Artikel im PDF Format - TOP Training für Office Management und ...

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OFFICEKompaktwissenMODERATION.Besprechungen mit sehenswertem Ergebnis sind leider nicht dieRegel. Oftmals ist mangelhafte Vorbereitung der Grund; meistfehlt aber auch einfach jemand, der die Gesprächsrunde effizientmanagt. Diese Aufgabe ist eine Herausforderung, macht aber vielSpaß und bringt Anerkennung. Wäre das nicht etwas für Sie ...?Außer Redennichtsgewesen?!Rund 60 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringenManagerinnen und Managerin Besprechungen, Konferenzen undMeetings. Fehlt es dabei an professionellerOrganisation – von der Vorbereitung bis zurNachbereitung –, dann ist ein Großteil dieserwertvollen Zeit verschwendet.Die Unterstützung des Office-Managementshat deshalb entscheidende Bedeutungfür das Ergebnis von Besprechungen. Wieeine sinnvolle Vorbereitung aussehen kann,haben wir Ihnen anhand von Checklisten inder Januar-Ausgabe erläutert. Ebenso obligatorischfür die Sekretärin ist in aller Regeldas Protokollschreiben. Doch damit endetihr Aufgabenbereich in Sachen Besprechungsorganisationzumeist. Dabei könntesie mit etwas Schulung und Training durchauseine weitere wichtige Aufgabe übernehmen:die Moderation der Runde und dieKontrolle oder Nachverfolgung der Ergebnisseaus der Besprechung. Wie die Aufgabeeiner „Meeting-Managerin“ aussehen kann,das ist Thema dieses Beitrags.Sie lenken, die Runde entscheidetEine Sitzung zu moderieren verlangt vorallem kommunikatives Know-how undnicht in erster Linie detaillierte Kenntnisder Sache oder gar eine konkrete Mitarbeitdaran. Im Gegenteil: Wer nicht allzu tief imThema steckt, erliegt nicht so leicht derVerlockung, sich in die inhaltliche Diskussioneinzumischen. Denn das sollte eineModeratorin, ein Moderator genau nichttun. Wer moderiert, nimmt eine fachlichneutrale Position ein und dirigiert den Ge-16 working@office 4/2005


KompaktwissenOFFICEsprächsverlauf. Natürlich ist es dennochvon Vorteil, wenn ein Moderator, eine ModeratorinAhnung vom Thema hat und beispielsweisemit dem Fachvokabular vertrautist – was im Office-Management jaohnehin meist der Fall ist.Sie steuern die Entscheidungsfindung, dieeigentlichen Entscheidungen überlassen Sieder Gruppe. Dabei übernehmen Sie auchdie Rolle einer Konfliktmanagerin: In kritischenSituationen müssen Sie Ruhe bewahrenund die Diskussionsteilnehmer zumeigentlichen Thema zurückführen.Als Moderatorin prägen Sie die Atmosphäreim Meeting also entscheidend mit.Ihr Ziel soll es sein, ein partnerschaftlichesMiteinander zu schaffen und alle Teilnehmerzu Wort kommen zu lassen. Wersich in Entscheidungsprozesse einbezogenfühlt, wird anschließend auch eher die Ergebnissemittragen und umsetzen.Im vertrauten KreisErfahrung sammelnWer schon einmal eine Gesprächsrundemoderiert hat, weiß, dass das gar nicht soeinfach ist. Es gibt die unterschiedlichstenKommunikationstypen – die einen redenzu viel, die anderen zu wenig, einigeschweifen gern ab, andere provozieren gern– und die Moderatorin muss versuchen,dass alle zu ihrem (Rede-)Recht kommenund zugleich die Besprechung ergebnisori-entiert vorankommt. Deshalb ist es sinnvoll,vor dem ersten „offiziellen“ Auftrittin einer kleinen, eher vertrauten Runde zuüben – beispielsweise im Sekretariats-Qualitätszirkeloder in ähnlichen Runden. DasFeedback der Kolleginnen liefert sicherlichso manchen wertvollen Tipp. Für größereKonferenzen ist es wichtig, dass Ihr Chef,Ihre Chefin Sie entsprechend Ihrer neuenAufgabe präsentiert und den TeilnehmernIhre Rolle deutlich macht. Ohne eine klareDefinition der Aufgabenverteilung in einerBesprechungsrunde kann es ansonsten anAkzeptanz mangeln.Ergebnisse auf dem Papier –und in der PraxisEin Meeting, und sei es noch so professionellorganisiert, bringt wenig, wenn danachkeiner der Beschlüsse in die Tat umgesetztwird. Schade ist es um die Zeit, aber auchum die Motivation der Mitarbeiter, diewomöglich voller Tatendrang und Optimismusaus dem Meeting herausgehen,dann aber enttäuscht feststellen müssen,dass die besprochenen Veränderungen,Maßnahmen etc. ausbleiben. Die Nachbereitungeiner Konferenz ist deshalb genausowichtig wie die Vorbereitung.Die erste und wichtigste Regel für dieNachbereitung muss deshalb lauten: KeineBesprechung ohne Protokoll. Eine fehlendeoder schlecht angefertigte Dokumenta-Checkliste für eineprofessionelle Moderation:Beginnen Sie die Sitzung immerpünktlich. Wenn Sie mit dem Beginnwarten, bis auch die letzten Bummelanteneingetroffen sind, bestrafenSie damit lediglich die pünktlichenTeilnehmer.Sorgen Sie dafür, dass alle stets dieTagesordnung einsehen können, beispielsweiseindem sie jeder auf seinemPlatz liegen hat oder sie für allesichtbar an die Wand projeziertwird. Das gibt Orientierung undhilft, den Zeitplan besser einzuhalten.Begrüßen Sie die Teilnehmerrundemit einigen motivierenden Wortenund formulieren Sie gleich zu Beginnklar das Ziel der Besprechung.Ernennen Sie einen Zeitmanageroder übernehmen Sie diese Aufgabeselbst.Fragen Sie ab, ob es zur Tagesordnungnoch Zusatzthemen gibt undnehmen Sie sie ggfs. mit auf.Halten Sie Vielredner im Zaum undmotivieren Sie Zurückhaltende, beispielsweiseso: „Herr Schneider, Siehaben doch bei der letzten Messe eineganz andere Erfahrung gemacht.Wie sah die aus ...?“Sie sind verantwortlich für die Gesprächsdisziplin.Sorgen Sie dafür,dass die Kommunikationsregeln eingehaltenwerden, die Teilnehmer einanderbeispielsweise ausreden lassenund einzelne Wortbeiträge nicht einfachunsachlich abgetan werden.Achten Sie auf die Reihenfolge derWortmeldungen.Schließen Sie mit einer kurzen Zusammenfassungund fixieren Sie dieVerantwortlichkeiten für die Maßnahmenliste.Fragen Sie ein Feedback ab: Warendie Teilnehmer mit dem Ablauf zufrieden;welche Verbesserungsvorschlägegibt es?4/2005 working@office 17


