Unterhalbder jeweiligen Tabelle bzw. Ausgabeliste finden Sie die Schaltfläche Hinzufügen,mit der Sie Ihr Adressbuch um einen weiteren Kontakt erweitern. Im unteren rechtenBereich finden Sie das Auswahlmenü Befehl oder Adressbuch zum Verschiebenauswählen. Hier können Sie unterschiedliche Aktionen auf die markierten Kontakteausführen. Konkret sind folgende wichtige Aktionen ausführbar:• Löschen: Mit dieser Funktion entfernen Sie einen oder mehrere markierteKontakte aus dem Adressbuch – auch hierfür sind die entsprechenden Zugriffsrechteerforderlich.• Exportieren als CSV: Exportiert die markierten Kontakte in eine CSV-Datei, die Sie dann mit einer beliebigen Tabellenkalkulation öffnen können.Viele PIMs und E-Mail-Programme unterstützen das Importformat,was die Datenübernahme natürlich sehr vereinfacht.• Exportieren als vCard: Erlaubt das Exportieren der markierten Kontakteins vCard-Format.eGroupWare 1.4 kompakt

102 Das eGroupWare-Adressbuch• Vereinige im Ersten oder Benutzerkonto, löscht alle Anderen!: Mitdiesem Befehl können Sie mehrere Kontakte zusammenführen. Dabeiwerden alle Verknüpfungen und angehangenen Dateien mit verschoben.Die Zusammenführung erfolgt falls vorhanden (ausgewählt) im Benutzerkontound sonst im ersten markierten Kontakt.• Verknüpfte Infolog-Einträge anzeigen: Mit dieser Funktion gelangenSie direkt zum InfoLog und dort werden Ihnen die Einträge von allen ausgewähltenKontakten angezeigt. Sie können dabei die volle Filter-Funktionalität vom InfoLog nutzen.Das Hinzufügen eines neuen Kontakts in Ihr eGroupWare-Adressbuch.5.1 Kontakt hinzufügenSie erweitern Ihre Kontakte durch einen Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen, dieSie im oberen und im unteren Bereich des Adressbuchs finden. eGroupWare öffneteinen Pop-up-Dialog, den Sie mit den verschiedenen personenbezogenen Datenfüttern.Die Handhabung ist an sich recht einfach. Zunächst bestimmen Sie über das Auswahlmenüdie Darstellung des Kontakts. Sie können beispielsweise Unternehmen:Nachname, Vorname oder Vorname Nachname: Unternehmen wählen. So bestimmenSie einerseits eine eigene Sortierung auf der Startseite des Adressbuchsund andererseits die Darstellung der Kontakte bei Verknüpfungen, etwa inInfoLog.www.brain-media.de

Erweiterte Suche 103Ansonsten präsentiert Ihnen das Hinzufügen-Formular vier Register, die Sie mitunterschiedlichen Informationen zu Ihrem neuen Eintrag füttern können: Allgemein,Privat, Details und Verknüpfungen. Immer eingeblendet sind die Telefonnummernund die E-Mail- bzw. Web-Adresse.Mit einem Klick auf Speichern sichern Sie einen Eintrag, der dann automatisch inder Kontaktliste auftaucht – vorausgesetzt, Sie haben seine Ansicht nicht mittelseines Filters deaktiviert.5.2 Erweiterte SucheOben haben Sie die Filterfunktionen des Adressbuchs kennengelernt, mit denen Siedie Ansicht des Adressbuchs exakt steuern können. Wenn Sie ein sehr umfangreichesAdressbuch besitzen, weil Sie beruflich beispielsweise mit sehr vielen Menschenzu tun haben, so werden Ihnen die Filterfunktionen nicht immer genügen. In„schwierigen“ Fällen kommen Sie mit der erweiterten Suche weiter.Das zugehörige Suchformular ist dem zum Hinzufügen eines Kontakts sehr ähnlich– ein Grund, warum wir erst jetzt auf die erweiterte Suche zu sprechen kommen.Wenn Sie sich beispielsweise daran erinnern, dass Ihr Kontakt in seiner Freizeitgerne Tennis spielt und Musik macht, können Sie diese Informationen in das RegisterDetails eintragen. Mit einem Klick auf Suchen leiten Sie die Suche ein.Die erweiterte Suche des eGroupWare-Adressbuchs.eGroupWare 1.4 kompakt

104 Das eGroupWare-Adressbuch5.3 AdressbucheinstellungenDie Handhabung der Adressbuchfunktionen ist – wie viele andere wichtige Aktionen– in der eGroupWare-Umgebung einfach. Administratoren, die diese Funktionenzwar auch in ihrem Alltag immer wieder nutzen, interessieren sich aber in derRegel mehr für die möglichen Anpassungen und die Konfiguration einer Anwendung.Die Einstellungen für das eGroupWare-Adressbuch.Abhängig von Ihren Rechten können Sie über das Einstellungen-Menü verschiedeneEigenschaften des Adressbuchs anpassen und den Zugriff steuern. Das Einstellungen-Menüunterscheidet wieder zwischen persönlichen, erzwungenen und Voreinstellungen.Sie können folgende Anpassungen vornehmen:• Vorgabe Adressbuch beim Hinzufügen von Kontakten: Hier bestimmenSie, welches Adressbuch beim Hinzufügen von Kontakten ausgewähltwerden soll, wenn Sie keine Hinzufügen-Rechte zum aktuellen Adressbuchbesitzen.• Geburtstagserinnerungen auf der Startseite anzeigen: Über diesesAuswahlmenü bestimmen Sie, ob und falls ja wie auf der Startseite eineGeburtstagserinnerung angezeigt wird. Sie können die Anzeige mit Neindeaktivieren.www.brain-media.de

Konfiguration des Adressbuchs 105• Zeige eine Foto Spalte: Hier bestimmen Sie, wann die Adressenliste eineFotospalte anzeigen soll. Wenn Sie sich für die Option Nur wenn etwasangezeigt wird entscheiden, wird die Spalte ausgeblendet, wenn sie in dieserAnzeige leer wäre.• Zeige eine Privatadresse Spalte: Hier bestimmen Sie, wann die Adresslistediese Spalte anzeigt. Auch hier steht Ihnen die zuvor beschriebeneOption zur Verfügung.• Zeige eine Benutzerdefinierte Felder Spalte: Legen Sie hier fest, wanndie Adressliste diese Spalte anzeigt.• Felder für den CSV Export: Mit diesem Schalter legen Sie fest, welcheFelder beim CSV-Export exportiert werden. Sie haben die Wahl zwischendrei Optionen: Alle, Geschäfts- und Privatadresse. Wenn Sie die OptionAlle verwenden, wird jedes Feld, das im Adressbuch gespeichert ist einschließlich.der benutzerdefinierten Felder, exportiert. Die Geschäfts- oderPrivatadresse enthalten nur den Namen, die Firma und die jeweils gewählteAdresse.• Zeichensatz für den CSV Export: Bestimmen Sie hier, welchen ZeichensatzSie für den CSV-Export verwenden wollen. Dabei wird standardmäßigdie systemweite Vorgabe aus der eGroupWare-Installationverwendet.• Privates Adressbuch einschalten: Über diesen Schalter können Sie dieEinblendung des privaten Adressbuchs deaktivieren.• Titel der Verknüpfung für Kontakte zeigt: Schließlich können Sie festlegen,welche Information der Titel von Verknüpfungen anzeigt. Bei Änderungendieser Konfiguration müssen Sie sich erneut anmelden.Damit kennen Sie die Anpassungsmöglichkeiten, die das Adressbuch bietet. Aufdie Zugriffssteuerung und die Kategorien-Funktion, die ebenfalls über die Adressbucheinstellungenverfügbar sind, müssen wir an dieser Stelle nicht weiter eingehen,denn sie entsprechen den Ihnen bereits bekannten Funktionen.5.4 Konfiguration des AdressbuchsSchauen wir uns noch die Konfigurationsmöglichkeiten an, die Ihnen das Adressbuchbietet. Für die Anpassung des Adressbuchmoduls können Sie folgende Einstellungennutzen:eGroupWare 1.4 kompakt

106 Das eGroupWare-AdressbuchIm Bereich Telefonie Integration stehen Ihnen zwei Einstellungen zur Verfügung,um das Zusammenspiel mit einer Telefonanlage zu steuern. Beachten Sie, dass Sienur solche Anlagen verwenden können, die über eine IP-Adresse (URL)ansteuerbar sind. Ein Beispiel hierfür ist Asterisk. Die beiden Einstellungen:• Eingabefeld URL mit denen Telefonnummern verlinkt werden sollen:In diesem Eingabefeld hinterlegen Sie die IP-Adresse der Telefonanlageund bestimmen dann die Endstelle über eine Auswahlbox oder geben dieNummer im Format %Nummer an. Ein Eintrag könnte also wie folgt aussehen:192.168.0.100%1.• Eingabefeld Größe des Popup: In diesem Feld bestimmen Sie die Größedes Pop-ups, sofern Sie ein solches verwenden wollen. Geben Sie dieGröße in Breite x Höhe (in Pixeln) an.Es folgt das Feld Erlaube Benutzern ihre eigenen Benutzerdaten zu verwalten, überdas Sie gezielt Benutzern erlauben, im Adressbuch verschiedene Felder selbst zubearbeiten. Über die Multiauswahl können Sie beispielsweise das Bearbeiten derFelder Kategorien, Abteilung und Funktion zulassen. Wenn Sie hier keine Änderungvornehmen, besteht auch kein Bearbeitungsrecht für die eigene Adresse.Es folgt der Bereich Allgemein, in dem Sie lediglich eine Anpassung vornehmenkönnen:• Separaten Reiter für Kategorien verwenden? In der StandardkonfigurationNein werden die Kategorien im Tab Details angezeigt. Mit Ja aktivierenSie ein eigenes Register.• Unter Speicherort Kontakte finden Sie eine Anpassungsmöglichkeitund eine Info: Sie können bestimmen, wo Sie die Adressen speichernwollen. Abhängig von Ihrer Systemkonfiguration haben Sie die Wahlzwischen folgenden Optionen:oooSQLLDAPSQL-->LDAP nur lesendDie Option LDAP können Sie nur dann zum Speichern von Kontaktennutzen, wenn die Benutzerkonten auch in LDAP gespeichert sind. UnterSpeicherort für Benutzerkonten zeigt Ihnen das System den Speicherortan, so, wie Sie ihn im Setup von eGroupWare definiert haben. Um Änderungenan diesen Einstellungen vorzunehmen, wechseln Sie über Setup >www.brain-media.de

Adressdaten in Word nutzen 107Konfiguration in die Groupware-Konfiguration. Beachten Sie außerdem,dass die neue Organisationen-Ansicht in einer reinen LDAP-Konfiguration nicht verfügbar ist.Es folgen zwei weitere LDAP-Einstellungen für Ihre Kontakte:• LDAP Host für Kontakte: Hier geben Sie die Adresse des LDAP-Servers an.• LDAP Kontext für Kontakte: Hier hinterlegen Sie die LDAP-Kontexte.Schließlich erlaubt die Adressbuchkonfiguration die Migration nach LDAP. In demAuswahlmenü bestimmen Sie den Migrationstyp und klicken anschließend auf dieSchaltfläche Starten. Es versteht sich von selbst, dass Sie eine funktionierendeLDAP-Server-Konfiguration hierfür benötigen. Ihnen stehen drei Konfigurationsmöglichkeitenzur Verfügung:• Kontakte nach LDAP: Bei dieser Option werden nur die Kontakte migriert,die Benutzerkonten bleiben von der Migration unberührt.• Kontakte und Kontaktdaten der Benutzer nach LDAP: Diese Optionstellt sowohl Kontakte, als auch Benutzerkonten auf LDAP um.• Kontakte nach LDAP, Kontaktdaten der Benutzer nach SQL:Schließlich können Sie die Kontakte im LDAP anlegen, während die Benutzerkontenim SQL gespeichert werden.Speichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern.5.5 Adressdaten in Word nutzenIn vielen Unternehmen ist Word nach wie vor die wichtigste Textverarbeitung.Nun wünschten sich viele Anwender eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, Adressdatenaus eGroupWare auch in MS Word zu nutzen. Einer der Core-Entwickler, Ralf Becker, hat hierfür die notwendige Arbeit geleitet. Die entsprechendenFunktionen sind bereits in der aktuellen Version integriert.Im ersten Schritt müssen Sie ein entsprechend vorbereitetes RTF-Dokument imDateien-Verzeichnis von eGroupWare ablegen und für jeden Benutzer passendabrufbar machen. Die Konfiguration des Pfads und Dateinamens erfolgt in deneGroupWare 1.4 kompakt

108 Das eGroupWare-AdressbuchAdressbuch-Einstellungen ganz unten, und zwar dort, wo auch eine Liste der fürdie RTF-Vorlage benötigten Platzhalter abgerufen kann.Die Vorgehensweise im Detail:1. Erzeugen Sie zunächst eine RTF-Datei, und platzieren die Adressbuchplatzhalterentsprechend Ihren Vorstellungen. Nachstehende Abbildungzeigt, wie das aussehen könnte. Die verfügbaren Platzhalter finden Sie unten.Ein Beispiel für einen Briefkopf samt Platzhaltern in Word.2. Im zweiten Schritt stellen Sie dann die erzeugte RTF-Datei über dieeGroupWare-Dateiverwaltung dem bzw. den Usern bereit.www.brain-media.de

Adressdaten in Word nutzen 109Die RTF-Vorlage ist im Datenmanager verfügbar.3. Wechseln Sie als Nächstes zu den Einstellungen des Adressbuchs undmachen Sie die Vorlagenverzeichnisse bekannt. Dazu geben Sie im unterenFormularbereich die Pfade für Standarddokument zum Einfügen vonKontakten und Verzeichnis mit Dokumenten zum Einfügen von Kontaktenan.Hier bestimmen Sie das Dokument bzw. das Standardverzeichnisfür das Einfügen von Dokumenten.4. Speichern Sie die Einstellungen und wechseln Sie dann zum Adressbuch.Dort finden Sie nun in der Spalte Befehle das Icon Einfügen in Dokument,um die Adressdaten der jeweiligen Zeile in das Dokument einzufügen. Esöffnet sich der Öffnen-von-Dateiname-Dialog Ihres Browsers, in dem Siedas Öffnen der Vorlage in Word bestätigen.eGroupWare 1.4 kompakt

110 Das eGroupWare-AdressbuchDas Öffnen der Vorlage mit den ausgewählten Adressdaten.Sie können natürlich auch weitere Vorlagen einsetzen. Gehen Sie dazu entsprechenddieser Wegbeschreibung vor.Es ist noch die Frage offen, welche Platzhalter denn von Ihnen verwendet werdenkönnen. Diese Frage beantworten nachfolgende Tabellen. Die unterstützten Kontaktfelder:PlatzhalterBeschreibung$$id$$$$private$$$$n_prefix$$$$n_middle$$$$n_suffix$$$$n_fileas$$$$org_name$$$$title$$$$assistent$$Kontakt IDPrivatAnredezweiter VornameZusatzeigene SortierungUnternehmenTitelAssistentwww.brain-media.de

Adressdaten in Word nutzen 111Platzhalter$$adr_one_street$$$$adr_one_locality$$$$adr_one_postalcode$$$$adr_two_street$$$$adr_two_locality$$$$adr_two_postalcode$$$$tel_work$$$$tel_fax$$$$tel_car$$$$tel_home$$$$tel_cell_private$$$$tel_prefer$$$$email$$$$url$$$$freebusy_uri$$$$note$$$$pubkey$$$$creator$$$$modifier$$$$owner$$$$cat_id$$$$n_given$$$$n_family$$$$n_fn$$$$bday$$BeschreibungStraße (geschäftlich)Stadt (geschäftlich)PLZ (geschäftlich)Straße (privat)Stadt (privat)PLZ (privat)Telefon dienstlichTelefax (geschäftlich)AutotelefonTelefon privatMobiltelefon (privat)präferierte TelefonnummerE-Mail (geschäftlich)Webseite (geschäftlich)Freebusy URINotizöffentlicher Schlüsselerstellt vonletzte Änderung durchAdressbuchKategorieVornameNamevollständiger NameGeburtstageGroupWare 1.4 kompakt

112 Das eGroupWare-AdressbuchPlatzhalter$$org_unit$$$$role$$$$room$$$$adr_one_street2$$$$adr_one_region$$$$adr_one_countryname$$$$adr_two_street2$$$$adr_two_region$$$$adr_two_countryname$$$$tel_cell$$$$tel_assistent$$$$tel_pager$$$$tel_fax_home$$$$tel_other$$$$email_home$$$$url_home$$$$calendar_uri$$$$tz$$$$created$$$$modified$$$$jpegphoto$$BeschreibungAbteilungFunktionRaumAdresszeile 2 (geschäftlich)Bundesland (geschäftlich)Land (geschäftlich)Adresszeile 2 (privat)Bundesland (privat)Land (privat)MobiltelefonTelefon AssistentPagerTelefax (privat)anderes TelefonE-Mail (privat)Webseite (privat)Kalender URIZeitzoneangelegtletzte ÄnderungFotowww.brain-media.de

Adressdaten in Word nutzen 113Die allgemeinen Felder:Platzhalter$$date$$$$user/n_fn$$$$user/account_lid$$BeschreibungDatumName des aktuellen Benutzers, auch alleanderen Kontaktfelder sind erlaubtBenutzernameDie unterstützten Kalenderfelder, wobei # von 1 bis 20 ist:Platzhalter$$calendar/#/title$$$$calendar/#/participants$$$$calendar/#/start$$$$calendar/#/startdate$$$$calendar/#/end$$$$calendar/#/enddate$$$$calendar/#/duration$$$$calendar/#/priority$$$$calendar/#/recur_type$$$$calendar/#/owner$$BeschreibungTitelTeilnehmerStart: Datum+ZeitStart: DatumEnde: Datum+ZeitEnde: DatumDauerPrioritätWiederholungBesitzereGroupWare 1.4 kompakt

114 Das eGroupWare-Adressbuchwww.brain-media.de

1156 InfoLogIn der Grundkonfiguration kommt eGroupWare mit einem einfachen CRM-Modul(Customer-Relation-Management) daher, das Sie bei der Pflege Ihrer Kundenbeziehungenunterstützt. Das Modul greift auf die Daten aus dem Adressbuch zurückund erlaubt das Kombinieren von Aufgabenlisten, Notizen und Telefon-Notizen.Auch in InfoLog können Sie auf die Zugriffsrechteverwaltung zurückgreifen.Tipp:Die CRM-Funktionen von InfoLog sind recht rudimentär. Wenn Sie ein leistungsfähigeresSystem suchen, das sich in eGroupWare integriert, so sollten Sie zu CK-ERP oder p-ERP greifen. Diese Module bieten einen beachtlichen Umgang. Allerdingsunterliegen beide zwei Einschränkungen: Sie sind bislang nur auf Linux-Systemen ausführbar und liegen bislang nur in einer Beta-Version vor. Mehr dazuin Kapitel 16.Ein erster Blick auf das CRM-Modul InfoLog.InfoLog beschränkt sich auf die wesentlichen Funktionen, die man von einemCRM-Modul verlangen kann. In der Regel kommt man damit aus – zumindest,soweit es sich um ein relativ einfaches Projekt handelt.eGroupWare 1.4 kompakt

116 InfoLog6.1 InfoLog im ÜberblickZu den Besonderheiten zählen folgende Funktionen:• Die Zuständigkeit für eine Aufgabe kann in dem System geregelt werden.Sie können auch eine Anfrage oder einen Telefonanruf an einen anderenMitarbeiter delegieren. Dabei können alle Einträge mit Daten aus Adressbuch,Projektmanager oder Kalender verknüpft werden – sofern das erforderlichist.• Sie können sich Einträge ansehen, diese verändern und das CRM-Modulum weitere Einträge erweitern. Das Ändern und das Hinzufügen sind ausInfoLog heraus oder aus Einträgen im Adressbuch, des Projektmanagersoder des Kalenders möglich.• Sie können InfoLog-Einträge mit externen Dateien verknüpfen. Diesewerden dann in der Dateiverwaltung VFS (eGroupWare virtual file system)gespeichert.• InfoLog unterstützt den Import von CSV-basierten Dateien. Dabei könnenSie interaktiv Felder zuweisen, die Werte mit regulären Ausdrücken ändernund direkt PHP-Funktionen aufrufen. Konkret können Sie beispielsweiseTelefonanrufe mit einem Adressbucheintrag verlinken.In der aktuellen Version hat sich die Funktionalität des Moduls deutlich verbessert,insbesondere die Integration in das System und das Zusammenspiel mit anderenModulen. In eGroupWare 1.4 können Sie insbesondere E-Mails in InfoLog-Eintragumwandeln. Das funktioniert sowohl beim Versenden als auch bei empfangenen E-Mails. Außerdem können Sie Gruppeneigentümer für InfoLog-Typen definierenund Formulare für benutzerdefinierte InfoLog-Typen erstellen.Für die Zukunft sind übrigens weitere interessante Funktionen geplant, beispielsweisedie E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Aufgaben und bestimmten StartundEnddaten von Aufgaben sowie das Einführen von wiederkehrenden Infolog-Aufgaben soll möglich werden. Noch Zukunftsmusik ist das Erzeugen von Infolog-Einträgen über Formulare als Fax bzw. HTML-Mail.www.brain-media.de

InfoLog im Überblick 117Ein InfoLog-Eintrag in der Entstehung.Das Erstellen eines InfoLog-Eintrags ist recht einfach. Klicken Sie in der InfoLog-Übersicht auf Hinzufügen. Alternativ klicken Sie im Kopfbereich auf eines derIcons Aufgabe, Anruf oder Notiz. In allen Fällen öffnet sich der Dialog zum Hinzufügenbzw. Bearbeiten eines InfoLog-Beitrags.Dort bestimmen Sie zunächst den InfoLog-Eintragstyp. Sie haben die Wahl zwischenfolgenden Typen (wenn Sie eines der Icons angeklickt haben, wird der Typbereits vorgegeben, kann aber dennoch nachträglich angepasst werden):• Task/Aufgabe: Hiermit können Sie eine typische Aufgabe erstellen unddabei einen Benutzer auswählen, dem Sie die Aufgabe zuweisen. Für unterschiedlicheInfoLog-Typen stellt Ihnen das System auch verschiedeneZustände zur Verfügung, die Sie unterhalb des Beschreibungfelds finden.Bei Aufgaben sind folgende Zustände verfügbar: Angebot, nicht gestartet,in Arbeit, erledigt, abgesagt und abgerechnet. Außerdem können Sie übereGroupWare 1.4 kompakt

118 InfoLogdas Auswahlmenü Erledigt festlegen, wie weit der Fortschritt bereits ist (0bis 100 Prozent erledigt).• Phone/Anruf: Verwenden Sie diesen Typ, wenn es sich bei dem Eintragum ein Telefonat handeln soll. Hier sind vier Zustände möglich: anrufen,ruft zurück, erledigt und abgerechnet. Außerdem können Sie wieder denFortschritt bestimmen.• Note/Notiz: Dieser Typ ist der richtige, wenn Sie eine Information alsNotiz festhalten wollen. Das InfoLog-Modul kennt für diesen Typ zweiZustände: in Arbeit und erledigt. Auch hier können Sie den Fortschritt definieren.• E-Mail: Mit eGroupWare 1.4. wurde ein neuer InfoLog-Typ eingeführt:E-Mail. Nun können Sie aus dem FeLaMiMail heraus E-Mails inInfoLog-Einträge umwandeln. Dabei werden Absender bzw. Adressatenautomatisch verknüpft, sofern sie im Adressbuch gespeichert sind, undAnhänge werden angehängt.Im Hinzufügen-Dialog können Sie zu jedem Eintrag eine Vielzahl an Details hinterlegen.Zunächst können Sie über Auswahlmenüs folgende Eigenschaften bestimmen:• Kategorie• KontaktAußerdem sollten Sie einen Titel und eventuell eine Kontaktinfo hinterlegen, dieDritte für die Kontaktaufnahme nutzen können. Es folgen vier Register, in denenSie eine Beschreibung, Verknüpfungen, Delegationen und Projektmanager bestimmen.Besonders interessant dürfte das Register Delegation sein, über das Siedem Eintrag einen bestimmten Kontakt zuweisen. Mit einem Klick auf Speichernlandet Ihr erster Eintrag in der InfoLog-Liste.www.brain-media.de

InfoLog im Überblick 119Der erste InfoLog-Eintrag in der InfoLog-Übersicht.Eine weitere Besonderheit von InfoLog: Sie können einem InfoLog-Eintrag sogenannteUntereinträge zuordnen. Dazu klicken Sie in der Spalte Untereinträge in derentsprechenden Zeile auf das Icon Neuen Untereintrag anlegen und füllen daszugehörige Formular aus, das im Übrigen dem Dialog zum Erstellen eines „normalen“InfoLog-Eintrags entspricht.Die InfoLog-Einstellungen.eGroupWare 1.4 kompakt

120 InfoLog6.2 InfoLog-EinstellungenDie Handhabung des InfoLog-Moduls ist – wie die Handhabung der meisten andereneGroupWare-Module auch – sehr einfach. Daher müssen hier nicht alle Aktionen,die das InfoLog-Modul bietet, bis ins Detail beschrieben werden.Kommen wir zu den InfoLog-Einstellungen, die wieder über das Einstellungen-Menü verfügbar sind. Auch bei InfoLog gibt es wieder die Unterscheidung zwischenerzwungenen, persönlichen Einstellungen und Voreinstellungen. Konkretsind folgende Anpassungen möglich:• Standard-Filter für InfoLog: Hier legen Sie den Filter fest, den InfoLogbeim ersten Aufruf verwendet. Wie wir oben gesehen haben, können Siemithilfe von Filtern die aktuelle Anzeige gezielt einschränken. InfoLogpräsentiert Ihnen im Auswahlmenü über ein Dutzend Filter. Sie könnendie Ansicht beispielsweise mit dem Filter erledigt, offen oder zukünftigeinschränken.• Infolog Filter für Startseite: Hier legen Sie fest, welchen Filter das Modulauf der InfoLog-Startseite nutzt. Sie können die Anzeige von InfoLogaußerdem deaktivieren, indem Sie die Option Infolog NICHT anzeigen aktivieren.• Untereinträge nicht anzeigen: Hier legen Sie fest, ob InfoLog Untereinträgein der normalen Ansicht auf der InfoLog-Startseite anzeigt odernicht.• In der InfoLog Liste anzeigen: Hier legen Sie fest, ob Verknüpfungen zuanderen Anwendungen und/oder die Datei-Anhänge in der InfoLog-Listeder InfoLog-Startseite angezeigt werden oder nicht.• Suche und Filter niemals ausblenden: Mit dieser Einstellung sorgen Siedafür, dass die Suche und die Filter nicht ausgeblendet werden.• Zeiten anzeigen: Hier legen Sie fest, ob die Spalte Zeiten angezeigt wirdoder nicht.• Ticketnummer anzeigen: Entsprechend können Sie die Darstellung derTicket-ID aktivieren bzw. deaktivieren.• Zuletzt geändert anzeigen: Hier aktivieren bzw. deaktivieren Sie dieSpalte Zuletzt geändert.• Startdatum für neue Einträge: Über dieses Auswahlmenü legen Siefest, ob das Startdatum eines neuen Eintrags gesetzt wird und, falls ja, wiees auszusehen hat.www.brain-media.de

Konfiguration von InfoLog 121Die InfoLog-Einstellungen.6.3 Konfiguration von InfoLogDie Konfiguration der InfoLog-Anwendung fällt vergleichsweise bescheiden aus.Folgen Sie dem Link Konfiguration im InfoLog-Admin-Menü. Hier können Siefolgende Konfigurationen anpassen:• Rechte für den Verantwortlichen: Hier haben Sie die Wahl zwischenzwei Einstellungen:ooLeserecht: Dies ist die Vorgabe. Dabei darf der Verantwortlicheden Eintrag lesen und einen Untereintrag hinzufügen, hat aberkein komplettes Bearbeitungsrecht.Bearbeitungsrecht: Hier hat der Verantwortliche das Recht, denEintrag komplett zu bearbeiten und auch beispielsweise jemandanderen als Verantwortlichen einzutragen.eGroupWare 1.4 kompakt

122 InfoLogAls Nächstes können Sie zusätzliche Felder bestimmen, die der Verantwortlichebearbeiten können soll, ohne Bearbeitungsrechte zu haben. Sie können die folgendenFelder zur Bearbeitung freigeben:• Kategorie• Kontakt• Telefon/E-Mail• Titel• Beschreibung• Verknüpfungen• Priorität• Ort• geplante Zeit• benötigte ZeitSchließlich können Sie in der InfoLog-Konfiguration festlegen, wie in dem Modulmit Dateianhängen verfahren werden soll. Unter Dateianhänge über Symlinksgeben Sie beispielsweise den Pfad an, wo die Dateien gelagert werden, anstattDateien hochzuladen und den Zugriff für lokale Benutzer zu ermöglichen. GültigePfade sehen wie folgt aus:• gültiger Pfad Client-seitig, beispielsweise \\Server\Freigabe oder D:\.• Pfad auf Webserver oder Samba-Share, beispielsweise /var/samba/Share.• Regulärer Ausdruck für lokale IP-Adressen, beispielsweise ^192\.168\.1\.www.brain-media.de

