INFORMATIONEN ZUR ABRECHNUNG VON DIENSTREISEN - pv ...

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INFORMATIONEN ZUR ABRECHNUNG VON DIENSTREISEN - pv ...

INFORMATIONENZUR ABRECHNUNGVON DIENSTREISENSo kommen Sie schnellerzu Ihrem GeldtirolUnser Land


UNSERE BILDUNGunsere ZukunftInhaltsverzeichnisEinleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Unser Beispiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41. Der Dienstauftrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Der Reiseausgangs- und Reiseendpunkt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Das Fortbewegungsmittel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62. Die Rechnungslegung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Der Reiseausgangs- und Reiseendpunkt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Das Fortbewegungsmittel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Beginn und Ende der Dienstreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Die Tagesgebühr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Nächtigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103. Allgemeine Hinweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Unsere Landesrätin, Dr. Beate Palfrader ist das zuständige Mitglied derTiroler Landesregierung für den Bereich Bildung. Die Abteilung Bildungbeschäftigt sich, neben den Themen Kinderbetreuung, Musik- sowie Fachhochschulen,vor allem mit Aufgaben des Dienst- und Besoldungsrechtesfür LandeslehrerInnen sowie der Schulorganisation im Land Tirol. Für ca.7.300 aktive und ca. 2.000 pensionierte LandeslehrerInnen, das sindVolks-, Haupt-, SonderschullehrerInnen, LehrerInnen an PolytechnischenSchulen und Berufsschulen sowie LehrerInnen an land- und forstwirtschaftlichenBerufs- und Fachschulen, ist die Abteilung Bildung der Dienstgeber.Damit sind wir einer der größten Dienstgeber in Tirol.Als erstes Bundesland Österreichs ermöglichen wir Ihnen, die Reisekostenabrechnungauf elektronischem Wege abzuwickeln. In den ersten 18Monaten des " Elektronischen Dienstreisemanagements" (kurz EDM) habenwir knapp 25.000 Reisekostenabrechnungen genehmigt und fast 1,8 Mio.Euro abgerechnet.Mit dieser Informationsbroschüre unterstützt Sie die Abteilung Bildung beiIhrer Reisekostenabrechnung. Wir arbeiten ständig an der Verbesserungdes Programms und sind bestrebt, mit Hilfe Ihrer Anregungen das EDMbenutzerfreundlicher zu gestalten.Durch EDM ist eine jederzeitige Transparenz und Nachvollziehbarkeit fürSie gewährleistet.Auf den folgenden Seiten wird anhand eines Beispiels der vollständigeVerlauf einer Dienstreise, vom Antrag bis zur Abrechnung, erläutert. SolltenSie darüber hinaus noch weitere Fragen haben, fi nden Sie am Ende derInformationsbroschüre Ihre AnsprechpartnerInnen der Abteilung Bildung,die Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen.Landesrätin Dr. Beate PalfraderUnsere AufgabenSeite2Seite3


