IQMP-Reha in ambulanten Reha-Einrichtungen Ein Erfahrungsbericht

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IQMP-Reha in ambulanten Reha-Einrichtungen Ein Erfahrungsbericht

IQMP-Rehain ambulanten Reha-EinrichtungenEin ErfahrungsberichtGunda Krochmann-SaadDipl.-Sportlehrerin, PhysiotherapeutinQualitätsmanagementbeauftragteDr. med. Dagmar KochFachärztin für Orthopädie, Manuelle Medizin, ChirotherapieQualitätsmanagementbeauftragte29.11.2012 QualitätsmanagementRehaZentrum Bremen


Inhalt1. Das ambulante RehaZentrum Bremen (RZB)1.1 Geschichte1.2 Das RZB heute2. Qualitätsmanagement im RZB2.1 Erste Schritte: Strukturen schaffen (Gremien und Personen)-> Bsp.: Berichtswesen und Ableitung von Maßnahmen2.2 Parallel: Auswahl QM-Verfahren / Zertifizierungsverfahren2.3 Relevante Projekte und Maßnahmen3. Die Zertifizierung3.1 Vorgehen & Zeitplan3.2 Vorbereitungsphase3.3 Durchführungsphase und Abschluss: Fertigstellung der SB3.4 Visitation4. Erfahrungen & Fazit


1. Das ambulanteRehaZentrum BremenZentrum für ambulante Rehabilitation,physikalische Therapie und Sportmedizin


1.1. Die Entwicklung• Idee des Konzeptes „ambulanteRehabilitation“ entstand im SportHep Werderim Weser Stadion• Ziel: Verknüpfung der Erfahrungenorthopädischer Reha- und Therapiekompetenzdurch SportHep Werder mit Kompetenzen desHerzzentrums am Klinikum Links der Weser• Gründung RZB im Dezember 2000 mitorthopädischer Ausrichtung im Weser-Stadion2000 …. 2009 2010 2011 2012


1.1. Die Entwicklung2001-200620072009Seit 2011Rehaflächein qm1300300030003300AnzahlMitarbeiter30-5580100107PlätzeOrthop./Kardio.60/4090/5090/5090/50 plussportmed.Abteilung2000 2001 2007 2009 2012


„Der Anzug ist zuklein geworden“……und jetzt kamdas QM2000 2007 2009 2010 2011 2012


2. Qualitätsmanagement imRehaZentrum Bremen


2.1. Qualitätsmanagement von Beginn an• QM-Strukturen seit 2003• Entscheid der Geschäftsführung im Januar2009 zur Zertifizierung• in 2 Jahren!2000 · · · 2009 2010 2011 2012


2.1. „To do“: Strukturen!!• Benennung von QM-Beauftragten (QMBs):Blaues Curriculum der BÄK• Schaffung einer Organisationsstruktur(Gremien: QKG, LG / AG‘s / QZ / Kommunikationsstrukturen)• Auswahl des QM-Verfahrens• Aufstellung Qualitätsentwicklungsplan(Zeit- und Ressourcenplanung)2000 · · · 2009 2010 2011 2012


2.1. QM-Strukturen & QM-Gremien


2.1. Aufgaben der QMBs• Koordination des QMs• Maßnahmenvorschläge und Beratung derQM-Gremien (QKG,LG),Ergebnispräsentationen• Entscheidungsvorbereitung für die GF• Erstellen des Qualitätsentwicklungsplanes• Initiieren, Koordinieren und Steuern vonProjekt(gruppen)• Auswertung Risikomanagement,Beschwerdemanagement, Mitarbeiter- &Patientenbefragung(insgesamt 20 Wochenstunden)


2.1. Aufgaben der FührungAbteilungsleiter• Vorbildfunktion(bezogen auf Fehlerkultur,Kommunikation, Leitbild...)• Herunterbrechen derZiele für ihren Verantwortungsbereich• Lieferung von Daten u.Berichten (z.B. Kennzahlen)• Verantw.für Umsetzungder MaßnahmenGeschäftsführungVerantwortlich für• dasManagementsystem,• Strategie,• gelebtes Leitbild,• funktionierendes QM-System• Stabstelle: QMB


