Zwischenbericht - Pressemeldung

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Zwischenbericht - Pressemeldung

omsOPTIMIERTES MELDEVERFAHRENIN DER SOZIALEN SICHERUNGWWW.PROJEKT-OMS.DEProjektbezeichnungOptimiertes Meldeverfahren in der sozialen SicherungProjektlaufzeit 14.02.2012 – 31.12.2013ZuwendungsgeberZuständigProjektnehmerGeschäftsführerProjektleiterProjektbüroBundesministerium für Arbeit und Soziales11017 BerlinAbteilung IVITSG Informationstechnische Servicestelle derGesetzlichen Krankenversicherung GmbHSeligenstädter Grund 11, 63150 HeusenstammHarald FlexHelmut OppitzSeligenstädter Grund 11, 63150 HeusenstammTelefon: 06104 / 60050 - 0Telefax: 06104 / 60050 - 300E-Mail: oms@itsg.deInternet: www.projekt-oms.de2Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ausgangslage2 AusgangslageDas Meldeverfahren der sozialen Sicherung mit seinen zahlreichen Fachverfahren zur Übermittlung vonInformationen von ca. 3,5 Mio. Arbeitgebern für ihre über 40 Mio. Beschäftigten zu öffentlichen Stellenist das größte Massenverfahren zur Übermittlung von Informationen in der Bundesrepublik Deutschland.Allein die Anzahl der Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise beträgt jährlich ca.230 Millionen. Der Begriff Meldeverfahren der sozialen Sicherung wird nachfolgend als Kurzform für dasMeldewesen (inkl. der Übermittlung von Beitragsnachweisen), Bescheinigungswesen sowie Antragsverfahrenin der sozialen Sicherung verwendet.Datenpakete zu unterschiedlichen FachverfahrenGesicherte Übermittlung auf der „elektronischen Autobahn“Arbeitgeber und derenDienstleistungspartnerOrganisationen dersozialen SicherungDie Meldeverfahren der sozialen Sicherung wurden seit 2006 schrittweise auf die Nutzung des elektronischenDatenaustauschs – unter Nutzung des Internets und einer durch Standards geregelten „elektronischenAutobahn“ – umgestellt. Dies hatte zur Folge, dass alle Verfahrensbeteiligten wie Arbeitgeber,Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Unfallversicherungsträger, Bundesagentur für Arbeit sowieberufsständische Versorgungseinrichtungen signifikante Entbürokratisierungspotenziale erschließenkonnten, da umfangreiche Datenmengen ohne Medienbruch ausgetauscht und verarbeitet werdenkönnen.Im Vordergrund der Arbeiten in den letzten 10 Jahren stand die Überführung der papierbasierendenKommunikationsprozesse (ebenfalls Meldeverfahren genannt) auf den elektronischen Datenaustausch.Die Sozialversicherungsträger und insbesondere die Arbeitgeber haben in den letzten Jahren erheblicheInvestitionen in den kontinuierlichen Aufbau und Ausbau des elektronischen Datenaustauschesgetätigt. Diese gilt es zu schützen.Auf dieser Grundlage rückt in den Überlegungen der Beteiligten speziell zu den Meldeverfahren in dersozialen Sicherung immer mehr die gemeinsame Modellierung der Verfahrensgestaltung zum Zweckeder Optimierung der Geschäftsprozesse in den Fokus. Die heute teilweise nur unidirektional gestaltetenMeldeverfahren sollen in qualifizierte Dialogverfahren umgewandelt werden. Der Umfang der dafür6Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ausgangslagenotwendigen grundsätzlichen Veränderungen dürfte neben den Herausforderungen für jeden einzelnenAkteur in den Meldeverfahren der sozialen Sicherung nicht unerheblich sein. Grundsätzlich ist dafüraber die vorhandene technische Basis bereits geschaffen worden. Das vorhandene Datenübermittlungssystemkann mit einem begrenzten Aufwand nicht nur weiter ausgebaut, sondern vielmehr auchan die neuen fachlichen und technischen Herausforderungen und Möglichkeiten angepasst werden.Die in den letzten Jahren aufgebaute IT-Infrastruktur für den elektronischen Datenaustausch erfülltbereits die folgenden Kriterien:• Verfahrenssicherheit: Die Datenübermittlungssysteme garantieren den vollständigen, rechtzeitigenund revisionssicheren Datenaustausch.• Automatisierung: Die Daten können in einem Dialogverfahren vollautomatisiert ausgetauscht undgenutzt werden.• Übermittlung Massendaten: Das Datenübermittlungssystem gewährleistet die effiziente Übermittlungvon Massendaten.• Datenschutz und Informationssicherheit: Die Verfahren zur Übermittlung schützenswerter Datenbieten keine Angriffsflächen und die Daten werden ausschließlich verschlüsselt übertragen.Vor diesem Hintergrund erhielt das BMAS im Jahr 2011 vom Bundeskabinett den Auftrag, bis zum Endedes Jahres 2013 zu prüfen, inwieweit bestehende elektronische Meldewege in der sozialen Sicherungzwischen Arbeitgebern und Sozialversicherungsträgern optimiert werden können. Daraufhin wurdedas Projekt OMS initiiert, in dessen Rahmen die Informationstechnische Servicestelle der GesetzlichenKrankenversicherung GmbH (ITSG) eine Machbarkeitsstudie erstellt.7Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ausgangslage8Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ausgangslage2.1 Zielsetzung der Machbarkeitsstudie OMSUm den bürokratischen Aufwand für Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger weiter zu reduzieren,mussten zuerst die etablierten Verfahren umfassend und detailliert beschrieben werden. Auf dieser fundiertenBasis sind die Optimierungspotenziale zu ermitteln.Die Erstellung der Machbarkeitsstudie erfolgt durch die ITSG mit folgender Zielsetzung:• Es soll geprüft werden, inwieweit in den bestehenden Meldeverfahren der sozialen Sicherung Verbesserungenerreicht werden können. Dazu sollen auch die im ELENA-Verfahren gewonnenenErkenntnisse mit einfließen und die von den Verfahrensbeteiligten bereits getätigten Investitionen fürdie Weiterentwicklung der Meldeverfahren der sozialen Sicherung genutzt werden.• Hierzu soll gemeinsam mit allen Verfahrensbeteiligten eine umfassende Beschreibung und Bewertungder bestehenden Meldeverfahren der sozialen Sicherung durchgeführt, Optimierungsmöglich-keiten erarbeitet und Handlungsalternativen vorgeschlagen werden.• Dafür sind alle notwendigen Prozesse zum Datenaustausch in den Meldeverfahren der sozialen Sicherungvon den Verfahrensbeteiligten gemeinsam auf zukünftige Optimierungspotenziale hin zu prüfen.• Die Prüfungen von Informationssicherheit und Datenschutz sind integraler Bestandteil im Projekt OMS.Die Untersuchung erfolgt ohne Vorfestlegung, um das Innovations- und Kreativpotenzial aller Verfahrensbeteiligtenoptimal auszuschöpfen. Im Rahmen des Projektes werden keine neuen Fachverfahreneingerichtet, Organisationen verändert und keine IT-Infrastrukturen angepasst bzw. neu aufgebaut.(Schon deshalb ist das Projekt OMS keine Fortführung des ELENA-Verfahrens, das explizit zum Ziel hatte,eine neue IT-Infrastruktur zu errichten.)Zwingende Voraussetzung ist jedoch, dass sich die einzelnen Vorschläge der Machbarkeitsstudie amEnde auch tatsächlich realisieren lassen. Deshalb sollen die jeweiligen Vorschläge in einer Gegenüberstellungzum bestehenden Verfahren mit Blick auf die Verfahrensbeteiligten untersucht werden. Dabeistehen insbesondere folgende Aspekte im Vordergrund der Untersuchung: wirtschaftliche Auswirkungenfür die Arbeitgeber, die Verwaltung, die Sozialversicherungsträger und die verarbeitenden Stellenim Gesamtprozess sowie technische und datenschutzrechtliche Umsetzungsmöglichkeiten und ggfs.notwendige rechtliche Anpassungen.Für die wirtschaftliche Betrachtung hat das BMAS das Statistische Bundesamt mit der Erhebung des Erfüllungsaufwandsausgewählter Meldeverfahren der sozialen Sicherung beauftragt.9Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ausgangslage2.2 ProjektbeschreibungDie Machbarkeitsstudie soll sich an den in der Praxis heute nachweislich funktionierenden Verfahren undder etablierten IT-Infrastruktur orientieren.Da in der Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Sozialversicherung einige Fachverfahren bereitsals Dialogverfahren ausgestaltet sind, soll auf dieser Basis aufbauend das Zukunftskonzept für die bestehendenund für neue Fachverfahren in den Meldeverfahren der sozialen Sicherung entwickelt werden.Durch die gewählte Vorgehensweise wird sichergestellt, dass alle Verfahren im elektronischen Datenaustauschder sozialen Sicherung ohne Vorfestlegung auf den Prüfstand gestellt werden. Dazu werdenVorschläge erarbeitet, wie die Begriffe in den derzeit noch papiergestützt laufenden oder elektronischenVerfahren vereinheitlicht und wie die Verfahren sukzessive verschlankt und in den elektronischen Datenaustauschder Meldeverfahren der sozialen Sicherung überführt werden können. Veränderungen an bestehendenVerfahren oder die Einführung neuer Verfahren müssen durch eine positive Kosten- / Nutzen-Prognose nachweislich belegt werden.Untersucht werden drei Arbeitsfelder:1. Optimierung bestehender Meldeverfahren (inkl. Beitragsnachweisverfahren)2. Ausbau der Elektronifizierung des papiergebundenen Bescheinigungswesens3. Einrichtung / Ausbau des qualifizierten Versichertendialogs in den Antragsverfahren unter der Nutzungund ggf. Anpassung der bestehenden RahmeninfrastrukturIn Phase 1 wurde im Zeitraum 14.02.2012 bis 31.08.2012 die IST-Aufnahme erstellt.Für 39 Verfahren wurden Prozessketten, Datensätze und technische Infrastruktur unter Berücksichtigungdes Datenschutzes und der Informationssicherheit dokumentiert. Zusätzlich wurden Kosten und Aufwandfür bestimmte Prozessschritte und Abläufe bei allen Verfahrensbeteiligten ermittelt.In Phase 2 wurden bis Mitte Oktober 2012 Optimierungsvorschläge gesammelt und werden nun unterder Berücksichtigung von drei Szenarien bewertet:• Szenario 1 untersucht die organisatorischen, technischen und wirtschaftlichen Auswirkungen eineszentralisierten Verfahrens – z. B. die Abwicklung aller Meldungen über eine zentrale Stelle.• Szenario 2 konzentriert sich auf die Optimierung bestehender Verfahren. Identifiziert werden u. a.Optimierungspotenziale in Bezug auf Datensätze und Meldeorganisation / -sicherheit.• Szenario 3 spielt die komplette Dezentralisierung der Meldungen an die Sozialversicherungsträger(SV-Träger) nach deren Aufgaben und / oder eine Verteilung der Informationen auf fallbezogeneDatensätze durch.10Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


AusgangslageDas OMS-Projektbüro der ITSG wird durch einen Lenkungsausschuss – besetzt von den Spitzenorganisationender Sozialversicherung und Vertretern des BMAS – kontrolliert und fachlich von einem Beiratunterstützt. Die Projektarbeit wird in sechs Arbeitsgruppen durchgeführt, die vom Projektbüro koordiniert,moderiert und betreut werden. Das Projekt stützt sich dabei auf die aktive Mitwirkung aller Verfahrensbeteiligten.So wird die erforderliche Praxisnähe gewährleistet.VorsitzBMASLeitungBeiratInhaltliche undfachlicheBegleitungAuftragProjektbüroITSGKontrolleLenkungsausschussAG F + OKoordinationsarbeitskreisAGFachverfahrenAGOrganisationMeldewesenBescheinigungswesenAntragsverfahrenAGTechnikAGDatenschutzAGKostenAGDatensatzAGAngrenzendeVerfahrenIn den Arbeitsgruppen werden die Themenfelder Fachverfahren und Organisation, Technik, Informationssicherheitund Datenschutz, Kosten, Datensatz und Angrenzende Verfahren untersucht. Die Facharbeitdes Projektes wird mit mehr als 200 Projektbeteiligten folgender Institutionen durchgeführt:• Sozialversicherungsträger, deren Verbände und Dienstleister• Arbeitgeber und Zahlstellen sowie deren Dienstleister• Bundeskanzleramt• Bundesministerien• Normenkontrollrat• Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit• Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie• Arbeitgeberverbände• Gewerkschaften• Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.