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18 SCHWERPUnKT MODERNES OuTPuT-MANAgEMENT SUMMARY Früher ging es um formvollendetes und ressourcensparendes Drucken. Heute spielen zusätzlich die revisionssicheren elektronischen Übertragungswege eine wichtige Rolle. Datenformate im Output-Management Das Beste aus zwei Welten AFP oder PDF? An der Frage, welches Datenformat das bessere im Output-Management ist, scheiden sich die Geister. Angesichts seines „Siegeszuges“ im elektronischen Dokumentenaustausch wird das Portable Document Format (PDF) oft als alternativlos betrachtet. Sicher: das PDF, von Adobe einst für die Bürokommunikation konzipiert, setzt sich in immer mehr Branchen durch. Zahlreiche Spezialversionen existieren, die inzwischen ISO- Standard sind – so in der Archivierung (PDF/A), der digitalen Druckvorstufe (PDF/X) und der Konstruktion (PDF/E). Andere stehen kurz davor. Das PDF besitzt etliche Vorteile. Hervorgegangen aus der weit verbreiteten Seitenbeschreibungssprache PostScript bietet es die günstigen Eigenschaften von MIDRANGE MAgAZIN · 11/2011 Vektorgrafiken, die besser als bei AFP sind. Außerdem bietet das PDF viele Extrafunktionen, etwa direkten Zugriff auf Seiten, Komprimierung oder interaktive Navigation. Einer der größten Vorzüge ist zweifelsohne die integrierte Verwaltung der Schriftarten. Alle verwendeten Fonts lassen sich direkt in das Dokument einbetten, so dass der Text bei der Darstellung immer exakt gleich aussieht. Um Platz zu sparen, lassen sich die Schriften einschränken, so dass sie nur noch über diejenigen Zeichen verfügen, die auch wirklich verwendet werden. Weitere Besonderheiten sprechen für das PDF. Muss ein Dokument aktualisiert werden, fügt man die veränderten Objekte einfach am Schluss hinzu. Auf diese Weise lassen sich kleinere Ergänzungen wie z. B. Wasserzeichen oder Textkorrekturen einfach anbringen. Auch die Erstellung ist unkompliziert. Wird ein PDF erzeugt, ist die Anordnung der Objekte im Dokument irrelevant. Sie müssen nicht zuerst in Dny59, iStockphoto.com
einem Vorbereitungsschritt geordnet werden. Das PDF lässt sich in einem einzigen Arbeitsschritt erstellen. Hinzu kommt die Möglichkeit, Metadaten (Titel, Autor, Datum der Erstellung etc.) einzubetten. Dies ist wichtig für die eventuelle Weiterverarbeitung des Dokuments, wie beispielsweise dessen Archivierung, beeinflusst aber nicht das endgültige Aussehen. Zudem unterstützt das PDF-Format verschiedene Arten der Verschlüsselung, der Zugangskontrollen und digitalen Signaturen und ist gerade deshalb für die Bearbeitung von vertraulichen Informationen geeignet, die übers Internet verschickt oder in einer Webbrowser-Applikation verwendet werden sollen. Längst ist das PDF kein reines Dokumentenformat mehr. Gängige Technologien – wie Multimedia, XML, Java, Formularverarbeitung usw. – sind Teil dieses Formats geworden. Seit es möglich ist, auch ergänzende Attribute wie die Dokumentenstruktur, die Leserichtung oder das Erläutern von Bildern durch alternative Texte zu hinterlegen, gewinnt das PDF weiter an Attraktivität. Es ist ein hochwertiges und leistungsstarkes Format und dem AFP hinsichtlich der Darstellung von Dokumenten überlegen. AFP bleibt Nichtsdestotrotz: Im Massendruck ist AFP immer noch das am meisten verwendete Format. Die Gründe dafür liegen in der Kompaktheit dieses Datenstroms, der Druckgeschwindigkeiten von bis zu 3.000 Seiten pro Minute erlaubt. Außerdem ist hier die Ressourcenverwaltung flexibler und umfassender als beim PDF. So ist beispielsweise die Schachtsteuerung bei AFP intelligenter gelöst: Mittels einer Steuerungsdatei kann festgelegt werden, welche Seiten auf welchen Druckern wie ausgegeben werden sollen. Zudem ist es möglich, den AFP-Datenstrom gleichzeitig für Rollen- und Einzelblattdruck einzustellen; eine Fähigkeit, über die das PDF (noch) nicht verfügt. Ein weiterer Vorteil: AFP ist nach wie vor der einzige Datenstrom mit einem integrierten Fehler-Handling. AFP-Drucker kontrollieren automatisch, ob alle Zeichen und Ziffern aus dem Datenstrom tatsächlich gedruckt wurden. Diese Kontrollfunktion ist v. a. bei der Generierung von Kontoauszü- geeignet für Massendruck: AFP Quelle: Hunkeler Ag gen und Schecks wichtig. Nicht ohne Grund gibt AFP beim Massendruck von Rechnungen und Kontoauszügen den Ton an. Anders ist die Situation in der Druckvorstufe: Hier hat sich das PDF wohl endgültig durchgesetzt. Trotzdem wird das PDF auf absehbare Zeit AFP nicht ersetzen – und muss es auch nicht. Warum nicht die Vorzüge beider Datenströme bündeln, um das Output-Management eines Unternehmens insgesamt effizienter zu machen? Während die „Datenanlieferung“ zunehmend über PDF erfolgt, spielt AFP seine Stärken auf der „letzen Meile“ zum Drucker aus. Der Trend geht in Richtung intelligenter Dokumente, die inhaltlich erschließbar und allgemein zugänglich sind. Die Barrierefreiheit spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle, und die politische Korrektheit wird auch sachlich immer wichtiger. Ein Mensch mit Sehbehinderung hat genauso das Recht, den Inhalt eines Dokuments zu erfahren wie ein Sehender. Das Format PDF/UA trägt diesem Anspruch Rechnung. Es ermöglicht das semantisch und stilistisch richtige Vorlesen eines Dokuments mittels eines sogenannten Screen-Readers. Auch wenn PDF/UA sicher noch nicht das Endziel auf dem Weg zu vollständig barrierefreien Dokumenten ist, es berücksichtigt bereits wichtige Anforderungen, die dafür unerlässlich sind – etwa die Definition von Leserichtung, Sprache und Dokumentstruktur sowie die Kennzeichnung von Artefakten. Compart Ag Metadaten sind das A und O Intelligentes Output-Management benötigt vor allem eines: Metadaten, die sich auslesen, speichern und über den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung mitführen lassen. Sie bilden die Grundlage für die nachgelagerte oder parallele Verarbeitung; beispielsweise, wenn ein Dokument nicht nur gedruckt, sondern zusätzlich als E-Postbrief ausgegeben werden soll. Für die Archivierung sind sie ohnehin unerlässlich. Was logisch klingt, ist in der Praxis immer noch ein Problem. In vielen Unternehmen liegen die Daten unvollständig vor. Das PDF schafft hier Abhilfe, denn bei diesem Format können die Metadaten problemlos integriert, angezeigt und ausgelesen werden. Die PDF-Potenziale sind diesbezüglich noch lange nicht ausgeschöpft. Das Engagement vieler Anbieter von Output-Management-Systemen (OMS) bei der Entwicklung neuer PDF-Standards zeigt deutlich, dass mit weiteren Innovationen zu rechnen ist. Harald Grumser ó www.compart.com 11/2011 · MIDRANGE MAgAZIN 19
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