NA DAAD ERASMUS Audits an Hochschulen und Konsortien

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NA DAAD ERASMUS Audits an Hochschulen und Konsortien

ERASMUS-Regionaltagung 2010

Audits an Hochschulen und Konsortien

NA DAAD ERASMUS

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Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit (NA DAAD)

Audits – Inhaltsübersicht

• Inhaltsübersicht:

- Allgemeines zu Audits

- Ablauf eines Audits

-Systemaudits

- Finanzaudits

- häufigste Monita bei Finanzaudits

NA DAAD/Ref. 603/Audit-Team

Stand: 09/2010

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Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit (NA DAAD)

Audit-Team

• Audit-Team der Nationalen Agentur DAAD:

-Danuta Zielezny Tel.0228/882-718 zielezny@daad.de

(Mo-Do vormittags)

-Edmund Wieners Tel. -806 wieners@daad.de

- Andrea Köhler Tel. -8617 koehler@daad.de

NA DAAD/Ref. 603/Audit-Team

Stand: 09/2010

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Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit (NA DAAD)

Audits – Vorgaben der EU Kommission

• Check of grant beneficiaries:

“The NA shall give assurance on the reality und eligibility of the

activities supported with EU funds as well as on the legality and

regularity of the underlying operations. To that effect, the NA shall

undertake so-called “primary checks”.”

“The primary checks to be undertaken by the NA in relation to

programme beneficiaries consist of the following types:

- Analysis of final reports;

- Desk check of supporting material submitted by beneficiaries

at final report stage;

- On the spot check undertaken upon completion of a

supported activity;

- System audit of recurrent beneficiaries.”

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Stand: 09/2010

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Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit (NA DAAD)

Audits 2009 und 2010

• In 2009 und 2010 wurden insgesamt 56 Audits durchgeführt:

30 Systemaudits (inkl. 30 Finanzaudits) vor Ort

8 Finanzaudits vor Ort

18 Finanzaudits Desk Checks

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Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit (NA DAAD)

Audits - Allgemeines

• Systemaudits finden immer vor Ort statt und immer in Verbindung

mit einem Finanzaudit

• Finanzaudits werden entweder vor Ort oder als Desk Check

durchgeführt

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Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit (NA DAAD)

Audits - Auswahl

• Auswahl der Systemaudits inkl. vor Ort Finanzaudits (on-the-spot

checks) an ERASMUS Hochschulen/Konsortien für das letzte per

Abschlussbericht abgeschlossene Hochschuljahr nach Vorgaben

der Kommission (top receivers über 250 TEUR)

• Auswahl der vor Ort Finanzaudits und Desk Checks für das letzte

per Abschlussbericht abgeschlossene Hochschuljahr nach

Zufallsprinzip entsprechend der Vorgaben der Kommission

ausgewählt

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Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit (NA DAAD)

ABLAUFPLAN Audit Desk Checks

Desk Checks HS Hochschuljahr xy

Ankündigung des Audits

(4 - 6 Wo. vorher)

Rücklauf: Eingang der Belege

Auswertung durch NA

Eventuelle Rückfragen

Final Report (no financial correction) oder

Draft Report (financial correction) 45 Tage danach

Comment bis 30 Tage nach Draft Report

Final Report

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Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit (NA DAAD)

ABLAUFPLAN Audits vor Ort

Systemaudit HS / KON Hochschuljahr xy

Ankündigung des Audits (ohne Termin)

Schreiben an HS mit Ankündigung Termin + Fragebogen

+ Auswahl Stichproben (6 Wo. vor Audit)

Rücklauf: HÜL und Fragebogen (3 Wo. vor Audit)

Auswertung durch NA bis zum Termin vor Ort

Ablaufplan an HS (1-2 Wo. vor Audit)

Vor-Ort-Besuch

System Audit Finanzaudit

Draft Report der NA max. 30 Tage danach

Comment der HS bis 30 Tage nach Draft Report

Final Report der NA

Finanzaudit HS / KON Hochschuljahr xy

Ankündigung des Audits (ohne Termin)

Schreiben an HS mit Ankündigung Termin +

Auswahl Stichpr. (6 Wo. vor Audit)

