DMS - horst höll

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Höll DMSIhr DokumentenmanagementDMSDokumentenmanagementwww.hoell.de


Wir stellen uns vor:horst höll Büroeinrichtung GmbHDie horst höll Büroeinrichtung GmbH ist einstetig wachsendes Familienunternehmen in derzweiten Generation, mit dem Hauptsitz in BadenBaden. Über 50 hochmotivierte Mitarbeiter stellensich dem kontinuierlichen Wandel und den Anforderungender modernen Bürowelt. Über 5000 Kundenaus allen Branchen vertrauen unserer 35 jährigenErfahrung.Gemeinsam mit dem Kunden und Interessenten,erstellen wir umfassende Konzepte und Lösungenfür die optimale Einrichtung und Organisation seinerBürolandschaft. In Kooperation mit unseren Lieferantenverfügen wir über modernste Technik undbieten dem Endkunden einen maximalen Service.Die absolute Zufriedenheit unserer Kunden, ist derhöchste Anspruch dem wir uns stellen und daranmessen lassen.Unser Haupthaus in der Hubertusstraße ist dieSchaltzentrale. Von hier aus, werden alle Prozesseder horst höll Büroeinrichtung GmbH gesteuert.Ca. 30 umfangreich geschulte Spezialisten in derAbteilung Druck & Kopierlösungen, stehen Ihnenüber die Dauer der Zusammenarbeit engagiert undverantwortungsbewusst jederzeit zur Verfügung.Bundesweite sowie internationale Umsetzungen vonProjekten bilden wir absolut zuverlässig ab. KürzesteReaktion- und Servicezeiten garantieren Ihnen einemaximale Produktivität und die Verfügbarkeit IhrerInvestitionsgüter.Ein Fachmarkt sowie unser Webshop ermöglicht denschnellen Zugriff auf die gängigsten Büroartikel undVerbrauchmaterialien wie Toner und Tinte für denHandel und Endverbraucher.Neben CAD geplanter Büroeinrichtungen, stellen wirauf ca. 600 qm die neusten Technologien rund umden Arbeitsplatz aus. Ergonomische und qualitativehochwertige Schreibtischstühle ergänzen die Programmvielfalt.Unsere Werbeagentur ist zuständig für Druck- undGestaltungsaufgaben aller Art. Internetauftritte,Mailings, Flyer, Anzeigen, Plakate, Prospekte uvm.können wir auch in kleinen Auflagen, zeitnah digitaldrucken, entwerfen, bearbeiten und konfektionieren.Das IT Systemhaus plant Zukunft sicher IT Infrastrukturenund Lösungen. Strategieberatung, Planungund Lieferung von Hard und Software ist einTeil der Inhalte. Integration und Betreuung vonNetzwerken (24/7 Service und Wartung).In der Gernsbacher Straße in Baden-Baden/Stadt,betreiben wir eine Papeterie mit hochwertigenSchreibgeräten, Büro- und Geschenkartikel. Komplettiertwird das Sortiment durch namhafte Herstellerim Bereich Schulbedarf.- 2 -


EinleitungDie wichtigste Grundlage Ihrer Entscheidungen sinddie in Ihrem Unternehmen vorhanden Informationen,E-Mails, Rechnungen, Briefe, Konstruktionspläne oderweitere Dokumente – vieles wird von Ihren Mitarbeiternschon in elektronischer Form erstellt und aufbewahrt.Reicht das aber wirklich aus?Wohl eher nicht. Noch immer werden diese Informationenan verschiedenen Stellen aufbewahrt. Dasmacht das Wiederfinden zeitaufwändig, Zeit, dieIhre Mitarbeiter eigentlich für sinnvollere Tätigkeiteneinsetzen sollten. Oftmals sind notwendige Informationennur unvollständig in die Geschäftsprozesseeingebunden. Diese werden dadurch gebremst, dieZusammenarbeit behindert, wichtige Entscheidungenverzögert…Was können Sie tun? Nur wenn alle Informationen zueinem Geschäftsprozess zusammengeführt werdenund arbeitsplatzunabhängig allen berechtigtenMitarbeitern jederzeit zur Verfügung stehen, könnenVorgänge noch effizienter bearbeitet werden.Durch eine zentrale Aufbewahrung und Verwaltungsind diese Informationen und Dokumente schnell zurHand und können sinnvoll gefiltert, gezielt verteilt,koordiniert bearbeitet und sicher archiviert werden.Die vollständige Einbindung des gesamten Unternehmenswissensin Ihre Geschäftsprozesse wird sichergewährleistet. Ihre Kosten werden drastisch gesenkt,der Service und die Auskunftsfähigkeit gegenüberIhren Kunden deutlich verbessert und damit IhreWettbewerbsfähigkeit deutlich erhöht. Und das auchnoch kinderleicht…Wie können Sie das tun?Lesen Sie selbst...- 3 -