2.1. Bsp. Ergebnisberichte und MaßnahmenTOPs derQKGSitzungenPatienten-BefragungMitarbeiterbefragungHäufigkeitZeitpunktLieferung derDaten durch2 x jährlich Juni/Dez Auswertung derFragebögen1x alle 2JahreJuni/JuliAuswertung derFragebögenFehler- und RM 2x jährlich April/Okt Auswertung Statistik s.o.Ergebnisse ext.QS DRV-BundKennzahlen,z.B. Dauer E-Berichte2 x jährlich April/Okt Auswertung derBeschwerden1x jährlich1x jährlichnach VeröffDRVBeschwerdemanagementKontinuierlichAufbereitung dDatend. DRVAuswertung derDaten mit EDVInfo an andereStellenAL an GFs.o.s.o.s.o.AL an ihre MAAudits 1 x jährl Nach Audit Audit-protokolle Info über AL


2.2. Auswahl QM- Zertifizierungsverfahren:InhalteKTQ Degemed IQMP-Reha•Patientenorientierung•Mitarbeiterorientierung•Sicherheit in derRehabilitationsklinik•Informationswesen•Führung•Qualitätsmanagement•Verantwortung der Leitung•RehaspezifischeAnforderungen•Realisierung derRehaprozesse•Ergebnisse (Messung,Analyse, Verbesserung)•QM-System*Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation•Führung•Politik und Strategie•Mitarbeiter•Partnerschaften undRessourcen•Prozesse/ Ergebnisse.-Kundenbez.-MA-bezogene-Gesellschaftsbez.-SchlüsselergebnisseBAR*Anforderungen•Leitbild• Einrichtungskonzept• IndikationsspezifischeRehakonzepte• Verantwortung f. d. QM• Basiselemente QMS• Beziehungen zuRehabilitanden,Angehörig. LT,….• Beschwerdemanagement• Externe QS• Interne Ergebnismessung/Analyse• Fehlermanagement• Int. Kommunikation undPersonalentwicklung2000 · · · 2009 2010 2011 2012


2.2. Auswahl Verfahren: Anforderungenund RessourcenHerausgebendeKTQ (Katalog 1.1)Stelle:Degemed IQMP-RehaGrundlage der SB und Visitation QM-Handbuch und SB und VisitationZertifizierungAuditInhaltlichangepasst an…Anzahl Zert.-stellen(Stand Mai 2010)Zahl Visitoren/Auditoren &DauerGültigkeit /ÜberwachungSonstigeKriterienEher prozesslastig DIN EN ISO9001:2008 /prozessorientiert2 Visitoren+ 1Begleiter2-3 Tage3 Jahre/KeineEFQM:Kennzahlen- &Ergebnis-orientiertstark ICF-basiert10 3 52 Auditoren1-2 Tage3 Jahre/ JährlicheÜberwachungs-audits3 Jahre/Keine1-2 Visitoren1-2 Tage- zeitl. Aufwand (z.B. für SB) und Schulungsbedarf- Akzeptanz bei Kostenträgern / Verbreitung Verfahren- Gegenseitige Anerkennung z.B. IQMP/KTQ- Besonderheiten der amb. Reha werden berücksichtigt- Kosten


2.2. Warum IQMP-Reha?• Zugelassen durch die Bundesarbeitsgemeinschaftfür Rehabilitation (BAR)• Hohe Akzeptanz bei Kostenträgern• Gegenseitige Anerkennung mit KTQ• EFQM-basiert („Excellence-Modell)• Kennzahlen- und ergebnisorientiert(im amb. Bereich wichtig (Tagessatz) / auch wirtschaftl. Effekte)• gut anwendbar auch für ambulante Reha(Vokabular, Manual)• ICF*-basiert2000 · · · 2009 2010 2011 2012*International Classification of Functioning, Disability and Health


2.3 Relevante ProjekteErste Projekte:• Leitbild• Qualitätspolitik• Qualitätsziele• Auftaktveranstaltung• interne QM-Schulung fürFührungskräfteWeitere Maßnahmen:• Mitarbeiterbefragung• Patientenbefragung• Beschwerdemanagement• Dokumentenlenkung• Fortbildungskonzept• Risikomanagement• Kennzahlenkonzept• Prozessbeschreibungen….2000 · · · 2009 2010 2011 2012


