Lizenzmanagement

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KOSTEN SENKEN UND RISIKEN KONTROLLIERENMatthias BrühlVorstand / CEO


AGENDAWarum Lizenzmanagement?Was ist LizenzmanagementZieldefinitionVorgehensweiseZielerreichung- und FortführungWie unterstützt Deskcenter Sie dabeiQ&A2| www.deskcenter.com


WARUM LIZENZMANAGEMENT?Wer hat Bedarf an einer Prüfung?3| www.deskcenter.com


DEFINITION4| www.deskcenter.com


LIZENZMANAGEMENT IN DER PRAXISSoftwarepiraterie in Westeuropa?Angaben in Prozent / Quelle cioonline5| www.deskcenter.com


LIZENZMANAGEMENT IN DER PRAXISSünder RankingQuelle BSA 20116| www.deskcenter.com


LIZENZMANAGEMENT IN DER PRAXISWie oft lassen Sie oder führen Sie selbst Audits im Unternehmen durch?Angaben in Prozent / Quelle cioonline7| www.deskcenter.com


LIZENZMANAGEMENT IN DER PRAXIS… hoffen, dass alles stimmtAngaben in Prozent / Quelle Luquist8| www.deskcenter.com


EXTERNE PRÜFUNGSSZENARIENPrüfungsfelder9| www.deskcenter.com


WARUM LIZENZMANAGEMENT?• Interner Anlass (Wirtschaftsprüfer)• Interner Anlass Controlling, Kosten, Wissen über Lizenzsituation• Microsoft LAR versucht Enterprise Agreement zu verkaufen Compliance10| www.deskcenter.com


WIE WIRD MAN EIGENTLICH „NICHT COMPLIANT“… viele Wege und Ihre Vermeidungsstrategien• IT Support installiert• Keine Prüfung / standardisierter Prozess• „Test“ und/oder „vergessene“ Software• Test, Entwicklung, Evaluation / Verwendung „Software Usage“• Gleiche Anwendung / private Systeme• verschiedene Systeme / Policy und Überwachen• Virtualisierung• Schnell erstellt – wenig Kontrolle / Messquellen• Geänderte Lizenzbedingungen11| www.deskcenter.com


VORTEILE DURCH DIE EINFÜHRUNG VON LIZENZ-UND SOFTWARE-ASSET-MANAGEMENTÜberblick über ihrgesamtes ITInventar•Die Möglichkeitgezieltes Reportingdurchzuführen•Kostenoptimierungbei Hard – undSoftwareCompliance•Softwarekonsolidierung auf Produkt- undVersionsebene•Sicherheit durchautomatischeDokumentation derVeränderungenRechtssicherheit•Sicherstellen einerausreichendenLizenzierung•Dokumentation vonUpdate- undWartungsverträgenKosteneinsparung•Vermeidung vonÜberlizenzierung•Auswertung derNutzung bestimmterProdukte12| www.deskcenter.com


PRAXISRELEVANTE PROZESSE?Compliance - Prozess13| www.deskcenter.com


WAS IST LIZENZMANAGEMENT?• Mit Lizenzmanagement (auch Software-Lizenzmanagement)bezeichnet man einen Prozess in Unternehmen, der denlegalen und effizienten Umgang mit proprietärer Software inUnternehmen absichert. Lizenzmanagement nimmt auf alle Bereichedes Unternehmens Einfluss von der Beschaffung über jeden PC-Arbeitsplatz bis hin zum Management.(Quelle: Wikipedia) Studien sagen, wer aktiv seine Lizenzen verwaltet, reduziert seineSoftwarekosten pro User um bis zu 30% bei durchschnittlichenSoftwarekosten von ca. 200 EUR / User / Jahr.14| www.deskcenter.com


WAS BEDEUTET DAS FÜR SIE – IN DER PRAXIS ?• Die gängigen Definitionen geben keinen Anhaltspunkt zurUmsetzung• Best Practices sind immer abhängig von der konkretenUnternehmenssituation• Die durchschnittlichen Angaben zur Kostenersparnis sind nichtauf jede Unternehmensabteilung anwendbar, da dieEinsparungen dediziert auf bestimmte Bereiche teilweise massivhöher sind• Tolle Idee, doch in der Realität arbeiten Sie ja in existierendenUmgebungen!15| www.deskcenter.com