Ihr Kompetenz Partner HöllUnternehmensbereiche: Dokumentenmanagement Lösungen füralle Unternehmensgrössen CRM Lösungen zur professionellenEntwicklung Ihrer Kundenbeziehungen Paper Output Management„Über 35 Jahre beschäftigen sich unsere Mitarbeiter,mit den Aufgabenstellungen unserer Kunden.Mehrere tausend zufriedene Kunden kennen unserenexzellenten Service und den Anspruch, Ihnenimmer die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu bieten.Mit über 50 qualifizierten Mitarbeitern sind wirfür Sie der zuverlässige Partner, wenn es um IhreBüroorganisation geht“ BüroorganisationZahlen & Fakten: mehr als 35 Jahre Erfahrung(Gegründet 1975) 55 fest angestellte Mitarbeiter(50% im Service) Umsatz > 7 Millionen € im Spezialsegment(gesundes stabiles Unternehmen) Über 5.000 Stammkunden Erfolgsfaktor: Extrem hoherQualitätsanspruch- 4 -


Besser arbeitenHöll DMS ist ein System das Ihnen und Ihren Mitarbeiternhelfen soll noch besser zu arbeiten. Schneller,aber vor allen Dingen, effizienter… Das heißt, Sie gewinnenmehr Zeit für Ihre eigentlichen Kernaufgaben.Unsere Lösung ermöglicht Ihre Mitarbeitern einen sofortigenund direkten Zugang zu allen Unternehmensinformationen– ohne aufwändige Suche und nur insoweit Sie dazu berechtigt sind. Ihre Geschäftsprozessewerden nachhaltig unterstützt und beschleunigt.Alle vorhandenen Informationen werden für siebereitgestellt. Einfach per Knopfdruck. Dabei ist esvöllig egal ob es sich um Dokumente aus der eigenenERP-Lösung, E-Mails oder organisatorische Prozessehandelt.Mit unserer Höll DMS Lösung wird Ihr Wunsch nacheiner schnelleren Vorgangsbearbeitung, höheren Sicherheit,vollständigen Informationsverfügbarkeitund verbesserten Kundenbetreuung umfassend erfüllt.Die Bearbeitungszeit von Dokumenten und Informationenlässt sich drastisch senken.Ganz nebenbei senken Sie noch Ihre Prozesskosten.Selbst bei kleineren Datenmengen amortisiert sich dieAnschaffung bereits nach kurzer Zeit.Mit Höll DMS bilden Sie nicht nur den vollständigenLebenslauf Ihrer Dokumente, Akten, Vorgänge undE-Mails – alles von der Erstellung oder über die Erfassungüber das integrierte rechtssichere Archivbis hin zur vollständigen Vernichtung am Ablauf desLebenszykluses. Höll DMS ermöglicht Ihnen aus denvorhandenen Informationen Wissen zu erschließenund hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern die richtigenund nachhaltigen Entscheidungen zu treffen. DasArbeiten gestaltet sich einfacher, schneller und übersichtlicherals bisher.Zur Suche nach Dokumenten im gesamtenArchiv können in der Detailsuche bis zu 7Suchbegriffe als Suchkombinationeingegeben werden.Die Suche in Höll DMS 3.0 ist immer eine„Volltextsuche“.Das bedeutet, dass immer der gesamteTextinhalt jedes einzelnen Dokuments,zzgl. des Dokumententitels über dasgesamte Archiv hinweg durchsucht wird.- 3 -- 5 -