Konfiguration von InfoLog 123Das Erstellen eines benutzerdefinierten Felds für InfoLog.Das Admin-Menü von InfoLog erlaubt Ihnen außerdem das Erstellen von benutzerdefiniertenFeldern, Typen und Status. Mit dieser Funktion können Sie beispielsweiseneue Felder oder InfoLog-Typen anlegen und den zugehörigen Statusfrei definieren.Das Besondere an eGroupWare 1.4: Sie können zu jedem InfoLog-Typ eine Benutzergruppeauswählen, der dieser InfoLog-Typ gehört – ähnlich wie beim Anlegenvon Gruppen-Adressbüchern. Auch das Erstellen von benutzerdefiniertenFormularen für jeden InfoLog-Typ ist nun möglich.eGroupWare 1.4 kompakt

124 InfoLogwww.brain-media.de

Projektmanager kennenlernen 1257 ProjektmanagerEin weiteres Highlight der eGroupWare-Umgebung ist der Projektmanager. Esbietet sich in einer Lösung für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmenund Abteilungen natürlich an, ein Werkzeug zu integrieren, mit dem sichProjekte planen und überwachen lassen.In der aktuellen eGroupWare-Version 1.4 wurde der Projektplaner komplett neuprogrammiert. Der Entwickler Ralf Becker hat dabei insbesondere auf objektorientierteTechniken zurückgegriffen und eine Widget-basierte Schnittstelle realisiert.Das Besondere an dem Projektmanager: Er ist optimal in eGroupWare integriert,da er bestehende Anwendungen wie InfoLog, das Tracking-System, den Kalenderoder die Zeiterfassung über den Stundenzettel als Datenquellen nutzt und vielfältigeVerknüpfungen erlaubt.7.1 Projektmanager kennenlernenBevor Sie das erste Mal mit dem Manager arbeiten, sollten Sie zwei zentrale Elementedes Systems kennen: Der Projekt-Manager trennt zwischen Projekten undProjektelementen, die auf verschiedenen Datenquellen wie z. B. InfoLog, Kalender,Zeiterfassung über Stundenzettel oder andere Projekte beruhen und mit diesenInformationen austauschen.In der sogenannten Projektliste verwalten Sie Ihre Projekte samt den jeweiligenEigenschaften. Für die Strukturierung Ihrer Arbeit ist es sicherlich auch nützlich,dass Sie Projekte in Unterprojekte aufspalten können und diesen wiederum eigeneEigenschaften zuweisen können.Ein wichtiges Element sind außerdem die Verknüpfungen, mit denen Sie relevanteQuellen und Dateien für ein Projekt zur Verfügung stellen. Nicht minder interessantist die Möglichkeit, verschiedene Abrechnungsarten und Reporte erstellen zukönnen. Außerdem können Sie für jedes Projekt mit beliebiger Detailtiefe ein sogenanntesGantt-Chart anzeigen. Dazu später mehr.Die Projektliste erlaubt – so, wie Sie es von anderen eGroupWare-Modulen kennen– die Beschränkung der Ansicht und die gezielte Suche in der Projektverwaltung.Zu jedem Projekt werden die ID, der Titel, die Priorität, der Besitzer, das Datumder letzten Änderung, Person, die die Änderung durchgeführt hat, Status und verfügbareBefehle angezeigt.eGroupWare 1.4 kompakt

126 ProjektmanagerUm ein erstes Projekt zu erstellen, klicken Sie wie gewohnt auf die SchaltflächeHinzufügen. Auf dem zugehörigen Formular bestimmen Sie zunächst die ID undden Titel.Im Projektmanager entsteht ein neues Projekt.Dann widmen Sie sich den fünf Projektregistern: Allgemein, Beschreibung, Mitarbeiter,Abrechnung und Verknüpfung. Die meisten Register und Ihre Einstellungsmöglichkeitensind selbsterklärend. Interessant ist sicherlich der Editor, der Ihnenauf dem Register Beschreibung zur Verfügung steht. Mit ihm können Sie IhreProjektbeschreibung nicht nur ansprechend formatieren, sondern auch mit multimedialenInhalten aufwerten.www.brain-media.de

Projektmanager kennenlernen 127Das Hinzufügen eines Mitarbeiters zu einem Projekt.Als ausgesprochen nützlich erweist sich auch das Register Mitarbeiter, über dasSie aus den bestehenden Kontakten Mitarbeiter einem Projekt hinzufügen können.In dem zugehörigen Formular geben Sie auch die allgemeine und projektbezogeneVerfügbarkeit an. Außerdem können Sie dem Mitarbeiter eine von vier Rollenzuweisen:• Koordinator• Abrechnung• Assistent• ProjektmitarbeiterSie müssen sich keineswegs mit diesen vordefinierten Rollen zufriedengeben.Vielmehr können Sie auch eigene Rollen definieren und/oder die Eigenschaftenbestehender Rollen einsehen und gegebenenfalls bearbeiten. Dazu klicken Sieeinfach auf die Schaltfläche Rolle bearbeiten. Mit den Rollen bestimmen Sie, werwas in Ihrem Projekt anstellen darf und wer was nicht.Über die Rollen können Sie projektbezogen Zugriff gewähren, d. h. Sie definieren,wer von Ihren Mitarbeitern (oder ggf. Kunden) was sehen, bearbeiten oder löschendarf.eGroupWare 1.4 kompakt

128 ProjektmanagerDas Bearbeiten der Projektmanager-Rollen.Wie Sie voranstehender Abbildung entnehmen können, besitzen die vier vordefiniertenRollen unterschiedliche Berechtigungen.Um eine neue Rolle zu definieren, geben Sie die gewünschte Bezeichnung in dasEingabefeld Rolle ein. Außerdem sollten Sie eine aussagekräftige Beschreibunghinterlegen. Zum Bearbeiten einer existierenden Rolle klicken Sie auf das Bearbeiten-Iconam Ende der jeweiligen Zeile.Der Rollenmechanismus ist sehr flexibel ausgelegt. Sie können – vorausgesetzt,Sie haben in Ihrer Projektverwaltung mindestens zwei Projekte definiert – für verschiedeneProjekte unterschiedliche Einstellungen definieren. Soll die neue Rollenur für das ausgewählte Projekt gelten, so aktivieren Sie in der Spalte Nur diesesProjekt die Rolle.Es folgen die Spalten Lesen, Bearbeiten, Löschen, Element einfügen, Budget undBudget bearbeiten. Welches im Einzelfall die optimale Konfiguration ist, müssenSie entscheiden. Nach dem Speichern der neuen Rolle ist sie über das gleichnamigeAuswahlmenü verfügbar.Auch das Register Budget hat es in sich. Hier können Sie für vier Abrechnungsartendefinieren:• Keine Abrechnung, nur Status• Keine Abrechnung, nur Zeiten und Status• Budget (keine Preisliste)• Budget und PreislisteDas Register Verknüpfungen können Sie wieder nutzen, um zu verschiedenenQuellen wie Adressbuch-, Kalendereinträgen etc. zu verweisen.www.brain-media.de

Elementliste 129Über das Projektmanager-Menü sind weitere nützliche Funktionen verfügbar. Hierkönnen Sie insbesondere die Element- und Preisliste erstellen und bearbeiten sowiedas Gantt-Chart einsehen.7.2 ElementlisteIn der sogenannten Elementliste finden Sie in tabellarischer Form alle Projektelementedes ausgewählten Projekts – immer die entsprechenden Zugriffsrechte vorausgesetzt.Die Elementliste erlaubt Ihnen über das Auswahlmenü Neu hinzufügen im oberenBereich des Formulars das Hinzufügen neuer Elemente. Rechts finden Sie dasAuswahlmenü Exist. hinzufügen, über das Sie zu bestehenden eGroupWare-Einträgen eine Verknüpfung herstellen und diese somit in den Projektmanagereinbetten können. Nach dem Hinzufügen eines neuen Elements finden Sie dieses inder Elementliste.Wie Sie es von anderen eGroupWare-Modulen bereits kennen, ist auch hier wiederdie Auswahl bestimmter Elemente möglich. Dabei können verschiedene Filter wieNeu, Details, Unterelement etc. für die Begrenzung der Ansicht verwenden.Die Elementliste des Projektmanagers.Wenn Sie eine Elementliste länger geöffnet halten und /oder neue Einträge erzeugthaben, sollten Sie gelegentlich auf die Schaltfläche Alle synchronisieren klicken,um die Änderungen mit denen anderer Benutzer abzugleichen.eGroupWare 1.4 kompakt

130 Projektmanager7.3 Gantt-ChartEin weiteres Highlight des Projektmanagers ist die Funktion Gantt-Chart, die Sieebenfalls im Projektmanagermenü finden. Ein Gantt-Diagramm (oder Balkenplan)ist ein beliebtes Instrument im Projektmanagement, um die zeitliche Abfolge vonAktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darzustellen.In einem solchen Balkendiagramm werden die einzelnen Aktivitäten in den jeweiligenZeilen mit einem waagerechten Balken visualisiert. Je länger der Balken,desto länger dauert die Aktivität. Sich überschneidende Aktivitäten werden durchüberlappende Balken dargestellt. Die meisten Gantt-Implementierungen könnenauch kritische Pfade visualisieren. Bei eGroupWare ist das allerdings bislang nichtmöglich. Gantt-Diagramme eignen sich insbesondere für Projekte mit einer geringenbis mittleren Anzahl an Aktivitäten. Bei komplexen Projekten wird die Sacheleider schnell sehr unübersichtlich – und das ist ja nicht der Sinn und Zweck desGanzen.Die Gantt-Funktion basiert auf der JPGraph-Funktionalität. Unter Umständen wirdIhnen im Browser eine Fehlermeldung angezeigt, die Sie darauf hinweist, dass Sieeine ältere JPGraph-Version verwenden und dass Sie sich eine neue Version herunterladenund installieren sollen.Aus Lizenzgründen darf mit eGroupWare nur die alte Version ausgeliefert werden.Installieren Sie daher gegebenenfalls eine aktuelle Version und aktualisieren Siedie Konfiguration des Projektmanagers.Ein einfaches Gantt-Chart in eGroupWare.www.brain-media.de

Gantt-Chart 131In der Gantt-Chart-Ansicht können Sie außerdem verschiedene Parameter wie denZeitraum, die Tiefe der Anzeige und den Statusfilter für die Optimierung der Ansichtverwenden. Mit einem Klick auf Aktualisieren bringen Sie die geändertenEinstellungen auf den neuesten Stand. Um Einträge im Chart auf den neuestenStand zu bringen, klicken Sie auf Alle synchronisieren.Noch einige Anmerkungen zum Aufbau eines Gantt-Charts. In der Mitte der Projektgrafikwerden der Projekttitel des ausgewählten Projekts und darunter vonStartdatum bis Enddatum angezeigt. Links wird das Projekt und darunter (abhängigvon der gewählten Projekttiefe) eingerückt die jeweiligen Projektelemente aufgeführt.Die sogenannten Meilensteine werden blau angezeigt.Das Gantt-Chart verwendet blaue Balken für die Darstellung von Projekten undProjektelementen. Den Status des Projekts bzw. eines Projektelements können Siedem „Füllstand“ entnehmen. Klicken Sie auf einen der blauen Balken, wird dasjeweilige Projekt angezeigt bzw. das Projektelement angezeigt.Das Chart kann außerdem Bedingungen, also beispielsweise Abhängigkeiten zuanderen Projektelementen, anzeigen. Dabei kommen zwei Pfeiltypen zum Einsatz:• Schwarzer Pfeil: Bedingung ist erfüllt.• Roter Pfeil: Bedingung ist nicht erfüllt.Das Chart zeigt außerdem das aktuelle Datum als gestrichelte schwarze Linie an.Sie können Ihr Chart außerdem um Meilensteine erweitern. Dazu klicken Sie unterhalbder Grafik auf die Schaltfläche Meilenstein hinzufügen. Es öffnet sich einPop-up-Fenster, in dem Sie das Projekt und die Meilensteinbezeichnung und dasDatum bestimmen. Außerdem sollten Sie eine Beschreibung hinterlegen, damitauch Dritte ersehen können, was es mit dem Etappenziel auf sich hat.eGroupWare 1.4 kompakt

132 ProjektmanagerDas Erstellen eines neuen Meilensteins.7.4 PreislisteDie Projektverwaltung verfügt auch über eine Preislistenfunktion, die Sie zur Abrechnungund Projektkalkulation nutzen können. So können Sie gezielt bestimmtenTätigkeiten einen Preis x zuweisen und dann schauen, wie sich die finanzielle Seiteeines Projekts entwickelt. In der Praxis macht es beispielsweise Sinn, beim Stundenzettelfür ein Projekt die Zeit mit der Tätigkeit aus der Preisliste einzubuchenbzw. abzurechnen.Neben einer allgemeinen Preisliste können Sie auch spezielle Preislisten für Projekteoder Unterprojekte definieren.Wenn Sie in der Projektverwaltung kein bestimmtes Projekt ausgewählt haben oderein Projekt bei dem der Abrechnungsmodus nicht die Option Budget und Preislisteverwendet, bekommen Sie immer die allgemeine Preisliste zu sehen.www.brain-media.de

Projektmanager-Einstellungen 133Die allgemeine Preisliste.Die Handhabung der Preislistenfunktion ist ansonsten weitgehend selbsterklärend.Um eine neue Liste zu erzeugen, klicken Sie in der Preislistenübersicht auf Hinzufügenund füllen das zugehörige Formular mit der Preislistenbezeichnung und denPreisen aus.7.5 Projektmanager-EinstellungenDie Einstellungen, die für den Projektmanager verfügbar sind, sind sehr übersichtlich.Es handelt sich überwiegend um Vorgaben für folgende Bereiche:• Arbeitsdauer und Arbeitsbeginn: Sie können für jeden Wochentag bestimmen,wann Arbeitsbeginn ist und wie lange die Projektmitarbeiter arbeiten.Diese Informationen werden dann im Projektmanager genutzt, umbeispielsweise das Enddatum eines Projekts zu berechnen.• Status Icon der Datenquelle anzeigen: Wenn Sie diesen Schalter auf Jasetzen, werden im Projektmanager die gleichen Symbole für den Statusangezeigt wie in der Anwendung selbst.• Zeige die Projektauswahl als: Hier stehen Ihnen vier Optionen für dieDarstellung der Projekte zur Verfügung:• Baumstruktur mit Projekt-ID: Hier präsentiert Ihnen der Projektmanagereine Baumstruktur. Führen Sie den Mauszeiger auf die Projekt-ID,wird der Projekttitel als Tooltipp angezeigt.• Baum mit Titel: Auch hier kommt eine Baumstruktur zur Verwendung,allerdings wird hier die Projekt-ID als Tooltipp angezeigt.eGroupWare 1.4 kompakt

134 Projektmanager• Auswahlbox mit Projekt-ID (Titel): Bei dieser Option verbreitert sichdas Auswahlmenü beim Aufklappen.• Auswahlbox mit Titel (Projekt-ID): Auch hier kommt ein Auswahlmenüzum Einsatz.Die Einstellungen des Projektmanagers.7.6 Konfiguration des ProjektmanagersIn der Projektmanager-Konfiguration können Sie als Systemadministrator verschiedeneallgemeine Einstellungen für das eGroupWare-Modul definieren. DieAnpassungsmöglichkeiten sind auch hier recht übersichtlich und in die BereicheZeiten, Abrechnungen und Gantt-Chart zusammengefasst.Im Bereich Zeiten können Sie folgende Anpassungen vornehmen:• Erlaubte Einheiten: Hier legen Sie fest, welche Einheiten im Projektmanagerzulässig sind. Sie können Tage und Stunden aktivieren.www.brain-media.de

Konfiguration des Projektmanagers 135• Stunden pro Arbeitstag: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie, wielange ein Arbeitstag in Ihrem Projekt dauern soll. Meist sind das acht Arbeitsstundenpro Tag.• Erlaube Benutzern ihre Arbeitszeiten zu ändern: Wenn Sie hier dieOption Ja wählen, dürfen die Benutzer in den Projektmanager-Einstellungen ihre Arbeitszeiten einstellen.Im Bereich Abrechnung können Sie über die Auswahlbox folgende Abrechnungsartenzulassen:• Keine Abrechnung, nur Status• Keine Abrechnung, nur Zeiten und Status• Budget (keine Preisliste)• Budget und PreislisteAuch diese Optionen sind weitgehend selbsterklärend. Sie können sich beispielsweisefür Keine Abrechnung, nur Zeiten und Status entscheiden, wenn Sie dasBudget nicht interessiert, die benötigten Zeiten und der Erledigungs-Status desProjekts aber wichtig für Sie sind. In diesem Fall erscheint das Budget-Registernicht in der Projektansicht.Wenn Sie die JPGraph-Funktionalität auf den neuesten Stand gebracht haben, alsodie standardmäßig installierte Version durch eine aktuelle ersetzt haben, so stehenIhnen auch für die Konfiguration der Gantt-Chart-Funktion verschiedene Einstellungenzur Verfügung:• Warnung / Hinweis in Rot: Zeigt Warnungen und wichtige Hinweise inRot an. Hierbei handelt es sich meist um die Warnung, dass auf IhremSystem eine veraltete JPGraph-Komponente installiert ist.• Font: Über dieses Auswahlmenü sind verschiedene Schriftarten für dasGantt-Chart-Modul verfügbar. Hier wird außerdem der Pfad angezeigt, indem eGroupWare den Font gefunden hat. Falls der Font nicht gefundenwurde, wird der Pfad des mitgelieferten Vera-Fontsprojectmanager/inc/ttf-bitstream-vera-1.10 angezeigt und verwendet.Wenn Sie eGroupWare auf einem Windows-System ausführen, werdenalle Fonts aus dem Standardverzeichnis c:\windows\fonts automatisch gefunden.eGroupWare 1.4 kompakt

136 Projektmanager• Font Zeichensatz: Hier bestimmen Sie den Zeichensatz für das Balkendiagrammund seine Beschriftung. Der Standard ist iso-8859-1 und wird ausder eGroupWare-Konfiguration übernommen.• Font-Stil: Hier definieren Sie den Font-Stil für alle Projekte, Unterprojekteund Titel. Projektelemente werden übrigens immer normal dargestellt.• Nicht ASCII kodieren: Sollten Umlaute falsch dargestellt werden (alsmerkwürdige Zeichen/ketten oder Kästchen), passen Sie hier die Kodierungan.www.brain-media.de

Konfiguration des Projektmanagers 1378 StundenzettelBei der Team- und insbesondere Projektarbeit ist es immer wieder wichtig zu wissen,wie viel Zeit die einzelnen Mitarbeiter an den unterschiedlichen Aufgabenzugange sind bzw. waren. Hier hilft Ihnen das Stundenzettelmodul weiter, das derZeiterfassung dient. Sie können die Daten aus der Zeiterfassung dann beispielsweiseim Projektmanager verwenden, um Zeiten auf bestimmte Tätigkeiten aus einerPreisliste zu verbuchen.Die Stundenzettelübersicht präsentiert Ihnen eine Tabelle mit allen erfassten Zeiten(Tätigkeiten) inklusive Dauer und Preis an. Auch hier finden Sie wieder den typischenAufbau von eGroupWare-Modulen, die Ihnen das einfache Hinzufügen undAnpassen der Ansicht erlauben.Außerdem können Sie über die Auswahlbox Projekt die Ansicht gezielt auf einProjekt beschränken.Die typische Stundenzettelansicht.Das Stundenzettel-Modul errechnet automatisch Zeitsummen in einem ausgewähltenProjekt, abhängig vom eingestellten zeitlichen Filter, und zwar beispielsweise:• Tagessumme• Wochensumme• Monatssumme• JahressummeeGroupWare 1.4 kompakt

138 StundenzettelDie Stundenzettel-Tabelle präsentiert Ihnen sieben Spalten, wobei Sie die Sortierungwie gewohnt durch einen Klick auf die Spaltentitel anpassen:• Datum: Hier erkennen Sie das Datum und die Uhrzeit des erfassten Stundenzettels.• Auswahlmenü Projekt und Titel: Hier können Sie den Projektfilter verwenden.Außerdem werden in der Spalte der Titel des Stundenzettel-Eintrags und gegebenenfalls zugehörige Notizen angezeigt.• Dauer: Hier zeigt Ihnen das Modul an, wie lange die Tätigkeit gedauerthat.• Menge: Diese Spalte ist für die Darstellung von Aktionen konzipiert, dienicht nach der Zeit berechnet werden, beispielsweise eine An- und Abfahrt.• Preis: Hier wird das Modul für den Preis pro Einheit angezeigt.• Gesamt: In dieser Spalte soll in Zukunft der Gesamtpreis angezeigt werden.Allerdings funktioniert das bislang nicht oder nur unzureichend.• Aktionen: In der letzten Spalte finden Sie die üblichen Icons für das Anzeigen,Bearbeiten und Löschen eines Stundenzetteleintrags.8.1 Stundenzettel erstellenUm einen Stundenzettel zu erstellen, klicken Sie in der Stundenzettelübersicht aufdie Schaltfläche Hinzufügen. In dem zugehörigen Formular wählen Sie das Projektaus, weisen dem Zettel eine Bezeichnung und gegebenenfalls einen Preis pro Einheitzu. Das Zuweisen eines Preises setzt voraus, dass Sie eine Preisliste samt erstemEintrag erzeugt haben.Dann bestimmen Sie auf den Registern Allgemein, Notizen und Verknüpfungen dieEigenschaften Ihres Stundenzettels. Um den Zettel zu speichern, klicken Sie aufSpeichern. Wollen Sie weitere Zettel erstellen, so verwenden Sie die SchaltflächeSpeichern & Neu.www.brain-media.de

Einstellungen und Konfiguration 139Das Erstellen eines Stundenzettels.8.2 Einstellungen und KonfigurationIm Einstellungsmenü erlaubt Ihnen das Stundenzettelmodul lediglich die Anpassungder Zugriffbeschränkungen und das Editieren von Kategorien. Auch das Admin-Menüfällt sehr sparsam aus. Hier können Sie die Anwendung konfigurierenund auf die globalen Kategorien zugreifen.Die Konfiguration des Stundenzettelmoduls.eGroupWare 1.4 kompakt

140 StundenzettelWie Sie voranstehender Abbildung entnehmen können, bietet Ihnen die Konfigurationdes Stundenzettels lediglich ein Auswahlmenü, das die Integration des Projektmanagerskonfiguriert. Hier können Sie drei Optionen wählen:• Beides: verwende Projektmanager und freie Projektnamen• Keine: verwende nur freie Projektnamen• Komplett: verwende nur ProjektmanagerIn der Regel sind Sie mit der Option Beides: … gut bedient.www.brain-media.de

Ressourcen im Griff 1419 RessourcenverwaltungBei der Ressourcenverwaltung handelt es sich um ein System zur Verwaltung undEinbuchung von Ressourcen. Diese Ressourcen sind dann in den Kalender integrierbar.Bei den Ressourcen kann es sich beispielsweise um Räumlichkeiten, umFahrzeuge oder auch um Geräte handeln, die in Ihrem Unternehmen den Mitarbeiternzur Verfügung stehen.Ein erster Blick auf die Ressourcenverwaltung.9.1 Ressourcen im GriffDie Handhabung dieser eGroupWare-Komponente ist wirklich einfach. Beim erstenZugriff auf die Verwaltung präsentiert Ihnen die Ressourcenliste zwei vordefinierteKonferenzräume. Zu jeder Ressource werden folgende Informationen angezeigt:• Name und Kurzbeschreibung• Stückzahl/Anzahl der RessourceneGroupWare 1.4 kompakt

142 Ressourcenverwaltung• Kategorie• LagerortAußerdem sind wieder die gängigen Aktionen möglich wie beispielsweise dieRessource buchen, bearbeiten, Zubehör zur Ressource hinzufügen, Eigenschaftenanzeigen, den Kalender der Ressource anzeigen und sie löschen.Das Hinzufügen einer neuen Ressource.Das Hinzufügen einer neuen Ressource ist wieder einfach: Klicken Sie in der Ressourcenlisteeinfach auf die Schaltfläche Hinzufügen. Es öffnet sich ein einfachesPop-up-Fenster, das Ihnen fünf Register präsentiert. Im Kopfbereich definieren Sieden Ressourcennamen, die Inventarnummer und die Kategorie. Auf dem RegisterGenerell hinterlegen Sie allgemeine Informationen zur Ressource, beispielsweiseeine Kurzbeschreibung, den Lagerort, weitere Informationen zur Lagerung, dieStückzahl und ob die Ressource buchbar ist.Über das Register Beschreibung steht Ihnen ein HTML-Editor zur Verfügung, mitdem Sie in Ihrem System eine Ressourcenbeschreibung hinterlegen. Dabei sollte eswww.brain-media.de

Konfiguration der Ressourcenverwaltung 143sich um aussagekräftige Informationen zu dem jeweiligen Objekt handeln. Beieinem Besprechungsraum sollten Sie beispielsweise die Größe, die Anzahl derPlätze und die sonstige Ausstattung (PC, Beamer etc.), bei einem Auto die Anzahlder Plätze etc. hinterlegen.Das Register Bild dient dazu, ein Bild der Ressource verfügbar zu machen, damitsich die Mitarbeiter davon überzeugen können, ob das Objekt den jeweiligen Anforderungenentspricht.Über das Register Verknüpfungen können Sie außerdem einen Adressbuch-, einenKalendereintrag und/oder eine Datei mit der Ressource verknüpfen. Außerdem istdie Verwendung von benutzerdefinierten Feldern möglich. Dazu müssen dieseallerdings zuerst über das gleichnamige Menü erzeugt werden.Wenn Sie Ihre neue Ressource als buchbar gekennzeichnet haben, so können Drittediese mit einem Klick auf das entsprechende Icon in der Aktionsspalte direkt imKalender reservieren. Einfacher geht es also kaum.9.2 Konfiguration der RessourcenverwaltungAuch die Ressourcenverwaltung besitzt eine Konfiguration. Hier können Sie lediglichdie Verwendung des PEAR-Pakets VFS deaktivieren.eGroupWare 1.4 kompakt

144 Ressourcenverwaltungwww.brain-media.de

Professionelles Tracking mit dem Verfolgungssystem 14510 VerfolgungssystemDer Unternehmensalltag ist häufig von Problemen und Hindernissen geprägt, diees anzupacken und zu lösen gilt. Dabei spielt es letztlich keine Rolle, ob das Problemvon außen an Sie herangetragen wird oder intern auftritt – außer vielleicht,dass Kundenanfragen bevorzugt behandelt werden sollten. Genau für diesen Aufgabenbereichstellt Ihnen eGroupWare ein eigenes Verfolgungssystem zur Verfügung.Man bezeichnet es häufig auch als Tracker.10.1 Professionelles Tracking mit dem VerfolgungssystemIst Ihr Unternehmen beispielsweise im Bereich Software-Entwicklung aktiv undwollen Sie beispielsweise typische Berichte und Anfragen mit dem System bearbeiten,so können Sie auf die bereits vordefinierten Tracker-Typen zurückgreifen,die bei einer Neuinstallation verfügbar sind:• Bugs, also Fehlermeldungen• Feature Requests, also Erweiterungswünsche• Patches, also Fragen zu Patches, Aktualisierungen etc.Das Verfolgungssystem bei einer Neuinstallation.eGroupWare 1.4 kompakt

146 VerfolgungssystemMan bezeichnet diese Typen auch als Queues (Warteschlangen). Mit ihrer Hilfekönnen die Abläufe abgebildet und unabhängig voneinander betrachtet werden.Doch keine Angst: Sie sind nicht auf diese vordefinierten Typen eingeschränkt,sondern können über die Tracker-Konfiguration eigene Warteschlangen definieren.Eine jede Tracker-Queue weist mehr oder minder viele Einträge auf. Man bezeichnetSie auch als Tickets. Diese Tickets können unterschiedlichen Kategorien undVerantwortlichen zugewiesen werden – eben so, wie es für die jeweilige Anfragepasst.Wie Sie es von anderen eGroupWare-Modulen kennen, können Sie steuern, werwelche Zugriffsrecht auf die Warteschlangen hat, wer neue Einträge erstellen undAufgaben delegieren kann.Auf der Startseite der Verfolgungsfunktion werden Ihnen die Warteschlangen samtzugehörigen Kategorien und allen Einträgen mit der Zusammenfassung, Priorität,Status und Verantwortlichem angezeigt. Hier können Sie insbesondere neue Ticketserstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Hinzufügen. Natürlich istauch das Bearbeiten bestehender Tickets möglich.Das System zeichnet alle Änderungen im Verfolgungssystem in einer Historie auf.Dort können Sie nachträglich den Ablauf bei einer Kundenanfrage verfolgen. Eineweitere Besonderheit des Verfolgungssystems: Sie können sich über Veränderungenvon Tracker-Einträgen benachrichtigen lassen. Dazu später mehr.10.2 Details zur Tracker-ÜbersichtBevor wir uns anschauen, wie man neue Tickets erstellt, werfen wir noch einenkurzen Blick auf die wesentlichen Elemente der Verfolgungsübersicht, denn sie hateine ganze Menge an Funktionalität zu bieten.Im oberen Bereich finden Sie zunächst einmal das Auswahlmenü für die Wahl desgewünschten Bearbeitungstyps. Wie bereits erwähnt sind bei einer Erstinstallationdrei vordefinierte Typen vorgegeben:• Bugs• Feature Request• PatchesRechts finden Sie die Schaltfläche Hinzufügen, über die Sie der ausgewählten Warteschlangeein Ticket hinzufügen.www.brain-media.de

