02 2012 - Midrange Magazin

SCHWERPUNKTLotus Notes basierte AnwendungenPersonalverträge sicher erstellenVerwaltungsaufwand reduzierenIn Personalabteilungen wird der größte Teil der verfügbaren Kapazitäten durch das Verfassenund die Pflege unterschiedlichster Dokumente in Anspruch genommen. Ursachen für diehohen Aufwände sind die Fülle von Richtlinien und Gesetzen auf nationaler wie auch internationalerEbene sowie ständige Änderungen und Erweiterungen, die sowohl die Vertragserstellungals auch die Pflege hochkomplex sowie extrem fehleranfällig machen.Bisher verfahren die meisten Unternehmenbei der Erstellung von konkretenArbeitsverträgen nach einemaltbekannten Schema: Sie benutzenWord-Vorlagen mit Textbausteinen undvielleicht noch Makros und/oder helfensich in Kombination mit Excel aus, überdie Verträge mit Textbausteinen gefüttertwerden. Das funktioniert in der Regelbei Standard-Verträgen, bei denennur die persönlichen Daten des neuenMitarbeiters an den entsprechendenStellen eingesetzt werden, noch gut.Was aber, wenn ein Fundus vonWord-Textbausteinen für die Arbeitsvertragserstellung,der unterschiedlichenKollegen im Unternehmen zurVerfügung steht, der jedoch individuell„angepasst“ wird? Dann verliert derPersonaler schnell den Überblick undweiß nicht mehr, welche Version aktuellund gültig ist. Dies verschärft sichvon Jahr zu Jahr, wenn der Gesetzgeber,Tarifvertragsparteien oder SozialversichererÄnderungen durchführen, dieauch in die Standard-Arbeitsverträge,Vorlagen und Textbausteine eingepflegtwerden müssen. Ähnliches gilt auch fürandere Änderungen, etwa wenn sich imUnternehmen Geschäftsführer, Vorständeoder ähnliche Details ändern, die imfertigen Vertrag enthalten sind, nichtaber im direkten Zusammenhang zuvertragsrechtlichen Aspekten stehen.Cominform stellt mit Hrdoc einespezialisierte Softwarelösung zur Verwaltungvon Vertragsvorlagen und automatisiertenErstellung von Verträgenzur Verfügung. Damit können auch inArbeitsrechtsfragen völlig ungeübteAnwender rechtssichere Arbeitsverträgejeglicher Art am PC automatisierterstellen. Als Vorbereitung fürdie Arbeit mit Hrdoc werden geprüfteTextbausteine mit firmenspezifischenRegeln in der Anwendung hinterlegt,um alle notwendigen Details und Variantengeplanter Verträge in Vorlagenabzubilden.Tools vereinfachen dieVertragsgestaltungWenn es an die individuelle Vertragserstellunggeht, nimmt sich Hrdoc diePersonalstammdaten und generiert ausden Vorlagen den fertigen Vertragstextvollautomatisch auf Knopfdruck. Aufdiese Weise können auch Einsteiger,die wenig Kenntnisse in Personalangelegenheitenhaben, problemlos Arbeitsverträgeerstellen. Eine zeitaufwendigePrüfung der Verträge durch vorgesetzteStellen oder andere Fachbereiche entfällt.Die Verträge werden als PDF erzeugtund können sofort unterschriftsreifgedruckt werden. Praktisch undzeitsparend: Bei der Ausgabe mittelsVorschau kann das Endergebnis vordem Ausdruck geprüft werden. Auchein Probedruck mit Probedruck-Bannerist möglich.In Situationen, in denen Textpassagen,Absätze oder Paragraphen fallbezogenangepasst oder ergänzt werdenmüssen, unterstützt einen die Softwaredurch leicht zu handhabende Änderungder mitarbeiterspezifischen Arbeitsverträge.Um zu verhindern, dassunberechtigte Änderungen erfolgen,können Änderungsrechte vergebenwerden. Ferner lässt sich im Vorfeldbestimmen, wann Änderungen durchverantwortliche Stellen freigegebenwerden müssen. Jede Änderung wirdzudem zur Prüfung markiert und in einerHistorie festgehalten.Die frei konfigurierbare integrierteSteuerung des Arbeitsablaufs überwachtjeden Schritt von der Erstellungdes Vertrags, der Prüfung, über die Anpassung,die Genehmigung, den Ausdruckbis zur Ablage. IndividualisierteZugriffsrechte stellen sicher, dass nurberechtigte Anwender bestimmte Verträgeeinsehen können, um den Anforderungendes Datenschutzes gerechtzu werden.Die Anwendung läuft auf der PlattformIBM Lotus Domino/Notes. Hrdocunterstützt Mandanten und Standorte.Dazu gehören Fußzeilen mit Firmendatenund Logos, die in die Vorlagenintegriert werden. Der Kunde bestimmtdabei Formatierung und Layout. In jederVorlage lassen sich auch beliebigeAnlagen definieren, die individuell proMitarbeiter dynamisch zum fertigenArbeitsvertrag angefügt werden.Ralf Ludwig ówww.cominform.de36MIDRANGE MAGAZIN · 02/2012