• berufsständische Versorgungseinrichtungen• Software-Ersteller von Anwendungen für Arbeitgeber, Zahlstellen sowie Einrichtungen derSozialversicherungen• Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH11Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ergebnisse aus Phase 13 Ergebnisse aus Phase 13.1 Dokumentation zur IST-AufnahmeAm 31.08.2012 wurde die umfangreiche Dokumentation zur IST-Aufnahme der bestehenden Meldeverfahrender sozialen Sicherung durch das Projektbüro OMS (ITSG GmbH) fertiggestellt. Damit wurde dererste Meilenstein des Projektes OMS erfolgreich erreicht und Phase 1 abgeschlossen.Die Dokumentation zur IST-Aufnahme beschreibt detailliert die etablierten Verfahren sowie die fachlichen,organisatorischen und technischen Gegebenheiten der Meldeverfahren in der sozialen Sicherung.Dabei wurden bestehende elektronische Verfahren ebenso analysiert wie die in einigen Bereichen immernoch papierbasierten Anträge und Bescheinigungen. Insgesamt werden 39 Fachverfahren dargestellt,die in einer einheitlichen und detaillierten Form dokumentiert wurden. Die Detailtiefe der Dokumentationliefert sehr exakte Ablaufbeschreibungen der bestehenden Fachverfahren in der sozialen Sicherung.Dadurch konnten Redundanzen in den Fachverfahren identifiziert werden, welche in Phase 2 des Projektesbei den Optimierungsvorschlägen berücksichtigt werden.Die vollständige Dokumentation ist in zwei Teilen in elektronischer Fassung auf der Internetseitewww.projekt-oms.de abrufbar. Teil 1 (Übersicht) des Abschlussberichts zur Bestandsaufnahme gibt inKürze einen Einblick in die wesentlichen Meldeverfahren der Sozialversicherung, an denen Arbeitgeberbeteiligt sind. Teil 2 (Detaillierte Darstellung der Fachverfahren) weist u. a. die Geschäftsprozesse der betrachtetenVerfahren im Detail aus.Kurzübersicht des elektronischen MeldeverfahrensSeit dem 1. Januar 2006 ist gesetzlich nur noch das elektronische Verfahren im Meldewesen und zurÜbermittlung der Beitragsnachweise und zwischen Arbeitgebern und den Organisationen der Sozialversicherungdurch Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mit Hilfe automatisierterAusfüllhilfen zulässig. Das bedeutet, dass Arbeitgeber keine Meldevordrucke und keine Datenträger mehrverwenden dürfen. Ausgenommen sind hierbei geringfügig Beschäftigte bei Arbeitgebern nach § 28aAbsatz 6a SGB IV.Mit dieser Entscheidung konnte die Fehlerquote bei den abgegebenen Meldungen und Beitragsnachweisenvon im Papierverfahren 34 % und auf Datenträgern 7 % auf unter 1 % im Datenübertragungsverfahrenreduziert werden. Dies führt zu einer wesentlichen Entlastung bei der Fehlerbearbeitung durchdie Einzugsstellen und die Arbeitgeber.Der elektronische Datenaustausch ist ein Massenverfahren und ausgelegt auf sehr viele Kommunikationsteilnehmer.Daher müssen eindeutige Regeln gelten, ein leistungsfähiger Transport der Datengewährleistet sein, kostengünstige Anschlussmöglichkeiten bestehen und der Transport aller, insbeson-12 Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ergebnisse aus Phase 1dere der Sozialversicherungsdaten gegen unberechtigten Zugriff gesichert sein. Die Organisationen derSozialversicherung haben über die Jahre gemeinsam mit den Arbeitgebern und deren Dienstleisterneine „elektronische Autobahn“ eingerichtet.Elektronische AutobahnAutobahn = InternetAUTOBAHN: AUTOBAHN:TransportmediumTransportmediumAUTOBAHN: TransportmediumVERKEHRSREGELN: VERKEHRSREGELN:Verkehrsregeln = Gesetze, Verordnungen, Gemeinsame Rundschreiben, GesetzeGesetzeVERKEHRSREGELN: GesetzeTechnische RichtlinienAUF-/ABFAHRTEN: AUF-/ABFAHRTEN:SchnittstellenSchnittstellenAuf-/Abfahrten = baugleiche Schnittstellen AUF-/ABFAHRTEN: der TeilnehmersystemeSchnittstellenTransporter = identische KommunikationsverfahrenTRANSPORTER: TRANSPORTER: KommunikationsverfahrenTRANSPORTER: KommunikationsverfahrenTRANSPORTER: KommunikationsverfahrenContainer = verfahrensspezifische DateninhalteCONTAINER:CONTAINER: DatenpaketDatenpaketCONTAINER: DatenpaketSIEGELSIEGELSchutz und Siegel = einheitliche Sicherheitsverfahren oder oderoder SCHLOSS:SCHLOSS:zur Verschlüsselung,VerschlüsselungSIEGEL oder SCHLOSS: VerschlüsselungAuthentifizierung, SignaturNummernschild = Zertifikat, öffentliches Teilnehmerverzeichnis,KENNZEICHEN: KENNZEICHEN: Produkt-RegistrierungRegistrierungund VersionskennzeichnungKENNZEICHEN: RegistrierungZulassung = permanente Qualitätssicherung für Entgeltabrechnungs- undZahlstellenmeldeprogrammeZULASSUNG: ZULASSUNG: QualitätssicherungQualitätssicherungZULASSUNG: QualitätssicherungZERTIFIKATZERTIFIKATZERTIFIKATZERTIFIKATZERTIFIKATZERTIFIKAT ZERTIFIKZERTIFIKZERTIFIKAZERTIFIKAZERTIFIKAZERTIFIKA13Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbHACHTUNGACHTUNGACHTUNG!! !!


Ergebnisse aus Phase 1Die elektronische Übertragung schützenswerter, insbesondere personenbezogener Informationen überöffentliche Kommunikationsleitungen ist nach § 78a Sozialgesetzbuch (SGB) nur in gesicherter Formerlaubt. Mit der Einführung des elektronischen Datenaustauschs wurde bereits 1996 ein geeignetesVerfahren etabliert. Seit 1997 vergeben Trust Center die öffentlichen Schlüssel der Teilnehmer für dengesicherten Datenaustausch. Somit ist sichergestellt, dass Datenlieferungen nur vom Absender undEmpfänger der Datenlieferung eingesehen werden können.Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung legen fachliche Fehlerprüfungen fest. Diese Vorgabensind von den Verfahrensbeteiligten zwingend umzusetzen. Bezogen auf die Meldungen der Arbeitgeberwird für jedes Fachverfahren eine einheitliche und zentral entwickelte Kernprüfung zur Verfügunggestellt. Hierdurch ist weitgehend sichergestellt, dass Fehlersachverhalte bei der Verarbeitung der Meldedateneinheitlich erkannt und behandelt werden.Kurzübersicht der betrachteten VerfahrenIm Projekt OMS wurden für die IST-Aufnahme im Bereich Meldewesen verschiedene Meldeverfahrenuntersucht. Für die Aufnahme der einzelnen Verfahren in die Untersuchung war entscheidend, dass einArbeitgeber oder eine Zahlstelle am Verfahren beteiligt ist und dass die Meldeanlässe eine bestimmtejährliche Fallzahl erreichen.14Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ergebnisse aus Phase 1elektronischpapierbasiertMeldeverfahrenMB 01-1 Meldeverfahren für sozialversicherungspflichtige Beschäftigte•MB 01-2 Sofortmeldung•MB 01-3 Sozialausgleichsverfahren (Beitragsausgleichsverfahren bei Mehrfachbeschäftigung)•MB 01-4 Meldeverfahren für geringfügig Beschäftigte•MB 01-5 Anmeldung Beschäftigter ohne Versicherungsnummer•MB 01-6 Meldedaten Unfallversicherung (UV)•MB 01-7 Betriebsnummernverfahren mit der BA – Änderungsmitteilung per DBSD•MB 02Betriebsnummernverfahren mit dem BA – Antrag der Betriebsnummern• •MB 03Unfallversicherung – sonstige Meldedaten• •MB 04-1 Beitragsverfahren für berufsständisch Versorgte•MB 04-2 Meldeverfahren für berufsständisch Versorgte•MB 05 Zahlstellenverfahren•MB 06-1 Beitragsnachweisverfahren (AG)•MB 06-2 Beitragsnachweisverfahren (ZS)•MB 07-1 Meldungen an die Zusatzversorgungseinrichtungen der AKA•MB 07-2 Meldungen an die Zusatzversorgungseinrichtung VBL•MB 08 Meldungen an die Sozialkassen des Bauhauptgewerbes•MB 09-1 aKünstler und Publizisten – Verwerter•MB 09-1b•MB 09-2• •Künstler und Publizisten – AusgleichsvereinigungenKünstler und Publizisten – VersicherteMB 10 B MeldDÜV-Kommunen mit der Rentenversicherung•(z. B. Geburten, Adressänderungen, Sterbefälle)15Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ergebnisse aus Phase 1Auch nach Einstellung des Verfahrens des Elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) bleibt die Notwendigkeitbestehen, heute noch größtenteils papierbasierte Bescheinigungen in ein elektronisches Verfahrenzu überführen. Es ist daher im Projekt OMS zu prüfen, welche Bescheinigungen auf der Basis einesetablierten Meldeverfahrens in die elektronische Übermittlung und Verarbeitung sinnvoll einbezogenwerden können. Um einen spürbaren Bürokratieabbau und die damit in Verbindung stehende Entlastungder Wirtschaft zu ermöglichen, werden erstrangig die Bescheinigungen betrachtet, die von Arbeitgebernin erheblichem Umfang verpflichtend zu erstellen sind.elektronischpapierbasiertBescheinigung•• B 01• B 02• B 03B 04 Bescheinigungen zu § 23c SGB IV•• B 06• B 07• B 08• B 09• B 10• B 11B 12 Hinzuverdienst § 34, § 96 a SGB VI• B 24Bescheinigungen zu § 312 SGB III: ArbeitslosengeldBescheinigungen zu § 313 SGB III: Nebeneinkommen bei Bezug ArbeitslosengeldBescheinigungen zu § 315 SGB III: Auskunftspflicht DritterBescheinigung G 161: Befreiung von der Zuzahlung bei Reha-MaßnahmenBescheinigung G 586: Verdienstausfall Haushaltshilfe des Rehabilitanden § 54 SGB IXBescheinigung R 665: Erziehungsrente und HinterbliebenenrenteEinkommensanrechnung bei Hinterbliebenenrenten bei UVJahresarbeitsverdienst als Berechnungsgrundlage nach §§ 81 ff. SGB VII§ 194 SGB VI Entgeltbescheinigung für AltersrenteBescheinigungen zu § 312 a SGB III Arbeitsbescheinigung zur Beantragungvon Leistungen bei ausländischen TrägernAn Fachverfahren der sozialen Sicherung wirken die Bürger in unterschiedlichen Rollen wie z. B. Versicherter,Arbeitnehmer, Arbeitsuchender etc. mit. Teilweise werden Geschäftsprozesse erst durch dieAntragsstellung der Bürger angestoßen. Diese Kommunikation ist derzeit im Wandel, da sukzessivepapierbasierte Verfahren (z. B. Formulare) durch die elektronische Kommunikation (z. B. Internetportale)abgelöst werden.16Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ergebnisse aus Phase 1Entscheidung /BescheidLeistungDatenbereitstellung /DatenpflegeAntrag•A 01 Entsendung• •A 02 Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)•A 03 §194 SGB VI gesonderte Meldung und Hochrechnung• •A 04 AAG-Erstattung• • •A 05 eAntrag RV (Beispiel Rentenantrag)• •A 06 Insolvenzgeld• •A 07 Erstattung zu Unrecht entrichteter Beiträge3.2 Ergebnisse aus der Erhebung des Erfüllungsaufwands durch dasStatistische BundesamtBasierend auf der Dokumentation der Prozessabläufe im Meldeverfahren der sozialen Sicherung(IST-Aufnahme) hat das Statistische Bundesamt den Erfüllungsaufwand für Bürgerinnen und Bürger,Wirtschaft und Verwaltung für jedes der 39 untersuchten Verfahren ermittelt. Die Ergebnisse der Erhebungwurden in dem Bericht über die „Erhebung der Erfüllungsaufwände ausgewählter Meldeverfahrenin der sozialen Sicherung, IST-Aufnahme“ dokumentiert. Der Bericht wurde auf der Projekthomepagewww.projekt-oms.de veröffentlicht.Darin wird der Erfüllungsaufwand getrennt nach Personal- und Sachaufwand sowie die IT-Kosten je Fachverfahrengesamt und als Pro-Fall-Wert für jeden Beteiligten ausgewiesen. Zusätzlich wird die Summe jeFachverfahren über alle Beteiligten gebildet und der Erfüllungsaufwand pro Fall dargestellt.Die Darstellung des Erfüllungsaufwands für die einzelnen Verfahren gibt Informationen darüber, welcherAufwand typischerweise an den einzelnen Stellen der Prozessketten entsteht. Es handelt sich um standardisierteSchätzungen, die zwar keine Einzelfallanalyse, wohl aber Einordnungen über die Bedeutungund Relation der Verfahren ermöglichen.17Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ergebnisse aus Phase 1Mit dieser Datenbasis ist es im Rahmen des Projekts OMS möglich, die Optimierungsvorschläge und dendaraus entstehenden Umstellungsaufwand zur Realisierung von zukünftigen Effizienzreserven objektivzu bewerten.Im Folgenden werden exemplarisch die volumenmäßig größten Meldeverfahren der sozialen Sicherungaufgeführt:• Im Meldeverfahren für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte (MB 01-1 IST-Aufnahme) entstehtbei 86 Mio. Sozialversicherungsmeldungen ein Erfüllungsaufwand von 1,2 Mrd. € pro Jahr. DerErfüllungsaufwand pro Meldung beträgt 13,97 €. Hinzu kommen rund 31 Mio. Stunden derArbeitnehmer.• Die über 30 Mio. Meldungen im Meldeverfahren für geringfügig Beschäftigte (MB 01-4 IST-Aufnahme)verursachen einen Erfüllungsaufwand von fast 400 Mio. € pro Jahr. Pro Meldung liegt damit derErfüllungsaufwand bei 12,95 €. Hinzu kommen rund 1,1 Mio. Stunden der Arbeitnehmer.• Das Beitragsnachweisverfahren Arbeitgeber (MB 06-1 IST-Aufnahme) verursacht bei einer hohenFallzahl von 105 Mio. einen Erfüllungsaufwand von ca. 1,15 Mrd. €. Der Erfüllungsaufwand proBeitragsnachweis beträgt 10,93 €.• Das Bescheinigungsverfahren für den Antrag auf Arbeitslosengeld und die vom Arbeitgeber zuerstellende Arbeitsbescheinigung (Bescheinigung zu § 312 SGB III Arbeitslosengeld - B01 IST-Aufnahme- Papierverfahren) verursacht einen Erfüllungsaufwand von ca. 160 Mio. € pro Jahr. Bei 2,4 Mio.Bescheinigungen im Jahr beträgt der Erfüllungsaufwand pro Bescheinigung 66,76 €. Hinzu kommenrund 3,2 Mio. Stunden bei den Arbeitnehmern.