Das bietet Höll Dokumentenmanagement… Kosten sparen durch effektivesDokumentenmanagement Zeit gewinnen mit verbesserten undschnellen Prozessen Kinderleichte Suche dank intelligenterSuchfunktionen E-Mail Archiv inklusive(z.B. für Outlook, Tobit David) Einfache Implementierung in bestehendeSysteme, ohne Zusatzprogrammierung Upgrade-Plus 3.0: Jetzt noch schnellererWorkflow mit dem PDF-EditorBei der Suche nach dem Suchbegriff„Rechnung“ werden in diesem Fall 231Dokumente gefunden.Durch klicken auf „Ja“ werden allegefundenen Dokumente, bei klickenauf „Nein“ werden die letzten 30Dokumente angezeigtBei der Suche nach dem Suchbegriff„Rechnung“ werden in diesem Fall 231Dokumente gefunden.Durch klicken auf „Ja“ werden allegefundenen Dokumente, bei klickenauf „Nein“ werden die letzten 30Dokumente angezeigtBei der Suche nach dem Suchbegriff„Rechnung“ werden in diesem Fall 231Dokumente gefunden.Durch klicken auf „Ja“ werden allegefundenen Dokumente, bei klickenauf „Nein“ werden die letzten 30Dokumente angezeigt- 4 -- 4 -- 4 -- 6 -


Mit Spaß bei der Arbeit…Eine Vielzahl von pfiffigen Funktionen unterstütztIhre Mitarbeiter bei der Arbeit mit Dokumentenund Prozessen. Kinderleichtes Suchen von Informationenoder Dokumenten über die Volltext- undIndexsuche, die Möglichkeit der Speicherung vonRecherchen, eine übersichtliche Wiedervorlagefunktionmit CRM Funktionalität und vieles anderemehr.Ihre Mitarbeiter finden die benötigten Informationensofort und erledigen somit schneller ihre Arbeitsaufgaben.Dokumente und E-Mail einschließlichder Anhänge werden angezeigt und sind nachallen Inhalten durchsuchbar.Informationen, Dokumente und selbst Organisationsprozessewerden dem Mitarbeiter übersichtlichdargestellt und verwaltet. In Containern undMappen werden komplette Geschäftsvorgängeabgelegt und logisch mit einander verknüpft. Dieskönnen eigentlich Belege sein, aber auch E-Mails,Kontakteinträge im CRM und alle Belege aus Ihremführenden System. Das ganze rechtsicher undschnell auffindbar abgelegt.Digitale Freigabe Workflows helfen zudem Fehlerund Fehlentscheidungen zu vermeiden. Ihre Mitarbeiterhaben einfach mehr Spaß bei der Arbeit undIhr Unternehmen mehr Effizienz.Maßgeschneiderte Lösungen für Sie…Höll DMS steht für eine hochentwickelte Standardlösung.Wir können Höll DMS in sehr kürzester Zeitmit all seinen Möglichkeiten in Ihrem Unternehmeneinführen.Gehen Ihre Anforderungen über das übliche Maßhinaus? Wir realisieren für unsere Kunden selbstverständlichauch individuelle Lösungen und Sieverlassen mit Ihrer Lösung trotzdem nicht denStandard.Sie arbeiten intern mit verschiedenen Lösungen.Wir haben viele besondere Anforderungen beiunseren Kunden realisiert die auch diese Brückenschlagen können. Der Vorteil liegt auf der Hand:eine redundante Datenhaltung wird vermieden,wichtige Informationen sind da, wo sie benötigtwerden, sofort verfügbar. Entscheidungsprozessekönnen auch nach Jahren mit wenigen Klicksnachvollzogen werden und über das komplette Firmenwissenexistiert jederzeit ein vollständiger undtransparenter Überblick.Höll DMS ist sofort einsetzbar und amortisiert sichin kürzester Zeit.- 7 -


