Mail-Order-IT - Versandhandelslösung auf Basis ... - it-auswahl.de

Mail-Order-IT –die Unternehmenssoftware fürVersandhandel und e-Commerce

Mail-Order-ITe-Commerce liegt im Trend: Immer mehr Endverbraucher und Unternehmenbeziehen Produkte über das Internet. Ein durchdachtes Produktsortimentund die attraktive Darstellung der Angebote in einem modernen Online-Shopsind aber nur einige der Erfolgskriterien für gewinnbringenden e-Commerce.Ebenso wichtig ist es, dass Zuverlässigkeit und Service stimmen, damitspontane Besucher zu immer wiederkehrenden Stammkunden werden.Daher müssen neben den Angeboten im Shop vor allem auch die nachgelagertenGeschäftsprozesse des Anbieters professionell abgewickelt werden.Integrierte Gesamtlösung für den Versandhandelfür B2B und B2CGenau hier setzt Mail-Order-IT der prisma informatik an. Die auf dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV basierende Lösung für den Versandhandelbietet eine breite, integrierte Modulpalette zur einheitlichen Steuerung derUnternehmensprozesse. Dabei profitieren alle Mitarbeiter eines Unternehmensabteilungsübergreifend von einer homogenen Informationsbasis. Vertrieb,Lager, Logistik, Einkauf und Rechnungswesen arbeiten somit möglichsteffizient zusammen.Mit Mail-Order-IT haben Sie die Möglichkeit, das Unternehmen in seinerWachstumsstrategie und internationalen Ausrichtung professionell zuunterstützen. Die Versandhandelslösung ist skalierbar und aufMehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit ausgerichtet.Neue Absatzkanäle bzw. Handelsplattformen könnenaufgrund des dynamischen Umfeldes somitschnell erschlossen werden.Die moderne technische Plattformvon Mail-Order-IT ermöglicht einreibungsloses Zusammenspiel mitallen an den e-Commerce-Prozessenteilnehmenden Partnern (Logistikdienstleister,Cash-Management-Unternehmen, Lieferanten etc.).2

Microsoft Dynamics NAVMicrosoft Dynamics NAV zählt zu den weltweit meistgenutzten ERP-Lösungenbei mittelständischen Unternehmen. Es bietet vollständig integrierte Funktionenfür alle Geschäftsprozesse und kombiniert die Sicherheit einer bewährtenStandardlösung mit der Flexibilität einer Individuallösung.Die grafische Benutzeroberfläche ist an Microsoft Office-Produkte angelehnt,wodurch das ERP-System intuitiv und leicht zu bedienen ist.Microsoft Dynamics NAV ermöglicht eine durchgängige Automatisierungvon Geschäftsprozessen zwischen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten undPartnern.Die technische Umsetzung erfolgt auf Basis modernster Datenbanktechnologienund rollenbasierter Clients, die mit Zwei- oder Dreischicht-Architektur betriebenwerden können. Die Webservices-Technologie ermöglicht es darüber hinaus,mit anderen Systemen effizient über das Internet zu kommunizieren.Microsoft Dynamics NAV ist skalierbar und kann dadurch Ihrem Unternehmenswachstumumfangreich angepasst werden. Durch die vollständige Kompatibilitätzu Microsoft Office-Applikationen ergeben sich in der täglichen Anwendungviele praktische Vorteile.Microsoft SQL Server ®Der Microsoft SQL Server ® ist ein leistungsstarkes Datenmanagementsystemmit ausgezeichnetem Kosten-Nutzen-Verhältnis. Die relationale Datenbanksowie die Business Intelligence-Komponenten(OLAP, Data Mining, Analysis und Reporting)machen ihn zur idealen Plattform für das ERP-System Dynamics NAV.Microsoft SharePoint TechnologieMicrosoft SharePoint ist eine Kollaborations-Plattform, die es den Unternehmen ermöglicht,die Innovationskraft der Mitarbeiter zu unterstützen,indem sie die tägliche Zusammenarbeitmit Kollegen, Partnern und Kunden aufunterschiedliche Weise fördert.3