LIZENZMANAGEMENTLizenzierungsprojekt: zentrale Probleme• Konfrontation mit interdisziplinären Problemstellungen:• Unternehmensführung und Risikomanagement (Steuern, Überwachen, …)• Recht (Datenschutzrecht, Arbeitsrecht, Gesellschaftsrecht, Vertragsrecht, Buchführung undRechnungslegung, Besteuerung, …)• Informationstechnologie (Differenzierte technische Lösungswege, Parametrisierung,Schnittstellen, …)• Konträre Zielsetzungen treffen aufeinander:• Flexible Handhabbarkeit vs. rechtliche Anforderungen• Rechtliche Anforderungen vs. technische Umsetzung• Funktionsumfang vs. einfache Erlern- und Bedienbarkeit• Individuelle Lösungen vs. Investitionsbudget und lfd. Folgekosten• Einzelbetrachtung vs. Ganzheitlichkeit• Überlizenzierung bei einem Hersteller vs. Unterlizenzierung bei einem anderem• Ordnung bei einer Abteilung / Mitarbeiter vs. Völliger Freiflug bei Installationen• Genaue Prozesse bei einer Lizenzart vs. gar keine Festlegung bei einer anderen16| www.deskcenter.com


LIZENZMANAGEMENTDas Problem17| www.deskcenter.com


LIZENZMANAGEMENTWas sind unstrukturierte Daten• Strukturierte Daten• Datenbank• (Semi) - Strukturierte Daten• E-Mail?• Unstrukturierte Daten• Es können sich hunderte verschiedener Applikationen und ebenso viele Datei-Formate finden,Beispiele: Word, Excel und Powerpoint, E-Mail, Grafik- und Audiodateien oder spezielle Formate etc.18| www.deskcenter.com


VON PROJEKTEN UND PROJEKTERFOLGEN46% der IT-Vorhaben habenzumindest teilweise nicht dieWünsche und Anforderungender Auftraggeber erfüllt. Jedesfünfte Projekt ist ein Totalausfall.(„Chaos Report“ der StandishGroup 2006)Nur knapp die Hälfte aller IT-Vorhaben der vergangenen dreiJahre war erfolgreich. Siedauerten entweder länger alsgeplant, kosteten wesentlichmehr oder es kam am Ende einanderes Ergebnis heraus.Andere Projekte mussten sogarabgebrochen werden, wobei inder Regel viel Geld in den Sandgesetzt wird.(Studie der TechnischenUniversität München)Nur 16% der untersuchten IT-Projekte können als erfolgreicheingestuft werden.(Studie der Universität Oxford2003)Nicht weil es schwer ist, wagen wir es nicht, sondern weilwir es nicht wagen, ist es schwer.- Seneca19| www.deskcenter.com


GRÜNDE FÜR DAS SCHEITERN VON PROJEKTENQuelle: Ernst & Young20| www.deskcenter.com


LIZENZMANAGEMENTPROJEKTE IN DER PRAXIS• Die kritischste Projektphase ist die Planung• Verschiedene Untersuchungen haben gezeigt, dass teilweise bis zu 70% (die Zahlenvariieren von 30-70% abhängig vom Themenbereich) aller Projekte ihr Projektzielnicht erreichen oder ganz scheitern. Die Gründe dafür liegen nicht so sehr in derfehlender Machbarkeit dieser Projekte als vielmehr an den unvollständigenSpezifikationen und den beteiligten Menschen mit ihren Problemen (sozialeFaktoren).Stellen Sie dierichtigenFragen!Definieren SieIhre eigenenZiele!Definieren SieeinenrealistischenZeitplan!Bedenken Siealle nötigenRessourcen!21| www.deskcenter.com