Rücklauf: HÜL (3 Wo. vor Audit)

Auswertung durch NA bis z. Termin vor Ort

Ablaufplan an HS (1-2 Wo. vor Audit)

Vor-Ort-Besuch

Finanzaudit

Draft Report der NA max. 30 Tage danach

Comment der HS bis 30 Tage nach Draft Report

Final Report der NA

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Systemaudits

NA DAAD ERASMUS, 2010

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Organisatorischer

Ablauf

Ankündigung des

Zeitraumes des Audits

per Brief

Versendung des

Fragebogens +

Stichproben Finanzen +

Anforderung HÜL +

fester Termin

per Brief

Versendung des

Ablaufplans

per E-Mail

SYSTEMAUDITS

Durchführung

Vor Anreise: Erste Auswertung des

Fragebogens + Überprüfung der HÜL

Vor – Ort – Besuch: analog zum

Fragebogen Abarbeitung der Checkliste

für Systemaudit und deren

Dokumentation

(soweit vorhanden) an der HS

Nach Rückkehr:

1) Aufnahme der Dokumentation ggf.

Einholung von Nachforderungen

Auswertung

2) Auswertung des

Fragebogens + der

Checkliste nach

Bewertungskriterien NA

3) Erstellung der

Übersichtstabelle der

empfohlenen +

erforderlichen

Verbesserungen für den

Draft Report

4) Erstellung des Final

Reports unter

Berücksichtigung des

Feedbacks (Comments)

der HS + KONS

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Systemaudit: Was wird geprüft?

� Basis für die Systemaudits sind die ERASMUS University Charta

(EUC), der ERASMUS-Leitfaden der NA und der von der EU-

Kommission vorgegebene EUC-Compliance Fragebogen.

� Systemaudit heißt Prüfung der internen Verwaltungsabläufe der

Institution.

� Prüfungsgrundlage ist das laufende Jahr auf Grundlage eines

Fragebogens

Im Fragebogen aufgeführt sind folgende sechs Themenbereiche:

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Systemaudit (Themenbereich I)

I. Verwaltung und Vertragsmanagement des LLP/ERASMUS-Programms an

der Hochschule

ERASMUS University Charta (EUC) - Antrag im Original

• Veröffentlichung der EUC und des ERASMUS Policy Statements (EPS)

• Geschäftsverteilungsplan (GVP) für die Verwaltung der Institution

oder andere Dokumente, die die Aufgaben der Bereiche darstellen, die

in die Verwaltung der Mittel, der Organisation und der Anerkennung

des ERASMUS-Programms eingebunden sind

• Falls nicht im GVP dargestellt, Zeichnungsbefugnisse der

Abteilungen, die in die Verwaltung der Mittel, der Organisation und der

Anerkennung des ERASMUS-Programms eingebunden sind

• Organigramm der Hochschule

• Erläuterung (Richtlinien) der internen Abläufe z.B. interner Verteiler

für den ERASMUS-Zuwendungsvertrag

• Regelung der Zuständigkeiten bei Beschwerden von ERASMUS-

Studenten

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Systemaudit (Themenbereich II)

II. Finanzmanagement

• Schematische Beschreibung der Finanzverwaltung

• Dokumente zum Auszahlungsverfahren an die Geförderten (z.B.

Screenshot des Move-On Programms)

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Systemaudit (Themenbereich III)

III. Auswahl der Teilnehmer (outgoings)

• Dokumentation der Auswahlkriterien

• Bewerberlisten, Auswahllisten, Wartelisten

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Systemaudit (Themenbereich IV)

IV. Mobilitätsmanagement

• Beispielhafte Belege über die Betreuung von Geförderten (Incoming

und Outgoing) zur Information (z.B. Leitfaden für Antragsteller im

ERASMUS-Programm, Broschüren, Programm von

Infoveranstaltungen und Seminaren)

• Organisation der Maßnahmen für Incomings und Outgoings (z.B.

Orientierungsveranstaltungen, „Buddy“-System“ etc.)