INFORMATIONEN ZURABRECHNUNG VONDIENSTREISENSo kommen Sie schneller zu Ihrem GeldErläuterungen zum Beispiel1. Der DienstauftragVoraussetzung für Ihre Dienstreise ist das Stellen eines Antrags. Diesersollte rechtzeitig vor der Veranstaltung gestellt werden, damit die AbteilungBildung Ihren Antrag bearbeiten und entscheiden kann, ob einDienstauftrag erteilt wird. Die einzelnen Veranstaltungen sind im EDMaufgelistet. Für halbtägige Veranstaltungen erteilt die Abteilung Bildungin der Regel keine Dienstreiseaufträge.Im vorliegenden Fall stellt Fr. Holz den Antrag am 05.11.2009. DurchAnklicken des Buttons „Speichern und Senden“ wird der Antrag vomSystem automatisch an die Schulleitung weitergeleitet. Die Schulleitungbefürwortet den Antrag (oder lehnt ihn ab). Mit der Befürwortung desDienstreiseantrags wird bestätigt, dass der beabsichtigten Teilnahme derbetreffenden Lehrperson an der Veranstaltung keine schulischen Gründeentgegenstehen. Danach erreicht der Antrag die Abteilung Bildungund wird hier wiederum genehmigt (bzw. abgelehnt). Die Genehmigungdes Antrages ist zugleich die Erteilung des Dienstauftrages. Dieser istentscheidende Voraussetzung für die Rückvergütung der entstandenenReisekosten.Im Reiseantrag ist zu Beginn die gewünschte Veranstaltung auszuwählen.Die Veranstaltungsdaten werden direkt aus PH-Online ins EDMübernommen. Alle Veranstaltungen, die nicht von den PädagogischenHochschulen angeboten werden, können nach Meldung per E-Mail anveranstaltungen.planen@tirol.gv.at von der Abteilung Bildung insSystem eingepfl egt werden.UnserBeispielUnsere Lehrerin Fr. Holz, mit der Stammschule in Zams, möchte eineVeranstaltung vom 20.11.2009 – 22.11.2009 in Traunkirchen besuchen.Die Veranstaltung beginnt am 20.11.2009 um 14:00 Uhr und endet am22.11.2009 um 12:00 Uhr. Die Fahrzeit mit dem Auto beträgt ca. 3 ½Stunden.Fr. Holz verwendet ihren privaten PKW, beantragt aber keine PKW-Genehmigung, sondern lediglich die Rückvergütung auf der Basis desTarifs öffentlicher Verkehrsmittel.Die Verpflegung im Hotel beinhaltet ein Frühstück. Der Preis für eineÜbernachtung beträgt € 50,--. Weiters bezahlt Sie pro Frühstück € 10,--.Der Reiseausgangs- und Endpunkt wird durch die Stammschule undden Veranstaltungsort vom System bereits automatisch vorgegeben. ImBedarfsfall besteht die Möglichkeit, mit dem dafür vorgesehenen Button(rotes Fernglas Symbol) einen anderen Ort auszuwählen. Danach ist dasFortbewegungsmittel und eine (allfällige) Übernachtungsart auszuwählen.Durch die Wahl des Fortbewegungsmittels und die zu erwartendeFahrzeit werden der Beginn und das Ende der Dienstreise bestimmt. Esist besonders darauf zu achten, dass Beginn und Ende der Dienstreisekorrekt angegeben werden.Eine Dienstreise kann immer nur bei der Stammschule beginnenund muss auch dort enden, unabhängig vom tatsächlichen Ausgangspunktbzw. Endpunkt der Reise (Ausnahme: Veranstaltungsort fällt mitdem Wohnort oder dem Dienstort zusammen bzw. ist davon weniger als2 km entfernt). Somit beginnt die Reise immer mit dem Zeitpunkt desVerlassens der Stammschule.Der Reiseausgangs- undReiseendpunktSeite4Seite5


