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OFFICEKompaktwissenEVENTMANAGEMENT.Eine Veranstaltung zu organisieren ist zwar grundsätzlicheine beliebte Aufgabe. Doch mit der Zeit entpuppt siesich oft als nervenaufreibender Marathon, mit der ständigenGefahr, etwas zu vergessen. Mit unserer Liste haben Siealles im Griff ...ZehngoldeneRegelnfür die optimaleVeranstaltungsplanungEin schönes Fest soll es werden. Einegelungene Konferenz. Ein spannenderTag der offenen Tür. Eine werbewirksameMesseveranstaltung ... Anlässefür Veranstaltungen gibt es genug. Dochviel zu selten wagen sich Unternehmen aneine solche Aufgabe heran: weil es einäußerst komplexes Vorhaben ist, das zudemhohe Kosten verursacht. Das A & Ofür eine gelungene Veranstaltung lautetdeshalb: rechtzeitig umfassend planen unddie Aufgabe auf mehrere Personen verteilen.Denn mit der Zeit zeigt sich, dass immerneue Aufgaben hinzukommen. Oderaber bestimmte Pläne lassen sich nicht umsetzen,erfordern neue Ideen. Mit einer Liste,die die Basics für eine gelungene Veranstaltungenthält, sollten Sie alle Planungsteilnehmerausrüsten und immer wiederchecken, ob alles planmäßig läuft ...1Wählen Sie das Datumsorgfältig aus.Berücksichtigen Sie nicht nur Ferientermineund Feiertage mit Brückentagen, sonderndenken Sie auch an konkurrierende Termine.Sie werden nicht viele Teilnehmer für einengroßen mehrtägigen Kongress von Entscheidernder Automobilzuliefer-Industriebegeistern können, wenn zur gleichen Zeitdie weltgrößte Industrie-Messe in Hannoverstattfindet.2Kommunizieren Siedas Veranstaltungsziel.Wer kein Ziel hat, für den ist kein Weg derrichtige. Die Planung einer abendlichen Veranstaltungam Messestand, mit dem Ziel, soviele Kunden wie möglich an den Stand zubekommen, sieht komplett anders aus, wennder Stand-Abend eine reine „Belohnung“für die eigenen Mitarbeiter sein soll.3Legen Sie Wert auf guteSpeisen und Getränke.Ein noch so professionell organisiertesEvent kann allein durch mindere Qualitätder Speisen oder durch Missmanagement einReinfall werden. Man wird sich immer andas „ewig leer gefegte“ Buffet oder an das„lauwarme“ Essen erinnern. Die Wahl derSpeisen ist eine Wertschätzung der Gäste.4Planen Sie jedes Eventindividuell zugeschnittenauf Ihre Gäste.Bei einem Treffen ehemaliger Studenten einerPrivatschule sollte der Organisator nichtzu Beginn drei bis vier Reden von Dozenteneinplanen. Das geht am eigentlichen Ziel derVeranstaltung vorbei. Die Teilnehmer wollensich zuerst mit den anderen austauschen, ihreNeugier befriedigen und hören, was ausden Mitstreitern von damals geworden ist.Ist dagegen zu Beginn der Veranstaltung genugZeit für den Austausch, erhält eine Redenach der Vorspeise, wenn der erste Hungergestillt ist, mehr Aufmerksamkeit.Geben Sie jeder Veranstaltung eine persönlicheNote. Die Teilnehmer sollen spüren,dass nicht ein Standardprogramm abgespultwird, sondern dass die Programmpunktemaßgeschneidert auf das Publikum zuge-14 working@office 1/2005


