Artikel im PDF Format - TOP Training für Office Management und ...

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OFFICEKompaktwissenFerien – und imBüro läuft es trotzdemORGANISATION.Urlaub ist erst dann richtig entspannend, wenn man die Arbeiteinmal ganz und gar vergessen kann und hinterher nichtgigantische Rückstände vorfindet. Deshalb: Organisieren Sie dieZeit Ihrer Abwesenheit so gut wie möglich – das kommt gut an.Es geht auch ohne mich“ – dass solltenicht nur für Sie ein beruhigender Gedankesein, sondern auch für denChef oder die Chefin, die sich natürlich amliebsten auf Ihre Mitarbeit verlassen. Fürden Urlaub sollten deshalb nicht nur Reiseroute,Hotel und tolle Touren geplantwerden, sondern auch die bestmöglicheBürovertretung. Klappt etwas während Ih-rer Abwesenheit nicht, bleibt es mit Sicherheitauch an Ihnen hängen: Als negativerEindruck („Hätte sie das nicht besser organisierenkönnen?!“) – oder als Arbeit, dieliegen bleibt, bis Sie wieder an IhremSchreibtisch sitzen.Das Thema „Urlaubsvertretung im Sekretariat“wird in den Unternehmen unterschiedlichgeregelt: Oft gibt es keine feste Vertre-tung, sodass die Assistentin nach mehrwöchigerAbwesenheit einen chaotischenSchreibtisch vorfindet und die Erholungganz schnell wieder verflogen ist. Manchmalwird eine Kollegin damit beauftragt, wenigstensdie dringlichsten Aufgaben zu erledigen,beispielsweise die Post weiterzuleitenund Telefonanrufe anzunehmen.Bei längerer Abwesenheit wird häufig eineexterne Kraft eingesetzt, vielleicht von einerZeitarbeitsfirma oder von der Studentenvermittlungdes Arbeitsamtes. Danngibt es wiederum Unternehmen, die nur internesPersonal für Urlaubs- und Krankheitsvertretungeneinsetzen. Besonders inden oberen Managementetagen, wo vielevertrauliche Dinge über den Schreibtisch14 working@office 03/04