Details zur Tracker-Übersicht 147Der folgende Bereich stellt Ihnen verschiedene Auswahlmenüs für die Beschränkungder Ansicht zur Verfügung. Auch hier gilt: In der Standardversion stehenIhnen verschiedene vordefinierte Kategorien für die Einschränkung zur Verfügung.Auch diese können Sie um weitere Einträge erweitern. Außerdem steht Ihnen einTextfeld für die gezielte Recherche zur Verfügung. Gut zu wissen: Alle Such- bzw.Filterkriterien sind kombinierbar.Konkret können Sie folgende Filter- bzw. Auswahlkriterien nutzen:• Kategorie: In diesem Auswahlmenü bestimmen Sie die Tracker-Kategorie. Sie können diese über die Konfiguration des Moduls bearbeiten,neue Tracker anlegen und automatisch Verantwortliche für Tracker-Einträge zuweisen.• Version: Über diese Auswahl legen Sie fest, auf welche Version die Ansichtbeschränkt werden soll. Auch hier können Sie in der Konfigurationdes Trackers neue definieren.• Status: Dieses Auswahlmenü stellt Ihnen verschiedene Status zur Ansichtsbeschränkungzur Verfügung.• Zugewiesen an: Diese Auswahl erlaubt die Beschränkung auf bestimmteAnwender, denen Tickets zugewiesen werden. Die Zuordnung des Verantwortlichenkann entweder über eine Kategorie erfolgen oder durch denerstellten Tracker-Eintrag.• Erstellt von: Hier legen Sie fest, von wem die Tickets angezeigt werdensollen.Auch die Priorität können Sie für Ansichtsbeschränkungen heranziehen. Auch dazuspäter mehr.Die Liste der Einträge präsentiert Ihnen außerdem folgende Informationen:• ID, also die fortlaufende eindeutige Ticket-Nummer• Zusammenfassung• Datum• Stimmen• PrämieneGroupWare 1.4 kompakt

148 Verfolgungssystem10.3 Ticket erstellenSchauen wir uns an, wie man ein typisches Ticket erstellt. Folgen Sie einfach derSchaltfläche Hinzufügen. Bestimmen Sie im Folgedialog das Verfolgungssystem,die Kategorie, die Zuweisung und die Priorität. Außerdem können Sie über die dreiRegister Beschreibung, Anhänge/Verknüpfungen und Prämien weitere Informationenzu dem jeweiligen Ereignis hinzufügen.Das Erstellen eines neuen Tickets.10.4 Verfolgungssystem konfigurierenDie voreingestellten Typen und Kategorien dürften in den seltensten Fällen IhrenAnforderungen genügen. Wenn Sie eigene Auswahllisten, Kategorien etc. benötigen,so finden Sie die relevanten Funktionen hierfür in der Konfiguration des Verfolgungssystems.www.brain-media.de

Verfolgungssystem konfigurieren 149Die Konfigurationsmöglichkeiten des Verfolgungssystems sind sehr vielfältig undganz und gar nicht trivial. Sie dienen insbesondere der Steuerung, wer was mitIhrem Ticket-System anstellen darf.Wie bereits erwähnt, können die Administratoren Zugriffsrechte und Konfigurationensystemübergreifend für alle Warteschlangen definieren – auch für jede separat.Wichtig für das Bearbeiten der Berechtigungen: Warteschlangen-spezifische Einstellungenhaben Vorrang vor denen für alle Queues.Die Konfiguration des Verfolgungssystems.Über das Auswahlmenü Verfolgungssystem können Sie entweder eine Tracker-Queue aus der Liste auswählen oder eben alle wählen, wenn Ihre Konfiguration füralle Warteschlangen angepasst werden soll. Das Erstellen einer neuen Warteschlangeist einfach: Geben Sie im oberen Formularbereich in das Textfeld diegewünschte Bezeichnung ein und klicken Sie auf Hinzufügen.Die Verfolgungssystemkonfiguration präsentiert Ihnen außerdem drei Register,über die Sie eine Fülle von Einstellungen vornehmen können: Kategorien, Mitarbeiterund Konfiguration. Auf dem Register Kategorien finden Sie folgende Anpassungsmöglichkeiten:eGroupWare 1.4 kompakt

150 Verfolgungssystem• Kategorien: Hier werden Ihnen die bereits erstellten Kategorien angezeigt.In der Spalte Automatisch zuweisen an können Sie eine Kategoriedauerhaft einem Mitarbeiter zuordnen. Über die Icons am Ende der jeweiligenZeile können Sie eine Kategorie löschen. Wie bereits erwähnt könnenSie auch neue Kategorien einführen. Dazu geben Sie die gewünschteBezeichnung in das Eingabefeld mit dem vordefinierten Inhalt --> neuenNamen eingeben ein und klicken unten auf die Schaltfläche Übernehmen.• Versionen: In diesem Bereich finden Sie die Liste der vordefinierten Versionen.Auch diese Liste kann entsprechend erweitert und bearbeitet werden.• Status: Das eGroupWare-Verfolgungssystem kennt von Haus aus folgendevordefinierten Status: offen, geschlossen, gelöscht und schwebend.Diese können allerdings nicht gelöscht werden. Wenn Sie weitere definierenwollen, so erstellen Sie diese nach dem gleichen Schema wie in denbeiden voranstehenden Bereichen.Das Erstellen einer Standardantwort.www.brain-media.de

Verfolgungssystem konfigurieren 151• Standardantworten: Die Kundenkommunikation vereinfacht sich erheblichmit der Verwendung von vordefinierten Standardantworten. Dieseverwalten Sie in dem gleichnamigen Bereich. Weisen Sie der Antwort eineBezeichnung zu und geben Sie in das Textfeld die Antwort ein. Mit einemKlick auf Übernehmen bzw. Speichern ist der Text innerhalb desSystems verfügbar. Sie könnten beispielsweise einen ersten Text verfassen,der sich beim Kunden für dessen Feedback bedankt und ihn über dieweitere Bearbeitung informiert. Ihrer Kreativität beim Entwurf weitererBausteine sind also keine Grenzen gesetzt.Die Mitarbeiterauswahl.Auf dem Register Mitarbeiter stehen Ihnen zwei Auswahlfelder zur Verfügung.Über die linke Auswahlbox bestimmen Sie die Techniker, mit der rechten die Administratoren.Sie können diese Einstellungen für jede Tracker-Queue separat einstellenoder global für alle. Beachten Sie, dass nur Benutzer, die als Techniker oderAdministrator ausgewählt sind, bei einem Ticket als Verantwortliche zugewiesenwerden können.Die umfangreichsten Einstellungen hat das Register Konfiguration zu bieten. Espräsentiert Ihnen drei Bereiche, über die Sie allgemeine Anpassungen vornehmen,die Zugriffsrechte definieren und gegebenenfalls die E-Mail-Benachrichtigungaktivieren.Im Bereich Konfiguration für alle Verfolgungssysteme können Sie folgende Einstellungenvornehmen:eGroupWare 1.4 kompakt

152 Verfolgungssystem• Gruppen zuweisen: Hier legen Sie fest, ob eine Gruppenzuweisung füralle Verfolgungssysteme erfolgen soll. Wenn Sie die Option Nein wählen,werden bei den Auswahlboxen der Mitarbeiter keine Gruppen angezeigt.• Erlaube Abstimmungen: Hier legen Sie fest, ob Abstimmungen möglichsind oder nicht.• Prämien erlauben: Entsprechend können Sie die Verwendung von Prämienerlauben. Geben Sie dazu gegebenenfalls im Feld Währung eineWährung für die Prämien an.• Überfällig nach und schließe schwebend: Auch diese beiden Felder gehörenzusammen. Sie können hier den Zeitraum bestimmen, nach dem einenicht bearbeitete Anfrage als überfällig markiert wird. Ähnlich verhältes sich mit Einträgen, die den Status schwebend besitzen. Sie werden automatischgeschlossen, wenn der Eintrag in der angegebenen Zeit nichtbearbeitet wurde.Im Bereich ACL stehen Ihnen umfangreiche Funktionen für die Steuerung derZugriffsrechte für alle Mitarbeiter und anonyme Benutzer zur Verfügung. Hiermitkönnen Sie steuern, welche Benutzer Zugriff auf die Felder besitzen. Sie könnenden Zugriff auf folgende Benutzer bzw. Profile definieren:• Administratoren des Verfolgungssystems• Techniker• Nicht anonyme Benutzer• Jeder• Eintragersteller• Eintrag Zugewiesener• Neue EinträgeDer Zugriff lässt sich auf folgende Felder steuern:• Zusammenfassung• Verfolgungssystem• Kategorie• Versionwww.brain-media.de

Einstellungen des Verfolgungssystems 153• Status• Beschreibung• Zugewiesen an• Privat• Lösung• Prozent erledigtIm Bereich E-Mail-Benachrichtigungen können Sie für jede Tracker-Warteschlange eine eigene Absenderadresse angeben, von der aus die Benachrichtigungenversendet werden. Sie können außerdem eine Web-Adresse angeben, überdie die Tracker-Warteschlange im SiteMgr-Modul angezeigt wird.Zusätzlich können alle Änderungen über die Benachrichtigungs-Funktion z. B. ineiner Mailingliste angezeigt werden, hierzu geben Sie die E-Mail-Adresse beiKopie an und stellen die Sprache ein, in der die Benachrichtigungen versendetwerden sollen.10.5 Einstellungen des VerfolgungssystemsAuf der Verfolgungssystem-Startseite finden Sie im linken Bereich auch den Linkzu den Moduleinstellungen. Über diesen können Sie – so wie Sie es von anderenModulen kennen – verschiedene Rahmenbedingungen definieren. Als Systemadministratorkönnen Sie auch hier folgende Einstellungen bearbeiten:• Erzwungene Einstellungen: Diese Einstellungen geben Sie als Systemadministratorallen anderen Benutzern vor. Sie können von den Benutzernnicht geändert werden.• Voreinstellungen: Diese Voreinstellungen werden als Vorgabe in verschiedenenFeldern empfohlen bzw. vorgegeben, können aber geändertwerden.• Persönliche Einstellungen: Die persönlichen Einstellungen können Siebearbeiten. Wenn Sie hier keine Änderungen vornehmen, so werden dieVoreinstellungen des Systemadministrators verwendet.eGroupWare 1.4 kompakt

154 VerfolgungssystemDie Einstellungen für das Verfolgungssystem.Schauen wir uns noch an, welche Einstellungen sich bearbeiten lassen. Es handeltsich um drei benachrichtigungsspezifische Konfigurationen, die auf allen drei Registernidentisch sind:• Empfange Benachrichtigungen über selbst angelegte Einträge: Überdieses Auswahlmenü werden Sie über alle Veränderungen an eigenen Ticketsinformiert. Mit der Option Nein deaktivieren Sie dies.• Empfange Benachrichtigungen über zugewiesene Einträge: Über diesesMenü werden Sie über alle Veränderungen an Tickets informiert, dieIhnen zugewiesen wurden. Auch das können Sie mit Nein deaktivieren.• Empfange Benachrichtigungen als HTML Mail: Schließlich könnenSie den Tracker so konfigurieren, dass der die Benachrichtigungen alsHTML- oder als Text-Mail versendet. Ab Version 1.4.002 sind Benachrichtigungenauch über das interne Notifikations-Modul als Popup möglich.Beachten Sie, dass das Verfolgungssystem den Systemadministrator über alle Änderungeninformiert – unabhängig davon, wer sie ausführt. Das bedeutet, dass auchder Systemadministrator über seine eigenen Änderungen informiert wird.www.brain-media.de

15511 DateimanagerWenn Sie häufig mit Dateien hantieren müssen, so werden Sie froh sein, dass IhneneGroupWare einen eigenen Dateimanager zur Seite stellt, mit dem Sie typischedateispezifischen Aktionen durchführen können. Mithilfe des Dateimanagers könnenSie und Ihre Anwender Daten auf dem eGroupWare- bzw. auf einemWebDAV-Server verwalten und diese beispielsweise für Dritte zugänglich machen.11.1 Der Dateimanager im ÜberblickDer Dateimanager unterstützt gängige Dateioperationen, beispielsweise die Folgenden:• Datei/en hochladen• Datei/en umbenennen• Datei/en kopieren• Datei/en verschieben• Datei/en löschen• Verzeichnisse erstellen• Textdateien erstellen und bearbeiten• Synchronisieren von Dateien mit Dateisystem• Dateiattribute einsehen• Navigation in der DateiablageDer Dateimanager erlaubt Ihnen außerdem das Einfügen von Kommentaren. Erprotokolliert außerdem Änderungen an den Dateien. So lässt sich zumindest überprüfen,wer wann mit bestimmten Dateien gearbeitet hat. Eine Versionskontrollund/oder-wiederherstellungsfunktion ist allerdings nicht implementiert.eGroupWare 1.4 kompakt

156 DateimanagerLeider lassen sich Freigaben bislang auch nur über Gruppen-ACLs steuern. Dahersollten Sie eine spezielle Gruppe erzeugen und in diese all jene Benutzer packen,die Zugriff auf die Ablage haben sollen.Der eGroupWare-Dateimanager.Die Handhabung des Dateimanagers ist ansonsten einfach: Um eine oder auchmehrere Dateien in die Ablage zu schieben, klicken Sie auf das Hochladen-Icon(das rechte in der oberen Symbolleiste), bestimmen die Datei, hinterlegen eventuelleine Beschreibung und klicken dann auf die Schaltfläche Dateien hochladen. Siekönnen außerdem die Anzahl der Felder ändern, die zum Hochladen von Dateienvorgesehen sind. Sie haben die Wahl, ob Sie 5, 10, 20 oder gar 50 Felder anzeigenwollen. Nach dem Upload landet die Datei in der Ablage. Dort können Sie dannbeispielsweise neue Ordner erstellen und auch neue Dateien erstellen.11.2 Einstellungen des DateimanagersAuch der Dateimanager besitzt verschiedene Einstellungen, die Sie wieder systemweitund benutzerbezogen definieren können. Die Einstellungen sind in zweiTeile unterteilt: Anzeigeattribute und Weitere Einstellungen. Mit den Anzeigeattributenbestimmen Sie, welche dateispezifischen Informationen zu einer Datei angezeigtwerden. Standardmäßig ist es nicht der Dateiname. Wenn Sie wollen, dassweitere Informationen angezeigt werden, so setzen Sie diese auf Ja. Sie könnenfolgende Zusatzinformationen aktivieren: MIME-Typ, Größe, Erstellt, Verändert,Eigentümer, Erstellt von, Verändert von, Anwendung, Kommentar und Version.www.brain-media.de

Dateimanager konfigurieren 157Im Bereich Weitere Einstellungen können Sie beispielsweise die Ansicht in einemneuen Fenster aktivieren. Mit der Option Anzeigen ... können Sie den Anwendernermöglichen, aus dem aktuellen Verzeichnis eine Stufe höher zu wechseln. Mit derOption Dateien anzeigen legen Sie fest, ob Dateien, die mit einem Punkt beginnen,ebenfalls aufgelistet werden.Die Einstellungen für den eGroupWare-Dateimanager.11.3 Dateimanager konfigurierenIm Unterschied zu anderen eGroupWare-Modulen erfolgt die Konfiguration desDateimanagers nicht in der Modul-Umgebung, sondern im Setupbereich. Auf diesengreifen Sie bekanntlich über die URL http://meinedomain.de/egroupware/setup/zu. Wie Sie wissen, werden dort die allgemeinen Einstellungen für dieeGroupWare-Installation vorgenommen – auch die für den Dateimanager. LoggeneGroupWare 1.4 kompakt

158 DateimanagerSie sich als Config-/Setup-Admin ein und folgen Sie dann Schritt 2, der Systemkonfiguration.Für den Dateimanager sind drei Einstellungen relevant:• Pfad für Benutzer- und Gruppendateien.• Pfad zu den Dateiinformationen• Speicherort für die DateiinhalteBevor Sie mit dem Dateimanager arbeiten können, müssen Sie zunächst einenOrdner erstellen, in den der Webserver schreiben kann. Stellen Sie sicher, dass sichdieses Verzeichnis nicht im Dokument-Root befindet. Sichern Sie es außerdem,beispielsweise über die .htaccess. Den Pfad zur Ablage bestimmen Sie unter VollständigerPfad für Benutzer- und Gruppendateien. Wichtig ist hier, dass Sie denabsoluten Pfad angeben.Die erste für den Dateimanager relevante Einstellung.Die relevanten Einstellungen in der eGroupWare-Konfiguration sind dort ein wenigverteilt. Den Pfad für die Benutzer- und Gruppendateien bestimmen Sie imoberen Bereich, die beiden anderen am Ende des Formulars.www.brain-media.de

Freigaben erzeugen 159Und die beiden weiteren relevanten Einstellungen.Im Bereich Zusätzliche Einstellungen finden Sie die beiden weiteren Dateimanager-relevantenSchalter. Mit der Option Wo wollen sie Datei Informationen ablegen/lesenlegen Sie fest, ob die Dateien in der MySQL-Datenbank oder auf einemWebDAV-Server gespeichert werden. Beachten Sie, dass es sich hier nicht um deneigentlichen Speicherort der Daten handelt, sondern um den Speicherort der Dateiinformationen.Mit dem Schalter Wählen Sie aus, wo Sie Dateiinhalte speichern/lesen wollenbestimmen Sie, wo die eigentlichen Inhalte der Dateien gespeichert werden. Hierkönnen Sie zwischen SQL und Filesystem wählen. Bei der ersten Einstellung solltenSie möglichst die Option SQL, bei der zweiten das Dateisystem wählen.11.4 Freigaben erzeugenEine der interessantesten Funktionen des Dateimanagers ist die Dateifreigabe. Umeine Freigabe zu erzeugen, ist ebenfalls der Umweg über den Administratorenbereicherforderlich. Es versteht sich von selbst, dass Sie über ausreichende Rechteverfügen müssen, um Freigaben erzeugen und verwalten zu können.Und so gehen Sie vor: Erzeugen Sie zunächst eine neue Gruppe und packen Siealle Benutzer dorthinein, die Zugriff auf eine bestimmte Ablage haben sollen. StellenSie außerdem sicher, dass der Dateimanager in der Liste der zur Verfügungstehenden Anwendungen ausgewählt ist.Stellen Sie auf dem Formular zum Erstellen bzw. Bearbeiten der Gruppen bzw.deren Einstellungen sicher, dass der Dateimanager für die Gruppe aktiviert ist. AlsNächstes müssen Sie die ACL-Rechte für die Gruppe und die Dateiverwaltungbearbeiten. Folgen Sie dazu dem ACL-bearbeiten-Icon und bestimmen Sie dann,wer welche Berechtigungen haben soll.eGroupWare 1.4 kompakt

160 Dateimanagerwww.brain-media.de

Freigaben erzeugen 16112 Content-Management in dereGroupWare-UmgebungEin weiteres Highlight der eGroupWare-Umgebung ist das integrierte Content-Management-System. Dabei handelt es sich – wie man es von Spezialisten wieJoomla! und Typo3 kennt – um ein Template-basiertes System, das das Erstellenund Pflegen von Inhalten vereinfacht. Sie können das Content-Management-System SiteMgr nutzen, um eine interne oder auch eine Website für den externenZugriff zu erzeugen.Wenn Sie über die eGroupWare-Symbolleiste auf das Website-Icon klicken, präsentiertIhnen das System eine typische Demo-Site. Die eigentlichen Funktionensind über das SiteMgr-Icon bzw. die URL http://servername/sitemgr/ verfügbar.Ein erster Blick auf das Content-Managment-System SiteMgr.eGroupWare 1.4 kompakt

162 Content-Management in der eGroupWare-Umgebung12.1 SiteMgr-GrundlagenAuch wenn es auf den ersten Blick nicht so scheinen mag: SiteMgr hat eine Unmengean Funktionen zu bieten. Einige findet man nicht einmal bei so beliebtenSystemen wie Joomla!: Mit SiteMgr lassen sich beispielsweise mehrere Websiteserstellen und verwalten. Das Content-Management-Modul kann auch mehrereVersionen eines Content-Elements verwalten.Das Herzstück für die Gestaltung und das Layout der Website-Komponenten istdie Template-Engine. SiteMgr unterstützt zwei Template-Typen:• Das eigene native Format, auf das wir später noch genauer eingehen.• Mambo-Template (http://www.mamboserver.com). Entsprechende Vorlagenstehen zu Hunderten über Mambo-Sites zur Verfügung. In wie weitauch Joomla!-Templates unterstützt werden, ist leider nicht bekannt. ProbierenSie es einfach einmal aus: Laden Sie sich eine Vorlage herunterund entpacken Sie diese in das Template-Verzeichnis Ihrer SiteMgr-Installation.Wie Sie obiger Abbildung entnehmen können, definiert ein Template bestimmtetypische Bereiche einer Web-Schnittstelle, beispielsweise den Header, ein Navigationssystem,einen Footer etc. Diese Bereiche können Sie verschieben, an andererStelle positionieren und auch bearbeiten. Außerdem können Sie die einzelnen Blöckeum eGroupWare-Funktionen erweitern. Sie können auch die Sichtbarkeit undZugriffsmöglichkeiten nach Ihren Vorstellungen anpassen.SiteMgr kommt bei einer Erstinstallation mit verschiedenen Templates daher. Umgenau zu sein, sind es fünf. Vier davon sind in dem nativen SiteMgr-Format erstellt,eine ist ein Mambo-Template. Wie wir später noch sehen werden, könnenSie das Template in der Website-Konfiguration ändern.Schauen wir uns zunächst das native SiteMgr-Template-Format näher an. Das Site-Template besitzt die Bezeichnung main.tpl. Es bestimmt das Aussehen der gesamtenSite. Dennoch können über weitere Dateien Bereiche oder spezifische Moduledefiniert werden. Ein natives eGroupWare-Template kennt vier Variablen:• contentarea: areaname: Mit dieser Variablen bestimmen Sie, wo die Inhalteauf der Site platziert werden.• modulename(?arguments): Mit dieser Variablen können Sie Module inIhre Site integrieren. Für die Argumente verwenden Sie die HTTP-GET-Syntax, z. B. (?key1=value1&key2=value2). Mit example,lang_block} erzeugenSie beispielsweise ein Auswahlmenü für eine mehrsprachigeWebsite.www.brain-media.de

SiteMgr-Grundlagen 163• ?(phpgw|sitemgr:)link: Mit dieser Variablen erzeugen Sie Links zu anderenSeiten innerhalb der Site oder zu externen Quellen. Auch die Verknüpfungzu eGroupWare-Modulen ist möglich.• Variable: Hier können Sie verschiedene Meta-Informationen über Seitenbeziehen, z. B. die Folgenden:ooooootitle: Seitentitelsubtitle: Untertitel einer Seitesitename: Name der Sitesitedescription: Beschreibung der Siteuser: Benutzernamelang_translatable_string: Diese Variable können Sie für mehrsprachigeTemplates verwenden.Im Mittelpunkt von SiteMgr stehen die sogenannten Module. Sie dienen dazu,Inhalte dynamisch zu veröffentlichen. Hier gibt es eine übergeordnete Modulklassemit der Bezeichnung abstract. Sie stellt allen untergeordneten Klassen bestimmteFunktionen zur Verfügung. Eine wichtige Funktion ist das Einhängen von Modulenin das Content-Management-System und das Editieren der Module.Sie können Module auch als Transformationsmechanismus verstehen, der einenbestimmten Input in Content umwandelt. Bei dem Input, den Argumenten, kann essich um verschiedenste Dinge handeln.eGroupWare 1.4 kompakt

164 Content-Management in der eGroupWare-UmgebungDas Modul HTML-Editor.Einem weiteren wichtigen Begriff sind wir bereits begegnet: den Blöcken bzw.Content-Bereichen. Wenn Sie sich obige Darstellung der Beispiel-Site noch einmalvergegenwärtigen, erkennen Sie unmittelbar, was es damit auf sich hat. Blöckesind nichts anderes als typische Website-Bereiche, die über gängige Funktionenwie das Navigationssystem oder eine Suchfunktion verfügbar sind.Es gibt mehrere Wege, wie ein Modul Content erzeugen kann, der dann in einerWebsite integriert wird. Um genau zu sein, gibt es drei Möglichkeiten:• Das Template sorgt durch den Aufruf eines Moduls dafür, dass dieses Inhalteerzeugt, die dann in der Website publiziert werden.• Ein Template definiert die bereits erwähnten Content-Bereiche. Diese Bereichewerden dann dynamisch mit Inhalten gefüllt. Diese Blöcke könnennahezu beliebig platziert werden.www.brain-media.de

SiteMgr-Grundlagen 165• Ein Blockinhalt, der durch ein Modul generiert wurde, kann Template-Variablen besitzen. Diese Möglichkeit kommt beispielsweise bei dem zuvorerwähnten HTML-Editor zur Verwendung.SiteMgr unterstützt auch die Versionierung. Content-Blöcke können also in unterschiedlichenVersionen verwaltet werden. Es versteht sich von selbst, dass immernur eine Variante veröffentlicht wird. SiteMgr unterscheidet zwischen fünf Status:• Draft: Dies ist der Entwurfstatus. Sie werden nie veröffentlicht.• Prepublished: Diese Version ist in der Vorschau zu begutachten.• Published: Diese Version ist bereits veröffentlicht.• Preunpublished: Sie nutzen diesen Status, wenn Sie ein Element auf derSite entfernen oder ersetzen wollen.• Archived: Bei diesem Status ist ein Element archiviert.Beachten Sie, dass diese Status für Content-Elemente gelten, nicht aber für ganzeSeiten oder Kategorien.Mit der Übersetzungsseite können Sie Ihre Site multilingual erstellen.eGroupWare 1.4 kompakt

166 Content-Management in der eGroupWare-UmgebungEine weitere Besonderheit ist, dass Sie mithilfe von SiteMgr Ihre Site mit wenigAufwand mehrsprachig realisieren können. Neben den Kategoriebezeichnungenkönnen Sie auch die Inhalte in eine Sprache Ihrer Wahl übersetzen.12.2 Eigene Site erstellenNach all der Theorie schauen wir uns als Nächstes an, wie man mit dem SiteMgr-Modul eine neue Website erstellt. Werfen wir zunächst einen kurzen Blick auf dieSchnittstelle, die Ihnen das SiteMgr-Modul präsentiert. Im linken Bereich findenSie wie gewohnt die wichtigsten administrativen Funktionen des Moduls. Hierkonfigurieren Sie Websites, erstellen neue Websites und bearbeiten die Moduleinstellungen.Im Hauptbereich des SiteMgr-Moduls findet die eigentliche Seitengestaltungstatt.Um Ihre erste eigene Site zu erstellen, folgen Sie unter Andere Websites dem VerweisWebsites definieren. Sie landen in der Website-Verwaltung. Diese führt beieiner Neuinstallation die Standard-Site auf. Die Website-Verwaltung erlaubt dasErstellen, Bearbeiten und Löschen von Sites.Die Website-Verwaltung des SiteMgr-Moduls.Um eine neue Website zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen. Auf dem Dialogzum Hinzufügen der neuen Website weisen Sie dieser zunächst eine Bezeichnungzu. Außerdem sind fünf weitere Einstellungen erforderlich:• Dateisystem Pfad zum sitemgr-site Ordner: In diesem Eingabefeld gebenSie den absoluten Pfad zum Verzeichnis an. Dieser kann beispielsweise/opt/lampp/htdocs/egroupware/sitemgr/sitemgr_site lauten. Wichtigwww.brain-media.de

Eigene Site erstellen 167ist, dass Sie die Eingabe nicht mit einem Schrägstrich (/) am Ende desPfades abschließen.• Webadresse zur sitemgr-site: Hier geben Sie die URL an, und zwarwieder absolut. Hier müssen Sie nun darauf achten, dass Sie die Angabemit einem Schrägstrich abschließen. Eine Eingabe kann also beispielsweisewie folgt aussehen: http://server_adresse/meine_site/.• Anonymer Benutzer Username: Über dieses Auswahlmenü bestimmenSie den Benutzer, der als Benutzer für den öffentlichen Teil der Site verwendetwird. Es empfiehlt sich, den Benutzernamen anonymous zu verwenden.Das Erstellen einer neuen SiteMgr-Site.eGroupWare 1.4 kompakt

168 Content-Management in der eGroupWare-Umgebung• Anonymer Benutzer Password: Hier geben Sie das Passwort des anonymenBenutzerkontos an. In der Regel können Sie das Feld freilassen.• Website Administratoren: Mit diesem Auswahlmenü bestimmen Sie diePersonen und Gruppen, die diese Website konfigurieren dürfen. WollenSie mehrere Einträge aktivieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt undmarkieren Sie diese der Reihe nach.Mit einem Klick auf Speichern sichern Sie die neue Site. Sie wird dann in der Site-Liste aufgeführt. Folgen Sie dann dem Verweis Website jetzt konfigurieren imKopfbereich. Auf dem zugehörigen Formular bestimmen Sie verschiedene SiteübergreifendeEigenschaften wie beispielsweise den Site-Titel und insbesonderedas Template.Über die Site-Optionen bestimmen Sie auch, welche Vorlage verwendet wird.www.brain-media.de