KompaktwissenOFFICEschnitten sind. Das Programm sollte kreativund abwechslungsreich sein. Stellen Sie einOrganisationsteam mit vielen verschiedenenPersonen zusammen, sodass die unterschiedlichstenIdeen zum Tragen kommen.5Setzen Sie ein angemessenesBudget festEin großzügiges Budget ist kein Garant,dass die Veranstaltung ein Erfolg wird undlange in Erinnerung bleibt. Gerade mit bescheidenenMitteln lässt sich oft aus der Noteine Tugend machen. Sparen Sie aber nichtam falschen Ende: In eine Live-Band, dieeine hervorragende Stimmung auf einemStand-Abend verbreitet und schon zumMarkenzeichen Ihres Unternehmens gewordenist, ist auf jeden Fall richtig investiert.Sparen Sie eher an der Form der Einladung,oder wählen Sie originelles Fingerfoodstatt eines teuren und aufwändigenBuffets.6Wählen Sie den passendenRahmen.Die Form des Events sollte dem Anlassangemessen sein. Das 100-jährige Jubiläumeines großen Automobilkonzerns wirdsicher in einem anderen Rahmen gefeiertals das Jubiläum eines mittelständischenHandwerkerbetriebes.7Achten Sie aufdie richtige Dauer.Sorgen Sie dafür, dass Ihre Feier „endlich“ist. Wenn es am schönsten ist, soll man aufhören,dann bleibt die Veranstaltung in guterErinnerung. Ist es eine Open-End-Feier,bei der zum Schluss viele durch denAlkoholgenuss ziemlich „hinüber“ sind,kann es zu unangenehmen Szenen kommen.8Stimmen Sie denVeranstaltungsort auf dasEvent oder das Motto ab.Bei der Wahl des Veranstaltungsortes gilt:Angemessenheit ist der Maßstab. EinRoundtable-Gespräch, zu dem namhafteVertreter von bekannten Unternehmeneingeladen werden, wird wohl kaum imNebenraum eines Landgasthofs stattfinden.Alleine die Auswahl des Ortes, derBuchtipp:Demnächst im Buchhandel:Praxishandbuch Event Management – DasA–Z der perfekten Veranstaltungsorganisation,von Irmtraud Schmitt, Gabler Verlag,Wiesbaden 2005, ca. 224 Seiten, ca. 37,90Eurowunderbar das Veranstaltungsmotto umrahmt,ist die halbe Miete. Beispiel: Für eineJubiläumsveranstaltung mit dem Motto„Zukunft braucht Tradition“ wählen Sieein altes, edles Schlossgemäuer aus, undnicht das übliche Tagungshotel.9Schaffen SieÖffentlichkeit.Professionelles Eventmanagement brauchtauch PR-Arbeit. Den Erfolg einer großartigenVeranstaltung sollten Sie kommunizieren.Diese Art der Öffentlichkeitsarbeitprägt entscheidend Ihr Image. WennIhnen an einem Tag der offenenTür die eindrucksvolle Präsentationdes Neubaus Ihres Unternehmensgelungen ist,sollten Sie das die Medienwissen lassen. Nur so lerntman Sie kennen. („Das sinddoch die, die letztes Jahr amTag der offenen Tür mit Heißluftballonsüber die Stadtgeflogen sind, das stand doch sogar in derZeitung ….“) Eine gute Pressearbeitgehört unbedingt dazu. Kontaktieren Siedie Journalisten rechtzeitig und erstellen Sieprofessionelle Pressemappen.Die Gestaltung der10 Einladung ist die Visitenkartedes Veranstalters.Schon die Einladung spricht Bände. Sie istder erste Eindruck für den potenziellen Gastund sollte das Gefühl erzeugen, dass man etwasverpasst, wenn man nicht zur Veranstaltungkommt. Eine originell gestalteteEinladung zu einem Betriebsausflug machtLust auf die Teilnahme. Ein langweiligformuliertes Standardschreiben lässt womöglichvermuten, dass das Programm ähnlichlangweilig ist ... ■Irmtraud Schmitt1/2005 working@office 15


OFFICEKompaktwissenCheckliste „Zielformulierung“Anlass❏ produktbezogen (Produkteinführung, Relaunch)❏ unternehmensbezogen (Jubiläum, HV etc.)❏ personenbezogen (Mitarbeiterevent,Budgetentscheidung❏ Verantwortlicher❏ Budgethöhe❏ Verantwortlich für BudgetcontrollingVIP-Kunden etc.)Outsourcing oder nicht?Zielgruppe❏ intern (Mitarbeiter)❏ extern (Lieferanten, Kunden, Presse,❏ Welche Dienstleistungen werden zugekauft?❏ Welche Programmpunkte werden im eigenen Hausgestaltet?Geschäftspartner …)AktionsplanZiele der Veranstaltung❏ strategische Ziele (Erhöhung des Bekanntheitsgradesauf einem neuen Markt)❏ Vorauswahl von Agenturen❏ Vergleich der Agenturen❏ Entscheidung bis zum …❏ operative Ziele (den Umsatz des neuenProduktes x steigern auf y)Personal❏ Projektleitung bestimmenEckdaten zum Event❏ Personenzahl, männliche/weibliche Teilnehmer,❏ Personal intern❏ Personal externAltersgruppe❏ bevorzugte Destinationen/Orte/Locations❏ Sonstiges: Rahmenprogramme/Damenprogramm/Herrenprogramm❏ Wunschtermin und Alternativ-Vorschläge❏ Dauer (mehrere Stunden, ganztägig, nur abends)Arbeitspakete verteilen❏ Budget❏ Hotelreservierung❏ Rahmenprogramm❏ Konzeption und Überwachung der Termine❏ Mottofindung und -umsetzungErfahrung❏ Gab es schon Events mit gleichem Ziel?❏ Welche positiven/negativen Erfahrungen gab es?❏ Einladungen❏ Printwerbung (Flyer etc.)❏ Pressearbeit❏ Ausschreibung für Dienstleister:PR❏ große PR gewünscht?❏ mit welchen Medien?Künstler, Hostessen, Servicepersonal,Gastronomie, Musik, Transport,Technik, Referenten, Moderatoren etc.16 working@office 1/2005

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