Gemeinsam entscheiden…Höll DMS unterstützt die Zusammenarbeit IhrerMitarbeiter. Zahlreiche Funktionen wie z.B. die Verwaltungder Informationen in digitalen Akten, dasAnbringen von Notizen oder Anmerkungen auf demDokumentengut, das Zusammenstellen von allenim System zu einem Vorgang vorhandene Informationenin einer Mappe, die integrierte Fristen undWiederlagefunktion unterstützten die Zusammenarbeitund Kommunikation in Ihrem Unternehmen.Alle Dokumente einschließlich E-Mail stehen dankder zentralen Ablage sofort für alle berechtigtenMitarbeiter zur Verfügung. Es besteht Transparenzwer gerade was bearbeitet und wieweit die Arbeitfortgeschritten ist.Um Aufgaben besser zu koordinieren oder Entscheidungengemeinsam zu fällen können diesemit digitalen Workflows gezielt an die zuständigenMitarbeiter verteilt werden, von diesen prozessgestütztverarbeitet und zur endgültigen Entscheidungan Weisungsbefugte weitergegeben werden.Bearbeitungsstempel, Hintergrundinformationen,Absprachen…alles was den Prozess berührt, kannsicher dokumentiert werden. Dies bedeutet für Sieabsolute Prozesssicherheit. Teamarbeit wie wir sieverstehen.Bei der Suche nach dem Suchbegriff„Rechnung“ werden in diesem Fall 231Dokumente gefunden.Durch klicken auf „Ja“ werden allegefundenen Dokumente, bei klickenauf „Nein“ werden die letzten 30Dokumente angezeigt- 4 -- 8 -


Zeit und Qualität gewinnen…Machen Sie Ihren Dokumenten Beine! Wir sorgendafür, dass Aufgaben, Informationen und Dokumentegezielt zwischen Ihren Mitarbeitern verteiltwerden. Unser integriertes Business ProcessManagement führt interne Aufgaben und damitverbundene Dokumente automatisch mit Hilfe digitalerWorkflows an die richtige Stelle im Unternehmen.Dabei bleibt alles transparent, so dassauch Zugriffe auf laufende Geschäftsvorfälle immermöglich sind. Die effektive Planung und Steuerungvon einfachen aber auch komplexen Arbeitsabläufenwird nachhaltig gestützt und fördert Ihre Betriebsstruktur.Es bleiben keine wichtigen Aufgaben mehr liegen,da Stellvertreter bei Abwesenheit dafür sorgen,dass diese vollautomatisch wieder an der richtigenStelle landen. Mahnfristen sorgen dafür dass Terminepunktgenau eingehalten werden können.Für Entscheidungen oder Freigaben können Geschäftsfälleauch parallel an mehrere Teilnehmerversendet werden. Das spart Zeit. WorkflowSchritte oder andere prozessrelevante Informationenkönnen zudem elektronisch signiert werden,so dass auch Ihre Freigabe- und KenntnisnahmeProzesse künftig rechtssicher sind.Grundsätzlich bietet Höll DMS zwei Prozesstypen,wobei die letztendlichen Gestaltungsmöglichkeitenunbegrenzt sind. Hierzu zählen wir zum einen diefest vorgegebenen strukturierten Prozesse, aberauch die von den Mitarbeitern selbst bei Bedarfausgelösten Ad-Hoc-Workflows. Selbstverständlichsind die beiden Prozesstypen auch miteinanderkombinierbar mit dem Effekt dass alle Ihre betrieblichenVorgänge insgesamt sicherer und spürbarbeschleunigt werden.- 9 -


Eine Basis für alles und alle….Höll DMS ist nichts für Sie, weil Ihr Unternehmenanders als alle anderen ist, zu viele unterschiedlicheProzesse vorhanden sind oder Sie über mehrereStandorte arbeiten? Da irren Sie sich….Unsere Produkte sind so flexibel entwickelt, dasssie sich an Ihre Geschäftsprozesse und Organisationstrukturenanpassen und nicht umgekehrt.UnserEntwicklungsschmiede…Höll DMS ist ein Produkt der Fa. SETRONIC.Seit 2003 entwickelt SETRONIC Dokumentenmanagementlösungen.Die Fa. Höll isteiner der leistungsstärksten Partner undwurde mit dem Status „Solution DeveloperGold“ ausgezeichnet.Durch das Öffnen des Dokuments wird esschreibgeschützt im entsprechendenProgramm (in diesem Fall Outlook) angezeigt.- 16 -- 10 -


