Artikel im PDF Format - TOP Training für Office Management und ...

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OFFICEKompaktwissenWissen,was läuftINTERNE PRESSEARBEIT.Bislang ging es in unserer PR-Themenreihe darum, wie maneine Pressemitteilung schreibt und eine Pressemappe erstellt,um die Zusammenarbeit mit der Fachpresse und um dieOrganisation einer Pressekonferenz. In diesem Beitrag greifenwir die Möglichkeiten für die Assistentin auf, die innerbetrieblichePublic Relation aktiv mitzugestalten.Die nach innen gerichtete Pressearbeitdient in erster Linie der Kommunikationzwischen den Mitarbeitern.Dazu gehören Informationen überneueste Unternehmensentwicklungen, Geschäftsverläufeund Zukunftspläne. Sowächst das Vertrauen in die Geschäftspolitik,das „Wir-Gefühl“ wird gestärkt. Einguter Informationsfluss ist auch deshalbwichtig, weil jeder Mitarbeiter als Multiplikatorseine Einstellung und Meinung zumUnternehmen im Bekannten- und Freundeskreisweitergibt. Das trägt zur Image-Bildung der Firma in der Öffentlichkeitbei. Sind die Mitarbeiter schlecht oder garnicht informiert, dann mindert das in allerRegel die Motivation, vor allem aber dieIntegrität.Firmengeschichten schreibenDie Mitarbeiterzeitung ist ein bewährtesInstrument der innerbetrieblichen PR. Siewird immer häufiger von einer elektronischenVariante, dem Newsletter, abgelöst.Doch die Mitarbeiterzeitung in gedruckterForm, zum Anfassen und Durchblättern,hat einige entscheidende Vorteile: Sie kann,wenn sie aus firmenpolitischen Gründennicht nur für den internen Umlauf bestimmtist, als Werbemittel oder einfach alsInformationsquelle weitergegeben werden,zum Beispiel an Studenten, die als potenzielleMitarbeiter für das Unternehmen interessantsind. Im Foyer informiert sie wartendeKunden und Geschäftspartner überaktuelle Ereignisse in der Firma. Die Kollegenund Kolleginnen können gemeinsamdarin blättern und Bilder, Nachrichten, Firmenentwicklungenkommentieren – dasverbindet.In den wenigsten Firmen gibt es genügend„Freiwillige“, die sich um die Entstehungder Mitarbeiterzeitung kümmern. Aus gutemGrund: Die Arbeit an einem regelmäßigerscheinenden Medium bindet Zeitund Energie. Deshalb wird ein Angebotüber Mitarbeit zumeist gern angenommen.Wenn Sie Freude haben am Texten, meldenSie sich für das Redaktionsteam; Ihre Themenvorschlägeund Ihre Bereitschaft, einigeArtikel zu recherchieren und zu schreiben,werden sicherlich gern angenommen.Das ist zugleich Marketing in eigener Sache:Man liest Ihren Namen (unter den Artikelnund im Impressum), Sie werden inanderen Abteilungen bekannt, wenn Siedort recherchieren, man bemerkt Ihr Engagement– bis in die obersten Management-Etagen.News an der WandDas gute alte schwarze Brett ist ebenfallsein geeignetes Medium, um über Aktuelles,über Veranstaltungen oder über neue Mitarbeiterzu informieren. Auch hier könnenSie mitgestalten und mit Aushängen Wissenweitergeben, zum Beispiel über einneues Projekt Ihres Qualitätszirkels. Hiergehören aber auch aktuelle Artikel aus derPresseberichterstattung hin, oder Ankündigungen,welche Geschäftspartner demnächstim Haus erwartet werden – beispielsweisewenn eine Gruppe aus demAusland erwartet wird, die sich einige Tageim Unternehmen aufhält. Wichtig ist beidiesem Medium allerdings, es tatsächlichaktuell zu gestalten. Zeitungsausschnitteaus dem letzten Jahr (oder noch älter) sorgeneher dafür, dass die Kollegen irgendwannachtlos an dem Aushang vorbei gehen,weil sie meinen „ist ja doch nur allesSchnee von gestern“. Es könnte Ihre Aufgabesein, die Nachrichten an dieser Pinwandauf dem Laufenden zu halten.Assistenz beim InterviewWenn Ihr Chef, Ihre Chefin oder leitendeMitarbeiter Ihres Unternehmens einenPressetermin im Haus haben, fällt meist imVorwege eine Menge Arbeit an. Hier könnenSie gut zuarbeiten, indem Sie zum Beispieleinen Raum auswählen, in dem man inRuhe ein Interview führen kann. Beispielsweisekommt es hier auf eine gute Akustikan, wenn der Journalist, die Journalistin dasGespräch mit Mikro aufnehmen möchte;oder aber auf gute Lichtverhältnisse, wennauch ein Foto gemacht werden soll.14 working@office 04/2006