ZIELDEFINITIONWas möchte ich mit Lizenzmanagement erreichen?1. Teilziel: Inventarisierung IT2. Teilziel: Inventarisierung Lizenzen3. Teilziel: SAM ProzessUnd wann sollen die Ziele umgesetzt sein!Realistischen Projektplan aufsetzen….Klassische Ziele:Welche Software haben wir im Unternehmen installiert?Welche Software nutzen wir im Unternehmen?Welche Lizenzen haben wir?Wie ist das Verhältnis Lizenzen / Software?Meist für einen HerstellerÜberfordern Sie sich und Ihr Projekt nicht! Aber messen sie ihm den Wert bei, denes hat!22| www.deskcenter.com


MACHEN SIE ES DENNOCH RICHTIG!• Definieren sie ein eindeutiges Ziel als Unternehmen / Abteilung!• Schaffen sie klare Zuständigkeiten! (Projektleiter, je nach Beteiligung Projektgruppe)• Holen sie sich die Zustimmung der Geschäftsleitung!• Projektieren sie! Vollständig (auch INTERN!) und so professionell und realistisch,wie möglich.• Holen sie sich, was sie nicht haben (Ressourcen, Zeit, Kompetenzen, Zustimmung –das alles kann KEINE Software haben!)• Was ist das richtige Lizenzmodell für mich? (OEM / EA)• Softwarekonsolidierung?• Rekapitalisierung nicht benötigter Software• Definieren sie die Umsetzung (wer, wann, wie, wo...)!23| www.deskcenter.com


VORGEHENSWEISE• 1. Ermitteln Sie Ihren Ist-StandErmitteln Sie alle Lizenzen, Kaufverträge, Wartungsverträge, Lizenznachweise im UnternehmenErmitteln Sie Ihre Software, die im Unternehmen installiert istErkennen Sie diese Software eindeutig.Prüfen Sie, welche dieser Software Sie benötigen.Gleichen Sie diese Parameter ab.• 2. Basierend auf dem Ist-Stand entwickeln Sie Ihre zukünftigenProzesse und StrukturenJedes Management (und Entscheidung) benötigt als Grundlage die Fakten(Was will ich und welcher Aufwand ist dafür notwendig)Treffen Sie auch keine Entscheidung bevor Sie die Fakten nicht kennen!• 3. Implementieren Sie diese• 4. Gleichen Sie Ihre Ziele regelmäßig ab24| www.deskcenter.com


1. TEILZIEL: INVENTARISIERUNG IT• Das macht die DeskCenter Management Suite • Installationsübersicht• Nutzungsübersicht• Produktübersicht Überblick: genaue, reelle Sicht über Installationen, deren Nutzung und was es ist• Erstes Teilziel erreicht Ich WEISS was ich habe.• Standardisierung möglich• Interne Compliance / Regeln• Grundlage für alle weiteren Schritte (und häufig auch erst für eine reelle(Projekt-)Planung25| www.deskcenter.com


2. TEILZIEL: INVENTARISIERUNG LIZENZEN• Das macht NICHT die DeskCenter Management Suite • Lizenzübersicht• Vertragsübersicht• Lizenzrechte• Verknüpfung mit den installierten Produkten WER macht das? Ist immer ein manueller Vorgang und immer interner Inputnotwendig!• Legen sie fest wer die Lizenzerfassung macht.• Wo sind die Lizenzen? Woher bekomme ich diese?• Wer bewertet die Lizenzen (Lizenzwissen)?• Was wird als Lizenznachweis akzeptiert?26| www.deskcenter.com


3. TEILZIEL: SAM PROZESS• Softwarebeschaffung• Softwareinstallation• Softwarenutzung• Herstellerstrategie• Lizenzierungsmethodik27| www.deskcenter.com