Eigene Site erstellen 169Bevor Sie sich mit den Einzelheiten der Website-Konfiguration befassen, solltenSie wissen, dass das siteMgr-Verzeichnis zwei Unterverzeichnisse besitzt, die Siezuerst an den vorgesehenen Ort verschieben sollten, bevor Sie weitere Konfigurationenanpassen. Ein Verschieben ist sinnvoll, um Site-spezifische Einstellungenvornehmen zu können.Das eine Verzeichnis trägt die Bezeichnung sitemgr-link. Verschieben Sie diesesVerzeichnis in das Wurzelverzeichnis Ihrer eGroupWare-Installation, können Siedas Setup für die Installation der Applikation verwenden. Die Rechtezuweisung fürsitemgr-link sorgt dafür, dass das sitemgr-link-Icon in der Navigationsleiste desBenutzers erscheint. Er kann dann direkt auf die öffentlich zugängliche siteMgr-Installation zugreifen. Wenn Sie das Icon nicht in der Navigationsleiste habenwollen, müssen Sie es auch nicht in das Wurzelverzeichnis kopieren.Das zweite Verzeichnis heißt sitemgr-site. Das können Sie prinzipiell überall hinverschieben. Bei jedem Zugriff generiert das System die von Ihnen definierte Website.Kommen wir zu den eigentlichen Optionen:• Website Name German: In diesem Eingabefeld geben Sie den Website-Namen an.• Beschreibung der Website German: Dieses Textfeld dient der BeschreibungIhrer Website. Geben Sie hier insbesondere die typischen Meta-Datenein.• Standard Home Page ID Nummer: Über dieses Auswahlmenü bestimmenSie die Seiten, die Benutzer ohne spezielle Rechte bei Zugriff zu sehenbekommen. Bei einer neuen Site existiert lediglich die Index-Seite.Wenn Sie weitere Seiten erstellt haben, können Sie die Einstellung hieranpassen.• Designvorlage auswählen: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie dieDesignvorlage. Ihnen stehen wie bereits erwähnt fünf Vorlagen zur Auswahl.Wir verwenden im Folgenden die Mambo-Vorlage Rhuk OrangeSmoothie. Sie sieht deutlich moderner aus, als die SiteMgr-Vorlagen. EineÄnderung der Vorlage greift erst, wenn Sie die Einstellungen gespeicherthaben. Wie bereits erwähnt können Sie alle Vorlagen verwenden,die zu Mambo 4.5 kompatibel sind. Um diese einsetzen zu können, entpackenSie die Designvorlage in Ihrem Template-Verzeichnis(/op/lampp/htdocs/egroupware/sitemgr/sitemgr-site/templates). In derVorschau erkennen Sie unmittelbar, welches Bild sich bei Verwendungeiner bestimmten Vorlage ergibt.eGroupWare 1.4 kompakt

170 Content-Management in der eGroupWare-Umgebung• Bildverzeichnis relativ zur Dokumentroot (benutze / !): Hier geben Siedas Verzeichnis an, in dem die Grafiken für Ihre Site lagern. Existiert esund ist es vom Webserver lesbar, so wird dadurch der Bild-Browser und -Upload aktiviert. Ein Beispiel: /egroupware/bilder.• Sprachen, die der Benutzer auswählen kann: Schließlich können Sieeine durch Kommata getrennte Liste der verfügbaren Sprachversioneneinfügen. Ein Beispiel: en, de, fr.Klicken Sie abschließend auf Speichern, um die Einstellungen der neuen Site zuspeichern.12.3 Site bearbeitenDamit ist Ihre erste SiteMgr-Website erstellt und Sie können sich im nächstenSchritt an das Bearbeiten der Site machen. Den Bearbeitungsmodus kennen Siebereits. Hier werden Ihnen die verschiedenen Blöcke samt Bearbeitungsfunktionenangezeigt. Diese erlauben beispielsweise das Verschieben von Blöcken, Erstellenvon neuen Seiten und Kategorien etc.Ihre erste SiteMgr-Site im Bearbeitungsmodus.www.brain-media.de

Site bearbeiten 171Für das Erstellen und Bearbeiten der Seiten stellt Ihnen das Content-Management-Modul zwei Funktionen zur Verfügung: den sogenannten Content-Manager undden Bearbeitungs-Modus. In beiden Modi ist das Bearbeiten von Blöcken möglich.Das Bearbeiten eines Inhaltsblocks.SitgMgr verwendet zur Hervorhebung der verschiedenen Blöcke eine rot gestrichelteLinie. Sie fasst einen typischen Inhaltsblock wie ein Navigationsmenü oderdie Template-Auswahl zusammen. Um einen solchen Block zu editieren, klickenSie einfach auf das Editier-Icon.Zu jedem Block lassen sich drei Standardeinstellungen bearbeiten:• Titel: Jedes Modul definiert einen Titel für Blöcke, die es erzeugt. DerBlocktitel wird nicht zwingend aufseiten der Benutzer angezeigt, sonderndient vielmehr der eindeutigen Identifizierbarkeit eines Blocks.eGroupWare 1.4 kompakt

172 Content-Management in der eGroupWare-Umgebung• Sichtbarkeit: Sie können zu jedem Block die Sichtbarkeit definieren, alsower das Element zu sehen bekommt. Sie haben die Wahl zwischen folgendenOptionen:ooooJedermann, die Standardeinstellung.eGroupWare-BenutzerAdministratorenAnonyme Benutzer• Sortierreihenfolge: Hier bestimmen Sie die Reihenfolge des Blocks imGesamtgebilde.Wenn Sie einen Block erzeugen, so erzeugt SiteMgr automatisch eine Versiondavon. Wie Sie sicherlich schon festgestellt haben, können Sie zu den verschiedenenBereichen (z. B. left, top, center etc.) weitere Blöcke hinzufügen. Dazu wählenSie diese einfach aus dem Block-zufügen-Auswahlmenü aus.Das Hinzufügen eines Inhaltsblocks.www.brain-media.de

Site bearbeiten 173Das Content-Management-System erlaubt Ihnen das Hinzufügen der folgendenKomponenten:• administration: Dieser Block erzeugt einen Link zur Administrationsschnittstellevon SiteMgr.• amazon: Diese Funktion integriert eine Werbeinblendung von Amazon inIhre Site.• bookmarks: Mit dieser Funktion können Sie Lesezeichen deseGroupWare-Bookmark-Moduls in Ihre Site integrieren.• calendar: Fügt einen kleinen Kalender in Ihre Website ein. Er zeigt Ihnenstandardmäßig eine Monatsansicht an, die auch das Vor- und Zurückblätternerlaubt.• download: Erlaubt das Setzen von Verweisen, die Sie mit demeGroupWare-Dateimanager verwalten.• filecontents: Dieses Modul erlaubt Ihnen das Einbetten von Dateien in dieWebsite.• google: Fügt ein Suchformular für Google in die Site ein.• html: Öffnet einen HTML-Editor, mit dem Sie typische Formatierungenvornehmen können.• iframe: Erlaubt die Ansicht von Inhalten in einem IFrame.• lang_block: Dieses Modul erlaubt dem Benutzer die Auswahl einer Sprache.• login: Zeigt einen typischen Log-in-Block an, über den sich registrierteBenutzer in das System einloggen können.• navigation: Erzeugt ein typisches Navigationssystem für Ihre Site.• news: Fügt Nachrichten aus dem eGroupWare-News-Modul in die Siteein.• phpbrain: Erzeugt ein Inhaltsverzeichnis der Wissensdatenbank und integriertes in Ihre Site.• polls: Zeigt einen typischen Abstimmungsbereich an, mit dem die Benutzerbeispielsweise die Qualität der Inhalte beurteilen können.• redirect: Erzeugt eine Umleitung auf einen anderen URL.• search: Integriert eine Suchfunktion in Ihre Site.eGroupWare 1.4 kompakt

174 Content-Management in der eGroupWare-Umgebung• template: Erlaubt die Auswahl von Templates.• tracker: Integriert Informationen aus dem Tracker in die Website.• wiki: Erlaubt das Einbetten von Seiten auf dem eGroupWare-Wiki in dieSiteMgr-Website.Vier typische Blöcke: top, center, right und administration.Damit kennen Sie die wichtigsten Blöcke. Im Bearbeitungsmodus werden zu jedemBlock immer auch die Blockvarianten angezeigt. In voranstehender Abbildungerkennen Sie beispielsweise, dass es sich um die Blöcke top, center, right undadministration handelt.Als aufmerksamer Leser ist Ihnen sicherlich nicht entgangen, dass Ihnen die Templatesbestimmte vordefinierte Bereiche definieren, die Sie dann um weitere Blöckesamt der Inhalte erweitern können. Es handelt sich um folgende Blöcke:• left• top• center• bottomwww.brain-media.de

Site bearbeiten 175• right• footerDeren Bedeutung ist klar: Der Bereich left ist für die Gestaltung der linken Spaltezuständig, top und center für den Hauptbereich, in dem sich in der Regel die eigentlichenInhalte finden, right definiert den rechten Schnittstellenbereich.Vier typische Blöcke: top, center, right und administration.Sicherlich fragen Sie sich, ob und falls ja, wie Sie diese Bereiche ändern können.Um es vorwegzunehmen: Die Template-Datei ist eigentlich eine XHTML-Datei,die lediglich eGroupWare-intern die Dateierweiterung tpl besitzt. Sie können dieTemplate-Datei beispielsweise von Hand oder mit einem Web-Editor öffnen undbearbeiten. Auf diesem Weg können Sie auch mit minimalem Aufwand eine typischeHeader-Grafik (bei der Standard-Vorlage ist es beispielsweise daseGroupWare-Symbol) durch Ihre eigene Grafik ersetzen.Wenn Sie mit HTML bzw. XHTML vertraut sind, können Sie sich beispielsweisean die manuelle Bearbeitung des Template-Codes machen und dort beispielsweiseden Titel, die Hintergrund- und Textfarbe etc. ändern.eGroupWare 1.4 kompakt

176 Content-Management in der eGroupWare-UmgebungDeutlich einfacher wird das Ganze, wenn Sie zu einem professionellen Web-Editorgreifen. Mit einem solchen Werkzeug können Sie beispielsweise besonders einfachdie Tabelleneigenschaften, in denen die verschiedenen Seitenelemente platziertsind anpassen, löschen etc. Wenn Sie den Footer nicht benötigen, entfernen Siediesen Bereich einfach.Wenn Ihnen die Template-Gestaltung nicht zusagt, passen Sie dieVorlage doch einfach mit einem Web-Editor Ihrer Wahl an.Blöcke bearbeiten.www.brain-media.de

Site bearbeiten 177Kehren wir zu den Blöcken zurück. Deren Bearbeitungsfunktionen bieten Ihneneine ganze Menge Funktionen. Sie können nicht nur deren Eigenschaften bearbeiten,sondern auch neue Versionen erstellen.Der Bearbeiten-Dialog stellt Ihnen neben den drei bereits erwähnten Einstellungenfür den Titel, die Reihenfolge und die Sichtbarkeit verschiedene weitere interessanteFunktionen zur Verfügung. Der Dialog zeigt Ihnen an, um welche Version desBlocks es sich handelt und ob es mehrere gibt.Wenn Sie erste Gehversuche mit dem System unternehmen, so ist jeder Block nureinmal vorhanden. Neben der Versionsbezeichnung finden Sie ein Auswahlmenü,über das Sie die bereits zuvor erwähnten Veröffentlichungsstatus bearbeiten können.Die Einstellungen für ein benutzerdefiniertes Navigationssystem.Abhängig vom Blocktyp können Sie beispielsweise den Navigationstyp oder dieauswählbaren Templates festlegen. Bei einem Navigationsblock stehen Ihnen beispielsweisefolgende Typen zur Auswahl:• currentsectioneGroupWare 1.4 kompakt

178 Content-Management in der eGroupWare-Umgebung• index• index_block• navigation• sitetree• toc• toc_block• path• benutzerdefiniert• tabsFür jeden dieser Typen gibt es wieder eigene Einstellungen. Mit der einen Variantekönnen Sie eine typische Index-Seite erstellen, mit der anderen eine Sitemap undwieder eine andere erlaubt das Erstellen einer Register-artigen Navigation. Dieumfangreichsten Anpassungen bietet Ihnen der benutzerdefinierte Typ. Dort könnenSie beispielsweise die Ausrichtung des Linkstextes und die maximale Seitentiefebestimmen.Das Erstellen einer zweiten Blockvariante.www.brain-media.de

Site bearbeiten 179Das Highlight des Editierdialogs ist zweifelsohne die Versionsfunktion, mit der Sieeine oder auch mehrere verschiedene Versionen eines Blocks erstellen können. Sokönnen Sie bequem mehrere Varianten erstellen und dann prüfen, welche am bestenden jeweiligen Anforderungen entspricht.Um eine zweite Version des aktuellen Blocks zu erstellen, klicken Sie auf dieSchaltfläche Neue Version erstellen. Der Editierdialog wird automatisch um einenweiteren Bereich erweitert, in dem Sie die Eigenschaften der neuen Version bestimmen.Wenn Sie ein zweites Navigationssystem erstellen wollen, so wählen Sieeinfach einen alternativen Typ aus und bestimmen dessen Eigenschaften.Mit einem Klick auf Speichern bzw. Übernehmen sichern Sie Ihre Entwicklung.Um die Praxistauglichkeit der zweiten Variante zu prüfen, ändern Sie einfach denVeröffentlichungsstatus der ersten (z. B. in Entwurf) und den der neuen Version inVeröffentlicht.Eine neue Kategorie entsteht.eGroupWare 1.4 kompakt

180 Content-Management in der eGroupWare-UmgebungZwei Funktionen haben alle Blöcke im linken und rechten Seitenbereich einerSiteMgr-Site gemein: die Verschiebe- und die Löschfunktion. Überall dort, womehrere Blöcke übereinander positioniert sind, können Sie diese über die blauenPfeile nach unten bzw. nach oben verschieben.Auch das Entfernen von nicht gewünschten Blöcken ist einfach: Klicken Sie einfachauf das rote Kreuz. Das SiteMgr-Modul fragt sicherheitshalber noch einmalnach, ob der Löschvorgang tatsächlich durchgeführt werden soll.Kategorien und Seiten erstellenEine SiteMgr-basierte Website besteht aus Kategorien und Seiten. Die Kategoriensind mit Ordnern vergleichbar, die ihrerseits die Seiten enthalten. Wenn Sie in derPraxis beispielsweise über Ihre Website Produkte präsentieren wollen, so macht eswww.brain-media.de

Site bearbeiten 181Sinn, die Kategorie Produkte zu erstellen und dieser dann neue Seiten für ProduktA, B und C zuzuordnen.Um Ihrer Site eine neue Kategorie hinzuzufügen, klicken Sie neben Website Inhaltsverzeichnisauf das Icon Kategorie hinzufügen. Es öffnet sich das in obigerAbbildung dargestellte Formular, auf dem Sie neben verschiedenen Basiseinstellungendie Gruppenrechte und individuelle Rechte definieren. Zu den Basiseinstellungengehören die folgenden:• Kategorie Name: Hier weisen Sie der neuen Kategorie eine Bezeichnungzu. Die Angabe ist zwingend erforderlich.• Sortierreihenfolge: Bestimmen Sie hier die Reihenfolge.• Übergeordnet: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie, welche Kategorieder neuen Kategorie übergeordnet ist, also eine Stufe höher in derSite-Hierarchie ist. Wenn Sie der neuen Kategorie keine Kategorien vorgebenwollen, verwenden Sie den Eintrag [No parent].• Kategorie Beschreibung: Die Beschreibung der Kategorie ist ebenfallszwingend erforderlich. Hinterlegen Sie einen aussagekräftigen Text. Kurzund prägnant sollte er sein, denn er wird neben der Kategorienbezeichnungeingeblendet.• Inhaltsverzeichnis: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie den Inhaltsverzeichnistyp.• Zustand: Hier bestimmen Sie den Veröffentlichungsstatus. Die Einstellungreicht auch hier von archiviert bis veröffentlicht.• Zugriffsrechte der Eltern-Kategorie übernehmen? Wenn Sie diese Optionaktivieren, werden die nachfolgenden Einstellungen für die Gruppenzugriffsrechteund die individuellen Rechte ignoriert.• Zugriffsrechte auch auf Unterkategorien anwenden? Aktivieren Siediese Option, wenn die von Ihnen definierten Zugriffsrechte für alle Unterkategoriengelten sollen.Es folgen die Gruppenzugriffsrechte. Hier können Sie über eine einfache ÜbersichtLese- und Schreibrechte (die natürlich die Leserechte implizieren) für dieeGroupWare-Gruppen definieren. Die ideale Ergänzung der Gruppenrechte sinddie individuellen Zugriffsrechte. Hier können Sie für Ihre Benutzer eigene Zugriffsmöglichkeitenerzeugen.eGroupWare 1.4 kompakt

182 Content-Management in der eGroupWare-UmgebungBestimmen Sie am Fuße des Kategorie-Dialogs außerdem die Sprachversion, damitdie Kategorie nun auch in der korrekten Sprachvariante auftaucht. Mit einem Klickauf Speichern sichern Sie Ihre erste neue Kategorie.Das vorläufige Zwischenergebnis mit zwei neuen Kategorien.Erstellen Sie einfach noch die eine oder andere weitere Kategorie. Werfen Siegelegentlich einen Blick auf Ihre Entwicklung, indem Sie im SiteMgr-Menü demVerweis Erstellte Seite ansehen folgen.Eine Anmerkung zur Sortierreihenfolge: Wenn Sie allen Kategorien die gleicheSortierreihenfolge zuweisen, beispielsweise die Null, so scheint die weitere Sortierungnach dem Zeitpunkt des Erstelldatums zu erfolgen. Kategorien – und wohlauch Seiten – mit der Reihenfolge 0, die nach einer bestehenden Kategorie mit demgleichen Reihenfolgenwert folgen, werden einfach hinten angestellt. Die Sortierungändern Sie, indem Sie einfach die Werte entsprechend anpassen.Nun könnten Sie im nächsten Schritt auch die vordefinierten Kategorien samt denzugehörigen Seiten löschen, in unserem Beispiel also other und sample.Als Nächstes erstellen Sie Ihre erste Seite. Dazu klicken Sie auf das Icon Eine Seitezu dieser Kategorie hinzufügen. Weisen Sie der neuen Seite eine Bezeichnung zu(achten Sie darauf, keine Leer- oder Satzzeichen zu verwenden), geben Sie einenTitel an, eventuell einen Untertitel, bestimmen Sie die Reihenfolge, die Kategoriewww.brain-media.de

Site bearbeiten 183und wieder den Zustand. Achten Sie wieder darauf, der Seite die korrekte Sprachversionzuzuordnen. Mit einem Klick auf Speichern ist Ihre erste Seite erstellt.Eine erste Seite entsteht.Im nächsten Schritt wollen Sie Ihre erste Seite natürlich auch mit Leben füllen.Dazu folgen Sie einfach dem Seiten-Link. Dabei präsentiert Ihnen SiteMgr in etwadie in nachstehender Abbildung dargestellte Form. Mit welchen Inhalten Sie Ihreneue Seite als Nächstes füllen wollen, ist natürlich von der jeweiligen Site undSeite abhängig.Die erste Seite muss als Nächstes mit Inhalten gefüllt werden.eGroupWare 1.4 kompakt

184 Content-Management in der eGroupWare-UmgebungWenn Sie, wie in unserem Beispiel, ein Produkt beschreiben wollen, so sind Sievermutlich mit dem HTML-Block am besten bedient, denn er erlaubt Ihnen diefreie Gestaltung des Seiteninhalts. Wählen Sie also aus dem Auswahlmenü Blockzufügen den Eintrag html aus. Es öffnet sich der Ihnen bereits bekannte HTML-Editor, in dem Sie den Text verfassen, typische Formatierungen, Links, Bilder undTabellen einfügen können. Natürlich können Sie auch die typischen Formatierungennutzen.Die erste Seite nimmt Gestalt an.Bevor Sie Ihre Seite mit einem Klick auf Speichern sichern, sollten Sie wiedersicherstellen, dass Sie die korrekte Sprachvariante verwendet haben.Bei der Verwendung des HTML-Editors kommt Ihnen ebenfalls wieder die Versionsfunktionzugute – das gilt natürlich auch für andere Blockfunktionen. Allerdingssteht Ihnen in der HTML-Versionsfunktion ein einfach zu nutzendes Featurezur Verfügung, mit dem sich mehrere Personen an der Inhaltsentwicklung beteiligenkönnen. Beim Erstellen bzw. Nachbearbeiten der Kategorieeinstellungen ist esja ein Leichtes, die Zugriffe gezielt zu steuern.Neben dem HTML-Editor können Sie in Ihre erste Seite natürlich weitere Inhalteüber die Block-Funktion hinzufügen, beispielsweise News oder eine Suchfunktion.www.brain-media.de

SiteMgr für Fortgeschrittene 185Das Ganze funktioniert also ähnlich wie ein Baukasten. Sie müssen die einzelnenTeile nur effektiv strukturieren, zusammensetzen und verknüpfen.Die Moduleinstellungen für Ihre Site.12.4 SiteMgr für FortgeschritteneSicherlich haben Sie bereits festgestellt, dass die verschiedenen Bereiche das Einbindenunterschiedlicher Blöcke erlauben. Das Einbinden einer Bookmark-Listemacht auch im linken (Navigations-)Bereich nur wenig Sinn.Wenn Ihnen diese Voreinstellungen nicht zusagen und Sie sich in Ihrem Tatendrangeingeengt fühlen, ist das kein Problem, denn Sie können diese Voreinstellungenändern. Folgen Sie dazu einfach dem Verweis Moduleinstellungen für dieganze Website.eGroupWare 1.4 kompakt

186 Content-Management in der eGroupWare-UmgebungAuf dem zugehörigen Formular finden Sie verschiedene Listen, mit denen Sie dieEigenschaften der unterschiedlichen Bereiche (left, top, center etc.) anpassen können.Die erste Liste ist die sogenannte Masterliste. Diese kommt zum Einsatz,wenn Sie für Content-Bereiche oder (Unter-)Kategorien keine Module festlegenwollen. Kategoriemanager können diese Einstellungen allerdings für jede (Unter-)Kategorie überschreiben.Innerhalb der verschiedenen Listen können Sie die erlaubten Module bestimmen.Wenn Sie bestimmte Module entfernen wollen, markieren Sie diese in der rechtenAuswahl und folgen dem Link Moduleigenschaften konfigurieren. Dort können Siediese entfernen – allerdings immer nur ein Modul pro Vorgang.Die Übersetzungsfunktion für Ihre Site.12.5 Mehrsprachige SiteIm Website-Menü finden Sie auch die Übersetzungsfunktion, die Ihnen die Verwaltungeiner mehrsprachigen Site erlaubt. Wie Sie bereits wissen, werden diewww.brain-media.de

Mehrsprachige Site 187verfügbaren Sprachvarianten über die Website-Konfiguration definiert. Wenn SieIhre Website auf Deutsch und Englisch verfügbar haben wollen – und mit demEintrag en, de in der Konfiguration entsprechend konfiguriert haben –, so folgenSie dem Verweis Übersetzungen verwalten. Das zugehörige Formular erlaubt zunächstdie Übersetzung der Kategorienamen.Um Inhalte zu übersetzen, folgen Sie dem Verweis Website-weite Inhaltsblöckeübersetzen. In dem zugehörigen Formular ist dies möglich. Allerdings gibt es beider Übersetzung von neuen Sites das Problem, dass die Übersetzungsfunktionimmer zur Standard-Site zurückspringt. Ein Löschen der Standard-Site löst dasProblem leider nicht.eGroupWare 1.4 kompakt

188 Content-Management in der eGroupWare-Umgebungwww.brain-media.de

Nachrichten-Modul 18913 Weitere StandardmoduleIhre Standard-eGroupWare-Installation kommt mit verschiedenen weiteren Modulendaher. Hier sind insbesondere die Module Nachrichten, Umfragen und Wissensdatenbankzu nennen. Auch Sambaadmin gehört zu den Zusatzmodulen, diedurchaus ihren Reiz haben. In diesem Abschnitt widmen wir uns den Modulen, diein der Regel im Groupware-Alltag eine weniger große Bedeutung haben.13.1 Nachrichten-ModulMit dem Nachrichten-Modul steht Ihnen eine interessante Funktion zur Verfügung,mit der Sie beispielsweise innerhalb Ihres Unternehmens relevante Neuigkeitenverbreiten können. Sie können Ihre Mitarbeiter gezielt mit Neuigkeiten aus derForschungsabteilung, dem Marketing oder auch über den Markt und Konkurrentenversorgen. Sie können diese Nachrichten auch über das SiteMgr-Modul in Ihre Siteintegrieren.Ein erster Blick auf die Ressourcenverwaltung.Die Startseite des Moduls präsentiert Ihnen in Listenform die bereits verfasstenListen. Bei einer Neuinstallation sind natürlich noch keinerlei Einträge vorgenom-eGroupWare 1.4 kompakt

190 Weitere Standardmodulemen – auch keine vordefinierten. Um eine erste Mitteilung zu verfassen, folgen Siedem Verweis Hinzufügen.Über die Navigationsleiste können Sie – so wie Sie es von anderen Modulen bereitszur Genüge kennen – Nachrichten suchen, auswählen und die Ansicht einschränken.Die Ansicht können Sie außerdem sehr schön über die Auswahlbox Anzeigen einschränken.Sie haben die Wahl zwischen folgenden drei Optionen:• Inhalt: Bei dieser Option werden die Schlagzeile, Anreißer und Inhaltsfeldder Nachricht angezeigt.• Anreißer: Hier werden in der Übersicht Schlagzeile und Anreißer derNachricht angezeigt.• Schlagzeile: Bei dieser Option wird lediglich die Schlagzeile angezeigt.Die Spaltenauswahl.Eine weitere schöne Funktion finden Sie am Ende der Kopfzeile: Über das Spaltenauswahl-Iconkönnen Sie verschiedene Spalten ein- bzw. ausblenden. Standardmäßigpräsentiert Ihnen das System folgende Spalten:• Nachrichten: Hier werden entsprechend dem von Ihnen gewählten Filterdie Nachrichteninhalte angezeigt.• Auswahlbox Datum/Von allen: Hier werden das Datum und der Benutzerangezeigt.www.brain-media.de

Nachrichten-Modul 191• Auswahlbox Sichtbar: Über verschiedene Filter (alle, derzeit, zukünftig,alte, immer, niemals oder nach Datum) wird die Anzeige eingeschränkt.• Befehle: Bei bereits existierenden Nachrichten werden Ihnen die beidenSymbole für das Schreiben bzw. Löschen einer Nachricht angezeigt.Eine erste Nachricht entsteht.Wenn Sie das erste Mal eine Nachricht erstellen wollen, stellen Sie fest, dass aufdem Erstellen-Dialog die typischen Schaltflächen für das Speichern und Übernehmenfehlen. Der Grund hierfür sind die noch nicht gesetzten Berechtigungen, diedas Verfassen von Nachrichten erlauben. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie bereitseine globale Kategorie über den gleichnamigen Link im Nachrichtenmodul bzw. inder eGroupWare-Administration erstellt haben. Dann folgen Sie in der Modul-Konfiguration dem Verweis Zugriffsrechte konfigurieren. Auf dem zugehörigenDialog präsentiert Ihnen das Nachrichten-Modul die verfügbaren Kategorien unddie Benutzer bzw. Gruppen, denen Sie den Zugriff auf das Nachrichtenmodul gewährenkönnen.eGroupWare 1.4 kompakt

192 Weitere StandardmoduleDie Anpassung der Zugriffsrechte ist Voraussetzungfür das Verfassen von Nachrichten.Als Systemadministrator können Sie für jede Kategorie definieren, welche Benutzerund Benutzergruppen Lese- und/oder Schreibrechte im Nachrichtenmodulbesitzen. Abhängig von Ihrer Konfiguration werden alle Nachrichten der gewähltenKategorie für diese Benutzer bzw. Benutzergruppen lesbar und/oder editierbar.In voranstehender Abbildung ist lediglich eine Kategorie verfügbar. Wenn Siemehrere erstellt haben, werden diese untereinander aufgeführt und können einzelnkonfiguriert werden.Sie können die Einstellungen auch für mehrere Benutzer und Gruppen anwenden.Halten Sie dazu die Strg-Taste gedrückt und markieren Sie die gewünschten Benutzerund/oder Gruppen. Mit einem Klick auf Speichern übernehmen Sie dieEinstellungen.13.1.1 Nachricht verfassenNachdem Sie in den Zugriffsberechtigungen die Voraussetzungen für das Verfassenvon Nachrichten geschaffen haben, können Sie als Nächstes die erste Nachrichterstellen. Klicken Sie dazu, wie bereits erwähnt, im Nachrichten-Menü auf Hinzu-www.brain-media.de

Nachrichten-Modul 193fügen. Es öffnet sich das in obiger Abbildung dargestellte Pop-up-Fenster, in demSie folgende Einstellungen vornehmen:• Kategorie: In dieser Auswahlbox bestimmen Sie die Kategorie, der dieneue Nachricht zugeordnet werden soll. Wenn Sie eine globale Kategorie,also eine eGroupWare-weite Kategorie verwenden, können Sie über dieKategorie und das Modul Sitemanager bestimmen, wo die Meldung platziertwird. Sie können die Einblendung beispielsweise nur auf die Startseitebeschränken oder sie einer bestimmten Rubrik zuordnen.• Schlagzeile: Hier hinterlegen Sie den Titel der Meldung.• Anreißer: In diesem Textfeld geben Sie in komprimierter Form an, umwas es in dem Artikel geht. Auch dieser kann im CMS-Modul angepasstwerden.• Inhalt: In diesem Eingabefeld erzeugen Sie den eigentlichen Nachrichteninhalt.Über die Formatleiste können Sie typische Formatierungen vornehmen,Tabellen, Bilder und Links etc. einfügen.• Sichtbar: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie, ob die Nachrichtangezeigt wird oder nicht. Sie haben die Wahl zwischen Immer, Niemalsund Nach Datum. Wenn Sie sich für die Option Nach Datum entscheiden,können Sie festlegen, in welchem Zeitraum das geschieht. Dazu verwendenSie die danebenstehenden Felder Anfang und Ende.• Anfang/Ende: Über diese beiden Felder bestimmen Sie den Anfangs- undEndzeitpunkt der Veröffentlichung der Nachricht.Am Fuße des Formulars finden Sie vier Schaltflächen für typische Aktionen: Speichern,Übernehmen, Abbruch und Löschen. Die Löschen-Funktion ist nur dannverfügbar, wenn Sie eine bestehende Nachricht editieren. Nach dem Speichern derNachricht landet diese in der Nachrichtenliste.eGroupWare 1.4 kompakt

