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Entscheidungsgrundlagen für Auswahl, Installation und Betrieb von SAP*-LösungenSonderdruck aus Heft 5/2013 vom 7. Mai 2013 · www.sap-port.deFundierte Entscheidungsgrundlagen für die IT-ProjektplanungScheiden tut wehVielen Unternehmen fällt die Entscheidung schwer, ob sie ihre bisherige ERP-Lösung beibehalten oder mit einemanderen System einen Neubeginn wagen sollen. Eine standardisierte Vorgehensweise mit Interviews, Checklistenund Workshops kann Unternehmen helfen, Risiken und Chancen abzuwägen und zu fundierten Entscheidungenzu kommen. Ein Praxisbericht belegt dies.Der Wechsel des ERP-Systems ist eine schwerwiegendeEntscheidung, die von den Unternehmensverantwortlichengenaues Abwägen verlangt.Quelle: InnovabeeVon Andreas Köhler*und Wolfgang Schiek**Die passende ERP-Software ist einwichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen.Sie muss die Geschäftspro zessedes Unternehmens abdecken, die Unter -nehmensstrategie und -ziele unterstützenund flexibel und anpassungsfähig sein,um sicher und optimal auf sich ständigwandelnde Anforderungen reagieren zukönnen.Obwohl viele Lösungen diesen Anforderungennicht mehr gerecht werden unddie Wettbewerbsfähigkeit einschränken,zögern Unternehmen bei der Ablösung.Kein Wunder, denn man hat sich an dieAnwendung gewöhnt und eine Software -umstellung birgt viele Risiken: Häufigwerden Kosten und Dauer einer Umstellungunterschätzt und Projekte fokussierenzu sehr auf Technik und Funktionali -täten. Zusätzlich sind es gerade die umfangreichenVeränderungsprozesse unabhängigvon der Software, die zu Problemenführen: Geschäftsprozesse müssen neu


definiert, die Aufgaben von Mitarbeiternändern sich und führen besonders in derUmstellungsphase zu Mehrbelastungenund häufig auch zu Unzufriedenheit. Esgibt also viele Gründe, die gegen eineTrennung sprechen.Nichts muss so sein, nur weil esimmer so gewesen istNeben den Risiken bietet ein Neubeginnaber auch einmalige Chancen, dennmit einem Wechsel können die Weichenfür eine erfolgreiche Unternehmensentwicklunggestellt werden. Das Festhaltenan der bisherigen Lösung ist ja auchnicht kostenlos, häufig muss über Jahrehinweg in nachträglich eingekaufte Zusatzlösungeninvestiert werden, die dannüber Schnittstelle aufwändig angebundenwerden.Moderne ERP-Lösungen verfügen überdie Prozesse und Funktionen, die füreine effiziente Unternehmensführungbenötigt werden. Aber auch hier sindFaktoren jenseits der Softwarefunktionenwichtig: Sämtliche Geschäftsprozesseentlang der Supply Chain könnenhinterfragt und bei Bedarf optimiert werden.Auch neue Geschäftsstrategien und-ziele können mithilfe der neuen Lösungumgesetzt werden. So schwierig esanfangs sein kann, gewohnte Pfade zuverlassen, so groß sind auch die Perspektiven,wenn sich etwas ändert.Trotz dieser Chancen und Vorteile bleibtUnsicherheit, denn auch der Entscheidungsprozessist mit Risiken verbunden.Den meisten Mitarbeitern von Unternehmenfehlt die Erfahrung mit System -umstellungen dieser Größenordnung.Einige haben an einem Releasewechselmitgewirkt, aber eine komplette Neueinführunghat doch eine andere Dimension.Bleibt der Zukauf von externem Sachverstand,aber auch dies ist nicht immerunproblematisch. Ausführliche Analysenvon externen Beratern sind mit hohenKosten verbunden und nicht immerobjektiv und neutral. Es geht in dieserPhase darum, Risiken zu erkennen undhandhabbar zu machen. Am Ende des*Andreas Köhler istGeneral Managerbei der InnovabeeGmbH.Auswahlverfahrens muss das richtige IT-System stehen mit einem klaren, gemeinsamabgestimmtem Leistungsumfangzum Festpreis. Es reicht dazu nichtam Anfang ein besonders umfangreichesLastenheft zu erstellen, sondern manmuss auch den richtigen Weg zu diesemZiel finden.Standard schafft SicherheitIn dieser Situation kann eine standardisierteVorgehensweise helfen, die nötigeSicherheit zu erlangen. Bei dieser vomBeratungshaus Innovabee entwickeltenMethodik erhalten Geschäftsführung undFachbereiche zunächst Checklisten, indenen sie Geschäftsprozesse, die bestehendeIT-Landschaft sowie Ziele und Anforderungenbeschreiben und beurteilen.Strukturierte Interviews mit den Fachberaternsichern die Analysen ab, werdenergänzt und anschließend aufbereitet.Als Ergebnis bekommen die Unternehmeneine Dokumentation, in denen derMehrstufig: Eine standardisierte Analyse hilftden Entscheidern beim Wechsel der ERP-Lösung.Status der bisherigen Software, ihre Anforderungenund die Leistungsmerkmaleund Perspektiven des neuen IT-Systemsverdeutlicht werden. Mit überschaubaremAufwand erhalten Unternehmen dadurcheine wichtige Entscheidungshilfe,in der auch die Chancen und Potentialeaufgezeigt werden.**Wolfgang Schiekist Manager fürMarketing & Salesbei der InnovabeeGmbH.Quelle: InnovabeeWertvolle Informationen überIst-Zustand und PotentialeDie F. u. G. Gude GmbH, ein Großhändlerfür Lebensmittelverpackungen,hat sich für eine solche Analyse entschieden.Aufgrund einer Vielzahl vonindividuellen Erweiterungen wurde diebisher eingesetzte ERP-Software seitvielen Jahren nicht mehr erneuert. Dereingesetzte Softwarestand war somittechnisch veraltet und genügte den ausneuen Geschäftsstrategien und Zielenresultierenden Anforderungen nichtmehr. Gleichzeitig sah das Unternehmendurch das Einführen einer neuenSoftware die Chance, die Basis für weiteresWachstum zu legen und die Prozessezu optimieren.Nach Abstimmung der Projektziele wurdenin drei Workshop-Terminen mit denFachabteilungen auf Basis von Checklistendie Anforderungen an Funktionenund Prozessen aufgenommen. Inder anschließenden Managementpräsentationwurden anhand von Diagrammenund umfassenden Dokumentationendie Ergebnisse vorgestellt. Mit denErgebnissen präsentierten die Beraterauch ein Einsatzkonzept mit konkretemProjektumfang und einem Festpreisangebotfür eine auf SAP basierende Branchenlösung.Für Georg Gude, GeschäftsführenderGesellschafter der F. u. G. Gude GmbHwar die Analyse eine wichtige Entscheidungshilfe:„Mittels der Analyse erhieltenwir bei gleichzeitig geringem eigenenAufwand eine Darstellung unseres Ist-Zustandes und den Potentialen für dieweitere Entwicklung unseres Unternehmens.Auf dieser Basis konnten wir einesichere Entscheidung für die zukünftigeIT-Strategie treffen.“ (ur) @

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