Informationen für Betriebsräte - virtic

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Informationen für Betriebsräte - virtic

Informationen fürBetriebsrätebetriebsratsinfo_0911.docx Seite 1 von 13Stand: 16.11.2009


Informationen für BetriebsräteInformationen für Betriebsräte1 Einleitungvirtic bietet Systeme zur mobilen Erfassung von Arbeitszeitdaten und ergänzendenInformationen.Die Daten werden über das Internet erfasst und für verschiedene Auswertungengenutzt, insbesondere zur Vorbereitung von Lohnabrechnungen.FunktionsweiseDie Mitarbeiter werden davon entlastet, Stundenzettel zu führen oder Reisekostenabrechnungenzu schreiben – alle Daten werden mit einfachen Klicks auf dem Handydes Mitarbeiters erfasst. Die Bedienung ist selbsterklärend.Für Ihr Unternehmen bieten sich mit virtic eine Reihe wichtiger Vorteile: Da die Buchungender Mitarbeiter online übertragen werden, können sie sofort verarbeitetwerden:Vorteile fürUnternehmen· Disponenten können Routen optimieren und Fahrzeuge und Mitarbeiter optimaldisponieren,· Projektleiter kennen stets die genaue Ausschöpfung ihrer Projektbudgetsund können bei Planabweichungen sofort reagieren,· Vertriebsverantwortliche können die präzisen Daten nutzen, um Angeboteoptimal zu kalkulieren,· die Lohnbuchhaltung wird von erheblicher Handarbeit entlastet und kannLohnabrechnungen auf Knopfdruck erstellen.virtic besitzt für Ihr Unternehmen daher erhebliche betriebswirtschaftliche Bedeutung.virtic ist bei alldem völlig transparent: Alle Mitarbeitern können jederzeit auf dievon ihnen gebuchten Daten zugreifen. Dieses Informationsblatt erläutert die Funktionsweisedieses Systems.TransparenzUnter anderem werden zur Datenerfassung und -übertragung Mobiltelefone undähnliche Geräte verwendet, die ihre Daten über Mobilfunknetze austauschen unddamit grundsätzlich die Möglichkeit bieten, ihren Standort zu ermitteln.Welche Ortungstechnologien virtic einsetzt, wie sie im einzelnen funktionieren undwie sie konfiguriert werden können, das erläutert dieses Informationsblatt.Verschaffen Sie sich einen objektiven Eindruck von den Leistungen von virtic. Gerneinformieren wir Sie auch persönlich und im Detail. Sicher werden Sie die Vorteilevon virtic würdigen und das Unternehmen bei seiner Einführung angemessen unterstützen.LokalisierungstechnikWir informieren Siegernebetriebsratsinfo_0911.docx Seite 2 von 13Stand: 16.11.2009


Informationen für Betriebsräte2 Datenerfassungvirtic bietet den Nutzern ein Höchstmaß an Bedienerfreundlichkeit bei der Buchung.Das Programm ist so selbsterklärend, dass in der Regel eine Einweisung derNutzer nicht erforderlich ist.Nach dem Starten des Programms werden dem Mitarbeiter mehrere Menüpunkteangeboten, aus denen er einen auswählen muss. Typische Beispiele sind:· Arbeitsbeginn Projekt· Beginn Firma· Abfahrt zur BaustelleTypischeMenüpunkte aufdem HandyNachdem der Mitarbeiter einen dieser Punkte ausgewählt hat, wird diese Buchungan die Server der virtic gesendet. In Abhängigkeit von der vorgenommenen Buchungerhält der Mitarbeiter neue Menüpunkte, aus denen er jeweils wieder denpassenden auswählt.Dieser Buchungsdialog zwischen Mitarbeiter und Server bietet hohen Komfort, weilder Arbeitsprozess des Mitarbeiters auf dem Server hinterlegt werden kann und nursolche Buchungsmöglichkeiten angeboten werden, die erforderlich sind.Die Buchungen des Mitarbeiters werden auf den Servern der virtic gespeichert undkönnen sofort weiter verarbeitet werden, beispielsweise für die Disposition, dasControlling oder die Lohnbuchhaltung.IndividuellerBuchungsdialogbietet hohenKomfort3 Transparenzvirtic stellt größtmögliche Transparenz sicher, indem es den Nutzern eine Reihe vonMöglichkeiten bietet, auf die gespeicherten Daten zuzugreifen:· Buchungsbestätigung auf dem Handy· Persönlicher Internet-Zugang zu seinem Arbeitszeitkonto3.1 BuchungsbestätigungNach erfolgreicher Buchung erhält der Nutzer automatisch eine Buchungsbestätigungangezeigt. Diese Bestätigung enthält die genaue Uhrzeit und den Inhalt desgespeicherten Datensatzes:betriebsratsinfo_0911.docx Seite 3 von 13Stand: 16.11.2009


Informationen für BetriebsräteAbbildung 3:Buchungsliste imMitarbeitermenüAus diesen Buchungen werden die Arbeitszeitkonten erstellt. Der Mitarbeiter kannjederzeit prüfen, ob das Arbeitszeitkonto korrekt berechnet wurde, indem er inseinem Mitarbeitermenü das Zeitkonto öffnet. Die folgende Abbildung zeigt einBeispiel für das Zeitkonto eines Mitarbeiters:Abbildung 4: Buchungsliste im Mitarbeitermenü4 Vier-Augen-Prinzip bei der BuchungskorrekturIn jedem Zeiterfassungssystem können Korrekturen der vorgenommenen Buchungenerforderlich werden, so dass es Personen im Unternehmen geben muss, diesolche Änderungen vornehmen können und dürfen. Um die Korrektheit dieser Änderungensicherzustellen, hat sich das Vier-Augen-Prinzip bewährt.betriebsratsinfo_0911.docx Seite 5 von 13Stand: 16.11.2009