Erläuterungen zum BeispielErläuterungen zum Beispiel2. Die RechnungslegungDas FortbewegungsmittelEs ist das Fortbewegungsmittel, mit dem die Dienstreise voraussichtlichangetreten wird, auszuwählen.In der Regel ist die Verwendung des günstigsten öffentlichen Massenbeförderungsmittelsvorgesehen, und es wird auch nur dieser Tarifvergütet.Grundsätzlich steht es der Lehrperson aber frei zu entscheiden, welchesVerkehrsmittel tatsächlich benützt wird.Nach Beendigung ihrer Dienstreise können Sie die durch die Reise entstandenenMehrkosten über das EDM abrechnen. Dabei sind folgendePunkte zu beachten:Der Reiseausgangs- und Reiseendpunkt stimmt im Idealfall mit dem imDienstreiseantrag überein. Haben sich jedoch Änderungen ergeben, istdie Abrechnung entsprechend anzupassen.Der Reiseausgangs- undReiseendpunktAusnahme:"PKW-Genehmigung"Es besteht die Möglichkeit, beim Dienstreiseantrag unter Fortbewegungsmittel„Privates KFZ ohne Fahrgemeinschaft“ auszuwählen. Dies ist dann gleichzeitigder Antrag auf eine „PKW-Genehmigung“. Diese wird aber lediglich dannerteilt, wenn die Benützung des privaten PKWs im Interesse des Dienstgebersliegt. Dies erfolgt nur in Einzelfällen, z.B. dann, wenn kein geeignetesMassenbeförderungsmittel zur Verfügung steht oder wenn sperriges Materialtransportiert werden muss. Ausnahmen sind weiters für Fahrgemeinschaftenvorgesehen, wenn mehrere Personen dieselbe Veranstaltung besuchen.Die Wahl des Fortbewegungsmittels hat unmittelbar Einfluss auf dieBerechnung der Dauer der Dienstreise und somit auch auf die Höheder Tagesgebühr.Auch hier stimmt im Idealfall das verwendete Fortbewegungsmittel mitdem beantragten überein.Im Beispiel ist unsere Lehrerin Fr. Holz mit dem eigenen PKW von Zamsnach Traunkirchen gefahren. Um Kostenersatz zu beantragen, muss sieselbst die Kosten für das günstigste öffentliche Massenbeförderungsmitteleruieren und im EDM eingeben. Denn bei der Nutzung des privatenPKWs ohne PKW-Genehmigung werden nur die Kosten des günstigstenöffentlichen Massenbeförderungsmittels ersetzt.(Beispiel: Fahrpreis des ÖBB Zugtickets - Businessticketfahrpreis:ca. 24% Ermäßigung auf den normalen Ticketpreis.) Es ist bei einerDienstreise der gesamte Preis für die Hin- und Rückfahrt einzutragen.Das FortbewegungsmittelEs besteht aber natürlich die Möglichkeit, in der Abrechnung das Fortbewegungsmittelzu ändern. Dies ergibt sich aus dem Grundsatz, dassder/die RechnungslegerIn für die Richtigkeit seiner/ihrer Angabenin der Reiserechnung verantwortlich ist (vgl. § 37 Reisegebührenvorschrift‒ kurz RGV). Die Angaben der RechnungslegerInnenmüssen also den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen.Tipps:Um den Busfahrpreis einfach ermitteln zukönnen, nutzen Sie den Service der VVTunter www.vvt.at.Bei Bahnfahrten steht die Kilometeranzahlam Bahnticket oder ist unterhttp://fahrplan.oebb.at abrufbar.Fr. Holz aus unserem Beispiel ist, anders als geplant, doch mit dem Zuggefahren statt mit ihrem PKW. Diese Tatsache ist unter "Fortbewegungsmittel"zu ändern und in weiterer Folge muss nur die Kilometeranzahl dereinfachen Bahnstrecke angegeben werden. Das Programm errechnetden zu erstattenden Betrag anschließend selbstständig.Hinweis: Der Fahrpreis wird nach den jeweils geltenden Tarifen vergütet.Von bestehenden allgemeinen Tarifermäßigungen ist Gebrauch zumachen (Gruppenticket, Businessticket).Seite6Seite7


