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netzwerkWissen: Manchemögen mehrWISSENSDATENBANK.Sammeln, aufbereiten, verbreiten– fertig ist die Fundgrube.Mitarbeiter von Pepperl +Fuchs, die Informationensuchen, werden in der Datenbankfündig. Das verdanken siedem Qualitätszirkel des Unternehmens.Er hat beim ThemaWissensmanagement neueMaßstäbe gesetzt.Nicht einmal, sondern doppeltoder dreifach wurden die Problemeim Unternehmen gelöst.Und das nur, weil sich das Patentrezept imHaus noch nicht herumgesprochen hatte.Zu ihrem eigenen Erstaunen mussten dieSekretärinnen und Assistentinnen beiPepperl + Fuchs feststellen, dass das imUnternehmen die gängige Praxis war. Zugroß war das Informationsdefizit, zu wenigeffektiv die interne Kommunikation.Das war vor fünf Jahren. Zu diesem Zeitpunktstartete das Mannheimer Unternehmenfür Automation gerade ein offenesWeiterbildungsangebot für seine Mitarbeiter.Während dort an fachlichen und persönlichenThemen gearbeitet wurde, rücktedieses grundsätzliche Problem ins Bewusstseinder teilnehmenden Frauen. MehrAustausch sollte deshalb her. Den Steinins Rollen brachte schließlich IrmtraudSchmitt. Sie hatte die Idee, einen Qualitäts-zirkel Büromanagement zu gründen. „Problemeim Netzwerk zu lösen“, erklärt IrmtraudSchmitt den Kerngedanken ihresVorhabens.„Weil Chefs immer etwas Visuelles brauchen“,so ihre Erfahrung, brachte sie Ideeund Konzept zu Papier und stellte es ihremund dem Personalchef vor. Beide fandendie Idee gut. Auch die Rahmenbedingungenwaren schnell geklärt. Im Januar 1997trafen sich die Office-Managerinnen desMittelständlers zum ersten Qualitätszirkel.Seitdem haben die Frauen einiges für sichund das Unternehmen geleistet. Etwa allezwei Monate trifft sich der QualitätszirkelBüromanagement, lädt interne oder externeReferenten ein, macht Besichtigungen vorOrt, diskutiert aktuelle Probleme undtauscht Erfahrungen aus. Der Zirkel stehtallen 26 Sekretärinnen und Assistentinnenbei Pepperl + Fuchs offen. Rund 15 Frauenbilden eine feste Kerngruppe.58 working@office 9/01

netzwerkEinfach, direkt, unkompliziertVertreter aus den unterschiedlichsten Bereichendes Unternehmens stellten sich undihre Arbeit inzwischen im Rahmen desQualitätszirkels vor. Denn mit der genauerenKenntnis der Betriebsabläufe entstehtmanches Problem gar nicht erst. „Danebenfördern solche Begegnungen Respekt wieVerständnis für den Gegenüber“, ergänztSonja Gassmann die menschliche Komponente.Das Gleiche gilt für Termine mit externenPartnern. Nach einem persönlichenTreffen funktioniert die Zusammenarbeiteinfach unkomplizierter. So hatte beispielsweisedas Reisebüro, mit dem Pepperl +Fuchs zusammenarbeitet, den Zirkel eingeladen.Die Organisation von Geschäftsreisengehört durch Produktionsstandorte inden USA und in Singapur zum Arbeitsalltagder Sekretärinnen. Zentrales Themawar für den Zirkel von Anfang an auch dieEntwicklung von Ideen zur Aus- und Weiterbildung.„Egal ob fachliche oder persönlicheSeminare, unsere Wünsche konntenwir immer durchsetzen“, schildert SonjaGassmann die offene Haltung des Unternehmens.Mit Wissen wirtschaftenEin persönliches Meisterwerk haben dieFrauen vom Qualitätszirkel Büromanagementjedoch mit der Fundgrube geleistet.Dahinter verbirgt sich ein elektronischesOrganisationshandbuch für das ganze Unternehmen.