Aufgaben der Mitgliedstaaten - ECG GmbH Berlin

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Aufgaben der Mitgliedstaaten - ECG GmbH Berlin

Aufgaben der MitgliedstaatenMethoden, Aufbau und Effizienz der von den Mitgliedstaatenangewandten Verwaltungs- und Kontrollsysteme sind von großerBedeutung für die ordnungsgemäße Verwendung dieserGemeinschaftsmittel.Die Kommission (KOM) untersucht die Funkionsweise dieserSysteme.© ECG GmbH Berlin


Aufgaben der MitgliedstaatenRechtsrahmen für die Verwaltungs- und Kontrollsystemeder Mitgliedstaaten ist in den Verordnungen Nr. 1260/1999und Nr. 483/2001 (Durchführungsvorschriften zur VO1260/1999)© ECG GmbH Berlin


Aufgaben der MitgliedstaatenDeswegen ist ein alle Aspekte der Förderung umfassendesFördersystem notwendig, um die ordnungsgemäße undrechtmäßige Umsetzung der ESF- und Landesförderungkonform zu den in den Verordnungen festgelegten Zielen zugewährleisten.Um zu gewährleisten, dass die oben beschriebenenMaßnahmen und Systeme tatsächlich zu zuverlässigenDaten führen, hat Berlin ein ESF-Management eingerichtetund wird als Teil dieses Systems die Datenerhebunggeregelt© ECG GmbH Berlin


Aufgaben der MitgliedstaatenDie Finanzkorrekturen zusammen mit guten VerwaltungsundKontrollsystemen sollen gewährleisten, daß 100% derim Rahmen der Strukturfonds beantragten Ausgaben inÜbereinstimmung mit den EU und nationalen Vorschriftenund den einschlägigen Verordnungen getätigt wurden.Dafür werden eine Reihe von wichtigen Grundsätzenfestgelegt© ECG GmbH Berlin


Ziel der Technischen HilfeDie neuen Anforderungen der Kommission (KOM), insoweitdiese sich auf die Lieferung von Daten (Zahlungsanträge,Bewertungen, Änderungen usw.) beziehen, sollen direktdurch die im System der ECG enthaltenen Daten unterstütztwerden© ECG GmbH Berlin


Im Konkreten sollen die Träger Folgendesgewährleisten:EDV-Anwendung:! Die Lieferung von zuverlässigen finanziellen undstatistischen Daten unter Anwendung der EDV! Für alle Projekte mit einen Teilnehmerbezug ist, aufgrundder Anforderungen der KOM, von der Fondsverwaltung dieNutzung des Teilnehmerregistratursystems und desVerwendungsnachweises zwingend vorgeschrieben! Diese Daten decken alle EU Anforderungen ab© ECG GmbH Berlin


Finanziell! Die Verwendung von separaten Abrechnungssystemen! Sicherstellung der Transparenz des Mittelflusses! Gewährleistung der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen! Vorbeugung oder Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten und Bestätigung,dass die Ausgaben korrekt sind und auf Buchführungssystemen beruhen,die sich auf überprüfbare Belege stützen! Eine umgehende Rücküberweisung von den Fonds geschuldeten Beträgen(die Rückzahlungen sind in den Büchern aufzuführen)! Berücksichtigung aller projektbezogenen Einnahmen! Eine Aufbewahrung aller Belege bis 3 Jahre nach Zahlung desRestbetrages (kann bis 2011 sein!)© ECG GmbH Berlin


Einhaltung der EU Vorschriften:! Die Sicherstellung der Vereinbarkeit mit den Gemeinschaftspolitiken(Förderfähigkeit der Kosten, staatliche Beihilfen, Wettbewerbsregeln,Vergabe öffentlicher Aufträge, Schutz und Verbesserung der Umwelt,Beseitigung von Ungleichheiten und Förderung der Gleichstellung vonMännern und Frauen)! Die Einhaltung der Publizitätsverordnung (Art. 46)© ECG GmbH Berlin


Ausreichender PrüfpfadDie Verwaltungs- und Kontrollsysteme müssen einen ausreichenden Prüfpfadaufweisen, die es ermöglichen, dass;! die der KOM bescheinigten Gesamtbeträge mit den einzelnen Kostenaufstellungenund Belegen auf allen Ebenen (Verwaltungen und Träger) übereinstimmen! die Verteilung und Zahlungsflüsse prüfbar sind© ECG GmbH Berlin