Erläuterungen zum BeispielErläuterungen zum BeispielBeginn und Endeder DienstreiseDer Beginn und das Ende einer Dienstreise sind in der Abrechnung eben-falls nachträglich veränderbar. Dies ist vor allem dann notwenig, wenn sichzum gestellten Dienstreiseantrag Änderungen ergeben haben (wie z.B. einanderes Transportmittel). Die Dauer der Dienstreise wird vom Zeitpunktdes Verlassens bis zum Zeitpunkt des Wiedereintreffens in der Dienststelleberechnet.Beispiel: "Fahrt mit dem PKW"In unserem Beispiel beginnt die Veranstaltung am 20.11.2009 um 14:00Uhr. Da Fr. Holz für die Fahrt ca. 3 ½ Stunden (unter Berücksichtigung derSuchergebnisse aus "Google maps Österreich") benötigt, beginnt für sie dieDienstreise um 10:30 Uhr und endet am 22.11.2009 um 15:30 Uhr.Aus diesen Angaben für die Fahrzeiten errechnet sich unter Berücksichtigungder Länge der Veranstaltung die Dauer der Dienstreise. In unserem Fall sinddas 53 Stunden.Beispiel: "Fahrt mit dem Zug"Fährt Frau Holz nun doch nicht mit Ihrem eigenen PKW, sondern mit demZug, ergeben sich daraus folgende Änderungen:Der Zug nach Traunkirchen fährt um 08:00 Uhr ab. Daraus ergibt sich derBeginn der Dienstreise um 07:15 Uhr (3/4 Stunde vor Abfahrt des Zuges, ausgehenddavon, dass sich die Dienststelle nicht mehr als 2 km vom Bahnhofentfernt befindet, vgl. § 16 Abs. 2 lit. a RGV).Wie aus dem Beispiel ersichtlich, ist eine Anpassung an die tatsächlichenReiseumstände erforderlich. Somit sind folgende Vorgehensweisen nichtvorgesehen:• Es ist nicht erlaubt, den Beginn und das Ende der Dienstreise anhandder Fahrzeiten eines Massenbeförderungsmittels anzugeben (zuberechnen), obwohl dieses nicht benützt wurde. Wird mit demPKW gefahren, ist die tatsächliche Fahrzeit ausschlaggebend.• Es ist nicht zulässig, eine Bahnfahrt unter Benützung der(privaten) Vorteilscard zu buchen, in weiterer Folge aber dieKosten einer normalen Einzelfahrt abzurechnen bzw. anzugeben.• Es darf nicht eine Einzelfahrt gebucht bzw. abgerechnet werden,obwohl tatsächlich ein Gruppenticket gekauft worden ist und dadurchein günstigerer Tarif in Anspruch genommen werden konnte.• Bei der Benützung eines Reisebusses (Aufteilung der Gesamtkostendes Transportes auf SchülerInnen und BegleitlehrerInnen) ist es nichtgestattet, etwaige fiktive Kosten für eine Bahnfahrt zu verrechnen bzw.anzugeben.Diese Punkte ergeben sich schon aus dem Zweck der RGV. Dieser liegt darin,der Lehrperson entstandene Kosten zu ersetzen und nicht darin, zusätzlicheEinnahmen zu verschaffen.Hinweise zuBeginn und Endeder DienstreiseAm Rückreisetag erreicht der Zug Zams um 20:30 Uhr. Daraus ergibt sichdas Ende der Dienstreise um 21:00 Uhr (1/2 Stunde nach der tatsächlichenAnkunftszeit des Massenbeförderungsmittels gemäß § 16 Abs. 2 lit. b RGV).Aus der Änderung des Transportmittels ergibt sich zwangsläufig eine längereDienstreisedauer (61 Stunden und 45 Minuten) als bei der Verwendung desPKWs. Daraus resultiert wiederum eine dementsprechende Erhöhung derTagesgebühr.Die Tagesgebühr dient der Bestreitung des Mehraufwandes für Verpflegungund zur Deckung sonstiger Reiseauslagen, für die die RGV keine besondereVergütung vorsieht.Die Tagesgebühr wird in Tages-Drittel angegeben. Die volle Tagesgebührsteht für je 24 Stunden der Dienstreise zu, für bestimmte Bruchteile einesTages wird die Tagesgebühr anteilsmäßig ‒ wie in der folgenden Tabelledargstellt ‒ ausbezahlt:Die Tagesgebühr0 – 5 Stunden keine Tagesgebühr5 – 8 Stunden: 1/3 der Tagesgebühr8 – 12 Stunden: 2/3 der Tagesgebührab 12 Stunden: volle TagesgebührNach 24 Stunden beginnt die Berechnung erneut.Seite8Seite9