194 Weitere StandardmoduleDie Einstellungen für das Nachrichtenmodul.13.1.2 Einstellungen des Nachrichten-ModulsAuch für das Nachrichten-Modul stehen Ihnen Moduleinstellungen zur Verfügung,über die Sie das Modul an Ihre Anforderungen anpassen können. Voraussetzung istauch hier wieder, dass Sie über Administratorberechtigungen verfügen. Auch beiden Nachrichteneinstellungen ist wieder zwischen folgenden drei Konfigurationenzu unterscheiden:• Erzwungene Einstellungen: Die Einstellungen sind vom Systemadministratorvorgegeben und können nicht vom „normalen“ Anwender geändertwerden.• Voreinstellungen: Diese Voreinstellung dient als Vorgabe, was in denverschiedenen Feldern empfohlen bzw. vorgegeben ist.• Persönliche Einstellungen: Auf diesem Register finden Sie die Einstellungen,die die Anwender ändern können.Auf allen drei Registern stehen Ihnen die gleichen Einstellungen zur Verfügung.Dies sind:• Neue Nachrichten auf der Hauptseite anzeigen: Hier legen Sie fest, obdie Nachrichten auf der Hauptseite angezeigt werden sollen oder nicht.Sie haben die Wahl zwischen Ja, Nein und Ja - schmale Ansicht. Wennwww.brain-media.de

Nachrichten-Modul 195Sie sich für die letzte Option entscheiden, werden auf der Startseite nurdie Schlagzeile und der Anreißer der Nachricht angezeigt.• Anzahl der Nachrichten welche auf der Startseite angezeigt werden:Bestimmen Sie hier, wie viele Nachrichten auf der Startseite platziertwerden sollen. Ein Wert bis maximal 5 dürfte in der Regel genügen.• Features des Editors: Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie, wieviele Icons und Toolbars der Editor anzeigt. Wenn Sie die Option Einfachaktivieren, können Sie nur Schriftart und Größe ändern. Bei der OptionNormalen Editor können die Autoren auch Bilder und Tabellen einfügen.Bei der Option Alles sind über den Nachrichteneditor auch Funktionenfür das Einfügen von Sonderzeichen, Seitenumbruch und Hintergrundfarbenaktiviert. In der Regel sind Sie mit der normalen Einstellunggut bedient.13.1.3 Modul-KonfigurationDie Modul-Konfiguration fällt recht bescheiden aus. Hier können Sie lediglich eineEinstellung vornehmen, und zwar das Verzeichnis für das Hochladen von Bildern.In dieses Verzeichnis können die Benutzer dann Bildmaterial in das System aufspielenund dann in Ihre Nachrichten einfügen.Wichtig dabei ist, dass Sie das Bildverzeichnis relativ zum Dokument-Root-Verzeichnis angeben. Es könnte also beispielsweise /bilder oder /images heißen.Nachdem Sie diese Einstellungen vorgenommen haben und das angegebene Verzeichnisfür den Webserver lesbar ist, ist im Nachrichteneditor der Bild-Browserund -Upload aktiviert. Sie müssen außerdem dafür sorgen, dass das Verzeichnisvom Webserver beschreibbar ist.eGroupWare 1.4 kompakt

196 Weitere StandardmoduleDie Konfiguration des RSS-Exports.13.1.4 RSS-ExportEine echte Besonderheit des Nachrichten-Moduls ist der RSS-Export. Im Administrationsmenüfinden Sie die RSS-Exportkonfiguration. Sie können jede Nachrichtenkategoriein einen RSS-Feed exportieren. Dazu müssen für jede Kategorieverschiedene Angaben definieren.RSS (Really Simple Syndication) ist ein einfaches Nachrichtenformat, das es demNutzer ermöglicht, die Inhalte einer Website – oder Teile davon – als sogenannteRSS-Feeds zu abonnieren oder in andere Websites zu integrieren. AbonnierteFeeds werden automatisch heruntergeladen. Der Vorteil ist klar: Der Anwender istimmer mit den neuesten Nachrichten versorgt.Sie müssen folgende Felder ausfüllen:• Exportformat: Hier bestimmen Sie das Format, in das der Export erfolgensoll. In der Regel ist RSS 2.0 eine gute Wahl.• Format für Verweise auf Einträge: Hier geben Sie an, wie der Link amEnde der URL aussehen soll, wenn die Benutzer einen Link anklicken.Behalten Sie hier am besten die Standardeinstellung bei.www.brain-media.de

Umfragen mit eGroupWare 197• Titel: Geben Sie hier den Titel des Newsfeeds ein.• Link: Hier hinterlegen Sie den Link zur Hauptseite.• Beschreibung: Hier die Beschreibung.• Titel des Bildes: Hier ist Platz für einen Alternativtext für das Feed-Bild.• URL des Bildes: Geben Sie hier den Link zu der Bilddatei an, die eingebundenwerden soll.• Link des Bildes: Schließlich können Sie den Bild-Link bestimmen.Mit einem Klick auf Speichern sichern Sie die Einstellung. Damit kennen Sie auchdie wichtigsten Funktionen des Nachrichtenmoduls. Schauen wir uns als Nächstesdie Umfragefunktion an.13.2 Umfragen mit eGroupWareBeim Umfrage-Modul handelt es sich um eine sehr simple Applikation, die Ihnendie Durchführung typischer Umfragen erlaubt, wie man Sie häufig auf Websitesfindet. So können Sie beispielsweise die Inhalte Ihrer Site bewerten lassen, IhreBesucher um Feedback bitten etc.Mit wenigen Mausklicks ist eine typische Umfrage erstellt.Die Handhabung dieser Funktion ist entsprechend einfach. Folgen Sie im Administrationsmenüdem Verweis Umfrage hinzufügen. Geben Sie zunächst in daserste Eingabefeld den Text Ihrer Umfrage ein, also beispielsweise „Wie gefallenIhnen unsere Inhalte?“ oder „Wie bewerten Sie unseren Service?“. Mit den beideneGroupWare 1.4 kompakt

198 Weitere Standardmodulefolgenden Auswahlmenüs bestimmen Sie, wer abstimmen darf und für wen dieErgebnisse sichtbar sind.Es folgt der Dialog, in dem Sie die möglichen Antworten bestimmen. Geben Siediese in dem Folgedialog ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Um weitere Antwortenzu erzeugen, folgen Sie dem Verweis Antworten hinzufügen. Fügen Sie so vieleAntworten hinzu, bis das Ergebnis Ihren Anforderungen entspricht.Um einen Blick auf die aktuelle Entwicklung zu werfen, klicken Sie auf AktuelleUmfrage.Das Editieren einer Umfrage.Die Ergebnisse sind über den Verweis Ergebnisse anzeigen verfügbar. Dort erfahrenSie, wie oft welche Antwort angeklickt wurde. Eine weitere Funktion solltenSie noch kennen: Über den Verweis Konfiguration der Anwendung wechseln Siezwischen den eingerichteten Umfragen.13.3 Wissen ist alles: die WissensdatenbankUm den Informationsbedarf innerhalb eines Unternehmens oder einer Abteilung zubefriedigen, kommen immer häufiger sogenannte Wissensdatenbankenwww.brain-media.de

Wissen ist alles: die Wissensdatenbank 199(Knowledge Base) zum Einsatz. Dabei handelt es sich um spezielle Datenbankenbzw. Ablagen für das Wissensmanagement. In der Regel ist es nichts anderes alseine Sammlung von Informationen, die meist schriftlich verfügbar ist. Dort findetman häufig Problemlösungen, Artikel, Prozesse, White Papers, Benutzerhandbücheretc.Die noch leere Wissensdatenbank.Der Einsatz einer solchen Lösung bedarf einer sorgfältig strukturierten Klassifizierung,einer Formatierung des Inhalts und benutzerfreundlicher Suchfunktionalität.All diese Anforderungen erfüllt das eGroupWare-Modul. Zu einer professionellenWissensdatenbank gehört auch, dass Benutzer Fragen und die dazugehörigen Antwortenabspeichern können – also eine typische FAQ. Auch das ist miteGroupWare kein Problem.Die Startseite präsentiert Ihnen neben einem Suchformular eine Übersicht der vorhandenenArtikel, die zuletzt gespeicherten, die am häufigsten gelesenen und dieoffenen Fragen.13.3.1 Artikel hinzufügenUm einen ersten Artikel zu erstellen, folgen Sie dem Verweis Neuer Artikel. Daszugehörige Formular verlangt die Auswahl einer Kategorie, die Angabe eines Titelsund Themas sowie die Schlüsselwörter. Geben Sie in das Textfeld Ihre InhalteeGroupWare 1.4 kompakt

200 Weitere Standardmoduleein, formatieren Sie diese gegebenenfalls und werten Sie sie eventuell mit Bildmaterialetc. auf.Ein erster Artikel entsteht in der Wissensdatenbank.Ein Manko der Wissensdatenbank ist sicherlich, dass man bestehende Inhalte wiePDF-Dokumente, Präsentationen etc. nicht einfach in das System integrieren kann.Wie Sie gleich noch sehen werden, ist zwar eine Verknüpfung zu anderen Dateieneinfach, die Integration von bestehenden Inhalten aber nicht so einfach. Hier hilftnur Copy & Paste weiter.www.brain-media.de

Wissen ist alles: die Wissensdatenbank 201Ein erster Artikel ist gesichert und kann nun in dereGroupWare-Umgebung verlinkt werden.Nach dem Speichern des ersten Artikels landen Sie in der Artikelliste, die Ihnendrei Register präsentiert, über die Sie den Artikel beispielsweise mit Dateien undKommentaren verknüpfen können.Auf dem Register Links und Dateien können Sie über Datei hinzufügen beispielsweisebestehende Dokumente – gleich welchen Typs – mit dem Artikel verknüpfen.Auch die Verknüpfung von Artikeln innerhalb der Wissensdatenbank ist einfach:Klicken Sie auf die Schaltfläche Artikel auswählen und bestimmen Sie in dem sichöffnenden Dialog die Artikel. Entsprechend gehen Sie mit Links vor: Geben Sieunter Links die URL und einen Titel an und bestätigen Sie mit Aktualisieren.Den eigentlichen Artikel können Sie über das Register Artikel bearbeiten bzw.bewerten einsehen – abhängig von Ihren Berechtigungen.Zu jedem Artikel ist außerdem eine Historie verfügbar, die anzeigt, wann und vonwem ein Dokument erstellt wurde. Sie zeigt auch Änderungen von Benutzern an.Alle diese Details sind über das Historie-Register verfügbar.eGroupWare 1.4 kompakt

202 Weitere StandardmoduleEine erste Frage wird in der Wissensdatenbank abgelegt.13.3.2 Frage hinzufügenNeben den typischen Artikeln sind die Fragen (und im Idealfall die passendenAntworten) das zweite wichtige Element, das eine Wissensdatenbank auszeichnet.Um das System mit einer ersten Frage zu füttern, folgen Sie im Wissensdatenbankmenüdem Verweis Frage hinzufügen.In dem zugehörigen Dialog steht Ihnen wieder eine Suchfunktion zur Verfügung,mit der Sie prüfen können, ob Ihre Frage nicht bereits in dem System gespeichertund womöglich beantwortet ist. Bringt die Suche, die Sie sich bei jedem neuenEintrag angewöhnen sollten, kein Ergebnis, erstellen Sie im darunterliegendenDialog Ihre Frage.Wenn Sie auch direkt die Antwort parat haben, geben Sie diese in das TextfeldDetails ein. Wenn Sie die Antwort nicht kennen, sollten Sie in dem Textfeld zumindestdie Details des Problems schildern.www.brain-media.de

Wissen ist alles: die Wissensdatenbank 203In der Artikelverwaltung finden Sie einen ersten Eintrag.Die Artikel und Fragen verwalten Sie über die beiden Links Artikel verwalten bzw.Fragen verwalten. In den jeweiligen Übersichten können Sie wieder eine Ansichteinschränken, nach Inhalten suchen, einzelne Einträge bearbeiten oder löschen undmarkierte Einträge veröffentlichen oder löschen.13.3.3 Modul-EinstellungenDas Wissensdatenbanken-Modul stellt Ihnen über das Einstellungen-Menü zweiAnpassungsmöglichkeiten zur Verfügung. Folgen Sie dem Verweis Einstellungen,um für dieses Modul die drei Einstellungstypen (persönliche Einstellungen, Voreinstellungen,Erzwungene Einstellungen) festzulegen.Sie können vier Anpassungen vornehmen:• Wenn Sie eine Kategorie auswählen, soll die Liste der Artikel nur dieausgewählte Kategorie zeigen oder auch alle Unterkategorien? Hierlegen Sie fest, wie die Artikelliste aussehen soll. In der Regel können Siedie Vorgabe beibehalten.• Maximale Anzahl der meist gelesenen Artikel, der letzten Artikel undder offenen Fragen welche in der Übersicht angezeigt werden sollen:Über dieses Auswahlmenü bestimmen Sie, wie umfangreich die Liste deram häufigsten gelesenen Artikel ist. Sie haben die Wahl zwischen denWerten 3, 5, 10 und 15. Mit dem Wert 5 sind Sie in der Regel gut bedient.• Maximale Anzahl von Artikeln welche angezeigt werden soll: Hier legenSie fest, wie viele Artikel maximal in der Übersicht aufgeführt werden.Hier haben Sie die Wahl zwischen den Werten 5, 10, 15, 20 und allen.Mehr als 15 Artikel machen meist keinen Sinn, weil die Seite sonst zuüberfüllt wirkt und den Nutzern den Zugriff erschwert.eGroupWare 1.4 kompakt

204 Weitere Standardmodule• Sie können bestimmen wieviele Icons und Toolbars der Editor anzeigt:Mit diesem Auswahlmenü bestimmen Sie, wie umfangreich dieFunktionen des Editors sind. Sie haben die Wahl zwischen Einfach, Normalund Alles. Belassen Sie es bei der Vorgabe.Sorgen Sie mithilfe von Kategorien für eine saubereStruktur in Ihrer Wissensdatenbank.13.3.4 Kategorien nutzenWissensdatenbanken haben die unangenehme Eigenschaft, dass sie zwar gerne vonjedermann/frau genutzt und mit Informationen und Fragen gefüttert werden. Dochwenn das ohne Ziel und Plan erfolgt, droht diese zu einem unüberschaubarenMonstrum zu werden, das seine Aufgaben nicht erfüllen kann.Um einem möglichen Datenchaos zu begegnen, sollten Sie die Kategorienfunktionnutzen, die über das Einstellungen-Menü verfügbar ist. Abhängig von den bereitsauf Ihrem System erzeugten Kategorien werden mehr oder minder viele solcheOrdner in der zugehörigen Liste aufgeführt.Um eine erste Kategorie zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.Im zugehörigen Formular nehmen Sie folgende Einstellungen vor:• Auswahl der übergeordneten Kategoriewww.brain-media.de

Wissen ist alles: die Wissensdatenbank 205• Name der neuen Kategorie• Beschreibung• Handelt es sich um eine private oder öffentliche Kategorie• Farbe, mit der die Kategorie in der Kategorienliste markiert wird.• Icon, das Sie der Kategorie zuordnen wollen.Mit einem Klick auf Speichern sichern Sie die neue Kategorie. Beim Verfassenneuer Artikel oder Fragen können Sie diese dann nutzen.Die Konfigurationsmöglichkeiten des Wissensdatenbanken-Moduls.13.3.5 Modul-KonfigurationDie Modul-Konfiguration fällt recht bescheiden aus. Über das gleichnamige Modulstehen Ihnen zwei Funktionen zur Verfügung: die Konfiguration und der Zugriffauf die globalen Kategorien. Die Konfiguration bietet Ihnen drei Schalter, mitdenen Sie die Veröffentlichung neuer Einträge steuern können:• Artikel automatisch veröffentlichen• Kommentare automatisch veröffentlichen• Fragen automatisch veröffentlichenMit diesen drei Schaltern legen Sie fest, ob die Artikel, Kommentare und Fragenunmittelbar nach Ihrem Speichern veröffentlicht werden sollen oder nicht. BeieGroupWare 1.4 kompakt

206 Weitere Standardmoduleallen dreien können Sie anstelle der Standardeinstellung die Option Muss zuerstgeprüft werden verwenden. Dann ist immer erst die Zustimmung eines Adminserforderlich.www.brain-media.de

20714 Kommunikation mit Outlook & Co.Eine der wichtigsten Anforderungen an eine moderne Groupware-Umgebung ist,dass sie sich nicht nur über einen Browser bedienbar und zugreifbar ist, sonderndass sie auch mit gängigen Anwendungen wie einem Personal Information Manager,mobilen Geräten etc. kommunizieren kann. Im Idealfall ist beispielsweise derDatenabgleich zwischen dem System und einem PIM wie Outlook möglich. Ebenfür diesen Aufgabenbereich gibt es mehrere konkurrierende und teilweise auchergänzende Ansätze.Die beiden wichtigsten Techniken, mit denen eGroupWare mit anderen ApplikationenDaten austauschen und abgleichen kann sind SyncML und XML-RPC. Inzwischengibt es verschiedene Implementierungen, die auch recht stabil funktionieren.In der Praxis arbeiten die verschiedenen Implementierungen bereits so gut,dass beispielsweise die folgenden Aktionen möglich sind:• Adressbuchabgleich:oooeGW mit Kontact und Outlook per XML-RPCPDA per SyncMLEvolution mittels SyncML• KalenderdatenabgleichooooKontact mittels iCalEvolution per SyncMLOutlookSunbird• InfoLog/AufgabenabgleichoooKontactEvolutionOutlookSie sehen: Es ist eine beachtliche Anzahl an Abgleichmöglichkeiten geboten, wobeidie Liste längst nicht vollständig ist.eGroupWare 1.4 kompakt

208 Kommunikation mit Outlook & Co.14.1 Exkurs: Was ist eigentlich SyncML genau?Jeder, der an mehreren Rechnern arbeitet, kennt das Problem: Damit Informationenauf den verschiedenen Rechnern auf dem aktuellsten Stand sind, müssen sie irgendwiebidirektional abgeglichen werden. Mit SyncML wird der Abgleich zwischenunterschiedlichen Gerätetypen über beliebige Netze möglich.Typische Szenarien für den Einsatz von SyncML: Zwischen denunterschiedlichsten Geräten, Netzen und Anwendungen lassensich beliebige Daten abgleichen.Eine der zentralen Anforderungen, vielleicht sogar die zentrale Anforderung, aneine mobile Gesellschaft ist die Verfügbarkeit von Informationen jederzeit undüberall. Diese Informationen wiederum, seien es Dokumente, Tabellen oder wasauch immer, werden immer häufiger auf unterschiedlichen Rechnern bearbeitet.Dabei müssen die unterschiedlichen Versionen mehr oder minder manuell synchronisiertwerden. Bislang unterliegt man beim Datenabgleich massiven Ein-www.brain-media.de

Exkurs: Was ist eigentlich SyncML genau? 209schränkungen: Proprietäre Lösungen wie der Windows-Aktenkoffer oder spezielleShareware-Tools sind an bestimmte Umgebungen gebunden. Ein Abgleich zwischenNotebook und Workstation lässt sich noch relativ einfach ausführen. Wasaber, wenn unterschiedliche Plattformen oder gar verschiedene Gerätetypen zumEinsatz kommen? Selbst der Abgleich von E-Mails ist komfortabel nur über einenIMAP-Server möglich. An dieser Stelle setzt SyncML an.Um diese Einschränkungen zu lösen, haben eine Reihe namhafter Firmen wie beispielsweiseIBM, Lotus, Motorola, Nokia und andere die SyncML-Initiative(http://www.syncml.org) ins Leben gerufen. Deren Ziel: Die Entwicklung einer„Programmiersprache“ für den standardisierten Datenabgleich. SyncML ist einXML-basiertes Protokoll, das gerade für den Bereich „Mobile Computing“ Datensynchronisationwesentlich verbessern soll. In Zukunft soll neben E-Mails, Terminkalendernund To-do-Listen auch der bidirektionale Abgleich von Informationenin Unternehmensdatenbanken und von Web-basierten Dokumenten möglichwerden. Dass der Bedarf für eine entsprechende Lösung riesig ist, zeigen die Untersuchungenvon verschiedenen Marktforschungsinstituten: Seit ca. 2003 sindmehr mobile Geräte als stationäre PCs mit dem Internet verbunden. Mithilfe derSyncML-Spezifikation wird die Datensynchronisation zwischen den verschiedenstendrahtlosen und drahtgebundenen Geräten möglich. Das alles plattform- undherstellerunabhängig. Die SyncML-Initiative verfolgt dabei folgende Ziele:• Datenaustausch über drahtlose und drahtgebundene Netzwerke• breite Unterstützung von Transportprotokollen• Nutzung aller Daten im Netzwerk• Datenzugriff von allen Applikationen möglich• Einbindung beliebiger mobiler Geräte, unabhängig von Plattform undHersteller• Nutzung bestehender Internet-Standards und -TechnologienDie SyncML-Protokoll-Architektur: Zwischen SyncML-Client und -Server (gleichbedeutend mit zwei SyncML-Anwendungen) werden Daten synchronisiert. Aufbeiden Seiten sorgen Schnittstellen für die Kommunikation mit dem darunterliegendenTransportsystem.eGroupWare 1.4 kompakt

210 Kommunikation mit Outlook & Co.Die Funktionsweise von SyncML.Da SyncML den Datenabgleich zwischen den unterschiedlichen Gerätetypen undNetzen ermöglicht, musste ein Mechanismus gewählt werden, der selbst denTransport in Umgebungen ermöglicht, die nur eine sehr begrenzte Bandbreite zulassen.Die Entscheidung fiel auf WBXML (WAP Binary XML), das für die Datenübermittlungvon WAP-Inhalten entwickelt wurde. Über WBXML lassen sichvergleichsweise kleine Datenpakete erzeugen. Außerdem reduziert sich die Datenmengeder Daten bei der typischen Request-Response-Kommunikation.Beeindruckend ist auch die Breite der unterstützten Protokolle. SyncML unterstütztneben HTTP auch WSP, OBEX, SMTP, POP3 und IMAP und kann sowohl überreine TCP/IP-Netzwerke, als auch über proprietäre Netzwerkprotokolle ausgeführtwerden. Auch die Übermittlung von MIME-Inhalten ist möglich.Da SyncML so konzipiert ist, dass es über alle wichtigen Netze ausgeführt werdenkann, muss das Protokoll auch die Synchronisation mit mehreren Netzwerk-Repositorien unterstützen. Das Protokoll selbst definiert keine Vorgaben, in welcherForm oder in welchem Format die Daten vorliegen müssen. Auch das Dateisystemspielt keine Rolle. SyncML unterstützt außerdem „persönliche“ Formatewie vCard, vCalender und iCalender. Natürlich auch den Abgleich von XMLbasiertenDokumenten.www.brain-media.de

eGroupWare und SyncML 21114.2 eGroupWare und SyncMLZurück zu eGroupWare. Wie funktioniert nun der Datenabgleich zwischeneGroupWare und einem typischen SyncML-Client wie beispielsweise einem PDA?Eine typische Session verläuft nach folgendem Schema:1. Der SyncML-Client, also beispielsweise ein Outlook-Rechner mit einementsprechenden Adapter oder ein PDA, sendet ein Hallo an daseGroupWare-System.2. Der Server grüßt freundlich zurück und fragt nach den Daten für die Authentifizierung.3. Der Client sendet im Gegenzug seine Kennung und das Passwort an denServer.4. Der Server prüft das Passwort und führt eine der folgenden Aktionen aus:5. Sind die Angaben des Clients falsch, so sendet der Server dem Client ein„no auth“ zurück.6. Sind die Angaben des Clients korrekt, so meldet es dem Client: Okay, lassuns Daten abgleichen.7. Als Nächstes führt der Server verschiedene Prüfungen durch, ob derClient ihm bekannt ist:i. Wenn der Server den Client als bekannt identifiziert, sofragt der ihn, wann zwischen beiden der letzte Datenabgleichvorgenommen wurde.ii. Wenn der Server den Client noch nicht kennt, fragt eran, ob ein langsamer (und damit sicherer) Abgleichdurchgeführt werden soll. In der Regel wird dann einAbgleich ausgeführt.8. Der Client sendet als Nächstes das Anchor-Tag an den Server. Damit prüfenClient und Server, ob sie beide von derselben vorhergegangenenSynchronisations-Session ausgehen.9. Der Server prüft die Anchor-Information und bietet dann zwei Aktionenan:i. Wenn beiden Systemen identische Anchor-Daten vorliegen,wird der Datenabgleich eingeleitet.ii. Falls sie unterschiedliche Informationen haben, leitensie einen neuen langsamen Datenabgleich ein.eGroupWare 1.4 kompakt

212 Kommunikation mit Outlook & Co.10. Es folgt der eigentliche Datenabgleich. Der läuft wie folgt ab: Haben Serverund Client noch keine Daten ausgetauscht, findet ein vollständigerAbgleich der gewählten Informationen statt. Welche das sind, ist von derjeweiligen Konfiguration abhängig. Dies können Sie beispielsweise miteinem Tool wie eGWsync definieren. Dazu gleich mehr. Falls die beidenbereits Daten miteinander abgeglichen haben, werden lediglich die Informationenübermittelt, die seit der letzten Änderung hinzugekommen sindoder sich geändert haben.11. Der Server prüft jede Information, die vom Client übermittelt wird, aufmögliche Konflikte. Je nach Konfiguration werden Daten auf nur einerSeite oder auf beiden Seiten auf den neuesten Stand gebracht.12. Ist der Abgleich abgeschlossen, wird die Verbindung beendet. Beide Seitenverfügen wieder über die Anchor-Info für den nächsten Abgleich.In der aktuellen Version kann eGroupWare per SyncML mit zwei GerätetypenDaten austauschen:• PDA: Das setzt allerdings bei den meisten Geräten die Installation einesSyncML-Clients voraus. Sie dürfen davon ausgehen, dass der Abgleichzwischen eGroupWare mit folgenden Geräten prinzipiell funktioniert:Palm, Windows-Mobile-Systeme, Blackberry und dem iPod. Die Kommunikationwird meist über SyncML-Implementierungen wie Synthesisund Funambol realisiert.• Handys: Laut Angaben des eGroupWare-Teams werden folgende Handysunterstützt: Siemens (SX11), Nokia (6600, 6620, 6630, 6670, E60, N70,N73, N90) und Sony Ericsson D750i.www.brain-media.de

Datenabgleich mit Funambol 213Funambol stellt Ihnen verschiedene SyncML-Clients zur Verfügung, mitdenen Sie die Daten zwischen Outlook und einem SyncML-Server abgleichen.14.3 Datenabgleich mit FunambolDie Entwickler Funambol zählen zu den etabliertesten Anbietern von SyncML-Lösungen. Neben verschiedenen kommerziellen Produkten haben Sie auch einigeOpen-Source-Lösungen im Angebot. Unter anderem auch verschiedene Clients fürden SyncML-basierten Datenabgleich. Für Outlook-Anwender interessant: DasFunambol-Outlook-Plugin, das den Datenabgleich zwischen einer Outlook-Installation und einem SyncML-Server wie eGroupWare erlaubt.Die Nutzung dieses Tools ist wirklich einfach. Laden Sie sich einfach das freiverfügbare Tool aus dem Download-Bereich (http://www.funambol.com/opensource/downloads.html)der Entwickler herunter und installieren Sie es. Nach derInstallation und der Zustimmung der Lizenzvereinbarung steht Ihnen eine einfacheAnwendung zur Verfügung, die den Abgleich von Kontakten, Kalenderdaten, Aufgabenund Notizen erlaubt – auch alles auf einmal.Bevor Sie das Tool einsetzen können, müssen Sie es für das Zusammenspiel mitdem Server konfigurieren. Dazu öffnen Sie die Add-in-Einstellungen über dasMenü Tools> Options. Wechseln Sie zu Account und tragen Sie die URL dereGroupWare 1.4 kompakt

214 Kommunikation mit Outlook & Co.eGroupWare-Installation, den Benutzernamen und das Passwort ein. Das Plug-inunterstützt auch die Verbindungsaufnahme über einen Proxy Server.Für das Zusammenspiel von eGroupWare und Outlook ist zunächstdie Konfiguration des Funambol Outlook-Plug-ins erforderlich.Dann können Sie festlegen, welche Daten denn überhaupt zwischen den beidenApplikationen ausgetauscht werden sollen. Dazu klicken Sie auf Sync und aktivierenauf der Sync-Konfiguration, ob Sie die Kontakte, Kalenderdaten, Aufgabenund Notizen abgleichen wollen. Außerdem können Sie den regelmäßigen Abgleichüber den integrierten Scheduler aktivieren.Wenn Sie einen Abgleich über ein öffentliches Netzwerk wie das Internet ausführen,sollten Sie außerdem die Verschlüsselung des Datenverkehrs aktivieren.www.brain-media.de

