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OFFICEKompaktwissenPRESSEARBEIT.Je nach Mediengattung sollte die Pressearbeit gestaltet werden,denn jede Gattung hat ihre eigenen Bedürfnisse. Was die Fachpressekennzeichnet und wie man am besten auf ihre Seiten gelangt.Rein in dieFachpressePressemeldungen sind das wichtigsteund häufigste Werkzeug der Pressearbeit.Oft wird die Schwierigkeitunterschätzt, gute und erfolgreiche Meldungenzu schreiben. Sorgfältige Überlegungenim Vorfeld kosten zwar Zeit,lohnen sich aber, denn Redaktionen verwendenoft nur fünf bis 10 Prozent deseingehenden Materials.14 working@office 02/2006


KompaktwissenOFFICEWichtige Ereignisse oder Innovationen IhresUnternehmens können Sie zum Anlassnehmen, eine Pressemitteilung für die lokalePresse oder aber für ein Fachmagazin zuverfassen. Dafür eignen sich beispielsweiseein Tag der offenen Tür, ein bedeutsamerPersonalwechsel, erfolgreiche Akquisitionen,gute Umsatzzahlen, Auszeichnungenund herausragende Prüfungsergebnisse, dieEinweihung eines Neubaus, Jubiläen odertechnische Neuheiten.Es gibt generell zwei Fachzeitschriftentypen:Fachmagazine mit kurzen Texten,großem Bildanteil und breiter Leserschaft,und wissenschaftliche Fachzeitschriften,die vorwiegend Fachaufsätze mit tiefergehenden Informationen enthalten unddeshalb in der Regel nur eine kleine Leserzielgruppeerreichen. Die Auflagenhöhebeträgt etwa 3.000 bis 60.000 Exemplare.Sie werden oftmals direkt vom Verlag andie Leserzielgruppe verkauft oder geschickt,man kann die Zeitschrift also nichtam Kiosk kaufen. Meist handelt es sich umsehr kleine Redaktionen. Die Redakteuresind vor allem „Informationsmanager“, sieschreiben wegen Zeitmangel kaum selbstund suchen zunehmend Anzeigenkunden.Verschiedene Arten der Fachpresse sindbeispielsweise ...... wöchentlich erscheinende Printmedien.Dabei handelt es sich meist um Zeitungen,oft mit größerer Themenbreite, zum Beispielmit Rubriken wie Technik, Wirtschaft,Gesellschaftliches.... monatlich (oder seltener) erscheinendePrintmedien. Dies sind meist Zeitschriften,die zumeist, je spezifischer sie sind, destoseltener erscheinen.Online-Magazine leben von der minütlichenAktualität und den medialen Möglichkeiten,die Printobjekte nicht bietenkönnen (Links, Suchmaschinen, Videos,Geräusche, Simulation etc.).Für die spezialisierte Form der Berichterstattungin der Fachpresse eignen sich bestimmteBeitragsgattungen besser als andere.Produktberichte, Fachaufsätze oder Reportagenpassen hier in der Regel gut in dasRedaktionskonzept. Typisch für Fachzeitschriftensind die folgenden Gattungen:Exklusivaufsätze werden in Absprachemit der Redaktion geschrieben. DieseTexte werden nur einmal veröffentlichtund haben eine gewisse Sperrfrist, bis sievon anderen Redaktionen veröffentlichtwerden können.Kombi-Aufsätze: Sie können der Redaktioneine Kurzfassung anbieten und nachAnfrage die Langversion liefern oderaber direkt Kurz- und Langversion anbieten.Streumeldungen sind kurze Artikel, diemit der Absicht versendet werden, siemehrfach in der Fachpresse unterzubringen.Sie werden an möglichst viele Redaktionender Fachpresse verteilt.Streuaufsätze sind länger als Streumeldungen.Sie bieten die Möglichkeit, Produkteund Anwendungen ausführlicherzu beschreiben. Das Thema muss allerdingswirklich interessant sein, damitRedakteure ein bis zwei Druckseitendafür investieren.Die Fachpresse betreuenWelche Aufgaben können zum Verantwortungsbereicheiner Pressereferentin für dieFachpresse gehören? Einige Beispiele:Erstellung des Mediaplans, das heißt Planungund Koordination der redaktionellenBeiträge und der Anzeigenschaltungen;Verantwortung für das jährliche Pressebudget;Verhandlungen mit den Redakteurenund Anzeigenleitern über Pressepräsenzund Preise;Bewertung und Auswahl der entsprechendenFachzeitschriften;Kontaktpflege mit den Journalisten aufMessen und Veranstaltungen;Beobachtung der Pressepräsenz und derMarketingstrategie von Wettbewerbern;Organisation von Pressekonferenzen;Unterstützung bei der grafischen Gestaltungvon Anzeigen;– PR-Anzeige –Ordentliche RückenMan fühlt sich einfach wohler in seinem Büromit ordentlich und einheitlich beschriftetenOrdnern: Da ist alles gleich zu finden, und essieht auch noch gut aus. Sie meinen, das ist zuaufwendig? Ganz im Gegenteil: Mitden selbstklebenden Ordneretikettenvon HERMA geht das ganzschnell von der Hand, denn sie lassensich perfekt bedrucken.Die Etiketten sind praktischerweiseauf A4- oder A5-Blätternangeordnet. Die Ergebnisseund die Handhabungüberzeugen in jedem Fall –auf Tintenstrahl- oder Laserdruckern,auf Kopierern oderMultifunktionsgeräten. Der sichereDurchlauf wird durchdie optimale Planlage undRundum-Sicherheitskante gewährleistet.HERMA hat die passenden Etiketten füralle gängigen A4- und A5-Ordnertypennamhafter Hersteller und Marken. ZusätzlicheVorteile: Die HERMA-Ordneretikettengibt es nicht nur in Weiß, sondern auch inTipp des Monatsvier verschiedenen ganzflächigenFarben (Gelb, Rot,Blau und Grün) – so istschnell für Übersicht undOrdnung gesorgt.Unser Tipp: Sie wollen alteRückenetiketten überkleben?Kein Problem. Auchdafür sind die HERMA-Ordneretikettenperfekt, dennsie sind absolut blickdichtund alte Beschriftungenscheinen nicht durch. Gestaltetwerden die Etiketteneinfach z. B. unter MicrosoftWord mit dem HERMA-Etiketten-Assistenten.Ihn erhalten Sie kostenlos unterwww.herma.com/software.Weitere Infos unterwww.herma.de