Kundenmeinungen…Spezialist für Ersatzteilhandel in Fertigungsbranche profitiert durch DMSInfoOffice digitalisiert immense Archivepraktisch, effizient und revisionssicherDie Firma Lang Maschinen und Werkzeuge aus Wimsheim hat sich auf die Beschaffung von Ersatzteilen für Drehautomatenund deren Zubehör spezialisiert. Seit 1982 ist das Know-how des Unternehmens vor allem dann gefragt, wenn Hersteller den Ersatzteildiensteinstellen. 12 Mitarbeiter unterstützen die Geschäftsleitung in der Recherche, Verwaltung und Organisation. Dabei gilt es,Betriebsanleitungen und andere Dokumente teilweise noch aus den 60er Jahren zeitnah an den Kunden weiterreichen zu können. MitInfoOffice kann nun jeder Mitarbeiter per Knopfdruck umgehend auf spezifische Daten im immensen Firmenarchiv zugreifen.Ausgangslage„Angefangen hat alles mit einem kleinenGebrauchtmaschinenhandel. Wir verkaufenauch heute noch Drehautomaten,die in den 60er Jahren gebaut wurden“,berichtet Frau Petra Lang, Geschäftsführerinder Firma Lang Maschinen undWerkzeuge. „Unser Auftragsbearbeitungssystem(Streit Software) ist dabei seitFirmengründung das gleiche gebliebenund kam seiner Zeit schon vor DOS heraus.Wir verwalten mit dieser Software 4Firmen und 67.000 Artikel, die wir stetighandeln.“ Dass das betreffende Datenvolumennicht mehr in obligatorischen Leitz-Ordnern Platz findet, versteht sich hierbeivon selbst.Lieferscheine, Rechnungen, Angebote undsogar ganze Betriebsanleitungen musstenfür Kundenbelange zeitnah auffindbarsein. Hinzu kam, dass alle Mitarbeiter Zugriffauf sämtliche Daten hatten und neueDokumente selbsttätig einfügten.„Wir haben einen Server mit den ganzenFirmenordnern, da hat dann jeder irgendwasrein gespeichert. Meine Aufgabebestand dann darin, das Ganze am Wochenendezu ordnen“, so Frau Lang. Spätestensjetzt war klar: Ein Dokumentenmanagementsystemmusste her! Basta!Mit InfoOffice zu mehr Transparenz undEffizienz„Der Kontakt zu Herrn Seitz, dem Geschäftsführervon Setronic, bestandschon im Voraus“, berichtet Frau Lang.„Gerade mit dem Aufkommen dieserganzen Geschichten mit Revisionssicherheitund Zertifizierung machte die Einführungdes Setronic-Produktes InfoOfficenoch mehr Sinn.Als uns Herr Seitz das Programm vorstellte,hatten wir mit 19 Leitz-Ordnern Ablagezu kämpfen. Da kam uns das Dokumentenmanagementsystemnatürlich geraderecht!“Nach der Implementierung von InfoOfficebegann die Belegschaft sofort mitdem Einscannen aller Dokumente. Über50.000 Seiten wurden in nur 2 Wochendigitalisiert. Word-Dokumente mit teilweiseüber 32.000 Seiten, unzählige Betriebsanleitungen,teilweise bis zurück indie 60er Jahre, Lieferscheine, Angeboteund Rechnungen wurden per Verschlagwortungarchiviert. „Der Scanner wurdefür uns derart zentral, dass wir ihm sogareinen Namen gegeben haben“, lachtFrau Lang. „Er heißt jetzt ‚Horst‘ und alleswas uns an Schriftverkehr in irgendeinerForm erreicht, kommt nun sofort ‚in denHorst‘.“ Jeder Mitarbeiter kann nun perKnopfdruck das zu suchende Dokumentaufrufen. Dabei nimmt das System vonder Excel-Tabelle bis hin zu CAD-Dateiensämtliche Formate an. „Wenn jetzt einKunde anruft und sagt: ‚Traub A25 Version1979, da brauch ich ‚ne Betriebsanleitung‘,dann sag ich: ‚Kein Problem! Diedrucken wir Ihnen gleich aus!‘“, erläutertdie Geschäftsführerin begeistert. „Ichmuss jetzt nicht mehr in verschiedenenSchränken, Ordnern oder gar im Keller suchen.Ich schau ins InfoOffice und habesofort, was ich suche!“ Die für die Geschäftsleitungreservierten Bereiche nutztFrau Lang sogar privat. Damit ist ihr auchaus dem Ausland stets der zielsichere Zugriffauf ihre Dokumente sicher.Service mit NachhaltigkeitDer Service seitens Setronic ließ bei derImplementierung keinerlei Fragen mehroffen. Bereits nach einem halben Tag liefInfoOffice problemfrei. Die diesbezüglicheSchulung wie auch die Anwenderfreundlichkeitdes DMS selbst ermöglichten denumgehenden Praxisgebrauch. Dank derzahlreich vorhandenen Schnittstellen desSystems war auch die Kompatibilität mitsämtlichen vorhandenen Programmengegeben. „Wir haben mit Setronic einenWartungsvertrag geschlossen. Hierdurcherhalten wir die neuesten Updates immerumgehend und vor allem kostenfrei“,erklärt Frau Lang. Anfallende Problemewürden seitens des IT-Herstellers ebenfallsunmittelbar geregelt. Somit ist dienachhaltige Effizienz der Betriebsabläufedes Ersatzteilhändlers in allen Belangengarantiert.InfoOffice digitalisiert immense Archivepraktisch, effizient und revisionssicher- 11 -