Datenabgleich mit Funambol 215Die Konfiguration der abzugleichenden Daten.Den eigentlichen Datenabgleich können Sie dann über die Schnittstelle des Pluginsoder aber über das in Outlook erzeugte Funambol-Menü bzw. die Leiste ausführen.Der Vorteil der Plug-in-Schnittstelle: Sie zeigt Ihnen an, ob der Abgleicherfolgreich war oder nicht. Ein graues Häkchen neben dem jeweiligen Datentypzeigt den erfolgreichen, ein graues Ausrufezeichen einen fehlgeschlagenen Abgleichan.Eine weitere Besonderheit des Plug-ins ist die Recovery-Funktion, mit der SieDaten wieder herstellen können, die warum auch immer bei einem Abgleich verlorengegangen sind. Mögliche Ursachen für einen Datenverlust sind beispielsweiseein System-Crash oder der Zusammenbruch einer Netzwerkverbindung.Die Recovery-Funktion ist über das Menü Tools> Recover verfügbar. Über denRecover-Dialog bestimmen Sie zunächst, in welcher Richtung die Daten wiederhergestelltwerden sollen. Sie haben die Wahl zwischen zwei Optionen: Ersetzenaller Server- durch die Outlook-Daten und Ersetzen aller Outlook- durch Server-Daten.Wählen Sie im Bereich Items die Daten aus, die Sie wiederherstellen wollen undleiten Sie die Wiederherstellung durch einen Klick auf Recover ein.eGroupWare 1.4 kompakt

216 Kommunikation mit Outlook & Co.Die Wiederherstellungsfunktion des Outlook-Plug-ins.Beim Einsatz der verschiedenen Synchronisationstools müssen Sie leider immerwieder mit Problemen rechnen. Das wird sich – so wie es ausschaut – auch bis aufWeiteres nicht ändern. Man muss den Entwicklern zugutehalten, dass es sichüberwiegend um freie Tools handelt.Die Protokolleinstellungen sind über das Menü Tools> Logging verfügbar. Aufdem zugehörigen Dialog haben Sie die Wahl zwischen drei Log-Leveln:• None: Deaktiviert die Protokollierung. Diese Option sollten Sie möglichstnicht verwenden, denn dann haben Sie kaum die Möglichkeit, Fehlern aufdie Spur zu kommen.• Info: Hier werden die wichtigsten Synchronisationsaktivitäten in der Protokolldateiaufgezeichnet.• Debug: Verwenden Sie diese Einstellungen, wenn Sie sehr detaillierte Informationenüber die Kommunikation haben wollen.Über die Schaltfläche View log greifen Sie auf die Protokolldatei zu.www.brain-media.de

Datenabgleich mit Funambol 217Die Einstellungen für die Protokollierung der Plug-in-Aktivitäten.Hier ein Ausschnitt aus einer typischen Protokolldatei:2007-09-20 21:51:01 GMT +1:00 - # Funambol Outlook Plug-in v.6.0.14 - LOG file21:51:01 GMT +1:00 [DEBUG] - Starting the Sync process...21:51:01 GMT +1:00 [DEBUG] - Set a lower priority to theprocess21:51:01 GMT +1:00 [DEBUG] - Set listeners21:51:01 GMT +1:00 [DEBUG] - Creating SyncSources...21:51:01 GMT +1:00 [DEBUG] - Creating the sync-mutex ("fol-SyncInProgress-1190317861")21:51:01 GMT +1:00 [DEBUG] - Start SyncClient::Sync() with 4sources21:51:01 GMT +1:00 [INFO] -************************** BEGIN of Synchronization session**************************21:51:01 GMT +1:00 [INFO] - Synchronization URL:http://192.168.1.10/egroupware21:51:01 GMT +1:00 [INFO] - Preparing synchronization of contact...21:51:01 GMT +1:00 [INFO] - Preparing synchronization of appointment...21:51:01 GMT +1:00 [INFO] - Preparing synchronization oftask...eGroupWare 1.4 kompakt

218 Kommunikation mit Outlook & Co.21:51:01 GMT +1:00 [INFO] - Preparing synchronization ofnote...21:51:01 GMT +1:00 [DEBUG] - devinfo: 1.1FunambolFunambol Outlook Plug-in6.0.14fol-TU9CSUw6aG9sZ2Vyworkstationcontacttext/x-s4j-sifctext/x-s4j-sifctext/x-vcard2.1text/x-s4j-sifctext/x-s4j-sifctext/x-vcard2.121www.brain-media.de

Datenabgleich mit Funambol 2195364appointmentIn der Protokolldatei finden Sie natürlich auch das oben erwähnte Anchor-Tag. Eintypischer Eintrag sieht in der Protokolldatei beispielsweise wie folgt aus:01190317861Sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit nicht entgangen, dass über die Auswahl derzu synchronisierenden Daten die Schaltfläche Details verfügbar ist. Über diesekönnen Sie verschiedene weitere Details steuern. Die Detaileinstellungen sind überdie vier möglichen Datentypen verfügbar (Kontakte, Kalendereinträge, Aufgabenund Notizen). Die vier Detaildialoge sind prinzipiell identisch.Auf dem Detail-Dialog haben Sie zunächst die Möglichkeit, die Synchronisationsrichtungzu bestimmen. Sie haben die Wahl zwischen drei Optionen:• Two-way: Mit dieser Option aktivieren Sie den Abgleich in beide Richtungen,das heißt, die Daten werden sowohl auf Ihrem eGroupWare-System als auch in Outlook auf den neuesten Stand gebracht. Dabei werdennur die Daten auf die jeweils gegenüberliegenden Seite aktualisiert,die auf dem anderen System in einer neueren Version verfügbar sind.• One-way: Server − Outlook: Bei dieser Variante werden die Daten vomServer auf dem Outlook-Client aktualisiert.• One-way: Outlook − Server: Bei dieser Variante passiert genau das Gegenteil:Die neuen Daten des Outlook-Clients werden auf dem Server aufden neuesten Stand gebracht.eGroupWare 1.4 kompakt

220 Kommunikation mit Outlook & Co.Für welche Variante Sie sich entscheiden, ist sicherlich vom jeweiligen Einsatzszenarioabhängig. In der Regel ist man mit der Two-way-Variante sehr gut bedient.Die Detaileinstellungen für den Datenabgleich.Die Detaileinstellungen erlauben Ihnen zwei weitere Anpassungen. Zum einenkönnen Sie die jeweiligen Ordner anpassen und die Unterordner für den Datenabgleichein- bzw. ausschließen. Änderungen sind hier nur dann erforderlich, wennSie diese in Outlook geändert haben.Außerdem können Sie den Remote-Namen und abhängig vom Typ auch das Datenformatändern. In der Regel sind hier keine Änderungen erforderlich.14.4 Datenabgleich mit XML-RPCDie zweite wichtige Technik, die für den Datenabgleich verwendet wird, ist XML-RPC (Extensible Markup Language Remote Procedure Call). Dabei handelt es sichum ein Verfahren zum Methodenaufruf (oder auch Funktionsaufruf) durch verteilteSysteme. Im Prinzip werden hier zwei wichtige Technologien miteinander verknüpft:Für den Datentransport ist das HTTP (HyperText Transfer Protocol) zu-www.brain-media.de

Datenabgleich mit eGWOSync 221ständig, für die Darstellung der übertragenen Daten die XML (Extensible MarkupLanguage).Gut zu wissen, weil auch der Datenaustausch per SOAP mit eGroupWare möglichund inzwischen auch implementiert ist: XML-RPC ist quasi der Vorläufer, ist imGegensatz zu diesem jedoch wesentlich schlanker und schneller zu verstehen.XML-RPC und seine Bibliotheken stellen folgende Basisfunktionalitäten zur Verfügung:• Darstellung der Datentypen• Generierung und Analyse der Aufruf- und der Antwortpakete• Übertragung und Empfang von DatenIn der Vergangenheit hat es verschiedene Lösungen für den XML-RPC-basiertenDatenabgleich zwischen Outlook und dem eGroupWare-System gegeben. Überlebthat nur eine: eGWOsync (http://www.hyber.dk) des Dänen Esben Laursen. Dernachfolgende Abschnitt zeigt, wie Sie mit diesem Tool arbeiten.Per XML-RPC ist übrigens auch der Datenabgleich zwischen eGroupWare undKontact möglich. Wie das geht, erfahren Sie unter http://www.prolinux.de/berichte/kontact_egroupware.html.14.5 Datenabgleich mit eGWOSyncBevor Sie mit einem XML-RPC-fähigen Tool und eGroupWare Daten austauschenkönnen, müssen Sie die XML-RPC-Funktionalität der Groupware-Umgebungaktivieren. Dazu wechseln Sie zum Admin-Menü und öffnen die Konfiguration desAdmin-Moduls. Im Bereich Sicherheit finden Sie in der vorletzten Konfigurationseinstellungdie Unterstützung für XML-RPC-Services. Setzen Sie diese Option aufJa und speichern Sie die Einstellungen.eGroupWare 1.4 kompakt

222 Kommunikation mit Outlook & Co.Ein erster Blick auf die Konfiguration von eGWOSync.Die Installation, Konfiguration und Praxis sind wirklich simpel. Die vorliegendenBeschreibungen beziehen sich auf eGWOSync 0.5x, das nur mit eGroupWare 1.4xarbeitet, nicht aber mit Vorgängerversionen. Die verhältnismäßig niedrige Versionsnummerlässt vermuten, dass das Tool noch nicht ausgereift ist. Dem ist meinesErachtens nicht so. In der Regel arbeitet es sehr zuverlässig. Wenn man diese Versionmit dem Vorgänger 0.4x vergleicht, so ist offensichtlich, dass das Tool erheblichum- und ausgebaut wurde.Die Installation ist schnell erledigt. Starten Sie das Setup mit einem Doppelklickauf eGWOSync-0.5.exe, stimmen Sie der GPL-Lizenz zu und legen Sie den Ziel-www.brain-media.de

Datenabgleich mit eGWOSync 223ordner fest. Außerdem können Sie bestimmen, ob das Tool von allen Benutzernoder nur dem Installierenden benutzt werden darf.Nach der Installation meldet sich der Konfigurationsassistent, der Sie durch dievier Konfigurationsschritte führt. Schritt 1 heißt Sie willkommen und weist Sieausdrücklich darauf hin, dass diese Version nur mit eGroupWare 1.4 arbeitet undnicht mit Vorgängerversionen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Next kommenSie zur eigentlichen Konfiguration, den Host-Einstellungen.Der eGWOSync-Assistent führt Sie durch die Einstellungen.Mit den Host-Einstellungen geben Sie an, auf welchem Server bzw. unter welcherIP-Adresse eGroupWare erreichbar ist. Außerdem müssen Sie den Port und denPfad zur xmlrpc.php-Datei angeben. Optional ist die Aktivierung der SSLgeschütztenVerbindung.Im dritten Dialog geben Sie den Benutzernamen, das Passwort und die Domain an.Wenn Sie der einzige Benutzer des Systems sind, können Sie auch die Option SavePassword aktivieren. Dann müssen Sie vor der nächsten Ausführung nicht jedesMal das Passwort angeben.eGroupWare 1.4 kompakt

224 Kommunikation mit Outlook & Co.Glückwunsch: eGWOSync ist korrekt konfiguriert.Einem Datenabgleich steht nichts mehr im Wege.Es folgt der letzte Schritt, der Ihnen das Testen der Log-in-Daten erlaubt. KlickenSie auf die gleichnamige Schaltfläche und das Tool versucht sich am Log-in undLog-out. Gelingt beides, wird wie in obiger Abbildung zu erkennen eine Erfolgsmeldungausgegeben. Klicken Sie auf den Finish-Button, um die Konfigurationabzuschließen.Nach der erfolgreichen Installation können Sie das Tool über die Startleiste oderdas Tray-Icon konfigurieren. Klicken Sie dazu beispielsweise mit der rechtenMaustaste auf das Tray-Icon und führen Sie den Befehl Show> Settings aus. Überdas Tray-Icon sind auch die verschiedenen Synchronisationsoptionen und die Protokolldateienverfügbar.14.5.1 eGWOSync-KonfigurationDie eGWOSync-Konfiguration präsentiert Ihnen sechs Register, über die Sie nebenden bereits vorgenommenen Einstellungen weitere Funktionen nutzen und steuernkönnen: General, Sync, AutoSync, Logging, Utilites und Host/User.www.brain-media.de

Datenabgleich mit eGWOSync 225Die allgemeinen Einstellungen des Synchronisationsspezialisten.Auf dem Register General können Sie folgende Einstellungen vornehmen:• Show on startup: Hier können Sie die Ansicht der Logfile beim Programmstartaktivieren. Das macht in der Regel nur Sinn, wenn Sie sich inder Test- und/oder Einrichtungsphase befinden. Solange alles rund läuft,interessieren die Protokolle meist recht wenig.• First time guide: Hier können Sie die Ausführung des Einrichtungsassistentendeaktivieren und ihn über die Schaltfläche Run Now starten.• New version check: Standardmäßig führt eGWOSync beim Programmstarteine Prüfung durch, ob eine neuere Version verfügbar ist. Da derEntwickler leider recht langsam in der Weiterentwicklung vorankommt,eGroupWare 1.4 kompakt

226 Kommunikation mit Outlook & Co.können Sie diese Funktion getrost deaktiviert lassen. Verfolgen Sie lieberaufmerksam die Diskussionen in den Mailinglisten.• Halt on critical errors: Der Synchronisationsvorgang wird standardmäßigbei jedem kritischen Ereignis abgebrochen. Hier können Sie den Abbruchauch deaktivieren. Leider verrät der Entwickler nicht, was ein kritischerVorgang ist und was nicht.Die Einstellungen für die Datensynchronisation.www.brain-media.de

Datenabgleich mit eGWOSync 227Auf dem Register Sync finden Sie vier Konfigurationsmöglichkeiten:• Before Deletion: Beim Abgleich stellt sich natürlich immer wieder dieFrage, was mit einseitig entfernten Terminen oder Kontakten passierensoll. Mit dieser Schutzfunktion legen Sie fest, ob Sie vor dem Löschen gefragtwerden oder ob eGWOSync die Daten immer löscht bzw. nie löscht.• Before Overwrite: Entsprechend bietet eGWOSync auch einen Schutzmechanismusfür das Überschreiben von Daten. Hier können Sie festlegen,ob der Anwender vor jedem Überschreiben gefragt wird oder ob immerdie Daten aufseiten von eGroupWare oder von Outlook überschriebenwerden.• Check Server Time: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Server-Zeitfür den Datenabgleich wichtig ist.• Save SyncDB for each update: Wenn Sie diese Option aktivieren, wirddas Erzeugen, Ändern und Löschen jedes Elements in der Datenbank gespeichert.Das Aktivieren kann den Synchronisationsvorgang erheblichverlangsamen, ist aber letztlich sicherer.eGroupWare 1.4 kompakt

228 Kommunikation mit Outlook & Co.Über das Register AutoSync aktivieren und steuernSie den automatischen Datenabgleich.Wenn Sie den Datenabgleich nicht manuell sondern automatisch ausführen lassenwollen, greifen Sie zum Register AutoSync. Hier können Sie die Synchronisationbeim Systemstart und per Zeitsteuerung aktivieren. Auch beides ist möglich.Die Verwendung ist einfach. Aktivieren Sie die Optionen Enable Synchronizationon Startup bzw. Enable Auto Synchronization und bestimmen Sie, welche Inhalteautomatisch auf den neuesten Stand gebracht werden. Bei der Option Enable AutoSynchronization sollten Sie außerdem das Zeitintervall anpassen.www.brain-media.de

Datenabgleich mit eGWOSync 229Die Einstellungen für die Protokollierung.Sehr flexibel sind Sie auch bei der Konfiguration der Protokollfunktionen, die überdas Register Logging verfügbar sind. Hier können Sie zunächst den Logging-Levelanpassen. Sie haben die Wahl zwischen folgenden Einstellungen, die Sie über denSchieberegler anpassen:• Debug: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie auf der Fehlersuche sind.Hier werden eine Unmenge an Informationen in der Protokolldatei gespeichert,und zwar nicht nur über die eigentlichen Vorgänge beim Datenabgleich,sondern auch über die Aktionen der Sync-Engine.• Info: Das ist der vom Entwickler empfohlene Level. Er liefert die wichtigstenInformationen und Warnungen.eGroupWare 1.4 kompakt

230 Kommunikation mit Outlook & Co.• Warnings: Bei diesem Level werden lediglich die kritischen Warnungenin der Protokolldatei gesammelt. Informationen über Fehler beim Datenabgleichsind hier kaum zu finden.• Critical: Bei dieser Stufe werden nur die sehr kritischen Meldungen indie Protokolldatei geschrieben.• Nothing: Bei diesem Level passiert nichts. Da keine Daten in der Protokolldateilanden, hilft Ihnen diese auch bei der möglichen Fehlersuchenicht weiter.14.5.2 Einblicke in das eGWOSync-InnenlebeneGWOSync kann bei seiner Ausführung und Kommunikation mit demeGroupWare prinzipiell zwei Protokolldateien erzeugen:• Die Standardprotokolldatei, in der die Aktionen zwischen beiden Seitenaufgezeichnet werden.• In der zweiten Protokolldatei können die XML-basierten Daten, die anden eGroupWare-Server gesendet bzw. von ihm empfangen werden gespeichertwerden. In der Grundeinstellung sind beide nicht aktiviert, sondernmüssen erst aktiviert werden. Außerdem müssen Sie den jeweiligenPfad zur Protokolldatei angeben.Wenn Sie auf dem Register General die Option View Log aktiviert haben, werdenim Log-Dialog die Informationen angezeigt. Hier ein typischer Ausschnitt aus derProtokolldatei egwosync.log:"22.09.2007 07:35:16 [INFO]: Starting Calendar Sync Now!""22.09.2007 07:35:16 [INFO]: Getting previous sync items fromdatabase""22.09.2007 07:35:16 [INFO]: Logging in...""22.09.2007 07:35:17 [INFO]: Login sucessfull...""22.09.2007 07:35:17 [INFO]: Running on eGroupware version:1.4.001""22.09.2007 07:35:17 [INFO]: Getting items ID's, and datesfrom eGroupware, this could be a while""22.09.2007 07:35:17 [INFO]: Getting EntryID's from Outlook"www.brain-media.de

Datenabgleich mit eGWOSync 231"22.09.2007 07:35:17 [WARNING!]: No eGroupware items wasfound, wonder if it's a empty calendar?""22.09.2007 07:35:17 [WARNING!]: No Outlook items was found,wonder if it's a empty calendar?""22.09.2007 07:35:17 [INFO]: Checking for current items updatesnow...""22.09.2007 07:35:17 [INFO]: Checking for new eGroupwareitems""22.09.2007 07:35:17 [INFO]: Cheking for new Outlook items""22.09.2007 07:35:17 [INFO]: Logging out...""22.09.2007 07:35:18 [INFO]: Logged out...""22.09.2007 07:35:18 [INFO]: Saving new Sync database now...""22.09.2007 07:35:18 [INFO]: Sync completed successfull... :-)""22.09.2007 07:35:18 [INFO]: Starting Calendar Sync Now!""22.09.2007 07:35:18 [INFO]: Getting previous sync items fromdatabase""22.09.2007 07:35:18 [INFO]: Logging in...""22.09.2007 07:35:18 [INFO]: Login sucessfull...""22.09.2007 07:35:18 [INFO]: Running on eGroupware version:1.4.001""22.09.2007 07:35:18 [INFO]: Getting items ID's, and datesfrom eGroupware, this could be a while""22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Getting EntryID's from Outlook""22.09.2007 07:35:19 [WARNING!]: No eGroupware items wasfound, wonder if it's a empty calendar?""22.09.2007 07:35:19 [WARNING!]: No Outlook items was found,wonder if it's a empty calendar?""22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Checking for current items updatesnow...""22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Checking for new eGroupwareitems""22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Cheking for new Outlook items""22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Logging out..."eGroupWare 1.4 kompakt

232 Kommunikation mit Outlook & Co."22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Logged out...""22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Saving new Sync database now...""22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Sync completed successfull... :-)""22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Starting Calendar Sync Now!""22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Getting previous sync items fromdatabase""22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Logging in...""22.09.2007 07:35:19 [INFO]: Login sucessfull...""22.09.2007 07:35:20 [INFO]: Running on eGroupware version:1.4.001""22.09.2007 07:35:20 [INFO]: Getting items ID's, and datesfrom eGroupware, this could be a while""22.09.2007 07:35:20 [INFO]: Getting EntryID's from Outlook""22.09.2007 07:35:20 [WARNING!]: No eGroupware items wasfound, wonder if it's a empty calendar?""22.09.2007 07:35:20 [WARNING!]: No Outlook items was found,wonder if it's a empty calendar?""22.09.2007 07:35:20 [INFO]: Checking for current items updatesnow...""22.09.2007 07:35:20 [INFO]: Checking for new eGroupwareitems""22.09.2007 07:35:20 [INFO]: Cheking for new Outlook items""22.09.2007 07:35:20 [INFO]: Logging out...""22.09.2007 07:35:20 [INFO]: Logged out...""22.09.2007 07:35:20 [INFO]: Saving new Sync database now...""22.09.2007 07:35:20 [INFO]: Sync completed successfull... :-)"Die zweite wichtige Datei für die Fehlersuche ist die XML-basierte Protokolldatei,anhand derer Sie den Datenabgleich exakt verfolgen können. Hier ein Ausschnittaus einer solchen Datei:1:www.brain-media.de

Datenabgleich mit eGWOSync 2332:3: system.login4: 5: 6: 7: 8: 9: domain10: 11: default12: 13: 14: 15: username16: 17: admin18: 19: 20: 21: password22: 23: Sup3rC0d324: 25: 26: 27: 28: 29: 30:31:eGroupWare 1.4 kompakt

234 Kommunikation mit Outlook & Co.32:33: 34: 35: 36: 37: 38: domain39: 40: default41: 42: 43: 44: sessionid45: 46: 5116487361765e7407fed6ff8db47a1947: 48: 49: 50: kp351: 52: d59d9c5787c41cb34dc63899f7a8adc753: 54: 55: 56: 57: 58: 59:www.brain-media.de

Datenabgleich mit eGWOSync 235Machen wir uns an die Analyse des XML-basierten Protokolls. Die Zeilen 1 bis 30beschreiben den Request, der an den Server gesendet wird. Die Zeilen 31 bis 59stellen die Antwort dar. Das Ganze beschreibt einen einfachen Log-in-Vorgang,der eine Session-ID und eine KP3-ID zurückgibt.Wenn Sie XML-Grundkenntnisse besitzen, werden Sie festgestellt haben, dass dieZeilen 1 und 31 XML-1.0-Dokumente definieren. In Zeile 3 wird die Methodebzw. das System aufgeführt, das eGroupWare ausführen soll. Außerdem werdendrei Member-Daten an eGroupWare übergeben:• eine mit dem Domainnamen,• eine mit den Benutzerdaten und• eine mit dem Passwort.Die Antwort des eGroupWare-Systems sendet ebenfalls drei Member-Informationen an den Client zurück. Wenn Sie weiter in die XML-basierte Kommunikationeinsteigen wollen, sei auf die entsprechende Dokumentation auf dereGroupWare-Website verwiesen.eGroupWare 1.4 kompakt

236 Kommunikation mit Outlook & Co.Die eGWOSync-Utilities.Auf dem Register Utilities finden Sie zwei Hilfsmittel, mit denen Sie die Konsistenzder XML-Datenbank und Outlook-Ordner auf Dubletten untersuchen können.Die Handhabung ist wieder sehr einfach: Aktivieren Sie die Hilfsmittel überEnable Utilities, bestimmen Sie die zu prüfende Datenbank bzw. den Ordner undklicken Sie auf Check Now. Im Idealfall wird ein positives Prüfergebnis ausgegeben,beispielsweise DB Check O.K. Die Prüfung der Outlook-Ordner kann allerdingsauch gelegentlich misslingen.Ein letztes Register haben die eGWOSync-Einstellungen zu bieten: Host/User.Hier werden lediglich noch einmal die Funktionen des Einrichtungsassistenten aufeinem Register zusammengefasst, also Benutzer- und Host-Informationen sowiedie Log-in-Testfunktion.www.brain-media.de

Datenabgleich per iCalendar 237Die Zusammenfassung von Benutzer- und Host-Informationen.Die manuelle Synchronisation starten Sie am einfachsten über das Tray-Icon. Inder Regel funktioniert der Abgleich zuverlässig. Treten Probleme auf, so solltenSie sich in der eGroupWare-Mailingliste Rat suchen. Der (Fehler-)Teufel stecktwie so oft im Detail.14.6 Datenabgleich per iCalendarNeben SyncML und XML-RPC gibt es eine dritte zu beachtende Technik, die denDatenabgleich zwischen einem eGroupWare-System und einem Client erlaubt:iCalendar. Bei iCalendar handelt es sich um einen Standard zum Austausch voneGroupWare 1.4 kompakt

238 Kommunikation mit Outlook & Co.Kalenderinformationen und ist in RFC 2445 definiert. Häufig spricht man aucheinfach nur von iCal. Die Daten, die zwischen zwei iCal-fähigen Systemen ausgetauschtwerden, besitzen die Dateierweiterung ICS. Inzwischen wird iCalendar voneiner Vielzahl von Anwendungen unterstützt. Bekannte Tools aus dem Open-Source-Bereich sind Mozilla Sunbird und Evolution. Aber auch andere Anwendungenunterstützen iCalendar, beispielsweise MS Outlook kann iCal-Daten importieren.Die Konfiguration von Sunbird für den Kalenderdatenaustausch.Mit IcalSrv gibt es ein spezielles Tool, das inzwischen zu einer eGroupWare-Installation gehört und das den Austausch von iCal-basierten Daten erlaubt. DieNutzung ist allerdings nach wie vor mit Vorsicht zu genießen. Beim Abgleichzwischen verschiedenen Clients gehen immer wieder Daten verloren.Wenn Sie es beispielsweise einmal mit Sunbird versuchen wollen, so installierenSie das Kalenderwerkzeug und erzeugen dann in der Kalenderliste einen neuenEintrag. Der Einrichtungsassistent will von Ihnen den Pfad zur ICS-Datei wissen.Außerdem müssen Sie dem Kalender eine Bezeichnung zuweisen. Funktioniert derDatenaustausch, ertönt ein kurzer Jingle und Sie wissen, dass neue Termine imClient verfügbar sind.Die Daten sind übrigens über http://ip-adresse/groupware/icalsrv.php/list.htmlverfügbar. Wenn Sie die Datei events.ics verwenden, so sind die Tasks ausge-www.brain-media.de

Datenabgleich per iCalendar 239schlossen, die (seit 1.4.002) das InfoLog aus der trunk-Version erfordern. Für weitereInformationen zum IcalSrv sei auf die Website des Entwicklers(http://www.xs4all.nl/~jvl/software/egroupware/icalsrv/html/index.html) verwiesen.Im Bereich Datensynchronisation darf man in naher Zukunft mit beachtlichenFortschritten rechnen, denn die eGroupWare-Gemeinde hat erkannt, dass dies eineder zentralen Schwachstellen des Systems ist und man Kräfte in diese Richtungbündeln muss.eGroupWare 1.4 kompakt

240 Kommunikation mit Outlook & Co.www.brain-media.de

24115 GalleryEines der interessantesten Module für das eGroupWare-System, das nicht standardmäßigin der GroupWare-Lösung enthalten ist, ist Gallery. Die aktuelle Versionist 2.2, daher auch der Code-Name Double Double. Mit diesem Modul, das überdie Website (http://gallery.sourceforge.net) des Entwicklers verfügbar ist, erweiternSie eGroupWare um typische Galerienfunktionen. Se können online Fotoalbenerstellen und den Benutzern zugänglich machen. Die wichtigsten Managementfunktionendes Tools:• Thumbnail-Erstellung• Größenanpassung von Bildern• Rotation• Reihenfolge anpassen• SuchfunktionAlben und Fotos können editiert und gelöscht sowie mit individuellen Zugriffsberechtigungenversehen werden. Es eignet sich insbesondere für Communities, dieBilder untereinander austauschen wollen.Die aktuelle Version hat eine beachtliche Featureliste zu bieten. Nach über vierJahren Entwicklungsarbeit hat sich Gallery zu einer der besten Foto-Verwaltungenfür das Internet entwickelt. Wie eGroupWare ist es eine PHP-basierte Applikation,die neben MySQL weitere Datenbankserver überstützt:• PostgreSQL• Oracle 9i und 10g• IBM DB2• MS SQL ServerAußerdem unterstützt Gallery 2.2 folgende grafischen Toolkits: NetPBM,ImageMagick und GraphicsMagick, die das Bearbeiten von Bildern erlauben.eGroupWare 1.4 kompakt

242 GalleryMit der Einführung von Gallery 2.2 ist auch der Download von Plug-ins möglich,die die Bildverwaltung um zusätzliche Funktionen erweitern. Ein weiteres Highlightist die WebDAV-Unterstützung, die das Mounten als Netzwerklaufwerk ermöglicht.Der erste Schritt des Gallery-2.2-Installers heißt Sie willkommen.15.1 Gallery-InstallationDie Grundvoraussetzung für die Gallery-Installation ist eine bestehendeeGroupWare-Installation. Laden Sie sich als Nächstes das Gallery-Paket herunter,entpacken Sie es und kopieren Sie das Gallery- in das eGroupWare-Verzeichnis.Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die oben erwähnten grafischen Toolkits aufIhrem eGroupWare-Server verfügbar sind. Die Aktivierung der Toolkits erfolgt imneunten Schritt des Assistenten.Bei der Wahl des passenden Toolkits sollten Sie folgende Eigenschaften beachten:• am schnellsten sind ImageMagick und GraphicsMagick• die beste Qualität liefert NetPBMwww.brain-media.de