Informationen für Betriebsräte1. Direkte Vorgesetzte, z.B. Bau- oder Projektleiter, prüfen die Buchungen ihrerMitarbeiter und kommentieren solche Buchungen, die sie für fehlerhafthalten. Sie nehmen selbst aber keine Korrekturen vor.2. Verwaltungsmitarbeiter, z.B. Lohnbuchhalter, führen die Kommentare derdirekten Vorgesetzten aus.virtic bietet seinen Kunden hierzu den sogenannten Event-Manager. In diesemInternet-Portal werden alle Buchungen aufgelistet, so dass berechtigte Personensie überprüfen können.Jede berechtigte Person erhält persönliche Zugangsdaten und ein individuellesBerechtigungsprofil. So kann festgelegt werden, welcher Mitarbeiter welche Änderungenvornehmen darf. In der Regel erhalten Projektleiter die Berechtigung, Buchungenzu prüfen und zu kommentieren. Lohnbuchhalter erhalten vollständigeRechte und können die Buchungen der Mitarbeiter korrigieren.5 LokalisierungAlle im folgenden beschriebenen Lokalisierungstechniken werden optional angeboten.Jedes Unternehmen entscheidet individuell, ob es diese Technologien nutzenmöchte.Option5.1 GSM-OrtungDie GSM-Ortung nutzt eine Dienstleistung der Mobilfunkprovider, die einem berechtigtenAnfrager elektronisch mitteilt, in welcher Mobilfunkzelle sich ein Mobiltelefonzum aktuellen Zeitpunkt befindet. Dabei werden die Geokoordinaten desSenders und die Reichweite des Senders übermittelt.Die Genauigkeit der GSM-Ortung hängt von der Dichte des Mobilfunknetzes ab. InInnenstädten beträgt der Radius einer Zelle wenige hundert Meter, in Sonderfällen(Bahnhöfe, Messe o.ä.) auch weniger als 100 Meter. Im ländlichen Bereich beträgtder Radius bis zu mehreren Kilometern.5.1.1 Auslösung der OrtungBei virtic kann die Ortung entweder vom Handynutzer (Nutzer der mobilen virtic-Applikation) oder von einem hierzu berechtigten Mitarbeiter des Unternehmens(z.B. Disponent) ausgelöst werden. Beide Möglichkeiten können individuell eingeschränktoder vollständig unterbunden werden.5.1.1.1 Nutzerinduzierte OrtungDer Nutzer bucht seine Arbeitszeiten über sein Mobiltelefon. Wenn die Buchung aufden virtic-Servern eintrifft, wird automatisch geprüft, ob für diese Buchung eineOrtung durchgeführt werden soll. Bei welchen Buchungen Ortungen ausgeführtwerden sollen, wird zuvor vom Unternehmen festgelegt. Typischerweise werden beiArbeitszeitbuchungen wie „Arbeitsbeginn auf der Baustelle“ oder „Arbeitsende aufder Baustelle“ automatisierte Ortungen durchgeführt.Diese Ortung kann dahingehend ausgewertet werden, ob der ermittelte Standortdes Mobiltelefons sich in hinreichender Entfernung von der hinterlegten Adressedes Arbeitsorts befindet, auf dem der Mitarbeiter sich angemeldet hat.betriebsratsinfo_0911.docx Seite 6 von 13Stand: 16.11.2009


Informationen für BetriebsräteIn Abbildung 5 ist das Ergebnis einer nutzerinduzierten Ortung dargestellt. Es zeigtden Standort des Mobilfunksenders, dessen Reichweite und die Adresse der Baustelle,auf der sich der Mitarbeiter angemeldet hat. Details der Ortung wie genaueAdresse, Geokoordinaten und Uhrzeit können ergänzend abgerufen werden.Abbildung 5:Ergebnis einernutzerinduziertenOrtung5.1.1.2 Dispositionsinduzierte OrtungBei der Ortung durch berechtigte Personen wird diejenige Mobilfunkzelle ermittelt,an der das Mobiltelefon aktuell eingebucht ist. Ein typisches Ergebnis einer solchenOrtung zeigt Abbildung 6.Abbildung 6:Ergebnis einerdispositionsinduzierten Ortungbetriebsratsinfo_0911.docx Seite 7 von 13Stand: 16.11.2009


Informationen für Betriebsrätesenen Ortungsvorgänge. Betriebsräten kann die Ortungsstatistik ausgehändigtwerden.5.4.2 GPS-OrtungenDie von den Handys gesandten GPS-Daten werden vollständig gepeichert (beimProgramm virtic Tracking) oder immer dann, wenn die Speicherung bei einem bestimmtenBuchung vorgesehen ist (beim Programm virtic GPS). Alle gespeichertenDaten können Betriebsräten als Datei übergeben werden.Export in Datei6 Informieren Sie sich weiterführendWir stellen Ihnen gerne virtic im Praxiseinsatz vor, damit Sie sich einen unmittelbarenEindruck verschaffen können. Rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine eMail:virtic GmbHRheinlanddamm 19944139 DortmundTel: 0231 24936-0eMail: info@virtic.comInternet: www.virtic.combetriebsratsinfo_0911.docx Seite 13 von 13Stand: 16.11.2009

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