Artikel im PDF Format - TOP Training für Office Management und ...

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OFFICEKompaktwissenschicken, sondern sorgfältig abwägen, wasder jeweils beste Weg ist. Ein Brief auf demPostweg beispielsweise vermittelt im multimedialenAlltag eine besondere Wertschätzung.Herzlichwillkommen!GESCHÄFTSBESUCH.Ein perfekt organisierter Termin im eigenen Haus ist eineoptimale Imagepflege für die Firma und ein dickes Plusauf Ihrem Kompetenzen-Konto. Wenn Sie sich in diesem„Fach“ besonders wohl fühlen, legen Sie mit guter Arbeitvielleicht sogar den Grundstein für eine neue Karriere:als Event-Managerin innerhalb des Unternehmens.Für die meisten Sekretärinnen und Assistentinnenist es eine Routineangelegenheit,Besucher zu empfangen undzu betreuen. Doch wie so oft kommt esauch hier auf die Feinheiten an. Wem es gelingt,eben nicht den Eindruck von Routinezu vermitteln, sondern ein individuelles Erlebnisdaraus zu machen, der ebnet den Bo-den für gute zukünftige Geschäftsbeziehungen.Jeder Geschäftstermin im eigenen Haus hatseine besonderen Herausforderungen.Schon bei der Entscheidung über die passendeEinladung sollte man deshalb nichteinfach zu einem Standardinstrument greifenund etwa automatisch eine MailService mit der ersten ZeileEigentlich selbstverständlich: Die Einladungsollte umfassend informieren, worumes geht und was den Besucher erwartet.Genaues Datum, Thema, Teilnehmerkreis,Ort, Zeitrahmen und Programm gehörenalso in den Text hinein. Falls die Gästeselbst etwas präsentieren, müssen sie aucherfahren, welche Technik zur Verfügungsteht. In einer Agenda sollten nicht nur diegeplanten Tagesordnungspunkte, sondernauch die zuständigen Personen genanntwerden. Auch wer die Runde moderierenwird, ist interessant zu wissen. Wenn Siebesonders zuvorkommend sein wollenoder müssen, fragen Sie nach, ob es eventuelleÄnderungswünsche oder Ergänzungengibt. Eine Anfahrtsskizze sollte dabei sein,wenn nicht alle Eingeladenen ortskundigsind, eventuell mit Transferzeiten vonFlughafen oder Bahnhof, Parkmöglichkeitenetc. Vergessen Sie zu guter Letzt nichteinen Hinweis auf die Homepage Ihrer Firma:So können sich die Gäste weiterführendinformieren.Hochkarätigen Besuch sollten Sie abholenlassen und den Empfang informieren, dasses sich um besonders wichtige Gäste handelt.Bei einem mehrtägigen Besuch gehörtnatürlich die Buchung der Übernachtungzu Ihren Aufgaben.Eine Kopie der Einladung erhalten auch alleinternen optionalen Teilnehmer, die denTermin nicht wahrnehmen können, aberüber die Agenda informiert sein müssen.Bei einer kurzfristigen Terminabsage oder-verschiebung hilft Ihnen folgende kleineCheckliste:ErledigtEmpfang informieren_Abholung stornieren_Hotel stornieren_Bewirtung abbestellen_Teilnehmer informieren_Neue Terminvorschläge koordinieren _12 working@office 04/04