Kundenmeinungen…Digitales Dokumentenmanagementsystem optimiert Abläufe in spanendem MetallbearbeitungsbetriebFreie Ressourcen durch InfoOffice:Auf Knopfdruck archivieren, auf Knopfdruck wiederfinden!Die Steißlinger HSB Hotline für spanende Bearbeitung GmbH hat sich auf die Produktion zerspanender Kleinserien aus verschiedenstenMaterialien spezialisiert. Den Verwaltungsaufwand des 6 Mitarbeiter umfassenden Kleinbetriebes bewältigt der GeschäftsführerMarkus Maus allein. Um diesen zu minimieren und der zeitaufwendigen Suche nach Dokumenten Einhalt zu gebieten, wurde dieIntegration eines digitalen Dokumentenmanagements beschlossen.AusgangslageSeit rund 30 Jahren ist die HSB GmbHschon im Bereich der spanenden Metallverarbeitungtätig – und ebenso langewurden Dokumente und Schriftstückein den gängigen Papierordnern verwaltet.Diese dezentrale Lagerung verschiedensterDaten führte jedoch zu einem immensenZeitaufwand bei der Suche nachder gewünschten Information. Teilweisegingen Dokumente auch einfach verloren.Der Geschäftsführer Markus Maus entschiedsich daher, die anfallenden Papierflutenzu digitalisieren. Um zeitnahEntscheidungen fällen zu können, solltenalle Dokumente elektronisch einsehbarangelegt werden.Synergien durch KooperationAuf der Suche nach einem geeigneten Dokumentenmanagementwar die Empfehlungdes bereits bestehenden IT-PartnersSegoni ausschlaggebend. Der Softwareherstellerdessen PPS-/ERP-System schonseit Jahren bei HSB im Einsatz ist, stellteim Rahmen einer neuen Partnerschaft mitdem IT-Lösungsanbieter Setronic dessenDMS-Anwendung InfoOffice vor.Die durch die Kooperation beider Softwareherstellergegebene Kompatibilitätder Anwendungen ermöglichte eineumgehende Implementierung. Die Programmbausteinearbeiten absolut reibungslosineinander. Zahlreich vorhandeneoffene Schnittstellen garantierenzudem die Verträglichkeit mit anderweitigenAnwendungen.Freie Ressourcen durch DigitaleArchivierung„Die Nutzenvorteile durch InfoOfficemachten sich auf Anhieb bemerkbar.Heute suche ich nicht mehr nach Belegenoder Dokumenten – ich finde Sie aufKnopfdruck!“ schwärmt Herr Maus vonseinem papierlosen Büro.Der gesamte Schriftverkehr wird nun einfacheingescannt und vom System automatischarchiviert. Per Verschlagwortungund per Volltextsuche ist jedes Dokumentauf Anhieb abrufbar. „Bei Werkstoffbedarfkann ich nun auf Angebote zugreifen, diefrüher im Papierkorb gelandet wären. Sobleiben mir die teuren Katalogpreise erspart,“berichtet der Geschäftsführer.Die resultierende Verschlankung desVerwaltungsaufwandes verschafft HerrnMaus einen deutlichen Zuwachs an freienRessourcen. Die Transparenz der gesamtenBetriebsabläufe macht ihn deutlich entscheidungsfähiger.Der Schreibtisch vollerNotizzettel und Papierberge gehört damitder Vergangenheit an.Implementierung und AnwendungDabei ging die Implementierung von InfoOfficeabsolut reibungslos innerhalbeines Tages vonstatten. „Die Benutzeroberflächeist derart anwenderfreundlichgestaltet, dass wir umgehend mit derDigitalisierung beginnen konnten,“ erklärtHerr Maus. Vor allem die Effizienz der vonSetronic getätigten Lösung InfoOffice,aber auch das partnerschaftliche Verhältniszum Softwarehersteller haben HerrnMaus überzeugt: „Nun kann sich auf diewirklich wichtigen Dinge konzentriert werden!“.- 12 -