Informationsfluss ohne GrenzenDie Integration der Handelsplattformen sorgt für stets aktuelle Daten: So lassensich im Webshop beispielsweise Preise und Konditionen, die im ERP-System gepflegtwerden, in Echtzeit abrufen. Umgekehrt aktualisieren sich bei Verkaufstransaktionensofort die Bestände, so dass dem Kunden auch die Verfügbarkeit einesProdukts zuverlässig angezeigt wird.Durch die vollständige Integration von Mail-Order-IT über standardisierteSchnittstellen ergeben sich zahlreiche Arbeitserleichterungen, da Stammdatenund e-Commerce-Prozessdaten lediglich in einem einzigen System verwaltetwerden müssen.KundenverwaltungBestandskunden können auch vom ERP-System aus im Webshop hinterlegtwerden. Mail-Order-IT steuert alle Vorgänge im Verkaufsprozess inklusive desautomatischen Versands von wichtigen Informationen an die Kunden.ArtikelverwaltungMit wenigen Arbeitsschritten lassen sich Artikel aus dem Dynamics NAV-Artikelstamm auswählen, die online in dere-Commerce-Anwendung verfügbar sein sollen. Dabei können die Artikel unabhängig voneinander für unterschiedlicheexterne Systeme bestimmt werden.Die in Dynamics NAV hinterlegten Artikel lassen sich um weitere Informationen wie zum Beispiel Bilder, Produkteigenschaftenund ausführliche Texte ergänzen. Weiterhin ermöglicht Mail-Order-IT die Konfiguration von Zubehörartikelnoder Zuordnungen für Cross-Selling oder Produkt-Kategorien. Zu jedem Artikel können verschiedene Ersatz- undFolgeartikelketten zur Verfügung gestellt und verwaltet werden. Darüber hinaus können suchmaschinenrelevanteInformationen wie Suchbegriffe, Tags und weitere Daten hinterlegt werden.AuftragsverwaltungÜber individuelle Einstellungenkann der Grad der Automatisierungfestgelegt werden.Wahlweise erfolgt die vollständigeKontrolle und Verarbeitungsämtlicher Bestelldaten über einImportcockpit oder die Kundenstammdatenund Verkaufsbelegewerden automatisch angelegt.Übergreifende Benutzerverwaltung inklusive Dubletten-PrüfungKonfiguration der Preise im ERP-SystemVerfügbarkeit und Lagerbestandsermittlung zur EchtzeitCross-Selling- und Kategorienzuordnung der ArtikelHinterlegung von Bildern und Texten zu Artikelstammdaten imERP-SystemHinterlegung von Suchbegriffen und suchmaschinenrelevantenInformationen wie Tags im Artikelstamm von Dynamics NAVLiefertermin-BerechnungAnbindungsmöglichkeiten von PIM(Product-Information-Management)-Systemen5

Vertrieb„Auch wenn der Kontakt mit dem Kunden beim e-Commerce in derRegel nicht auf einer persönlichen Ebene stattfindet: Der Kundeschätzt schnelle Reaktionen und zeitnahe Statusmeldungen. Undwir können dies mit Mail-Order-IT auch leisten!“Automatisierte AuftragsabwicklungMit Mail-Order-IT erfolgt nach einer Bestellung über eine WebshopoderPortallösung eine automatisierte Auftragssteuerung mit zuverlässigerDatenübernahme und selbständiger Ansteuerung aller weiteren Prozesse.Mit flexiblen Workflows kann je nach Zahlungsform bestimmt werden,ob die Logistikprozesse sofort beginnen oder ob zunächst auf einen Zahlungseingang für den Auftrag gewartetwerden muss. Durch die Integration des Bankmanagements können nach automatisiertem Abgleich der Zahlungseingängedie notwendigen Prozesse im Auftragsbereich wieder aufgenommen werden.Aber auch die effiziente Durchführung von Telefonverkäufen und die anschließende Prozessabwicklung spielen einewichtige Rolle. Der Sachbearbeiter hat während des Telefonats alle relevanten Informationen (z. B. individuelle Kundenanforderungen,Verfügbarkeit oder Alternativartikel) übersichtlich und auf einen Blick zur Verfügung.Kundenmanagement und MarketingMit geringem Rechercheaufwand können Sie durch die Generierung und Steuerung verschiedener Kampagnen diezielgruppengenaue Ansprache, die Aktionsverwaltung für alle Vertriebskanäle sowie die Definition von Sortimentenin Mail-Order-IT sicherstellen.Die transparente Verwaltung aller Kundeninformationen in einem leicht zu bedienenden CRM (Customer RelationshipManagement) bietet die ideale Basis, um die vorhandenen Daten zu analysieren und daraus erforderliche Maßnahmenabzuleiten.Prozessoptimierung durch automatischen Auftragseingang und automatische AuftragsfreigabeTelefonverkauf und optimierte Auftrags-Schnellerfassung für Call-CenterAutomatischer Dokumentenversand (Bestellbestätigung, Auftrag, Mahnungen, Rückholscheinetc.) per e-Mail / FaxFlexible Rabatt- und Konditionsverwaltung für Zeiträume, Artikel- und Kundengruppen,Mengenstaffeln und Verrechnung von Versandkosten und GutschriftenDirektlieferung und Verwaltung von SonderbeschaffungenKreditlimitüberwachung und AnzahlungsverwaltungDarstellung komplexer Artikelstrukturen (z. B. Setartikel, Varianten oder Stücklisten)Umfangreiche Kontaktverwaltung, Bewertungsprofile, AufgabensteuerungErstellung und Auswertung von Segmenten und Kampagnenplanung6