• Das volumenmäßig größte Antragsverfahren (A04 IST-Aufnahme) ist der Antrag auf Erstattung gemäßAufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Bei ca. 15,5 Mio. Anträgen ergibt sich ein Erfüllungsaufwand vonfast 157 Mio. € pro Jahr. Der Erfüllungsaufwand je Antrag beträgt 10,13 €.Damit liegt erstmals eine umfangreiche und detaillierte Dokumentation der Erfüllungsaufwände dergesetzlichen Pflichten für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung im Bereich der sozialen Sicherung vor.Der Bericht zeigt, wo im Bereich der Meldeverfahren der sozialen Sicherung hohe bzw. geringe Kostenanfallen. Insbesondere wird deutlich, dass ein wesentlicher Kostenblock auf die Arbeitgeber entfällt. EinTeil der Kosten entsteht jedoch aufgrund rechtlicher Verpflichtung durch die bestehenden Gesetze, derenÜberprüfung vom Kabinettauftrag für das Projekt OMS nicht umfasst wurde. Im Projekt OMS werdenorganisatorische und technische Ansätze für Verbesserungen untersucht.Die vorliegenden Ergebnisse zum Erfüllungsaufwand werden im weiteren Projektverlauf in Relation zuden erarbeiteten Optimierungsvorschlägen bewertet, so dass Aussagen über Effizienzreserven durchOptimierung von Prozessen erst im Abschlussbericht möglich sind.18Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMS4 Optimierungsvorschläge im Projekt OMSAlle Verfahrensbeteiligten hatten die Möglichkeit, bis Mitte Oktober 2012 Optimierungsvorschläge beimProjektbüro der ITSG GmbH einzureichen. Es wurden 160 eingereichte Optimierungsvorschläge erfasstund am 30. / 31.10.2012 im Rahmen der Auftaktveranstaltung für die Phase 2 im Projekt OMS vorgestellt.Nachdem inhaltsgleiche Optimierungsvorschläge während der Auftaktveranstaltung und in der weiterenDiskussion innerhalb der Arbeitsgruppen zusammengefasst wurden, liegen nunmehr 111 Optimierungsvorschlägefür die weitere Überprüfung und Bearbeitung vor.Wegen der hohen Anzahl der Optimierungsvorschläge wurde in einem gemeinsamen Priorisierungsverfahreneine Rankingliste erarbeitet. Mit den vorhandenen Kapazitäten können zunächst bis zum Projektabschlussberichtnur die ersten 30 Optimierungsvorschläge abschließend bearbeitet werden.Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die ausgewählten Optimierungsvorschläge.19Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSBezeichnung des OptimierungsvorschlagesVSNR-Abfrageverfahren bei DSRVEinführung eines Kennzeichens über eine geänderte Entgeltmeldung im Rahmeneiner Beitragserstattung zur RentenversicherungUnmittelbare Beitragszahlung an KünstlersozialkasseZentrale VerfahrensinterpretationErstelldatum bis zur RV durchroutenHarmonisierung Reaktion DialogverfahrenMonatliche MeldungFeld Datensatz IDMeldung Arbeitgeber und Beschäftigungsbetrieb mit jeweiliger BetriebsnummerKeine Zerlegung des Datenbaustein Unfallversicherung durch DritteeAU-Bescheinigung Arzt an KK 1Rückmeldeverfahren für techn. Fehler (DAV > AG)Gleiche Werte in FeldinhaltenZertifizierungspflicht der Software der Sozialversicherungsträger in DialogmeldeverfahrenReduzierung der Kommunikationsverfahren in den MeldeverfahrenZentralisierung der DatenannahmeÄnderung der Stornierungs- bzw. KorrekturphilosophieKeine StichtagsumstellungStichtagsbezogene VersionswechselIntegration der berufsständischen Versorgungseinrichtungen in KernprüfprogrammElektronische Bescheinigungen maschinell anfordernAnforderung Gesonderte Meldung maschinellSystemprüfung für KommunikationssoftwareHarmonisierung des Meldeverfahrens mit ZusatzversorgungseinrichtungenVersionierung (gemeint ist Stichtagsregelung)Einheitliche XML-Strukturen – Einheitliches Verfahren unter Nutzung des eXTra-StandardsEinheitliche XML-Strukturen-Nutzdaten im XML-FormatEinrichten einer InformationsplattformFehlerrückmeldungsmöglichkeit vom (End-) Empfänger an den (ursprünglichen) AbsenderTestverfahrenNummer1234567891011121314151617181920212223242526272829301Sonderfall, da Optimierungsvorschlag Verfahren außerhalb der im Rahmen von OMS betrachteten Kommunikationsverfahren zwischen Arbeitgebern undSozialversicherungsträgern betrifft.20Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSDie kräftig gelb unterlegten Optimierungsvorschläge werden im Folgenden detailliert betrachtet:Eine Kurzbetrachtung der weiteren Optimierungsvorschläge enthält Anlage 1 im Bericht.4.1 Detailbetrachtung ausgewählter OptimierungsvorschlägeEs gibt zahlreiche Optimierungsvorschläge, die verfahrensübergreifend sind und teilweise zur Realisierungvon Effizienzvorteilen bei vielen oder sogar allen Datenübertragungsverfahren in den Meldeverfahrender sozialen Sicherung führen können.Sie lassen sich in die folgenden drei Kategorien einordnen:• Verwertung von Erfahrungen und Techniken aus dem ELENA-Verfahren• Verbesserte Kommunikationswege• Optimierung von DatenfeldernDie Detailbetrachtung ausgewählter Optimierungsvorschläge nimmt Bezug auch auf die jeweils betroffenenFachverfahren (vgl. im nachfolgenden jeweils die Rubrik Relevanz). Eine detaillierte Beschreibungder Fachverfahren ist Bestandteil der Machbarkeitsstudie OMS, IST-Aufnahme, Szenario 0, Teil 2.21Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMS4.1.1 Verwertung von Erfahrungen und Techniken aus dem ELENA-VerfahrenEinige Optimierungsvorschläge beziehen in ihre Überlegungen eine Verwertung von Erfahrungen undTechniken aus dem ELENA-Verfahren ein.Dabei geht es zum einen um eine gegebenenfalls mögliche Revitalisierung von entwickelten Softwaremodulenund Datenbausteinen und zum anderen um die Nutzung von Erkenntnissen aus Prozedurenund Abläufen, welche vermutlich bei der Realisierung von Optimierungsvorschlägen dazu beitragenkönnen, den notwendigen Umstellungsaufwand zu minimieren.VSNR-Abfrageverfahren bei DSRV (Nummer 1)Optimierungsvorschlag:Der Optimierungsvorschlag sieht bei fehlender oder nicht glaubhafter Versicherungsnummer die Möglichkeiteiner Schnellabfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) über eine neue Meldungvor. Die Rückmeldung soll an 365 Tagen, zwischen 6:00 und 22:00 Uhr mit einer Reaktionszeit von einerStunde erfolgen.Dafür sollte ein eigener Datensatz – analog dem ehemaligen DSVV im ELENA-Verfahren – mit eigenemMeldegrund geschaffen werden. Als Datensatz wird DSVA empfohlen mit den erforderlichen Datenbausteinenentsprechend DSME. Kommunikationspartner sollen die Meldestellen und die DSRV sein. Ohnedie Option der Auslösung einer Vergabe sollte der Prozess dem ehemaligen DSVV entsprechen.Hintergrund:Für die Anmeldung von Arbeitnehmern bei den Sozialversicherungsträgern benötigen Arbeitgeber dieVersicherungsnummer des Arbeitnehmers. Kann der Arbeitnehmer die Versicherungsnummer nicht odernicht glaubhaft nachweisen, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Anmeldung ohne Versicherungsnummerabzugeben und eine Versicherungsnummer zu beantragen.Zu diesem Zweck unterhalten die Rentenversicherungsträger eine Datenstelle, bei der alle Personendenen eine Versicherungsnummer zugeteilt wurde, erfasst sind. Durch die Angabe der für die Versicherungsnummererforderlichen Daten (Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht und Geburtsname des zumeldenden Arbeitnehmers) kann die anzumeldende Person sowie der zuständige Rentenversicherungsträgerin der Datenstelle ermittelt werden. Kann die Einzugsstelle die Versicherungsnummer trotz dieserAngaben aus ihrem eigenen Bestand nicht ermitteln, ist das Verfahren zur Ermittlung beziehungsweiseVergabe der Versicherungsnummer durch die DRV einzuleiten.22Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSRelevanz:Dieser Optimierungsvorschlag bezieht sich auf das Verfahren MB01-5 Anmeldung Beschäftigter ohneVersicherungsnummer.Nutzenbewertung der Verfahrensbeteiligten:Der Optimierungsvorschlag beabsichtigt im Wesentlichen, Prozessschritte und den zu meldendenDatenumfang zu reduzieren. Dies kann die heute notwendigen Arbeitsaufwendungen bei den Arbeitgebernsowie bei den anderen Verfahrensbeteiligten zur Prüfung und Vergabe einer Versicherungsnummererheblich senken sowie gleichzeitig die Datenqualität erhöhen und das Risiko einer Doppelvergabe vonVersicherungsnummern vermeiden. Durch die vollständige Versendung der Anmeldung (inkl. aller notwendigenPersonalstammdaten) kann sichergestellt werden, dass keine zusätzliche Beantragung mehrerfolgt, wenn bereits eine Versicherungsnummer vergeben wurde. Durch die zeitnahe Rückmeldung an365 Tagen zwischen 06:00 – 22:00 Uhr und die automatische Auslösung der Erstmeldung (Sofortmeldungoder Anmeldung) ist sichergestellt, dass die Arbeitgeber in jedem Fall eine fristgerechte Erstmeldungabgeben können.Dies würde konkret bedeuten, dass das Ergebnis einer Abfrage der Versicherungsnummer durch denArbeitgeber unverzüglich für die weitere Bearbeitung vorliegen würde und die Nachpflege von Personenstammdatenlediglich bei einer nicht vorhandenen Versicherungsnummer erfolgen muss. Dies hättebei den Abfragenden sowie bei den Einzugsstellen zur Folge, dass sowohl Effizienzreserven als auchQualitätsgewinne zu erzielen wären.Zur Umsetzung dieses verfahrenstechnischen Aspektes könnten Erkenntnisse aus dem ELENA-Verfahrengenutzt werden. Aufgrund dieses Synergieeffektes könnte sich der notwendige Umstellungsaufwand inGrenzen halten.Diese Synergie ist möglich, da die notwendigen Software-Module mit den dazu gehörigen Bausteinenfür den Datensatz zur Abgabe einer Verfahrensnummer (Datensatz DSVV) aus dem ELENA-Verfahrensowohl bei den Softwareherstellern der Arbeitgeber als auch bei der DSRV noch vorhanden sind. Dasgesamte Verfahren könnte somit für die Hin- und Rückmeldewege mit einem vertretbaren Umstellungsaufwandwieder nutzbar gemacht werden und würde die bereits im ELENA-Verfahren getätigten Investitionensichern.23Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSBescheinigungen Elektronisch Annehmen (BEA)Die Bezeichnung BEA steht für Bescheinigungen Elektronisch Annehmen. Das Verfahren betrifft dieBundesagentur für Arbeit (BA). Ziel von BEA ist es, Arbeitgebern zu ermöglichen, die Daten der bisher inPapierform auszustellenden Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigung (§§ 312 und 313 des DrittenBuches Sozialgesetzbuch – SGB III) künftig auch auf elektronischem Wege an die BA übermitteln zu können.Darüber hinaus soll auch die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichenRechts (§ 312a SGB III) elektronisch übermittelt werden können. Der Arbeitgeber soll wählen können, ober die Bescheinigung elektronisch übermittelt oder in Papierform erstellt. Den datenschutzrechtlichenBelangen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist dadurch Rechnung getragen, dass diese derelektronischen Übermittlung der Bescheinigung widersprechen können.Die elektronischen Bescheinigungen sollen über den bestehenden Meldeweg des SV-Meldeverfahrens(§ 23c Viertes Buch Sozialgesetzbuch – SGB IV) oder mit einer automatisierten Ausfüllhilfe an die BA gemeldetwerden können. Lesegeräte und Signaturkarten werden für das Meldeverfahren nicht erforderlichsein. Bei dem elektronischen Verfahren wird nach Eingang der Daten bei der BA aus den zugeliefertenDaten ein PDF-Dokument erzeugt und zu Dokumentationszwecken in der elektronischen Akte (eAkte)gespeichert. Zeitgleich wird ein PDF-Dokument als Ausdruck an den Arbeitnehmer übersandt. Damiterhält der Arbeitnehmer sofort Kenntnis vom Inhalt der Bescheinigung und kann bei Bedarf Korrekturendurch den Arbeitgeber bewirken.Die Entgegennahme der elektronischen Bescheinigungen soll der Einstieg der Bundesagentur für Arbeitin weitere eGovernment-Anwendungen sein. Die automatische Übernahme von Bescheinigungsdatenin die Fachverfahren soll so schnell wie möglich realisiert werden. Dies führt zu Einsparungen beim Eingabeaufwandund vermeidet Übertragungsfehler. Die übermittelten Daten werden ausschließlich beider BA gespeichert. Sie können nur von Mitarbeiter / innen eingesehen und genutzt werden, die mit derBearbeitung