Ausreichender Prüfpfad! Die Buchführungsunterlagen (auf jeder Ebene) enthalten detaillierteAngaben über die vom Endbegünstigten tatsächlich getätigten Ausgaben:! Datum der Buchung! Betrag! Bezeichnung der Belege! Datum der Zahlung! Zahlweise! Die erforderlichen Belege sind beizufügen (z. B. Rechnungen)! Teilweise Anrechnung von Kosten sollen auf den entsprechendenBelegen/Rechnungen verzeichnet werden! Planungs-, Ausschreibungs-, Bewilligungs-, inhaltliche Unterlagen sindbereitzuhalten© ECG GmbH Berlin


Weitere Durchführungsbestimmungen! Der Träger sichert die ordnungsgemäße Aufbewahrung aller benötigtenDokumente zur Nachweisführung zu! Der Träger führt Buch über alle Beträge, inklusive Rückforderungen! Der Träger informiert die ESF-Fondsverwaltung über zurückzuzahlendeBeträge© ECG GmbH Berlin


Weitere DurchführungsbestimmungenDer Träger wird von der ESF-Fondsverwaltung anhand angemessenerStichproben kontrolliert, insbesondere um:! die Effizienz seiner Verwaltungs- und Kontrollsysteme zu testen, sowie dieAnwendung und Wirksamkeit dieser in der Praxis! die Richtigkeit der Ausgabenerklärungen zu prüfen! die Übereinstimmung der Buchführungsunterlagen mit den entsprechenden Belegenzu gewährleisten! die Existenz eines ausreichenden Prüfpfades zu bestätigen! Belegprüfungen durchzuführen, in denen die Übereinstimmung der Art und desZeitpunkts der Ausgaben (Mittelbindung und Zahlungen) mit denGemeinschaftsvorschriften, den genehmigten Projektinhalten sowie den tatsächlichdurchgeführten Arbeiten geprüft werden! Zweckbestimmung des Projektes mit den im OP enthaltenen Zweckbestimmungen zuvergleichen! Die tatsächliche Kofinanzierung seitens des Landes festzustellen! Die Durchführung des Projektes konform den Gemeinschaftspolitiken zu bestätigen© ECG GmbH Berlin


Weitere Durchführungsbestimmungen! Anhand dieser Kontrollen ist festzustellen, ob Probleme systematischauftreten (dies lässt die Schlussfolgerung zu, dass vergleichbare Projektemit denselben Problemen auftreten können) und es sollen Abhilfe- bzw.Präventivmaßnahmen getroffen werden! Die ESF-Fondsverwaltung informiert die KOM über die durchgeführtenKontrollen, deren finanziellen Auswirkungen, ggf. getroffenen Abhilfe- undVorkehrungsmaßnahmen, sowie ggf. Änderungen am Verwaltungs- undKontrollsystem© ECG GmbH Berlin


FinanzkorrekturenAllgemeine Ausgangspunkte! Zweimal jährlich berichtet die ESF-Fondsverwaltung der KOM über derdurchgeführten Kontrollen und deren Folgen (ggf. Finanzkorrekturen)! Die gestrichenen Beträge dürfen nicht für die Operation/Maßnahme wiederverwendetwerden (bei systematischen Fehler; nicht bei vergleichbaren Maßnahmen)! Die MS berichten der KOM ebenfalls, gleichzeitig mit der Übermittlung gemäß 1.,über die Wiederverwendung der eingezogenen Beträge! Unregelmäßigkeiten können einzeln oder systematisch auftreten. SystematischeUnregelmäßigkeiten sind die, die aufgrund Mängel in den Finanz- undKontrollsystemen auftreten© ECG GmbH Berlin


FinanzkorrekturenKeine Finanzkorrekturen, wenn:! alle erforderlichen Maßnahmen getroffen wurden, um Betrug undUnregelmäßigkeiten zu verhindern/aufzudecken! die Kontrollsysteme verbesserungsfähig sind; die KOM stelltEmpfehlungen auf© ECG GmbH Berlin