Kundenservice„Die Kundenzufriedenheit wird deutlich gesteigert, wenn die Servicequalitätfür den Kunden durch Zuverlässigkeit und zuvorkommendesHandeln deutlich wird.”Im Bereich der Kundenanfragen und der Abwicklung von Servicefällen,insbesondere bei der Garantie- und Reklamationsbearbeitung, lässtsich die Servicequalität durch den Einsatz von Mail-Order-IT deutlichverbessern.KundenberatungMit einer steigenden Anzahl unterschiedlicher Geschäftskontakte mussprofessionell umgegangen werden, um durch zielführende Kommunikationund zuverlässige Servicefallabwicklung umfangreiches Vertrauenbeim Kunden zu erzeugen. Hierzu werden alle Artikelinformationen, aber auch alle Vorgänge und Geschäftsvorfällein der Kundenhistorie übersichtlich abgebildet und stehen zur Schnellauskunft über Statusanfragen und bei der Beratungstrukturiert zur Verfügung.Abwicklung von ServicefällenOb es um eine Bestelländerung oderum Reklamationsbearbeitung geht –mit Mail-Order-IT haben Sie alleProzesse im Servicefall sicher im Griff.Durch eine RMA-Vorgangsnummerwerden alle diese Vorgänge gebündeltund stehen übersichtlich im ERP-Systemzur Verfügung.Hierbei unterstützen Sie automatisierteStatusmeldungen an den Kunden undan alle beteiligten Mitarbeiter.Reklamationsmanagement: Abholaufträge, Ersatzlieferung, GarantieaufträgeReklamations-Schnellerfassung für Call-CenterKundenbenachrichtigung über relevante Zustände in der ProzessketteDirekter Zugriff auf Kundeninformationen und Verkaufshistorie für professionelle Beratung7

Einkauf & Disposition„Optimale Beschaffungsprozesse und eine effiziente Disposition sind für denVersandhandel in den heutigen Zeiten unabdingbare Voraussetzungen geworden.Unser gesamtes Sortiment muss zu jeder Zeit verfügbar sein, um Kunden zuverlässigbeliefern zu können.”Mit dem Modul „Einkauf & Disposition“ in Mail-Order-IT erhalten Sie durchgängige Unterstützungbei Beschaffungsplanung, Lagersteuerung und Lieferbereitschaft – einhergehend mit einer bestmöglichenEntwicklung der Kostensituation. Mail-Order-IT ermöglicht es Ihnen, die Art der Zusammenarbeit mitLieferanten und Spediteuren individuell zu gestalten. Dabei können Streckengeschäfte und Sonderbeschaffungengenauso konfiguriert werden wie umfangreiche und langlaufende Importgeschäftsfälle.EDI für Einkaufs- und LogistikprozesseDurch automatisierte, papierlose Bestellprozesse können nachhaltigKosten reduziert und Zeit gespart werden. Nicht nur der VerwaltungsundBearbeitungsaufwand reduziert sich, auch mögliche Fehlerquellenwerden minimiert. Bestellungen können in EDI-Formaten, die denAnforderungen des Kommunikationspartners entsprechen, automatisiertund sicher übertragen werden. Die Rückantworten (zum BeispielBestellbestätigung) der Partner fließen in die Geschäftsprozessketteein und steuern dort entsprechende Folgeaktionen. Somit hat dieAnbindung von EDI an Mail-Order-IT positive Effekte auf sämtlicheUnternehmensbereiche von der Beschaffung über den Verkauf bishin zum Finanzwesen.Direkte Erstellung von Streckenbestellungen und SonderbeschaffungenIntegrierte Beschaffungsplanung mit flexiblen Dispositionsparametern / BevorratungsstrategienSteuerung Zentrallager und interner WarenverkehrPlanungsvorschlagsrechnung für Einkäufe und UmlagerungsaufträgeRabatt- und Konditionsverwaltung für Zeiträume, Artikel- und Lieferantengruppen, Mengenstaffeln,Bonusabrechnung, Zu- und AbschlägeLieferantenbewertung / -anmahnungenVerwaltung von ErsatzartikelnUnterstützung von gängigen EDI-VerfahrenRahmenbestellungen und Importvorgänge, ContainerverwaltungRücksendungen, Reklamationen und GarantieverfahrenUnterstützung von e-Procurement Plattformen und Lieferantenportalen8