OFFICEKompaktwissention ist meist der Hauptgrund, warum diegewünschten Ergebnisse einer Besprechungnicht erreicht werden.Protokolle sind die Grundlage für weitereArbeitsschritte, und sie dienen als Nachschlagewerkund Orientierung für alle Projektbeteiligten.Sie sind ein ideales Instrumentzur Arbeitskontrolle und Terminüberwachung.Sorgen Sie dafür, dass dasProtokoll zeitnah erstellt und verteilt wirdund definieren Sie klare Verantwortlichkeitenfür die einzelnen Aufgaben.Sie als Meeting-Managerin müssen dafürsorgen, dass die Verantwortlichen, die imMaßnahmenprotokoll eingetragen sind, ihreAufgaben termingerecht erledigen. TretenVerzögerungen auf, sollten Sie umgehenddarüber informiert werden. Legen Siedas Maßnahmenprotokoll so im Intranetab, dass alle Besprechungsteilnehmer jederzeitdarauf zugreifen können, um sich überden aktuellen Status zu informieren.Prüfen Sie außerdem, ob es notwendig ist,Nachfolgebesprechungen und Sitzungenfür bestimmte Themenaspekte in kleineremKreis einzuberufen.Und noch ein Tipp zum Schluss: Bitten Siealle Teilnehmer schon in der Einladungoder Ankündigung einer Besprechung, ihreTerminkalender während der Konferenzdabei zu haben. Denn die effizienteste Art,ein erneutes Treffen mit vielen Teilnehmernauszumachen, ist, den Termin sofort zumSchluss des Meetings gemeinsam festzulegen.Und wer führt Protokoll?Wenn Sie die Moderation übernehmen,werden Sie kaum in der Lage sein,gleichzeitig das Protokoll zu führen.Dafür muss also jemand aus der Rundegefunden werden. Klären Sie diesenPunkt gleich zu Beginn der Besprechung.Besonders effektiv ist ein Simultanprotokoll:Die Ergebnisse oder Beschlüsseder Besprechung werden nochwährend der Sitzung auf dem Notebookmitgeschrieben. Über einen Beamer werdendie Besprechungspunkte an derWand für alle Teilnehmer visualisiert.Das hat den großen Vorteil, dass sofortsichtbar wird, wenn sich die Teilnehmerzu lange an einem Punkt aufhalten, ohnezu einem Ergebnis zu kommen. DerSimultanprotokollFirmenlogoTeilnehmer:Verteiler:Protokollführer kann die Moderatoringut unterstützen, indem er auf die Ergebnissicherungpocht: „Meine Damenund Herren, was soll ich nun zu Punkt 3als Ergebnis festhalten?“ Ein weitererVorteil ist, dass die Zuständigkeiten undTermine gemeinsam vereinbart und füralle visualisiert werden.Die folgende Tabelle können Sie ganznach Ihrem persönlichen Bedarf modifizieren.Sie dient als ideale DokumentationIhrer Besprechung und als Maßnahmenprotokoll.Sie können weiterePunkte ergänzen, wie „Bemerkung/Status“ oder „Termin verschoben auf ...“Bei der nächsten Besprechung lassen sichdie Punkte, die erledigt sind, ganz einfachabhaken.Datum:Seiten:Zeit:Thema M/B/Z/I Maßnahme/Beschluss Verantwortlich erledigt amZusammenfassung/Info TerminAufgaben einer Meeting-Managerin:Inhaltliche VorbereitungOrganisatorische VorbereitungModerationErgebnisdokumentationNachverfolgung der beschlossenenAktivitätenIrmtraud Schmitt,Fachautorin und Trainerin,www.top-office-training.de18 working@office 4/2005

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