Gallery-Installation 243• verschiedenen Einschränkungen unterliegt GD, die beispielsweise keineBilderrotation unterstütztNach dem Upload steht die Installation an. Hierzu können Sie den Gallery 2 Pre-Installer oder den lokalen Gallery-2-Installer verwenden. Der Pre-Installer eignetsich für all jene Anwender, die Gallery bei einem Webspace-Provider installierenwollen. Der Service ist über http://codex.gallery2.org/Gallery2:Preinstaller verfügbar.Bei einer lokalen Installation rufen Sie den Installer über folgende URLauf:http://localhost_bzw_ip-adresse/egw/gallery/gallery2/install/Es meldet sich der Gallery-2.2-Installer, der Sie mit deutschsprachiger Menüführungdurch elf Schritte führt. Im ersten Schritt bestimmen Sie die Sprache undklicken dann auf Installation starten.Im zweiten Schritt folgt die Authentifizierung. Dabei muss sich jeder gegenüberdem Entwickler authentifizieren. Dazu ist eine kleine Änderung im Gallery-Ordnererforderlich. So kann das Installationsskript feststellen, dass Sie über die notwendigenBerechtigungen verfügen. Erstellen Sie dazu eine Textdatei mit der Bezeichnunglogin.txt im Ordner gallery2 auf Ihrem Webserver. In dieser Datei muss dieim Installationsdialog ausgegebene Zeichenfolge enthalten sein. Diese sieht beispielsweisewie folgt aus:2d93acd3185e967bf5ce128a11a1567dDer Installer stellt die Datei über den Verweis korrekte Version von login.txt zumDownload bereit. Sie müssen diese dann nur noch in den Gallery2-Ordner kopieren.Mit einem Klick auf die Schaltfläche Authentifiziere mich gelangen Sie zumnächsten Schritt. Das Skript sollte folgende Erfolgsmeldung ausgeben:Authentifizierung erfolgreich!Klicken Sie auf Weiter zu Schritt 2. Es folgt die Systemprüfung. Hier nimmt derGallery-2.2-Installer Ihre Umgebung unter die Lupe. Dabei werden folgende Prüfungendurchgeführt:• PHP-Version• FILE-Anweisung• Safe ModeeGroupWare 1.4 kompakt

244 Gallery• exec() erlaubt• set_time_limit() erlaubt• Speicherbegrenzung (32Mb)• Dateiuploads erlaubt• Maximale Upload-Größe (16Mb)• Maximale POST-Größe (16Mb)• Unterstützung für Übersetzung• Gallery-DateiintegritätDie Systemprüfung durch den Gallery-2.2-Installer.Im Idealfall werden alle Tests erfolgreich durchgeführt. Nimmt der Installer Änderungenan Ihrer Umgebung vor, so wird dies durch einen Hinweis bzw. eine Warnungangezeigt. Bestätigen Sie mit Weiter zum Schritt 3.www.brain-media.de

Gallery-Installation 245Die Auswahl der Installationsvariante.Es folgt die Auswahl der Installationsvariante. Hier stellt Ihnen der Gallery-Installer zwei Varianten zur Auswahl:• Standard-Installation: Diese ist der Standardinstallationstyp. EntscheidenSie sich für diese Variante, wenn die Gallery-Komponente in das angegebeneVerzeichnis (z. B. /opt/lampp/egw/gallery/gallery2/) installiertwerden soll. Dann ist das Modul über die URL http://localhost_bzw_ipadresse/egw/gallery/gallery2/abrufbar.• Multisite-Installation: Bei dieser Variante können Sie mehrere unabhängigeFotogalerien mit nur einer einzigen Code-Installation bedienen.Wählen Sie diese Installation, wenn Sie eine neue Gallery auf demselbenWebserver, aber in einem anderen Pfad, einer anderen Subdomäne oderURL-Domäne installieren wollen. Beachten Sie, dass Multisites keinegemeinsamen Alben, Fotos, Benutzer oder dergleichen besitzen. Vielmehrbenötigt jede einzelne eine eigene Datenbank und einen Speicherordner.Geben Sie bei dieser Variante den Pfad der Codebase an, von der dieMultisites installiert werden. Sie werden von dieser einen, zentraleneGroupWare 1.4 kompakt

246 GalleryCodebase installiert. Wichtig dabei: Der Ordner muss Schreibrechte fürIhren Web-Server/PHP-Benutzer besitzen oder die folgenden Dateien mitSchreibrechten enthalten:ooooomain.phpindex.phpembed.phpupgrade/index.phplib/support/index.php (optional)Wir verwenden im Folgenden die Standardvariante und klicken auf Weiter zumSchritt 4. Wenn Sie sich für die Vorgehensweise bei der Multisite-Installationinteressieren, sei auf die entsprechende Dokumentation des Entwicklers(http://codex.gallery2.org/index.php/Gallery2:Multisite) verwiesen.Im fünften Schritt richten Sie den Speicherort für Gallery ein, also das Verzeichnis,in dem Gallery die Bilder speichert. Das Verzeichnis, das der Installer bestimmt,funktioniert, doch die Lage und der derzeitige Name bieten nicht die maximaleSicherheit. Sie sollten sich daher für ein Verzeichnis außerhalb des WurzelverzeichnissesIhrer Website entscheiden und eine zufällig gewählte Zeichenfolge amEnde des Ordnernamens anfügen. Hier ein Beispiel: g2data_fa636c3d21.Ein Maximum an Sicherheit erzielen Sie, wenn Sie einen Ordner auswählen, dernicht aus dem Web erreichbar ist. Sollte das nicht möglich sein, sollten Sie zumindesteinen beliebigen Namen für den Ordner wählen, der nicht so einfach zu erratenist.In der Regel kann der Installer den korrekten Pfad zum g2data-Ordner einlesen.Dieser wird dann in dem Textfeld ausgegeben und kann gegebenenfalls angepasstwerden. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Webserver über Schreibberechtigungenfür diesen Ordner verfügt. Für weitere sicherheitsrelevante Informationensei auf die Sicherheits-Seite (http://codex.gallery2.org/Gallery2:Security) des Entwicklersverwiesen.Wenn Ihre Einstellungen Ihren Vorstellungen entsprechen, klicken Sie auf Speichern.Der Installer gibt wieder eine Erfolgsmeldung aus und mit einem Klick aufWeiter zum Schritt 5 landen Sie in der Datenbankkonfiguration.Im Dialog Datenbank einrichten bestimmen Sie zunächst den Datenbanktyp undgeben Ihre Datenbankzugangsdaten ein. Beachten Sie, dass der Installer die hierangegebene Datenbank nicht erstellt und auch nicht erstellen kann. Sie muss bereitszuvor erzeugt worden sein. Sollten Sie Gallery in eine Datenbank installieren,www.brain-media.de

Gallery-Installation 247die bereits Tabellen enthält, sorgen die Tabellen- und Spalten-Präfixe dafür, dassIhre Gallery-Daten nicht mit bestehenden Daten kollidieren.Die Einrichtung der Datenbank.Klicken Sie auf Speichern, um die Datenbankeinstellungen zu übernehmen. Auchhier sollte wieder eine Erfolgsmeldung ausgegeben werden (Daten erfolgreicheingerichtet). Falls nicht, finden Sie im unteren Seitenbereich die notwendigenErläuterungen für die Korrektur des Fehlers. Es kann sich beispielsweise um einenmissglückten Verbindungsaufbau oder ein falsches Passwort handeln.Mit einem Klick auf Weiter zum Schritt 6 gelangen Sie zur Einrichtung des Administratorkontos.Auf dem zugehörigen Dialog bestimmen Sie folgende Daten:• Administratorbenutzername• Passwort• E-Mail-Adresse des AdminseGroupWare 1.4 kompakt

248 Gallery• optional den vollständigen Namen des AdminsSpeichern Sie die Einstellungen mit einem Klick auf Speichern. Es folgt der siebteSchritt: das Erzeugen der Konfigurationsdatei. Dies ist vermutlich der einfachste,denn hier müssen Sie nichts weiter unternehmen. Das Installationsskript erzeugtauf Grundlage Ihrer Vorgaben die Gallery-Konfigurationsdatei config.php. Es folgtder achte Schritt, der der Installation der Kern-Galerie dient. Auch hier müssen Sienichts weiter unternehmen.Die Auswahl der Gallery-Plug-ins.Spannend wird es noch einmal im neunten Schritt, der der Auswahl der zu installierendenPlug-ins dient. Das zugehörige Formular stellt Ihnen eine lange Liste anPlug-ins zur Auswahl. Standardmäßig sind alle Plug-ins installiert. Prüfen Sie dieListe, ob Sie nicht auf bestimmte Funktionen verzichten wollen und können. Be-www.brain-media.de

Gallery-Installation 249achten Sie, dass es bei verschiedenen Erweiterungen zu Problemen kommen kann,da sie womöglich nicht ausgereift sind.Die Plug-ins sind in verschiedene Gruppen zusammengefasst. Außerdem wirdjeweils die Versionsnummer angezeigt. Bereitet ein Plug-in Probleme, prüfen Sie,ob nicht eine neuere Version verfügbar ist.Die Plug-ins im Überblick:• Kategorie Blöcke:oo• Kategorie Import:ooAlbumauswahl: Per Auswahlliste oder Baumansicht kann derAnwender zu den einzelnen Alben springen.Bilderblock: Dient der zufälligen Auswahl aus neuestem odermeistgesehenem Bild oder Album.Archiv-Hochladen: Extrahiert Elemente aus dem hochgeladenenZIP-Archiv.Element hinzufügen: Fügt Elemente vom Gallery-Server odervon einer anderen Website hinzu.o Migration: Migriert Alben aus Gallery 1 nach Gallery 2.o Nokia Bilder-Upload: Implementierung der Nokia-Image-Upload-Server API v1.1.ooooPicasa: Importfilter für Picasa-2-XML-Exporte.Mit XP veröffentlichen: Erlaubt das direkte Veröffentlichen vonWindows XP zu Gallery.Hochlade-Applet: Einfaches Applet zum Hochladen von Medien.WebCam: Bietet Unterstützung für sich periodisch ändernde Bilder,wie sie beispielsweise von einer Webcam stammen.• Kategorie Gallery:ooCaptcha: Beugt Missbrauch vor, indem mittels Bildern, zu derenErkennung visuelle Auffassungsgabe benötigt wird, automatisierteBots ausgeschlossen werden.Kernfunktionen: Das ist das Gallery-2-Kernmodul, das nichtdeaktiviert werden kann. Das würde ja auch keinen Sinn machen.eGroupWare 1.4 kompakt

250 GalleryoooooooooFehlersuche: Werkzeug für die Fehlersuche.Mitglieder: Verwaltet Mitgliederlisten und Profile.Permanente Verweise: Erlaubt das Erstellen von permanentenVerweisen zu Ihren Elementen.Höchstquoten: Dient der Definition von Festplatten-Höchstquoten für Benutzer und Gruppen.Reihenfolge ändern: Erlaubt das gleichzeitige Ändern der Reihenfolgemehrerer AlbumelementeBenutzerregistrierung: Typische Benutzerregistrierung.Kurze URLs: Erlaubt kurze URLs mithilfe von Apachemod_rewrite, ISAPI Rewrite oder PathInfo.Suche: Stellt eine Suchfunktion für Gallery zur Verfügung.Benutzeralben: Erlaubt jedem neuen Benutzer, ein separates Albumanzulegen.• Kategorie Geschäftliches:oooooooWarenkorb: Das Warenkorb-Modul für Ihre Alben.Digibug: Digibug-Fotodruck-ModuleCard: Ermöglicht das Verschicken von Fotos als eCard.Fotokasten: Diese ist ein Fotokasten-Fotodruck-Modul.PhotoWorks: Das PhotoWorks-Fotodruck-Modul.Shutterfly: Shutterfly-Fotodruck-Modul.ZIP-Download: Ermöglicht das komplette Herunterladen allergesammelten Elemente als ZIP-Datei.• Kategorie Anzeige:oooFarbpaletten: Ermöglicht die Auswahl von unterschiedlichenFarbpaletten für Motive.Dynamische Alben: Erzeugt dynamische Alben für die neuesten,meistgesehenen oder zufällige Elemente.Flash Video: Aktiviert die Anzeige von Flash-Videodateien.www.brain-media.de

Gallery-Installation 251oooooooooooooooooooVersteckte Elemente: Versteckt Elemente/Alben vor Gästen solangeSie nicht die korrekte vollständige URL angeben.Symbol-Paket Browser: Zeigt Symbole für Verweise an.Bilderrahmen: Verpasst Ihren Bildern einen Rahmen.Schlüsselwort-Alben: Erzeugt dynamische Alben basierend aufder Schlüsselwort-Suche.Element-Verweise: Erzeugt einen Verweis auf ein anderes Albumoder eine externe URL.MP3 Audio: Erlaubt das Abspielen von MP3-Dateien durch einenin Gallery integrierten Flashplayer.Multiroot: Erzeugt eine alternative Gastansicht Ihrer Gallery.Neue Elemente: Markiert neue bzw. aktualisierte Gallery-Elemente.Panorama: Breitformatige JPEG- und GIF-Bilder werden in einemJava-Applet angezeigt.Passwort-Elemente: Dient der Vergabe von Passwörtern für dasBetrachten bestimmter Alben oder Elemente.Zufälliges Titelbild: Ändert das Titelbild der Alben periodisch.Replik: Erstellt Elementkopien.Größeneinschränkung: Definiert die Größeneinschränkung fürIhre Bilder.Diashow: Erzeugt eine typische DiashowDiashow-Applet: Erzeugt eine Vollbild-Diashow mithilfe einesJava-Applets.Quadratische Vorschaubilder: Bringt alle Vorschaubilder aufquadratische Größe.Vorschaubild-Verwaltung: Hier bestimmen Sie das Standardvorschaubildfür Elemente, die kein Bild sind.Vorschaubild-Seite: Hier bestimmen Sie die Seite eines mehrseitigenBildes oder das Einzelbild eines Films für die Vorschau.Wasserzeichen: Erlaubt das Versehen Ihrer Bilder mit Wasserzeichen.eGroupWare 1.4 kompakt

252 Gallery• Kategorie Zusätzliche Daten:ooooooooKommentare: Erlaubt das Einfügen von Benutzerkommentaren.Individuelle Felder: Legt individuelle Informationsfelder für Gallery-Elementean.EXIF/IPTC: Extrahiert EXIF/IPTC-Daten aus JPEG-Fotos.GetID3: Dient dem Auslesen von ID3-Tag-Informationen.MIME-Verwaltung: Verwaltet MIME-Typen und Dateiendungen.Mehrsprachigkeit: Bietet Unterstützung für mehrsprachige Elementbeschriftungen.Bewertungen: Die Einstellungen für die Elementbewertungen.Erneutes Hochladen: Erlaubt das erneute Hochladen von Bildern.• Kategorie Grafik-Werkzeuge:oooooDcraw: Werkzeugsatz, um Bilder im Rohdatenformat zu verarbeiten.FFMPEG: Sammlung von Werkzeugen, um Filme zu bearbeiten.ImageMagick: ImageMagick-/GraphicsMagick-Grafik-Werkzeuge.NetPBM: NetPBM-Grafik-Werkzeugsatz.GD: GD Grafik-Werkzeugsatz.• Kategorie Authentifizierung:oHTTP Authentifizierung: Ermöglicht die HTTP-Authentifizierung.• Kategorie Anwendungs- und Programm-Schnittstellen:ooRemote: Implementierung des Remote-Control-ProtokollsWebDAV: Erlaubt das Öffnen einer Gallery von Ihrem Computerals Netzlaufwerk.www.brain-media.de

Gallery-Installation 253• Kategorie Export:o RSS: Aktiviert die RSS-Unterstützung.o Sitemap: Erzeugt eine Google-Sitemap.Nach der Wahl der Plug-ins zeigt Ihnen der Installer deren Installation an. NachstehendeAbbildung zeigt ein typisches Ergebnis. Erfolgreich und direkt einsetzbarePlug-ins werden grün gekennzeichnet, Erweiterungen, die erst noch konfiguriertwerden müssen, verpasst der Installer einen Orange-Ton.Das Ergebnis der Plug-in-Installation: Die meisten sind erfolgreichinstalliert, andere müssen erst noch konfiguriert werden.eGroupWare 1.4 kompakt

254 GalleryWie Sie der Fortschrittsanzeige entnehmen können, nähern wir uns mit großenSchritten dem Abschluss der Installation (80 Prozent sind abgearbeitet).Glückwunsch! Die Installation ist erfolgreich beendetund Sie können auf Ihre Galerie zugreifen.Es folgt der elfte Schritt, die Sicherheitsprüfung. Diese erfolgt allerdings nichtautomatisch, sondern muss von Ihnen manuell durchgeführt werden. Zwei Linksführen Sie zu sicherheitsrelevanten Informationen und einer kurzen Sicherheitscheckliste.Mit einem letzten Klick auf Weiter gelangen Sie zum Abschluss derInstallation. Sie sind am Ziel: Gallery ist vollständig installiert und Sie könnenüber Gehe zu meiner Gallery! auf Ihr Web-basiertes Fotoalbum zugreifen.15.2 Gallery-KonfigurationNach der erfolgreichen Konfiguration können Sie anschließend auf Ihre Online-Galerie zugreifen. Der Zugriff erfolgt über die URL http://localhost_bzw_ipadresse/egw/gallery/gallery2/main.php.Über den Anmelden-Link greifen Sie auf die Admin-Funktionen zu, die Gallery zubieten hat. Da Sie bislang lediglich einen Gallery-Account eingerichtet haben unddas System auch die eGroupWare-Benutzer nicht kennt, loggen Sie sich mit dem inSchritt 6 erzeugten Admin-Account ein.Die Gallery-Schnittstelle präsentiert Ihnen einen übersichtlichen Dialog: links dieNavigations- und Funktionsleiste, oben die Kopfzeile mit dem Link zur Site-Administration und im Arbeitsbereich das noch leere Album.www.brain-media.de

Gallery-Konfiguration 255Wie Sie als Nächstes vorgehen, ist in erster Linie Ihnen überlassen. Der eine interessiertsich zunächst für die verschiedenen Galerie-Funktionen, der andere für dieadministrativen Einstellungen.Die administrativen Einstellungen für Gallery 2.2.Wie Sie voranstehender Abbildung entnehmen können, sind die administrativenEinstellungen des Gallery-Moduls bisweilen sehr umfangreich. Wie umfangreich,ist in erster Line von den von Ihnen installierten Plug-ins abhängig. Die verfügbarenEinstellungen sind in verschiedenen Kategorien zusammengefasst, die denender Plug-in-Kategorien ähnlich sind.Unter Gallery finden Sie beispielsweise die allgemeinen Einstellungen, die Verwaltungder Benutzer und Gruppen, die Benutzerregistrierung, die Catcha-Einstellungen, die Plug-in-Verwaltung und verschiedene Funktionen für die Wartungdes Systems.eGroupWare 1.4 kompakt

256 GalleryBeim ersten Zugriff landen Sie automatisch auf der Seite Allgemeine Einstellungen.Hier können Sie die Sprache, das Datumsformat, die Sitzungseinstellungen,die E-Mail-Konfiguration, Cookies und die Verriegelungstechnik bearbeiten.Schauen wir uns einige Einstellungen des Admin-Bereichs an. Wenn Sie dem LinkBenutzer folgen, landen Sie in der Benutzerverwaltung. Hier finden Sie zwei vordefinierteBenutzer: den bei der Installation erzeugten Admin und den Guest-Benutzer. Um einen Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie neben dem Benutzernamenauf die Schaltfläche Ändern. Um einen neuen Benutzer hinzuzufügen, folgen Siedem Verweis Benutzer erstellen und tragen in das zugehörige Formular folgendeDaten ein:• Benutzername (erforderlich)• Voller Name• E-Mail-Adresse (erforderlich)• Sprache• Passwort (erforderlich)• Bestätigen Sie das Passwort (erforderlich)Mit einem Klick auf Benutzer erstellen landet dieser in der Benutzerverwaltung.Leider verfügt Gallery nicht über eine Importfunktion, mit der Sie IhreeGroupWare-Benutzer per Knopfdruck importieren könnten.Eine weitere wichtige Funktion zur Steuerung der Umgebung findet sich hinterdem Link Benutzeralben. Gallery legt für jeden neuen Benutzer automatisch einneues Album an. Dieser Benutzer hat dann die vollen Nutzungsrechte. Hier könnenSie verschiedene Anpassungen vornehmen, wie beispielsweise die Sichtbarkeitanpassen.Sie sollten außerdem die Benutzerregistrierung über den gleichnamigen Link aktivierenund dort festlegen, ob die Bestätigung des neuen Benutzers durch den Adminoder durch eine typische Bestätigungs-Mail samt Bestätigungslink erfolgt.Wenn sich viele Benutzer auf Ihrer Site tummeln und ausgiebig Gebrauch von derAlbumfunktion machen, sollten Sie die Funktionen für die Leistungssteigerungnutzen. Die verschiedenen Einstellungen für die Beschleunigung des Systemsverbergen sich hinter dem Link Leistung. Durch die optimalen Einstellungen werdendie zur Darstellung von Webseiten notwendigen Webserver- und Datenbankressourcendeutlich reduziert werden.www.brain-media.de

Gallery-Konfiguration 257Das Gallery-Modul kennt zwei Leistungseinstellungen, die Sie auf Gäste und registrierteBenutzer anwenden können:• Teilweise Beschleunigung: Bei dieser Variante erzielen Sie eine Leistungssteigerungvon ca. 10−25 %, aber einige Formen dynamischer Daten(beispielsweise die Bildbetrachtungzähler) werden nicht sofort aktualisiert.Alle in Blöcken dargestellten Inhalte (wie der Zufallsbild-Block, derSeitenleisten-Block etc.) werden jedoch immer aktualisiert.• Vollständige Beschleunigung: Bei dieser Variante lassen sich laut Angabender Entwickler sogar Leistungssteigerungen von bis zu 90 Prozent realisieren.Dabei werden jedoch keine dynamischen Daten aktualisiert, bisdie Vorhaltezeit der zwischengespeicherten Webseite abläuft.Sie können außerdem die Zeitspanne anpassen, die Leistungsverbesserung greift.Über die Plug-in-Verwaltung installieren, deinstallierenund konfigurieren Sie die Gallery-Erweiterungen.eGroupWare 1.4 kompakt

258 GalleryDie Einstellungen sind natürlich von Plug-in zu Plug-in sehr unterschiedlich. Beiden Einstellungen für die Grafik-Tool-Kits ist beispielsweise der Pfad anzugeben.Die Administration des Gallery-Moduls erleichtert sich zudem über verschiedeneWartungsfunktionen. Die zugehörigen Funktionen sind über den Verweis Wartungsaufgabenverfügbar. Dort können Sie folgende Aktionen ausführen:• alle Vorschaubilder/Zwischengrößen erzeugen• Datenbankzwischenspeicher leeren• Vorlagenpuffer leeren• Datenbank optimieren• Zähler 'Betrachtet x mal' zurücksetzen• Systeminformationen aktualisieren• Aufnahmedaten auffrischen• Löschen der Benutzersitzungen• Konvertieren der MySQL-Datenbank nach UTF8• Zähler für Captcha-Fehleingaben zurücksetzenAll diese Aktionen lassen sich durch einen Klick auf Jetzt ausführen sofort starten.Handelt es sich um aufwendigere Aufgaben, werden diese durch eine Fortschrittsanzeigeangezeigt. Außerdem wird das Ergebnis immer aufgeführt.Zu den Admin-Optionen gehört auch die Konfiguration der grafischen Toolkits. Inden GD-Einstellungen können Sie beispielsweise die Qualität der JPEG-Grafikenbestimmen.Eine weitere sehr nützliche Funktion von Gallery 2.2: Das Setzen von Berechtigungen.Innerhalb der Gallery-Umgebung können Sie zwei Berechtigungen setzen:1. Steuern, welche Alben und Elemente öffentlich oder nur für einen bestimmtenNutzerkreis zugänglich sind.2. Steuern, wer Alben erstellen, Bilder hochladen etc. kann.Mithilfe der Benutzergruppen vereinfacht sich die Verwaltung von Berechtigungen.So müssen Sie nicht für jeden Benutzer individuelle Rechte definieren. Beieiner Erstinstallation finden Sie in der Gruppenverwaltung drei vordefinierteGruppen: Jeder, Registrierte Benutzer und Site-Administratoren. Jeder dieserwww.brain-media.de

Gallery-Konfiguration 259Gruppen können Sie Mitglieder hinzufügen. Natürlich ist als Admin auch das Erstellenneuer Benutzer möglich.Da alle Alben und Elemente innerhalb des Root-Alben-Containers liegen, wirkensich Änderungen des Root-Albums auch auf alle anderen Alben aus. Die Berechtigungenfür dieses sind über den Gallery-Link in der Kopfzeile verfügbar. Auf demzugehörigen Dialog finden Sie den Verweis Berechtigungen ändern.Über das zugehörige Formular steht Ihnen eine Fülle von Anpassungsmöglichkeitenzur Verfügung. Hier können Sie Berechtigungen hinzufügen und entfernen.Die Gruppenberechtigungen.Wenn Sie wollen, dass Ihre Galerie nicht öffentlich, sondern nur für registrierteBenutzer zugänglich ist, entfernen Sie [Core] Alle Versionen sehen aus der GruppeJeder. Sollen alle registrierten Benutzer auch ein Album erzeugen dürfen, so fügenSie [Core] Unteralben hinzufügen und [Core] Unter-Elemente hinzufügen hinzu.eGroupWare 1.4 kompakt

260 Gallery15.3 Album erstellenDas Erstellen eines Albums bzw. Unteralbums ist simpel: Folgen Sie abhängig vonden jeweiligen Berechtigungen dem Verweis Album hinzufügen und geben Sie denTitel, eine Zusammenfassung, die Schlüsselwörter und eine Beschreibung ein. Siekönnen außerdem den Veröffentlichungszeitraum definieren, das Album vor Drittenverstecken, es mit einem Passwortschutz versehen und ein Vorschaubild aktivieren.Ein (Unter-)Album entsteht.Nach dem Speichern folgen Sie dem Verweis Elemente hinzufügen. Der zugehörigeDialog präsentiert Ihnen sage und schreibe zehn Register. Über das RegisterVom Web-Browser können Sie einzelne Dateien in das Album hochladen. Sollen esmehrere sein, so wechseln Sie zum Java-basierten Hochlade-Applet, das auch denUpload mehrerer Dateien erlaubt.www.brain-media.de

Album erstellen 261Nach dem Upload können Sie für jedes einzelne Bild die Berechtigungen manuellsetzen.Die Gallery 2.2 hat noch eine Vielzahl weiterer nützlicher Funktionen für Sie zubieten. Sie können beispielsweise Panoramen, dynamische Alben oder auch Diashowserzeugen. Spielen Sie einfach ein wenig mit den unzähligen Funktionen. Eslohnt sich!eGroupWare 1.4 kompakt

262 Gallerywww.brain-media.de

CK-ERP 26316 ERP mit eGroupWareViele Unternehmens-Infrastrukturen leiden an einem zentralen Problem: Es kommenhäufig unterschiedliche Lösungen für die verschiedenen unternehmensrelevantenAufgabenbereiche zum Einsatz. Die Folge: Daten liegen in unterschiedlichenSystemen und Formaten vor. Daraus resultieren Inkompatibilitäten und erheblicheProbleme bei der gemeinsamen Nutzung von Datenbeständen und dem Datenabgleich.Für eGroupWare-Anwender ist das jetzt kein Problem mehr. Mit CK-ERP (http://ck-erp.net) und P-ERP (http://sourceforge.net/pro-jects/perp/) gibt es zwei vielversprechendeLösungen, die sich vorzüglich in das offene Groupware-System einfügen.Damit stehen Ihnen endlich auch interessante Module für die betriebswirtschaftlicheSeite zur Verfügung, die die klassischen Kommunikationsfunktionensinnvoll ergänzen.16.1 CK-ERPCK-ERP ist eine multifunktionale Erweiterung für eGroupWare. Sie setzt auf einerbestehenden eGroupWare-Installation auf und erweitert diese um die CRM- undERP-Funktionen. Der Vorteil für den Anwender: Die CK-ERP-Funktionen sindunter der eGroupWare-Schnittstelle direkt verfügbar. Außerdem können Sie aufbestehende Inhalte zurückgreifen und natürlich andere eGroupWare-Module gemeinsamnutzen.Wie eGroupWare ist auch CK-ERP eine Open-Source-Lösung, die auf PHP unddem Apache-MySQL-Gespann basiert. Alternativ können wie bereits erwähnt auchphpBB und auch die PostgreSQL-Datenbank genutzt werden. Die Nutzung erfolgtwie gewohnt über einen Standard-Browser.CK-ERP erweitert Ihre eGroupWare-Umgebung um sage und schreibe neunzehnModule. Die wichtigsten sind: Administration, Kontaktmanagement, CustomerRelationship Management, Customer Self Service, Verkäufer Relationship Management,Buchhaltung, Verkaufsverwaltung, Personalverwaltung und Finanzen.Den Ausgangspunkt für Ihr Kundenmanagement bilden die Funktionen des ModulsCRM. Um zu einem spezifischen Kunden eine dauerhafte Beziehung aufbauen zukönnen, müssen Sie diesen zunächst anlegen. Leider unterstützt CK-ERP in derbisher vorliegenden Fassung noch keinen Import von bestehenden Kundendaten,die Sie beispielsweise in einer Datenbank verwalten.eGroupWare 1.4 kompakt