von Arbeitslosengeld-Fällen betraut sind. Es ist sichergestellt, dass keine Vorratsdatenspeicherungerfolgt und eine erhebliche Verwaltungsvereinfachung bei der Bearbeitung von Arbeitslosenentgeltanträgenrealisiert werden kann.Die rechtlichen Grundlagen für das BEA-Verfahren sollen mit dem Gesetz zur Neuorganisation derbundesunmittelbaren Unfallkassen, zur Änderung des Sozialgerichtsgesetzes und zur Änderung andererGesetze, das sich derzeit im Gesetzgebungsverfahren befindet, umgesetzt werden. Es wird mit einerjährlichen Reduzierung der Erfüllungsaufwände für die Wirtschaft in Höhe von 52,6 Millionen Euro undfür die Verwaltung in Höhe von 8,2 Millionen Euro gerechnet. Umstellungskosten bei der Verwaltungwerden voraussichtlich in Höhe von 8,7 Millionen Euro anfallen.24Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSDas Projekt BEA soll in drei Stufen umgesetzt werden.Stufe 1Stufe 2Stufe 3In Stufe 1 werden realisiert:a) eine Datenannahme- und -verteilstelleb) ein Service für die Annahme vonBescheinigungsdaten (Schnittstelle)c) die Anbindung an die eAkted) die Dokumentation der gelieferten Datenals PDF für die eAktee) die postalische Übermittlung derBescheinigung an den Arbeitnehmerf) die Erstellung eines Services für die Speicherungder elektronischen Datensätzeg) eine Löschfunktionh) eine AdministrationsoberflächeIn Stufe 2 wird eine Vergleichsfunktion(„Delta-Manager“) umgesetzt, um eine geänderteBescheinigung mit der vorherigenBescheinigung automatisch zu vergleichenund das Delta für die Sachbearbeitungauszuweisen.In Stufe 3 wird die automatisierte Übernahmeder Daten von BEA in die Fachverfahrenrealisiert.4.1.2 Verbesserte KommunikationswegeIn einer Verbesserung der elektronischen Kommunikationswege sehen viele Beteiligte eine Möglichkeit,z. B. Verfahrenssicherheit, Transparenz und Bearbeitungszeiten zu verbessern. Werden Medienbrüche undunidirektionale Kommunikationswege beseitigt, können vermutlich Effizienzreserven gehoben und derweitere Ausbau des qualifizierten Meldedialoges beschleunigt werden.Die eingereichten Optimierungsvorschläge zur Verbesserung der Kommunikationswege weisen einegroße Bandbreite auf, diese reichen von der Umstellung eines unidirektionalen Kommunikationswegeszu einem qualifizierten Dialogverfahren bis hin zur Schaffung einer elektronischen Informationsplattformfür eine schnelle und effiziente Fehlerabstimmung und -beseitigung.25Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSKeine Zerlegung des Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV) durch Dritte (Nummer 10)Optimierungsvorschlag:Die für die Unfallversicherung (UV) relevanten Daten werden im bestehenden Meldeverfahren mit demDatenbaustein Unfallversicherung (DBUV) transportiert. Da die UV die für sie bestimmten Entgeltsummennicht für jeden einzelnen Arbeitnehmer, sondern summarisch für die Unternehmen berechnet,erhält sie die Daten von der DSRV entsprechend zusammengefasst. Bei der UV gehen auf diesem Wegeauch Daten ein, denen nicht mehr die Meldungen der Arbeitgeber mit ihrem ursprünglichen Inhalt zugrundeliegen, weil Änderungen vorgenommen wurden.Der Optimierungsvorschlag fordert, dass solche Veränderungen nicht stattfinden. Alternativ wird vorgeschlagen,alle inhaltlichen Veränderungen der Datensätze für alle Verfahrensbeteiligten zu kennzeichnenund transparent zu machen.Hintergrund:Die Meldedaten aus dem DBUV werden gemäß DEÜV von den Einzugsstellen gespeichert und weitergeleitet.Die derzeitige Meldepraxis führt zu Inkonsistenzen der Daten.Relevanz:Dieser Optimierungsvorschlag bezieht sich auf das Verfahren MB 01-6 Meldedaten Unfallversicherung(DBUV).Nutzenbewertung der Verfahrensbeteiligten:Durch die vorgeschlagene Kennzeichnung und Mitteilung von inhaltlichen Veränderungen an alle Verfahrensbeteiligtenwird das Risiko nicht nachvollziehbarer oder falscher Abrechnungen, Bescheinigungenund Meldungen reduziert und zur erforderlichen Transparenz des Verfahrens beigetragen.Elektronische Bescheinigung maschinell anfordern (Nummer 21)Optimierungsvorschlag:Der Optimierungsvorschlag sieht vor, dass die Sozialleistungsträger elektronische Bescheinigungen vonsich aus in einem Meldeverfahren elektronisch anfordern können. Das bedeutet, dass die bisher durchdie Sozialleistungsträger bei den Arbeitgebern im schriftlichen Verfahren angeforderten Datensätzeebenfalls per Datensatz angefordert werden.Durch die Möglichkeit mehrfacher, elektronischer Rückantworten der SV-Träger auf eine Anfrage desArbeitgebers könnten Vorgänge mit Zwischenmitteilungen (z. B. bei Vorerkrankungsanfragen) ohne erneuteAnfrage des Arbeitgebers abschließend beantwortet werden.26Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSHintergrund:In der Regel lösen Arbeitgeber aktiv aufgrund der ihnen vorliegenden Informationen Meldungen aus. Ineinigen Verfahren ist dies jedoch nicht möglich, weshalb in Ermangelung eines elektronischen Meldedialogseine schriftliche Aufforderung seitens der Sozialversicherungsträger notwendig ist. Die Sozialversicherungsträgerkönnen außerdem auf eine elektronische Meldung nur mit einem Datensatz antworten,eine weitere Rückantwort der Arbeitgeber setzt somit eine erneute Meldung voraus.Relevanz:Dieser Optimierungsvorschlag ist verfahrensübergreifend und gilt für alle Datenübertragungsverfahrenim Meldeverfahren der sozialen Sicherung. Exemplarisch wird das EEL-Verfahren betrachtet.Nutzenbewertung der Verfahrensbeteiligten:Durch die Umsetzung des Optimierungsvorschlages können Vorgänge per elektronischem Meldedialogzwischen den Sozialversicherungsträgern und den Arbeitgebern abschließend beantwortet bzw.bearbeitet werden. Dies hat zur Folge, dass zukünftig Porto-, Telefon- und Personalkosten bei allenVerfahrensbeteiligten eingespart werden können. Auch durch die Beseitigung von Medienbrüchen,Mehrfachanfragen sowie die Beschleunigung und Vereinfachung der Verfahren ist eine Realisierung vonEffizienzreserven zu erwarten.Einrichten einer Informationsplattform (Nummer 28)Optimierungsvorschlag:Derzeit werden nach jedem Verfahrensstart Ansprechpartner bei jedem Verfahrensbeteiligten benannt,welche zur Klärung von fachlichen und technischen Fragen zur Verfügung stehen.Ziel des Optimierungsvorschlages ist es, eine Kommunikationsplattform zu schaffen, in der sich die Software-Erstellervon Zahlstellen- und Entgeltabrechnungsprogrammen mit den Sozialversicherungsträgernüber fachliche und technische Fragen austauschen können.Hintergrund:In jedem Verfahren müssen nach Verfahrensstart Ansprechpartner bei jedem Verfahrensteilnehmer benanntwerden. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die Informationen zu den Verfahren in verschiedenenVerantwortungsbereichen, Rechtsvorschriften und Normen verankert sind. Das bedeutet, dass für dieverschiedenen Verfahren auch unterschiedliche Ansprechpartner bei den Verfahrensbeteiligten verantwortlichsind. Auftretende Fragen – insbesondere solche, die eine zeitnahe Reaktion erfordern – könnenso nicht schnell beantwortet oder gelöst werden, da erst der richtige Ansprechpartner identifiziertwerden muss.27Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSRelevanz:Dieser Optimierungsvorschlag ist verfahrensübergreifend und gilt für alle Datenübertragungsverfahrenim Meldeverfahren der sozialen Sicherung.Nutzenbewertung der Verfahrensbeteiligten:Die Realisierung einer Informationsplattform im Sinne des Optimierungsvorschlages könnte dazu geeignetsein, die Anzahl der Rückfragen von Arbeitgebern und Zahlstellen an die Sozialversicherungsträgerdeutlich zu verringern. Dazu müssten die Antworten der Moderatoren der Internetplattform einenrechtsverbindlichen Charakter aufweisen. So könnten z. B. auch kurzfristig umzusetzende Aktualisierungenin den Softwareumgebungen – die aufgrund gesetzlicher Intervention zu einem vorgegebenenDatum notwendig sind – leichter realisiert werden.Fehlerrückmeldungsmöglichkeit vom (End-) Empfänger an den (ursprünglichen) Absender(Nummer 29)Optimierungsvorschlag:Der Optimierungsvorschlag behandelt die Einführung einer maschinellen Kommunikationsmöglichkeitinnerhalb jedes Verfahrens zwischen dem (ursprünglichen) Absender und allen (End-) Empfängern.Fehlerrückmeldungen werden dadurch auch möglich, wenn sie erst nach der Datenannahmestelle imnachgelagerten Fachverfahren festgestellt werden.Hintergrund:Im DEÜV-Meldeverfahren werden alle von den Arbeitgebern erstellten Meldungen bereits von denDatenannahme- und -verteilstellen (DAV) gegen die Plausibilitätsprüfungen der Anlage 9 des gemeinsamenRundschreibens „Gemeinsames Meldeverfahren zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung“geprüft (§ 33 Abs. 1 DEÜV). Fehlerfreie Daten werden nach dieser Prüfung an die adressiertenVerfahrensbeteiligten weitergeleitet.Fehlerhafte Daten werden als elektronische Fehlerprotokolle oder als gesamte Datei von den Datenannahme-und -verteilstellen (DAV) an den Ersteller der Daten gesandt. Die DEÜV-Meldungen, die vonden Datenannahmestellen dann an die Verfahrensbeteiligten weitergeleitet werden, werden gegen einemaschinell geführte Bestandsdatei geprüft. Die Meldungen sind zwar in sich plausibel, können aber ggf.vom Bestand des Verfahrensbeteiligten abweichend sein. Die bei dieser maschinellen Prüfung festgestelltenUnstimmigkeiten sind mit den Beteiligten zu klären, welches derzeit entweder schriftlich odertelefonisch auf bilateralem Weg zwischen den Verfahrensbeteiligten erfolgt.Relevanz:Dieser Optimierungsvorschlag ist verfahrensübergreifend und gilt für alle Datenübertragungsverfahrenim Meldeverfahren der sozialen Sicherung.28Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSNutzenbewertung der Verfahrensbeteiligten:Die Realisierung des Optimierungsvorschlages führt zu einem weiteren Ausbau des qualifizierten Meldedialogesim elektronischen Meldeverfahren der sozialen Sicherung und beinhaltet das Potential zurHebung von Effizienzreserven sowohl durch Aufwandsreduzierung als auch durch Erhöhung der Verfahrensakzeptanzund durch Qualitätssteigerung.Durch den vorgeschlagenen Ausbau des qualifizierten Meldedialogs können manuelle Nachbearbeitungenvermieden werden. So kann auch das Risiko falscher Daten im System verringert werden, was wiederumdie Menge sowie den Aufwand der fehlerhaften Abrechnungen reduzieren wird. FehlerbehafteteDatensätze können zeitnah identifiziert, bearbeitet und abschließend geklärt werden. Dadurch könnenVerwaltungsabläufe verschlankt, der Ressourceneinsatz bei den Arbeitgebern reduziert und die Verfahrenssicherheitfür die Bürger erhöht werden.4.1.3 Optimierung von DatenfeldernMehrere Vorschläge beabsichtigen eine Optimierung der Meldeverfahren, indem Anpassungen an denDatenfeldern vorgenommen werden. Eine grundlegende Maßnahme wäre die eindeutige Definition vonbenötigten Datenfeldern bei der Implementierung eines sogenannten Data-Dictionary (vgl. Begriffserläuterungbei Optimierungsvorschlag Nummer 13). Des Weiteren können Prozesse optimiert werden, indemein zusätzliches Feld für eine Datensatz ID aufgenommen wird, das Erstellungsdatum einer DEÜV-Meldungübermittelt wird oder Aufwände bei Aktualisierungen der Software vermieden werden, indem eine eindeutigeVersionskennung für die Version des Datensatzes eingeführt wird.Erstelldatum bis zur RV durchrouten (Nummer 5)Optimierungsvorschlag:Bei der Weiterleitung von DEÜV-Meldungen durch die Datenannahme- und -verteilstellen (DAV) solldas Erstellungsdatum der Meldung durch den Arbeitgeber erhalten bleiben bzw. zusätzlich übermitteltwerden. Bisher wird dieses Datum durch die DAV überschrieben. Ergänzend soll der Zeitpunkt derAnnahme in den Datensatz aufgenommen und mit übermittelt werden.Hintergrund:Die Arbeitgeber müssen den Sozialversicherungsträgern alle Meldungen fristgerecht nachweisen.Die Erzeugung dieser Meldungen erfolgt mit der jeweiligen Lohnabrechnung und wird im DEÜV-Meldeverfahren an die Datenannahme- und -verteilstellen übermittelt. In diesem Verfahren wird zurzeitlediglich das Weiterleitungsdatum durch die DAV übermittelt und nicht das Erstellungsdatum, welchesfür