200 - Midrange Magazin

nexMart optimiert Datenmanagement mit EIMS der LIB-ITDas getrimmte ArchivDeutschlands einziges Internet-Handelsportal für Werkzeuge, Beschläge, Eisenwaren,Gartengeräte und den technischen Bedarf wächst. Nicht etwa weil Frühling ist, sondernweil die Philosophie einzigartig ist. nexMart bedeutet: Handel ohne Bürokratie. Für dieKunden jedenfalls.Für das nexMart selbst steigt mitjedem Datensatz, der über das Interneteingeht, auch der administrativeAufwand. Gerade die Vorgangszuordnungzwischen Kunden und Lieferantenstellte die EDV vor immer größereHerausforderungen. Wie auch dieGrundsätze einer ordnungsgemäßenDV-gestützten Buchhaltung.Als Internet-Plattform für den Garten-und Werkzeughandel schließt dienexMart GmbH & Co. KG die Lückezwischen Hersteller und Lieferant– und damit zwischen einer Vielzahlvon ERP-Systemen sowie Warenwirtschaftslösungen.Als Mittler zwischenden Welten garantiert es einen in derBranche einzigartigen, unbürokratischenService: „Sparen Sie sich dastägliche Fax-Wirrwarr, besetzte Telefonleitungen,unnötiges Nachtelefonierenund Abheften. Einfach klicken– fertig.“ Über die Direkteingabe derBestellungen in die Lieferanten-EDVreduziert sich der administrative Aufwandder Kunden enorm; er wächst imGegenzug beim Stuttgarter Unternehmenrapide an. Der tägliche Umfangdes stark heterogenen Datenaufkommensist immens.Flexibles Management für mehrereMillionen DatenOb Zertifikate, Rechnungen, eMails,Lieferscheine, Prüfprotokolle odersonstige Dokumente: Rund 200 Lieferantenbietet nexMart eine Dienstleistungs-und Verkaufsplattform. ProMonat registriert das expandierendeUnternehmen rund 380.000 Transaktionen.Hochgerechnet auf das Jahr ergibtdas ein Datenvolumen von einigenMillionen Dokumenten. Ein effizientesManagement derartiger Datenmengenerfordert sowohl eine flexible als aucheine komplexe IT-Lösung. nexMart entschiedsich deshalb für das IT-KonzeptFILERO, welches ein modulares EnterpriseInformation Management System(EIMS) beinhaltet und von der LIB-ITGmbH entwickelt wurde.Die Anforderungen waren klar umrissen.„Wir wollten eine leistungsfähigeLösung ausschließlich für unserArchiv“, erklärt Holger Werner, Prokuristbei nexMart und verantwortlichfür Projekte und Produktmanagement.Ausschlaggebend waren dann nebender anschaulichen Präsentation vorallem drei Gründe: das flexible Anwendungsspektrumdes integriertenDatenmanagements, die Kompetenzdes Systemanbieters im Umgang mitEIMS-Verfahren sowie die hohe Prozess-Durchgängigkeitder Anwendungbei allen relevanten Aufgaben.Vor § 239 des HGB sind alle Datengleich„Wie legt man Daten ab und wie findetman sie wieder?“, fragt Holger Werner.„Diese Frage war für uns ganz entscheidend,gerade vor dem Hintergrund derrechtlichen Compliance“ – das heißt:vor den geltenden Grundsätzen zumDatenzugriff und zur Prüfbarkeit digitalerUnterlagen (GDPdU) sowie vor denGrundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützterBuchführungssysteme (GoBS).Das Handelsgesetzbuch (§ 239) regelteindeutig: AufbewahrungspflichtigeDaten – also Dokumente mit Prüfwert– müssen für zehn Jahre ins Archiv,mindestens. Dabei muss das verwendeteSpeicherverfahren garantieren,dass alle für das Rechnungswesen relevantenDaten vollständig, zeitgerecht,ordnungsgemäß, nachvollziehbar undim Originalzustand abgelegt werden.Bei nexMart läuft die neue Lösungderzeit noch im Testbetrieb. Über einesystematische Vorbereitung der Mitarbeiterdurch Workshops und eine engeZusammenarbeit mit dem Systemanbieterbei der Abwicklung des Pflichtenheftsließ sich bereits im Vorfeld dasFehlerpotenzial deutlich reduzieren.Das GDPdU- bzw. GoB-konformeAblegen und Wiederauffinden vonDokumenten ist durch den Einsatzder neuen EIMS-Lösung deutlich effizientergeworden. „Die Performancebei der Dokumentensuche gefällt unsausgesprochen gut“, sagt der Projektmanager.„Die Oberfläche ist einfach zuadministrieren, darüber haben wir diefür uns wichtige Vorgangszuordnungzwischen Kunden und Lieferanten signifikanterhöhen können.“Lasse Hinrichs óLIB-IT GmbH, Pleidelsheimwww.lib-it.de09/2007 · MIDRANGE MAGAZIN45