FinanzkorrekturenFinanzkorrekturen werden auch Folgen für die Träger haben!Ersatz von ESF-Mitteln durch Landesmittel ist nicht mehr möglich!Finanzkorrekturen, wenn:Strukturfondsverordnungen und die Gemeinschaftsvorschriften nicht eingehaltenwurden. Die Korrekturmöglichkeiten sind:© ECG GmbH Berlin


FinanzkorrekturenAuf Projektebenespezifisch quantifizierte Korrekturen, z.B• Nichtförderfähigkeit der Projekte/derProjektausgaben,• Nichteinhaltung der EU-Bestimmungen(z.B. öffentliches Beschaffungswesen,öffentliche Ausschreibungen),• nicht förderfähige Ausgaben in den Erklärungender Endbegünstigten© ECG GmbH Berlin


FinanzkorrekturenFür ein Bündel von Projektenextrapolierte Korrekturen• wenn der Prüfer davon ausgehen kann, dass diegleichen Unregelmäßigkeiten auch bei anderenProjekten vorkommen© ECG GmbH Berlin


FinanzkorrekturenFür die gesamte Förderungpauschale Korrekturen• der Umfang der Unregelmäßigkeiten kann nichtgenau quantifiziert werden, wie z.B.:• Informationsverordnung• Ausschreibungsvorschriften• Vorschriften zu getrenntenAbrechnungssystemen nicht eingehalten• Auch wenn diese Mängel entdeckt werden,aber nicht beseitigt werden• Die Nachweisführung des nichtpauschalenCharakters eines Mangels liegtbei den MS!© ECG GmbH Berlin


FinanzkorrekturenFinanzkorrekturen betreffen entweder eine Netto-Korrektur, oderes wird die Wiederverwendung der korrigierten Mittel gestattetDer Korrektursatz bezieht sich auf den Teil der Ausgaben, für denein Verlustrisiko bestand, z.B.:• kein adäquates Kontrollsystem: Korrektur der Gesamtkosten• kein adäquates Kontrollsystem für einen bestimmten Teil derFörderung (z.B. eine Senatsverwaltung): Korrektur Gesamtkostendieses Teils• zu hohe Beihilfesätze: Korrektur in Höhe der Differenz zwischendem höchsten und den niedrigsten Satz© ECG GmbH Berlin


FinanzkorrekturenÜber eine Nettokorrektur entscheidet die KOM, wenn sie zurÜberzeugung kommt, dass der MS versäumt, die aufgedecktenUnregelmäßigkeiten weiter zu verfolgen, und/oder wenn sich dieaufgedeckte Unregelmäßigkeit auf eine gravierendeUnzulänglichkeit des Verwaltungs- oder Kontrollsystemsbezieht!!Wurden dei Mängel vom MS selbst festgestellt und geeigneteAbhilfemaßnahmen ergriffen, so können die Mittel wiederverwendetwerden.Zur Vermeidung von Korrekturen, führen die MS Kontrollen durch.© ECG GmbH Berlin


Gravierende Mängel der Kontroll- undVerwaltungssysteme (1)• Es werden keine verläßlichen finanziellen und statistischenInformationen für die Durchführung und die Bewertung geliefert• Die Berichte werden zu spät übermittelt• die Halbzeitevaluierung wird erst nach dem 31.12.2003 vorgelegt• Es werden keine separaten Abrechnungssysteme geführt• Die Gemeinschaftsvorschriften werden nicht eingehalten, oder eswerden keine Beweise für die Einhaltung beigebracht© ECG GmbH Berlin


Gravierende Mängel der Kontroll- undVerwaltungssysteme (2)• Die Informations- und Publizitätspflichten (Art. 46) wurden nichteingehalten• Es wird nicht auf Aufforderungen zur Einleitung vonAbhilfemaßnahmen (Art. 38) reagiert• Beweise für die Korrektheit der Ausgabenerklärungen werden nichtbeigebracht• die Abrechnungssysteme beziehen sich nicht auf überprüfbare Belege• Es wird nicht über die Verhütung, Aufdeckung und Korrektur vonUnregelmäßigkeiten sowie ggf. anhängige Gerichtsverfahreninformiert© ECG GmbH Berlin

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