unterschiedlichste Prüfungen relevant ist.29Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSRelevanz:Dieser Optimierungsvorschlag bezieht sich insbesondere auf die nachfolgend genannten Verfahren:• A 02 Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)• MB 01-1 Meldeverfahren für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte• MB 01-4 Meldeverfahren für geringfügig BeschäftigteNutzenbewertung der Verfahrensbeteiligten:a) Nutzen für die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV): Durch die konsequenteÜbermittlung des Erstellungsdatums der Meldung durch den Arbeitgeber bei allen DEÜV-Meldungenkönnen zeitaufwendige Prüfungen bei den Betriebsprüfern der RV und auch bei den Mitarbeiterinnenund Mitarbeitern der Abteilung Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls (Beitreibungausstehender Beiträge) vermieden werden. Auch bei den Arbeitgebern sind im Rahmen ihrerUnterstützung bei den Prüfungen „Zeitersparnisse“ zu erwarten.b) Nutzen für die Unfallversicherung (UV): Die DSRV wäre im Verfahren des maschinellen Lohnnachweisesin der Lage, der UV das Erstelldatum der letzten Meldung des Arbeitgebers zu übermitteln. Damitwürde die UV in die Lage versetzt, dem Arbeitgeber im Beitragsbescheid das Datum der zuletztberücksichtigten Meldung anzuzeigen. Damit kann der Unternehmer erkennen, bis zu welchemDatum seine Meldungen im Beitragsbescheid der UV berücksichtigt wurden. Dies wäre ein wesentlicherBeitrag zur Transparenz des Beitragsbescheides. Diese Vorgehensweise würde dazu beitragen,zeitlichen Aufwand z. B. für notwendige Querprüfungen zu vermeiden.c) Nutzen für die Bundesagentur für Arbeit (BA): Die konsequente Übermittlung des Erstellungsdatumsder Meldung durch den Arbeitgeber bei allen DEÜV-Meldungen kann maßgeblich zur Optimierungder Verarbeitung der Beschäftigungsmeldung beitragen und darüber hinaus auch die Validierungsmöglichkeitender Beschäftigungsmeldung verbessern.• Es vergehen etwa sechs Monate bis die Beschäftigungsmeldungen in ausreichender Zahl vorliegen,um darüber berichten zu können. Beschäftigtenzahlen werden jedoch bereits früher benötigt, weshalbfür diesen Zweck Hochrechnungen erstellt werden müssen.• Zur Steigerung der Aussagekraft der Hochrechnungen könnte die Erkenntnis über das Erstelldatumoder das Weiterleitungsdatum durch den Arbeitgeber bzw. das Eingangsdatum bei der Einzugsstellesignifikant beitragen, weil aufgrund des Abgleichs mit den vollständigen Meldungen nach 9 Monatenfestgestellt werden kann, wie viel Prozent der Meldungen von bestimmten Erstelldaten der Arbeitgeberfehlen.• Die Erkenntnis darüber, wie viele Meldungen zu einem bestimmten Zeitpunkt noch nicht weitergeleitetbzw. eingetroffen sind, kann dazu verwendet werden, um durch eine Hochrechnung die Gesamtzahlder Meldungen zu ermitteln.30Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSFeld Datensatz ID (Nummer 8)Optimierungsvorschlag:Ein qualifizierter elektronischer Meldedialog erfordert den Einsatz maschinell nutzbarer IdentifikationsundOrdnungsmerkmale. So können vom Empfänger einer Meldung versandte Fehlermeldungen beimVersender der fehlerhaften Meldung dem fehlerhaften Datensatz maschinell zugeordnet werden. Auchelektronische Antworten auf elektronische Anfragen ließen sich mit einer Datensatz ID der Anfragemaschinell zuordnen. Eine eindeutige Meldungsidentifikation könnte außerdem ein versionsunabhängigesStornierungsverfahren ermöglichen, jedoch müsste zusätzlich der Absender mitgeliefert werden.Der Optimierungsvorschlag fordert, dass in allen Datenübertragungsverfahren ein einheitliches Feld füreine Datensatz ID, zusätzlich zum „Aktenzeichen Verursacher“‚ aufgenommen wird.Hintergrund:In den Datenübertragungsverfahren ist es z. T. notwendig, dass der Datenempfänger bzw. die Verfahrensbeteiligtenmit dem Absender kommunizieren. Dies ist derzeit teilweise schwierig, weil das heutebereits vorhandene Datenfeld „Aktenzeichen Verursacher“ für den Absender nicht eindeutig sein muss.Außerdem kann in den heutigen elektronischen Verfahren der Meldeverfahren der sozialen Sicherungeine Datenmeldung verschiedene Datensätze beinhalten. Mit einem eindeutigen Identifikationsmerkmalist jedoch nur die Datenmeldung ausgestattet, nicht die einzelnen Datensätze.Ein effizienter und sicher gestalteter elektronischer Meldedialog benötigt jedoch maschinell nutzbareIdentifikations- und Ordnungsmerkmale auch für die einzelnen Datensätze, um eine eindeutigeIdentifikation und Zuordnung zu ermöglichen.Relevanz:Dieser Optimierungsvorschlag ist verfahrensübergreifend und gilt für alle Datenübertragungsverfahrenim Meldeverfahren der sozialen Sicherung.Nutzenbewertung der Verfahrensbeteiligten:Die eindeutige Identifizierung eines Datensatzes im Datenübertragungsverfahren wird bei allenVerfahrensbeteiligten den Aufwand reduzieren. So können zeitintensive Nachfragen minimiert bzw.zukünftig ggf. ganz vermieden werden.• Fehlermeldungen vom Empfänger einer Meldung können über das eindeutige Identifikationsmerkmaldem fehlerhaften Datensatz direkt zugeordnet werden.• Elektronische Antworten auf elektronische Fragen können mit der eindeutigen Datensatz IDautomatisch zugeordnet werden (z. B. Vorerkrankungsfragen im EEL-Verfahren).• Eine eindeutige Meldungsidentifikation ermöglicht außerdem ein versionsunabhängiges Storno-Verfahren. Bei einem Storno-Verfahren auf Basis einer Datensatz ID genügen wenige Informationen zurMitteilung einer Stornierung (Verfahren, Absender, Datensatz ID und Storno-Merkmal).31Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSGleiche Werte in Feldinhalten (Data-Dictionary) (Nummer 13)Optimierungsvorschlag:In den Meldeverfahren gibt es Datenfelder mit gleichem Feldnamen aber unterschiedlichen Inhaltenbzw. unterschiedliche Feldnamen mit gleichen Inhalten.Der Optimierungsvorschlag sieht vor, dass gleiche Datenfelder auch gleiche Inhalte haben (Definition imData-Dictionary).Hintergrund:Als Data-Dictionary – auch als Datenwörterbuch, Datenkatalog oder Datenverzeichnis bezeichnet –versteht man einen Katalog von Metadaten. Dieser Katalog enthält zum einen die Definitionen undDarstellungsregeln von Datenelementen und zum anderen werden dort alle Anwendungsdaten und dieBeziehungen zwischen den verschiedenen Datenobjekten eines Gesamtsystems beschrieben. Ziel einesData-Dictionary ist es, eine redundanzfreie und zentrale Definition der Datenstrukturen zu etablieren.Das OMS Data-Dictionary ist eine Clientanwendung, die in ihrer ersten Ausbaustufe die Möglichkeitbietet, die im Kontext der in OMS betrachteten Verfahren zum Einsatz kommenden Datensätze undDatenbausteine zu analysieren und Optimierungsansätze zu verwalten. Konkret besteht auf Datenfeldebenedie Möglichkeit, die feldbeschreibenden Metadaten auf Ähnlichkeiten hin zu untersuchen undsich ähnelnde Daten in Basistypen zusammenzuführen. Je nach Grad der Übereinstimmung ist dieVerbindung zwischen dem ursprünglichen Datenfeld und dem Basistyp unterschiedlich zu qualifizieren.Der Fortschritt der Optimierungsarbeit lässt sich über das vorhandene Reporting darstellen.Relevanz:Dieser Optimierungsvorschlag ist verfahrensübergreifend und gilt für alle Datenübertragungsverfahrenim Meldeverfahren der sozialen Sicherung.Nutzenbewertung der Verfahrensbeteiligten:Sowohl für die Software-Ersteller von Entgeltabrechnungsprogrammen / Zahlstellenprogrammen undSV-Trägern als auch für die Datenannahme- und -verteilstellen (DAV) wird sich durch die Weiterentwicklungdes OMS Data-Dictionary die Wiederverwendbarkeit von Datenstrukturen und Programmcodeweiter erhöhen. Dies wird zur weiteren Verbesserung der Datenqualität und zur Reduzierung vonFehlermeldungen führen. Durch eine einheitliche und verbindliche Definition von Datentypen ist fürdie Verfahrensbeteiligten eindeutig festgelegt, wie die einzelnen Datenfelder zu befüllen sind. Zukünftigkönnen diese Datenbausteine für alle elektronisch umsetzbaren Verfahren als Grundlage genutzt werden,so das Redundanzen bzw. überflüssige neue Datenfelder aufgrund von Interpretationen sowie Fehlerweitgehend ausgeschlossen werden können.32Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Optimierungsvorschläge im Projekt OMSStichtagsbezogene Versionswechsel (Nummer 19)Optimierungsvorschlag:Die Arbeitgeber sollen bei der Einführung neuer Softwareversionen unterstützt werden: Dazu soll esbeim Einsatz einer neuen Version der Prüfung zu einem Stichtag einen Übergangszeitraum von ca. einemMonat geben, in dem Daten sowohl in der alten als auch in der neuen Version akzeptiert werden.Hintergrund:Stichtagsbezogene Versionswechsel haben in der Vergangenheit regelmäßig zu vermeidbaren Datenabweisungengeführt. Dies ist mit erheblichem Aufwand für Annahmestellen, Arbeitgeber und Software-Ersteller verbunden. In den Datensätzen für die elektronischen Verfahren gibt es kein Feld für dieverwendete Versionsnummer der Datensatzbeschreibung.Relevanz:Dieser Optimierungsvorschlag ist verfahrensübergreifend und gilt für alle Datenübertragungsverfahrenim Meldeverfahren der sozialen Sicherung.Nutzenbewertung der Verfahrensbeteiligten:Die Datenannahme- und -verteilstellen (DAV) können die Datensätze, welche vor der Frist in der neuenDatensatzversion geliefert wurden, zwischenspeichern und zeitverzögert verarbeiten. Das hat den Vorteil,dass es zukünftig weniger Datenabweisungen gibt. Dies verursacht nicht nur geringere Arbeitsaufwändebei den Verfahrensbeteiligten, sondern erhöht auch die zeitliche Flexibilität der Arbeitgeber beim Einsatzneuer Softwareversionen.33Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ausblick5 AusblickBis zum Abschluss des Projektes OMS am 31.12.2013 werden die priorisierten 30 Optimierungsvorschlägemittels Gegenüberstellung zum bestehenden Verfahren auf die wirtschaftlichen Auswirkungen für dieArbeitgeber, die verarbeitenden Stellen und die Empfänger / Träger im Gesamtprozess sowie die technischenund datenschutzrechtlichen Umsetzungsmöglichkeiten sowie die ggfs. notwendigen rechtlichenAnpassungen hin untersucht.Dabei werden auch die unter Punkt 2.2 genannten drei Szenarien in die weiteren Überlegungen zur Umsetzungder Optimierungsvorschläge einbezogen.Somit bilden die drei Szenarien den Ausgangspunkt für die weitere Bearbeitung der Optimierungsvorschläge;jedoch werden sie nicht für jeden Optimierungsvorschlag ausgearbeitet, sondern es werdenvielmehr die Optimierungsvorschläge im Rahmen der Machbarkeitsanalysen dem jeweils geeignetenSzenario zugeordnet.35Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Ausblick5.1 Betrachtung der Verfahren anderer RechtsbereicheÜber die Verfahren in der sozialen Sicherung hinaus wurden auch Verfahren aus anderen Rechtsbereichenbetrachtet, um ggfs. mögliche Synergieeffekte zu identifizieren und diese zu nutzen.Dabei wurde der neue Personalausweis (nPA), der Postfach- und Versanddienst De-Mail, die elektronischeGesundheitskarte (eGK), die Elektronische Steuererklärung (ELSTER), das Online-MeldeverfahreneSTASTIK.core und das Architekturdesign Prozessdatenbeschleuniger (P23R) untersucht.Für jedes der Verfahren wurde eine Bestandsaufnahme nach Vorbild der betrachteten Verfahren in dersozialen Sicherung als BPMN-Prozessschaubild und Fragebogen durchgeführt.I. nPA, eIDDie Online-Ausweisfunktion (OAF) des neuen Personalausweises (nPA) bietet die Möglichkeit einer sicherenelektronischen Identifizierung (eID).Die normative Grundlage ist dem Personalausweisgesetz (PAuswG) und der dazugehörigen Personalausweisverordnung(PAuswV) sowie einer Reihe von technischen Richtlinien des BSI zu entnehmen. DasE-Government-Gesetz regelt die Verwendung des nPA als Schriftformersatz in Web-Anwendungen.Die Einschätzung zum IT-Sicherheitsniveau hat ergeben, dass der nPA den hohen Anforderungen dersozialen Sicherung hinsichtlich Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität genügt.Der nPA ist zur Authentifizierung künftiger Bürgeranträge (z. B. Rentenanträge) geeignet. Der Einsatz derOAF soll daher im weiteren Fortgang des OMS-Projektes im Zusammenhang mit Verbesserungen desBürgerdialogs weiter behandelt und geprüft werden.II. De-MailMit De-Mail können Nachrichten und Dokumente über das Internet vertraulich, sicher und nachweisbarversendet und empfangen werden. Das Verfahren zeichnet sich dadurch aus, dass sowohl die Identitätder Kommunikationspartner als auch der Versand und der Eingang von De-Mails jederzeit zweifelsfreinachgewiesen werden können. Die Identifizierung bei De-Mail unterscheidet in die Identifizierung vonPrivatpersonen und die Identifizierung von Unternehmen / Organisationen über vertretungsberechtigtePersonen der entsprechenden Organisation.De-Mail ist im De-Mail-Gesetz und in technischen Richtlinien des BSI definiert. Das E-Government-Gesetzregelt die Verwendung von De-Mail als Schriftformersatz.36Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