KONTINUIERLICHER ABGLEICHDas macht die DeskCenter Management Suite gemeinsam mit Ihnen• Zuordnung der Lizenzen zu Computer / Benutzer• Lizenznutzung möglich• Lizenzabgleich – Sicht Über- oder Unterlizenzierung• Ganzheitliche Sicht, Reports über alle Ansätze Leiten sie das ab, was ihr Hauptziel ist.• Machen sie es immer konsequent zu Ende!• Machen sie es dauerhaft! Schaffen Sie feste Jour Fixe, an denen Sie Ihren Lizenzstand,Ihre Verträge und Prozesse prüfen• Ziehen sie auch wirklich die richtigen Schlüsse aus der Analyse!• Setzen sie diese in Prozesse um (führen sie diese ein bzw. ändern sie diese)• Lizenzberatung / Rechtsberatung28| www.deskcenter.com


ZIELERREICHUNG- UND FORTFÜHRUNGWie unterstützt Sie DeskCenter und seine Partner dabei?• DeskCenter Management Suite inventarisiert Ihre Software• DeskCenter erkennt Ihre Software eindeutig• DeskCenter ist Microsoft und BSA akzeptiert für dieSoftwareerkennung und Lizenzberechnung.• DeskCenter Management Suite misst die Softwarenutzung• DeskCenter Management Suite verwaltet Ihre Lizenzen,Upgrades und Lizenznachweise• DeskCenter liefert ReportsMit der DeskCenter Management Suite können Sie den Tool-Teil vollständig abdecken!29| www.deskcenter.com


UMSETZUNG IN DER PRAXISBestandteile der Software- und Lizenzdatenbank• Softwareregister• Welche Software wird von welchem Mitarbeiter auf welchem Rechnergenutzt?• Tools können eingesetzt werden, wenn diese fortlaufend aktualisiertwerden• Neu installierte Software aufnehmen, deinstallierte als gelöschtregistrieren• Ergänzende Daten hinzufügen• Lizenzregister• Sämtliche Lizenzverträge und Lizenzkeys• Ersichtlich: was ist vorhanden, wie sind die Bedingungen,warum verlängern oder kündigen• Laufend zu aktualisieren30| www.deskcenter.com


DESKCENTER DIENSTLEISTUNGEN• Kickoff-Workshop mit Zieldefinition• Installation DeskCenter Management Suite• Erfassung der Softwareinstallationen• Erfassung der vorhandenen Lizenzen• Zuordnung der Lizenz zur Installation• Auswertung• Abschlussworkshop• Abschlussbericht• Dauerhafte Auswertung• Überführung in einen dauerhaften SAM - Prozess31| www.deskcenter.com


ERGEBNIS• Übersicht über Ihre Hardware und auf Geräten installierteSoftware• Übersicht über Ihre vorhandenen Lizenzen• Übersicht über die Nutzung von CALs und CPU Lizenzen• Übersicht über die Nutzung von bis zu 3 definiertenAnwendungen• Abgleich der vorhanden Lizenzen mit installierter undverwendeter Software „Lizenzbilanz“• Dauerhafte Verwendung unserer Lizenzmanagementsoftwarenach Projekt möglich.32| www.deskcenter.com


UMSETZUNG IN DER PRAXISAudits mühelos meistern• Die Wirtschaftsprüfer (deren Spezialisten für den Softwarebereich) haben dasLizenzmanagement-Konzept akzeptiert• Aktuelle Reports belegen den Lizenzstatus• Lizenzdokumente konnten vorgelegt werden• Beim Einsatz von Tools sollten Stichproben durchgeführt werden, die Online die einwandfreieLizenzierung belegen• Unternehmen, die Tools zur Evaluierung einsetzen, sehen Software-Audits gelassen entgegen33| www.deskcenter.com


UMSETZUNG IN DER PRAXIS10 Regeln zum Lizenzmanagement(1) Software standardisieren(2) Lizenzmetriken vereinfachen(3) Kosten prüfen(4) Einkauf zentral steuern(5) Verträge transparent machen(6) Tool-Einsatz richtig planen(7) Lizenzinventar aufbauen(8) Einsparpotentiale aufzeigen(9) Mitarbeiter sensibilisieren(10) Lizenzmanagement organisieren und auditieren34| www.deskcenter.com


Q&A?• Ihre Fragen.35| www.deskcenter.com

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