KompaktwissenOFFICEFür die Medienvertreter ist es überaus hilfreich,schon vor dem eigentlichen Terminetwas über ihre Gesprächspartner zu erfahren.Stimmen Sie mit den Beteiligten inIhrem Haus ab, welche beruflichen Stationenund wichtigen Daten Sie zu einemDossier zusammenstellen können. Dazuwichtige Unternehmensdaten und ein digitalesFoto der beteiligten Gesprächspartner,das Ganze auf CD gebrannt, das istprofessionelle Pressearbeit. Aktuelle (Image-)Broschüren,Produkt-News etc. solltenebenfalls als Info-Paket zusammengestelltwerden.Zur besseren inhaltlichen Vorbereitung aufden Pressetermin können Sie die Journalistinoder den Journalisten bitten, die wichtigstenFragen oder Punkte des geplantenInterviews vorab zu mailen. Bereiten Siediesen „Spickzettel“ übersichtlich auf undhändigen Sie ihn rechtzeitig an die Interview-Partneraus. In einigen Stichwortenlassen sich die Antworten dazu schon einmalgrob skizzieren, so dass im laufendenInterview nichts vergessen wird. Bitten Siedie Medienvertreter, Ihnen vor der Veröffentlichungdes Artikels die Zitate zur Freigabevorzulegen. So kann man dafür sorgen,dass mögliche Missverständnisse vielleichtnoch rechtzeitig ausgeräumt werden.Interviews mit der Geschäftsleitung sindimageträchtig und sollten den Mitarbeiternder Firma nicht vorenthalten werden. Esmotiviert, wenn die Unternehmensleitungin der Presse erscheint, denn das zeigt, dassdas Unternehmen für die Öffentlichkeit interessantist. Sie können so ein Interviewbeispielsweise über das Intranet zugänglichmachen.Das Intranet ist ohnehin ein wesentlichesInstrument der innerbetrieblichen PR-Arbeit.In dieses interne Netzwerk lassen sichregelmäßig News einpflegen, man kann einenwöchentlichen Newsletter versendenoder sogar ein regelrechtes Intranet-Magazingestalten. Stellen Sie hier aktuelles Office-Wissenoder News aus diesem Bereichbereit, die alle Mitarbeiter für die täglicheArbeit brauchen können. Wie in einer gedrucktenMitarbeiterzeitung können Siehier die unterschiedlichsten Rubriken undThemen aufgreifen und selbstverständlichauch Bilder, Grafiken etc. integrieren.Event-Managerinfür FirmenfeiernInformationsveranstaltungen außerhalbder Betriebsversammlung sind manchmalsinnvoll, wenn über weit reichende Ereignisseoder Entscheidungen informiert werdensoll. Diese Veranstaltungen haben denVorteil, dass sie neben der Übermittlungder Information auch die Chance bieten,Fragen zu stellen. Das Firmenimage wirdauch von Firmenfeiern und Events geprägt.Hier können Sie sich als Event-Managerineinbringen: Veranstalten Sie statt des üblichenSommerfestes doch einmal ein chinesischesBüffet im Freien, vielleicht weil IhrUnternehmen in China eine Niederlassungeröffnet hat. So stellen Sie fantasievoll einenBezug zu den internationalen Aktivitätendes Unternehmens her.PR als Karriere-ChanceAls Assistentin haben Sie beste Möglichkeiten,die innerbetriebliche PR maßgeblichmitzuprägen. Sie sind die Schnittstellevieler Abteilungen und mit Mitarbeitern allerEbenen in Kontakt. Sie lenken den Informationsaustauschzwischen Mitarbeiternund Chef/in. Ihre Aufgabe ist es auch,Anregungen und Verbesserungsvorschlägezur Informationspolitik zu geben, denn Siehaben den direkten Draht zu den Kollegenund fangen immer wieder Stimmen undMeinungen auf. Und vielleicht steht irgendwanneinmal auf Ihrer Visitenkarte derZusatz „Corporate Communication“ – fürUnternehmenskommunikation, die Sie erfolgreichmitgestalten. ■Irmtraud SchmittFachautorin und Trainerin– PR-Anzeige –Ordnung in Hülle und FülleTipp des MonatsDie stetig wachsenden Datenmengen, die tagtäglichim Büro anfallen, werden heute wie selbstverständlichauf CD oder DVD gespeichert. Eigentlichpraktisch, nur wächst damit automatisch auchdie Anzahl der Silberlinge, die sich in Aktenschränkenund auf Schreibtischen stapeln. Wenndann die digitalen Datenträger nicht systematischabgelegt werden, gestaltet sich dieSuche nach dem „Nadel-im-Heuhaufen-Prinzip“.Perfekt orientieren im Dschungelder Silberlinge: Mit den umfangreichenCD- und DVD-Archivierungssystemenvon HERMA beschleunigenSie Ihre Büro-Logistik erheblich.Eine runde Sache sind die transparentenKunststoff-Hüllen für je eineCD oder DVD mit selbstklebenderRückseite zum einfachen Aufklebenauf Ordnern oder Akten.Ebenso für je einen Datenträgergibt es verschiedenfarbigeHüllen aus Papierpassend zur HERMACD-/DVD-Box. Die Box mitpraktischem Tragegriff eignetsich zumschnellen und komfortablen Transportvon bis zu 30 CDs/DVDs und lässtsich bei Bedarf stapeln. Eine besondersPlatz sparende und übersichtlicheArchivierung gewährleisten auchdie Klarsicht-Hüllen im A4-Format fürje sechs CDs/DVDs mit Eurolochungzum Einheften in Aktenordnern. Eswerden auch kleinere Größen fürzwei bzw. vier Datenträger angeboten.Zum sicheren Aufbewahren derHüllen hält HERMA verschiedene Lösungenbereit: Ordner mit denMaßen 180 x 151 mm mit2-Ring-Mechanik und 180 x316 mm mit 4-Ring-Mechanik.Unser Tipp:Damit nicht nur unter, sondernauch auf den CDs und DVDsOrdnung herrscht, bieten sichHERMA-Etiketten zum sauberen Beschriften an.Diese sind mit einer integrierten Positionierhilfeausgestattet, um das Etikett exakt mittig zu platzieren.Damit sehen die Datenträger nicht nur gutaus, sondern laufen auch im Laufwerk rund. Professionellgestalten lassen sich die Etiketten mitdem HERMA Label Designer plus 3.0 Gold Edition.Weitere Informationen undProduktanimationen unterwww.herma.de/office

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