Lager & Logistik„Kunden, die den Bestellprozess im Webshop oder auf einer Verkaufsplattform abgeschlossen haben, erwartennun vor allem eines: dass die bestellte Ware schnellstmöglich bei ihnen eintrifft.“Die sachgemäße und schnelle Auslieferung der Bestellungen beeinflusst als wesentlicher Faktor die Kundenzufriedenheitund somit die Anzahl von Wiederkäufern. Distributionsprozesse, Lagerorganisation sowie Kommissionierung undVersand können in Mail-Order-IT kundenindividuell und skalierbar konfiguriert werden.Sobald der Auftrag komplett erfasst, abgeschlossen und freigegeben wurde und die Ware verfügbar ist, startet dieKommissionierung. Die erforderlichen Versandpapiere werden vollständig automatisiert generiert, so dass die Warerechtzeitig das Lager verlassen kann.Mit Mail-Order-IT wird der Datenaustausch mit mehreren Paketversendernund Spediteuren umfangreich abgebildet. Per automatisch erzeugterBenachrichtigung werden alle am Prozess beteiligten Personen überden aktuellen Status informiert.Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, mit Fulfillment-Centernzusammenzuarbeiten, welche die kompletten Lager- undDistributionsprozesse übernehmen.Anbindung von Paketversendern und Speditionen (Verwaltung unterschiedlicher Zusteller undTransportarten, KEP-Dienste, Paketverfolgung / Tracking der Bestellung)Bidirektionale Anbindung von Fulfillment-DienstleisternFlexible FrachtkostenberechnungVerwaltung von Gebinden / Verpackungen und VersandvorschriftenMöglichkeit der Scanneranbindung mit unterschiedlichen Barcodesystemen (EAN)Permanente Bestands- und Verfügbarkeitsberechnung, ReservierungssystemSkalierbarer Aufbau der Lagerverwaltung (einfache Lagerorte, Zonen, Lagerplatz-Systeme,dynamische (chaotische) LagerplatzverwaItung), Anbindung von Lagerverwaltungssystem/HochregalsteuerungUnterschiedliche Lagerabgangsmethoden (FiFo, LiFo, Durchschnitt, Ausgewählt) für Verbrauchsfolgeund detaillierte Lagerbewertung, Neu-BewertungProzessorientierte Abbildung von Wareneingängen, Einlagerungsvorschlägen, Warenausgängenund Kommissioniervorschlägen, interne Lagerprozesse für Lagerplatzumlagerungen undUmlagerungsaufträgeErstellung von Zoll- und Ausfuhrerklärung (ATLAS)9

FinanzmanagementIntegration von Adress-Identifizierung und Bonitätsprüfung, automatisiertes MahnwesenZahlungsverkehr und Bankmanagement mit automatischem Ausgleich von offenen Rechnungenund ZahlungseingängenUnterstützung unterschiedlicher Zahlungsformen (Vorkasse, Nachnahme, Lastschrifteinzug,Kreditkarte etc.)Flexibles Dimensionskonzept für AuswertungenGdPdU-Modul, Intrastat-MeIdung, Elster und XBRL-SchnittstelleDas Finanzmanagement beinhaltet nicht nur die reineFinanzbuchhaltung, sondern vereint verschiedene Aspektedes Finanz- und Berichtswesens.So werden die wertmäßigen Bestandteile aller anderen Unternehmensbereiche wie Einkauf, Verkauf, Lager undLohn/Gehalt im Finanzmanagement zusammengefasst. Sie können per Knopfdruck auf die Kerninformationen zugreifenund jederzeit Ursprünge und Zusammenhänge ermitteln und analysieren. Mit effizienten Modulen für unterschiedlicheZwecke werden die täglichen Abläufe in der Finanzbuchhaltung (Haupt-und Nebenbücher) wirkungsvoll unterstützt.Management Information System (MIS)Durch ein individualisiertes und spezialisiertes Berichtswesenerreichen Sie maximale Transparenz: Mit Auswertungenüber sämtliche Unternehmensbereiche können Sie dieVergangenheit beurteilen und Verbesserungen für dieZukunft einplanen. Die Auswertungsdimensionen lassensich dabei frei gestalten und in unbegrenzter Anzahlmitführen.„Wie entwickelt sich das Online-Business? Durch dieintegrierte Finanzbuchhaltung sind unsere operativenProzesse sofort in den Unternehmensauswertungenabgebildet. Und wenn es nötig ist, können wir durchein aktives Debitorenmanagement auch umgehend indie Prozessketten eingreifen.“Monats- und Jahresabschluss (flexible Finanzberichte für GuV, Bilanz, HGB, IFRS, US-GAAP)Weitere Module: Anlagenbuchhaltung, Versicherungen, Wartung, Personalwesen,Lohn- und GehaltsabrechnungIntegrierte Liquiditätsprognose und Anbindungsmöglichkeit von FinanzplanungssoftwareInternationale Ausrichtung möglich durch Mehrwährungsfähigkeit und durchgängigeMehrsprachigkeit sowie Mehrmandantenfähigkeit und Intercompany-Buchungen10

