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dexeinträgen. Des Weiteren bietet das Dokumenten-Management-System (DMS) alle Arten der Recherche, die für die bisherigen Dokumenttypen möglich waren, gleichermaßen für e-Mails an. Neben dem Web-Client steht auch die Möglichkeit zur Verfügung, Archive komplett auf CD auszulagern und eigenständig von dort zu recherchieren. Vorteile der Archivierung aus Notes Anwender, die nur mit der Bedienung von Lotus Notes vertraut sind, können schnell und einfach über eine separate Schaltfläche innerhalb der Notes-Anwendung die Archivierung vornehmen. Die Optionen für den automatischen Modus erfordern lediglich Einstellungen durch den Administrator. Für Notes-Anwender ändert sich dann nichts an der gewohnten Arbeitsweise, da die Archivierung im Hintergrund abläuft. Daneben stellt die Software umfassende Anzeige Midrange <strong>MAGAZIN</strong> Januar 2002 Möglichkeiten zur Erstellung revisionssicherer TIFF-Dokumente aus beliebigen Windows-Anwendungen (TIFF- Maker) sowie zur Erfassung von Papierbelegen (Scannen) bereit. Dokumente können ganz einfach nach Lotus Notes importiert werden. Mit der Möglichkeit, nur Attachments zu archivieren, wird der benötigte Speicherplatz für die Notes-Datenbank erheblich verringert. Dies erleichtert deren Wartung, Sicherung und Replikation beträchtlich. Bei gleicher Größe der Datenbank können wesentlich mehr Notes-Dokumente im direkten Zugriff stehen. Import von Dokumenten nach Notes Mit DocuWare Connect to Notes werden Dokumente aus einem DocuWare- Briefkorb als Kopien übernommen und an Notes-Dokumente als Attachment angehängt. Die Dokumente im Posteingang des DMS können aus einem Archiv Titelthema stammen oder durch Scannen, den TIFF-Maker oder Active Import erfasst worden sein. Innerhalb des DMS stehen dem Anwender nützliche Funktionen zur Bearbeitung der Dokumente zur Verfügung, wie zum Beispiel das Zusammenheften und Trennen einzelner Dokumente oder auch die Stempelfunktion. Diese DocuWare-Dokumente können ganz einfach an Lotus Notes übergeben und dort genutzt werden. Autorin: Birgit Schuckmann, Fachjournalistin in München DocuWare AG D-82110 Germering � (+49) 089/894433-0 � www.docuware.de 11
Titelthema Wissensmanagement als Basis zum Erfolg Wissen als betriebliche Ressource ist längst anerkannt und die Diskussion um ein entsprechendes Management dieser Ressource aus dem betrieblichen und akademischen Kontext ist nicht mehr wegzudenken. Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Suchmaschinen, klassische Groupware-Funktionalitäten und ähnliches bieten jedoch oft nur im Verbund einige der Funktionalitäten eines speziell für das Knowledge-Management entwickelten Systems. Zudem ist die Anpassung und die Bedienung einer einzelnen Lösung an die speziellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens oftmals einfacher, als das Verketten unterschiedlicher Programme. Denn ein Wissens-Management-System (WMS) ist nur dann effektiv und sinnvoll, wenn alle individuell relevanten Wissensquellen abgebildet werden. Knowledge-Base 4 all Knowledge Café Die Methode wird am Beispiel der Einführung eines Wissens-Management- Systems in einer Unternehmensberatung mit rund 400 Mitarbeitern an 4 Standorten beschrieben. Beginnend mit der Analyse und Modellierung von individuellen Wissensobjekten werden Schritte für eine maßgeschneiderte Lösung aufgezeigt. Das dabei zum Einsatz kommende „Knowledge Café“ basiert auf einem Lotus Domino R5-Server und ist vollständig im Browser bedienbar. Die modular aufgebaute Standard-Software, die aus verschiedenen Notes-Datenbanken besteht, ermöglicht die Auswahl der individuell einsetzbaren Module, die jederzeit erweitert und ergänzt werden können. Workshop Zum Einstieg wird ein Initialworkshop durchgeführt, um Projektleitung und Mitarbeiter mit Konzepten und Praxiserfahrungen vertraut zu machen, Ziele abzuklären sowie falschen Erwartungen vorzubeugen. Die Einführung des Wissensmanagements lässt sich in die drei Phasen Analyse, Konzeption und Implementierung unterteilen. Analyse Zunächst wird eine Schwachstellen- und eine strategische Wissensbedarfsanalyse vorgenommen. Im Rahmen der Schwachstellenanalyse wird der Ist-Zustand im Hinblick auf spezifische Probleme untersucht. Beispielsweise werden hier der Informationsfluss im Unternehmen, die Informationsbeschaffung durch die Mitarbeiter, sowie Ein- und Umlernprozesse beleuchtet. Die strategische Wissensbedarfsanalyse ermittelt den individuellen Bedarf an zukünftig benötigtem Wissen und prozessorientierter Kernkompetenz. Das Ziel ist die Definition strategischer 12 www.midrangemagazin.de Januar 2002 Wissensziele und die Vorbereitung zur Erschließung weiterer interessanter Quellen wie Internet, Bücher, Zeitschriften, Weiterbildungsangebote usw. Konzeption Nun werden die in der Analysephase gesteckten Ziele strukturiert und in einem Feinkonzept dargestellt. Zu Beginn steht die Definition der jeweils relevanten Wissensobjekte, die unterstützt werden sollen. Objekte können Personen, Projekte, multimediale Inhalte, Websites, Dokumente oder Inhalte relationaler Datenbanken sein. Diese werden nun genauer betrachtet: Das Wissensobjekt „Person“ kann z.B. in Einzelperson und Personengruppen gegliedert werden; Einzelpersonen können weiter in Experten, Wissensvermittler und Personengruppen – z.B. in „Communities of Practice“, Abteilungen usw. – gegliedert werden. Ziel dieser Kategorisierung ist letztendlich die Abbildung einer Person bzw. einer Personengruppe, die für andere Beteiligte eine interessante Kompetenz darstellen könnte. Das schnelle Auffinden eines Experten lässt die Lösung eines Problems wahrscheinlicher und qualitativ hochwertiger werden. Für die anderen Wissensobjekte kann man sich eine analoge Kategorisierung vorstellen. Zu jedem definierten Objekt werden nun beschreibende, relevante Attribute gesammelt. So können zu einem bestimmten Experten als Ausprägung des Wissensobjekts „Person“ neben Stammdaten (wie Namen und Adresse) ebenfalls Metadaten (wie Sprachkenntnisse und Ausbildung) abgebildet werden. Einem speziellen Projekt können neben dem Projektnamen auch die Metadaten – wie Laufzeit, Projektleiter und Kunde – zugeordnet werden. Da die modellierten Wissensobjekte letztlich eine Vereinfachung
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