OFFICEKompaktwissenErstellung und Verteilung der Pressemappenfür die verschiedenen Messeauftritte;Erstellung der redaktionellen Beiträgefür die Internet-Pressefächer der Messegesellschaften;Organisation von Interviews von MitarbeiternIhres Unternehmens;Verantwortung für die Aktualität derPresseberichte auf der Firmenhomepage;Selbstständiges Erstellen von ansprechendenPressemitteilungen.Elementar: der PresseverteilerEffektive Pressearbeit besteht im Wesentlichenaus zwei Komponenten, dem eigentlichenVerfassen des Textes und der zielgerichtetenVerteilung des Textes.Der Verteilerumfang ist abhängig vomThema und sollte in puncto Adressen undAnsprechpartner bei den jeweiligen Medienimmer aktuell sein. Ein guter Presseverteilererreicht alle relevanten Medien undhat einen möglichst geringen Streuverlust,und er enthält neben der reinen Datenbankmit Adressen und Ansprechpartnern zusätzlicheHintergrundinformationen zuden jeweiligen Medien. SelbstverständlichPR: Das Unternehmen von seinerbesten Seite zeigenPressearbeit ist Public Relation, kurz PR. DieseForm der Öffentlichkeitsarbeit dient nichtdem direkten Verkauf von Produkten oderDienstleistungen oder dem Anwerben vonNeukunden (das ist Marketing), sondernsoll das Unternehmen bekannt machen,ihm ein bestimmtes Profil geben und eingutes, unverwechselbares Image verschaffen.Werte wie Glaubwürdigkeit, Zuverlässigkeitund Vertrauen spielen dabei eineimmer größere Rolle. Wer mit Public Relationzu tun hat, sollte entsprechendeSchwerpunkte in seiner PR-Arbeit setzen.sollte er nicht nur die großen, bekanntenMedien enthalten, sondern auch Vertreterder Fachpresse sowie freie Journalisten,und er sollte nach Möglichkeit alle Mediengattungenenthalten, also neben Print(Zeitungen, Zeitschriften) auch Radio, TV,Online etc. Je nach Art der Meldung kannman dann entscheiden, für welche Mediensie interessant sein könnte. Ein professionellesPresseverteilersystem sollte Aussendungensinnvoll verwalten (wer hat wannwas bekommen, Veröffentlichungen, Follow-upetc.).Per Post oder digital?Viele Redaktionen bevorzugen noch immerdie klassische Form der Pressemitteilung,also per Post und ausgedruckt auf Papier.Zusätzlich sollten Sie jedoch stets eine digitaleForm anbieten (CD-ROM, Bereitstellungim Internet, E-Mail). Das Präsentierender Meldungen im Internet ist zeitgemäß,reicht aber alleine nicht aus.Eine Mail bietet die schnellste Möglichkeit,Meldungen zu verarbeiten. Schicken Sie IhreMitteilung im veränderbaren WordoderRTF-Format als Anhang und / oderals Text in der E-Mail und / oder als Internet-Link.Reißen Sie zumindest den Inhaltmit einigen Zeilen an. Bilder sollten Sie perPost als Foto, aber immer auch digital mitschicken,als E-Mail-Anhang und / oderim Internet zum Download bereitstellen,(jpg-Format mit mindestens 300 dpi Auflösung).Perfekt ist ein Verteilermix: VerschickenSie die Pressemeldung und positionierenSie sie gleichzeitig im Internet.Am besten fragen Sie in den Redaktionenan, welche Form der Verteilung gewünschtwird.Beziehungsmanagementist allesDer dauerhafte Kontakt zu den Medien gestaltetsich nicht immer einfach. Ein gegenseitigerAustausch sollte langfristig angelegtsein, damit Vertrauen entstehen kann.Am besten treffen Sie die Fachpresse aufden entsprechenden Fachmessen an. Dortsollten Sie regelmäßig Gesprächsterminemit Ihren Ansprechpartnern vereinbaren.Denken Sie daran, Ihre wichtigen Pressekontakteeinzuladen, wenn es einen Anlassdazu gibt, zum Beispiel zur Einweihungsfeiereines neuen Gebäudes.Schaffen Sie eine gleichwertige Beziehungsebene:Unternehmen können von derPresse enorm profitieren – und die Fachpresseist ohne die Unternehmen nichtüberlebensfähig. ■Irmtraud SchmittFachautorin und Trainerinwww.top-office-training.de16 working@office 02/2006

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