Wir sind für Sie da!prisma informatik besitzt langjährige Marktkenntnis im gesamten Bereich des Versandhandels und e-Commerce.Unsere Erfahrung aus einer großen Anzahl erfolgreich realisierter Projekte sowie unser strategisches Branchenverständnisbringen wir auch gerne für Ihr Unternehmen ein!Wir unterstützen unsere Kunden durch zuverlässige und effiziente Softwarelösungen auf der Basis von Microsoft-Produkten. Individuellen Nutzen erlangen die Anwendungen insbesondere durch unsere umfassenden und spezialisiertenIT-Serviceleistungen.Unsere höchsten Ziele sind Ihre Zufriedenheit sowie eine termingerechte Abwicklung Ihres Projekts. Speziell dieBetreuung der Software nach erfolgreicher Einführung ist bei prisma informatik ein sehr wichtiger Aspekt. Nachunserer Überzeugung stellt sich der Nutzen eines ERP-Systems erst im laufenden Betrieb ein. Deshalb legen wir großenWert auf einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Dieser Anspruch ist in unserer Firmenphilosophie fest verankertund wird von zahlreichen Referenzen bestätigt.Unsere Leistungen für SieTiefgreifende Analyse des konkreten BedarfsErstellung ausgewogener und zukunftssicherer Konzepte für Ihre IT-PlattformRealisierung und Inbetriebnahme im Rahmen eines konsequenten ProjektmanagementsNutzung bewährter Datenübernahmeprozeduren und EinrichtungsparametervorlagenEtablierung eines kontinuierlichen VerbesserungsprozessesUmfangreicher Wartungs- und BereitstellungsserviceSchneller und qualifizierter Support in einer langfristigen Betreuung11

„Der Ausgangspunkt für die großartigsten Unternehmungenliegt oft in kaum wahrnehmbaren Gelegenheiten.“(Demosthenes von Athen, 384-322 v.Chr.)Mail-Order-IT auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV ist eine moderneUnternehmenssoftware für alle Anwendungsgebiete speziell im Versandhandelund e-Commerce. Als zertifizierter Microsoft Gold Partner bietet Ihnen prismainformatik GmbH langjährige Erfahrung, um die Unternehmensprozessedurchgängig und effizient zu gestalten.Kleine und mittelständische Unternehmen sehen sich in ihren dynamischenMärkten steigenden Anforderungen gegenüber. UnternehmensübergreifendeProzessintegration, effektive Datenkonsolidierung, Ad-hoc-Auswertungen undautomatisierte Geschäftstransaktionen über Internetportale bringen bestehendeSysteme schnell an ihre Grenzen.Werden kontinuierliche Verbesserungsprozesse mit Mail-Order-IT konsequentgesteuert, steigt die Produktivität des gesamten Unternehmens und jedeseinzelnen Mitarbeiters.Unter Verwendung der Produkte Microsoft Dynamics NAV, der MicrosoftSharePoint- und SQL Server-Technologien entwickeln wir zukunftsweisendePlattformen. Abgestimmt auf die gegenwärtigen Anforderungen unserer Kundenbilden diese eine flexible und dabei stabile Brücke in die IT-Welt von morgen.effizienzdurchdynamikprisma informatik GmbHMerianstraße 26 | 90409 NürnbergFon +49 911 239 80 5 50Fax +49 911 239 80 5 55info@prisma-informatik.dewww.prisma-informatik.de