AusblickIn dem Verfahren ist eine starke Authentifizierung von Privatpersonen u. a. mit dem nPA möglich. Diestarke Authentisierung von Unternehmen und Organisationen erfolgt über einen durch den De-Mail-Anbieter zur Verfügung gestellten Hardware-Token. De-Mail bietet eine Transport-Verschlüsselung. Einedurchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung kann mit De-Mail kombiniert werden und wird von denDe-Mail-Providern durch die Möglichkeit der Veröffentlichung der öffentlichen Schlüssel im Verzeichnisdienstunterstützt. Es bliebe festzustellen, ob die Anforderungen insbesondere hinsichtlich der einfachenHandhabbarkeit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfüllt werden.Das De-Mail-Verfahren kann bei der Verwendung durch Bürger und Unternehmen / Organisationen einewichtige Rolle spielen, wie z. B. in der rechtsverbindlichen Zustellung von Bescheiden. Da auch strukturierteDaten als Anhang von De-Mails verschickt werden können, eignet sich De-Mail auch für Meldeverfahrenbzw. für die automatisierte Maschine-Maschine-Kommunikation zwischen eindeutig authentisiertenUnternehmen / Organisationen. Der Einsatz von De-Mail in den Massenverfahren der sozialenMeldeverfahren soll daher im weiteren Fortgang des OMS-Projektes im Zusammenhang mit Verbesserungendes Bürgerdialogs weiter behandelt und geprüft werden.III. eGK - VSDMSeit Oktober 2011 statten die gesetzlichen Krankenkassen ihre Versicherten mit der neuen elektronischenGesundheitskarte (eGK) aus. Die gesetzliche Grundlage ergibt sich aus §§ 291 ff. SGB V. Die eGK dient alsVersichertenausweis und wird in dieser Funktion nach und nach die bisherige Krankenversichertenkarteablösen. Darüber hinaus unterstützt sie elektronische Authentisierungs-, Verschlüsselungs- und Signaturverfahrensowie den sicheren Austausch und die Bereitstellung medizinischer und administrativerDaten. Im Rahmen elektronischer Verfahren, die von Krankenkassen zum Ersatz der Schriftform angebotenwerden, kann die eGK (wie der nPA) als Identitätsnachweis des Versicherten genutzt werden (anstehendeÄnderung § 36a SGB 1 durch das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zurÄnderung weiterer Vorschriften, BR Drs 356/13).Die Einschätzung zum IT-Sicherheitsniveau im Rahmen der Machbarkeitsstudie hat ergeben, dass dieeGK die hohen Anforderungen der sozialen Sicherung hinsichtlich Vertraulichkeit, Authentizität undIntegrität erfüllt.Ähnlich wie bei dem nPA wird die Relevanz als mögliches Authentifizierungswerkzeug gewertet, hierfürspricht auch die hohe Verbreitungsrate von bis zu 70% mit Stand 31.12.2012. Die Nutzungsmöglichkeitender eGK zur sicheren Authentisierung ist allerdings im Wesentlichen auf das Gesundheitswesen beschränkt.Das Verfahren findet in OMS weitere Behandlung.37Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


AusblickIV. ElsterLohnNach § 41b Absatz 1 EStG sind Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigungsdatenspätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenemDatensatz durch Datenfernübertragung per ELSTER an die Finanzverwaltung zu übermitteln(elektronische Lohnsteuerbescheinigung via Internet). Für Arbeitgeber entfällt damit das Aufkleben dermaschinell erstellten Lohnsteuerbescheinigung auf die Lohnsteuerkarte beziehungsweise das Ausfüllender Lohnsteuerbescheinigung. Dem Arbeitnehmer ist ein Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung nachamtlichem Muster zu erstellen, auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.Lohnsteuerbescheinigungen von Arbeitslöhnen können nur mit einem elektronischen Zertifikat übermitteltwerden. Eine Authentifizierung für die Datenübermittlung wird vorgesehen, um den erhöhtenSicherheitsanforderungen und dem Stand der Technik Rechnung zu tragen. Unabhängig von der für dieÜbermittlung ausgewählten Software ist hierfür die Registrierung am ElsterOnline-Portal zwingend notwendig.Das Projekt OMS hat mögliche Synergieeffekte zu den im Einsatz kommenden Zertifikaten zur Authentifizierungfestgestellt. Dazu müssen bereichsspezifische Regelungen (bspw. unterschiedliche Ordnungskriterienfür Zertifikatszuordnung) hinsichtlich der gemeinsamen Nutzung der Zertifikate geprüft werden.V. eSTATISTIK.coreDas Verfahren eSTATISTIK.core setzt die sichere Übermittlung statistischer Daten aus der Unternehmenssoftwarean den zentralen Dateneingang der Statistischen Ämter um. Die normative Grundlage ergibtsich aus dem Bundesstatistikgesetz (BStatG).Das Sicherheitsniveau in der Kommunikation zur Wirtschaft wird zunächst als normal eingestuft. DieSicherheit in der Kommunikation zwischen den Statistikämtern ist hoch. Eine Portierung des Sicherheitsniveausfür den Bereich der sozialen Sicherung auf das gleiche Sicherheitsniveau wie bei den Statistikämternbliebe im Einzelfall zu prüfen.Im Rahmen des Projektes OMS wird die Wiederverwendung von Modulen des Verfahrens eSTATISTIK.corein der sozialen Sicherung untersucht. Hierbei sind insbesondere das dem Verfahren zu Grunde liegendeXML-Format XStatistik sowie auf dieses Format aufsetzende Module zur Validierung, Erzeugung und Verarbeitungder XML-Daten hervorzuheben.38 Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


AusblickVI. P23RDer Prozessdatenbeschleuniger (P23R) wurde durch das BMI gemeinsam mit Partnern aus Wirtschaft,Wissenschaft und Verwaltung entwickelt, um den Austausch von Melde- und Berichtspflichten zwischenWirtschaft und Verwaltung einfacher, sicherer und transparenter zu gestalten. Das P23R-Prinzip definiertein Infrastrukturkonzept bzw. eine Architektur, durch die Unternehmen ihre unterschiedlichen, gesetzlichenInformations- und Meldepflichten in einer abgesicherten, systemunabhängigen Umgebung effizienterfüllen können. Die grundsätzliche Anwendbarkeit von P23R wurde im Rahmen einer Pilotierungnachgewiesen.Im Projekt OMS wird untersucht, ob bzw. wie ein Einsatz von P23R-Methodiken in ausgewählten Verfahrender Sozialversicherung Effizienzreserven erschließen kann. Dazu wird das P23R-Prinzip aus fachlicher,organisatorischer und technischer Sicht analysiert, hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit geprüftsowie in Bezug auf den Erfüllungsaufwand ausgewertet.5.2 Harmonisierung von Prozessketten und autonomen MeldeverfahrenBei den im Nachgang kurz skizzierten autonomen Verfahren soll geprüft werden, inwieweit eine Harmonisierungmit den bestehenden Meldeverfahren der Arbeitgeber erfolgen kann. Das schließt sowohl diegenutzten Infrastrukturen, die Meldeinhalte als auch die Ablaufprozesse ein.Außerdem werden Techniken und Tools, welche in den komplexen Prozessketten der sozialen Sicherungzur Optimierung der elektronischen Prozesse eingebracht werden könnten, hinsichtlich ihrer Einsatz- undUmsetzungsfähigkeit überprüft.Analyse von Optimierungspotenzialen in den Verfahren der ZusatzversorgungseinrichtungenIn Zusammenarbeit mit den Zusatzversorgungseinrichtungen (ZVE) sollen die in diesem Bereich bestehendenVerfahren auf mögliche Optimierungspotenziale untersucht werden. Es soll geprüft werden,ob diese Verfahren mit den übrigen Meldeverfahren der Arbeitgeber harmonisiert werden können. Diesbetrifft sowohl die genutzte Infrastruktur (Zertifikate, Kommunikationsverfahren) als auch die Meldeinhaltesowie das Vorgehen bei vergleichbaren Vorgängen. Die Ergebnisse sollen abschließend auch aufdatenschutzrechtliche Belange und ihre Wirtschaftlichkeit hin überprüft werden.39Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


AusblickAnalyse von Optimierungspotenzialen in den Verfahren der KünstlersozialkasseIn Zusammenarbeit mit der Künstlersozialkasse (KSK) sollen anhand der Dokumentation des IST-Zustandesder Verfahren die einzelnen Prozessschritte in der KSK und der Zu- bzw. Weiterleitungen von Meldungenauf mögliche Prozessoptimierungen exemplarisch untersucht werden. Ziel ist es, die Prozessschrittesoweit wie möglich auf elektronische Verfahren umzustellen und somit für alle Verfahrensteilnehmer eineeinfache, kostengünstigere und weniger fehleranfällige Kommunikation zur Verfügung zu stellen. DieOptimierungsvorschläge sollen abschließend auch auf ihre Wirtschaftlichkeit überprüft werden.Analyse von Optimierungspotenzialen in einem XML-PilotIm Rahmen des Projektes OMS sollen mit der Durchführung des XML-Piloten Erfahrungen gesammeltwerden, inwieweit sich eine Nutzdatenmodellierung mit Hilfe von XML auf das Meldeverfahren auswirkt.XML steht hierbei für die Benutzung des Gesamtsystems, welches sich um die AuszeichnungsspracheXML rankt.Insbesondere sind das die Nutzung von XML Schemadateien (XSD), Transformationsskripten (XSL) unddiversen Tools, die das Entwickeln von Datenstrukturen und Transportmechanismen im XML Umfeldeinfach und robust machen. Im Fokus steht im gebotenen zeitlichen Rahmen weniger die möglichstrealitätsnahe Abbildung der Bestandsstrukturen, sondern das Gewinnen von Erfahrungen bei der Arbeitin einem eng abgesteckten Rahmen. So sind vorrangig folgende Aspekte zu eruieren:• Zeitaufwand der Umsetzung von DEÜV Nutzdatenstrukturen in XSD-Schemadateien• Grad der Umsetzbarkeit von Kernprüfinhalten in XSD-Schemadateien• Zeitaufwand der Umsetzung von Kernprüfinhalten, die nicht über das Instrument Schemavalidierungabgedeckt werden• Zeitaufwand für den Aufbau von Transformationsskripten zur Formattransformation XML->DEÜV• Ermittlung der tatsächlichen Auswirkungen des Datenoverheads von XML Nutzdaten bei Ver- undEntschlüsselung, Validierung und Transport• Weiterhin sollte mit dem Piloten ermittelt werden, ob sich durch die Umstellung auf XML Vorteile fürdie einzelnen Verfahrensbeteiligten ergeben und – wenn ja – wo diese liegen.Der XML-Pilot greift dabei auf die bestehenden Erfahrungen bei verschiedenen Sozialversicherungsträgernzurück, die sowohl Daten in XML-Strukturen übermitteln bzw. Daten aufbereiten. Hier sind besondersdie Verfahren im Rahmen der BMeldDÜV zu nennen, bei denen rund 600 Kommunalverwaltungenjährlich ca. 15 Millionen Meldungen an die Datenstelle der Rentenversicherungsträger liefern.40 Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