• Wohnraumbeschaffung

• Sprachliche und interkulturelle Kursangebote

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Systemaudit (Themenbereich V)

V. Anerkennung

• Überprüfung der fristgerechten Unterzeichnung und Datierung der

geforderte Dokumente zur Anerkennung

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Systemaudit (Themenbereich VI)

VI. Dokumentation und Berichtswesen

• Es werden anhand einer Gefördertenakte

• jeweils für eine der verschiedenen Mobilitätsmaßnahmen aus dem

laufenden Jahr exemplarisch die im Leitfaden geforderten

Dokumente und Belege geprüft

• sowie zusätzlich eine Bewilligungszusage an eine/n Studierende/n

• einschließlich des Nachweises der Aushändigung der ERASMUS

Student Charta.

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Finanzaudits

NA DAAD ERASMUS, 2010

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Organisatorischer

Ablauf

Ankündigung des

Zeitraumes des Audits

per Brief

Ankündigung Stichproben

+ Anforderung HÜL +

fester Termin

per Brief

Versendung des

Ablaufplans

per E-Mail

FINANZAUDITS vor Ort

Durchführung

Vor Anreise: Überprüfung der HÜL

Vor – Ort – Besuch: Prüfung der Belege

und Finanzbuchungen

an der HS

Nach Rückkehr:

1) Aufnahme der Dokumentation ggf.

Einholung von Nachforderungen

Auswertung

2) Auswertung der

Checklisten nach

Bewertungskriterien NA

3) Erstellung des Draft

Report mit den

festgestellten Monita

4) Erstellung des Final

Reports unter

Berücksichtigung des

Feedbacks (Comments)

der HS + KONS

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Organisatorischer

Ablauf

Ankündigung des

Zeitraumes des Audits

per Brief

Anforderung Stichproben

+ HÜL

per Brief

FINANZAUDITS Desk Checks (Belegprüfung)

Durchführung

Eingang der Stichproben und der HÜL

Prüfung der Belege und der HÜL

ggf. Einholung von Nachforderungen

Auswertung

1) Auswertung anhand

von Checklisten und der

Bewertungskriterien der

NA

2) Erstellung des Draft

Report mit den

festgestellten Monita

3) Erstellung des Final

Reports unter

Berücksichtigung des

Feedbacks (Comments)

der HS + KONS

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Stand: 09/2010

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Finanzaudits: Die häufigsten Monita und

Probleme

NA DAAD ERASMUS, 2010

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Finanzaudit: Die häufigsten Monita und Probleme (1)

• Bilaterale Abkommen:

- Nicht vor dem Auslandsaufenthalt von beiden Vertragsparteien

unterschrieben

- Änderungen nicht schriftlich festgehalten

(z.B. durch ein Addendum)

• Immatrikulationsbescheinigung:

- Kein Nachweis der Immatrikulation

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Finanzaudit: Die häufigsten Monita und Probleme (2)

ERASMUS Student Charta:

- Der Erhalt ist nicht von dem/der Studierenden quittiert

(Sollte als Teil der Annahmeerklärung aufgenommen werden)

• Annahmeerklärungen STA:

- Verspätet unterschrieben

• Placement Agreements:

- Verspätet unterschrieben

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Finanzaudit: Die häufigsten Monita und Probleme (3)

• Learning Agreements /Teaching Assignments:

- Verspätet unterschrieben / Unterschriften / Datum fehlen

• Bestätigungen der Gasthochschule:

- Der Bestätigungszeitraum weicht vom angegebenen

(gezahlten) ab.

- Die Bestätigung (als Nachweis der tatsächlichen Zeit vor Ort)

ist nicht am Ende des Aufenthaltes unterschrieben

- Kein Datum neben der jeweiligen Unterschrift

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Finanzaudit: Die häufigsten Monita und Probleme (4)

• Studierendenberichte:

- Fehlende Erfahrungsberichte (zusätzlich zum Fragebogen)

• Sondermittel:

- Abrechnungsbelege liegen der Hochschule nicht im Original

vor

• Angaben im Abschlussbericht:

- Falsche Berechnung des Förderzeitraums

- Falsche Gasthochschule

- Falscher Förderbetrag

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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