KompaktwissenOFFICEParkettsicherrund um den GlobusInterkulturelle Basiskenntnisse sollten füreine Assistentin in einem international orientiertenUnternehmen selbstverständlichsein. Wer hier Lücken hat, findet im Zeitalterder Globalisierung genügend Fachliteratur,ja sogar Seminare, um sich fit zu machenfür die globale Kommunikation.Wenn sich Besuch aus dem Ausland ankündigt,informieren Sie sich im Vorfeld überDo’s und Dont’s. Denn auch hier sind eswieder einmal die Details, die den großenUnterschied machen. Japaner beispielsweisetauschen, wie wir, gern Visitenkartenaus, doch sie überreichen sie stets mit beidenHänden und nehmen sich gleich dieZeit, die Karte respektvoll zu lesen. Die Begrüßungerfolgt nicht per Händeschütteln,sondern mit einer Verbeugung. Außerdemwerden gern Gastgeschenke überreicht(oder eben erwartet); die Präsente werdenentsprechend der hierarchischen Stellungausgewählt. Bei Moslems, Hindus undBuddhisten in Afrika, Asien und dem mittlerenOsten gilt die linke Hand als unrein.Deshalb werden Geschenke oder Visitenkartenniemals mit der linken Hand überreicht,das gilt auch für Linkshänder.Etikette: Wie fit sind Sie?Pünktlichkeit ist beim Umgang mit Gästenoberstes Gebot. Die Reihenfolge der Begrüßungorientiert sich an der Rangfolgeder Besucher. Im Business verliert die RegelDame vor Herr ihre Gültigkeit. Das bedeutet,dass Sie sich im Vorfeld über die PositionIhrer Gäste informieren müssen. ImZweifelsfall fragen Sie bei der Sekretärindes eingeladenen Unternehmens nach.Ein Gast wird stets mit seinem Namenund, falls vorhanden, mit dem Titel angesprochen.Hat jemand einen kompliziertenNamen, fragen Sie nach der Visitenkarte,um Sie Ihrem Chef oder der Chefin vorlegenzu können.Sie selbst stellen sich bei der Begrüßung mitIhrem Namen und Ihrer Funktion vor, undzwar mit den Worten „Ich bin ...“, undnicht mit der umständlichen Floskel „MeinName ist ... „ oder „Ich heiße ...“ . FormulierenSie in einer ruhigen Minute einenWie nett !So bleiben Sie bei Ihren Gästen in besterErinnerung ...Statt der üblichen Keksauswahl servieren Sieeine süße Spezialität der Region.Für einen Gast, der dem Unternehmen engverbunden ist, wählen Sie dessen „Lieblingsrestaurant“aus. Oder Sie suchen nacheinem neuen gastronomischen Geheimtippin der Stadt, wenn Sie wissen, dass Sieeinen Gourmet zu bewirten haben.Bei internationalen Gästen beweisen Sieinterkulturelle Kompetenz: Moslems essenkein Schweinefleisch, Hindus essen wederRind- noch Schweinefleisch, Chinesen undJapaner mögen keine Milchprodukte.Am Abend überlassen Sie die Business-Gäste nicht sich selbst, sondern gestaltenein Rahmenprogramm, organisieren alsobeispielsweise einen Theater- oder Musicalbesuchoder laden in eine neue City-Bar ein.Wenn Ihr Unternehmen entsprechend ausgestattetist, können Sie die Flagge desGastunternehmens oder, bei ausländischemBesuch, die Landesflagge hissen. Im Foyerstellen Sie ein freundliches Begrüßungsschildauf.Im Hotel lassen Sie von der Rezeption einnettes Begrüßungsscheiben aushändigen,oder Sie hinterlegen eine Begrüßung imHotelzimmer, vielleicht mit einer kleinen„Süßigkeit“ dazu.Verabschieden Sie sich mit einem passendenkleinen Geschenk bei Ihrem Geschäftsbesuch.aussagekräftigen Satz, der Ihre Person undIhre Funktion gut verständlich und sympathischrüberbringt, zum Beispiel so: „Ichbin ... und manage hier in der Finanzabteilungdas Sekretariat von Herrn Dr. Meier.“Müssen Sie mit den Gästen in der Firmaeinen längeren Weg zurücklegen, überbrückenSie die Zeit mit einem kleinen Gespräch.Keine Angst vor scheinbar banalenGesprächsthemen wie der Anreise, demWetter, der Sehenswürdigkeiten in derStadt – es sind Themen, bei denen alle mitredenkönnen, und sie schaffen deshalbeine positive Atmosphäre. Wenn Sie dieGäste bereits kennen, dürfen Sie ruhig auchPersönlicheres ansprechen, wie beispielsweise„Hatten Sie einen schönen Urlaubauf den Malediven?“ oder „Was macht dasGolfspiel – finden Sie noch regelmäßig Zeitdazu?“Da Sie sich in der Firma gut auskennen, gehenSie voran, und damit es kein umständlichesHin-und-Her gibt, kündigen Sie dasauch höflich an: „Ich gehe vor, bitte hierentlang.“ Ebenfalls Ihre Aufgabe ist es,dem Besucher die Türen zu öffnen.Vor Ort nehmen Sie einer Besucherin denMantel ab und hängen ihn auf den Bügel,einem Besucher reichen sie lediglich denBügel.Falls Ihr Chef noch nicht da ist, versorgenSie die Besucher mit interessantem Lesestoffund hinterlassen Sie Ihre Durchwahlnummer,falls noch etwas gebraucht wird.Anschließend dürfen Sie an Ihren Arbeitsplatzzurückkehren. Sollte die Wartezeit etwaslänger sein, erkundigen Sie sich gelegentlich,ob Sie noch etwas tun können.Irmtraud Schmitt, Fachautorin und Trainerinwww.top-office-training.dew@o-Service im Internet:Eine Checkliste für die perfekteBesucherbetreuung finden Sie aufunserer Homepage unterwww.workingoffice.de.04/04 working@office 13

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