AusblickAnalyse von Optimierungspotenzialen durch Apps, Cloud und eCommunitiesIm Rahmen des Projektes OMS wird eine Betrachtung ausgearbeitet, inwieweit der Einsatz von neuenTechnologien in Systemen / Aufgaben der sozialen Sicherung Anwendung finden könnte. Die dreithematischen Schwerpunkte dieser Betrachtung sind zum einen der Einsatz von Apps, welche in Abgrenzungzur klassischen Applikation einen kompakten Funktionsumfang bieten und vornehmlich aufaktuellen Mobilgeräten zum Einsatz kommen. Weiterhin wird betrachtet, welche Effekte die Nutzungvon Cloud Technologien, also der dynamischen Nutzung der IT-Infrastruktur von kommerziellen Fremdanbietern,auf die SV-Welt hat. Der dritte Themenschwerpunkt ist die Nutzung oder Bereitstellung voneCommunities, also sozialen Netzwerken im Internet durch die Organe der Sozialversicherung. Die Ausarbeitungbeinhaltet sowohl einen allgemeinen Teil zur Einführung in die Thematik und zur Klärung derBegrifflichkeiten als auch ganz konkrete Anwendungsmöglichkeiten in den in OMS betrachteten Verfahrenund Optimierungsvorschlägen. Die Vorschläge zur Anwendung haben den Anspruch kaufmännischbegründet zu sein und folgen der Maßgabe unter fachlich-organisatorischen Aspekten machbar sowietechnisch mit überschaubarem Aufwand realisierbar zu sein. Darüber hinaus spielen die Aspekte derInformationssicherheit und des Datenschutzes eine zentrale Rolle.41Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Informationssicherheit und Datenschutz6 Informationssicherheit und DatenschutzDie Aspekte Informationssicherheit und Datenschutz nehmen im Projekt OMS eine wichtige Stellung ein.So wurden und werden alle Optimierungsvorschläge nicht nur inhaltlich, technisch und aufwandsmäßigerfasst, sondern auch und gerade die datenschutzrechtlichen Aspekte – als fester Bestandteil – in die Vorgehensweiseund Bearbeitung integriert.Daher wurde bereits zu Beginn des Projektes eine eigene Arbeitsgruppe für Informationssicherheit undDatenschutz (AG ISuDS) in die Aufbauorganisation des Projektes integriert.Für die ausgewählten Verfahren konnte von den Verfahrensbeteiligten die Konformität hinsichtlich dergeltenden Anforderungen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz festgestellt werden.Grundsätzlich gilt für alle Verfahren und Optimierungsvorschläge, dass die Informationen aus Meldungenund Bescheinigungen nur zweckgebunden weiter verarbeitet werden. Darüber hinaus müssen alleVerfahren das Gebot der Datensparsamkeit erfüllen. Eine Vorratsdatenspeicherung ist nach den vomBundeskabinett beschlossenen Eckpunkten für das Projekt OMS ausgeschlossen.42 Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Informationssicherheit und DatenschutzDamit dieses Ziel von Anfang an gewährleistet werden konnte, arbeiten seit Projektstart sowohl Vertreterdes Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI), des Bundesamtes fürSicherheit in der Informationstechnik (BSI) sowie die Datenschutzbeauftragten der beteiligten Organisationeneng in der AG ISuDS des Projektes OMS zusammen.Um zu diesen wichtigen Aspekten auch die Anforderungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmerin ausreichendem Maße zu berücksichtigen, wirken Vertreter der Dienstleistungsgewerkschaft ver.di alsfeste Mitglieder in der AG ISuDS an der Erarbeitung von Handlungsempfehlungen für die Informationssicherheitund den Datenschutz mit.Im Rahmen der Arbeitsgruppe Informationssicherheit und Datenschutz (ISuDS) werden folgende Aufgabenstellungenbearbeitet:• Herstellung eines Überblicks zur Situation der Informationssicherheit bei den Verfahrensbeteiligten(Abfrage des Status-quo per Mantelfragebogen)• Identifikation des bereits bekannten Handlungs- und Optimierungsbedarfs im KontextInformationssicherheit und Datenschutz in den bestehenden Datenaustauschverfahren (Sammlungvon Vorschlägen ohne Bewertung)• Prüfung der in den Arbeitsgruppen bearbeiteten Optimierungsvorschläge hinsichtlichInformationssicherheit und Datenschutz• Benennung der normativen Grundlagen hinsichtlich der Fachgesetze (SGB) und derdatenschutzrechtlichen Anforderungen sowie anderer normativer Vorgaben (für jeden einzelnenProzessschritt in jedem der dokumentierten Verfahren)Basierend auf diesen Ergebnissen konzentriert sich die weitere Arbeit der Arbeitsgruppe ISuDS auf dieinformationssicherheitstechnische und datenschutzrechtliche Bewertung der von den Arbeitsgruppenerarbeiteten Optimierungsvorschläge.Die Bewertung umfasst das Sammeln von Pro- und Contra-Argumenten zum Vorschlag sowie die Nennungvon Bedingungen, unter denen der Vorschlag umgesetzt werden könnte.Wegen der zeitlich nachrangigen Bearbeitung im Projektverlauf (Optimierungsvorschläge werden erstnach fachlicher und technischer Prüfung an die Arbeitsgruppe ISuDS weitergeleitet) sind detaillierte Ergebnisseder Arbeitsgruppe ISuDS erst nach Bearbeitung der Optimierungsvorschläge durch die anderenArbeitsgruppen zu erwarten und werden daher in der Abschlussdokumentation umfassend dargestellt.43Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Aktuelle Nutzenbetrachtung des Projektes OMS7 Aktuelle Nutzenbetrachtung des Projektes OMSDie organisationsübergreifende Erstellung einer Studie der IST-Situation der Meldeverfahren der sozialenSicherung in Phase 1 war ein bis dato einmaliger Vorgang in der Sozialversicherung.Die umfassende Dokumentation der Fachverfahren, der Geschäftsprozesse und der technischen Infrastrukturwerden von den Beteiligten als ein wertvolles und wichtiges Ergebnis geschätzt.Im Zuge der Arbeiten haben die beteiligten Fachleute erkannt, dass in den über Jahre gewachsenenVerfahren Redundanzen und von einer einheitlichen Durchführung abweichende Regelungen bestehen.Diese Erkenntnisse konnten nur durch die umfassende verfahrensübergreifende Gesamtbetrachtunggewonnen werden.Mit dieser bis dato einmaligen Vorgehensweise zur Überprüfung von Effizienzreserven in Massenverfahrenzum elektronischen Datenaustausch konnte bereits mit Abschluss der ersten Projektphase (IST-Aufnahme)ein belastbares Ergebnis erzielt werden, welches für die weiteren Phasen des Projektes OMS einewichtige Grundlage bildet.44 Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Aktuelle Nutzenbetrachtung des Projektes OMSDurch die umfangreiche Analyse der 39 untersuchten Verfahren liegen zum ersten Mal standardisierteund detaillierte Prozessbeschreibungen vor, welche es den Verfahrensbeteiligten ermöglichen, auf einervergleichbaren Grundlage potenzielle Optimierungsvorschläge zu beurteilen und gemeinsam Handlungs-und Umsetzungsempfehlungen zu erarbeiten. Durch die ergänzende Erhebung des Erfüllungsaufwandesdurch das Statistische Bundesamt können neben den fachlichen und prozessualen Aspektenzum ersten Mal auch konkrete wirtschaftliche Aussagen dahingehend getroffen werden, welchen Umstellungsaufwandein Optimierungsszenario bei den Verfahrensbeteiligten auslösen würde. Die vorliegendenProjektergebnisse aus der IST-Aufnahme, Szenario 0, können darüber hinaus auch als Grundlagefür interne Effizienzanalysen bei den Verfahrensbeteiligten genutzt werden, um in der eigenen Organisationweitere Optimierungspotenziale zu identifizieren, die unabhängig vom Projekt OMS realisiertwerden können.Die erarbeitete Vorgehensweise sowie die Methodiken und Techniken im Projekt OMS können auch zukünftigbei Potenzialanalysen und Machbarkeitsstudien bzw. Initiativen und Projekten eingesetzt werden,um Optimierungsvorschläge auf Grundlage fundierter Daten hinsichtlich ihrer fachlichen, technischensowie ökonomischen Auswirkungen beurteilen zu können.Aber nicht nur die Ergebnisse zu den fachlichen, prozessualen und wirtschaftlichen Aspekten sind fürdie zukünftige Gestaltung der Verfahren im Meldeverfahren der sozialen Sicherung von signifikanterBedeutung, sondern auch der Datenschutz und die Datensicherheit spielen in der Betrachtung eine herausragendeRolle und wurden bereits in der Phase 1 der Machbarkeitsstudie in die Projektorganisationintegriert. Dadurch wurde gewährleistet, dass Grundsätze wie• Datensparsamkeit,• nur anlassbezogene Meldeverfahren,• keine elektronische qualifizierte Signatur,• keine Datenvorratsspeicherungvon Anfang an in die Ergebnisse eingeflossen sind und Optimierungsvorschläge, die diesen Grundsätzenwidersprachen, keinen Eingang in die Betrachtung fanden.45Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Aktuelle Nutzenbetrachtung des Projektes OMSErgänzend zu diesen bereits vorliegenden, wertvollen Ergebnissen zur Optimierung der Meldeverfahrenin der sozialen Sicherung sind durch die weitergehende Bearbeitung der Optimierungsvorschläge weiteremaßgebliche Impulse für die zukünftige Ausgestaltung der Meldeverfahren in der sozialen Sicherungzu erwarten:• Konkrete Umsetzungsszenarien werden untersucht, wie der nach wie vor noch nicht vollständig realisierteelektronische Datenaustausch im Meldeverfahren der sozialen Sicherung umgesetzt werdenkann.• Einige Optimierungsvorschläge weisen darauf hin, dass durch die Standardisierung von Meldedatensätzen,die Harmonisierung von Begrifflichkeiten und die Straffung von Prozessen signifikante Effizienzreservendurch Reduzierung des Ressourceneinsatzes (Zeit, Personal usw.) bei allen Verfahrensbeteiligtenerzielt werden können.Durch die Betrachtung von Verfahren wie z. B. ELSTER, P23R, nPA usw. wird sichergestellt, dass Erfahrungenaus verwandten Bundesprojekten in den potenziellen Umsetzungsszenarien berücksichtigt werden,um mögliche Synergieeffekte zu identifizieren und dort, wo es möglich und sinnvoll erscheint, auch indie Umsetzungs- und Handlungsempfehlungen einfließen zu lassen.Somit sind zum Abschluss des Projektes konkret umsetzbare Handlungs- und Umsetzungsvorschläge zurOptimierung der Meldeverfahren in der sozialen Sicherung in folgenden Bereichen zu erwarten:• Entbürokratisierung der bestehenden Fachverfahren• Verbesserung der Verfahrenssicherheit• Verbesserung der Daten- und Prozessqualität• Steigerung der Verfahrensakzeptanz bei den Verfahrensbeteiligten• Ausbau des Datenschutzes und der Datensicherheit• Ausbau des elektronischen Datenaustauschs in der sozialen Sicherung• Realisierung von Effizienzreserven bei allen Verfahrensbeteiligten• Erhöhung der Transparenz in den Meldeverfahren der sozialen Sicherung• Flexibilisierung von Änderungen und Ergänzungen bei Meldetatbeständen46 Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Abkürzungsverzeichnis9 AbkürzungsverzeichnisAbs.AGAG ISuDSAppBABEABfDIBMASBMeldDÜVBSIBStatGBVDatensatz DSVVDAVDBUVDEÜVDRVDSMEDSRVDSVADSVVeAkteeAUEELeGKeGovernmenteIDELENAELSTERAbsatzArbeitgeber oder ArbeitsgruppeArbeitsgruppe Informationssicherheit und DatenschutzApplikationBundesagentur für ArbeitBescheinigungen Elektronisch Annehmen (Projekt der Bundesagentur für Arbeit)Bundesbeauftragter für den Datenschutz und InformationsfreiheitBundesministerium für Arbeit und SozialesBundesmeldedatenübermittlungsverordnungBundesamt für Sicherheit in der InformationstechnikBundesstatistikgesetzberufsständische VersorgungseinrichtungDatensatz zur Abgabe einer VerfahrensnummerDatenannahme- und -verteilstelleDatenbaustein UnfallversicherungDatenerfassungs- und -übermittlungsverordnungDeutsche RentenversicherungDatensatz MeldungenDatenstelle der Träger der RentenversicherungDatensatz Versicherungsnummern Anfrage/AntwortDatensatz zur Vergabe einer Verfahrensnummerelektronische Akteelektronische ArbeitsunfähigkeitsbescheinigungEntgeltersatzleistungenelektronische Gesundheitskarteelektronische Verwaltungelektronische Identifikationelektronischer Entgeltnachweiselektronische Steuererklärung48 Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