KompaktwissenOFFICEder Sekretärin laufen, wird dies oft so gehandhabt.Ideal ist es natürlich, wenn Siebei jeder Abwesenheit von der gleichenKollegin vertreten werden. Sie kennt dasUnternehmen gut und mit der Zeit auch dieAbläufe an Ihrem Arbeitsplatz. DieseMöglichkeit besteht zum Beispiel, wenn Siein einem Doppelsekretariat arbeiten.Die Vertretungsregelung gehört mit zu denwichtigen Absprachen, die Sie im Sinneeiner optimalen Zusammenarbeit mit denVorgesetzten treffen sollten. Es geht dabeium die professionelle Organisation desSekretariats und die qualifizierte Bearbeitungdes Tagesgeschäfts, aber auch um IhreEntlastung für die Zeit nach dem Urlaub.Gedanken wie „der Chef soll ruhig malsehen, wie es ist, wenn ich nicht da bin“oder Konkurrenzdenken sind fehl amPlatz. Zu professionellem Office-Managementgehört es auch, dafür zu sorgen, dassIhr Büro während Ihrer Abwesenheit reibungslosfunktioniert und Ihre Vertretungüber alles Wichtige informiert ist. BeweisenSie also besser, dass Sie die Stärke besitzen,Ihr Wissen und Know-how zu teilen.In vielen Unternehmen gehört dieser Punktsogar zur Bewertungsskala einer Assistentinund ist bei den jährlichen Beurteilungsgesprächenein wichtiges Kriterium, undzwar unter dem Gesichtspunkt „Qualitätsmanagementim Sekretariat“.ChecklisteEDV-ZugriffPasswörterSchreib- und Leserechte für bestimmteLaufwerkeWo sind Musterbriefe, Vorlagen, Formulareabgelegt?Erläuterung der Ablagestruktur im PCArbeitsplatzorganisationWie und wo ist die Wiedervorlage organisiert?Wo findet man Adressen/Visitenkarten undwichtige Telefonnummern?AblageWichtigste Merkmale und Strukturen desAblagesystemsWo sind vertrauliche Dokumente zu finden;hat die Vertretung Zugang?Zusammenarbeit mit Chef oder ChefinWichtige Absprachen und Regelungen(Wer kocht morgens den Kaffee, wie ist dieMittagspause organisiert, wird vor Feierabendder nächste Tag besprochen usw.?)Wer sind wichtige GesprächspartnerWelche Informationen gehören auf denSchreibtisch?Wo ist die Eingangspost zu deponieren?Wie ist die Besprechungskultur?Abwicklung der Korrespondenz (Kompetenzen,Unterschriftsregelung)Post/E-MailWelche Post darf nicht geöffnet werden?Wie wird die Post intern verteilt?Was kann sofort in den Papierkorb?Wie sind die Vollmachten der Vertretung fürdie Bearbeitung der Post?Weiterleitung Ihrer E-Mails an die Vertretungoder nur Berechtigung zur Einsicht des Postfachs;wie wird mit der Beantwortung der E-Mails verfahren?Organisation allgemeinWie ist die Abteilung organisiert?Wer ist für welche Aufgaben zuständig?Wie ist die interne Bewirtung geregelt?Allgemeines TagesgeschäftÜbersicht über aktuelle Projekte und Vorgänge(notieren Sie Name und Telefonnummerdes jeweiligen Ansprechpartners)Welche Routinetätigkeiten stehen an?Wo muss während Ihrer Abwesenheit „nachgehakt“werden?TermineNotieren Sie alles, was die Vertretung überanstehende Termine wissen muss (am bestenim Notizfeld des Termins im elektronischenKalender)Wie werden Termine vergeben; welche Vollmachtenhat die Vertretung?Der transparente ArbeitsplatzDank moderner Medien ist das Briefing einerVertretung sehr viel einfacher gewordenals früher. Bei vielen unbekannten Aufgabenassistiert der PC: Im elektronischenTerminplaner sind die Abläufe der kommendenWochen festgehalten, eine vernünftigeDateistruktur ermöglicht einschnelles Finden von Unterlagen.Dennoch bleiben viele Fragen offen. Dahilft ein persönlicher Leitfaden für IhrenArbeitsplatz gut weiter. Idealerweise habenSie ihn schon vor dem Urlaub erstellt;wenn nicht, dann ist nun der richtige Zeitpunktdafür.In dem Leitfaden sind tägliche, wöchentlicheund monatliche Routinen dokumentiertund jederzeit abrufbar, Informationenwie Ansprechpartner usw. notiert, selbstfür Notfälle („Der PC hat eine Panne“)gibt es Tipps. So kann sich auch jemandkurzfristig an Ihrem Arbeitsplatz zurechtfinden,beispielsweise, wenn Sie einmal wegenKrankheit ausfallen. Bedenken Siebeim Erstellen dieser „Gebrauchsanweisung“:Details, die Ihnen selbstverständlicherscheinen, können für die Vertretung sehrwichtig sein.Die optimale Ergänzung für einen solchenLeitfaden ist ein Office-Handbuch im Intranet.Dort sind alle organisatorischenAbläufe des Unternehmens zu finden (werist für was zuständig, wie und bei wem bestelleich Büromaterial, wie sind die Besprechungszimmerausgestattet usw.).Einige wichtige Kriterien für den Leitfadenfinden Sie hier. Selbstverständlich solltenSie die Checkliste so weit ergänzen, dassSie Ihren Arbeitsplatz möglichst umfassendabbilden.Denken Sie auch daran, die Kolleginnenund Kollegen in den anderen Abteilungenüber Ihre Vertretung zu informieren: Wieheißt sie, welche Aufgaben übernimmt sie,wann sind Sie selbst wieder im Büro erreichbar?Und wenn Sie aus dem Urlaubzurück sind, besprechen Sie mit dem Chefoder der Chefin, was gut und was nicht sogut gelaufen ist. So gelingt es von Urlaubzu Urlaub besser: Wenn Sie gut vertretenwerden, gehen die Pluspunkte dafür anbeide – an die kompetente Vertretung undan die professionelle Office-Managerin,an Sie.Irmtraud Schmitt, Fachautorin und Trainerinwww.top-office-training.de03/04 working@office 15

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