264 ERP mit eGroupWareÜber Hilfsmittel wie phpMyAdmin können Sie dieses Problem allerdings umgehen.Da auch CK-ERP die Kundendaten ebenfalls in einer MySQL-Datenbankverwaltet, können Sie diese mit phpMyAdmin bearbeiten. Mithilfe vonphpMyAdmin ist es zudem über dessen Importfunktion recht einfach, gezielt ganzeDatenbanken oder auch nur Tabellen zu importieren. Der Entwickler hat allerdingsauch schon erweiterte Importfunktionen angekündigt.Das Hinzufügen eines neuen Kunden in der Kundenverwaltung.Damit Sie einen Kontakt zum Kunden erheben können, müssen Sie diesen zunächstals Kontakt definieren und dann im CRM-Modul einbinden. Das Erstelleneines Kunden ist einfach: Öffnen Sie das Modul Kontaktmanagement und erzeugenSie ihn über das Formular Person und klicken dort dann auf die Schaltfläche Add anew person. Das zugehörige Formular füttern Sie mit allen Ihnen verfügbarenDaten.Nachdem der erste Kontakt erstellt ist, wechseln Sie in das Customer-Relationship-Management-Modul. Abhängig von Ihrer Installation finden Sie dort bereits verschiedeneBeispieleinträge. Um nun den oben erstellten Kontakt zu einem Kundenzu machen, wechseln Sie zunächst über Customer Info in die Kundenliste. Dortklicken Sie auf Add Customer. Im zugehörigen Formular wählen Sie dann aus, obSie einen Firmeneintrag über das Auswahlmenü Organization oder eine einzelnePerson über das Auswahlmenü Person zu Ihrem Kunden machen wollen. Sie könnendem Kunden verschiedene Einstellungen zuweisen, beispielsweise eine Kundenkategorie,Zahlungsziele, Rabatte sowie verschiedene steuerspezifische Einstellungen.Mit einem Klick auf Update Customer speichern Sie die Einstellungen.www.brain-media.de

CK-ERP 265Die weitere Vorgehensweise ist nun davon abhängig, ob Sie mit diesen konkretenVertragsvereinbarungen sonstige Verkäufe oder beispielsweise eine Support-Anfrage abwickeln wollen.Um eine Kundendienstanfrage zu erstellen, wechseln Sie im Modul CustomerRelationship zur Funktion Contact Cases (Helpdesk). Dort klicken Sie auf Add newHelpdesk Case und füllen das zugehörige Formular aus.In dem zugehörigen Formular bezeichnen Sie zunächst unter Case Name/# dieAnfrage und weisen dieser eine Beschreibung zu. Über das Auswahlmenü Customerwählen Sie den oben erzeugten Kunden aus. Handelt es sich um einen kostenpflichtigenSupport, aktivieren Sie die Option Billable. Dabei müssen Sie daraufachten, dass Sie dem Kunden eine bevorzugte Zahlungsmethode zugewiesen haben.Es folgt die Auswahl der Priorität, die Sie der Anfrage einräumen.Die Entstehung einer typischen Kundenanfrage.Das Formular bietet eine Vielzahl weiterer Einstellungen, die der weiteren Beschreibungund Einordnung der Kundenanfrage dienen. Sie legen beispielsweisefest, ob es sich um eine Anfrage, einen Vorschlag, eine Anforderung oder eineBeschwerde handelt. Unterhalb dieser Zuordnung legen Sie den Zeitpunkt fest, abdem die Verfolgung der Kundenanfrage erfolgt. Außerdem bestimmen Sie über dieProdukt- bzw. Service-Auswahl, auf was sich die Anfrage bezieht.eGroupWare 1.4 kompakt

266 ERP mit eGroupWareWichtig ist außerdem, dass Sie der Aufgabe über Monitoring Officer einen Mitarbeiterzuweisen, der für die Bearbeitung der Anfrage verantwortlich ist. Dieser istfür alle weiteren Aktionen bei der Bearbeitung der Kundenanfrage zuständig. SeineAufgabe besteht beispielsweise darin, die Anfrage an eine entsprechende Abteilungweiterzuleiten, die Priorität gegebenenfalls anzupassen und Bearbeitungszeitenvorzugeben.Nicht ganz so umfangreich sind die typischen ERP-Funktionen. Hier muss man imVergleich zu kommerziellen Lösungen mit weniger Funktionalität und Flexibilitätauskommen. So bietet CK-ERP beispielsweise keine speziellen Funktionen für dieBereiche Forschung/Entwicklung und Fertigung. Typische ERP-Aufgabebereichelassen sich allerdings hervorragend mit CK-ERP abdecken. Das gilt beispielsweisefür die Personalverwaltung. Ihre Mitarbeiter, deren Kontaktdaten, Abteilungszugehörigkeiten,Arbeits- und Fehlzeiten sowie deren Urlaub verwalten Sie im ModulHuman Resources. Alle mitarbeiterspezifischen Einstellungen finden Sie am rechtenEnde der CK-ERP-Symbolleiste.Um einen neuen Mitarbeiter zu erstellen, wechseln Sie im Human-Resources-Modul zunächst zu Employee (Personal Info Record). Dort klicken Sie auf denVerweis Add New Employee Personal Record. Auf dem zugehörigen Formularordnen Sie diesem zunächst eine ID zu und tragen dann dessen Namen ein. Kontaktdatenkönnen erst im nächsten Schritt hinterlegt werden. Anschließend klickenSie auf Update Employee Personal Record. Sie landen in der Mitarbeiterübersicht.Um den zuvor erstellten Eintrag mit weiteren Informationen zu versehen, klickenSie in der Übersicht auf Edit.Über den zugehörigen Dialog können Sie Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Postanschriftund auch ein Bild in das Mitarbeiterverzeichnis einführen. Hier finden Sieübrigens auch die Urlaubsplanung.Übrigens: Um Waren veräußern zu können, müssen Sie diese Ware bzw. Dienstleistungzunächst definieren. Für diesen Aufgabenbereich ist das Modul Inventoryzuständig. Um einen ersten Inventareintrag zu erzeugen, klicken Sie auf Add NewInventory Item. Um Missverständnissen vorzubeugen: Das Inventar ist Ihr Warenbzw.Service-Angebot, nicht ihre Büro- und/oder Unternehmensausstattung. DerVerkauf wird dann über das CK-ERP-Verkaufsmodul abgewickelt, wobei die relevantenDaten direkt auch im Buchhaltungsmodul landen.16.2 pERPDie zweite ERP-Lösung für eGroupWare trägt die Bezeichnung Project-ERP, kurzpERP. Sie unterstützt wie CK-ERP eGroupWare 1.4 und ist ebenfalls bislang nurfür Linux verfügbar. Die Highlights dieser Lösung sind die folgenden Funktionen:www.brain-media.de

pERP 267• feine Zugriffssteuerung• Account-Funktionen• Lieferant/Herstellerkatalog• Unterstützung mehrerer Lager• Workflow-Funktionen• Unterstützung mehrerer PreislistenMir persönlich gefällt diese Lösung deutlich besser als CK-ERP, weil Ihre Funktionenund Schnittstellen aufgeräumter sind. Die Navigation in dem Modul ist deutlicheinfacher.Ein Blick auf die Inventarverwaltung.Vor der Installation dieses Tool sollten Sie allerdings darauf achten, dass auch daseGroupWare-Workflow-Modul installiert ist. Das wiederum ist bislang nur in denEntwicklerpaketen enthalten, die Sie sich per Subversion besorgen. Wichtig istaußerdem, dass Sie mit dem Safari- oder dem Firefox-Browser auf das SystemeGroupWare 1.4 kompakt

268 ERP mit eGroupWarezugreifen, da laut Angaben des Entwicklers verschiedene Funktionen sonst nichtnutzbar sind.pERP präsentiert Ihnen nach dem Log-in eine übersichtliche Schnittstelle. Über dieeigene Symbolleiste sind alle wichtigen Funktionen wie beispielsweise die Buchhaltung,die Inventar-Verwaltung, das Adressbuch und die Rechnungen verfügbar.Im Hauptbereich finden Sie neben möglichen Warnungen die Liste der Bestellungen,Lieferungen etc. Innerhalb des ERP-Moduls sind die typischen Suchfunktionenund Sortiermöglichkeiten ebenfalls vorhanden.Eine weitere Besonderheit ist die Sidebar, über die Sie einfach auf die verschiedenenFunktionen eines pERP-Funktionsbereichs zugreifen können. NachstehendeAbbildung zeigt beispielsweise die Sidebar für die herstellerspezifischen Funktionen.Die ausklappbare Sidebar von pERP vereinfacht den Zugriff aufdie verschiedenen Funktionen der eGroupWare-Erweiterung.Das pERP-System besteht aus verschiedenen Modulen, die überwiegend durch diezugehörigen Icons der pERP-Symbolleiste verfügbar sind:www.brain-media.de

pERP 269• API: Die Programmierschnittstelle stellt die Grundstruktur von pERP bereit.Sie sorgt für die Verfügbarkeit gemeinsam genutzter Funktionen.Verschiedene dieser Funktionen und Anpassungen sind durch den Administratorüber die pERP-Administration anpassbar.• Buchhaltung: Mit der Buchhaltung (General Ledger) steht Ihnen einezentrale Funktion zur Verfügung, ohne die kein Unternehmen auskommt.Hier verwalten Sie Ihre Ein- und Ausgänge. Sie ist natürlich nur für einenbestimmten Anwenderkreis offen.• Unbezahlte Rechnungen: Hier verwalten Sie die Rechnungen, die IhrUnternehmen bislang noch nicht bezahlt hat.• Unbezahlte Rechnung von Kunden: In diesem Modul verwalten SieRechnungen, die Ihre Kunden noch nicht beglichen haben.Die Funktionen des Herstellungsbereichs.• Inventar und Herstellung: Dies ist vermutlich der komplexeste Bereich.Hier sind eine Vielzahl an Funktionen für die Inventarverwaltung und alleherstellungsspezifischen Informationen verfügbar.• Bestellung: In diesem Modul verwalten Sie Bestellungen und Preislisten.eGroupWare 1.4 kompakt

270 ERP mit eGroupWareDie Zugriffsberechtigungen von pERP.Neben den typischen ERP-Funktionen für die Verwaltung von Kundendaten, Produktenund Finanzen hat das pERP-System weitere bemerkenswerte Funktionen zubieten. So können Sie über die integrierte Zugriffssteuerung genau bestimmen, werauf welche Funktionen und Informationen Zugriff hat.In der vorliegenden Fassung ist pERP nur bedingt praxistauglich. Doch sie machtLust auf mehr. Bleibt zu hoffen, dass der Entwickler konsequent an der Weiterentwicklungarbeitet.www.brain-media.de

27117 Ausblick: auf dem Weg zu Version 1.6Kaum ist eGroupWare 1.4 verfügbar, gibt es auch schon Informationen zur kommendeneGroupWare-Version. Die wird – auch denn die Entwickler das bislangnoch anders kommunizieren – sicherlich mehr als ein Jahr auf sich warten lassen.Parallel dazu liefen in den Mailinglisten Diskussionen über einen großen Schnitt zuVersion 2.0. Da dieser Schnitt mit den aktuellen Ressourcen der Core-Entwicklerwohl nicht realisierbar ist, dürfte die Nachfolge eGroupWare 1.6 antreten.Nach bisher vorliegenden Informationen wird sie aber dennoch eine Vielzahl aninteressanten Funktionen zu bieten haben. Die wesentlichen Neuerungen werdenwohl die Folgenden sein:• Entfernen von Pop-up-Fenstern.• History-Funktion für alle Anwendungen.• Dateimanager MyDMS.• Außerdem werden typische Hinweisdialoge kommen.• Verbessern soll sich auch die WebDAV-, CalDAV- und iCalSrv-Unterstützung.Einen genauen Überblick finden Sie unter http://www.egroupware.org/roadmap16.eGroupWare 1.4 kompakt

272 Ausblick: auf dem Weg zu Version 1.6www.brain-media.de

273IndexAbmeldezeitpunkt .........................49Abrechnung .................................135Abstimmung ................................173Abwesenheitsnotiz ........................96ACL-Funktionen ...........................52ACL-Rechte ............................ 49, 52ACL-Rechtefunktion .....................49ACL-System ..................................52Active Directory ........................9, 30Admin ............................................46Administration ...............................41Administrationszentrale ................44Administratorkonto .......................33Admin-Menü .................................42Admin-Modul ................................43Admin-Modul konfigurieren .........42Adressbuch .......................... 9, 87, 99Adressbuchabgleich ....................207Adressbuchaufbau .......................101Adressbucheinstellungen .............104Adressbucheintrag .......................100Adressbuchfilter ..........................103Adressbuchkonfiguration ............105Adressbuchsuche .........................103Adressdaten in Word nutzen ....... 107Adresse ....................................... 101ADS .............................................. 30Alarme .......................................... 72Alarm-Mail ................................... 72Alben .......................................... 241Album erstellen ........................... 260Amazon-Werbung ....................... 173Anreißer ...................................... 190Anruf ........................................... 118Anwendungen bearbeiten ............. 55Anwendungen deinstallieren ......... 55Anwendungen konfigurieren ........ 54Anwendungen löschen .................. 55Anwendungsdaten einer Sitzung ... 43Apache .......................................... 11Arbeitsbeginn .............................. 133Arbeitsdauer ................................ 133Artikel hinzufügen ...................... 199Asterisk ....................................... 106Asynchroner zeitgest. Dienst ........ 62Aufgabe ...................................... 117Aufgabenabgleich ....................... 207Aufgabenliste ................................ 67eGroupWare 1.4 kompakt

274 IndexAufgabenverwaltung .....................10Authentifizierung ..........................30Balkenplan...................................130Bearbeitungsmodus .....................170Bearbeitungsrecht ........................122Belegtzeiten ...................................77Benachrichtigungsformat ..............74Benachrichtigungstext ...................75Benutzer ........................................42Benutzer einführen ........................46Benutzerdaten ................................47Benutzerdefinierte Felder ..............78Benutzerkonten .............................30Benutzerkonto ...............................47Benutzernamen ..............................31Bildrotation .................................241Blockinhalt ..................................165Bookmark-Modul ........................173Briefkopf .....................................108Browser .........................................11Brute-Force-Attacke ......................45Buchhaltung ................................269CK-ERP.......................................263Content-Bereiche ................. 164, 186Content-Management ..................161Content-Management-System . 10, 33Cookie ........................................... 45Cookies ......................................... 30CRM-Modul ............................... 115Cron .............................................. 62Cronjob ......................................... 62Crontab-Tabelle ............................ 62CSV-Export ................................ 105Customer-Relation-Management 115Cyrus-IMAP-Server ...................... 79Datei hochladen .......................... 155Dateimanager ........................ 10, 155Dateimanager konfigurieren ....... 158Dateimanager-Einstellungen ....... 156Dateiverwaltung .......................... 116Datenabgleich ............................. 220Datenaustausch ........................... 207Datenbank-Benutzer ..................... 22Datenbankinstanz .......................... 20Datenbank-Passwort ..................... 22Datenbank-Port ............................. 22Datenbanksicherung...................... 36Datenbank-Typ ............................. 20Datensicherung ....................... 25, 64Datensicherungsfunktion .............. 37Datensicherungsverzeichnis .......... 27DBMail ......................................... 84Designvorlage ............................. 169www.brain-media.de

275Diagnosemeldung ..........................26Dokument-Root ...........................158eAccelerator ..................................43eGroupWare ................................... 9eGroupWare einrichten .................24eGroupWare installieren................11eGroupWare-Administration .........41eGroupWare-Anwendungen ..........35eGroupWare-Dateimanager .........156eGroupWare-Dateiverwaltung ....108eGroupWare-Kalender ..................67eGroupWare-Kern .........................12eGroupWare-Push-Service ............23eGWOSync .................................221eGWOSync-Assistent ..................223eGWOSync-Einstellungen ..........236eGWOSync-Innenleben ..............230eGWOSync-Konfiguration ..........224eGWOSync-Utilities ...................236egw-pear-Verzeichnis ....................81Einrichtungsdialog ........................24Elementliste .................................129E-Mail verfassen ...........................85E-Mail-Aktionen ...........................85E-Mail-Attachment........................86E-Mail-Client ................................. 9E-Mail-Listen ................................86ERP ............................................. 263Evolution .................................... 207Exportformat ............................... 196FAQ ............................................ 199Fehlermeldungen .......................... 26Fehlerprotokoll ............................. 61Feiertag hinzufügen ...................... 78Feiertagseinträge ........................... 78FeLaMiMail ........................ 9, 53, 79FeLaMiMail-Einstellungen ..... 86, 89FeLaMiMail-Installation ............... 80FeLaMiMail-Konfiguration .......... 80FeLaMiMail-Symbolleiste ............ 87Filter.............................................. 95Firefox .......................................... 11Font ............................................. 135Fotos ........................................... 241Frage hinzufügen ........................ 202Freigabe ...................................... 156Freigabe erzeugen ....................... 159FTP-Server .................................... 27Funambol .................................... 213Funambol-Outlook-Plugin .......... 213Gallery ........................................ 241Gallery2-Datenbankeinst. ........... 247Gallery-Account ......................... 254eGroupWare 1.4 kompakt

276 IndexGallery-Beschleunigung ..............257Gallery-Installation......................242Gallery-Konfiguration .................254Gallery-Plug-ins ..........................248Gallery-Pre-Installer ....................243Gallery-Systemprüfung ...............244Gantt-Chart .......................... 125, 130Globale Kategorien .......................56Google-Suche ..............................173GraphicsMagick ..........................241Groupware ...................................... 9Gruppen .........................................42Gruppen verwalten ........................51Gruppen-ACL .............................156Gruppeneinladung .........................71Gruppenmanager ...........................52Gruppenplaner ...............................68Gruppenzugehörigkeit ...................48Handys ........................................212Header-Administration ..................22Header-Datei .................................18Header-Grafik .............................175Header-Verwaltung .......................16Hooks ............................................61htaccess .......................................158HTML-Editor ...................... 164, 184HTML-Mail ...................................87HTTP .......................................... 220HTTP-Proxy-Server ...................... 27iCal................................................ 74ICalendar .................................... 237IFrame ......................................... 173ImageMagick .............................. 241IMAP-Server........................... 28, 79Infolog .................................. 53, 101InfoLog ................................. 10, 115InfoLog-Abgleich ....................... 207InfoLog-Einstellungen ................ 120InfoLog-Eintrag .......................... 117InfoLog-Eintragstyp.................... 117InfoLog-Funktionen .................... 116InfoLog-Konfiguration ............... 121InfoLog-Typen .................... 116, 123Inhalte hinzufügen ...................... 184Installation .................................... 11Installation überprüfen .................. 25Installationspaket .......................... 11Installationsroutine........................ 13Installationstest ............................. 13Installations-Voraussetzungen ...... 14Inventarverwaltung ..................... 269Joomla! ....................................... 162JPGraph ...................................... 130www.brain-media.de

277Kalender ......................................... 9Kalenderadministration .................67Kalender-Administration ...............72Kalenderansicht .............................67Kalenderdatenabgleich ................207Kalendereinstellungen ............. 67, 72Kalender-Konfiguration ................77Kategorienliste ..............................58Kern-Galerie ................................248Konfigurationsbenutzer .................22Konfigurationspasswort ................22Kontact ........................................207Kontakt hinzufügen .....................102Kontakte ........................................99Kontakteliste ...............................103Kontaktfelder ...............................110Kontaktinfo .................................118Kontaktmanagement ....................263Kundenanfrage ............................265Kundendaten ...............................264LDAP .......................... 9, 30, 32, 106LDAP-Einstellungen .....................32LdapMyAdmin ..............................32LDAP-Server .................................32Leserecht .....................................121Log-in ............................................43Log-in-Block ...............................173Log-in-Seite .................................. 58Log-in-Versuch ............................. 60Log-in-Zeit .................................... 59Logo .............................................. 43Mailserver-Einstellungen .............. 28Mailserver-Profilliste .................... 81Mambo ........................................ 162Masterliste................................... 186MaxDB ........................................... 9MCrypt .......................................... 19MCrypt-Initialisierungsvektor ...... 20MD5 .............................................. 30Mehrsprachige Site ..................... 186Meilenstein ................................. 132Mercury-Mailserver ...................... 80Meta-Daten ................................. 163Migrationstyp .............................. 107Moduleigenschaften konfig. ....... 186Monatsansicht ............................... 68MS SQL-Server .............................. 9MyDMS ........................................ 10MySQL ........................................... 9Nachricht der Startseite ................. 58Nachricht verfassen..................... 192Nachrichteninhalte ...................... 190Nachrichtenmodul ......................... 10eGroupWare 1.4 kompakt

278 IndexNachrichten-Modul .....................189Nachrichten-Modul-Einst. ...........194Nachrichten-Modul-Konfig. ........195Navigation in Dateiablage ...........155Navigationsblock .........................177Navigationskalender ......................67Navigationssystem ......................173NetPBM.......................................241News-Modul ................................173NIS ................................................30Notiz ............................................118Open-Source ................................... 9Ordnerverwaltung..........................93Ordner-Verwaltung .......................92Ordnungsmechanismus .................56Ort .................................................70Outlook .................................. 10, 207PAM ..............................................30Passwort vergessen ........................23PDA ..................................... 207, 211PEAR ............................................81Performance-Probleme ..................43Permanente Verbindungen ............19pERP ...........................................266Pfadinformationen .........................26PHP ...............................................11PHP-Erweiterung .......................... 21phpGroupWare ............................... 9PHP-Informationen ....................... 65phpMyAdmin .............................. 264PIM ....................................... 74, 207Plesk.............................................. 83Postfix ........................................... 83Postgres ........................................... 9Preisliste ...................................... 132Problembehebung ......................... 35Projektauswahl ............................ 133Projekt-ID ................................... 133Projektkalkulation ....................... 132Projektliste .................................. 125Projektmanager ..................... 53, 125Projektmanager-Einstellungen .... 133Projektmanagerkonfiguration ..... 134Projektmanager-Rollen ............... 128Projektmitarbeiter ....................... 127Projekttitel................................... 131Projektverwaltung ................. 10, 132Protokolle ...................................... 42Rechnungen ................................ 269Rechtevergabe für Mailboxen ....... 92Ressourcen .................................. 141Ressourcenauswahl ....................... 67Ressourcenverwaltung .. 10, 141, 189www.brain-media.de

279Ressourcenverwaltung konf. .......143Rollen ..........................................127RSS-Export .................................196RTF-Dokument ...........................107RTF-Vorlage ...............................109Schlagzeile ..................................190Server-Zeit ...................................227Session .................................... 45, 60Session-Typ ...................................19Setup-Dialog .................................24Sicherheit.......................................44Sicherheitseinstellungen ................44Sieve ........................................ 90, 94Site erstellen ................................166SiteMgr ...................... 10, 49, 53, 161SiteMgr-Format ...........................162SiteMgr-Grundlagen ....................162SiteMgr-Kategorie .......................181SiteMgr-Komponenten ................173SiteMgr-Template .......................162SiteMgr-Template-Format...........162Sitzungen anzeigen ........................59Sitzungs-ID ...................................45SMTP-Anmeldung ........................83SMTP-Authentifizierung ...............29SMTP-Server ..................... 11, 28, 83SOAP-Service ...............................46Sortierreihenfolge ....................... 181Sprachen ....................................... 43Sprachpaket................................... 34Sprachunterstützung...................... 34SQL ................................................. 9SQL-Datenbank ............................ 11SQL-Verschlüsselungstyp ............ 30Standardantwort .......................... 151Standarddokument zum Einfügenvon Kontakten ......................... 109Startdatum ..................................... 70Stundenzettel......................... 10, 137Stundenzettel erstellen ................ 138Stundenzettel-Einstellungen ....... 139Stundenzettel-Konfiguration ....... 139Stundenzettel-Tabelle ................. 138Suchen und registrieren der hooks 61Suchfunktion ............................... 173Sunbird ................................ 207, 238Sync-Engine ................................ 229Synchronisation ............................ 10Synchronisationstool ................... 216Sync-Konfiguration .................... 214SyncML ................................ 10, 207SyncML-Client ........................... 211SyncML-Server ........................... 213SyncML-Spezifikation ................ 209eGroupWare 1.4 kompakt

280 IndexTagesansicht ..................................68Taskplaner .....................................64Teilnehmer ....................................71Telefonnummer ...........................101Template-Auswahl ......................171Termin erstellen.............................69Terminänderung ............................74Termindauer ..................................70Terminpriorität ..............................70Terminsuche ..................................70Thumbnail ...................................241Ticket ..........................................147Ticket erstellen ............................148Ticketnummer .............................120Titel der Installation ......................43Tracker ........................................145Tracker-Konfiguration ................146Tracker-Queue .............................146Tracker-Übersicht........................146Umfragen.....................................197Umleitung ....................................173Unterprojekt ................................132Update ...........................................38vCard ...........................................101Verantwortlichen .........................121Verfolgungssystem ......................145Verfolgungssystem konfig. ......... 148Verfolgungssystemeinstellungen 153Versionierung ............................. 165Versionskontrolle ........................ 155Virtual Mail Manager ................... 28Voraussetzungen ........................... 11WBXML ..................................... 210WebDAV .................................... 242Web-Editor ................................. 176Webserver ..................................... 11Website bearbeiten ...................... 170Website erstellen ......................... 166Website-Administrator ................ 168Wiederherstellung ................... 36, 64Wiederholungsintervall ................. 64Wiederholungstyp ......................... 71Wiki ...................................... 53, 174Wissensdatenbank ......... 10, 173, 198Wissensdatenbanken-Einst ......... 203Wochenansicht .............................. 68Workflow-Engine ......................... 10Workflow-Modul ........................ 267Wurzelverzeichnis ........................ 12WYSIWYG Editor ........................ 58XAMPP .................................. 11, 80XHTML-Datei ............................ 175www.brain-media.de

281XML ............................................221XML-RPC ........................... 207, 220xmlrpc.php-Datei.........................223XMLRPC-Service .........................46Zugangsprotokoll .......................... 60Zugriffssteuerung .......................... 45Zuordnung................................... 147Zeiterfassung ...............................137Zugangsbeschränkung ...................19Zugangsdaten ................................46eGroupWare 1.4 kompakt

282 Indexwww.brain-media.de

283Weitere Bücher aus dem bomots-VerlagWordPress 2.x kompakt- 3., akt. und erweiterte AuflageWordPress ist die Nummer eins unterden Blog-Lösungen. In der Neuauflageunseres Bestsellers, der von der InternetPro und der iX empfohlen wird,bekommen nun auch weiterführendeThemen ihren Platz.Umfang: 190 SeitenPreis: 16,80 EURISBN: 978-3-939316-33-6Mindmapping mit FreeMindDie Mindmapping-Technik führt zudeutlich mehr Produktivität im Alltag. WieSie diese Technik mit dem Open-Source-Programm FreeMind nutzen, zeigt unserEinstieg. Mindmapping mit FreeMindzeigt Ihnen, wie Sie mit dem Programmarbeiten.Umfang: ca. 220 SeitenPreis 14,80 EURISBN 3-939316-16-4Joomla! kompaktDas CMS Joomla! genießt einenausgezeichneten Ruf. Unser Handbuchvermittelt das notwendige Know-how fürden erfolgreichen Einstieg.Die Highlights: E-Commerce mitVirtueMart und barrierefreies Joomla!Das finden Sie sonst nirgends!Umfang: 438 SeitenPreis: 24,80 EURISBN: 3-939316-08-3eGroupWare 1.4 kompakt

284 Weitere Bücher aus dem bomots-VerlagWebmin kompaktWebmin ist der Klassiker unter denAdministrationswerkzeugen für Linux-Systeme. In der stark erweitertenNeuauflage unseres Klassikers zeigenwir Ihnen, wie Sie mit Webmin 1.3.xerfolgreich arbeiten. Unser Einstieg führtSie in die Handhabung undAdministration ein.Umfang: 423 SeitenPreis: 24,80 EURISBN: 978-3-939316-10-7Audacity kompaktAudacity ist ein professionellerAudioeditor, mit dem Sie beispielsweisebeliebig viele Spuren mischen undbearbeiten oder Ihre Schallplattendigitalisieren können. Einer der Autorenist Core-Entwickler.Umfang: ca. 200 SeitenPreis: ca. 16,80 EURISBN: 978-3-939316-23-7erscheint ca. Januar 2008Guerilla-Marketing mit Open-Source-ToolsUnternehmen mit kleinen Budgetsmüssen Wege suchen, wie sie durchgeschicktes Taktieren Neukunden,Multiplikatoren etc. für sich gewinnen. Indiesem Handbuch werden diewichtigsten Ansätze und deren praktischeUmsetzung mit Open-Source-Toolsbeschrieben.Umfang: ca. 200 SeitenPreis: ca. 19,80 EURISBN: 978-3-939316-29-9erscheint ca. Februar 2009www.brain-media.de

285XAMPP kompakt2., akt. und erweiterte AuflageMithilfe von XAMPP lässt sich mitminimalem Aufwand eine Apache-MySQL-Perl-PHP-Umgebung aufsetzen.Unser aktualisiertes und erweitertesAnwenderhandbuch zeigt, was Sie dafürwissen sollten.Umfang: ca. 250 SeitenPreis: ca. 19,80 EURISBN: 978-3-939316-35-0erscheint ca. März 2007eGroupWare 1.4 kompakt