Weniger Kosten, mehr Workflow

Und das, obwohl Finanz- und Beschaffungsabteilungen
wachsende
Verantwortung tragen, wenn es um
Betriebsausgaben, Einsparpotenziale
oder das Management von Lieferantenverträgen
geht.
Positive Nebeneffekte
Eine Zusammenarbeit beider Bereiche
zieht zweifelsohne Vorteile nach sich:
Das Beratungsunternehmen Hackett
Group hat beispielsweise herausgefunden,
dass Unternehmen die Kosten für
ihre Beschaffungsprozesse um fast zwei
Drittel senken und die Effizienz ihrer
Mitarbeiter verdoppeln können. Als positiver
Nebeneffekt lassen sich zudem
Risiken minimieren, Transparenz in
Einkauf und Bezahlung verbessern und
die Compliance erhöhen. Um diese Ziele
zu erreichen, müssen alle Ausgaben
im Unternehmen (direkt und indirekt)
hundertprozentig transparent sein. Ein
Unternehmen kann schwierige Finanzentscheidungen
nur dann treffen, wenn
es einen umfassenden Überblick hat.
Im zweiten Schritt sollten Unternehmen
sicherstellen, dass Kontrollmaßnahmen
implementiert werden, die aufzeigen,
wer Geld wofür ausgibt. Damit
lassen sich Geschäftsprozesse und Kapitalverwaltung
verbessern. Nur wenn
die Finanz- und die Beschaffungsabteilungen
strategisch zusammenarbeiten,
können Entscheidungen getroffen werden,
die für das gesamte Unternehmen
von Vorteil sind.
Eine besondere Bedeutung kommt
dabei integrierten Beschaffungs- und
Bezahlprozessen zu, die als Bindeglied
zwischen Einkaufs- und Finanzabteilung
fungieren. In den meisten Firmen
werden eingehende Rechnungen noch
immer von Einkauf und Buchhaltung
per Hand sortiert, kontrolliert, genehmigt
und verbucht. Und das, obwohl
die manuelle Bearbeitung einer Eingangsrechnung
durchschnittlich etwa
dreimal so lange dauert wie mit einer
automatisierten Lösung. Bei einem Unternehmen
mit 1.000 Eingangsrechnun-
gen monatlich könnten so durchschnittlich
160 Arbeitsstunden eingespart
werden. Bei etwa 30.000 Rechnungen
jährlich, lassen sich mit der richtigen
technischen Unterstützung die Kosten
pro Rechnung von 20 Euro auf einen
Euro drücken.
Wie aber kann eine Automatisierung
der Prozesskette zwischen Einkauf
und Buchhaltung realisiert werden?
Hier kommen so genannte Enterprise-
Purchase-to-Pay (EPP)-Lösungen ins
Spiel: Sie zielen genau auf diese Prozesse
ab und führen so zu kostengünstigeren
und effizienteren Prozessen
in der gesamten Beschaffungs- und
Rechnungsbearbeitung – vom Sourcing
und Vertragsmanagement über die täglichen
Bestellungen, die Zusammenarbeit
mit den Lieferanten bis hin zum
Abgleich der Rechnungen mit Verträgen,
Bestell- und Lieferdaten, Prüfung
und Genehmigung sowie die Zahlungsanweisung
und Archivierung.
Deutlich schnellerer ROI
Darüber hinaus sorgen EPP-Lösungen
für einen deutlich schnelleren ROI: Der
Rechnungsumlauf wird beschleunigt,
Verzugszinsen für verspätete Zahlungen
gespart und obendrein sichergestellt,
dass sich Skontomöglichkeiten
optimal ausschöpfen lassen. Zudem bekommt
das Unternehmen einen exakten
Überblick über offene Verbindlichkeiten
und damit über die Liquiditätsplanung.
Außerdem senkt ein EPP den
Papierverbrauch – das spart Kosten
und schont gleichzeitig die Umwelt.
Ausgangspunkt für ein kombiniertes
Beschaffungs- und Rechnungsmanagement
ist die kataloggestützte Bestellung.
Damit ist es möglich, online
auf die Produktkataloge der Anbieter
zuzugreifen oder die Kataloge direkt in
das eigene System zu implementieren.
Im ersten Fall können die Lieferfirmen
ihre Kataloginhalte selbst verändern
und aktualisieren, während im zweiten
Fall die Käuferorganisation die Kontrolle
über die Inhalte behält.
Für eingehende Rechnungen sieht
der Prozess dann folgendermaßen aus:
Die zu einer Bestellung gehörige Rechnung
wird gescannt, dabei in das Workflow-System
übertragen oder direkt auf
elektronischem Wege verschickt. Eine
OCR-Funktion erkennt Daten wie Bestell-
und Rechnungsnummer, Kostenstelle
oder Ansprechpartner, verbindet
sie mit den Kreditorenstammdaten aus
der FiBu, gleicht sie mit den Bestelldaten
ab und bereitet die Rechnung für
die Zahlung vor. Durch die Automatisierung
wird verhindert, dass sich – wie
bei der manuellen Dateneingabe oft der
Fall – Fehler einschleichen.
Automatische Verknüpfungen
Das System verknüpft die Forderungen
automatisch mit dem ursprünglichen
Bestellauftrag. Somit werden davon
abweichende Rechnungen sofort identifiziert.
Nur solche „Abweichler“ sind
einzeln zu prüfen. Dazu erhält der Mitarbeiter
via E-Mail einen Link zur Rechnungsdatei.
Sobald er grünes Licht gibt,
geht die Rechnung zur Abschlusskontrolle
an die Kreditorenbuchhaltung
und wird von dort in das Buchhaltungssystem
übertragen. Die korrekten Rechnungen
kontiert die Lösung selbstständig
und übergibt sie an die Buchhaltung.
Das System verfolgt automatisch
den Bearbeitungsstatus jeder Bestellung
und Rechnung, überwacht Zeitlimits
und verschickt gegebenenfalls
Erinnerungsmails. Nach Abschluss des
gesamten Prozesses wird die Rechnung
revisionssicher archiviert.
Ein durchgängiger Prozess von
der Bestellung bis zur Bezahlung ist
das Bindeglied zwischen Einkauf und
Buchhaltung, erleichtert beiden Seiten
die Arbeit und rechnet sich für jedes
Unternehmen mit mindestens 1.000
Bestellungen beziehungsweise Eingangsrechnungen
pro Monat.
Frank Wuschech ó
Basware gmbH, München
www.basware.de
07/2010 · MIDRANGE MAgAZIN
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