AbkürzungsverzeichnisEStGeuBPeXTraIDITITSGKBSKKKSKMio.Mrd.nPAOMSOAFP23RPAuswGPAuswVRVSGBSOKA-BauSVTsd.UVVSDMVSNRXMLXSDXSLZVEEinkommensteuergesetzelektronisch unterstützte Betriebsprüfungeinheitliche XML-basierte TransportverfahrenIdentifikationInformationstechnikInformationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbHDeutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-SeeKrankenkasseKünstlersozialkasseMillionenMilliardenneuer PersonalausweisOptimiertes Meldeverfahren in der sozialen SicherungOnline-AusweisfunktionProzessdatenbeschleunigerPersonalausweisgesetzPersonalausweisverordnungRentenversicherungSozialgesetzbuchSozialkassen der BauwirtschaftSozialversicherungTausendUnfallversicherungVersichertenstammdatenmanagementVersicherungsnummer der RentenversicherungExtensible Markup Language (Erweiterbare Auszeichnungssprache)XML Schema DefinitionExtensible Stylesheet LanguageZusatzversorgungseinrichtungen49Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Anlage 1 – Übersicht weitere Optimierungsvorschläge10 Anlage 1 – Übersicht weitere OptimierungsvorschlägeEinführung eines Kennzeichens über eine geänderte Entgeltmeldung im Rahmen einer Beitragserstattungzur Rentenversicherung (Nummer 2)Die Bescheinigung nach § 211 Satz 3 SGB VI (Einführung eines Kennzeichens über eine geänderte Entgeltmeldungim Rahmen einer Beitragserstattung zur Rentenversicherung) soll von den Krankenkassenan die Rentenversicherungsträger elektronisch und nicht als Papiermeldung übersandt werden. DieErstattung wird vorgenommen, wenn aus verschiedensten Gründen Überzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgenstattgefunden haben. Der Rentenversicherungsträger wird von der zuständigen Einzugsstelledarüber informiert.Unmittelbare Beitragszahlung an Künstlersozialkasse (Nummer 3)Zahlt ein abgabepflichtiges Unternehmen (Verwerter) Entgelte an einen selbstständigen Künstler oderPublizisten für die Erbringung einer Leistung, hat das beauftragende Unternehmen Künstlersozialabgabean die Künstlersozialkasse (KSK) abzuführen (sofern das Unternehmen nicht Mitglied einer Ausgleichsvereinigungist). Dies gilt unabhängig davon, ob der Künstler oder Publizist nach dem Künstlersozialversicherungsgesetzversichert ist.Der Optimierungsvorschlag sieht vor, dass die Künstlersozialabgabe selbstständig durch die versichertenKünstler und Publizisten – zusammen mit ihren eigenen Sozialversicherungsbeiträgen – an die Künstlersozialkasseabgeführt wird. Alternativ soll ein Hinweis auf die Abgabepflicht an die KSK im Angebot undin der Rechnung des Künstlers bzw. Publizisten aufgenommen werden.Zentrale Verfahrensinterpretation (Nummer 4)Für alle Meldeverfahren gibt es Verfahrensbeschreibungen. Diese Beschreibungen regeln nicht immeralle denkbaren Details bzw. können unterschiedlich interpretiert werden.Der Optimierungsvorschlag fordert daher eine zentrale Verfahrensinterpretation für alle Verfahrensbeteiligtenund alle Verfahren. Zudem ist im Vorschlag eine Vereinheitlichung der Verfahren für alle Versicherungszweigevorgesehen, also auch die Eingliederung der Meldeverfahren der Deutschen RentenversicherungKnappschaft-Bahn-See (KBS), wenn es sich nicht ausdrücklich um Sonderinhalte nach § 31 DEÜV handelt.Harmonisierung Reaktion Dialogverfahren (Nummer 6)In den heutigen Verfahren gibt es unterschiedliche Meldereaktionen der Datenannahme- und -verarbeitungsstellenin den Dialogverfahren.Der Optimierungsvorschlag zielt auf eine Harmonisierung der Meldereaktionen im Dialogverfahren.Speziell geht es um die bessere Beschreibung der Rückmeldeverfahren und die Synchronisierung desVerhaltens bei den annehmenden Stellen.50 Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Anlage 1 – Übersicht weitere OptimierungsvorschlägeMonatliche Meldung (Nummer 7)Für verschiedene Sachverhalte in der sozialen Sicherung gibt es für die Arbeitgeber (Meldestellen) derzeitjeweils unterschiedliche Meldeverfahren und Meldezeitpunkte innerhalb eines Monats.Der Optimierungsvorschlag fordert, die zeitlich und inhaltlich unterschiedlichen Meldungen in einenmultifunktionellen Datensatz zu integrieren und in einer Monatsmeldung zusammenzufassen.Meldung Arbeitgeber und Beschäftigungsbetrieb mit jeweiliger Betriebsnummer (Nummer 9)In den heutigen Meldeverfahren ist die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes anzugeben. Fürden Arbeitgeber und den Beschäftigungsbetrieb können jedoch unterschiedliche Betriebsnummernexistieren. Wenn arbeitsrechtlich Arbeitgeber und Beschäftigungsbetrieb insoweit nicht identisch sind,können summarisch gezahlte Beiträge zum Beispiel in den berufsständischen Versorgungseinrichtungen(BV) und Einzugsstellen nicht erfolgen. Wenn beide Informationen gemeldet werden, kann dies maschinellzugeordnet werden.Der Optimierungsvorschlag sieht eine Meldung des Arbeitgebers (Rechtsträgers) zusätzlich zum Beschäftigungsbetriebmit jeweiliger Betriebsnummer vor.eAU-Bescheinigung Arzt an Krankenkasse (Nummer 11)Bislang kommt es vor, dass Versicherte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung(en) nicht oder mit zeitlicherVerzögerung bei ihrer Krankenkasse einreichen. Vorerkrankungsanfragen zur Entgeltfortzahlung bzw. Anträgenach dem Aufwendungsausgleichsgesetz können dann von den Krankenkassen nicht oder nur mitentsprechender zeitlicher Verzögerung bearbeitet werden.Der Optimierungsvorschlag sieht vor, dass zur Unterstützung der Kommunikationsverfahren zwischenArbeitgeber und Sozialversicherungsträgern eine elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungdirekt vom Arzt an die Krankenkasse / Minijob-Zentrale ermöglicht wird. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungfür den Arbeitgeber erhält der Versicherte weiterhin in Papierform. Dieser Vorschlagist insofern ein Sonderfall, als dass er im Wesentlichen außerhalb des bislang in OMS betrachtetenUmfelds umgesetzt werden muss und der Kreis der Verfahrensbeteiligten erweitert werden muss. Bei derweiteren Bearbeitung müssen die Besonderheiten angemessen berücksichtigt werden.Rückmeldeverfahren für technische Fehler DAV > AG (Nummer 12)Der Vorschlag fordert ein maschinelles Rückmeldeverfahren für technische Fehler bei der Datenannahme.Als Beispiele derartiger technischer Fehler werden hier insbesondere Fehler beim Entschlüsseln oderDekomprimieren genannt. Beim DEÜV-Meldeverfahren, welches mittels eXTra-Standard durchgeführtwird, treten derartige Fehler nach einem positiven Acknowledgement eines Sendevorgangs auf und können– Stand heute – nicht elektronisch rückgemeldet werden. Sie müssen dem Datenübermittler heutedurch einen Sachbearbeiter mitgeteilt werden.51Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Anlage 1 – Übersicht weitere OptimierungsvorschlägeZertifizierungspflicht der Software der Sozialversicherungsträger in Dialogmeldeverfahren (Nummer 14)Für die Software, die Arbeitgeber und Zahlstellen für die Meldungen verwenden, ist eine Systemuntersuchungvorgeschrieben.Für die Software der Sozialversicherungsträger hingegen ist keine Zertifizierung vorgeschrieben. Dahersieht der Optimierungsvorschlag eine Prüfung bzw. Zertifizierung der jeweiligen Software aller am Meldeverfahrenbeteiligter Programme vor.Reduzierung der Kommunikationsverfahren in den Meldeverfahren (Nummer 15)Im Meldeverfahren werden zur Kommunikation verschiedene Dateitransferprotokolle angewendet.Der Optimierungsvorschlag fordert die Reduzierung der angebotenen technischen Dateitransferprotokollartenbei den Kommunikationsverfahren. Die aktuell eingesetzten Verfahren entsprechen zum Teilnicht mehr dem heutigen Stand der Technik, der Betrieb ist teilweise extrem fehleranfällig.Zentralisierung der Datenannahme (Nummer 16)Derzeit gibt es in den Meldeverfahren jeweils verschiedene Datenannahmestellen bei den Verfahrensbeteiligten.Zudem gibt es bei einzelnen Sozialversicherungsträgern mehrere Datenannahmestellen.Der Optimierungsvorschlag sieht vor, die Daten nur noch an eine Stelle je Verfahrensbeteiligtem bzw.eine Datenannahmestelle für alle Sozialversicherungsträger abzuliefern.Änderung der Stornierungs- bzw. Korrekturphilosophie (Nummer 17)Es gibt derzeit keine einheitliche Stornierungs- bzw. Korrekturphilosophie in den Meldeverfahren.Der Optimierungsvorschlag fordert verfahrensübergreifend einheitliche Vorgaben zur Stornierung bzw.Korrektur von bereits übermittelten Datensätzen.Keine Stichtagsumstellung (Nummer 18)Die Prüfung der eingehenden Datensätze unter Anwendung der jeweils gültigen Kernprüfung erfolgtnur, wenn eine Stichtagsumstellung der gültigen Version vorgenommen wurde.Die Arbeitgeber sollen bei der Einführung neuer Softwareversionen unterstützt werden, d. h. beim Einsatzeiner neuen Version der Prüfung zu einem Stichtag gibt es einen Übergangszeitraum von ca. einemMonat, in dem Daten sowohl in der alten als auch in der neuen Version akzeptiert werden.Integration der berufsständischen Versorgungseinrichtungen in Kernprüfprogramm (Nummer 20)Die berufsständischen Versorgungseinrichtungen (BV) können bei der Datenannahme im DEÜV-Meldeverfahrenbisher schon das Kernprüfprogramm verwenden. Allerdings sind noch nicht alle Belange fürdie BV in das Kernprüfprogramm integriert. Daher kommt es bei der Prüfung zu Fehlermeldungen.52 Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Anlage 1 – Übersicht weitere OptimierungsvorschlägeDer Optimierungsvorschlag sieht vor, die Zusatzprüfungen in die DEÜV-Kernprüfung aufzunehmen.Anforderung gesonderte Meldung maschinell (Nummer 22)Für die Bearbeitung des Rentenantrags oder Versorgungsausgleichs benötigt die Rentenversicherung,je nach letztem Meldestand von Entgelt oder Entgeltersatzleistung des Versicherten, eine Meldung überdie Bezüge seit dem letzten Meldestand. Diese Meldungen werden bisher manuell angefordert.Diese manuelle Anforderung der gesonderten Meldung nach §194 SGB VI durch die Rentenversicherungbeim Arbeitgeber, der Krankenkasse, der Bundesagentur für Arbeit (BA) und dem Unfallversicherungsträgersoll auf ein maschinelles Verfahren (DEÜV-Meldeverfahren) umgestellt werden, analog maschinellenVerfahren bei der Anforderung von Arbeitslosengeld mit der BA.Systemprüfung für Kommunikationssoftware (Nummer 23)Die Software zur Erstellung von Meldungen von Arbeitgebern und Zahlstellen an die anderen Verfahrensbeteiligtenin der sozialen Sicherung wird systemuntersucht und zertifiziert. Für die Kommunikationzwischen den Verfahrensbeteiligten gibt es eine spezielle Kommunikationssoftware. Für die Kommunikationssoftwaregibt es derzeit keine Systemuntersuchung.Der Optimierungsvorschlag fordert die Einführung einer Systemprüfung auch für die Kommunikationssoftware.Harmonisierung des Meldeverfahrens mit Zusatzversorgungseinrichtungen (Nummer 24)Die Meldedaten werden heute von der Meldestelle per Datenübertragung, Erfassungsportal, Datenträgeroder Papier an die einzelnen Zusatzversorgungseinrichtungen oder Verarbeitungsverbünde übermittelt.Die Meldungen sind – mit Ausnahme der periodischen Jahresmeldungen – anlassbezogen. Sowohl dieMeldestelle als auch die Arbeitnehmer erhalten vorgangsabhängige Rückmeldungen.Der Optimierungsvorschlag sieht eine Harmonisierung der fachlichen Inhalte von Meldungen und derMeldeverfahren der verschiedenen Zusatzversorgungseinrichtungen vor, ggf. auch über eine einheitlicheAnnahmestelle.Versionierung – gemeint ist Stichtagsregelung (Nummer 25)Der durch die Meldeprogramme nicht steuerbare Annahmezeitpunkt in der Datenannahmestelle, dieZwischenspeicherung wegen Dateifolgefehlern oder deren spätere Auflösung sowie Neumeldungenvon Rückweisungen führen derzeit zu Komplikationen.Der Optimierungsvorschlag sieht vor, die Version der einzusetzenden Prüfprogramme für alle Verfahrensbeteiligten(im Unterschied zu Nummer 18) abhängig von Meldezeiträumen zu machen, d. h. eineVersionierung einzuführen.53Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


Anlage 1 – Übersicht weitere OptimierungsvorschlägeEinheitliche XML-Strukturen – Einheitliches Verfahren unter Nutzung des eXTra-Standards (Nummer 26)Zur Vereinheitlichung und Verschlankung der Kommunikationsverfahren im Meldeverfahren der sozialenSicherung soll der bereits gem. § 17a Abs. 1a DEÜV nutzbare eXTra-Standard auch für die Datenaustauschverfahrengenutzt werden, die nicht durch die DEÜV erfasst sind.Für Verfahren, welche durch die DEÜV erfasst sind, aber noch nicht mit dem eXTra-Standard arbeiten, istdie Umsetzung zur Vereinheitlichung der Kommunikationsverfahren im Sinne des Optimierungsvorschlagesbereits in Realisierung, da der eXTra-Standard ab 2016 für diese Verfahren verpflichtend zum Einsatzkommen soll.Einheitliche XML-Strukturen-Nutzdaten im XML-Format (Nummer 27)Zusätzlich zur Nutzung von XML als Nutzdatenformat in der Kommunikation zwischen Arbeitgeber undSozialversicherungsträger müssen sowohl XML-Schemata als auch XML-Ausdruckdateien bereitgestelltwerden.Testverfahren (Nummer 30)Der Optimierungsvorschlag sieht die Durchführung von Testverfahren für alle Datenübertragungsverfahrenvor, besonders für Verfahren mit Rückmeldungen an Arbeitgeber / Meldestellen. Bei Änderungen vonDatensätzen müssen rechtzeitig ausreichende Maßnahmen zur Qualitätssicherung durchgeführt werden.Neue Verfahren oder umfangreiche Änderungen sollen pilotiert werden.54 Stand 30. Juni 2013, © ITSG GmbH


omsOPTIMIERTES MELDEVERFAHRENIN DER SOZIALEN SICHERUNGWWW.PROJEKT-OMS.DEITSG Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbHSeligenstädter Grund 11, 63150 Heusenstamm, Berliner Büro: Mittelstraße 52, 10117 Berlin

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