Kundenmeinungen…Formenbauer optimiert betriebliche Abläufe durch DokumentenmanagementsystemInnovativ, flexibel und reaktionsschnell –Mit dem DMS InfoOffice immer einen Schritt voraus!Die Formotion GmbH fertigt Formen und Werkzeuge für Kunststoffbauteile im Siegerland. Im Laufe der Jahre wurde das Unternehmensukzessive mit Fokus auf den Maschinenpark mit modernen Bearbeitungszentren ausgebaut. Fertigungshallen wurden erweitert,neue Bürogebäude angeschlossen und die Maschinen kontinuierlich auf aktuellstem Niveau gehalten. Um den Verwaltungsbereichebenso effektiv zu managen wie den Fertigungsbereich, entschied sich die Firmenleitung den wachsenden Schriftverkehr mit dem DMSInfoOffice umgehend einsehbar zu gestalten.AusgangslageSeit Firmengründung der FormotionGmbH hat sich nicht nur der Maschinenparkstetig erweitert. Auch der Verwaltungsaufwanddes heute 8 Mitarbeiterumfassenden Betriebs wuchs enorm.Dieser Datenflut Herr zu bleiben, war biszur Einführung des DokumentenmanagementsystemsInfoOffice die Aufgabe derAssistentin der Geschäftsleitung, FrauSandra Schuster. Wurden diverse Unterlagenbenötigt, begann die Suche im umfassendenSchrankordnersystem des Unternehmens.„Wenn dann ein Anruf kam undman eine bestimmte Information benötigte,musste man seinen Gesprächspartnermeist mit einem Rückruf vertrösten unddie gewünschten Unterlagen erst einmalsuchen“, erläutert Dipl.-Ing. Thilo Krumm,der den Betrieb 2010 nach 5-jähriger Tätigkeitals Betriebsleiter übernahm. „Aufdiese Weise wurde mit der Dokumentensucheeine zusätzliche und zeitraubendeAufgabe generiert. “Vor allem auch Lieferscheinebefanden sich dort, wo gerade dieentsprechende Ware abgeladen wordenwar. Wurde nun eine diesbezügliche Informationbenötigt, musste man sich aufdie Suche nach den Unterlagen im Fertigungsbereichbegeben. Grund genug fürden innovativen Formenbauer, die zeitaufwendigenArbeitsabläufe zu optimieren.Implementierung Ausschlaggebend beider Entscheidung für ein geeignetes Dokumentenmanagementwar die Empfehlungdes bereits bestehenden IT-PartnersSegoni. Der Softwarehersteller, dessenPPS-/ERP-Lösung bereits bei der FormotionGmbH im Einsatz war, stellte das DMSInfoOffice von Setronic vor. Die durch diePartnerschaft beider IT-Lösungs- anbietergegebene Kompatibilität der Anwendungenermöglichte eine umgehende1:1-Anbindung. Zudem garantieren weitereoffene Schnittstellen des Dokumentenmanagementsystemsdie Verträglichkeitmit zukünftig zu integrierenderSoftware.„Insgesamt haben Implementierung desSystems und die Einführung in dessenNutzung gerade mal einen Tag gedauert“,berichtet Herr Krumm. „InfoOfficeist wirklich leicht zu bedienen und erklärtsich fast von selbst. Die Suchfunktionähnelt der von Google. -.Wir habendann auch umgehend damit begonnen,unseren kompletten Schriftverkehr einzuscannen.“Schon während der Schulung bekam derjunge Geschäftsführer angeboten, beietwaigen Problemen mit dem Programmeinfach den Setronic-Support um Hilfe zubitten. „Am Anfang tauchte da auch malein Fehler auf, da wusste man nicht genau,wie man reagieren soll. Setronic hat dasGanze dann per Fernwartung innerhalbvon zehn Minuten behoben“, beschreibtHerr Krumm den Setronic-Service.Unmittelbare ResultateDen größten Vorteil durch die Integrationvon InfoOffice sieht Herr Krumm inder immensen Reduktion der Suchzeiten.Ganze betriebliche Abläufe werden hierdurchoptimiert. Und das nicht nur im Verwaltungsbereich.Zeigt heute eine der Maschineneine Fehlermeldung an, so mussnicht in den gewaltigen Ordnern mit denBedienungsanleitungen gesucht werden.Die Volltextsuche von InfoOffice findet dieentsprechende Meldung umgehend in derDatenbank.„Wenn früher jemand anrief und verschiedeneDokumente verlangte, musste mandie ganzen Ordner durchwühlen, rauskopierenund zusammenstellen. Ein ganzerRattenschwanz an Arbeit entstand“, erläutertder junge Geschäftsführer. „Mit Info-Office kann ich nun schon während demGespräch Häkchen hinter die gewünschtenDokumente setzen und diese zugleichper E-Mail versenden!“- 13 -