3. Die Zertifizierung……nach IQMP-Reha umsetzen mitexterner Unterstützung (nur SB)und „neben dem Alltagsgeschäft“


InterviewplanungWorkshops zur ErstellungSB mit ZeQ* (8 BT)Nacherhebung: To do‘sund letzte MaßnahmenBewertungs-workshopsErstellung Ergebnisteilredaktionelle Überarbeitung,endgültigeBewertungZusammenstellungUnterlagenFreigabe durch GF,WeiterleitungZertifizierungsstelleProbevisitationFremdbewertungVorbereitungsphase:Bis Juli20113.1 ZeitplanDurchführungsphaseAug2011Kriterien1, 2, 5Sept2011Kriterien3, 4xOkt2011xNov2011Abschluss der SBund FremdbewertungDez2011Jan2012Feb2012März2012


3.2. Vorbereitungsphase• Benennung Kategorienverantwortliche /Arbeitsgruppen• Ist-Analyse anhand Katalog, Ressourcen-Vorplanung• Erstellung Projekthandbuch/Zeitphasenplan• Abstimmung und Termine mit ext. Beratung• Bildung von Workshop- & Bewertungsteams• IQMP-Software als EDV-Tool installieren• Auswahl Zertifizierungsunternehmen• Info der Mitarbeiter, Auftaktveranstaltung2000 · · · 2009 2010 2011 2012


3.3 Erstellung der SBmit externer UnterstützungInterviews• 8 Beratertage (2 Wochen)• 4-5 Workshops pro Tag• 1-2 Std pro Workshop• 2-5 MA pro Workshop-> Parallel: Erstellung desSelbstbewertungsgberichtsBewertungsworkshops• 2 Beratertage• 1 QMB & 1 FührungskraftErgebnisteil (RZB/ZEQ)2000 · · · 2009 2010 2011 2012


3.3 AufwandGTr= 2 StdGtg = 6 StdVorbereitungsphaseJan – Juli 2011DurchführungsphaseAug – Nov 2011AbschlussphaseDez 11 – März 12gesamtMitarbeiter Gtg GTr Std Gtg GTr Std Gtg GT StdGF 1 2 10 6 12 2 4 26ÄLO 2 2 16 3 9 36 2 4 56KL 1 2 10 3 9 36 2 4 56TL (u.Assistenz)2 2 16 3 12 42 1 1 8 66ÄLK 1 1 8 1 2 10 1 2 20Dokumentation uPlanung4 8 1 5 16 1 2 26Beauftr. MP u.Arbeitsschutz1 2 2KL-Assistenz 1 2 2 4 6QMB 8 5 58 4 16 56 2 12 36 150PL 1 1 8 1 2 1 2 12


3.4 Visitation• Zertifizierungsstelle: DQS*• Dauer: 2 Tage (15.3. – 16.3.12)• 1 Jahr später als geplant• Rückmeldungen bereits während Visitation* Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen(Liste der auf der Ebene der BAR anerkannten QM-Verfahren und ihre herausgebenden Stellen )


3.4 Ergebnisbericht IQMP-Reha 3.0• Empfehlung zur Erteilung des Zertifikats!• Gesamtbewertung Befähigerkriterien:64,02333• Auflistung von Stärken• Auflistung von Potenzialen


4. Erfahrungen und Fazit


Fazit +• IQMP eignet sich sehr gut auch für ambulanteRehaeinrichtungen• Durch Erfüllung der Anforderungen des IQMP-Manuals ist QM-System vollständig umgesetztund nutzbar, die Systematik verständlich• Nutzung von Qualitätsindikatoren undManagementreview großes Benefit (PDCA bzw.RADAR, Prozess- und finanzelle Kennzahlen )


Fazit +• -> Ziel eines nachhaltigenManagementsystems zur Unterstützung derWirtschaftlichkeit scheint erfüllt(Prozesskennzahlen, finanzielle Ergebnisse…)• Transparenzverbesserung durch Interviews inTeams• Externe Unterstützung nur minimal erforderlich(bei Formulierung der SB)


Fazit -• Selbstbewertungsbericht sehr aufwendig• Durch Team-Interviews besondereHerausforderung an die Planung (ambulanteReha: straffere Strukturen, schwierigere(Aus)Planung der Personen• Bewertung der SB ohne externe Unterstützungbei Erstzertifizierung schwierig• Ergebnisteil: zeitintensiv und zu Beginn mitwenig Vergleichsdaten der Vorjahre


Ausblick• Aufbau QM-Handbuch wie Gliederung IQMP:Aktualisierungen fließen in 3 Jahrenautomatisch ein (copy and paste)• Re-Zertifizierung ohne externe Unterstützung• Aufwand verringern (weniger ist mehr) :Kennzahlen, Projekte, Ziele…..

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