Digitale Archivlösung in einem KIS/KAS - unter Berücksichtigung ...

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Digitale Archivlösung in einem KIS/KAS - unter Berücksichtigung ...

Das TILAK DokumentenundQualitätsmanagement System:Strategie, Anforderungen, LösungenKIS-RIS-PACS Workshop Berlin 2006Dr. Dietmar Reiterdietmar.reiter@tilak.at | www.tilak.atTiroler Landeskrankenanstalten GmbH, InnsbruckKIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinAgenda> Aspekte des DMS-QMS Projektes• Systemlandschaft, Abgrenzung• Projektziele, Kennzahlen• Vorgehen bei der Software-Auswahl• Anforderungen Anwender, IT> Lösungen auf Basis Hyperwave Information Server v6• Systemeigenschaften, Oberfläche• QM-Fehlermanagement• Dokumentenlenkung• EMail Integration6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 2


KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinTILAK Kennzahlen (2005)> Landeskrankenhaus Innsbruck + 4 Aussenhäuser> 2300 Betten> 105.000 stationäre Patienten p.a.> 940.000 ambulante Frequenzen p.a.> 6.200 Mitarbeiter> 4500 Anwender (PC-User)> 5.700 PC-Arbeitsplätze> 100 Anwendungssysteme, 3 strategische, 20 große> > 170 Server- und Storagesysteme• 15 UNIX, 50 Linux, 90 Windows, 5 VMware, 20 Novell, IBM SAN> ASP-Kooperation mit Rechenzentrum (SAP, KIS, TSM-Arch)6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 3KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinSystemlandschaft (Ausschnitt)RISc.a.r.u.s.OpDISGWIClinicWareZMKPACSGECardiosoftEKGDICOMBEFUNDPDFBEFUNDHL7_REFBEFUNDIcoserveAIMHL7PATIENTCernerKISSAP-ISHSAP-HRHyperwaveDMSQMSCSVORGACSVUSEROfficeHW-ExplorerGW-ConnectLDAPUSERNovellNDSIntranet+ MetadirectoryPatiententransportGroupwiseEMail6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 4


KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinAbgrenzung der (DM-)Systeme> KIS (Cerner Millenium) + Multimedia-Archiv (Icoserve AIM)• DMS für klinisch-medizinische Information am ärztlichen Arbeitsplatz• Befund-, Diagnose- und Leistungsdatenflüsse (u.a. DICOM, HL7)> SAP-ISH + SAP-HR• DMS für Patientenverrechnung• Dokumente rund um den strukturierten e-Personalakt> Hyperwave Information Server• DMS im Büro-Umfeld von Verwaltungsabteilungen und QM• QM-Fehlermanagement für ISO-zertifizierte Fachbereiche> Office-Organisation, Intranet• KEINE Ablöse von Groupwise EMail und Zeitplaner !• KEINE Ablöse des bestehenden Intranet-Portals !6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 5KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinHauptziele des DMS-Kernprojekts> Reduktion manueller Archiv-Organisation• Schrittweise Überführung / Ablöse von Papier-Archiven• Beibehaltung der logischen Ablage-Organisation (Mandantenspezifisch)> Optimierung dokumentorientierter Prozesse der Verwaltung• Reduktion von Such-, Zugriffs- und Liegezeiten (Dokumentenlauf)• Verbesserte Datenkonsistenz (Vermeidung verteilter Kopien)> Unterstützung des Qualitätsmanagements• System der ISO 9000 und GMP / GLP• SOP-Dokumentenlenkung, QM-Fehlermanagement System> Ablöse bestehender Software-Einzellösungen• Aktenindex Büro, Anwendung für QM> Zeitplan und Vorgehensmodell Kernprojekt• 2005 Pilotierung (2 Abteilungen), Rollout Verwaltung + QM bis 2007• Teilprojekte je Fachbereich + Erweiterungen (400 + 400 User)6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 6


KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinDokumentvolumen> Papierdokumente im Verwaltungsbereich (20 Abteilungen)• Projektbezogener Akten-Teilbestand, bis max. 1 Jahr zurück• Potentiell bis zu 300 Ordner je Fachbereich ~ 200 GB• Scan-Import + OCR (Scan-OCR oder Abbyy FineReader Professional)• Bei Bedarf: nachträgliche Beschlagwortung (Definierte Attribute)> Elektronische Bestandsdokumente Verwaltung• Einige Tausend je Fachbereich ~ 20 GB• Übernahme aus Indexprogrammen (Filesystem + Metainformation)> Elektronische Bestandsdokumente QM (20 Abteilungen)• Einige Tausend insgesamt• Übernahme aus diversen Ablageorganisationen (Filesystem)6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 7KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinSoftware-Auswahl> Einbindung der Nutzer im gesamten Auswahlverfahren• Vertreter der Fachbereiche Verwaltung + zertifizierte Abteilungen• Gemeinsame Definition funktioneller Anforderungen -> LV> Vergleichende Produktpräsentationen• Genaue Vorgaben für drei unterschiedliche Workflow-Szenarien• 14 Tage Umsetzungszeit für Prototyp> Bewertungskommission• Funktionelle Bewertungsmatrix mit Hauptanforderungen aus dem LV6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 8


KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinAnforderungen der Anwender> Integration• Email, Windows-Explorer, Office-Anwendungen, Scan-Workflow• Effizient bedienbare Web-Oberfläche, Arbeitsplatzunabhängigkeit> Suchfunktionen• Volltext, Dokument-Attribute, dynamische Suchabfragen> Ablaufunterstützung• Dokumentenlenkung, Versionskontrolle, Wiedervorlage, Email-Benachrichtigung, Persönliche Arbeitslisten, „Stempel“ (Akteninfo)> Sonstiges• Mandantenspezifische Zugriffsicherheit• OU-übergreifender Informationsaustausch• Sub-Administration durch Power-User der Fachabteilung6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 9KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinAnforderungen der IT> Konsolidiertes Gesamtsystem• Reduzierter Schulungsaufwand, einheitliche Anwendungsumgebung> Kooperation in der Projektentwicklung• Nutzung von lieferantenspezifischem Umsetzungswissen> Flexibilität• Flexible Administration (Subadministration), ActiveDirectory-frei• Modulare Erweiterungmöglichkeiten (Collaboration, Schnittstellen,Digitale Signatur + SmartCard, eLearning, usw.)> Technologie und Systemmanagement• Skalierbare Architektur (Frontend, Datenbank), Win/Linux Plattformen• Standards (LDAP, SMTP, JavaScript, XML, …)• Eigenentwicklung möglich (WF-System-Tasks, Dokumentklassen)• Datensicherheit, Zugriffssicherheit (SSL, opt. Verschlüss.)6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 10


KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinAgenda> Aspekte des DMS-QMS Projektes• Systemlandschaft, Abgrenzung• Projektziele, Kennzahlen• Vorgehen bei der Software-Auswahl• Anforderungen Anwender, IT> Lösungen auf Basis Hyperwave Information Server v6• Systemeigenschaften, Oberfläche• QM-Fehlermanagement• Dokumentenlenkung• EMail Integration6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 11KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinSystemeigenschaften> Beliebige Dokumentformate möglich> Alle Dokumente in der Datenbank abgelegt („ActiveDirectory-frei“)> Vollständige Link-Konsistenz (Dokumentenzugriff, Suche)> Export/Import von Dokumenten + RCA-Metainformationen (.hmi)> Offline-Bearbeitung + nachfolgende Synchronisierung möglich> Dokumentklassen (RCA, funktionell erweitert als QMS, Forum, ...)> Skalierbarkeit (3-Ebenen Architektur: Frontend, Core, Oracle-DB)> Schnittstellen (zb. SAP, ARIS Workflow, LDAP, XML, ...)> Objektorientiertes Datenmodell, voller Zugriff auf HW_API mittelsCommandline-Interface> Erweiterungen (On-the-fly PDF, GroupWise Connect, ScanSpooler6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 12


KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinDMS-Oberfläche6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 13KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinFehlermanagement - KonzeptAktivität 1: Fehlermelder erstellenMeldungen zu ProzessenAktivität 2: Prozessverantwortlichesetzen Maßnahmen zur BehebungM2Prozess 1P1M5MassnahmeMassnahmeM1M3M4M5 M6Prozess 2Prozess 3P2M4P3M6MassnahmeMassnahmeMassnahmeMelder erhalten Einsichtin gesetzte Maßnahmen6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 14


KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinFehlermanagement - Anforderung> Strukturierte Dokumentation• Meldungen, Massnahmen (die laufend überwacht werden können)> Auswertungen• Graphische Standardauswertungen (und Speicherung) im QMS• Erweiterte Auswertemöglichkeit über CSV Export (Rohdaten)> Flexibilität, Ablaufunterstützung• Beliebige Feldtypen, Muss-Felder (Freitext, Kataloge, Radiobuttons, ..)• Email-Versand an Prozessverantwortliche• Kataloge können durch den QM-Administrator gepflegt werden> Mehrere Anpassungen pro Fachabteilung sind möglich.• zb. für ISO Fehlermanagement• zb. für Reklamationen (intern, extern)• zb. für Verbesserungsvorschläge ...6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 15KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinFehlermanagement - Oberfläche6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 16


KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinDokumentenlenkung - KonzeptWorkflow-SchritteErstellungVersionsvorrückungÜberarbeitungPrüfungOK? JaFreigabeNeinSOP v1.2ArbeitskopieWorkflow - ArbeitspaketSOP v1.3Freigabe6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 17KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinDokumentenlenkung - Oberfläche6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 18


KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinGroupwise Email-Integration> Verschieben, Kopieren ins DMS-Dateisystem> Attachments aus DMS versenden (als MAPI-Attachment)> EMail-Versand an DMS (POP3-Account -> DMS User)> Dokument-Zugriffsfunktionen direkt aus Groupwise ClientGW_ConnectGW_APIMailserverPOP3GroupwiseServer6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 19KIS-RIS-PACS Workshop 2006 BerlinVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !Sind Fragen offen ?dietmar.reiter@tilak.at6.4.2006TILAK Dokumenten- und Qualitätsmanagement System | dietmar.reiter@tilak.at Seite 20

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