Umgebungssoftware für Server und Client:BetriebssystemeWindows XP Professional SP3 (32 Bit)Windows 2003/2003R2 Server (32 Bit)Windows VistaServer 2008 auch x64 (64 Bit)Windows 7 auch x64 (64 Bit)Server SBS2011 x64 (64 Bit)E-Mail Client:Microsoft Outlook 2003/2007/2010Tobit David Infocenter David.zehn!/David.fx/fx11/fx12Festplatten- / Speicherbedarf, Netzwerk und Prozessleistung:(Server)Freier Festplattenplatz min. 5 GB(Berechnen Sie pro einseitigem PDF einen Speicherbedarf von ca. durchschnittlich 350 Kb)Arbeitsspeicher empfohlen ab 2048 MB (32 Bit) / 6 GB (64 Bit)Prozessor DualCore/Core2Duo/Core2Quad/i3/i5/i7/XEONNetzwerkkarte 100 MBitVirtuelle Umgebungen unter Vmware ab ESX4/ESX4i sind getestet und freigegeben.Virtuelle Umgebungen unter SUN/Oracle auch VirtualBox sind getestet, für eine Freigabe sindkeine Langzeit-Erfahrungen vorhanden.(Client)Freier Festplattenplatz min. 250 MBArbeitsspeicher empfohlen ab 1024 MBProzessor DualCore/Core2Duo/Core2Quad/i3/i5/i7Netzwerkkarte 100 MBitUmgebungssoftware für Server und Client:Microsoft.NET 2.0Acrobat Reader ab Version 9 oder äquivalent mit Vorschau im InternetExplorerMicrosoft Office ab Version 2003Zusätzlich empfohlen / Hilfreich:E-Mail Client (Outlook / Tobit)FaxanbindungLaserdruckeranbindungDual-Screen BildschirmauflösungZusätzliche Flachbettscanner für sperrige ScanobjekteUnterstützung von Remoten Arbeitsplätzen:InfoOffice unterstützt uneingeschränkt die Microsoft Terminalservices über RDP 5.xFür gewisse Bereiche des Servers sind hier erhöhte Zugriffsrechte erforderlich.Schreiben/lesen von Konfigurationsdateien etc.)Citrix Lösungen werden ebenfalls unterstützt, für eine Freigabe sind keine Langzeit-Erfahrungen vorhanden.- 14 -


Das UnternehmenWir freuen uns über Ihren Besuch!ImpressumFirmenname:Firma horst höll Büroeinrichtung GmbHGeschäftsführer:Jürgen Höll und Ralf HöllHubertusstr. 1576532 Baden-BadenTelefon: 0 72 21 / 95 56-0Telefax: 0 72 21 / 95 56-90E-mail: info@hoell.deInternet: www.hoell.de- 153 -


Druck- & Kopierlösungen Beraten & Einrichten Bürobedarf & Bürofachmarkt Werbeagentur & Digitaldruck IT-Systemhaus Papeteriehorst höll Büroeinrichtung GmbHHubertusstr. 1576532 Baden-BadenTel.: 0 72 21 / 95 56-0Fax: 0 72 21 / 95 56-90www.hoell.de

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