„Die Idee dazu entstandwährend eines Seminars zum Thema Projektmanagament“,schildert Sonja Gassmanndie Anfänge der Fundgrube. Bislanghatte es mehr oder weniger handliche undaktuelle Ordner in den einzelnen Abteilungenmit Regelungen für Vertretungen oderdie Einarbeitung neuer Mitarbeiter gegeben.Statt dieses Sammelsuriums sollte einOrganisationshandbuch für das ganze Unternehmenentstehen. „Noch am Schlussdes Seminares gründeten sieben Frauenhierzu eine Projektgruppe“, berichtet PetraNieke. Sie entwickelten einen Projektablaufplan,formulierten einen Projektauftragund präsentierten ihre Pläne vor derGeschäftsführung. Die genehmigte direktnach der Präsentation per Unterschrift aufden vorbereiteten Antrag das Projekt. EinzigeBedingung: Das Projekt läuft zusätzlichzur normalen Arbeitszeit.Von nun an galt es existierende Regeln undInformationen in allen Teilen des Unternehmensaufzuspüren, sie inhaltlich zuüberprüfen und aufzubereiten sowie eineStruktur zu überlegen. Dabei entstand dieIdee, das Handbuch in elektronischerForm im gerade entstehenden Intranet zurealisieren. Die Office-Frauen nahmenKontakt zur EDV-Abteilung auf und erwarbendie für die Seitenerstellung im Intranetnotwendigen Kenntnisse in HTML(Hypertext Markup Language). Nach einemguten Jahr Arbeit stand im September1998 die erste Version der Fundgrube imIntranet.Die musste nun vor allem bekannt gemachtwerden. Ein eigens gegründetes PR-Teamstellte das Projekt auf der Betriebsversammlungvor. Ein Quiz mit kompliziertenFragen, für deren Beantwortung ein Blickin die Fundgrube unumgänglich war, solltedas Handbuch ebenfalls bekannter machen,erzählt Petra Nieke.Eine All-in-one-DatenbankInzwischen ist die Fundgrube aus dem Unternehmennicht mehr wegzudenken. DerBlick in die Fundgrube – und sei es nur aufden Speiseplan – ist für viele Mitarbeiterzum täglichen Ritual geworden, berichtetMargitta Spahn. Sie finden dort neben internenRegelungen zahlreiche praktischeArbeitshilfen zu allen möglichen Bereichen:Telefon, Personal, PC, Musterbriefeund Formatvorlagen für Faxe wie Briefe inDeutsch und Englisch und auch für interneKorrespondenz, Signatur bei E-Mails,Auszüge aus der DIN 5008, Rechtschreibung,Unterschriftenregelung, Verteilerschlüssel,nützliche Abkürzungen undLinks ins Internet, Materialbeschaffung,Post und Warenversand. „Alles, was manfür den Geschäftsalltag an organisatorischenDingen wissen muss, gibt es in derFundgrube. Sie ist eine Wissensdaten-KontaktQualitätszirkel BüromanagementIrmtraud SchmittPepperl+Fuchs GmbHKönigsberger Allee 87D-68307 MannheimFon +49 621 776 - 0ischmitt@de.pepperl-fuchs.comwww.pepperl-fuchs.combank“, so Kirsten Häffner. Daneben ist dieFundgrube auch ein Instrument der Unternehmenskommunikation.Neben Firmenprofilund Rahmendaten von Pepperl +Fuchs werden beispielsweise akquirierteUnternehmen und die Teams, die sich mitihrer Integration beschäftigen, vorgestellt.Perfekt, doch nie fertigDas Projekt Fundgrube hatte zwar einenAnfang, aber kein Ende. Ständig wird daselektronische Handbuch erweitert, optimiertund aktualisiert. Derzeit pflegt einTeam von 12 Frauen die Fundgrube. In jedemKapitel gibt es eine Seite mit Namen,Bild, Telefonnummer und E-Mail der zuständigenBetreuerin. Die Frauen desFundgruben-Teams können sich nicht überArbeitsmangel beklagen. Derzeit werdenausgewählte Seiten für die Tochterunternehmenauf Englisch übersetzt.Qualitätszirkel und Fundgrube sind inzwischenKommunikationsknotenpunkte innerhalbdes Unternehmens, an deren Bedeutungniemand mehr zweifelt. „Die Geschäftsführungsteht voll hinter uns. Beidenen rennen wir offene Türen ein“, soIrmtraud Schmitz. Inzwischen hat derQualitätszirkel eine eigene Kostenstelle miteinem kleinen Budget. Die Fundgrube sollbei der nächsten Überprüfung des ISO9000 zertifizierten Unternehmens als qualitätssicherndeMaßnahme vorgestellt werden.Ganz nebenbei wurden die Fundgruben-Frauenmit dem Projekt Anlaufstellefür Fragen rund ums Intranet beauftragt.Claudia Ströer9/01 working@office 59

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