Erläuterungen zum BeispielErläuterungen zum BeispielKorrektur bei unentgeltlicherVerpfl egungDie Nächtigungeninkludierte FrühstückeIn unserem Beispiel bekommt Fr. Holz die Tagesgebühr bei der Fahrt mit demeigenen PKW für 53 Stunden, also für 6/3 Tage (48 Stunden). Der restlicheBruchteil von 5 h bleibt unberücksichtigt.Bei der Fahrt mit dem Zug gebührt die Tagesgebühr für 61 Stunden 45 Minuten,somit für 9/3 Tage. Für den Bruchteil von 13 Stunden 45 Minuten erhältFr. Holz die volle Tagesgebühr.Für Verpflegung, die bei einer Fortbildungsveranstaltung unentgeltlichdurch eine Gebietskörperschaft oder den Veranstalter beigestellt wird,wird die Tagesgebühr entsprechend von der Abteilung Buchhaltungkorrigiert:für das Frühstück um 15 %für das Mittagessen um 40 %für das Abendessen um 40%.Deshalb sind die unentgeltlich beigestellten Mahlzeiten unbedingt bei derAbrechnung anzugeben.Unsere Lehrerin Fr. Holz hat Anspruch auf Ersatz der Kosten, die durchdie notwendige Nächtigung an einem Veranstaltungsort entstehen. Esist zu beachten, dass für eine Nächtigung pro Nacht ein Höchstpreisvorgesehen ist. Dieser wird bereits beim Dienstreiseantrag angezeigt.Ein darüber hinausgehender Ersatz ist nur in Ausnahmefällen vorgesehen.Hinweis zum Feld "inkludierte Frühstücke":1. Ist auf der Hotelrechnung der Preis der konsumierten Frühstückeausgewiesen, sind diese vom Gesamtpreis abzuziehen.Es ist bei den Übernachtungskosten der Preis pro Nachtexklusive der konsumierten Frühstücke einzutragen. DasFeld „inkl. Frühstücke“ ist in diesem Fall nicht auszufüllen.Fr. Holz hat für die Übernachtungskosten im Feld „Preis/Nacht“ € 50,--einzutragen, im Feld „inkl. Frühstücke“ keine Eintragung zu machen.Sollten im Nächtigungspreis weitere Essen inkludiert sein, sind dieseimmer herauszurechnen. Die Rechnung muss in diesem Fall dieeinzelnen Mahlzeiten als separate Posten aufweisen.Pauschalfl ugreisen in denen bereits Nächtigung und Essen inkludiertsind, benötigen keine detaillierte Aufschlüsselung, wenn offensichtlichist, dass das Angebot günstiger ist als die „herkömmlichen“ Reisemethoden.3. Allgemeine HinweiseDer Button „Speichern und Berechnen“ bietet Ihnen einen Überblicküber die zu erstattenden Reisekosten. Mit dem Button „Speichern undFormulardruck“ kann das Formular „Reisekostennachweis“ generiertwerden. Dieser Nachweis ist immer dann auszudrucken, wenn für Teileder Dienstreiseabrechnung Nachweise bzw. Belege vorgeschriebensind.Anmerkung: Je detaillierter die Nachweise und Belege, desto schnellerund unkomplizierter können die Reisekosten ersetzt werden.Die genannten Nachweise bzw. Belege sind gemeinsam mit dem Formular„Reisekostennachweis“ für drei Jahre aufzubewahren. Die Belegemüssen der Abteilung Buchhaltung nur auf entsprechende Anforderungübermittelt werden.Mit "Speichern und Senden" wird die Abrechnung an die Schulleitungweitergeleitet. Diese bestätigt mit der Weiterleitung der Dienstreiseabrechnungan die Abteilung Buchhaltung, dass die betreffende Lehrpersonzur Veranstaltungszeit wegen der Teilnahme an der Veranstaltung vomDienst abwesend war. Die Abteilung Buchhaltung überprüft die Abrechnung,fordert in Einzelfällen Belege an und sorgt für die Auszahlung derzustehenden Reisegebühren.Exkurs:AusnahmePauschalfl ugreisen2.Ist auf der Hotelrechnung der Preis der konsumierten Frühstückenicht ausgewiesen, ist der Gesamtpreis pro Nacht alsÜbernachtungskosten anzugeben und im Feld „inkl. Frühstücke“die Anzahl der konsumierten Frühstücke einzutragen.Fr. Holz müsste in diesem Fall im Feld „Preis/Nacht“ € 60,-- und imFeld „inkl. Frühstücke“ die Anzahl der im Gesamtpreis enthaltenenFrühstücke, in unserem Fall 2, eintragen.Ihre wichtigsten AnsprechpartnerInnen im Bereich des Dienstreisewesens:Schultypen SachbearbeiterIn TelefonAPS Josef Mössler 0512/508-2568APS Sandra Mair 0512/508-2577BPS, LLA, LHS Eva Maria Marthe 0512/508-2584Ihre AnsprechpartnerInnen in der Abteilung Buchhaltung:AnsprechpartnerInnenAPS Allgemein bildende Pfl ichtschulenBPS Berufsbildende Pfl ichtschulenLLA Landwirtschaftliche LehranstaltenLHS Landwirtschaftliche HaushaltungsschulenSachbearbeiterInTelefonChristel Wieland 0512/508-2922Renate Arnold 0512/508-2964Seite10Seite11


LANDHAUS 2Abteilung BildungHeiliggeiststraße 7-9A-6020 InnsbruckTelefon: +43 (0)512 508 2552Fax: +43 (0)512 508 2555Mail: bildung@tirol.gv.atwww.tirol.gv.at/abteilung-bildungGestaltung: softcon.at

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